آموزش ساخت فرم تاییدیه در شیرپوینت با مثال واقعی

1. ایجاد لیست شیرپوینت برای ذخیره داده‌ها

• 🏷️ وارد سایت شیرپوینت خود شوید.

• ➕ یک لیست جدید بسازید (با کلیک روی “New” و انتخاب “List”).

• نام لیست را مثلا “فرم تاییدیه درخواست” یا “درخواست‌های تایید” انتخاب کنید.

• فیلدهای مورد نیاز را به لیست اضافه کنید:

  • نام درخواست‌دهنده (Single line of text)

  • تاریخ درخواست (Date)

  • موضوع درخواست (Choice یا Single line of text)

  • وضعیت تایید (Choice: “منتظر تایید”، “تایید شده”، “رد شده”)

  • نظرات تاییدکنندگان (Multiple lines of text)

  • فایل ضمیمه (Attachment)

2. طراحی فرم ورود اطلاعات با Power Apps

• در بالای لیست، روی Integrate > Power Apps > Customize forms کلیک کنید.

• فرم باز شده را می‌توانید به راحتی با درگ و دراپ، فیلدها را مرتب و ظاهر فرم را با رنگ و فونت سازمان خود سفارشی کنید.

• فیلدهای اجباری و شرایط اعتبارسنجی (Validation) را تنظیم نمایید (مثلاً اجباری بودن نام و تاریخ).

• برای کاربرپسندی بیشتر، می‌توانید از کنترل‌های مختلف Power Apps استفاده کنید مثل: دکمه‌ها، منوهای کشویی، کارت‌های اطلاعاتی و غیره.

• فرم طراحی شده را ذخیره و منتشر کنید تا کاربران از آن استفاده کنند.

3. تعریف گردش کار (Workflow) تایید با Power Automate

• به Power Automate وارد شوید.

• یک Flow جدید از نوع “Automated cloud flow” بسازید.

• trigger (شروع‌کننده‌ی فرایند) را روی “When an item is created or modified” (زمان ایجاد یا تغییر مورد) تنظیم کنید.

• شرط بگذارید: فقط وقتی که وضعیت “منتظر تایید” است، جریان ادامه یابد.

• مرحله اول: ارسال اعلان ایمیلی یا Teams به مدیر مستقیم با لینک فرم و درخواست تایید یا رد.

• مرحله دوم: معادل ایجاد یک فرم پاسخ در ایمیل یا لینک به Power Apps که مدیر بتواند تایید یا رد را انتخاب کند.

• تغییر وضعیت آیتم به “تایید شده” یا “رد شده” بر اساس پاسخ مدیر.

• اگر چندمرحله‌ای است، آیتم با همان وضعیت تغییر یافته به مدیر بعدی ارسال می‌شود.

• در پایان، کاربر درخواست‌دهنده اطلاع‌رسانی می‌شود.

4. تست و اعتبارسنجی فرم و گردش کار

• چند نمونه تست با اطلاعات مختلف ثبت کنید.

• از صحت تغییر وضعیت‌ها، ارسال اعلان‌ها و دریافت پاسخ مطمئن شوید.

• بازخوردی که از کاربران گرفتید را در فرم اعمال کنید و بهبود دهید.

🎯 مثال واقعی: فرم تاییدیه درخواست مرخصی

فرض کنید در یک شرکت می‌خواهید فرایند درخواست مرخصی را مکانیزه کنید:

• لیست با فیلدهای زیر ساخته می‌شود:

  • نام پرسنل

  • تاریخ شروع مرخصی

  • تاریخ پایان مرخصی

  • نوع مرخصی (سالانه، استعلاجی، بدون حقوق)

  • وضعیت تایید

  • نظرات مدیر

• فرم با Power Apps سفارشی می‌شود تا کاربران راحت‌تر اطلاعات را وارد کنند.

• گردش کار با Power Automate ساخته می‌شود تا:

  • پس از ثبت فرم، درخواست به مدیر مستقیم ارسال شود.

  • مدیر با استفاده از ایمیل یا اپلیکیشن تایید یا رد کند.

  • در صورت تایید، درخواست به مدیر منابع انسانی برای تایید نهایی ارسال شود.

  • وضعیت فرم به‌روزرسانی و کاربر اطلاع داده می‌شود.