چرا بعضی از فایل ها در شیرپوینت باز نمی شوند؟ + راهنمای رفع مشکل

1.1 سیاست امنیتی و لیست فایل‌های مجاز و غیرمجاز

هر سازمانی برای محافظت از داده‌ها و زیرساخت‌های فناوری خود، خط‌مشی‌های امنیتی مشخصی را تعریف می‌کند. این سیاست‌ها اغلب شامل فهرستی از انواع فایل‌های مجاز و غیرمجاز برای آپلود در سامانه‌های داخلی مانند سامانه اشتراک‌گذاری اسناد است. فایل‌های متداول مانند اسناد متنی، صفحات گسترده، ارائه‌ها و تصاویر معمولاً در لیست مجاز قرار دارند.

با این حال، فایل‌هایی که به عنوان اجرایی شناخته می‌شوند یا حاوی کدهای اجرایی هستند، مانند فایل‌های با پسوند exe، bat، vbs و یا اسکریپت‌های خاص، به دلیل خطر بالقوه میزبانی بدافزار، اغلب به طور پیش‌فرض مسدود می‌شوند. سیستم به صورت خودکار از آپلود این فایل‌ها جلوگیری می‌کند یا پس از آپلود، امکان بازکردن آن‌ها را نمی‌دهد.

بنابراین، اگر با فایلی مواجه شدید که باز نمی‌شود، اولین گام بررسی این است که آیا نوع و فرمت آن توسط سیاست‌های فنی سازمان شما پشتیبانی می‌شود یا خیر. تماس با واحد فناوری اطلاعات سازمان می‌تواند در ارائه لیست دقیق این فرمت‌ها و درک منطق امنیتی پشت آن راهگشا باشد.

1.2 وابستگی فایل به نرم‌افزارهای تخصصی و نسخه‌های خاص

بسیاری از فایل‌ها در محیط نرم‌افزارهای خاصی ایجاد و ذخیره می‌شوند. مشکل زمانی رخ می‌دهد که برای باز کردن یک فایل، وجود آن نرم‌افزار به صورت نصب‌شده بر روی دستگاه کاربر ضروری باشد. برای مثال، یک فایل طراحی مهندسی با پسوند اختصاصی یک نرم‌افزار CAD، فقط روی سیستم‌هایی قابل مشاهده است که آن نرم‌افزار به همراه پلاگین‌های لازم نصب باشد.

حتی اگر نرم‌افزار اصلی موجود باشد، عدم مطابقت نسخه نرم‌افزار نیز می‌تواند مشکل‌ساز شود. فایل ایجادشده در نسخه بسیار جدید یک نرم‌افزار ممکن است در نسخه‌های قدیمی‌تر به درستی باز نشود یا بخشی از ویژگی‌های آن از دست برود. این امر همکاری بین واحدهای مختلف با امکانات نرم‌افزاری متفاوت را مختل می‌کند.

بهترین راهکار برای اشتراک‌گذاری عمومی، استفاده از فرمت‌های استاندارد و همه‌فهم است. تبدیل فایل نهایی به فرمت‌هایی مانند PDF برای اسناد، یا فرمت‌های تصویری رایج مانند JPG و PNG برای تصاویر، تضمین می‌کند که گیرنده بدون دغدغه نرم‌افزار خاص، قادر به مشاهده محتوا خواهد بود.

1.3 مشکلات ناشی از فایل‌های فشرده و محتوای درونی آنها

فایل‌های فشرده یا زیپ شده، یک روش رایج برای کاهش حجم و انتقال چندین فایل و پوشه به صورت یک واحد هستند. اگرچه خود فایل فشرده ممکن است به راحتی آپلود و دانلود شود، اما مشکل اصلی اغلب در محتوای درونی آن نهفته است. کاربر پس از استخراج فایل فشرده، با فایل‌هایی روبرو می‌شود که ممکن است به دلایل گفته شده در بخش‌های قبل (نوع فایل مسدود، نیاز به نرم‌افزار خاص) باز نشوند.

علاوه بر این، برخی از سرویس‌ها به دلایل امنیتی، اجازه مشاهده محتوای درون فایل‌های فشرده را به صورت آنلاین نمی‌دهند و کاربر حتماً باید فایل را دانلود و به کمک یک نرم‌افزار استخراج‌گر روی رایانه شخصی خود باز کند. همچنین، فایل‌های فشرده‌ای که با الگوریتم‌های بسیار جدید یا ناشناس ایجاد شده‌اند نیز می‌توانند در دستگاه برخی از هم‌تیمی‌ها قابل بازکردن نباشند.

برای اطمینان، بهتر است از استانداردترین فرمت فشرده‌سازی (معمولاً ZIP) استفاده کنید و پیش از ارسال، سلامت و قابلیت باز شدن محتویات را آزمایش نمایید. در مواردی که امکان دارد، ارسال فایل‌ها به صورت جداگانه و بدون فشرده‌سازی، ساده‌ترین راه برای جلوگیری از بروز این دست مشکلات است.

1.4 فایل‌های آسیب‌دیده در فرآیند آپلود یا ذخیره‌سازی

آسیب‌دیدن فایل در حین انتقال یا ذخیره‌سازی، یکی از عوامل فنی باز نشدن فایل‌هاست. این اتفاق می‌تواند به دلیل قطع ناگهانی اتصال اینترنت در هنگام آپلود یک فایل حجیم، مشکلات سرور، یا حتی خطاهای جزئی در شبکه رخ دهد. نتیجه، فایلی است که اگرچه نام و نماد آن در کتابخانه اسناد نمایش داده می‌شود، اما داده‌های آن ناقص هستند و در هنگام بازکردن، سیستم قادر به پردازش و خواندن صحیح آن نیست و با پیغام خطا مواجه می‌شوید.

برای کاهش احتمال بروز این مشکل، از آپلود فایل‌های بسیار حجیم در ساعات شلوغی شبکه خودداری کنید و از پایداری اتصال اینترنت اطمینان نسبی حاصل نمایید. همچنین، پس از اتمام آپلود، یک بار فایل را دانلود و روی سیستم خود باز کنید تا از سلامت آن مطمئن شوید. این کار به ویژه برای فایل‌های مهم و ضروری، یک عادت خوب به شمار می‌رود.

اگر فایلی قبلاً آپلود شده و اکنون باز نمی‌شود، ساده‌ترین راه حل، حذف نسخه فعلی و آپلود مجدد فایل از روی نسخه اصلی سالم است. گاهی اوقات یک آپلود مجدد ساده می‌تواند مشکل را به کلی برطرف کند.

1.5 خطا در تبدیل خودکار فایل برای نمایش آنلاین

برای راحتی کاربران، بسیاری از سرویس‌های اشتراک‌گذاری اسناد سعی می‌کنند فایل‌های آپلودشده را به شکلی تبدیل کنند که مستقیماً در پنجره مرورگر وب و بدون نیاز به دانلود و نرم‌افزار جانبی قابل مشاهده باشند. این قابلیت اگرچه کاربردی است، اما می‌تواند برای فایل‌های پیچیده با فرمت‌های خاص دردسرساز شود.

فرآیند تبدیل خودکار ممکن است با فایل‌های دارای فونت‌های سفارشی، طرح‌بندی‌های دقیق، فرمول‌های پیچیده یا نمودارهای خاص به درستی کار نکند. در این حالت، ممکن است فایل یا اصلاً در مرورگر بارگذاری نشود، یا به صورت ناقص و به هم ریخته نمایش داده شود. این موضوع این تصور را ایجاد می‌کند که فایل “خراب” است.

در چنین مواردی، به جای کلیک بر روی نام فایل برای مشاهده آنلاین، گزینه “دانلود” را انتخاب کنید. با ذخیره فایل روی رایانه و باز کردن آن با نرم‌افزار مرتبط (مثلاً مایکروسافت ورد برای یک سند docx)، به احتمال زیاد فایل به صورت کامل و صحیح باز خواهد شد. این نشان می‌دهد که مشکل از خود فایل نیست، بلکه از محدودیت سرویس تبدیل آنلاین نشأت می‌گیرد.