مدیریت جلسات با شیرپوینت SharePoint

مدیریت جلسات با استفاده از شیرپوینت (SharePoint) می‌تواند به بهبود همکاری، سازماندهی و کارایی تیم‌ها کمک کند. در اینجا یک راهنمای جامع برای مدیریت جلسات با شیرپوینت ارائه می‌شود:

1. ایجاد سایت جلسه:

• ایجاد یک سایت جدید: برای هر جلسه یا مجموعه‌ای از جلسات، یک سایت جدید در شیرپوینت ایجاد کنید. این سایت می‌تواند شامل اطلاعات پایه‌ای مانند تاریخ، زمان و مکان جلسه باشد.

• استفاده از الگوهای موجود: شیرپوینت الگوهای مختلفی برای سایت‌ها دارد که می‌توانید از آن‌ها برای تسریع در فرآیند ایجاد استفاده کنید.

2. تقویم جلسات:

• ایجاد تقویم جلسه: از قابلیت تقویم شیرپوینت برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات استفاده کنید. اعضای تیم می‌توانند زمان‌های در دسترس را مشاهده کرده و جلسات را هماهنگ کنند.

• ادغام با Outlook: می‌توانید تقویم شیرپوینت را با تقویم Outlook همگام‌سازی کنید تا همه اطلاعات در یک مکان متمرکز باشند.

3. دستور کار و مستندات:

• ایجاد دستور کار: یک صفحه یا سند برای دستور کار جلسه ایجاد کنید. این سند باید شامل موضوعات مورد بحث، زمان‌بندی و مسئولیت‌ها باشد.

• بارگذاری مستندات: تمامی اسناد مرتبط با جلسه، مانند گزارش‌ها، ارائه‌ها و فایل‌های دیگر را در سایت بارگذاری کنید تا اعضای تیم به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

4. لیست وظایف و پیگیری موارد:

• ایجاد لیست وظایف: از قابلیت لیست‌ها در شیرپوینت برای پیگیری وظایف قبل و بعد از جلسه استفاده کنید. این لیست می‌تواند شامل نام فرد مسئول، تاریخ سررسید و وضعیت انجام کار باشد.

• استفاده از Alerts: می‌توانید هشدارهایی تنظیم کنید تا اعضای تیم از تغییرات در لیست وظایف مطلع شوند.

5. ثبت یادداشت‌های جلسه:

• ایجاد یک صفحه یادداشت: یک صفحه یا سند جداگانه برای ثبت یادداشت‌های جلسه ایجاد کنید. این یادداشت‌ها باید شامل نکات کلیدی، تصمیمات گرفته شده و موارد پیگیری باشند.

• استفاده از OneNote: می‌توانید از Microsoft OneNote به عنوان یک ابزار مکمل برای یادداشت‌برداری استفاده کنید و آن را به سایت شیرپوینت متصل کنید.

6. نظرسنجی و بازخورد:

• استفاده از Microsoft Forms: می‌توانید نظرسنجی‌هایی برای جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات اعضای تیم قبل و بعد از جلسه ایجاد کنید.

• تحلیل داده‌ها: نتایج نظرسنجی‌ها را تحلیل کرده و نقاط قوت و ضعف جلسات را شناسایی کنید.

7. اشتراک‌گذاری و همکاری:

• دسترسی به اطلاعات: اطمینان حاصل کنید که تمامی اعضای تیم به اطلاعات مربوط به جلسه دسترسی دارند. می‌توانید سطح دسترسی را بر اساس نیاز تعیین کنید.

• استفاده از Discussion Boards: برای تبادل نظرها و ایده‌ها بین جلسات، می‌توانید از تابلوهای بحث (Discussion Boards) استفاده کنید.

8. پیگیری عملکرد جلسات:

• تحلیل عملکرد: با استفاده از ابزارهای تحلیلی شیرپوینت، عملکرد جلسات را بررسی کنید. می‌توانید معیارهایی مانند تعداد جلسات، مدت زمان هر جلسه و میزان پیگیری موارد را تحلیل کنید.

• گزارش‌گیری: گزارش‌هایی تهیه کنید که شامل اطلاعات کلیدی درباره جلسات برگزار شده، تصمیمات گرفته شده و میزان پیشرفت وظایف باشد.

9. آرشیو جلسات:

• ایجاد یک آرشیو: یک بخش آرشیو برای ذخیره‌سازی تمامی اطلاعات مربوط به جلسات گذشته ایجاد کنید. این آرشیو می‌تواند شامل یادداشت‌ها، مستندات و گزارش‌های جلسه باشد.

• دسترسی آسان: اطمینان حاصل کنید که آرشیو به راحتی قابل جستجو و دسترسی است تا اعضای تیم بتوانند به اطلاعات گذشته مراجعه کنند.