07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
مهاجرت از SharePoint 2016 به 2022: راهنمای عملی
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 9 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
مهاجرت بیوقفه از از SharePoint 2016 به 2022: نقشه راه عملی
به روزرسانی از SharePoint 2016 به 2022، فرصتی است برای دستیابی به عملکردی قویتر، امنیتی بالاتر و قابلیتهای مدرنتر، بدون اینکه خدمات به کاربران نهایی قطع شود. این فرآیند، با برنامهریزی دقیق و رعایت مراحل صحیح، کاملاً بدون اختلال در کسبوکار قابل انجام است. این راهنما، با ارائه یک نقشه عملی و گامبهگام، شما را از ابتدای ارزیابی تا لحظه بهرهبرداری نهایی، همراهی میکند تا این انتقال مهم را با اطمینان و آرامش پشت سر بگذارید.
فهرست مطالب
1. برنامهریزی و ارزیابی: سنگ بنای یک مهاجرت موفق
1.1. درک انگیزهها و تعیین اهداف پروژه
پیش از هر اقدام فنی، ضروری است که دلایل اصلی این ارتقاء برای ذینفعان و تیم فنی شفاف شود. آیا هدف، دستیابی به امنیت پیشرفتهتر و پشتیبانی بلندمدت است؟ یا نیاز به قابلیتهای همکاری جدید، یکپارچگی بهتر با دیگر سرویسها و بهبود سرعت پاسخگویی سیستم محرک اصلی است؟ تعیین این اهداف، معیاری برای سنجش موفقیت پروژه فراهم میآورد و به اولویتبندی مراحل کمک شایانی میکند.
همچنین، تشکیل یک تیم پروژه متشکل از نمایندگان بخش فناوری اطلاعات، مدیریت شبکه، امنیت و حتی کاربران کلیدی از بخشهای مختلف کسبوکار، یک اقدام حیاتی است. این تیم مسئولیت برنامهریزی، اجرا، آزمون و ارتباطات را بر عهده خواهد داشت. نقش هر فرد، دامنه پروژه، جدول زمانی اولیه و معیارهای موفقیت باید در این مرحله به وضوح تعریف شوند.
علاوه بر این، تهیه یک لیست دقیق از تمام محتواها، سرویسها و سفارشیسازیهای موجود در محیط کنونی، ضروری است. این فهرست باید تمام مجموعههای سایت، اندازه پایگاههای داده، ویژگیهای مزرعه سرور، افزونههای شخصثالث، وبپارتهای سفارشی و هرگونه یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر را در بر بگیرد. این موجودیبرداری، پایه تمام مراحل بعدی خواهد بود.
1.2. بررسی دقیق سازگاری و الزامات فنی
این مرحله، یکی از حساسترین بخشهای برنامهریزی است. باید اطمینان حاصل کنید که تمام اجزای محیط کنونی شما با نسخه مقصد سازگار هستند. این شامل بررسی سازگاری تمامی افزونهها، راهحلهای توسعهیافته داخلی، قالبهای سایت و حتی مرورگرهای مورد استفاده کاربران نهایی است. ممکن است برخی از این اجزا نیاز به بروزرسانی، بازنویسی یا حتی جایگزینی داشته باشند.
از سوی دیگر، باید الزامات سختافزاری و نرمافزاری جدید را به دقت مرور کنید. نسخه 2022 شیرپوینت، نیازمند سیستم عامل سرور جدیدتر، نسخههای مشخصی از دیتابیس و اغلب چارچوبهای نرمافزاری بهروزتر است. ارزیابی ظرفیت سرورهای موجود و تصمیمگیری در مورد استفاده از سختافزار فعلی (با ارتقاء) یا تهیه سرورهای جدید، باید در این مرحله انجام شود.
همچنین، بررسی محدودیتها و تغییرات معماری بین دو نسخه حائز اهمیت است. برای مثال، ممکن است برخی روشهای احراز هویت قدیمی پشتیبانی نشوند یا تنظیمات خاصی نیاز به تغییر داشته باشند. مطالعه مستندات رسمی و مشورت با متخصصان در این زمینه، میتواند از بروز توقفهای غیرمنتظره در حین مهاجرت جلوگیری کند.
1.3. طراحی معماری محیط مقصد و استراتژی مهاجرت
با در دست داشتن اطلاعات مراحل قبل، حالا نوبت به طراحی دقیق محیط جدید میرسد. باید مشخص کنید که مزرعه سرور جدید شما چگونه خواهد بود: آیا از همان توپولوژی قدیمی استفاده میکنید یا آن را بهینه و سادهتر میسازید؟ نقش هر سرور (وبفرانت، برنامه، جستجو و…) و نحوه پیکربندی آنها باید طراحی شود.
تعیین استراتژی مهاجرت نیز در این مرحله انجام میپذیرد. روش “تکثیر پایگاهداده” که در این راهنما مورد تأکید است، یکی از رایجترین راهها برای دستیابی به حداقل قطعی سرویس است. در این روش، ابتدا محیط 2022 به طور کامل نصب و پیکربندی اولیه میشود. سپس، پایگاههای داده از محیط منبع به مقصد کپی میشوند و در نهایت، در یک پنجره قطعی کوتاه، اتصال کاربران به محیط جدید هدایت میشود. انتخاب و طراحی جزییات این استراتژی باید همینجا صورت گیرد.
همچنین، تصمیمگیری در مورد سرنوشت دادههای قدیمی و بیاستفاده (پاکسازی پیش از مهاجرت) و نیز برنامهریزی برای مهاجرت سرویسهای وابسته مانند گردش کار، سرویسهای کاربران یکپارچه و پیکربندی جستجو، بخشی از طراحی معماری جامع است. یک طراحی خوب، اجرای روان مراحل بعدی را تضمین میکند.
1.4. ایجاد یک محیط آزمایشی یکسان و جامع
هرگز بدون آزمون، وارد محیط عملیاتی نشوید. ایجاد یک محیط آزمایشی که تا حد ممکن مشابه محیط تولید کنونی شما باشد، یک سرمایهگذاری ضروری است. این محیط باید بر روی سختافزاری با مشخصات مشابه (یا یکسان) با محیط مقصد آینده راهاندازی شود. تمامی نرمافزارها، پیکربندیها و بهویژه دادهها باید در این محیط شبیهسازی شوند.
در این محیط آزمایشی است که شما فرآیند کامل مهاجرت را از ابتدا تا انتها، چندین بار تمرین میکنید. تمام مراحل نصب، پیکربندی، کپیگیری دادهها، بروزرسانی سرویسها و قطعی نهایی باید به دقت آزموده شوند. این کار به تیم فنی اجازه میدهد تا با روند کار آشنا شود، مدت زمان هر مرحله را تخمین بزند و اسکریپتهای لازم را تهیه و اصلاح کند.
علاوه بر آزمون فنی، انجام “آزمون پذیرش کاربر” نیز در این محیط حیاتی است. نمایندگانی از بخشهای مختلف کسبوکار باید در محیط آزمایشی جدید، کارهای روزمره خود (بارگذاری اسناد، جستجو، استفاده از گردش کار و…) را انجام دهند تا از صحت عملکرد و حفظ تمام قابلیتهای ضروری اطمینان حاصل شود. بازخورد آنها ارزشمند است.
1.5. تهیه برنامه ارتباطی و بازگشت به حالت قبلی
ارتباط شفاف، کلید مدیریت انتظارات و کاهش نگرانی کاربران است. یک برنامه ارتباطی تهیه کنید که مشخص کند چه اطلاعاتی، در چه زمانهایی و از چه طریقی (ایمیل، اطلاعیه در پورتال، جلسه و…) به چه افرادی (مدیران، کاربران نهایی، تیم پشتیبانی) اعلام خواهد شد. کاربران باید از زمانبندی قطعی کوتاه مدت نهایی مطلع باشند.
همچنین، با وجود تمامی برنامهریزیها، همیشه امکان بروز مشکل غیرمنتظره وجود دارد. بنابراین، داشتن یک برنامه دقیق و آزموده شده برای “بازگشت به حالت قبلی” الزامی است. این برنامه باید مراحل بازگرداندن سرویس به محیط قدیمی را در صورت بروز شکست جدی در محیط جدید، به وضوح شرح دهد. وجود این برنامه، اطمینانخاطر و جسارت لازم برای انجام مهاجرت را به تیم پروژه میدهد و ریسک پروژه را به شدت کاهش میدهد.
همچنین بخوانید: نرم افزار ارزیابی عملکرد پرسنل در شیرپوینت
2. پیادهسازی و آمادهسازی زیرساخت محیط جدید
2.1. نصب و پیکربندی اولیه سکو و سرویسهای ضروری
پس از تکمیل برنامهریزی، مرحله عملی ساخت محیط جدید شیرپوینت آغاز میشود. ابتدا سیستمعامل سرورهای درنظرگرفته شده برای نسخه ۲۰۲۲، با توجه به الزامات رسمی، نصب و تمام بهروزرسانیهای امنیتی و ضروری بر روی آن اعمال میگردد. سپس پیشنیازهای نرمافزاری مانند نسخه مورد نیاز دیتابیس، چارچوبهای مرتبط و هر جزء وابسته دیگر، با دقت بر روی سرورها استقرار مییابند تا بستر اجرای اصلی فراهم شود.
در گام بعدی، نصب خود سکوی همکاری ۲۰۲۲ بر روی سرورهای تعیینشده انجام میپذیرد. این نصب باید بر اساس معماری طراحی شده در مرحله قبل و با درنظرگرفتن نقش هر سرور (مانند وبفرانت، برنامه یا جستجو) پیش رود. پس از اتمام نصب اولیه، مرحله پیکربندی مزرعه سرور جدید آغاز میشود که شامل تنظیمات اولیه، ایجاد سرویسهای اصلی و اطمینان از ارتباط صحیح بین تمامی سرورهای عضو این مزرعه است.
پس از راهاندازی مزرعه، نوبت به پیکربندی سرویسهای پایه میرسد. این مرحله شامل تنظیمات مدیریت مرکزی، پیکربندی اولیه سرویس جستجو، تنظیمات اعتبارسنجی و در صورت لزوم، راهاندازی اولیه سرویسهایی مانند “کاربران یکپارچه” است. هدف در این مرحله، ایجاد یک محیط پایه، پایدار و خام از نسخه ۲۰۲۲ است که آماده دریافت دادهها و پیکربندیهای اختصاصی از محیط قدیمی باشد.
2.2. انتقال و تطبیق تنظیمات سفارشی و پیکربندیها
محیط عملیاتی شما حاوی دهها یا صدها تنظیم مهم است که رفتار سکو را مطابق نیاز سازمان شکل میدهند. در این مرحله، این تنظیمات از محیط منبع استخراج و پس از بررسی سازگاری، در محیط مقصد اعمال میشوند. این موارد شامل تنظیمات گسترده مزرعه سرور، مجموعهوبسایت، سیاستهای رمز عبور، محدودیتهای حجم آپلود، تنظیمات خارجسازی و واردسازی داده و بسیاری از گزینههای دیگر است.
سفارشیسازیهای انجامشده در سطح مزرعه یا مجموعهسایت نیز باید منتقل شوند. این میتواند شامل قالبهای سایت سفارشی، تعاریف جدید برای انواع محتوا، ستونهای سایت، سیاستهای مدیریت اطلاعات و گردشکار اعلامشده باشد. ممکن است برخی از این سفارشیسازیها نیاز به بازنگری و تغییر جزئی برای سازگاری کامل با معماری نسخه جدید داشته باشند که باید در این مرحله انجام گیرد.
علاوه بر این، پیکربندیهای مربوط به یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر نیز مجدداً در محیط جدید انجام میشود. این شامل تنظیمات اتصال به سرویسهای دایرکتوری، پیکربندی ایمیل سرورهای ورودی و خروجی، تنظیمات ثبت وقایع یکپارچه و هرگونه اتصال به سیستمهای مدیریت اسناد یا بایگانی خارجی است. دقت در این مرحله، تضمینکننده تداوم عملکردهای مهم کسبوکار پس از مهاجرت است.
2.3. استقرار و تست افزونهها و راهحلهای شخصثالث
اگر در محیط شما از افزونهها یا راهحلهای تجاری شخصثالث استفاده میشود، این مرحله بسیار حساس است. ابتدا باید مطمئن شوید که نسخه سازگار هر یک از این افزونهها با سکو ۲۰۲۲ را از تأمینکننده مربوطه تهیه کردهاید. سپس، این اجزا باید بر روی محیط جدید نصب و پیکربندی شوند. بهتر است این نصب بر اساس مستندات بهروز شده تأمینکننده و با ترتیبی که وابستگیها را رعایت کند، انجام شود.
پس از نصب، انجام آزمونهای جامع بر روی عملکرد هر افزونه ضروری است. این آزمونها باید تمام قابلیتهای اصلی و فرعی که کسبوکار شما به آنها وابسته است را پوشش دهد. برای مثال، اگر افزونهای برای مدیریت پیشرفته اسناد یا ایجاد فرمهای سفارشی استفاده میشود، باید تمام مراحل کار با آن در محیط جدید و با دادههای تستی شبیهسازی شده، بررسی و صحتسنجی گردد.
همچنین، تأثیر این افزونهها بر عملکرد کلی سیستم و سازگاری آنها با یکدیگر در محیط جدید نیز باید مورد ارزیابی قرار گیرد. گاهی ممکن است یک افزونه به تنهایی به درستی کار کند، اما در تعامل با سایر اجزا یا در شرایط بارگذاری سنگین، مشکل ایجاد نماید. بنابراین، انجام تستهای یکپارچه و تست بار در محیط آزمایشی، برای اطمینان از پایداری کلی سیستم توصیه میشود.
2.4. پیکربندی امنیتی، احراز هویت و مدیریت دسترسیها
امنیت، هسته مرکزی هر محیط همکاری است و باید در محیط جدید با دقت بیشتری پیادهسازی شود. در این مرحله، ابتدا تنظیمات امنیتی در سطح مزرعه سرور اعمال میگردد. این شامل پیکربندی سطوح مجوز پیشفرض، سیاستهای بلوکه کردن فایلهای خطرناک، تنظیمات امنیتی مرورگر و هرگونه خطمشی امنیتی خاص سازمان شما میباشد. اغلب، نسخه جدید گزینههای امنیتی پیشرفتهتری را ارائه میدهد که باید بررسی و در صورت نیاز فعال شوند.
سپس، نوبت به پیکربندی روش احراز هویت میرسد. اگر از روشهای مدرنی مانند احراز هویت مبتنی بر ادعا یا یکپارچهسازی با سرویسهای هویت خارجی استفاده میکنید، تمامی تنظیمات اعتماد، گواهیها و ارائهدهندگان هویت باید در محیط جدید مجدداً پیکربندی و تست شوند. اطمینان از اینکه کاربران میتوانند بدون مشکل در محیط جدید وارد شوند، یک شرط اساسی است.
در ادامه، ساختار کلی مدیریت دسترسیها باید ایجاد شود. این کار شامل بازسازی گروههای سراسری، سیاستهای سطح مجموعهسایت و هرگونه ساختار مجوزدهی اختصاصی است که در محیط قدیمی وجود داشت. هدف این است که چارچوب کلی کنترل دسترسی، پیش از انتقال واقعی دادهها و محتوا، در محیط جدید مستقر شود تا پس از مهاجرت، کاربران بتوانند دقیقاً به همان محتواهایی که مجاز بودند، دسترسی داشته باشند.
2.5. اجرای نهایی آزمون پذیرش و آمادهسازی برای انتقال داده
پیش از آغاز انتقال دادههای واقعی، یک دور نهایی از آزمون پذیرش با حضور کاربران کلیدی و بر روی محیط جدید (که اکنون تقریباً کامل است) انجام میشود. این آزمون باید دقیقاً شبیهسازی کننده فعالیتهای روزمره کسبوکار باشد. کاربران، فرآیندهای اصلی خود مانند ایجاد سند، همکاری روی پروژه، جستجوی اطلاعات، اجرای گردش کار و استفاده از گزارشها را در محیط جدید انجام میدهند.
نتایج این آزمون نهایی باید به دقت ثبت و تحلیل شود. هر گونه ایراد، عدم رضایت یا تفاوت رفتار غیرمنتظره نسبت به محیط قدیمی، باید قبل از نقطه عدم بازگشت برطرف گردد. این مرحله، آخرین فرصت برای شناسایی و رفع مشکلاتی است که ممکن است در تستهای فنی قبلی از قلم افتاده باشند و اطمینان نهایی را برای ادامه مسیر فراهم میکند.
همزمان، تیم فنی باید تمامی مقدمات فنی برای مرحله بعدی، یعنی انتقال پایگاههای داده، را فراهم کند. این شامل اطمینان از وجود فضای ذخیرهسازی کافی، تهیه اسکریپتهای نهایی برای عملیات قطعی و انتقال، برنامهریزی دقیق ترتیب انتقال پایگاههای داده (معمولاً از کوچک به بزرگ یا بر اساس اولویت کسبوکار) و اعلام زمان قطعی نهایی به تمام ذینفعان طبق برنامه ارتباطی است. محیط اکنون آماده دریافت دادههای زنده است.
3. انتقال داده و انجام عملیات قطعی کنترلشده
4. پیکربندی نهایی، بهینهسازی و راهاندازی عملیاتی
4.1. تکمیل پیکربندی سرویس جستجو و ایجاد شاخص کامل
پس از قطعی نهایی و در دسترس قرار گرفتن محیط جدید شیرپوینت، یکی از اولین و مهمترین وظایف، تکمیل فرآیند شاخصگذاری سرویس جستجو است. حتی اگر یک کرال اولیه در مرحله قبل انجام شده باشد، اکنون باید یک کرال کامل بر روی تمام محتوای منتقل شده اجرا شود تا شاخص جامع و یکپارچهای ایجاد گردد. این فرآیند ممکن است بسته به حجم دادهها، ساعتها یا حتی روزها زمان ببرد و در این مدت عملکرد جستجو ممکن است بهینه نباشد.
در حین و پس از اتمام کرال کامل، باید پیکربندیهای مربوط به جستجو را به دقت بازبینی و تنظیم کرد. این شامل بررسی منابع جستجو، قوانین جستجو، انواع نتیجه جستجو و تنظیمات مربوط به رتبهبندی نتایج است. اطمینان از اینکه نتایج جستجو مرتبط، سریع و مطابق با انتظارات کاربران هستند، برای پذیرش سیستم جدید حیاتی است. ممکن است نیاز باشد برخی تنظیمات محیط قدیمی در اینجا مجدداً اعمال شوند.
همچنین، نوبت به بهینهسازی عملکرد جستجو میرسد. این میتواند شامل تنظیم زمانبندی کرالهای افزایشی، مدیریت منابع سرور جستجو برای توزیع مناسب بار و پیکربندی کش نتایج جستجو باشد. نظارت بر معیارهایی مانند زمان پاسخ جستجو و نرخ موفقیت آن، در روزهای اولیه بسیار مهم است تا در صورت بروز مشکل، سریعاً اقدام اصلاحی انجام شود. یک سیستم جستجوی سریع و دقیق، ستون فقرات یک محیط همکاری کارآمد است.
4.2. راهاندازی و تست نهایی گردش کارها و فرآیندهای کسبوکار
بسیاری از سازمانها از گردش کارهای خودکار برای مدیریت فرآیندهایی مانند تأیید اسناد، درخواست مرخصی یا ثبت گزارش استفاده میکنند. پس از مهاجرت، باید از صحت عملکرد تمامی این گردش کارها اطمینان حاصل کرد. این مرحله شامل بررسی تنظیمات گردش کارها در سطح مجموعه سایت، اتصال آنها به فهرستها و کتابخانههای مربوطه و فعالسازی صحیح آنها است.
تست عملی هر گردش کار توسط کاربران مرتبط یا تیم پشتیبانی ضروری است. این تست باید یک سناریوی واقعی از آغاز تا پایان گردش کار را شبیهسازی کند: ارسال یک آیتم برای تأیید، دریافت نوتیفیکیشن توسط تأییدکننده، انجام اقدام مورد نظر (تأیید یا رد) و اتمام موفقیتآمیز فرآیند. باید مطمئن شد که ایمیلهای اطلاعرسانی به درستی ارسال میشوند و وضعیت آیتمها به طور صحیح بهروز میشود.
علاوه بر گردش کارهای از پیش تعریف شده، باید عملکرد سایر فرآیندهای کسبوکار وابسته به سکو نیز بررسی شود. این میتواند شامل اسکریپتهای سفارشی، اتصال به سرویسهای وب خارجی، فرمهای InfoPath (در صورت پشتیبانی) یا هر مکانیزم خودکار دیگر باشد. هدف اطمینان از این است که تمام اتوماسیونهای موجود در محیط قدیمی، در محیط جدید نیز بدون وقفه به کار خود ادامه میدهند.
4.3. اعمال سیاستهای مدیریت اطلاعات و بایگانی
مدیریت اطلاعات و چرخه عمر محتوا، بخش مهمی از حکمرانی داده در سازمان است. در این مرحله، باید تمام سیاستهای مدیریت اطلاعات که در محیط قدیمی تعریف شده بود، در محیط جدید فعال و پیکربندی شوند. این سیاستها میتوانند شامل برچسبهای نگهداری، سیاستهای حذف خودکار، قوانین审计 و سیاستهای امنیتی مبتنی بر محتوا باشند.
پس از فعالسازی، باید از صحت اجرای این سیاستها اطمینان حاصل کرد. برای مثال، اگر سیاستی دارید که اسناد قدیمیتر از پنج سال را به یک کتابخانه بایگانی منتقل میکند، باید بررسی کنید که آیا این سیاست بر روی کتابخانههای منتقلشده اعمال میشود و کار میکند یا خیر. همچنین، ممکن است فرصت خوبی برای بازنگری و بهینهسازی این سیاستها با توجه به قابلیتهای جدید نسخه ۲۰۲۲ باشد.
اگر از قابلیتهای پیشرفتهای مانند بایگانی خارجی یا یکپارچهسازی با سرویسهای بایگانی سازمانی استفاده میکنید، این اتصالات نیز باید در محیط جدید تست و راهاندازی شوند. اطمینان از اینکه مسیرهای بایگانی و بازیابی محتوا به درستی کار میکنند، برای انطباق با مقررات داخلی و خارجی سازمان بسیار حیاتی است. این مرحله، بلوغ محیط جدید را در مدیریت چرخه عمر اطلاعات افزایش میدهد.
4.4. بهینهسازی عملکرد برای بار کاری واقعی
اکنون که محیط جدید تحت بار کاری واقعی کاربران قرار گرفته، زمان اندازهگیری و بهینهسازی عملکرد است. باید از ابزارهای نظارتی برای جمعآوری داده در مورد معیارهای کلیدی عملکرد مانند زمان بارگیری صفحات، زمان پاسخ سرور، کارایی پرسوژهای دیتابیس و استفاده از منابع سرور استفاده کرد. این دادهها را میتوان با معیارهای ثبت شده از محیط قدیمی مقایسه کرد تا پیشرفتها یا نقاط ضعف احتمالی شناسایی شوند.
بر اساس این دادهها، میتوان اقدامات بهینهسازی هدفمندی را انجام داد. این اقدامات ممکن است شامل تنظیم کش سکو، بهینهسازی پیکربندی دیتابیس، تعادل بار بهتر بین سرورهای وبفرانت، افزودن منابع به سرورهایی که تحت فشار هستند یا حتی بازنگری در طراحی برخی صفحات و کتابخانههای پرترافیک باشد. بهینهسازی عملکرد یک فرآیند تدریجی و مستمر است.
همچنین، آموزش کاربران در مورد بهترین روشهای استفاده میتواند تأثیر شگرفی بر عملکرد درک شده سیستم داشته باشد. به عنوان مثال، آموزش تفاوت بین ذخیرهسازی اسناد در یک کتابخانه بههمریخته در مقابل یک کتابخانه با ساختار مناسب، یا استفاده از قابلیت همکاری همزمان به جای ارسال ایمیلهای متعدد با ضمیمههای سنگین، میتواند بار سیستم را کاهش دهد و بهرهوری را افزایش دهد.
4.5. مستندسازی نهایی محیط و آموزش کاربران
پس از تثبیت محیط جدید، مستندسازی دقیق تمام تغییرات، پیکربندیها و معماری نهایی یک گام ضروری است. این مستندات باید شامل نمودار معماری، لیست سرورها و نقش آنها، جزئیات پیکربندی سرویسهای کلیدی، اطلاعات حسابهای سرویس، مراحل بازیابی و هر گونه دانش خاصی باشد که در طول پروژه کسب شده است. این مستندات برای تیم پشتیبانی آینده و پروژههای بعدی بسیار ارزشمند خواهد بود.
در کنار مستندسازی فنی، ارائه آموزشهای هدفمند به کاربران نهایی برای بهرهبرداری حداکثری از قابلیتهای جدید نسخه ۲۰۲۲ بسیار مهم است. این آموزشها میتواند به صورت جلسات وبینار، ویدیوهای آموزشی کوتاه، راهنماهای گامبهگام یا کارگاههای عملی باشد. تمرکز باید بر روی ویژگیهای جدیدی باشد که زندگی کاری کاربران را سادهتر میکند، مانند بهبودهای رابط کاربری، قابلیتهای همکاری پیشرفته یا ابزارهای جستجوی قدرتمندتر.
در نهایت، ایجاد یک برنامه جمعآوری بازخورد مداوم از کاربران مفید است. این بازخوردها میتواند مشکلات باقیمانده، پیشنهادات برای استفاده بهتر یا درخواستهای آموزشی بیشتر را نشان دهد. این کار نه تنها به بهبود مستمر محیط کمک میکند، بلکه حس مالکیت و مشارکت کاربران در سیستم جدید را افزایش میدهد و پذیرش نهایی آن را تضمین مینماید.
همچنین بخوانید: راه اندازی پورتال سازمانی با شیرپوینت
5. نظارت مستمر، پشتیبانی و برنامهریزی برای آینده
5.1. استقرار نظام نظارت و هشدار پیشگیرانه
پس از استقرار کامل محیط جدید، برقراری یک سیستم نظارتی قوی و خودکار، کلید حفظ سلامت و پایداری بلندمدت آن است. این نظام باید فراتر از نظارت ساده بر روشن بودن سرویسها عمل کند و معیارهای حیاتی عملکردی مانند زمان پاسخگویی برنامه، سلامت سرویس جستجو، مصرف منابع سرورها (CPU، حافظه، دیسک، شبکه)، وضعیت پایگاههای داده و تعداد خطاهای کاربر را به طور مستمر رصد نماید. این معیارها باید بر روی یک داشبورد مرکزی جمعآوری و نمایش داده شوند.
تنظیم هشدارهای پیشگیرانه بر اساس آستانههای تعیینشده، گام بعدی است. به عنوان مثال، وقتی استفاده از پردازنده یک سرور خاص به مدت طولانی از ۸۰٪ فراتر رود، یا زمان پاسخگویی یک عملیات خاص افزایش ناگهانی پیدا کند، سیستم باید به طور خودکار به تیم پشتیبانی هشدار دهد. این رویکرد، امکان شناسایی و رفع مشکلات را پیش از تأثیر محسوس بر کاربران و وقوع اختلال گسترده فراهم میآورد.
نظارت باید شامل لایه برنامه نیز باشد. استفاده از ابزارهای تحلیل لاگ برای جمعآوری و تحلیل پیامهای سیستم، ردیابی رویدادهای امنیتی و مشاهده الگوهای دسترسی کاربران، بینش ارزشمندی درباره سلامت کلی محیط ارائه میدهد. تجزیه و تحلیل منظم این دادهها میتواند نقاط ضعف پنهان، الگوهای استفاده غیرمعمول یا نیاز به تنظیم مجدد منابع را آشکار کند. این فرآیند، نگهداری محیط را از حالت واکنشی به وضعیت پیشگیرانه ارتقا میدهد.
5.2. تعریف و اجرای چرخههای پشتیبانی و نگهداری منظم
یک محیط پایدار، نیازمند یک برنامه منظم و زمانبندیشده برای فعالیتهای نگهداری است. این برنامه باید شامل وظایفی مانند نصب بهروزرسانیهای امنیتی و تجمعی مایکروسافت، بهروزرسانی آنتیویروس سرورها، بازبینی و پاکسازی لاگهای سیستم، اجرای دستورات بهینهسازی پایگاه داده و اعتبارسنجی منظم پشتیبانها باشد. این فعالیتها باید در پنجرههای زمانی کمبار از پیش تعیین شده و با اطلاعرسانی مناسب به کاربران انجام شوند.
ایجاد یک چرخه پشتیبانی ساختاریافته برای کاربران نیز ضروری است. این شامل تعریف کانالهای واضح گزارش مشکل (مانند سیستم تیکت، ایمیل یا پورتال سازمانی), سطوح مختلف فوریت برای درخواستها و زمان پاسخگویی مورد انتظار برای هر سطح است. تیم پشتیبانی باید آموزش ببینند تا نه تنها مشکلات فنی، بلکه سوالات کاربران درباره چگونگی انجام کارها در سیستم جدید را نیز مدیریت کنند. مستندسازی راهحل مشکلات رایج در یک پایگاه دانش داخلی، به حل سریعتر مشکلات تکراری کمک شایانی میکند.
همچنین، برنامهریزی برای بازبینی دورهای پیکربندیهای امنیتی و مجوزها باید بخشی از چرخه نگهداری باشد. این بازبینی شامل مرور گروهها و سطوح دسترسی، بررسی لاگهای ممیزی برای شناسایی دسترسیهای غیرمعمول، و اطمینان از انطباق با سیاستهای امنیتی سازمان است. نگهداری منظم، از انباشته شدن مشکلات کوچک و تبدیل آنها به بحرانهای بزرگ جلوگیری میکند و عمر مفید محیط را افزایش میدهد.
5.3. آنالیز بازخورد کاربران و بهبود مستمر تجربه کاری
مهاجرت موفق، تنها انتقال فنی دادهها نیست؛ پذیرش و رضایت کاربران نهایی نشانه نهایی موفقیت است. بنابراین، ایجاد مکانیزمی نظاممند برای جمعآوری، تحلیل و عمل به بازخورد کاربران پس از مهاجرت حیاتی است. این کار میتواند از طریق نظرسنجیهای دورهای، جلسات گروههای کانونی با نمایندگان بخشهای مختلف، یا حتی تحلیل سوالات مطرح شده در کانالهای پشتیبانی انجام شود.
بازخوردها باید در چند دسته تحلیل شوند: مشکلات فنی (مانند خطاها یا کندی عملکرد)، مشکلات کاربری (سختی در یافتن یا انجام یک کار)، و پیشنهادات برای بهبود. اولویتبندی این بازخوردها بر اساس تعداد کاربران تأثیرپذیر و تأثیر آن بر فرآیندهای کسبوکار، به تیم فنی کمک میکند تا بر روی مهمترین مسائل تمرکز کند. برخی از این بهبودها ممکن است ساده و سریع، مانند اصلاح یک متن راهنما باشند، و برخی دیگر ممکن است نیاز به پروژههای کوچک جداگانه داشته باشند.
بر اساس این تحلیل، یک برنامه بهبود مستمر تجربه کاربری تعریف و اجرا میشود. این برنامه میتواند شامل ایجاد آموزشهای هدفمند برای رفع شکافهای دانشی شناسایی شده، تنظیم جزئی رابط کاربری برای سادهتر کردن کارهای پرتکرار، یا حتی استقرار یک قالب سایت جدید و بهینهشده برای پروژهها باشد. درگیر کردن کاربران در این فرآیند بهبود، حس مالکیت آنان را تقویت کرده و فرهنگ استفاده مثبت از سکوی همکاری را نهادینه میسازد.
5.4. برنامهریزی برای مقیاسپذیری و توسعه آینده
با تثبیت محیط و افزایش پذیرش آن، طبیعی است که تقاضا برای منابع و قابلیتهای جدید افزایش یابد. بنابراین، برنامهریزی برای مقیاسپذیری آینده باید از هم اکنون آغاز شود. این برنامهریزی شامل نظارت بر روند رشد محتوا (حجم ذخیرهسازی)، رشد ترافیک کاربر و تحلیل الگوهای استفاده برای پیشبینی نیازهای آتی سختافزاری و نرمافزاری است.
این مرحله همچنین فرصتی است برای ارزیابی قابلیتهای استفادهنشده نسخه ۲۰۲۲ که میتوانند نیازهای آینده کسبوکار را برطرف کنند. برای مثال، ممکن است قابلیتهای پیشرفته مدیریت محتوا، ابزارهای جدید هوش تجاری، یا یکپارچهسازی عمیقتر با سایر سرویسهای مجموعه office مورد توجه قرار گیرد. شناسایی این فرصتها و برنامهریزی برای استقرار تدریجی آنها، ارزش حاصل از سرمایهگذاری مهاجرت را به حداکثر میرساند.
علاوه بر این، باید یک نقشه راه فناوری برای سکوی همکاری در سازمان ترسیم شود. این نقشه راه ممکن است شامل برنامهریزی برای مهاجرت نهایی به نسخههای مبتنی بر ابر، اتخاذ یک استراتژی ترکیبی، یا حتی آمادهسازی برای ادغام با پلتفرمهای همکاری نسل بعدی باشد. داشتن این چشمانداز بلندمدت، به سازمان کمک میکند تا تصمیمات فناورانه امروز را در راستای اهداف آینده اتخاذ کند و از سرمایهگذاریهای خود محافظت نماید.
5.5. خاتمه رسمی پروژه مهاجرت و دروس آموخته شده
پس از طی دوره نظارت فشرده (معمولاً چند هفته تا یک ماه) و اطمینان از پایداری کامل محیط جدید، زمان خاتمه رسمی پروژه مهاجرت فرا میرسد. این خاتمه با غیرفعالسازی نهایی و ایمن محیط قدیمی (SharePoint 2016) همراه است. پیش از این کار، باید یک آخرین پشتیبان کامل از محیط قدیمی گرفته و در مکانی امن بایگانی شود. سپس، منابع سرورهای قدیمی میتوانند پس از اطمینان از عدم وابستگی، خاموش یا برای اهداف دیگر بازتخصیص داده شوند.
برگزاری یک جلسه پایانی پروژه با حضور تمام ذینفعان برای مرور “دروس آموخته شده” یک گام بسیار ارزشمند است. در این جلسه باید موفقیتها، چالشهای پیش آمده، نقاط قوت و ضعف فرآیند، و اقداماتی که در پروژههای مشابه آینده میتوان بهتر انجام داد، به صورت شفاف مورد بحث قرار گیرد. مستندسازی این درسها، دارایی گرانبهایی برای بلوغ فرآیندهای فناوری اطلاعات سازمان محسوب میشود.
در نهایت، موفقیت پروژه باید جشن گرفته شود و از زحمات تمام اعضای تیم و همکاری کاربران تقدیر به عمل آید. این عمل روحیه تیم را تقویت کرده و فرهنگ مثبتنگری نسبت به تغییرات فناورانه بزرگ را در سازمان ترویج میکند. با بستن صحیح این فصل، سازمان اکنون بر روی یک سکوی همکاری مدرن، پایدار و آماده برای آینده ایستاده است و میتواند با اطمینان به سوی اهداف نوآوری و تحول دیجیتال خود گام بردارد.
❓سوالات متداول
بله، با استفاده از روشهایی مانند “تکثیر پایگاهداده” یا “مهاجرت متوالی”، محیط جدید بر روی سختافزار یا سرور مجزایی نصب و پیکربندی میشود. در این روش، تا لحظه نهایی قطعی، محیط قدیمی کاملاً فعال و در دسترس کاربران است و تنها در یک پنجره کوتاه (معمولاً چند ساعت) برای هدایت ترافیک به محیط جدید، سرویسدهی مختل میشود.
خیر، لزوماً اینطور نیست. نسخه 2022 ممکن است از برخی قابلیتهای قدیمی پشتیبانی نکند. بررسی دقیق سازگاری تمامی اجزای سفارشی، وبپارتها و اتصالات به سیستمهای دیگر، پیش از آغاز مهاجرت، یک گام حیاتی و اجباری است تا از بروز مشکلات غیرمنتظره جلوگیری شود.
معمولاً بله. نسخه 2022 برای عملکرد بهینه، نیازمند منابع سختافزاری قویتر و احتمالاً سیستمعامل جدیدتر (مانند سرور 2022) است. ارزیابی دقیق مشخصات فنی مورد نیاز و تطبیق یا ارتقاء زیرساخت موجود، بخش مهمی از مرحله برنامهریزی محسوب میشود.
این زمان کاملاً به عواملی مانند حجم دادهها، پیچیدگی محیط، تعداد سرویسها و منابع تیم پروژه بستگی دارد. پروژه میتواند از چند هفته تا چند ماه به طول بینجامد. بخش عمده زمان، صرف مراحل برنامهریزی، تست و آمادهسازی میشود و مرحله قطعی نهایی و انتقال اصلی معمولاً کوتاه است.
بله، به طور معمول محیط قدیمی تا مدتی پس از قطعی نهایی و اطمینان از عملکرد صحیح محیط جدید، به صورت بایگانی و غیرفعال نگهداری میشود. این کار یک لایه امنیتی برای بازگشت در صورت بروز مشکل نادر فراهم میکند. پس از دوره نظارت و اطمینان کامل، میتوان طبق برنامه، محیط قدیمی را از سرویس خارج کرد.
جمع بندی نهایی
مهاجرت از نسخه 2016 به نسخه 2022 سکوی همکاری مایکروسافت، یک سرمایهگذاری استراتژیک برای توانمندسازی سازمان با ابزارهای بهروز و پایدار است. کلید موفقیت در این سفر، در برنامهریزی منسجم، آزمونهای گسترده و اجرای گامهای دقیق با روشی ساختاریافته نهفته است. همانطور که در این راهنما به تفصیل شرح داده شد، رویکرد “تکثیر پایگاهداده” این امکان را فراهم میآورد تا محیط قدیم و جدید به صورت موازی فعالیت کنند و انتقال نهایی در یک پنجره زمانی کوتاه و با حداقل ریسک انجام پذیرد.
این فرآیند نه تنها تداوم سرویسدهی را تضمین میکند، بلکه فرصتی برای پاکسازی دادهها، بازبینی مجوزها و استقرار یک معماری بهینهشده فراهم مینماید. با پیروی از مراحل ذکرشده، از بررسی سازگاری و آمادهسازی زیرساخت گرفته تا قطعی نهایی و نظارت پس از مهاجرت، سازمان شما میتواند با اطمینان کامل از محیطی پایدار و غنی از ویژگیهای جدید بهرهمند شود و زمینه را برای نوآوری و همکاری مؤثرتر فراهم کند.
برای مطالعه مستندات رسمی و دستورالعاملهای دقیق فنی از مرجع اصلی، حتماً صفحه راهنمای رسمی مایکروسافت در مورد فرآیند ارتقاء را در آدرس زیر مشاهده نمایید. این لینک اطلاعات ارزشمندی را برای تکمیل دانش شما ارائه میدهد:
https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/upgrade-and-update/overview-of-the-upgrade-process-to-sharepoint-server-2022
دیدگاه بگذارید