مدیریت اسناد مهندسی با شیرپوینت

سایر قابلیت های نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی شیرپوینت:

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS – Electronic Document Management Systems) ابزارهای قدرتمندی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اسناد و اطلاعات خود را به صورت الکترونیکی مدیریت کنند. در زیر به برخی از قابلیت‌های فنی کلیدی یک نرم‌افزار EDMS اشاره می‌شود:

1. ذخیره‌سازی و سازماندهی اسناد

• کتابخانه‌های اسناد: امکان ایجاد کتابخانه‌های مختلف برای ذخیره‌سازی انواع اسناد.

• دسته‌بندی و برچسب‌گذاری: قابلیت دسته‌بندی اسناد بر اساس نوع، تاریخ، پروژه و دیگر ویژگی‌ها.

• مدیریت متادیتا: امکان افزودن اطلاعات توصیفی به اسناد برای جستجو و فیلتر کردن بهتر.

2. کنترل نسخه

• پیگیری تغییرات: ثبت تاریخچه تغییرات انجام شده بر روی هر سند.

• بازیابی نسخه‌های قبلی: امکان بازگشت به نسخه‌های قبلی اسناد در صورت نیاز.

3. مدیریت دسترسی و امنیت

• سطوح دسترسی: تعیین سطوح مختلف دسترسی برای کاربران و گروه‌ها.

• احراز هویت و مجوزها: استفاده از سیستم‌های احراز هویت برای تأمین امنیت اطلاعات.

4. جستجوی پیشرفته

• جستجوی متنی: قابلیت جستجو در محتوای اسناد و متادیتا.

• فیلترها و جستجوی پیشرفته: امکان فیلتر کردن نتایج جستجو بر اساس معیارهای مختلف.

5. همکاری و اشتراک‌گذاری

• همکاری در زمان واقعی: امکان ویرایش همزمان اسناد توسط چندین کاربر.

• نظرات و بازخوردها: قابلیت افزودن نظرات و بازخوردها به اسناد.

6. اتوماسیون فرآیندها

• جریان‌های کاری (Workflows): ایجاد و مدیریت جریان‌های کاری برای تأیید، بررسی و سایر فرآیندهای مرتبط با اسناد.

• اعلان‌ها و یادآوری‌ها: ارسال اعلان‌ها به کاربران در مورد وظایف و تغییرات در اسناد.

7. یکپارچگی با سیستم‌های دیگر

• API و ادغام: قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌ها (مانند CRM، ERP، و غیره).

• پشتیبانی از فرمت‌های مختلف: توانایی کار با انواع فرمت‌های فایل (PDF، DOCX، XLSX و غیره).

8. گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل

• گزارش‌های سفارشی: امکان تولید گزارشات مختلف از فعالیت‌ها و وضعیت اسناد.

• تحلیل داده‌ها: ابزارهای تجزیه و تحلیل برای ارزیابی عملکرد مدیریت اسناد.

9. پشتیبان‌گیری و بازیابی

• پشتیبان‌گیری منظم: امکان پشتیبان‌گیری از داده‌ها به صورت منظم.

• بازیابی اطلاعات: قابلیت بازیابی اطلاعات در صورت بروز مشکلات یا خرابی.

10. رعایت استانداردها و انطباق

• رعایت الزامات قانونی: توانایی انطباق با الزامات قانونی و استانداردهای صنعتی (مانند ISO، GDPR و غیره).

این قابلیت‌ها باعث می‌شوند که نرم‌افزارهای EDMS به ابزاری حیاتی برای سازمان‌ها تبدیل شوند تا بتوانند اطلاعات خود را به طور مؤثر مدیریت کنند و بهره‌وری خود را افزایش دهند.