حالا که با قابلیت‌های Project Server آشنا شدیم، بیایید ببینیم چطور می‌تونیم به صورت عملی از اون برای مدیریت سهامداران استفاده کنیم. اینجا یه راهنمای گام به گام براتون آماده کردم:

گام اول: شناسایی سهامداران

اولین قدم، شناسایی همه سهامداران پروژه هست. یه لیست کامل از همه کسایی که به نحوی با پروژه شما در ارتباط هستن تهیه کنید. این لیست باید شامل نام، سمت، سازمان و نقش اونها در پروژه باشه. همچنین، سعی کنید انتظارات و نیازهای هر کدوم از سهامدارها رو هم شناسایی کنید. چه اطلاعاتی رو نیاز دارن؟ با چه فرکانسی می‌خوان گزارش بگیرن؟ چه چیزی براشون از همه مهم‌تره؟

گام دوم: تعریف سطوح دسترسی

بعد از شناسایی سهامداران، باید سطوح دسترسی رو برای هر کدوم تعریف کنید. چه اطلاعاتی رو باید ببینن؟ چه اطلاعاتی رو نباید ببینن؟ آیا باید بتونن اطلاعات رو ویرایش کنن یا فقط ببینن؟ Project Server به شما اجازه می‌ده تا سطوح دسترسی مختلفی رو برای سهامداران مختلف تعریف کنید. این کار باعث می‌شه که اطلاعات حساس پروژه در برابر دسترسی‌های غیرمجاز محافظت بشه.

گام سوم: ایجاد کانال‌های ارتباطی

حالا باید کانال‌های ارتباطی مناسب رو برای هر گروه از سهامداران ایجاد کنید. آیا باید از ایمیل استفاده کنید؟ آیا باید جلسات منظم برگزار کنید؟ آیا باید یه فضای آنلاین برای همکاری ایجاد کنید؟ Project Server امکانات مختلفی رو برای برقراری ارتباط با سهامداران فراهم می‌کنه. شما می‌تونید از ایمیل، پیام‌های فوری، بحث‌های آنلاین و کنفرانس‌های ویدیویی برای ارتباط با سهامداران استفاده کنید.

گام چهارم: تهیه گزارش‌های سفارشی

بر اساس نیازهای سهامداران مختلف، گزارش‌های سفارشی تهیه کنید. این گزارش‌ها باید اطلاعات کلیدی رو به صورت خلاصه و قابل فهم نشون بدن. سعی کنید از نمودارها و تصاویر برای جذاب‌تر کردن گزارش‌ها استفاده کنید. Project Server امکانات گزارش‌دهی قدرتمندی رو فراهم می‌کنه که به شما کمک می‌کنه تا گزارش‌های مختلفی رو ایجاد کنید. شما می‌تونید گزارش‌ها رو به صورت خودکار به ایمیل سهامداران ارسال کنید تا همیشه در جریان آخرین وضعیت پروژه باشن.

گام پنجم: برگزاری جلسات منظم

جلسات منظم با سهامداران کلیدی برگزار کنید تا در مورد پیشرفت پروژه، مشکلات و چالش‌ها بحث کنید. این جلسات فرصت خوبی برای تبادل نظر و دریافت بازخورد از سهامداران هستن. سعی کنید جلسات رو به صورت منظم و با برنامه برگزار کنید تا سهامداران بدونن که چه انتظاری باید داشته باشن.

گام ششم: مدیریت انتظارات

یکی از مهم‌ترین وظایف شما به عنوان مدیر پروژه، مدیریت انتظارات سهامداران هست. سعی کنید از همون ابتدا انتظارات واقع‌بینانه‌ای رو ایجاد کنید و در طول پروژه اونها رو مدیریت کنید. اگه تغییراتی در پروژه ایجاد شد، سریعاً سهامداران رو در جریان بذارید و توضیح بدید که این تغییرات چه تاثیری روی پروژه خواهند داشت.

گام هفتم: دریافت بازخورد

به صورت منظم از سهامداران بازخورد دریافت کنید. نظرات و پیشنهادات اونها رو جدی بگیرید و در صورت امکان در پروژه اعمال کنید. این کار باعث می‌شه که سهامداران احساس کنن که نظرشون مهمه و در پروژه سهیم هستن.