1. کتابخانه‌های اسناد

• ایجاد کتابخانه‌های سفارشی: کاربران می‌توانند کتابخانه‌های مختلفی برای انواع مختلف مستندات ایجاد کنند. هر کتابخانه می‌تواند تنظیمات خاص خود را داشته باشد، از جمله دسترسی‌ها و مجوزها.

• پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها: برای سازماندهی بهتر، می‌توان پوشه‌ها و زیرپوشه‌هایی ایجاد کرد تا اسناد را بر اساس پروژه‌ها، تیم‌ها یا نوع محتوا دسته‌بندی کنید.

2. متا دیتا و فیلدهای سفارشی

• استفاده از متا دیتا: متا دیتا اطلاعات اضافی درباره اسناد را ذخیره می‌کند، مانند تاریخ ایجاد، نویسنده، نوع سند و غیره. این اطلاعات به جستجو و فیلتر کردن اسناد کمک می‌کند.

• فیلدهای سفارشی: کاربران می‌توانند فیلدهای سفارشی ایجاد کنند تا اطلاعات خاصی را برای هر سند ثبت کنند.

3. کنترل نسخه و تاریخچه تغییرات

• مدیریت نسخه‌ها: شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد که نسخه‌های مختلف یک سند را ذخیره کنید. کاربران می‌توانند به نسخه‌های قبلی بازگردند و تغییرات را بررسی کنند.

• تاریخچه تغییرات: با استفاده از تاریخچه تغییرات، می‌توانید ببینید چه کسی چه تغییراتی را در چه زمانی انجام داده است.

4. جستجوی پیشرفته

• جستجوی سریع: شیرپوینت دارای قابلیت جستجوی قدرتمندی است که به کاربران اجازه می‌دهد تا با استفاده از کلمات کلیدی، متا دیتا یا فیلترهای مختلف به سرعت اسناد مورد نظر خود را پیدا کنند.

• جستجوی مبتنی بر محتوا: این قابلیت به شما این امکان را می‌دهد که متن داخل فایل‌ها را جستجو کنید، حتی اگر فایل‌ها در فرمت‌های مختلف باشند.

5. همکاری و اشتراک‌گذاری

• به اشتراک‌گذاری آسان: کاربران می‌توانند اسناد را به راحتی با دیگران به اشتراک بگذارند. این اشتراک‌گذاری می‌تواند عمومی یا خصوصی باشد و دسترسی‌ها بر اساس نیاز تنظیم شود.

• همکاری در زمان واقعی: با استفاده از شیرپوینت، چندین کاربر می‌توانند همزمان بر روی یک سند کار کنند و تغییرات را به صورت زنده مشاهده کنند.

6. نظارت و پیگیری

• گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل: شیرپوینت ابزارهایی برای نظارت بر فعالیت‌های کاربران و پیگیری تغییرات دارد. این گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد تیم‌ها را ارزیابی کنند.

• نظرات و بازخوردها: کاربران می‌توانند نظرات خود را زیر اسناد بنویسند که این امکان را برای تبادل نظر و بازخورد فراهم می‌آورد.

7. فرآیندهای کاری (Workflows)

• تعریف فرآیندهای کاری: شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری سفارشی تعریف کنید تا گردش کار اسناد را بهبود ببخشید. به عنوان مثال، می‌توانید مراحل تأیید سند را تعریف کنید.

• اتوماسیون فرآیندها: با استفاده از Power Automate (قبلاً Microsoft Flow)، می‌توانید فرآیندهای تکراری را اتوماتیک کنید و کارایی تیم را افزایش دهید.

8. امنیت و حریم خصوصی

• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش: شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد که دسترسی به اسناد را بر اساس نقش‌های کاربران تنظیم کنید. این امر به حفظ امنیت اطلاعات حساس کمک می‌کند.

• رمزگذاری و حفاظت از اطلاعات: شیرپوینت امکاناتی برای رمزگذاری داده‌ها و حفظ حریم خصوصی اطلاعات دارد.

9. یکپارچگی با سایر ابزارها

• یکپارچگی با مایکروسافت آفیس: شیرپوینت به طور کامل با مجموعه مایکروسافت آفیس یکپارچه شده است، به طوری که کاربران می‌توانند مستندات را مستقیماً از نرم‌افزارهای آفیس ذخیره و مدیریت کنند.

• یکپارچگی با مایکروسافت تیمز (Teams): این یکپارچگی امکان همکاری بهتر بین اعضای تیم را فراهم می‌آورد.

10. مدیریت محتوای وب (Web Content Management)

• ایجاد صفحات وب: شیرپوینت اجازه می‌دهد تا صفحات وب سفارشی برای نمایش محتوا ایجاد کنید. این صفحات می‌توانند شامل لینک‌ها، تصاویر، ویدئوها و غیره باشند.

• مدیریت وب‌سایت‌های داخلی: سازمان‌ها می‌توانند وب‌سایت‌های داخلی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات و منابع ایجاد کنند.

11. آرشیو و نگهداری

• سیاست‌های نگهداری: شیرپوینت امکان تعریف سیاست‌های نگهداری برای اسناد را فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مهم برای مدت زمان لازم نگهداری شوند.

• آرشیو خودکار: با استفاده از ویژگی‌های آرشیو، می‌توانید اسنادی که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند را به طور خودکار آرشیو کنید.