07
مهخب بذارید اول کمی از درد دلهامون بگیم! همه ما توی تیمهای مختلف کار کردیم. بعضیوقتا پیامها گم میشن، یه فایل مهم رو باید بگردی تا پیداش کنی، جلسهای رو یادت میره چون نوتیفیکیشن زیر خروارها پیام دیگه گم شده، یا بدتر از همه، مجبوری بین دهها برنامه مختلف سوئیچ کنی تا بتونی کارت رو پیش ببری. اعصابخوردکنه نه؟ اینجا دقیقاً نقطهای هست که ابزارهای مترموست مثل یه قهرمان وارد میشن! Mattermost به خودی خود یه پلتفرم ارتباطی عالیه، اما قدرت واقعیاش رو وقتی میبینی که از این ابزارهای کمکی و یکپارچهسازیهای هوشمندش استفاده کنی. این ابزارها قرار نیست فقط یه چیز اضافه باشن؛ اونها تجربه کلی کار تیمی رو متحول میکنن. کاری میکنن که ارتباطات متمرکز بشه، اطلاعات راحتتر پیدا بشن، کارها اتوماتیک بشن و در نهایت، همه اعضای تیم بتونن با تمرکز و آرامش بیشتری روی کار اصلیشون وقت بذارن. در واقع، استفاده درست از ابزارهای مترموست مثل این میمونه که به تیمتون سوپرپاورهای جدیدی بدید!
قبل از اینکه غرق جزئیات ابزارهای مترموست بشیم، بیایید یه لحظه بایستیم و خود Mattermost رو مرور کنیم (اگه خیلی حرفهای هستید، میتونید این بخش رو برید سراغ ابزارها!). مترموست رو به سادگی میشه گفت یه پلتفرم ارتباطی و همکاری تیمیه که یه ویژگی خیلی خاص داره: خودمیزبانی (Self-Hosted). این یعنی چی؟ یعنی به جای اینکه مثل خیلی از مسنجرهای دیگه، پیامها و اطلاعات حساس تیمتون روی سرورهای شرکتهای خارجی ذخیره بشه، شما خودتون سرور Mattermost رو نصب و مدیریت میکنید (مثلاً روی سرورهای داخلی شرکت یا کلاد خصوصی خودتون). این مساله دو تا فایده خیلی بزرگ داره: اول امنیت خیلی بالاتر. شما کنترل کامل روی دادههاتون دارید و نگران دسترسی دیگران به اطلاعات محرمانهتون نیستید. دوم انعطافپذیری فوقالعاده. شما میتونید Mattermost رو دقیقاً مطابق نیازها و سیاستهای سازمان خودتون تنظیم و توسعه بدید. خود Mattermost امکانات پایهای مثل کانالهای عمومی و خصوصی، ارسال پیام، اشتراکگذاری فایل، تماس صوتی/تصویری و… رو داره. اما اون چیزی که Mattermost رو واقعاً خاص میکنه، همین قابلیت گسترشش با ابزارهای مترموست مختلفه که میتونن این پلتفرم رو به مرکز فرماندهی تمام فعالیتهای تیمتون تبدیل کنن.
احتمالاً براتون پیش اومده: توی یه سازمان بزرگ، تعداد کانالهای مترموست میتونه خیلی سریع زیاد بشه. کانال پروژهی X، کانال تیم بازاریابی، کانال بحثهای فنی فلان محصول، کانال اخبار شرکت و… حالا تصور کنید دنبال یه کانال خاص مربوط به یه پروژه قدیمی میگردید. مثل پیدا کردن سوزن تو انبار کاه میمونه! اینجاست که تگهای کانال، یکی از کاربردیترین ابزارهای مترموست، به کمک میآن. تگها مثل برچسبهای هوشمند هستن که میتونید به کانالها بچسبونید. مثلاً برای یه کانال پروژهای میتونید تگهایی مثل #پروژه-فروش
، #تیم-توسعه
، #اولویت-بالا
یا #مهلت-دی
رو اضافه کنید. حالا وقت جستجو خیلی راحتتره. کافیه تو بخش جستجوی مترموست، تگ مورد نظرتون رو سرچ کنید. مثلاً tag:#اولویت-بالا
تا همه کانالهای مهم و فوری رو یه جا ببینید. یا tag:#مستندات
رو بزنید تا تمام کانالهایی که مربوط به مستندات فنی یا آموزشی هستن لیست بشن. این ابزار ساده ولی فوقالعاده قدرتمند، مدیریت دهها یا حتی صدها کانال رو بسیار قابل تحملتر میکنه و کمک میکنه اطلاعات مهم زیر انبوهی از کانالها گم نشه. حتماً از این ابزارهای مترموست برای سازماندهی استفاده کنید.
همچنین بخوانید: نصب مترموست روی سرور اختصاصی در 7 مرحله ساده
یکی از بزرگترین دردسرهای دنیای کار، پرش مداوم بین برنامههای مختلفه. یه لحظه تو GitLab هستید که ببینید یه Commit جدید اومده، بعد میرید تو Jira وضعیت تیکت رو عوض کنید، بعد تو Jenkins میرید که بیلد رو چک کنید، بعد برمیگردید مترموست که به هم تیمیتون خبر بدید. خستهکننده و وقتگیر! ابزارهای مترموست مربوط به یکپارچهسازی (Integration) دقیقاً برای حل این مشکل طراحی شدن. Mattermost از طریق Webhook یا پلاگینهای اختصاصی، میتونه به راحتی با ابزارهای محبوبی مثل GitLab، GitHub، Jira, Jenkins، Trello و خیلیهای دیگه صحبت کنه. تصور کنین: هر بار که یه Issue جدید تو Jira ساخته میشه یا وضعیتش عوض میشه، یه نوتیفیکیشن خودکار تو کانال مربوطه توی مترموست ظاهر میشه. یا هر بار که یه Pipeline تو Jenkins اجرا میشه (چه موفق باشه چه Fail)، نتیجهاش مستقیماً تو کانال تیم توسعه اعلان میشه. یا وقتی یه Merge Request جدید تو GitLab ایجاد میشه، لینک و جزئیاتش رو میبینید و میتونید مستقیم از تو مترموست نظر بدید یا بحث رو پیش ببرید. این ابزارهای مترموست نه تنها زمان زیادی رو ذخیره میکنن، بلکه شفافیت رو به شدت افزایش میدن. همه اعضا توی جریان رویدادهای مهم پروژهها قرار میگیرن بدون اینکه مجبور باشن دهها ابزار مختلف رو چک کنن. این ارتباط روان بین ابزارها، راندمان تیم رو به شکل محسوسی بالا میبره.
حالا برسیم به یکی از جذابترین و قدرتمندترین ابزارهای مترموست: Workflow Builder! این قابلیت به شما این قدرت رو میده که بدون نیاز به کدنویسی، رباتها و گردش کارهای (Workflow) خودتون رو برای اتوماسیون کارهای تکراری داخل مترموست طراحی کنید. فرض کنید هر روز صبح باید یه پیام خوشآمدگویی تو کانال عمومی بذارید، یا هر وقت کاربری تو یه کانال خاص سوالی میپرسه، میخواید بهش یه پیام پیشفرض راهنما ارسال بشه، یا هر بار که یه کلمه کلیدی خاص (مثلاً #بحران
) توی کانال استفاده شد، به مدیر تیم یه پیام هشدار خاصی ارسال بشه. انجام دستی این کارها خستهکننده و مستعد خطاست. Workflow Builder با یه رابط کاربری سادهِ کشیدنی و رهاکردنی (Drag & Drop) به شما اجازه میده این گردشها رو بسازید. شما تعریف میکنید: رویداد محرک چیه؟ (مثلاً یه پیام جدید حاوی کلمهی X، یا ورود کاربر جدید به کانال). بعد تعیین میکنید چه اقداماتی باید انجام بشه؟ (مثلاً ارسال پیام به کاربر، ارسال پیام به کانال دیگه، ارسال ایمیل، تغییر وضعیت کاربر و…). این ابزارهای مترموست برای اتوماسیون، زمان تیم رو برای کارهای ارزشمندتر آزاد میکنه و دقت رو هم بالا میبره. میتونید گردشهای کاری پیچیدهتری هم بسازید، مثلاً یه سیستم جمعآوری فیدبک ساده یا یه روند ثبت درخواست مرخصی اولیه.
یکی از بزرگترین چالشهای هر پلتفرم ارتباطی شلوغ، مدیریت نوتیفیکیشنهاست. اگر تنظیمات درستی نداشته باشید، مدام با هشدارهای لپتاپ و موبایل بمباران میشید و تمرکزتون به کلی از بین میره. اینجاست که ابزارهای مترموست برای مدیریت هوشمند نوتیفیکیشن به دادتون میرسن. مترموست تنظیمات خیلی دقیقی برای این بخش داره. فقط کافیه برید به تنظیمات شخصیتون (Your Profile > Notifications). اینجا میتونید دقیقاً مشخص کنید: کدوم کانالها یا کلمات کلیدی انقدر مهم هستن که حتی اگه حالت Do Not Disturb هم فعال باشه، نوتیفیکیشن بفرسته (مثلاً @تیم
یا #اورژانس
). میتونید تعیین کنید برای کدوم کانالها فقط وقتی منشن بشید (@username
) نوتیف بگیرید، و برای کدوم کانالهای عمومی و شلوغ، فقط خلاصهی فعالیتها رو هر ساعت یا روز دریافت کنید (Digest). حتی میتونید برای زمانهای استراحت یا تعطیلات، یه بازه زمانی Do Not Disturb تنظیم کنید که فقط نوتیفیکیشنهای خیلی ضروری بتونن بهتون برسن. استفاده درست از این ابزارهای مترموست مرتبط با نوتیفیکیشن، تفاوت بین یه تجربه کاری متمرکز و آرام و یه تجربه پر از استرس و حواسپرتی رو مشخص میکنه. شما کنترل رو به دست میگیرید، نه نوتیفیکیشنها!
توی یه تیم فعال، تاریخچهی گفتگوها، فایلها، لینکها و تصمیمات تو مترموست میتونه خیلی سریع انبوه بشه. پیدا کردن یه پیام خاص، یه تصمیم قدیمی، یا یه فایلی که ماه پیش فرستاده بودید، اگه جستجوی خوبی نداشته باشید، میتونه مثل کابوس باشه. خوشبختانه، مترموست یه ابزار مترموست فوقالعاده برای جستجو داره که خیلی از کاربران از قدرت واقعیش بیخبرن! کافیه اون کادر جستجوی بالای صفحه رو کلیک کنید. اینجا میتونید با عملگرهای مختلف، جستجوتون رو دقیقتر کنید. مثلاً:
from:username
: فقط پیامهای ارسال شده توسط فلان کاربر رو پیدا کن.
in:کانال-نام
: فقط تو کانال خاصی بگرد.
on:2023-08-19
: فقط پیامهای تاریخ مشخص رو نشون بده.
has:link
یا has:file
: فقط پیامهای حاوی لینک یا فایل رو پیدا کن.
"عبارت دقیق"
: دنبال همین عبارت دقیق با همین ترتیب کلمات بگرد.
حتی میتونید چندتا رو باهم ترکیب کنید، مثلاً: from:پارسا in:پروژه-اکس has:file after:2024-01-01
یعنی “فایلهایی که پارسا از اول فروردین سال جاری تو کانال پروژه اکس فرستاده”. یادگیری این عملگرها، یکی از ارزشمندترین مهارتها برای استفاده حرفهای از ابزارهای مترموست هستش و میتونه ساعتها زمان تلفشده برای گشتن بیهوده رو به شما برگردونه.
اشتراکگذاری فایل تو کانالها طبیعیه، اما مشکل وقتی پیش میاد که بخواید بعداً فایل خاصی رو پیدا کنید. اون فایل مهم گزارش آخر ماه کدوم کانال بود؟ زیر کدوم پیام فرستاده شد؟ ورژن ۳ فایل طرح فلان کجاست؟ ابزارهای مترموست مثل “کتابخانه فایلها” این مشکل رو حل میکنن. با کلیک روی ایکون “Files” (معمولاً کنار کادر جستجو)، وارد یه محیط میشید که همه فایلهای آپلود شده تو فضای مترموست رو میتونید ببینید – مثل یه مخزن مرکزی. اینجا فیلترهای قدرتمندی دارید: میتونید بر اساس تاریخ آپلود، نوع فایل (عکس، پیدیاف، ورد، اکسل و…)، فرد آپلودکننده و حتی کانالی که فایل توش آپلود شده، جستجو کنید. این ابزارهای مترموست برای مدیریت فایل، به خصوص برای مستندات پروژه، گزارشهای ماهانه، تصاویر محصولات یا فایلهای آموزشی تیم، واقعاً نجاتدهندهست. دیگه لازم نیست کل تاریخچه کانال رو برای پیدا کردن یه فایل ورق بزنید. همه چیز مرتب، قابل جستجو و در دسترس همه افراد مجاز هستش. این ویژگی، به خصوص در کنار فضای ذخیرهسازی اختصاصی سرور خودتون، امنیت و دسترسیپذیری فایلها رو تضمین میکنه.
برای مدیران تیم یا مدیران فناوری اطلاعات (IT)، داشتن دید دقیق از نحوه استفاده از پلتفرمهای ارتباطی حیاتیه. مترموست با ابزارهای مترموست مربوط به گزارشگیری و آنالیتیکس، این نیاز رو به خوبی پوشش میده (البته معمولاً در نسخه Enterprise یا با پلاگینهای خاص). این ابزارها گزارشهای جامعی ارائه میدن، مثل: تعداد پیامهای ارسال شده در کانالهای مختلف، فعالترین کاربران، ساعات اوج فعالیت تیم، تعداد فایلهای آپلود شده، وضعیت اتصال کاربران و… . این دادهها چند تا کاربرد خیلی مهم دارن: اولاً به مدیران کمک میکنن سلامت و سطح تعامل تیم رو بسنجن. آیا بعضی کانالها بیش از حد شلوغن و نیاز به تقسیم دارن؟ آیا بعضی کاربران فعالیت کمی دارن؟ ثانیاً برای تیمهای فناوری اطلاعات مفیده تا پرفورمنس سرور رو مانیتور کنن و منابع رو بر اساس نیاز واقعی تنظیم کنن (مثلاً اگر حجم فایلها خیلی زیاده، شاید نیاز به افزایش فضای ذخیرهسازی باشه). ثالثاً، این گزارشها میتونن برای ارزیابی اثربخشی ارتباطات داخلی و حتی رعایت سیاستهای شرکت مورد استفاده قرار بگیرن. استفاده از این ابزارهای مترموست تحلیلی، تصمیمگیریهای مدیریتی رو از حالت شهودی خارج میکنه و بر پایه دادههای واقعی قرار میده.
شاید بگید این که یه ابزار اضافه نیست، خودِ پلتفرمه! اما نحوه استفاده از اپهای موبایل و دسکتاپ مترموست، خودش میتونه مثل استفاده از یه ابزار مترموست مجزا باشه که تجربه کاربری رو کاملاً متحول کنه. اپهای رسمی مترموست (برای اندروید، iOS، ویندوز، مک و لینوکس) طراحی خیلی خوبی دارن و تقریباً همه قابلیتهای نسخه وب رو به شما ارائه میدن. اهمیتش چیه؟ اولاً امکان دسترسی لحظهای: وقتی خارج از دفتر هستید یا در حال حرکت، میتونید به راحتی پیامها رو چک کنید، در بحثها شرکت کنید، فایلها رو ببینید یا حتی در تماسهای ویدیویی شرکت داشته باشید. ثانیاً، مدیریت نوتیفیکیشنها تو موبایل خیلی حرفهایتره و میتونید دقیقاً مشخص کنید کدوم کانالها روی موبایل بهتون نوتیف بدهند. ثالثاً، پشتیبانی از حالت Do Not Disturb سراسری (که روی همه دستگاههاتون همگامسازی میشه). نکته مهم امنیتی: چون شما خودمیزبان هستید، اطلاعات توی اپ موبایل هم به سرور خودتون متصل میشه، نه سرورهای عمومی، که این مساله امنیت ارتباطات موبایلی رو هم تضمین میکنه. استفاده از این اپها رو جدی بگیرید؛ اونها یکی از ارکان اصلی همیشهمتصل بودن ایمن و موثر تیمتون هستن.
خب دوستان، رسیدیم به انتهای این سفر اکتشافی در دنیای ابزارهای مترموست. همونطور که دیدید، Mattermost خیلی بیشتر از یه مسنجر ساده برای چت کردنه. این پلتفرم با مجموعهای غنی و قدرتمند از ابزارهای مترموست – از تگهای هوشمند و یکپارچهسازیهای حیاتی گرفته تا اتوماسیون گردش کار، مدیریت نوتیفیکیشن و جستجوی پیشرفته – این پتانسیل رو داره که به مرکز عصبی و واقعی همکاری تیمتون تبدیل بشه. نکته کلیدی اینه که فقط به امکانات پایه بسنده نکنید. وقت بذارید و این ابزارها رو کشف کنید، امتحانشون کنید و به اعضای تیم آموزش بدید. مطمئن باشید با پیادهسازی و استفاده درست از این ابزارهای مترموست، شاهد تحول چشمگیری در سرعت انجام کارها، شفافیت اطلاعات، تمرکز اعضا و در نهایت، رضایت کلی تیم خواهید بود. اونوقته که تیمتون واقعاً به یه تیم ابرقهرمانی با قدرتهای ویژه تبدیل میشه! پس دست به کار بشید، تنظیمات رو بررسی کنید، یکپارچهسازیها رو فعال کنید و از قدرت واقعی Mattermost لذت ببرید. موفق باشید!
در خبرنامه ما مشترک شوید و آخرین اخبار و به روزرسانی های را در صندوق ورودی خود مستقیماً دریافت کنید.
دیدگاه بگذارید