مواجهه با پروژه های ترسناک شیرپوینت

1.1 بحران چند نسخه‌ای شدن سندها

یکی از ترسناک‌ترین صحنه‌ها در این پلتفرم‌ها، جستجوی یک سند مهم مانند قرارداد یا گزارش پروژه و پیدا کردن ده‌ها نسخه مشابه اما با تفاوت‌های جزئی است. کاربران به دلیل عدم اطمینان از آخرین نسخه، فایل‌ها را کپی می‌کنند و نام‌های جدیدی برای آن‌ها می‌گذارند. پس از مدتی، هیچ‌کس نمی‌داند کدام نسخه معتبر است و آیا تغییرات تیم مالی در نسخه خودشان با ویرایش‌های تیم فنی در نسخه دیگر هماهنگ شده است یا خیر.

این آشفتگی می‌تواند به تصمیم‌گیری‌های غلط بر اساس اطلاعات منسوخ منجر شود و عواقب مالی یا حقوقی جدی به همراه داشته باشد. علاوه بر این، فضای ذخیره‌سازی سرور به سرعت با نسخه‌های تکراری اشغال می‌شود و هزینه‌های زیرساخت را افزایش می‌دهد. مدیریت این وضعیت مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاهی می‌ماند که خود آن انبار هم پر از کاه‌های مشابه اما متفاوت است.

1.2 مرگ تدریجی “منبع واحد حقیقت”

ایده اصلی استفاده از این سیستم‌ها، ایجاد یک منبع معتبر و واحد برای اطلاعات است. اما در عمل، این ایده به سرعت می‌میرد. افراد یا تیم‌های مختلف شروع به ساخت سایت‌ها، کتابخانه‌ها یا لیست‌های شخصی خود می‌کنند. مثلاً تیم منابع انسانی فرم‌های داخلی خود را در یک بخش نگه می‌دارد و تیم پروژه نسخه‌های دیگری از همان فرم‌ها را برای استفاده اعضای پروژه کپی می‌کند. وقتی سیاست‌ها به‌روز می‌شوند، به‌روزرسانی در همه این مکان‌های پراکنده اتفاق نمی‌افتد.

در نهایت سازمان نه یک، بلکه ده‌ها “منبع” متضاد دارد. این پراکندگی اعتماد به سیستم را از بین می‌برد و افراد مجدداً به دامنه امن خود یعنی ایمیل و درایوهای شخصی بازمی‌گردند و چرخه معیوب تشدید می‌شود. از بین بردن این عادت پس از شکل‌گیری، بسیار دشوارتر از پیشگیری از آن در روزهای اول است.

1.3 هزینه پنهان بی‌نظمی در جستجو

وقتی داده‌ها پراکنده و تکراری هستند، قابلیت جستجوی قدرتمند این پلتفرم‌ها تبدیل به یک شمشیر دو لبه می‌شود. کاربر عبارتی را جستجو می‌کند و با صدها نتیجه روبرو می‌شود که بسیاری از آن‌ها قدیمی، نامرتبط یا تکراری هستند. تشخیص نتیجه صحیح نیاز به صرف زمان زیادی برای باز کردن و بررسی تک‌تک فایل‌ها دارد. این امر بهره‌وری را به شدت کاهش می‌دهد و باعث عصبانیت کاربران می‌شود.

در واقع، سیستم به جای صرفه‌جویی در زمان، زمان بیشتری را تلف می‌کند. به مرور زمان، افراد از جستجو ناامید شده و از همکاران خود سؤال می‌پرسند که این خود باعث ایجاد گلوگاه و اختلال در جریان کار می‌شود. این هزینه پنهان، شامل از دست دادن زمان جمعی تمام کارکنان است که رقم قابل توجهی خواهد بود.

1.4 نابودی فرهنگ نظم سازمانی

وجود داده‌های پراکنده و تکراری، پیامی مخرب به سازمان می‌فرستد: “نظم اهمیت ندارد”. هنگامی که کارمندان جدید می‌بینند سیستم مملو از فایل‌های رها شده و نسخه‌های مختلف است، انگیزه خود برای رعایت انضباط را از دست می‌دهند. آن‌ها نیز سهم خود را به این بی‌نظمی اضافه می‌کنند. این مسئله به یک فرهنگ سازمانی منفی تبدیل می‌شود که در آن هیچ‌کس احساس مسئولیت نمی‌کند که محتوا را مرتب کند یا از قوانین پیروی نماید.

تغییر این فرهنگ پس از استقرار، نیازمند یک حرکت عظیم و اراده قوی از سوی مدیریت ارشد است. در غیر این صورت، سیستم به یک گورستان دیجیتال از اطلاعات تبدیل می‌شود که همه از آن متنفرند اما مجبور به استفاده از آن هستند.

1.5 راهکار: حکمرانی داده از شیرپوینت

تنها راه فرار از این کابوس، وضع قوانین محکم و اجرای آن‌ها از همان روز اول است. باید یک تیم یا فرد به عنوان “مالک محتوا” تعیین شود که مسئول طراحی ساختار اولیه، تعیین استانداردهای نام‌گذاری و تأیید مکان ایجاد کتابخانه‌های جدید باشد. استفاده از قابلیت‌هایی مانند “سند اصلی” که تاریخچه ویرایش را به خوبی ثبت می‌کند، باید ترویج شود.

آموزش مستمر کاربران درباره عواقب کپی کردن بی‌رویه و مزایای کار کردن بر روی یک سند مشترک ضروری است. گاهی اوقات، محدود کردن دسترسی ایجاد کتابخانه‌های جدید فقط برای administrators می‌تواند از رشد قارچ‌گونه داده‌ها جلوگیری کند. نظم، یک شبه ایجاد نمی‌شود، اما با حکمرانی صحیح می‌توان از هرج و مرج کامل جلوگیری کرد.