قالب آماده و کاربردی شیرپوینت برای بخشهای مختلف سازمان

مقدمه: چرا قالب‌های آماده SharePoint کلید موفقیت هستند؟

پیاده‌سازی SharePoint در نسخه On-Premises (مانند SharePoint 2019 یا 2016) یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است. اما موفقیت آن در سرعت adoption (مقبولیت کاربران) و الگوبرداری از بهترین روش‌ها (Best Practices) نهفته است. اینجاست که قالب‌های سایت (Site Templates) به کمک می‌آیند. قالب‌های آماده، چارچوبی استاندارد، حرفه‌ای و از پیش طراحی شده را در اختیار بخش‌های مختلف می‌گذارند تا بدون شروع از صفر، بتوانند به سرعت سایتی متناسب با نیازهای عملیاتی خود راه‌اندازی کنند. در این مطلب، به بررسی کاربردی‌ترین قالب‌های SharePoint On-Premises برای هر بخش می‌پردازیم.

بخش ۱: قالب‌های استاندارد و داخلی SharePoint Server (Out-of-the-Box Templates)

این قالب‌ها به طور پیش‌فرض در هنگام ساخت سایت جدید در شیرپوینت در دسترس هستند. انتخاب هوشمندانه از میان آنها نصف راه است.

الف) برای بخش‌های پروژه‌محور و تیم‌های کاری (Project Teams & PMO):

• قالب «تیم سایت» (Team Site – کلاسیک یا مدرن در 2019): ستون فقرات همکاری.

  • کاربرد: مدیریت پروژه، گروه‌های کاری موقت، کمیته‌ها.

  • محتوا: یک کتابخانه اسناد، یک لیست وظایف (Tasks)، یک لیست تقویم و یک لیست Announcements.

  • مزیت: سادگی و تمرکز بر اشتراک فایل و کار تیمی.

• قالب «سایت پروژه» (Project Site): قالب تخصصی‌تر برای مدیریت پروژه.

  • کاربرد: پیگیری دقیق وظایف، زمان‌بندی، اسناد و ریسک‌های یک پروژه مشخص.

  • محتوا: لیست‌های پیش‌رفته‌تر Tasks (با Gantt View)، ریسک‌ها، مسائل (Issues)، اسناد پروژه و یک تقویم مخصوص.

  • مزیت: داشبورد مرکزی برای همه ذی‌نفعان پروژه.

ب) برای بخش رسانه و ارتباطات سازمانی (Internal Communications & HR):

• قالب «سایت ارتباطی» (Communication Site – در SP2019 به بعد): مخصوص انتشار خبر و اطلاعات به مخاطبان گسترده.

  • کاربرد: پرتال اطلاع‌رسانی واحد منابع انسانی، خبرهای داخلی شرکت، سایت معرفی دستاوردهای بخش.

  • محتوا: ساختار صفحات وب‌گونه (Web Parts) زیبا برای نمایش متن، تصویر، ویدیو و خبر به صورت داینامیک.

  • مزیت: UI جذاب و مخاطب‌محور. کاربران معمولاً حق ویرایش ندارند، فقط می‌خوانند.

• قالب «وب سایت انتشار» (Publishing Site): قالب قدیمی‌تر اما بسیار قدرتمند برای پرتال‌های بزرگ سازمانی با گردش کار پیچیده تأیید محتوا.

  • کاربرد: پرتال اصلی اینترانت سازمان، سایت رسمی واحدها با محتوای ساختاریافته.

  • محتوا: قابلیت‌های پیشرفته مدیریت محتوا (CMS)، صفحات انتشار، گردش کار چندمرحله‌ای تأیید.

  • مزیت: کنترل کامل بر برندینگ، چیدمان و فرآیندهای انتشار.

ج) برای بخش مرکز دانش و مستندات (Knowledge Management & Documentation Centers):

• قالب «سایت مرکز اسناد» (Document Center): طراحی شده برای مدیریت حجم عظیمی از اسناد.

  • کاربرد: کتابخانه مرکزی دستورالعمل‌ها، مستندات فنی، قراردادها، استانداردهای سازمانی.

  • محتوا: تمرکز اصلی بر کتابخانه اسناد با متادیتاهای گسترده، نسخه‌بندی پیشرفته و قابلیت جستجوی حرفه‌ای.

  • مزیت: مدیریت مؤثر اسناد با طول عمر طولانی (Records).

• قالب «سایت مرکز گزارش‌ها» (Report Center): متمرکز بر ارائه گزارش‌ها و داده‌های کسب‌وکار.

  • کاربرد: نمایش گزارش‌های مالی، عملکردی، داشبوردهای مدیریتی (با امکان اتصال به SQL Server Reporting Services).

  • محتوا: صفحات طراحی شده برای نمایش گزارش‌ها، KPIها و اتصالات داده.

بخش ۲: قالب‌های سفارشی و توسعه‌یافته (Custom Templates) – قدرت واقعی SharePoint On-Premises

اینجاست که SharePoint On-Premises واقعاً می‌درخشد. شما می‌توانید یک سایت را دقیقاً مطابق نیاز یک بخش طراحی کنید، سپس آن را به عنوان یک قالب (WSP یا Site Template) بسته‌بندی و در کل مزرعه (Farm) به اشتراک بگذارید.

الف) برای واحد منابع انسانی (Human Resources):

• قالب «پرتال منابع انسانی»: شامل:

  • لیست آگهی‌های استخدام با فرم درخواست شغل.

  • کتابخانه دستورالعمل‌ها و فرم‌های پرسنلی (مرخصی، تسهیلات).

  • تقویم رویدادهای آموزشی و کارگاه‌ها.

  • لیست سؤالات متداول (FAQ) پرسنلی با قابلیت جستجو.

  • صفحه معرفی پرسنل جدید.

ب) برای واحد فناوری اطلاعات (IT Department):

• قالب «سایت سرویس‌دهی IT (IT Service Desk)»: شامل:

  • سیستم تیکتینگ (Help Desk) با استفاده از لیست Issues (وضعیت: باز، در دست بررسی، حل شده).

  • کتابخانه دانش (Knowledge Base) برای مقالات راهنمای رفع مشکلات متداول.

  • لیست درخواست‌های استاندارد (مانند درخواست نرم‌افزار جدید، دسترسی جدید).

  • تقویم قطعی‌های برنامه‌ریزی شده (Maintenance Windows).

ج) برای واحد مالی و حسابداری (Finance & Accounting):

• قالب «پرتال مالی»: شامل:

  • کتابخانه امن برای ذخیره‌سازی صورت‌های مالی و گزارش‌های حسابرسی.

  • لیست فرآیند تأیید هزینه‌ها (Expense Approval) با گردش کار (Workflow) وصل شده.

  • لیست قراردادهای مالی و تاریخ‌های تجدید آنها.

  • داشبوردی از شاخص‌های کلیدی مالی (KPIs).

د) برای واحد فروش و بازاریابی (Sales & Marketing):

• قالب «اتاق جنگ فروش (Sales War Room)»: شامل:

  • لیست مشتریان بالقوه (Leads) و فرصت‌های فروش (Opportunities).

  • کتابخانه مواد بازاریابی (بروشور، پاورپوینت ارائه، کاتالوگ).

  • لیست رویدادها و نمایشگاه‌ها.

  • داشبوردی برای پیگیری عملکرد تیم فروش.

بخش ۳: نکات طلایی پیاده‌سازی و استقرار قالب‌ها در محیط On-Premises

1. پایلوت و آزمایش (Pilot): هر قالب سفارشی را ابتدا در یک سایت آزمایشی (Test Site Collection) با کاربران نمونه امتحان کنید.

2. مستندسازی: یک راهنمای کاربری ساده (User Guide) برای هر قالب آماده کنید که هر بخش بداند چگونه از اجزای سایتش استفاده کند.

3. مدیریت محتوا (Governance): سیاست‌های روشنی برای “مالک سایت (Site Owner)” هر بخش تعریف کنید. چه کسی می‌تواند قالب بسازد؟ چه کسی محتوا را تأیید می‌کند؟

4. به‌روزرسانی: قالب‌ها را با پیشرفت نیازهای کسب‌وکار و نسخه‌های جدید SharePoint به‌روز نگه دارید.

5. استفاده از Features و Solutions: قالب‌های سفارشی پیچیده را به صورت WSP Solution Packages بسته‌بندی و از طریق Central Management مستقر کنید. این روش، مدیریت و ارتقا را ایمن‌تر می‌کند.

نتیجه‌گیری: استانداردسازی + سرعت + بهترین روش‌ها

استفاده از قالب‌های آماده در SharePoint On-Premises یک استراتژی هوشمندانه است. این کار نه تنها سرعت راه‌اندازی سایت‌های جدید را به شدت افزایش می‌دهد، بلکه یکنواختی، امنیت و رعایت استانداردهای سازمانی را در همه بخش‌ها تضمین می‌کند. با اختصاص زمان به طراحی و توسعه یک مجموعه قالب‌های مناسب سازمان خود، زیرساخت SharePoint شما از یک پلتفرم صرفاً فنی به یک دارای ارزش افزوده قدرتمند برای کل کسب‌وکار تبدیل خواهد شد.

پیشنهاد برای قدم بعدی: برای شروع، یک کارگاه نیازسنجی با نمایندگان سه بخش پرکاربرد (مثل منابع انسانی، فناوری اطلاعات و مالی) برگزار کنید و اولین قالب سفارشی خود را بر اساس نیازهای آنها توسعه دهید.