نرم افزار شیرپوینت SharePoint

نرم افزار شیرپوینت SharePoint یک پلتفرم جامع و قدرتمند از شرکت مایکروسافت است که برای مدیریت محتوا، همکاری، اشتراک‌گذاری اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این نرم‌افزار به عنوان بخشی از مجموعه Microsoft 365 (قبلاً Office 365) ارائه می‌شود و هم به صورت ابری (SharePoint Online) و هم به صورت On-Premises (SharePoint Server) در دسترس است.

مقدمه شیرپوینت

شیرپوینت (SharePoint) یکی از محصولات مایکروسافت است که به عنوان یک پلتفرم جامع برای مدیریت اطلاعات، همکاری و اشتراک‌گذاری اسناد در سازمان‌ها شناخته می‌شود. این پلتفرم اولین بار در سال 2001 معرفی شد و از آن زمان تاکنون به طور مداوم به‌روزرسانی و بهبود یافته است. شیرپوینت به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند، فرآیندهای کاری را خودکارسازی نمایند و همکاری بین کارکنان را تسهیل کنند. در این مقاله، به بررسی جزئیات شیرپوینت، ویژگی‌ها، مزایا، چالش‌ها و کاربردهای آن در سازمان‌ها خواهیم پرداخت.

تاریخچه شیرپوینت

شیرپوینت اولین بار در سال 2001 توسط مایکروسافت به عنوان یک پلتفرم مدیریت محتوا و همکاری معرفی شد. نسخه اولیه آن با نام SharePoint Portal Server 2001 عرضه شد و به سازمان‌ها امکان می‌داد تا اطلاعات خود را در یک پورتال متمرکز مدیریت کنند. با گذشت زمان، شیرپوینت به یک پلتفرم جامع تبدیل شد که شامل قابلیت‌های مدیریت محتوا، جستجو، همکاری، مدیریت اسناد و فرآیندهای کاری است.

در سال‌های بعد، مایکروسافت نسخه‌های مختلفی از شیرپوینت را منتشر کرد، از جمله SharePoint 2003، SharePoint 2007، SharePoint 2010، SharePoint 2013، SharePoint 2016 و SharePoint 2019. در سال 2016، مایکروسافت شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) را به عنوان بخشی از سرویس‌های ابری Microsoft 365 (سابقاً Office 365) معرفی کرد. این نسخه ابری به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا از قابلیت‌های شیرپوینت بدون نیاز به نصب و نگهداری سرورهای فیزیکی استفاده کنند.

SharePoint Features

ویژگی‌های اصلی شیرپوینت

شیرپوینت دارای ویژگی‌های متعددی است که آن را به یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت اطلاعات و همکاری سازمانی تبدیل می‌کند. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های شیرپوینت عبارتند از:

1. مدیریت محتوا

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا محتوای خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند. این محتوا می‌تواند شامل اسناد، تصاویر، ویدئوها، فایل‌های صوتی و ... باشد. شیرپوینت از سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) پشتیبانی و به کاربران امکان می‌دهد تا محتوا را به راحتی ایجاد، ویرایش، ذخیره و بازیابی کنند.

جزئیات بیشتر

2. همکاری تیمی

شیرپوینت به تیم‌ها امکان می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر همکاری کنند. کاربران می‌توانند سایت‌های تیمی ایجاد کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند، نظرات خود را اضافه کنند و تغییرات را ردیابی کنند. شیرپوینت همچنین از قابلیت‌های همکاری زنده مانند چت و ویدئو کنفرانس پشتیبانی می‌کند.

جزئیات بیشتر

3. جستجوی پیشرفته

شیرپوینت دارای یک موتور جستجوی قدرتمند است که به کاربران امکان می‌دهد تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. این موتور جستجو از فیلترها، مرتب‌سازی و پیشنهادات هوشمند پشتیبانی می‌کند و به کاربران کمک می‌کند تا نتایج مرتبط را به راحتی پیدا کنند.

جزئیات بیشتر

4. مدیریت اسناد

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند. کاربران می‌توانند اسناد را آپلود کنند، نسخه‌های مختلف را ردیابی کنند، دسترسی‌ها را مدیریت کنند و فرآیندهای تأیید را خودکارسازی نمایند. شیرپوینت همچنین از قابلیت‌های مدیریت رکوردها و انطباق با مقررات پشتیبانی می‌کند.

جزئیات بیشتر

5. فرآیندهای کاری خودکار

شیرپوینت از قابلیت‌های خودکارسازی فرآیندهای کاری پشتیبانی می‌کند. کاربران می‌توانند فرآیندهای کاری سفارشی ایجاد کنند، وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهند و پیشرفت کارها را ردیابی کنند. شیرپوینت همچنین از قابلیت‌های گردش کار (Workflow) پشتیبانی می‌کند که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای پیچیده را به صورت خودکار مدیریت کنند.

جزئیات بیشتر

6. امنیت و کنترل دسترسی

شیرپوینت دارای قابلیت‌های امنیتی است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا دسترسی به اطلاعات را کنترل و کاربران می‌توانند سطوح دسترسی مختلفی را برای کاربران و گروه‌ها تعریف کنند، سیاست‌های امنیتی را اعمال کنند و فعالیت‌های کاربران را ردیابی کنند. شیرپوینت همچنین از قابلیت‌های رمزنگاری و احراز هویت چند عاملی پشتیبانی می‌کند.

جزئیات بیشتر

7. یکپارچه‌سازی با مایکروسافت

شیرپوینت به طور کامل با سایر محصولات مایکروسافت مانند Microsoft Teams، Outlook، OneDrive، Excel، Word و Power BI یکپارچه شده است. این یکپارچه‌سازی به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی از قابلیت‌های شیرپوینت در کنار سایر ابزارهای مایکروسافت استفاده کنند.

جزئیات بیشتر

8. قابلیت‌های توسعه‌پذیری

شیرپوینت دارای قابلیت‌های توسعه‌پذیری است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا پلتفرم را با نیازهای خاص خود تطبیق دهند. کاربران می‌توانند از ابزارهای توسعه‌ای مانند SharePoint Framework (SPFx)، Power Apps و Power Automate برای ایجاد برنامه‌ها و فرآیندهای سفارشی استفاده کنند.

جزئیات بیشتر

9.طراحی فرم های سازمان

طراحی فرم در شیرپوینت یک فرآیند حیاتی برای جمع‌آوری اطلاعات و بهبود تعاملات کاربران است. می‌توان فرم هایی ایجاد کرد که به سازمان کمک کند تا به اهداف خود برسد. با توجه به ابزارهای موجود در شیرپوینت، امکان طراحی فرم‌های پیچیده و سفارشی وجود دارد که می‌تواند نیازهای هر سازمان را برآورده کند.

جزئیات بیشتر

مزایای استفاده از نرم افزار شیرپوینت

استفاده از شیرپوینت مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از مهم‌ترین مزایای شیرپوینت عبارتند از:

1. بهبود همکاری تیمی

شیرپوینت به تیم‌ها امکان می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر همکاری کنند. کاربران می‌توانند اسناد را به اشتراک بگذارند، نظرات خود را اضافه کنند و تغییرات را ردیابی کنند. این قابلیت‌ها به بهبود ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم کمک می‌کنند.

2. مدیریت متمرکز اطلاعات

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اطلاعات خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند. این قابلیت به کاهش پراکندگی اطلاعات و بهبود دسترسی به داده‌ها کمک می‌کند.

3. افزایش بهره‌وری

شیرپوینت با خودکارسازی فرآیندهای کاری و تسهیل همکاری تیمی، به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کند. کاربران می‌توانند وظایف خود را به سرعت انجام دهند و زمان کمتری را صرف جستجوی اطلاعات کنند.

4. امنیت اطلاعات

شیرپوینت دارای قابلیت‌های امنیتی پیشرفته است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اطلاعات خود را به صورت ایمن مدیریت کنند. این قابلیت‌ها شامل کنترل دسترسی، رمزنگاری و احراز هویت چند عاملی است.

5. انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری

شیرپوینت دارای قابلیت‌های توسعه‌پذیری است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا پلتفرم را با نیازهای خاص خود تطبیق دهند. این قابلیت‌ها شامل ایجاد برنامه‌ها و فرآیندهای سفارشی است.

6. یکپارچه‌سازی با سایر ابزارها

شیرپوینت به طور کامل با سایر محصولات مایکروسافت یکپارچه شده است. این یکپارچه‌سازی به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی از قابلیت‌های شیرپوینت در کنار سایر ابزارهای مایکروسافت استفاده کنند.

چالش‌های استفاده از شیرپوینت

با وجود مزایای متعدد، استفاده از شیرپوینت با چالش‌هایی نیز همراه است. برخی از مهم‌ترین چالش‌های شیرپوینت عبارتند از:

1. پیچیدگی پیاده‌سازی

پیاده‌سازی شیرپوینت می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد، به ویژه برای سازمان‌های بزرگ. این پیچیدگی می‌تواند شامل تنظیمات اولیه، پیکربندی و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود باشد.

2. نیاز به آموزش

استفاده موثر از شیرپوینت نیاز به آموزش کاربران دارد. کاربران باید با قابلیت‌ها و ویژگی‌های شیرپوینت آشنا شوند تا بتوانند از آن به بهترین شکل استفاده کنند.

3. هزینه‌ها

پیاده‌سازی و نگهداری شیرپوینت می‌تواند هزینه‌بر باشد. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های نرم‌افزار، سخت‌افزار، آموزش و پشتیبانی است.

4. مشکلات عملکردی

در برخی موارد، شیرپوینت ممکن است با مشکلات عملکردی مانند کندی سرعت یا مشکلات دسترسی مواجه شود. این مشکلات می‌تواند بر تجربه کاربری و بهره‌وری سازمان‌ها تأثیر بگذارد.

5. مدیریت محتوا

مدیریت محتوا در شیرپوینت می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به ویژه در سازمان‌های بزرگ با حجم زیادی از اطلاعات. این چالش‌ها شامل سازماندهی محتوا، مدیریت نسخه‌ها و حذف محتوای قدیمی است.

کاربردهای شیرپوینت در سازمان‌ها

شیرپوینت در سازمان‌های مختلف کاربردهای متعددی دارد. برخی از مهم‌ترین کاربردهای شیرپوینت عبارتند از:

1. مدیریت اسناد و محتوا

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد و محتوای خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند. این قابلیت‌ها شامل آپلود اسناد، مدیریت نسخه‌ها، کنترل دسترسی و سازماندهی محتوا است.

2. همکاری تیمی

شیرپوینت به تیم‌ها امکان می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر همکاری کنند. کاربران می‌توانند سایت‌های تیمی ایجاد کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و نظرات خود را اضافه کنند.

3. فرآیندهای کاری خودکار

4. پورتال‌های سازمانی

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا پورتال‌های سازمانی ایجاد کنند. این پورتال‌ها می‌توانند شامل اطلاعاتی مانند اخبار، رویدادها، اسناد و منابع سازمانی باشند.

5. مدیریت دانش

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا دانش سازمانی خود را مدیریت کنند. این قابلیت‌ها شامل ایجاد پایگاه‌های دانش، مدیریت اسناد و تسهیل اشتراک‌گذاری اطلاعات است.

6. گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها

شیرپوینت از قابلیت‌های گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها پشتیبانی می‌کند. کاربران می‌توانند از ابزارهایی مانند Power BI برای ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای تعاملی استفاده کنند.

طراحی فرم در شیرپوینت

1. اهمیت طراحی فرم

طراحی فرم‌های کارآمد در شیرپوینت می‌تواند تأثیر زیادی بر روی تجربه کاربری و کارایی سازمان داشته باشد. فرم‌ها ابزارهایی هستند که به کاربران اجازه می‌دهند تا اطلاعات را به راحتی وارد کنند و داده‌ها را جمع‌آوری کنند. طراحی مناسب فرم‌ها می‌تواند منجر به:

• افزایش دقت داده‌ها

• کاهش زمان پردازش

• بهبود تعامل کاربران

• تسهیل در جمع‌آوری اطلاعات

2. انواع فرم‌ها در شیرپوینت

شیرپوینت قابلیت ایجاد انواع مختلفی از فرم‌ها را دارد. برخی از این فرم‌ها عبارتند از:

• فرم‌های لیست: این فرم‌ها برای جمع‌آوری داده‌ها در لیست‌های شیرپوینت استفاده می‌شوند.

• فرم‌های سند: این فرم‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به مستندات و فایل‌ها کاربرد دارند.

• فرم‌های گردش کار: این فرم‌ها به منظور مدیریت فرآیندهای کسب و کار و گردش کارها طراحی می‌شوند.

3. ابزارهای طراحی فرم در شیرپوینت

شیرپوینت ابزارهای مختلفی برای طراحی فرم‌ها ارائه می‌دهد. برخی از این ابزارها عبارتند از:

• شیرپوینت لیست: این ابزار به شما اجازه می‌دهد تا لیست‌هایی ایجاد کنید که شامل فرم‌های ورودی داده باشد.

• Power Apps: این ابزار قابلیت طراحی فرم‌های پیشرفته‌تر و سفارشی را فراهم می‌کند.

• Microsoft Forms: این ابزار برای ایجاد فرم‌های ساده و سریع کاربرد دارد.

4. مراحل طراحی فرم در شیرپوینت

طراحی یک فرم مؤثر نیازمند رعایت مراحل مشخصی است. در ادامه مراحل اصلی طراحی فرم در شیرپوینت آورده شده است:

4.1. شناسایی نیازها

قبل از شروع به طراحی فرم، لازم است نیازهای کاربران و هدف جمع‌آوری اطلاعات مشخص شود. این مرحله شامل بررسی موارد زیر است:

• چه نوع اطلاعاتی باید جمع‌آوری شود؟

• کاربران هدف کی هستند؟

• چه فرآیندهایی باید از طریق فرم انجام شوند؟

4.2. انتخاب نوع فرم

با توجه به نیازها، نوع فرم مناسب انتخاب می‌شود. آیا نیاز به یک فرم ساده برای جمع‌آوری اطلاعات پایه است یا یک فرم پیچیده‌تر با قابلیت‌های پیشرفته‌تر؟

4.3. طراحی ساختار فرم

ساختار فرم باید به گونه‌ای باشد که کاربر بتواند به راحتی اطلاعات را وارد کند. این شامل انتخاب فیلدهای مناسب، ترتیب آن‌ها و تعیین نوع ورودی (متن، عدد، تاریخ و …) است.

4.4. افزودن اعتبارسنجی

برای اطمینان از دقت داده‌ها، اعتبارسنجی فیلدها باید تعریف شود. این شامل تعیین فیلدهای الزامی، محدودیت‌های ورودی و فرمت‌های خاص است.

4.5. تست و بازخورد

قبل از انتشار فرم، لازم است آن را تست کرده و بازخورد کاربران را دریافت کنید. این مرحله به شناسایی مشکلات و بهبود تجربه کاربری کمک می‌کند.

4.6. انتشار و آموزش

پس از تکمیل طراحی و تست، فرم منتشر می‌شود. همچنین آموزش کاربران در مورد نحوه استفاده از فرم ضروری است.

5. نکات کلیدی در طراحی فرم

برای ایجاد یک فرم مؤثر در شیرپوینت، رعایت نکات زیر توصیه می‌شود:

• سادگی: فرم باید ساده و کاربرپسند باشد.

• وضوح: عناوین و توضیحات باید واضح و قابل فهم باشند.

• قابلیت دسترسی: مطمئن شوید که فرم برای تمامی کاربران قابل دسترسی است.

• استفاده از تکنولوژی‌های جدید: استفاده از Power Apps یا Microsoft Forms می‌تواند امکانات بیشتری را فراهم کند.

6. مثال‌های عملی

برای درک بهتر فرآیند طراحی فرم، چند مثال عملی ارائه می‌شود:

مثال 1: فرم ثبت نام رویداد

در این مثال، یک فرم برای ثبت نام در یک رویداد طراحی می‌شود. فیلدهای زیر می‌توانند شامل شوند:

• نام و نام خانوادگی

• ایمیل

• شماره تماس

• انتخاب نوع شرکت (شرکت‌کننده/سخنران)

مثال 2: فرم درخواست مرخصی

در این مثال، یک فرم برای درخواست مرخصی طراحی می‌شود. فیلدهای زیر می‌توانند شامل شوند:

• نام کارمند

• تاریخ شروع مرخصی

• تاریخ پایان مرخصی

• دلیل مرخصی

7. چالش‌ها و راهکارها

طراحی فرم ممکن است با چالش‌هایی مواجه شود. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:

• عدم تمایل کاربران به پر کردن فرم: برای حل این مشکل، می‌توان با ارائه مزایا یا تسهیلات، کاربران را ترغیب کرد.

• مشکلات فنی: اطمینان از بروزرسانی نرم‌افزار و سیستم‌ها می‌تواند به کاهش مشکلات فنی کمک کند.

انواع سایت ها در شیرپوینت

شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم جامع برای مدیریت محتوا، همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات در سازمان‌ها است. این پلتفرم انواع مختلفی از سایت‌ها را پشتیبانی می‌کند که هر کدام برای اهداف خاصی طراحی شده‌اند. در ادامه به انواع سایت‌ها در شیرپوینت به همراه مثال‌هایی از هر کدام اشاره می‌کنیم:

1. سایت تیم (Team Site)

توضیحات: سایت تیم برای همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین اعضای یک تیم طراحی شده است. این نوع سایت معمولاً شامل کتابخانه‌های اسناد، لیست‌ها، تقویم و ابزارهای همکاری است.
مثال: یک تیم فروش می‌تواند از سایت تیم برای به اشتراک گذاشتن گزارش‌های فروش، برنامه‌های کاری و اسناد مرتبط استفاده کند.

2. سایت ارتباطی (Communication Site)

توضیحات: سایت‌های ارتباطی برای انتشار اطلاعات به صورت گسترده و ارتباط با مخاطبان بزرگ‌تر طراحی شده‌اند. این سایت‌ها معمولاً برای اطلاع‌رسانی، اخبار و محتوای عمومی استفاده می‌شوند.
مثال: یک شرکت می‌تواند از سایت ارتباطی برای انتشار اخبار شرکت، اطلاعیه‌ها و رویدادهای مهم استفاده کند.

3. سایت مرکزی (Hub Site)

توضیحات: سایت مرکزی به عنوان یک نقطه مرکزی برای اتصال چندین سایت مرتبط عمل می‌کند. این سایت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا سایت‌های مختلف را تحت یک چتر سازمانی مدیریت کنند.
مثال: یک سازمان بزرگ می‌تواند یک سایت مرکزی برای بخش منابع انسانی ایجاد کند که به سایت‌های تیم‌های مختلف مانند استخدام، آموزش و حقوق و دستمزد متصل است.

4. سایت پروژه (Project Site)

توضیحات: سایت پروژه برای مدیریت و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً شامل ابزارهایی مانند لیست وظایف، گانت چارت و فضای ذخیره‌سازی اسناد هستند.
مثال: یک تیم پروژه می‌تواند از سایت پروژه برای مدیریت وظایف، پیگیری پیشرفت و به اشتراک گذاشتن اسناد پروژه استفاده کند.

5. سایت جامعه (Community Site)

توضیحات: سایت‌های جامعه برای ایجاد فضایی برای بحث و تبادل نظر بین اعضای یک جامعه یا گروه طراحی شده‌اند. این سایت‌ها معمولاً شامل انجمن‌ها، بحث‌ها و نظرسنجی‌ها هستند.
مثال: یک سازمان می‌تواند از سایت جامعه برای ایجاد فضایی برای بحث و تبادل نظر بین کارمندان در مورد موضوعات مختلف استفاده کند.

6. سایت وبلاگ (Blog Site)

توضیحات: سایت وبلاگ برای انتشار مطالب به صورت وبلاگ طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً برای اشتراک‌گذاری دانش، اخبار و دیدگاه‌ها استفاده می‌شوند.
مثال: یک متخصص فناوری اطلاعات می‌تواند از سایت وبلاگ برای انتشار مقالات و مطالب آموزشی در حوزه فناوری اطلاعات استفاده کند.

7. سایت بیزینس اینترانتی (Business Intranet Site)

توضیحات: این نوع سایت برای ایجاد یک پورتال داخلی سازمانی طراحی شده است که به کارمندان امکان دسترسی به اطلاعات، ابزارها و منابع داخلی را می‌دهد.
مثال: یک شرکت می‌تواند از سایت بیزینس اینترانتی برای ارائه دسترسی به سیاست‌های شرکت، فرم‌ها، اخبار داخلی و ابزارهای کاری استفاده کند.

8. سایت ویکی (Wiki Site)

توضیحات: سایت ویکی برای ایجاد و مدیریت دانش جمعی طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً برای ایجاد دانشنامه‌ها، راهنماها و مستندات استفاده می‌شوند.
مثال: یک تیم فنی می‌تواند از سایت ویکی برای ایجاد یک دانشنامه فنی که شامل راهنماها، دستورالعمل‌ها و بهترین روش‌ها است استفاده کند.

9. سایت رکورد سنتر (Records Center Site)

توضیحات: سایت رکورد سنتر برای مدیریت و بایگانی اسناد و رکوردهای مهم سازمانی طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً شامل سیاست‌های مدیریت رکورد و ابزارهای بایگانی هستند.
مثال: یک سازمان دولتی می‌تواند از سایت رکورد سنتر برای بایگانی اسناد قانونی و مالی استفاده کند.

10. سایت شخصی (My Site)

توضیحات: سایت شخصی یک فضای شخصی برای هر کاربر است که می‌تواند از آن برای مدیریت محتوای شخصی، پروفایل و ارتباط با دیگران استفاده کند.
مثال: یک کارمند می‌تواند از سایت شخصی خود برای ذخیره‌سازی اسناد شخصی، به اشتراک گذاشتن اطلاعات پروفایل و ارتباط با همکاران استفاده کند.

11. سایت پورتال (Portal Site)

توضیحات: سایت پورتال برای ایجاد یک پورتال سازمانی که به عنوان نقطه ورود اصلی به اطلاعات و خدمات سازمانی عمل می‌کند، طراحی شده است.
مثال: یک دانشگاه می‌تواند از سایت پورتال برای ارائه دسترسی به اطلاعات دانشجویی، برنامه‌های درسی و خدمات دانشگاهی استفاده کند.

12. سایت اکسترانتی (Extranet Site)

توضیحات: سایت اکسترانتی برای ایجاد یک فضای اشتراکی بین سازمان و شرکای خارجی یا مشتریان طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً شامل دسترسی کنترل‌شده به اطلاعات و منابع هستند.
مثال: یک شرکت تولیدی می‌تواند از سایت اکسترانتی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات فنی و اسناد با تامین‌کنندگان خود استفاده کند.

13. سایت آموزش الکترونیکی (E-Learning Site)

توضیحات: سایت آموزش الکترونیکی برای ارائه دوره‌های آموزشی و محتوای یادگیری آنلاین طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً شامل ماژول‌های آموزشی، آزمون‌ها و گواهینامه‌ها هستند.
مثال: یک سازمان می‌تواند از سایت آموزش الکترونیکی برای ارائه دوره‌های آموزشی به کارمندان خود استفاده کند.

14. سایت فروشگاهی (Storefront Site)

توضیحات: سایت فروشگاهی برای ایجاد یک پلتفرم فروش آنلاین طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً شامل محصولات، سبد خرید و سیستم پرداخت هستند.
مثال: یک شرکت خرده‌فروشی می‌تواند از سایت فروشگاهی برای فروش محصولات خود به صورت آنلاین استفاده کند.

15. سایت رویداد (Event Site)

توضیحات: سایت رویداد برای مدیریت و تبلیغ رویدادها طراحی شده است. این سایت‌ها معمولاً شامل اطلاعات رویداد، ثبت‌نام و تقویم هستند.
مثال: یک سازمان می‌تواند از سایت رویداد برای مدیریت و تبلیغ یک کنفرانس یا سمینار استفاده کند.

هر یک از این سایت‌ها می‌توانند با توجه به نیازهای سازمان و کاربران سفارشی‌سازی شوند و ابزارها و ویژگی‌های مختلفی به آنها اضافه شود. شیرپوینت انعطاف‌پذیری بالایی در ایجاد و مدیریت انواع سایت‌ها ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا بهترین راه‌حل‌ها را برای نیازهای خود انتخاب کنند.

انواع لیست ها در شیرپوینت

شیرپوینت (SharePoint) از لیست‌ها به عنوان یکی از ابزارهای اصلی برای ذخیره‌سازی، سازماندهی و مدیریت اطلاعات استفاده می‌کند. لیست‌ها در شیرپوینت شبیه به جدول‌های پایگاه داده هستند و می‌توانند برای انواع مختلفی از داده‌ها استفاده شوند. در ادامه به انواع لیست‌ها در شیرپوینت به همراه مثال‌هایی از هر کدام اشاره می‌کنیم:

1. لیست وظایف (Task List)

توضیحات: لیست وظایف برای مدیریت و پیگیری وظایف و فعالیت‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان وظیفه، توضیحات، تاریخ شروع، تاریخ پایان، وضعیت و اولویت هستند.
مثال: یک تیم پروژه می‌تواند از لیست وظایف برای پیگیری وظایف پروژه و تعیین مسئولیت‌ها استفاده کند.

2. لیست تقویم (Calendar List)

توضیحات: لیست تقویم برای مدیریت رویدادها و جلسات استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان رویداد، تاریخ شروع، تاریخ پایان، مکان و توضیحات هستند.
مثال: یک تیم می‌تواند از لیست تقویم برای برنامه‌ریزی جلسات هفتگی و رویدادهای مهم استفاده کند.

3. لیست تماس‌ها (Contact List)

توضیحات: لیست تماس‌ها برای ذخیره‌سازی اطلاعات تماس افراد و سازمان‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام، نام خانوادگی، شرکت، شماره تلفن، آدرس ایمیل و آدرس هستند.
مثال: یک تیم فروش می‌تواند از لیست تماس‌ها برای مدیریت اطلاعات تماس مشتریان و شرکای تجاری استفاده کند.

4. لیست نظرسنجی (Survey List)

توضیحات: لیست نظرسنجی برای ایجاد و مدیریت نظرسنجی‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل سوالات مختلف و گزینه‌های پاسخ هستند.
مثال: یک سازمان می‌تواند از لیست نظرسنجی برای جمع‌آوری نظرات کارمندان در مورد سیاست‌های جدید استفاده کند.

5. لیست اطلاعیه‌ها (Announcement List)

توضیحات: لیست اطلاعیه‌ها برای انتشار اخبار و اطلاعیه‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان، بدنه اطلاعیه، تاریخ انقضا و نویسنده هستند.
مثال: یک شرکت می‌تواند از لیست اطلاعیه‌ها برای اطلاع‌رسانی به کارمندان در مورد رویدادهای مهم و اخبار شرکت استفاده کند.

6. لیست لینک‌ها (Links List)

توضیحات: لیست لینک‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت لینک‌های مفید استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان لینک، آدرس URL و توضیحات هستند.
مثال: یک تیم فنی می‌تواند از لیست لینک‌ها برای جمع‌آوری و به اشتراک گذاشتن لینک‌های مرتبط با منابع فنی استفاده کند.

7. لیست کتابخانه اسناد (Document Library)

توضیحات: لیست کتابخانه اسناد برای ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد و فایل‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام فایل، تاریخ ایجاد، تاریخ ویرایش و نویسنده هستند.
مثال: یک تیم پروژه می‌تواند از لیست کتابخانه اسناد برای ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد پروژه مانند گزارش‌ها، طرح‌ها و مستندات استفاده کند.

8. لیست فرم‌ها (Form Library)

توضیحات: لیست فرم‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت فرم‌های الکترونیکی استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام فرم، تاریخ ایجاد و وضعیت هستند.
مثال: یک سازمان می‌تواند از لیست فرم‌ها برای مدیریت فرم‌های درخواست مرخصی، درخواست خرید و سایر فرم‌های اداری استفاده کند.

9. لیست تصاویر (Picture Library)

توضیحات: لیست تصاویر برای ذخیره‌سازی و مدیریت تصاویر و عکس‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام تصویر، تاریخ ایجاد و توضیحات هستند.
مثال: یک تیم بازاریابی می‌تواند از لیست تصاویر برای ذخیره‌سازی و مدیریت تصاویر تبلیغاتی و محتوای بصری استفاده کند.

10. لیست دارایی‌ها (Asset Library)

توضیحات: لیست دارایی‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت دارایی‌های دیجیتال مانند ویدئوها، فایل‌های صوتی و سایر رسانه‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام دارایی، نوع دارایی و توضیحات هستند.
مثال: یک تیم تولید محتوا می‌تواند از لیست دارایی‌ها برای مدیریت ویدئوها، فایل‌های صوتی و سایر رسانه‌های دیجیتال استفاده کند.

11. لیست مسائل (Issue Tracking List)

توضیحات: لیست مسائل برای پیگیری و مدیریت مسائل و مشکلات استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان مسئله، توضیحات، وضعیت، اولویت و مسئول هستند.
مثال: یک تیم پشتیبانی فنی می‌تواند از لیست مسائل برای پیگیری و حل مشکلات گزارش‌شده توسط کاربران استفاده کند.

12. لیست پروژه‌ها (Project Task List)

توضیحات: لیست پروژه‌ها برای مدیریت و پیگیری وظایف و فعالیت‌های پروژه‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان وظیفه، توضیحات، تاریخ شروع، تاریخ پایان، وضعیت و پیشرفت هستند.
مثال: یک تیم پروژه می‌تواند از لیست پروژه‌ها برای مدیریت وظایف پروژه و پیگیری پیشرفت استفاده کند.

13. لیست کاتالوگ (Catalog List)

توضیحات: لیست کاتالوگ برای ایجاد و مدیریت کاتالوگ‌های محصولات یا خدمات استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام محصول، توضیحات، قیمت و دسته‌بندی هستند.
مثال: یک شرکت تجاری می‌تواند از لیست کاتالوگ برای نمایش محصولات خود به مشتریان استفاده کند.

14. لیست گزارش‌ها (Report Library)

توضیحات: لیست گزارش‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت گزارش‌ها و تحلیل‌های داده‌ها استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام گزارش، تاریخ ایجاد و نویسنده هستند.
مثال: یک تیم مالی می‌تواند از لیست گزارش‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت گزارش‌های مالی و تحلیل‌های داده‌ها استفاده کند.

15. لیست داده‌های خارجی (External List)

توضیحات: لیست داده‌های خارجی برای اتصال و نمایش داده‌های خارجی از منابع دیگر مانند پایگاه‌های داده خارجی یا سرویس‌های وب استفاده می‌شود.
مثال: یک سازمان می‌تواند از لیست داده‌های خارجی برای نمایش داده‌های مشتریان از یک پایگاه داده خارجی در شیرپوینت استفاده کند.

16. لیست نظرات (Discussion Board)

توضیحات: لیست نظرات برای ایجاد و مدیریت بحث‌ها و تبادل نظر بین کاربران استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان بحث، بدنه بحث و نویسنده هستند.
مثال: یک تیم می‌تواند از لیست نظرات برای ایجاد بحث‌های تیمی در مورد موضوعات مختلف استفاده کند.

17. لیست رکوردها (Records Library)

توضیحات: لیست رکوردها برای مدیریت و بایگانی رکوردها و اسناد مهم سازمانی استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند نام رکورد، تاریخ ایجاد و وضعیت هستند.
مثال: یک سازمان دولتی می‌تواند از لیست رکوردها برای بایگانی اسناد قانونی و مالی استفاده کند.

18. لیست دستورالعمل‌ها (Procedure Library)

توضیحات: لیست دستورالعمل‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت دستورالعمل‌ها و راهنماهای سازمانی استفاده می‌شود. این لیست‌ها معمولاً شامل فیلدهایی مانند عنوان دستورالعمل، توضیحات و نویسنده هستند.
مثال: یک سازمان می‌تواند از لیست دستورالعمل‌ها برای ذخیره‌سازی و مدیریت دستورالعمل‌های کاری و راهنماهای فنی استفاده کند.

هر یک از این لیست‌ها می‌توانند با توجه به نیازهای سازمان و کاربران سفارشی‌سازی شوند و فیلدها و تنظیمات مختلفی به آنها اضافه شود. شیرپوینت انعطاف‌پذیری بالایی در ایجاد و مدیریت انواع لیست‌ها ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا بهترین راه‌حل‌ها را برای نیازهای خود انتخاب کنند.

نتیجه‌گیری

مدیریت اسناد با شیرپوینت ؟

شیرپوینت یک پلتفرم جامع و قدرتمند برای مدیریت اطلاعات، همکاری و اشتراک‌گذاری اسناد در سازمان‌ها است. این پلتفرم دارای ویژگی‌های متعددی است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اطلاعات خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند، فرآیندهای کاری را خودکارسازی نمایند و همکاری بین کارکنان را تسهیل کنند. با وجود مزایای متعدد، استفاده از شیرپوینت با چالش‌هایی نیز همراه است که شامل پیچیدگی پیاده‌سازی، نیاز به آموزش و هزینه‌ها است. با این حال، با توجه به قابلیت‌های گسترده و یکپارچه‌سازی با سایر محصولات مایکروسافت، شیرپوینت همچنان به عنوان یکی از محبوب‌ترین پلتفرم‌های مدیریت اطلاعات و همکاری در سازمان‌ها شناخته می‌شود.