07
مهشیرپوینت برای بسیاری از کاربران، در اولین مواجهه، به عنوان یک فضای مجازی مشترک برای تیمها ظاهر میشود. این فضا جایگزینی دیجیتال برای اتاقهای جلسه یا تابلوهای اعلانات فیزیکی است. کاربران میتوانند در این محیط مرکزی، علاوه بر ذخیره فایل، اخبار تیم را دنبال کنند، رویدادهای مهم را در تقویم مشترک ببینند و لیست وظایف پروژه را رصد کنند. این تمرکز اطلاعات، از پراکندگی و سردرگمی ناشی از استفاده از کانالهای متعدد مانند ایمیل، پیامرسانهای مختلف و درایوهای شخصی میکاهد.
در این محیط، هر تیم میتواند سایتی اختصاصی داشته باشد که متناسب با فعالیتهایش طراحی و سازماندهی شده است. برای مثال، سایت تیم فروش ممکن است بخشهای مخصوص قراردادها، گزارشهای هفتگی و معرفی محصولات داشته باشد، در حالی که سایت تیم پشتیبانی بر پایهی پایگاه دانش و درخواستهای مشتریان بنا شود. این سفارشیسازی اولیه، معمولاً توسط مدیر یا سرپرست تیم انجام میشود، اما کاربران نهایی از ساختار منطقی و منظم آن بهره میبرند.
نکته کلیدی برای کاربر این است که بداند اینجا “منبع اصلی” اطلاعات است. به جای پرسش مکرر از همکاران درباره آخرین نسخه یک سند یا تاریخ جلسه، میتواند به این سایت مراجعه کند. این موضوع به مرور زمان فرهنگ “اول مرکز تیم را ببین” را در سازمان ایجاد میکند، که خود گام بزرگی در جهت شفافیت و کارایی است. کاربر نیازی به دانستن جزئیات فنی ندارد، بلکه باید بیاموزد که چگونه این فضای مشترک را به عنوان نقطه آغاز فعالیتهای تیمی خود ببیند.
یکی از ملموسترین اجزای شیرپوینت برای هر کاربر، کتابخانههای مستندات است. در نگاه اول شبیه به پوشههای ویندوز یا درایوهای شبکه به نظر میرسند، اما قابلیتهایی فراتر از ذخیرهسازی ساده ارائه میدهند. هر فایل آپلود شده، علاوه بر خود محتوا، دارای صفحهای اطلاعاتی است که میتوان آن را با جزئیات مانند نام نویسنده، تاریخ ویرایش، وضعیت تأیید و یا واژگان کلیدی مرتبط غنی کرد. این اطلاعات اضافی، جستجو و فیلتر کردن را بسیار قدرتمند میسازد.
کاربر میتواند از شر ارسال فایلهای سنگین به صورت پیوست ایمیل رها شود. به جای آن، فقط کافی است لینک فایل را در شیرپوینت کپی کرده و برای همکاران بفرستد. این کار نه تنها حجم صندوق ایمیل را کاهش میدهد، بلکه اطمینان میدهد که همه افراد همیشه روی آخرین نسخه فایل کار میکنند. همچنین، با ویژگی تاریخچه نسخهها، در صورت بروز هرگونه خطا یا نیاز به بازگشت به نسخه قبلی، این امکان به سادگی فراهم است بدون اینکه فایلهای متعدد و نامگذاری شدهای مانند “پروژه_نسخه_نهایی_ویرایش_شده_جدید” روی سیستم داشته باشد.
مدیریت دسترسی نیز در همین کتابخانهها به وضوح دیده میشود. کاربر ممکن است متوجه شود که به برخی پوشهها فقط دسترسی مشاهده دارد، اما میتواند در پوشهای دیگر فایل آپلود یا ویرایش کند. این سطحبندی ظریف دسترسی، که توسط مدیران تنظیم شده، امنیت اطلاعات را تضمین میکند. از دید کاربر نهایی، این به معنای اطمینان از این است که اطلاعات حساس در اختیار افراد نامربوط قرار نمیگیرد، و در عین حال فضای کافی برای مشارکت در حوزههای مربوطه خود دارد.
یکی از نقاط قوتی که پذیرش شیرپوینت را برای کاربران نهایی آسانتر میکند، یکپارچگی عمیق آن با مجموعه نرمافزارهای آفیس است. کاربران میتوانند مستقیماً از درون محیط شیرپوینت، یک سند ورد جدید ایجاد کنند، یا فایل اکسل موجود را باز کنند. این کار بدون نیاز به نصب برنامههای سنگین روی سیستم و تنها با استفاده از نسخه تحت وب این نرمافزارها (Office Online) یا با باز کردن فایل در برنامه دسکتاپ انجام میشود. این یکپارچگی، احساس تداوم و پیوستگی در کار ایجاد میکند.
علاوه بر این، شیرپوینت اغلب با دیگر ابزارهای ارتباطی سازمانی مانند تیمز (Microsoft Teams) به طور کامل ادغام شده است. کاربر میتواند یک تب شیرپوینت را درون کانال تیمز خود اضافه کند تا دسترسی به اسناد پروژه بدون ترک محیط گفتگو ممکن شود. همچنین، امکان اشتراکگذاری آسان فایلهای شیرپوینت در ایمیلهای اوتلوک وجود دارد. این پیوند ناگسستنی، شیرپوینت را از یک ابزار مجزا به بخشی طبیعی از مجموعهابزارهای دیجیتالی کاربر تبدیل میکند.
برای کاربری که ممکن است از پیچیدگی احتمالی پلتفرم هراس داشته باشد، این یکپارچگی نقطه اتکای مهمی است. او میتواند کار خود را با ابزارهای آشنا مانند ورد آغاز کند و به تدریج با امکانات گستردهتر محیط سایت شیرپوینت آشنا شود. کاهش نیاز به جابجایی بین پنجرهها و برنامههای کاملاً متفاوت، تمرکز را افزایش میدهد و سردرگمی را کاهش میدهد. در واقع، شیرپوینت در پشت صحنه، بستری یکپارچه فراهم میکند که ابزارهای محبوب کاربران را به هم متصل میکند.
همچنین بخوانید: شیرپوینت من چرا اینقدر اعصابخرده؟
فرآیند اشتراکگذاری در این پلتفرم به گونهای طراحی شده که برای کاربران نهایی بسیار شهودی و سریع باشد. در کنار هر فایل، پوشه یا حتی صفحه سایت، دکمهای با عنوان «اشتراکگذاری» وجود دارد. با کلیک بر روی آن، پنجرهای باز میشود که کاربر میتواند آدرس ایمیل همکاران خود را وارد کرده یا از لیست افراد سازمان انتخاب کند. این سادگی، نیاز به کپی فایل و ارسال آن از طریق روشهای دیگر را از بین میبرد و یک مسیر استاندارد و ردیابیپذیر برای توزیع اطلاعات ایجاد میکند.
کاربر به هنگام اشتراکگذاری میتواند سطح دسترسی را نیز تعیین کند. گزینههایی مانند «میتوانند ویرایش کنند» یا «فقط میتوانند مشاهده کنند» به او این امکان را میدهد تا میزان مشارکت دیگران را کنترل نماید. این ویژگی برای مواقعی که یک سند نیاز به بازبینی دارد (دسترسی مشاهده) یا قرار است به صورت گروهی تکمیل شود (دسترسی ویرایش) بسیار حیاتی است. کاربر نهایی بدون نیاز به دانش فنی خاص، میتواند مالکیت اطلاعات خود را مدیریت کند.
علاوه بر این، میتوان لینک مستقیمی برای فایل یا پوشه ایجاد کرد که قابل ارسال در چتهای تیمی یا دیگر کانالها است. کاربر میتواند این لینک را طوری تنظیم کند که برای افراد داخل سازمان بدون نیاز به وارد کردن رمز عبور کار کند، یا برای اشتراک با افراد خارج از سازمان، محدود به رمز عبور و تاریخ انقضا باشد. این انعطافپذیری، این ابزار را به انتخابی امن و کارآمد برای انواع سناریوهای همکاری تبدیل مینماید.
مدیریت دسترسی در نگاه اول ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما برای کاربر نهایی عموماً به صورت مجوزهای مشخصی که دریافت میکند تجربه میشود. معمولاً این سطوح از بالا به پایین به صورت «مالک»، «ویرایشگر»، «مشارکتکننده» و «مشاهدهکننده» تعریف میشوند. یک کاربر ممکن است در سایت تیم فروش «ویرایشگر» باشد و بتواند فایلها را اضافه و تغییر دهد، اما در سایت تیم مالی فقط «مشاهدهکننده» باشد و حق هیچ تغییری نداشته باشد.
این تفکیک دسترسی، حس نظم و امنیت ایجاد میکند. کاربر میداند که اطلاعات حساس تیم دیگران را نمیتواند تغییر دهد و در عین حال، فضای تیم خودش برای مشارکت آزادانه باز است. این موضوع از بروز اشتباهات ناخواسته، مانند پاک شدن یا تغییر نادرست یک فایل مهم توسط فردی غیرمسئول، جلوگیری میکند. درک این ساختار کمک میکند تا کاربر بداند در کجا مسئولیت مستقیم دارد و در کجا فقط یک ناظر است.
وقتی کاربر سعی کند عملی خارج از سطح مجوز خود انجام دهد (مثلاً حذف فایلی که فقط مجوز مشاهده آن را دارد)، سیستم به صورت خودکار به او هشدار میدهد و از عمل جلوگیری میکند. این بازخورد فوری، به یادگیری غیرمستقیم سطوح دسترسی کمک میکند. در بسیاری از سازمانها، مدیران سایت یا سرپرستان تیم هستند که این سطوح را بر اساس نقشهای شغلی تنظیم میکنند و کاربر نهایی معمولاً نیازی به تنظیم دسترسیهای پیچیده ندارد.
گاه ممکن است کاربر برای دسترسی به سایت یا فایلی که به آن نیاز دارد، مجوز لازم را نداشته باشد. در این حالت، معمولاً گزینه «درخواست دسترسی» در صفحه نمایش داده میشود. با کلیک بر روی آن، یک درخواست همراه با پیام اختیاری برای مدیر سایت ارسال میشود. این فرآیند رسمی و ثبتشده، جایگزین خوبی برای درخواستهای شفاهی یا متنی در پیامرسانها میشود که ممکن است فراموش شوند.
از سوی دیگر، کاربر میتواند فعالیتهای انجام شده روی محتوای اشتراکگذاری شده خود را پیگیری کند. به عنوان مثال، اگر فایلی را برای بازبینی به همکاری ارسال کرده باشد، میتواند ببیند که آیا آن فایل باز شده است یا خیر. همچنین، بخش «تاریخچه نسخه» به او نشان میدهد که چه کسی و در چه زمانی تغییراتی در سند ایجاد کرده است. این شفافیت، مدیریت پروژههای گروهی را بسیار آسانتر میسازد و ابهام در مورد مسئولیت ویرایشها را کاهش میدهد.
این قابلیتهای مدیریتی، حس کنترل و اطمینان را به کاربر نهایی منتقل میکند. او میداند که فرآیند اشتراکگذاری، رها کردن فایل در فضایی بیثبات نیست، بلکه عملی قابل ردیابی و مدیریت است. این امر به ویژه در محیطهای کاری که امنیت اطلاعات و پاسخگویی مهم است، بسیار ارزشمند تلقی میشود و مشارکت را در چارچوبی ایمن و ساختاریافته ممکن میسازد.
یکی از برجستهترین ویژگیها از نگاه کاربر، جستجوی یکپارچه و پیشرفته آن است. کادر جستجو که معمولاً در بالای همه صفحات قرار دارد، دروازهای برای دسترسی به تمام اطلاعات مرتبط است. کاربر میتواند عبارتی را جستجو کند و نتایج شامل فایلها، صفحات سایت، لیستها، ایمیلهای مرتبط در Outlook و حتی پستهای همکاران در شبکههای سازمانی را به صورت یکجا مشاهده کند. این یکپارچگی، نیاز به جستجو در مکانهای مختلف را از بین میبرد.
موتور جستجو فراتر از نام فایلها عمل میکند و محتوای درون اسناد ورد، اکسل، پاورپوینت و فایلهای PDF را نیز ایندکس و بررسی میکند. برای مثال، جستجوی عبارت «طرح بودجه فصل بهار» ممکن است فایلی با نام کاملاً متفاوت اما حاوی آن عبارت در پاراگرافی از گزارش را نیز پیدا کند. این عمق در جستجو، احتمال یافتن اطلاعات مورد نظر را به طور چشمگیری افزایش میدهد و کاربر را از وابستگی به حافظه افراد برای یافتن فایلها رها میسازد.
همچنین، فیلترهای پیشرفته پس از نمایش نتایج جستجو، به کاربر کمک میکنند تا حوزه جستجو را محدودتر کند. او میتواند نتایج را بر اساس نوع فایل (مثلاً فقط پاورپوینت)، فرد ویرایشکننده، تاریخ تغییر، یا مکان فایل (کدام سایت) فیلتر نماید. این ابزارها، به خصوص در سازمانهای بزرگ با حجم انبوهی از اطلاعات، از ضروریات است و به کاربر کمک میکند تا در زمان کوتاهی به دقیقترین نتیجه دست یابد.
متادیتا یا «اطلاعات درباره اطلاعات»، مفهوم کلیدی است که قدرت جستجو و سازماندهی را چندین برابر میکند. کاربر نهایی ممکن است به صورت عملی با آن در قالب «ستونها» در کتابخانه اسناد روبرو شود. به عنوان مثال، در کتابخانه قراردادها، علاوه بر نام فایل، ستونهایی برای «شماره قرارداد»، «نام مشتری»، «تاریخ انقضا» و «وضعیت» وجود دارد. کاربر هنگام آپلود فایل یا بعد از آن، میتواند این فیلدها را پر کند.
پر کردن این اطلاعات اضافی، در ابتدا ممکن است کمی زمانبر به نظر برسد، اما در درازمدت باعث صرفهجویی قابل توجهی در زمان میشود. با استفاده از این متادیتا، کاربر میتواند بدون حتی باز کردن یک فایل، تمام قراردادهای منقضی شده در سال جاری یا تمام قراردادهای مرتبط با یک مشتری خاص را با استفاده از فیلترها به سرعت جدا کند. این امر سازماندهی پویا و قدرتمندی را ایجاد میکند که وابسته به ساختار سلسله مراتبی پوشهها نیست.
علاوه بر ستونهای سفارشی، قابلیت «برچسبها» یا «کلمات کلیدی» نیز وجود دارد که کاربر میتواند برای فایل خود وارد نماید. این برچسبها مانند کلمات کلیدی در یک مقاله عمل میکنند و ارتباطات مفهومی بین فایلهای مختلف را ایجاد میکنند. فرهنگسازی برای تکمیل این اطلاعات توسط تیم، سرمایهگذاری کوچکی است که بازدهی عظیمی در قالب بازیابی سریع و دقیق اطلاعات خواهد داشت و تجربه کاری هر کاربر را بهبود میبخشد.
کتابخانههای اسناد تنها به یک شکل ثابت نمایش داده نمیشوند. کاربر میتواند بر اساس نیاز خود، «نمای» نمایش فایلها را تغییر دهد. رایجترین نما، نمای «لیست» است که شبیه به پنجره فایل اکسپلورر است. اما نمای «کاشی» یا «گالری» برای فایلهای تصویری مناسبتر است. مهمتر از آن، امکان ایجاد «نمای شخصیسازی شده» بر اساس فیلترها و مرتبسازیهای خاص وجود دارد.
برای مثال، کاربر میتواند نمای جدیدی ایجاد کند به نام «گزارشهای تأیید نشده من» که در آن فقط فایلهایی که توسط او ایجاد شدهاند و وضعیت آنها «در انتظار تأیید» است، نمایش داده میشوند. یا نمایی برای «اسناد فوری این هفته» که بر اساس ستون «تاریخ ددلاین» فیلتر شده است. این نماها را میتوان ذخیره کرد و هر زمان به سرعت به آنها دسترسی داشت. این قابلیت، یک کتابخانه شلوغ را به داشبوردی کاربردی و شخصی برای هر فرد تبدیل میکند.
این انعطاف در نمایش، به کاربر احساس کنترل و نظم میدهد. او مجبور نیست خود را با یک ساختار نمایشی ثابت تطبیق دهد، بلکه میتواند محیط کاری دیجیتال خود را به گونهای تنظیم کند که بیشترین بازدهی را برایش داشته باشد. این ویژگی، به ویژه برای افرادی که با حجم زیادی از اسناد سروکار دارند، یک موهبت است و مانع از گم شدن اطلاعات مهم در میان انبوه فایلها میشود.
یکی از تغییردهندهترین تجربیات برای کاربر، امکان ویرایش همزمان یک سند است. در گذشته، گردش یک فایل ورد بین اعضای تیم به این شکل بود که یک نفر آن را ویرایش میکرد، با پسوند «ویرایش جدید» ذخیره و برای نفر بعدی ایمیل میکرد. این فرآیند نه تنها کند بود، بلکه همواره این نگرانی وجود داشت که آیا همه روی آخرین نسخه کار میکنند یا خیر. شیرپوینت این چالش قدیمی را به کلی برطرف کرده است.
هنگامی که کاربر یک سند ورد، اکسل یا پاورپوینت را در کتابخانه باز میکند، به صورت پیشفرض در حالت ویرایش آنلاین قرار میگیرد. در این حالت، اگر همکاران دیگر نیز همزمان فایل را باز کنند، نام آنها در نوار بالایی سند ظاهر میشود و هر کس میتواند بخشی از سند را ویرایش کند. تغییرات هر فرد به صورت بلادرنگ و اغلب با رنگهای مختلف برای هر کاربر، در صفحه دیگران نمایش داده میشود. این تجربه، همکاری را به سطحی کاملاً جدید و پویا ارتقا میدهد.
این ویژگی نه تنها برای نوشتن مستندات گروهی، بلکه برای برگزاری جلسات طوفان فکری، تدوین برنامهریزیهای مشترک در اکسل یا آمادهسازی ارائه تیمی در پاورپوینت ایدهآل است. کاربران میتوانند از نقاط مختلف و بدون نیاز به برنامهریزی قبلی برای گردش فایل، روی یک خروجی واحد کار کنند. این امر زمان تکمیل پروژهها را به شدت کاهش داده و کیفیت کار جمعی را افزایش میدهد، چرا که ایدهها بلافاصله با ترکیب دیدگاهها غنی میشوند.
همکاری تنها به ویرایش متن محدود نمیشود. کاربران میتوانند برای بخشهای خاصی از سند، «نظر» اضافه کنند. این نظر میتواند یک سوال، پیشنهاد یا درخواست توضیح باشد. دیگران میتوانند به آن نظر پاسخ دهند و یک مکالمه متمرکز حول آن بخش از محتوا شکل بگیرد. تمامی این گفتگوها در کنار سند باقی میماند و تاریخچهای از تصمیمات و مباحثات را تشکیل میدهد که بعداً قابل مرور است.
این سیستم نظرگذاری، جایگزین بسیار مناسبی برای ارسال ایمیلهای طولانی با موضوع «در مورد فایل X» میشود. تمام بحثها در جایگاه مرتبط خود (کنار پاراگراف، جدول یا تصویر مورد نظر) متمرکز میشوند. کاربر میتواند با نشانهگذاری نظر به عنوان «انجام شده»، آن را حلشده اعلام کند. این روش، پیگیری وظایف و درخواستهای کوچک درون سند را نیز ممکن میسازد و از گم شدن آنها در پیامهای دیگر جلوگیری میکند.
علاوه بر این، برای هر فایل یا آیتم در لیست، بخشی به نام «مکالمه» وجود دارد که شبیه به یک فید خبری کوچک است. کاربران میتوانند در آنجا سوالات کلی درباره فایل را مطرح کنند یا اطلاعیهای درباره بهروزرسانی آن بگذارند. این فضای گفتگو، ارتباطات را در بستر خود محتوا نگه میدارد و از پراکندگی آنها در کانالهای مختلف جلوگیری میکند، که برای کاربر نهایی به معنای متمرکز بودن تمام اطلاعات مرتبط در یک مکان است.
یکی از نگرانیهای طبیعی در حین ویرایش همزمان، امکان بروز اشتباه یا حذف ناخواسته مطالب مهم است. شیرپوینت این نگرانی را با ذخیره خودکار و مداوم تاریخچه نسخهها برطرف کرده است. سیستم به طور دورهای و همچنین با هر بار ذخیره دستی، از سند یک نسخه پشتیبان میگیرد. کاربر میتواند به راحتی به این تاریخچه دسترسی پیدا کرده و نسخههای قبلی را مشاهده یا بازیابی کند.
برای دسترسی به تاریخچه، کافی است کاربر از منوی فایل، گزینه «تاریخچه نسخه» را انتخاب کند. در پنجره باز شده، لیستی از نسخهها به همراه تاریخ، ساعت و نام شخصی که ویرایش را ذخیره کرده، نمایش داده میشود. با کلیک بر روی هر نسخه، میتوان محتوای آن زمان را مشاهده کرد و در صورت نیاز، آن را به عنوان نسخه اصلی بازیابی نمود. این قابلیت، یک بیمه کامل در برابر خطاهای انسانی یا خرابیهای نرمافزاری به شمار میرود.
این ویژگی نه تنها برای مواقع اضطراری، بلکه برای ردیابی پیشرفت کار نیز مفید است. مدیر پروژه میتواند ببیند که سند در طول زمان چگونه تکامل یافته است. همچنین، اگر اختلاف نظری درباره محتوای حذفشده پیش آید، تاریخچه نسخهها به عنوان منبعی بیطرف عمل میکند. برای کاربر نهایی، این به معنای آرامش خاطر است؛ او میداند که هیچ تغییری برگشتناپذیر نیست و میتواند با جسارت بیشتری در ویرایش و همکاری مشارکت کند.
کاربران نهایی، به ویژه سرپرستان تیم یا افراد مسئول محتوا، میتوانند بدون دانش فنی خاص، صفحات وب داخلی جذاب و کاربردی ایجاد کنند. این صفحات میتوانند به عنوان تابلو اعلانات، صفحه اصلی پروژه، پایگاه دانش یا گزارشهای داخلی مورد استفاده قرار گیرند. محیط ویرایش این صفحات، بسیار شبیه به ویرایشگرهای متنی رایج و با رابط کشیدن و رها کردن طراحی شده است که یادگیری آن را آسان میکند.
در این ویرایشگر، بخشهایی به نام «وبپارت» وجود دارد. هر وبپارت یک قطعه محتوا یا عملکرد خاص است. کاربر میتواند با کلیک بر روی علامت «+»، وبپارت مورد نظر خود را انتخاب کرده و به صفحه اضافه کند. نمونههایی از این وبپارتها عبارتند از: «متن» برای تایپ محتوا، «سند مدیا» برای نمایش یک فایل ویدیویی یا تصویری، «لیست» یا «کتابخانه» برای نمایش مستقیم یک مجموعه از آیتمها، و «تقویم» برای نشان دادن رویدادها.
با چیدن این قطعات در کنار هم، کاربر میتواند صفحهای پویا و غنی ایجاد کند. برای مثال، صفحه پروژه میتواند شامل توضیحات متنی، یک فایل پاورپوینت توضیحی تعبیهشده، لیستی از وظایف اصلی، تقویم مهلتها و لینکهای سریع به پوشههای مهم باشد. قدرت این ابزار در این است که بسیاری از این وبپارتها به دادههای واقعی موجود در سایت لینک میشوند و به طور خودکار بهروز میشوند، بنابراین صفحه همواره زنده و قابل استناد باقی میماند.
وبپارتها در واقع همان ویجتها یا ابزارکهای کوچکی هستند که کاربر میتواند برای شخصیسازی محیط کاری خود از آنها استفاده کند. این شخصیسازی میتواند در سطح صفحه اصلی سایت تیم یا حتی در داشبورد شخصی کاربر انجام شود. انتخاب و تنظیم این ویجتها معمولاً بسیار ساده است و از طریق یک پنل تنظیمات اختصاصی برای هر وبپارت انجام میگیرد.
به عنوان نمونه، کاربر میتواند وبپارت «لیست وظایف» را به صفحه اضافه کند و آن را به لیست کارهای از پیش ایجاد شده در سایت متصل نماید. یا میتواند وبپارت «اخبار سایت» را اضافه کند تا آخرین پستهای منتشر شده در بخش اخبار سایت تیم را به صورت خلاصه نمایش دهد. وبپارت «لینکهای سریع» نیز برای ایجاد یک نوار ابزار شخصی با لینک به پرکاربردترین فایلها یا صفحات خارجی بسیار مناسب است.
این قابلیت، یکسانسازی محیط کار برای همه را شکسته و به هر فرد یا تیم اجازه میدهد فضای دیجیتال خود را مطابق با گردش کار و اولویتهای خاص خود بهینه کند. یک تیم بازاریابی ممکن صفحه پر از نمودارهای تعاملی و اخبار صنعت داشته باشد، در حالی که تیم منابع انسانی صفحهای متمرکز بر فرمها و دستورالعملها ایجاد کند. این انعطاف، پذیرش و استفاده روزمره از پلتفرم را افزایش میدهد.
پس از ایجاد و تنظیم یک صفحه، کاربر میتواند آن را منتشر کند. فرآیند انتشار میتواند ساده (مستقیم) یا با گردش کار تأیید همراه باشد. به عنوان مثال، ممکن است تنظیم شده باشد که هر صفحه جدید قبل از انتشار برای بازبینی توسط مدیر ارشد تیم ارسال شود. این امر کیفیت و یکپارچگی محتوای منتشر شده را تضمین میکند. پس از انتشار، صفحه در دسترس همه اعضای دارای دسترسی به سایت قرار میگیرد.
مدیریت صفحه پس از انتشار نیز اهمیت دارد. کاربر میتواند صفحه را در هر زمان ویرایش، به تاریخ مشخصی برای انتشار مجدد زمانبندی یا آن را به حالت پیشنویس برگرداند. همچنین، ممکن است صفحاتی وجود داشته باشند که تاریخ انقضا داشته باشند، مانند صفحات مربوط به یک رویداد خاص که پس از پایان رویداد به طور خودکار بایگانی میشوند. این مدیریت چرخه حیات، از انباشته شدن صفحات بیاستفاده و کهنه جلوگیری میکند.
برای کاربر نهایی مسئول محتوا، این ابزارها حس مالکیت و مسئولیتپذیری ایجاد میکند. او میداند که میتواند به راحتی اطلاعات را در قالب جذابی ارائه دهد و آن را به روز نگه دارد، بدون اینکه وابسته به بخش فناوری اطلاعات باشد. این خودکفایی در ایجاد و بهروزرسانی محتوای داخلی، سرعت انتقال اطلاعات در سازمان را افزایش داده و ارتباطات داخلی را پویا و مؤثر میسازد.
لیستها در شیرپوینت، ابزاری فوقالعاده برای ساخت پایگاههای داده ساده و کاربردی هستند. از نگاه کاربر، یک لیست میتواند یک جدول مانند اکسل به نظر برسد، اما با قابلیتهایی بسیار بیشتر. کاربران میتوانند لیستی برای پیگیری درخواستهای مرخصی، ثبت ایدههای بهبود، مدیریت موجودی کوچک، ثبت مشکلات گزارش شده یا رصد پیشرفت کارهای پروژه ایجاد کنند. ساختار لیست با افزودن ستونهای مختلف (متنی، عددی، انتخابی، تاریخ و …) تعریف میشود.
هر ردیف در این لیست یک «آیتم» نامیده میشود و میتواند به صورت مجزا دارای پیوست، تاریخچه بحث و نظرات، و دسترسیهای خاص باشد. برخلاف اکسل که فایلی ثابت است، این لیستها چند کاربره هستند و چندین نفر میتوانند به طور همزمان دادههای جدید وارد کنند یا آیتمها را ویرایش کنند بدون نگرانی از تداخل در کار. همچنین، نمایش این لیستها قابل سفارشیسازی است (مانند کتابخانه اسناد) و میتوان فیلترها و نماهای مختلفی برای آنها تعریف کرد.
ایجاد یک لیست معمولاً از طریق یک قالب از پیش طراحی شده شروع میشود که کاربر میتواند آن را مطابق نیاز خود تغییر دهد. رابط کاربری برای اضافه کردن ستونهای جدید بسیار ساده است و نیازی به دانش پایگاه داده ندارد. این دسترسی آسان به ابزارهای ساخت ساختارهای دادهای، توانایی کاربران نهایی را برای ساماندهی فرآیندهای کاری بدون وابستگی به توسعهدهندگان، به میزان قابل توجهی افزایش میدهد.
گردش کار، موتور اتوماسیون فرآیندها در شیرپوینت است. از دید کاربر نهایی، گردش کار معمولاً به این شکل عمل میکند که با رخ دادن یک رویداد (مانند ایجاد یک آیتم جدید در لیست)، یک سری اقدامات به طور خودکار یا نیمهخودکار انجام میشود. نمونه کلاسیک آن، گردش کار «تأیید» است: کاربر یک درخواست (مثلاً یک سند یا یک آیتم در لیست درخواست مرخصی) را ایجاد میکند و سیستم به طور خودکار آن را برای تأیید به مدیر کاربر ارسال میکند.
گردش کار میتواند شامل ارسال ایمیلهای اطلاعرسانی، بهروز کردن وضعیت یک آیتم، کپی کردن اطلاعات در لیست دیگر، یا انتظار برای اقدام یک فرد خاص باشد. این فرآیندها که قبلاً به صورت دستی و پرخطا انجام میشدند، اکنون به صورت استاندارد و ردیابیپذیر اجرا میشوند. کاربر نهایی که گردش کاری را آغاز میکند، معمولاً فقط باید آیتم را ایجاد کرده و گزینه «این گردش کار را آغاز کن» را بزند و سپس سیستم راهنمای او میشود.
وجود این قابلیت، کارهای تکراری و روتین اداری را کاهش میدهد و اطمینان میدهد که فرآیندها طبق روال تعریف شده و بدون جا انداختن مرحلهای پیش میروند. برای کاربر، این به معنای شفافیت بیشتر است؛ او میتواند در هر لحظه وضعیت درخواست خود را (مثلاً «در حال تأیید توسط مدیر»، «تأیید شده»، «رد شده») ببیند و بداند دقیقاً در کجای فرآیند قرار دارد، بدون نیاز به پیگیری مستقیم و شفاهی.
برای نیازهای پیچیدهتر، شیرپوینت با Power Platform (شامل Power Apps، Power Automate و Power BI) یکپارچه شده است. کاربران نهایی با مهارتهای کمی بیشتر یا «سازندگان شهروند» میتوانند از این ابزارها برای گسترش قابلیتهای لیستها و گردش کارها استفاده کنند. برای مثال، با Power Apps میتوان یک اپلیکیشن موبایل یا وب ساده برای ثبت دادهها در لیست ایجاد کرد که رابط کاربری بهتری از فرم پیشفرض شیرپوینت ارائه میدهد.
با Power Automate (که قبلاً Microsoft Flow نام داشت) میتوان گردش کارهای پیچیدهتری ساخت که نه تنها درون شیرپوینت، بلکه بین شیرپوینت و صدها سرویس دیگر مانند ایمیل، شبکههای اجتماعی، سرویسهای ابری و … ارتباط برقرار کنند. مثلاً میتوان تنظیم کرد که وقتی وضعیت یک آیتم در لیست به «تکمیل شده» تغییر کرد، به طور خودکار یک ایمیل تشکر به مشتری ارسال شود و یک رکورد در یک نرمافزار دیگر نیز به روز شود.
اگرچه این سطح از یکپارچهسازی ممکن است برای همه کاربران معمولی نباشد، اما نشاندهنده پتانسیل بالای پلتفرم برای رشد است. سازمانها میتوانند با استفاده از این ابزارها توسط پرسنل غیرفنی، راهحلهای سفارشی قدرتمندی ایجاد کنند که بهرهوری را به شدت افزایش میدهد. برای کاربر نهایی عادی، خروجی این تلاشها معمولاً به شکل یک فرآیند روانتر، یک فرم ورود داده آسانتر یا یک داشبورد گزارشگیری زیباتر تجربه میشود.
کاربران امروزی انتظار دارند به ابزارهای کاری خود از خانه، در حال سفر یا از تلفن همراه دسترسی داشته باشند. شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم تحت وب، این نیاز را به خوبی برآورده میکند. کاربر میتواند با مرورگر اینترنتی روی هر کامپیوتری و با وارد کردن آدرس سایت سازمان و نام کاربری/رمز عبور خود، به تمام محتوا و ابزارهای سایت تیم خود دسترسی پیدا کند. این انعطاف، محدودیت مکان فیزیکی را از بین میبرد.
علاوه بر این، اپلیکیشنهای موبایل رسمی برای سیستم عاملهای iOS و Android وجود دارد. این اپلیکیشنها امکان مشاهده سایتها، جستجو، مطالعه فایلها، مشارکت در بحثها و حتی ویرایش ساده اسناد را از طریق تلفن همراه فراهم میکنند. اگرچه ممکن است انجام کارهای پیچیده در تلفن همراه چندان ایدهآل نباشد، اما برای بررسی سریع یک سند، دریافت اطلاعیه یا تأیید یک درخواست در حال حرکت، بسیار مناسب هستند.
همگامسازی با OneDrive for Business نیز پلی برای کار آفلاین ایجاد میکند. کاربر میتواند کتابخانههای مهم را با رایانه شخصی خود همگام کند تا حتی در صورت عدم اتصال به اینترنت نیز به فایلها دسترسی داشته باشد و تغییرات را اعمال کند. به محض اتصال مجدد به اینترنت، همه تغییرات به طور خودکار همگام میشوند. این قابلیت، تداوم کار را تضمین کرده و آن را به بخشی طبیعی و همیشه در دسترس از زندگی دیجیتالی کاربر تبدیل مینماید.
برای اینکه کاربر مجبور نباشد دائماً به سایت سر بزند تا ببیند آیا اتفاق جدیدی افتاده است یا خیر، سیستم مکانیسمهای مختلف اطلاعرسانی را ارائه میدهد. کاربر میتواند برای لیستها، کتابخانهها یا حتی آیتمها و فایلهای خاص، «هشدار» تنظیم کند. به عنوان مثال، میتواند مشخص کند که هر زمان فایلی در پوشه خاصی اضافه یا تغییر کرد، یا آیتمی در لیست با وضعیت خاصی بهروزرسانی شد، یک ایمیل دریافت کند.
این هشدارها کاملاً قابل تنظیم هستند؛ کاربر میتواند انتخاب کند که چه نوع تغییری (افزودن، تغییر، حذف) و با چه زمانی (بلافاصله، خلاصه روزانه، خلاصه هفتگی) برایش اطلاعرسانی شود. این امر کمک میکند تا کاربر بر روی مواردی که برایش مهم است متمرکز بماند و از غرق شدن در انبوه اطلاعات جلوگیری کند. دریافت یک ایمیل حاوی لینک مستقیم به فایل تغییر یافته بسیار کارآمدتر از جستجوی روزانه در پوشهها است.
علاوه بر هشدارهای سنتی، قابلیتهای نوینتری مانند «فید فعالیت» در اپلیکیشن موبایل یا بخش «اخبار من» در وب، وجود دارد که فعالیتهای همکاران، بهروزرسانیهای سایتهای دنبالشده و محتوای مرتبط را به صورت یک جریان خبری شخصیسازی شده نمایش میدهد. این ابزارها، شیرپوینت را از یک مخزن اطلاعات ایستا به یک محیط پویا و اجتماعی تبدیل میکنند که کاربر را در جریان امور قرار میدهد.
یکی از اهداف اصلی شیرپوینت، متمرکز کردن ارتباطات کاری مهم در یک بستر مدیریتشده است. کاربران به مرور میآموزند که به جای ارسال فایل به صورت پیوست ایمیل، لینک فایل در شیرپوینت را به اشتراک بگذارند. به جای بحث طولانی در ایمیل درباره جزئیات یک سند، از قابلیت نظردهی درون سند استفاده کنند. به جای ارسال پیام در گروههای عمومی پیامرسان برای درخواست یک فرم، به سایت تیم مربوطه مراجعه کرده و آن را دانلود کنند.
این تغییر رفتار، اگرچه نیازمند عادتپذیری است، اما مزایای زیادی دارد: حجم صندوق ایمیل کاهش مییابد، نسخهای واحد و بهروز از اسناد وجود دارد، اطلاعات مهم در پلتفرمهای شخصی و غیرقابل ردیابی گم نمیشوند و دانش سازمانی به طور ساختاریافته در سایتها انباشته میشود. برای کاربر، این به معنای کاهش سردرگمی و صرفهجویی در زمان جستجو برای یافتن آخرین نسخه یا آخرین نظر است.
شیرپوینت به عنوان «منبع حقیقت» عمل میکند. وقتی کاربر در جلسهای شرکت میکند یا پروژهای را تحویل میگیرد، میداند که باید به سایت مربوطه مراجعه کند تا مستندات، برنامهها و تاریخچه تصمیمات را ببیند. این فرهنگ، وابستگی به حافظه فردی یا ارتباطات شفاهی ناپایدار را کاهش میدهد و سازمان را قادر میسازد تا دانش را به صورت نظاممند حفظ و منتقل کند.
همچنین بخوانید: وقتی کارفرما از شما یک کار معمولی با شیرپوینت میخواهد!
امنیت برای کاربر نهایی اغلب یک مفهوم انتزاعی است تا زمانی که اتفاقی نیفتد. شیرپوینت با ارائه یک سری مکانیسمهای محسوس، این اطمینان را به کاربر میدهد. اولین و سادهترین لایه امنیت، همان سیستم کنترل دسترسی است که کاربر به وضوح آن را هنگام اشتراکگذاری میبیند. او مطمئن است که افراد خارج از تیم یا سازمانش نمیتوانند به اطلاعاتی که او به اشتراک نگذاشته است، دسترسی پیدا کنند.
تمام ارتباطات بین دستگاه کاربر و سرورهای شیرپوینت به طور پیشفرض رمزگذاری شده است (با استفاده از HTTPS). این بدان معناست که حتی اگر کاربر از یک شبکه Wi-Fi عمومی استفاده کند، محتوای فایلها و اطلاعات او در برابر استراق سمع محافظت میشود. همچنین، دادهها در مراکز داده امن مایکروسافت ذخیره میشوند که از استانداردهای بالای امنیتی فیزیکی و منطقی برخوردارند. کاربر میتواند با خیال راحت اسناد مهم را در آنجا نگهداری کند.
علاوه بر این، ویژگیهایی مانند «شناسایی اطلاعات حساس» وجود دارد که میتواند به طور خودکار شماره کارتهای اعتباری، شمارههای ملی یا سایر الگوهای اطلاعات محرمانه را در اسناد شناسایی کرده و به مدیران هشدار دهد یا دسترسی به آنها را محدود کند. این قابلیتها که در پسزمینه فعال هستند، یک لایه امنیتی اضافی و نامحسوس ایجاد میکنند که از خطاهای انسانی کاربران در اشتراکگذاری ناخواسته اطلاعات حساس جلوگیری میکند.
از دست دادن اطلاعات میتواند یک کابوس برای هر کاربر باشد. شیرپوینت چند لایه محافظتی در این زمینه ارائه میدهد. اول، «سطل بازیافت» در سطح سایت وجود دارد. اگر کاربر به اشتباه فایلی یا حتی یک کل پوشه را حذف کند، میتواند به سطل بازیافت سایت مراجعه کرده و آن را بازیابی کند. این سطل معمولاً آیتمهای حذف شده را برای مدت مشخصی (مثلاً ۹۳ روز) نگه میدارد.
علاوه بر سطل بازیافت سایت، یک «سطل بازیافت دومرحلهای» نیز وجود دارد. حتی اگر کاربر آیتمی را از سطل بازیافت اصلی نیز خالی کند، این آیتمها به سطل بازیافت مرحله دوم منتقل میشوند و برای مدت زمانی دیگر توسط مدیر مجموعه سایت قابل بازیابی هستند. این مکانیسم، یک فرصت طلایی دیگر برای بازیابی اطلاعات در صورت حذف تصادفی فراهم میآورد و آرامش خاطر زیادی برای کاربر ایجاد میکند.
در سطح کلانتر، سازمانها معمولاً از سیاستهای پشتیبانگیری منظم از کل محیط شیرپوینت استفاده میکنند. این پشتیبانها توسط بخش فناوری اطلاعات مدیریت میشوند و در صورت بروز فاجعه (مانند خرابی سختافزار، حمله باجافزار یا خطای گسترده)، امکان بازگرداندن اطلاعات از یک نقطه زمانی خاص وجود دارد. کاربر نهایی ممکن است مستقیماً با این لایه تعامل نداشته باشد، اما دانستن وجود آن حس امنیت او را تقویت میکند.
بسیاری از سازمانها، به ویژه در حوزههای بهداشتی، مالی و دولتی، موظف به رعایت مقررات سختگیرانهای در مورد نگهداری و مدیریت دادهها هستند (مانند GDPR در اروپا). شیرپوینت دارای ابزارهایی است که به سازمانها کمک میکند این مقررات را رعایت کنند. از دید کاربر نهایی، این امر ممکن است به شکل سیاستهای داخلی مشخصی تجربه شود.
به عنوان مثال، ممکن است کاربر با «برچسبهای حساسیت» روبرو شود. هنگام ایجاد یا آپلود یک سند، باید برچسبی مانند «عمومی»، «محرمانه داخلی» یا «خیلی محرمانه» را به آن اختصاص دهد. این برچسبها به طور خودکار ممکن است محدودیتهای دسترسی (مانند ممانعت از چاپ یا جلوگیری از اشتراکگذاری خارجی) و یا قالبهای واترمارک را روی سند اعمال کنند. این کار به کاربر کمک میکند تا مطابق خطمشی سازمان رفتار کند.
همچنین، ممکن است سیاستهای «نگهداری» (Retention) وجود داشته باشد که به طور خودکار تعیین میکند یک سند یا ایمیل پس از مدت معینی باید حذف یا بایگانی شود. کاربر میتواند از عمر اطلاعات خود آگاه باشد و مطمئن باشد که سازمان به صورت یکپارچه در حال مدیریت چرخه حیاط دادهها مطابق با قانون است. این ابزارها بار مسئولیت رعایت مقررات پیچیده را از دوش کاربر عادی برداشته و آن را در قالب راهنماییهای ساده و خودکار به او ارائه میدهد.
اولین تجربه کاربر در مواجهه با شیرپوینت ممکن است همراه با سردرگمی باشد. برخلاف یک برنامه ساده با منوهای محدود، شیرپوینت یک پلتفرم است که میتواند سایتها، صفحات و ابزارهای بسیار متنوعی را در خود جای دهد. کاربر ممکن است در ابتدا نداند از کجا شروع کند، چگونه بین سایتهای مختلف جابجا شود یا برخی از گزینههای منو را درک نکند. این پیچیدگی اولیه طبیعی است و با گذر زمان کاهش مییابد.
راهکار کلیدی برای غلبه بر این چالش، آموزش متمرکز بر نیازهای کاربر است. بهترین آموزشها آنهایی هستند که مستقیماً به کاربر نشان میدهند چگونه کارهای روزمره خود (مانند ذخیره فایل، پیدا کردن سند قدیمی، پر کردن فرم درخواست) را در این محیط انجام دهد. سازمانها باید از آموزشهای کلی و تئوری پرهیز کرده و به جای آن، راهنمای عملی برای سناریوهای رایج تیمها تهیه کنند. وجود یک «سایت مرکزی راهنما» با ویدیوهای کوتاه میتواند بسیار مؤثر باشد.
همچنین، کاربر باید تشویق شود که ابتدا بر روی بخشهای محدود و ضروری کار خود تسلط یابد و به تدریج به کشف سایر قابلیتها بپردازد. طراحی یک «سایت تیم آغازین» ساده و تمیز، بدون اضافه کردن وبپارتها و ابزارهای غیرضروری، میتواند ورود آرامتری را برای کاربر فراهم آورد. درک این نکته که هر سایت میتواند ظاهر و ساختار متفاوتی داشته باشد، نیز به کاهش سردرگمی کمک میکند.
یکی از بزرگترین موانع پذیرش، وابستگی کاربران به روشهای قدیمی کار است. ممکن است آنها ترجیح دهند فایلها را روی درایو شخصی خود نگهداری کنند و فقط نسخه نهایی را ایمیل کنند، یا ترجیح دهند تمام ارتباطات را در یک پیامرسان عمومی انجام دهند. تغییر این عادتها نیازمند نشان دادن مزایای ملموس و صرفهجویی در زمان است. اگر کاربر ببیند که با شیرپوینت میتواند در چند ثانیه فایلی را که هفته پیش همکارش ایجاد کرده پیدا کند، انگیزه بیشتری برای استفاده خواهد داشت.
مدیران و سرپرستان تیم نقش کلیدی در این زمینه دارند. آنها باید با مثال رهبری کنند و استفاده از شیرپوینت را به عنوان روش رسمی انجام کار ترویج دهند. به عنوان مثال، به جای ارسال فایل جلسه به صورت پیوست ایمیل، لینک فایل در شیرپوینت را در دعوتنامه جلسه قرار دهند. یا تصمیمهای تیم را در یک صفحه شیرپوینت ثبت و به آن ارجاع دهند. ایجاد جریان کاری که بدون استفاده از شیرپوینت ناقص یا دشوار باشد، میتواند کاربران را به سمت پذیرش سوق دهد.
تشویق و تقدیر از تیمها یا افرادی که از پلتفرم به نحو احسن استفاده میکنند و نتایج مثبتی گرفتهاند نیز مؤثر است. به اشتراک گذاشتن داستانهای موفقیت، مانند کاهش زمان تکمیل یک پروژه یا حل یک مشکل ارتباطی قدیمی با استفاده از ابزارهای شیرپوینت، میتواند برای دیگران الهامبخش باشد. تغییر فرهنگ، تدریجی است و نیاز به صبر و برنامهریزی دارد.
کاربران ممکن است با مسائل فنی سادهای روبرو شوند که اگر راه حل سریعی برای آنها نباشد، باعث دلسردی میشود. نمونههایی مانند مشکل در آپلود فایلهای بسیار بزرگ، عدم نمایش صحیح یک فایل خاص، گیرکردن یک گردش کار یا مشکل در دسترسی از طریق تلفن همراه. وجود یک کانال پشتیبانی سریع و پاسخگو برای این مسائل ضروری است. این کانال میتواند یک گروه پشتیبانی فنی، یک چت داخلی یا حتی یک لیست پرسش و پاسخ در خود شیرپوینت باشد.
ایجاد یک «کتابخانه راهنماهای رفع مشکل» یا «سوالات متداول» میتواند به کاربران کمک کند تا پاسخ بسیاری از سوالات ساده خود را به سرعت پیدا کنند. همچنین، تعیین «تسهیلگران شیرپوینت» در هر بخش یا تیم مفید است. این افراد کاربران علاقهمند و با تجربهتری هستند که به عنوان نقطه تماس اولیه برای سوالات همکاران خود عمل میکنند و فشار روی بخش فناوری اطلاعات مرکزی را کاهش میدهند.
سازمان باید اطمینان حاصل کند که زیرساخت فنی و پهنای باند اینترنت برای پشتیبانی از استفاده همزمان همه کاربران کافی است تا مشکلات کندی بارگذاری صفحات یا آپلود فایل، تجربه کاربران را خراب نکند. ارائه بازخورد به کاربران درباره رفع مشکلات گزارش شده نیز مهم است تا آنها بدانند صدایشان شنیده میشود و سیستم در حال بهبود است.
آینده شیرپوینت و تجربه کاربری آن به شدت با هوش مصنوعی گره خورده است. کاربران به زودی شاهد قابلیتهایی خواهند بود که کارها را بیش از پیش ساده میکنند. برای مثال، هوش مصنوعی میتواند به طور خودکار محتوای یک فایل آپلود شده را تحلیل کرده و متادیتای مناسب (مانند نوع سند، موضوع، افراد کلیدی ذکر شده) را به آن اختصاص دهد یا آن را به پوشه مربوطه پیشنهاد کند. این امر بار برچسبگذاری دستی را از دوش کاربر برمیدارد.
همچنین، جستجو به لطف هوش مصنوعی، «درک» بهتری از زمینه کاری کاربر خواهد داشت. به جای جستجوی کلمه به کلمه، سیستم میتواند منظور کاربر را بفهمد. مثلاً اگر کاربر جستجویی مانند «آن گزارش فروش هفته گذشته که علی درباره شرکت الف صحبت کرد» انجام دهد، هوش مصنوعی میتواند با تحلیل ارتباطات، افراد و متادیتا، فایل مربوطه را بیابد. داشبوردها و صفحات اصلی نیز به طور پویا محتوا و ابزارهایی را که برای هر کاربر مرتبطتر است، پیشنهاد خواهند کرد.
این تحولات، شیرپوینت را از یک پلتفرم واکنشی به یک دستیار هوشمند و پیشدست تبدیل میکند. کاربر زمان کمتری را صرف سازماندهی و جستجو میکند و زمان بیشتری را صرف تحلیل، خلاقیت و همکاری واقعی مینماید. شخصیسازی عمیق بر اساس نقش، پروژههای جاری و رفتار کاربر، تجربه کاری دیجیتال را نرم و مؤثرتر از همیشه خواهد کرد.
مرزهای بین شیرپوینت، تیمز، اوتلوک و سایر خدمات مایکروسافت در حال کمرنگتر شدن است. کاربر در آینده نزدیک، کمتر با این سرویسها به عنوان برنامههای مجزا روبرو خواهد شد و بیشتر یک «تجربه کاری یکپارچه» را احساس خواهد کرد. به عنوان مثال، یک گفتگو در تیمز میتواند به راحتی به یک صفحه شیرپوینت تبدیل شود، یا یک ایمیل در اوتلوک میتواند به عنوان یک آیتم در لیست پیگیری شیرپوینت ذخیره شود.
همچنین، قابلیتهای شیرپوینت بیشتر به شکل سرویسهای کوچک (میکروسرویس) در اختیار دیگر برنامهها قرار خواهد گرفت. این بدان معناست که کاربر میتواند قدرت مدیریت محتوا، لیستها و گردش کار شیرپوینت را مستقیماً درون برنامههای دیگری که هر روز استفاده میکند (حتی برنامههای غیرمایکروسافتی که از استانداردهای باز پشتیبانی میکنند) به کار گیرد. این یکپارچگی نامرئی، کارایی را افزایش میدهد.
برای کاربر نهایی، این ادغام به معنای کاهش چشمگیر جابجایی بین پنجرهها و تبهای مرورگر است. همه چیز در یک جریان کاری روان به هم متصل میشود. کاربر میتواند بدون ترک محیطی که در آن قرار دارد (مثلاً یک چت یا یک ایمیل)، به اطلاعات ساختاریافته شیرپوینت دسترسی یافته و اقدام لازم را انجام دهد. این یکپارچگی عمیق، شیرپوینت را به ستون فقرات نامرئی اما قدرتمند محیط کاری دیجیتال تبدیل میکند.
با ابزارهایی مانند Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) که روز به روز کاربرپسندتر میشوند، نقش کاربران نهایی در ایجاد راهحلهای دیجیتال برای مشکلات کاری خودشان پررنگتر خواهد شد. دیگر نیازی نیست برای هر درخواست کوچک یک فرم یا یک فرآیند، به بخش فناوری اطلاعات مراجعه کنند. کاربران میتوانند با آموزش مناسب، خودشان اپلیکیشنهای ساده، گردش کارهای خودکار و داشبوردهای تحلیلی ایجاد کنند.
این دموکراتیزه کردن توسعه نرمافزار، سرعت نوآوری در سازمان را افزایش میدهد. وقتی افرادی که عمیقاً یک فرآیند کسبوکار را میشناسند بتوانند مستقیماً ابزار دیجیتال آن را بسازند، نتیجه به مراتب بهینهتر و کاربردیتر خواهد بود. شیرپوینت به عنوان بستر ذخیرهسازی داده و مدیریت محتوای این راهحلها، نقش حیاتی خواهد داشت. همه این راهحلهای کوچک میتوانند از دادههای ساختاریافته در لیستهای شیرپوینت استفاده کنند.
در آینده، انتظار میرود قالبها و الگوهای آماده بیشتری برای سناریوهای رایج در صنایع مختلف در دسترس کاربران قرار گیرد. کاربر میتواند با چند کلیک، یک سایت کامل برای مدیریت پروژه، پایگاه دانش یا سیستم درخواست خدمات راهاندازی کند و سپس آن را مطابق نیاز خود تنظیم نماید. این امر، مانع ورود را بسیار پایین آورده و شیرپوینت را به یک میزکار دیجیتال بسیار انعطافپذیر و قدرتمند برای هر شغل و تیمی تبدیل خواهد کرد.
پاسخ: شیرپوینت یک پلتفرم همکاری و مدیریت محتوای تحت وب است که فراتر از یک فضای ذخیرهسازی مشترک عمل میکند. در حالی که یک درایو شبکه فقط فایلها را ذخیره میکند، شیرپوینت امکان ایجاد صفحات وب تیمی، مدیریت گردش کار، ایجاد فرمهای آنلاین، یکپارچهسازی با برنامههای دیگر و تعامل مستقیم روی اسناد را فراهم میکند. مهمتر از همه، متادیتا (اطلاعات توصیفی درباره فایل) و امکان جستجوی بسیار پیشرفته، آن را از یک حافظه اشتراکی ساده متمایز میسازد.
پاسخ: بهترین راه، استفاده از دو ویژگی است: اول، جستجوی پیشرفته که در بالای صفحه قرار دارد و میتواند درون فایلها، متادیتا و تاریخها را نیز بررسی کند. دوم، استفاده از ساختار طبقهبندی مشخص با ایجاد کتابخانههای مستندات و پوشههای منطقی. همچنین، با استفاده از ستونها میتوانید فایلها را بر اساس نوع پروژه، تاریخ تحویل یا وضعیت برچسبگذاری کنید تا فیلتر کردن و یافتن آنها آسانتر شود.
پاسخ: بله، این یکی از قویترین قابلیتهای آن است. شما و همکارانتان میتوانید به طور همزمان یک سند ورد، اکسل یا پاورپوینت را در مرورگر وب یا از طریق برنامه دسکتاپ باز کرده و تغییرات را مشاهده کنید. تغییرات هر فرد به طور زنده نمایش داده میشود و تاریخچه نسخهها نیز به طور خودکار ذخیره میشود تا در صورت نیاز بتوان به نسخههای قبلی بازگشت.
پاسخ: مدیر سیستم یا صاحبان سایت میتوانند سطوح دسترسی مختلفی را تعریف کنند. این سطوح معمولاً از «مشاهدهکننده» (فقط مشاهده)، «مشارکتکننده» (مشاهده و ویرایش) تا «مالک» (تمام مجوزها) متغیر است. این دسترسیها میتواند در سطح کل سایت، یک کتابخانه مشخص، یک پوشه و حتی یک فایل منفرد تنظیم شود تا اطمینان حاصل شود که هرکس فقط به اطلاعات لازم خود دسترسی دارد.
پاسخ: بله، برای این کار میتوانید از قابلیت همگامسازی استفاده کنید. با استفاده از برنامه OneDrive (که با شیرپوینت یکپارچه است)، میتوانید کتابخانههای مستندات مهم را با کامپیوتر شخصی خود همگامسازی کنید. بدین ترتیب، فایلها به صورت آفلاین در دسترس خواهند بود و پس از اتصال مجدد به اینترنت، تمام تغییرات به طور خودکار با سرور مرکزی همگام میشوند.
شیرپوینت در نقش یک ابزار همکاری و مدیریت محتوا، میتواند تحول چشمگیری در روندهای کاری یک سازمان ایجاد کند. موفقیت در استفاده از آن، مستلزم درک صحیح از قابلیتهای آن به عنوان یک کاربر نهایی است. کاربران با شناخت محیط سایتهای تیمی، امکان ذخیرهسازی هوشمند اسناد، ابزارهای ارتباطی یکپارچه و قابلیتهای سفارشیسازی، میتوانند آن را به بخشی طبیعی از جریان کار خود تبدیل کنند. البته، چالشهایی مانند پیچیدگی اولیه رابط کاربری، نیاز به آموزش و مسائل مربوط به مدیریت دسترسیها ممکن است وجود داشته باشد که با پشتیبانی مناسب و نگرش مرحلهای قابل حل هستند.
در نهایت، شیرپوینت تنها زمانی به طور کامل مؤثر خواهد بود که فرهنگ اشتراکگذاری و همکاری در تیم نهادینه شده باشد. این سیستم بستری فراهم میکند که اگر با برنامهریزی و مشارکت فعال کاربران پر شود، میتواند بهرهوری، نظم و شفافیت را به میزان قابل توجهی افزایش دهد و از سردرگمی ناشی از پراکندگی اطلاعات و ابزارهای مختلف بکاهد. تجربه کاربر نهایی از یک حس سردرگمی اولیه میتواند به یک احساس تسلط و کارآمدی تبدیل شود، به شرطی که فرآیند یادگیری و تطبیق به خوبی هدایت شود.
برای آشنایی بیشتر با مبانی اولیه و دریافت دیدگاهی جامعتر از مرکز رسمی آموزش مایکروسافت، توصیه میکنم صفحه «آموزش شیرپوینت» را در وبسایت پشتیبانی مایکروسافت مطالعه نمایید. این منبع معتبر میتواند نقطه آغاز بسیار خوبی برای درک قابلیتهای پایه باشد. (لینک: https://support.microsoft.com/fa-ir/training – پس از ورود به سایت، میتوانید “SharePoint” را جستجو کنید).
در خبرنامه ما مشترک شوید و آخرین اخبار و به روزرسانی های را در صندوق ورودی خود مستقیماً دریافت کنید.

دیدگاه بگذارید