07
مهدر قلب هر زنجیره تامین کارآمد، دادههای دقیق و لحظهای از وضعیت موجودی کالاها نهفته است. ماژول مدیریت زنجیره تامین در داینامیکس ۳۶۵، دیدگاهی کاملاً شفاف و یکپارچه از تمام کالاها در سراسر سازمان و در هر انباری که باشند، در اختیار مدیران قرار میدهد. این شفافیت نه تنها از ایجاد موجودیهای راکد و سرمایههای بر زمین مانده جلوگیری میکند، بلکه با فراهم آوردن اطلاعات دقیق از میزان کالای موجود، از بروز مشکلات ناشی از کمبود موجودی و توقف خط تولید یا عدم تحویل به موقع به مشتریان پیشگیری مینماید.
در این سیستم، هر کالا با یک شناسه منحصر به فرد تعریف میشود و میتواند با استفاده از ابعاد مختلف محصول و انبار، دستهبندی و ردیابی شود. برای مثال، میتوان برای یک کالا ابعاد ردیابی مانند شماره سریال یا شماره بچ را فعال کرد تا بتوان آن را در طول زنجیره تامین، از لحظه ورود به انبار تا تحویل به مشتری نهایی، به صورت دقیق دنبال نمود. این قابلیت به ویژه برای صنایع حساس مانند داروسازی یا غذایی که نیاز به ردیابی دقیق محصولات خود دارند، حیاتی است. همچنین با استفاده از ابعاد ذخیره سازی، میتوان کالاها را بر اساس محل نگهداری (انبار، مکان، پالت) دستهبندی کرد که این امر نقش مهمی در بهینهسازی فرآیندهای انبارداری ایفا میکند.
سیستم به گونهای طراحی شده که امکان تعریف انواع مختلف کالاها از مواد اولیه و کالای نیمه ساخته گرفته تا محصول نهایی و کالای بستهبندی را فراهم میآورد. هر یک از این دستهبندیها میتوانند ویژگیهای منحصر به فرد خود را داشته باشند، برای مثال یک ماده اولیه ممکن است نیاز به کنترل کیفی سختگیرانهتری داشته باشد در حالی که یک محصول نهایی باید با بستهبندی خاصی به انبار محصول آماده ارسال منتقل شود. این انعطافپذیری در تعریف و طبقهبندی کالاها، به سازمان اجازه میدهد تا فرآیندهای خود را دقیقاً مطابق با نیازهای صنعت و کسبوکار خود شخصیسازی کند.
سازمانها اغلب دارای چندین انبار در موقعیتهای جغرافیایی مختلف هستند. ماژول مدیریت زنجیره تامین این امکان را فراهم میآورد تا تمامی این انبارها، چه انبارهای کارخانه، چه انبارهای میانی و چه مراکز توزیع، به صورت متمرکز در یک سیستم واحد مدیریت شوند. مدیران میتوانند به راحتی سطح موجودی هر کالا را در هر یک از این انبارها مشاهده کرده و تصمیمات آگاهانهای در مورد تخصیص موجودی به سفارشهای مختلف بگیرند. این دید یکپارچه، هماهنگی بین انبارها را افزایش داده و از انتقال هزینهبر و زمانبر موجودی بین انبارها جلوگیری میکند، چرا که سیستم میتواند هوشمندانه نزدیکترین انبار به مشتری را برای تامین سفارش او انتخاب نماید.
علاوه بر این، سیستم امکان تعریف سلسله مراتب انبارها و روابط بین آنها را نیز فراهم میکند. برای مثال، میتوان تعریف کرد که انبار مرکزی وظیفه تامین انبارهای استانی را بر عهده دارد و یا اینکه برخی کالاها فقط در انبار مرکزی نگهداری میشوند و سایر انبارها صرفاً محل توزیع هستند. این قابلیت به سازمانها کمک میکند تا استراتژی توزیع چند سطحی خود را به دقت در سیستم پیادهسازی کرده و از قابلیتهای پیشرفته تامین مجدد خودکار (Replenishment) برای پر کردن موجودی انبارهای وابسته استفاده نمایند.
هر گونه جابجایی کالا در انبار، از دریافت محموله جدید از تامینکننده گرفته تا انتقال کالا بین دو نقطه در یک انبار و یا خروج کالا برای تولید یا ارسال به مشتری، در این سیستم با جزییات کامل ثبت میشود. این ثبت دقیق رویدادها، یک دفتر کل تاریخی از تمام تراکنشهای مرتبط با کالا ایجاد میکند که برای ممیزیهای داخلی، محاسبه دقیق بهای تمام شده کالا و رفع اختلافات احتمالی بسیار ارزشمند است. به عنوان مثال، با اسکن یک بارکد توسط کارگر انبار، میتوان دریافت که یک کالای خاص از چه تامینکنندهای خریداری شده، چه زمانی وارد انبار شده، در کدام قفسه قرار گرفته و چه زمانی برای تولید یا ارسال از انبار خارج شده است.
این شفافیت و قابلیت ردیابی نه تنها در عملیات روزمره مفید است، بلکه در شرایط بحرانی نیز کارآیی خود را نشان میدهد. فرض کنید پس از تحویل محصولات به مشتریان، متوجه یک مشکل کیفی در یک دسته خاص از کالاها شوید. در این شرایط، سیستم به شما امکان میدهد تا به سرعت تمام مشتریانی را که آن دسته خاص از کالا را دریافت کردهاند، شناسایی کرده و فرآیند فراخوان محصول (Recall) را به شکلی هدفمند و کارآمد اجرا نمایید. این قابلیت میتواند از بروز خسارات مالی گسترده و لطمه به اعتبار برند جلوگیری کند.
سیستم با بهرهگیری از قابلیتهای پیشبینی و هوش مصنوعی، میتواند به مدیران در تعیین سطح بهینه موجودی هر کالا کمک کند. با تحلیل دادههای تاریخی فروش، روندهای فصلی و حتی رویدادهای پیشبینی شده بازار، سیستم پیشنهادهایی برای افزایش یا کاهش سطح موجودی ارائه میدهد. این قابلیت که با عنوان برنامهریزی تقاضا شناخته میشود، به سازمان کمک میکند تا ضمن جلوگیری از کمبود کالا، از انباشت سرمایه در موجودیهای مازاد نیز جلوگیری نماید. این رویکرد هوشمندانه، تعادل ظریفی بین هزینههای نگهداری موجودی و سطح خدمات مورد انتظار مشتریان برقرار میکند.
الگوریتمهای هوش مصنوعی به کار رفته در این سیستم قادرند الگوهای پنهان در دادهها را شناسایی کرده و پیشبینیهای خود را به مرور زمان دقیقتر کنند. برای مثال، سیستم ممکن است تشخیص دهد که فروش یک محصول خاص با یک رویداد آب و هوایی خاص یا یک کمپین بازاریابی در شبکههای اجتماعی همبستگی دارد. با در نظر گرفتن این عوامل، پیشبینیهای سیستم از دقت بسیار بالاتری برخوردار میشوند و مدیران میتوانند با اطمینان بیشتری برای تامین موجودی مورد نیاز خود برنامهریزی کنند.
برای اطمینان از صحت اطلاعات موجودی در سیستم و تطابق آن با موجودی فیزیکی، ماژول مدیریت زنجیره تامین ابزارهای قدرتمندی برای شمارش دورهای یا سایکل کانتینگ فراهم کرده است. به جای توقف عملیات انبار برای شمارش سالانه، میتوان برنامهریزی کرد که به صورت دورهای و بر اساس قوانین مشخص (مثلاً کالاهای پرمصرف هر ماه یکبار و کالاهای کممصرف هر سه ماه یکبار) شمارش شوند. این فرآیند به صورت هوشمندانه توسط سیستم هدایت میشود و کارکنان انبار با استفاده از دستگاههای موبایل، تعداد کالاهای شمارش شده را وارد سیستم میکنند. در صورت وجود مغایرت، سیستم گردش کاری را برای بررسی و ثبت دلایل اختلاف آغاز مینماید که این امر به مرور زمان دقت اطلاعات موجودی را به شدت افزایش میدهد.
رویکرد شمارش دورهای مزایای متعددی نسبت به شمارش سالانه سنتی دارد. اولاً، نیازی به توقف عملیات انبار نیست و شمارشها در زمانهای کمتراکم کاری انجام میشوند. ثانیاً، با توزیع شمارشها در طول سال، مشکلات و مغایرتها زودتر شناسایی و رفع میشوند و از انباشت خطاها جلوگیری میگردد. ثالثاً، سیستم میتواند بر اساس نتایج شمارشهای قبلی، کالاهایی که بیشتر دچار مغایرت میشوند را برای شمارش مکرر اولویتبندی کند. این چرخه بهبود مستمر، دقت اطلاعات موجودی را به سطح بسیار بالایی ارتقا میدهد و اعتماد مدیران به دادههای سیستم را افزایش میبخشد.
همچنین بخوانید: ماژول مالی در داینامیکس 365
فرآیند تدارکات، حلقه اول و یکی از حیاتیترین بخشهای زنجیره تامین است. هرگونه تاخیر یا خطا در این مرحله میتواند کل فرآیند تولید و توزیع را با اختلال مواجه کند. ماژول مدیریت زنجیره تامین داینامیکس ۳۶۵ با ارائه یک گردش کار کامل و شفاف برای تدارکات، از لحظه ثبت نیاز توسط متقاضی تا زمان دریافت کالا و تایید نهایی فاکتور، کنترل و دید کاملی را در اختیار مدیران خرید و تیم تدارکات قرار میدهد. این یکپارچگی باعث کاهش هزینهها، افزایش سرعت و دقت در فرآیند خرید و در نهایت بهبود روابط با تامینکنندگان میشود.
فرآیند تدارکات معمولاً با یک درخواست خرید از سوی واحد متقاضی (مثلاً واحد تولید یا واحد اداری) آغاز میشود. در این سیستم، افراد متقاضی میتوانند به راحتی نیاز خود را به همراه مشخصات کامل کالا یا خدمت مورد نظر، تعداد مورد نیاز و تاریخ تحویل مطلوب، در قالب یک فرم درخواست خرید ثبت کنند. این درخواستها سپس وارد یک گردش کار تایید هوشمند میشوند تا بر اساس سطوح اختیار تعریف شده (مثلاً تایید مدیر واحد و سپس مدیر مالی)، مراحل تایید را طی کنند. شفافیت در این مرحله باعث میشود تا از خریدهای بدون مجوز و خارج از بودجه جلوگیری شده و کلیه درخواستها به صورت سیستماتیک ثبت و پیگیری شوند.
یکی از نکات کلیدی در این فرآیند، قابلیت تعریف قوانین و محدودیتهای بودجهای در سطح درخواست خرید است. سیستم میتواند به طور خودکار بررسی کند که آیا برای کالای درخواستی، بودجه کافی در اختیار واحد متقاضی وجود دارد یا خیر و در صورت کمبود بودجه، درخواست را به مدیر مالی ارجاع دهد. همچنین، مدیران میتوانند در هر لحظه از وضعیت درخواستهای خرید واحد خود مطلع شوند و بدانند که درخواست آنها در کدام مرحله از گردش کار تایید قرار دارد. این شفافیت، نیاز به پیگیریهای تلفنی و اداری را کاهش داده و رضایت کارکنان را افزایش میدهد.
پس از تایید درخواست خرید، نوبت به ایجاد سفارش خرید میرسد. در این مرحله، واحد تدارکات میتواند با توجه به نوع کالا و تامینکنندگان قبلی، بهترین گزینه را انتخاب کرده و درخواست تایید شده را به یک سفارش خرید رسمی تبدیل کند. سیستم به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز از جمله مشخصات کالا، تعداد و قیمتهای توافقی با تامینکننده را از قراردادهای موجود یا سابقه خرید، به سفارش جدید منتقل مینماید. این فرآیند نه تنها از ورود مجدد دادهها و خطاهای انسانی جلوگیری میکند، بلکه سرعت تبدیل نیاز به سفارش نهایی را نیز به شدت افزایش میدهد. سفارش خرید نهایی پس از تکمیل و تایید نهایی، برای تامینکننده ارسال میشود.
در فرآیند تبدیل درخواست به سفارش خرید، مدیران تدارکات میتوانند از ابزارهای تحلیلی سیستم برای مقایسه قیمتها و شرایط تامینکنندگان مختلف استفاده کنند. برای مثال، سیستم میتواند نشان دهد که در خریدهای قبلی یک کالا، کدام تامینکننده بهترین قیمت و شرایط را ارائه داده است. همچنین، در صورتی که سازمان با تامینکننده خاصی قرارداد چارچوب داشته باشد، سیستم به طور خودکار قیمتهای توافق شده در قرارداد را به سفارش خرید اعمال میکند. این قابلیتها به تیم تدارکات کمک میکند تا تصمیمات بهتری گرفته و از حداکثر صرفهجویی در هزینههای خرید اطمینان حاصل کنند.
یکی از نقاط عطف فرآیند تدارکات، لحظه دریافت کالا از تامینکننده است. در این سیستم، کارکنان انبار هنگام ورود محموله، با استفاده از دستگاههای موبایل، کالاها را اسکن کرده و دریافت خود را در سیستم ثبت میکنند. این ثبت دریافت، با سفارش خرید مربوطه تطبیق داده میشود تا از صحت تعداد و نوع کالاهای دریافتی اطمینان حاصل گردد. در صورت مغایرت، سیستم هشدارهای لازم را صادر کرده و فرآیند رسیدگی به مغایرتها آغاز میشود. همچنین، سیستم میتواند بر اساس سفارش خرید، فرآیند بازرسی کیفی کالاهای دریافتی را آغاز کرده و تا تایید نهایی کیفیت، کالا را در انبار بازرسی (قرنطینه) نگه دارد.
فرآیند تطبیق دریافت با سفارش خرید، یکی از مهمترین نقاط کنترلی در کل زنجیره تامین است. این تطبیق نه از نظر کمّی که از نظر کیفی نیز انجام میشود. برای مثال، اگر کالای دریافتی دارای تاریخ انقضای نزدیک باشد یا در بستهبندی نامناسب تحویل داده شده باشد، کارکنان انبار میتوانند این موارد را در سیستم ثبت کرده و درخواست بررسی از واحد تدارکات دهند. در صورت تایید نهایی کیفیت، کالا از انبار بازرسی خارج شده و به موجودی قابل استفاده سازمان اضافه میشود. در غیر این صورت، فرآیند عودت کالا به تامینکننده یا ثبت ادعای خسارت آغاز میگردد.
داشتن اطلاعات جامع و بهروز از تامینکنندگان، نقش کلیدی در موفقیت فرآیند تدارکات دارد. این ماژول یک پایگاه داده متمرکز برای مدیریت اطلاعات تمام تامینکنندگان فراهم میآورد که شامل اطلاعات تماس، قراردادها، قیمتهای توافقی، سابقه خرید، امتیازات کیفی و حتی گواهینامههای آنها میشود. مدیران تدارکات میتوانند با تحلیل عملکرد گذشته تامینکنندگان (مانند درصد تحویل به موقع، کیفیت کالاها)، تصمیمات بهتری برای انتخاب آنها در سفارشهای آینده بگیرند. این دید جامع به ایجاد یک زنجیره تامین قوی و کاهش ریسکهای ناشی از وابستگی به تامینکنندگان ضعیف کمک میکند.
سیستم امکان تعریف دستهبندیهای مختلف برای تامینکنندگان را نیز فراهم میکند. برای مثال، میتوان تامینکنندگان را بر اساس حوزه فعالیت (داخلی یا خارجی)، نوع کالا یا خدمت (مواد اولیه، قطعات، خدمات پشتیبانی)، یا اهمیت استراتژیک (تامینکنندگان کلیدی و عادی) دستهبندی کرد. این دستهبندیها به مدیران کمک میکند تا استراتژیهای متفاوتی برای تعامل با گروههای مختلف تامینکنندگان تدوین کنند. برای نمونه، ممکن است برای تامینکنندگان کلیدی، فرآیندهای سادهتر و تسهیلات بیشتری در نظر گرفته شود، در حالی که برای تامینکنندگان جدید، کنترلهای دقیقتری اعمال گردد.
ارتباط تنگاتنگ بین تدارکات و امور مالی از دیگر ویژگیهای برجسته این ماژول است. پس از دریافت کالا و تایید نهایی، اطلاعات مربوط به فاکتور دریافتی از تامینکننده در سیستم ثبت شده و به صورت خودکار با سفارش خرید و رسید انبار تطبیق داده میشود (تطبیق سهگانه). پس از تایید این تطابق، اسناد لازم برای پرداخت به تامینکننده در ماژول مالی ایجاد میشود. این یکپارچگی عمیق، از بروز اختلافات بین واحدهای تدارکات و مالی جلوگیری کرده، فرآیند پرداخت به تامینکنندگان را تسریع میبخشد و دید دقیقی از بدهیهای جاری سازمان در مقابل تامینکنندگان ارائه میدهد.
علاوه بر تطبیق سهگانه، سیستم امکان مدیریت انواع مختلف هزینههای جانبی خرید مانند هزینه حمل و نقل، بیمه، عوارض گمرکی و … را نیز فراهم میکند. این هزینهها میتوانند به صورت خودکار به بهای تمام شده کالاهای خریداری شده اضافه شوند تا محاسبه دقیقتری از قیمت تمام شده کالاها به دست آید. این دقت در محاسبه بهای تمام شده، برای تعیین قیمت فروش محصولات و تحلیل حاشیه سود هر محصول ضروری است. به این ترتیب، واحد مالی میتواند گزارشهای دقیق و قابل اعتمادی از وضعیت هزینهها و سودآوری سازمان ارائه دهد.
انبارها در گذشته صرفاً محلی برای نگهداری کالا بودند، اما امروزه به مراکز پویا و حیاتی برای کسب مزیت رقابتی تبدیل شدهاند. ماژول مدیریت زنجیره تامین داینامیکس ۳۶۵ با ارائه قابلیتهای پیشرفته مدیریت انبار (WMS)، این امکان را فراهم میآورد تا عملیات انبارداری با حداکثر کارایی و دقت انجام شود. مفاهیمی مانند مدیریت امواج (Wave)، مدیریت بار (Load) و برنامهریزی پیشرفته چیدن کالا، همگی دست به دست هم میدهند تا فرآیندهای ورود و خروج کالا بهینهسازی شده و خطاها به حداقل ممکن کاهش یابند.
یکی از قدرتمندترین ابزارهای این ماژول برای مدیریت خروج کالا، قابلیت “امواج” است. به جای اینکه هر سفارش فروش به صورت جداگانه و خطی فرآیند چیدن کالا را آغاز کند، سیستم میتواند بر اساس معیارهایی مانند محدوده جغرافیایی مشتریان، نوع حامل یا زمان تحویل، چندین سفارش را در قالب یک “موج” گروهبندی کرده و به طور همزمان برای آنها دستور چیدن صادر کند. این کار باعث میشود تا کارکنان انبار بتوانند با یک بار مراجعه به یک راهرو، کالاهای مربوط به چندین سفارش را به طور همزمان جمعآوری کنند. این روش که به “چیدن دستهای” معروف است، به طور چشمگیری مسیرهای پیمایشی در انبار را کاهش داده و بهرهوری نیروی کار را افزایش میدهد.
مدیریت امواج در این سیستم بسیار انعطافپذیر و قابل تنظیم است. مدیران انبار میتوانند قوانین مختلفی برای ایجاد امواج تعریف کنند، برای مثال میتوان تعیین کرد که تمام سفارشهایی که باید با یک شرکت حمل و نقل خاص ارسال شوند، در یک موج قرار گیرند. همچنین، امکان تعریف اولویت برای امواج وجود دارد، به این معنا که امواج مربوط به سفارشهای فوری میتوانند زودتر از سایر امواج پردازش شوند. سیستم همچنین امکان پردازش خودکار امواج را در زمانهای مشخصی از روز فراهم میکند، که این امر نیاز به دخالت دستی را کاهش داده و فرآیند خروج کالا را روانتر میسازد.
پس از آمادهسازی سفارشها، نوبت به بارگیری و ارسال آنها میرسد. مفهوم “بار” (Load) در این سیستم به مجموعهای از محمولهها گفته میشود که قرار است با یک وسیله نقلیه (مانند کامیون) حمل شوند. ماژول مدیریت انبار با در نظر گرفتن ابعاد و وزن کالاها و همچنین ظرفیت وسایل نقلیه، به مدیران در برنامهریزی بهینه بارگیری کمک میکند. سیستم میتواند پیشنهاد دهد که چگونه کالاها در کامیون چیده شوند تا از فضا حداکثر استفاده شود. این قابلیت نه تنها هزینههای حمل و نقل را کاهش میدهد، بلکه فرآیند بارگیری را نیز سریعتر و منظمتر میسازد.
مدیریت بار در این سیستم فراتر از چیدمان فیزیکی کالاها در وسیله نقلیه است. سیستم امکان ایجاد اسناد حمل و نقل مانند بارنامه و لیست بستهبندی را به صورت خودکار فراهم میکند. همچنین، میتوان برای هر بار، یک مسیر حمل و نقل تعریف کرد و زمان تقریبی رسیدن به مقصد را محاسبه نمود. این اطلاعات برای مشتریان بسیار ارزشمند است، چرا که میتوانند وضعیت محموله خود را در طول مسیر پیگیری کنند. در صورت بروز تاخیر یا مشکل در مسیر، سیستم میتواند به طور خودکار به مشتریان و واحد فروش هشدار دهد.
مدیریت کارآمد انبار تنها به خروج کالا محدود نمیشود. فرآیند ورود کالا نیز به همان اندازه اهمیت دارد. در داینامیکس ۳۶۵، هنگامی که کالایی از تامینکننده دریافت میشود، سیستم بر اساس قوانین از پیش تعریفشده (مانند ابعاد کالا، میزان گردش، یا دستهبندی)، بهترین مکان برای قرارگیری آن در انبار را پیشنهاد میدهد. این قابلیت که “قراردهی هدایتشده” نام دارد، باعث میشود تا کالاها در موقعیتهای بهینه خود ذخیره شوند. برای مثال، کالاهای پرمصرف نزدیکتر به منطقه خروجی انبار قرار میگیرند تا در زمان چیدن، مسیر کمتری طی شود. این رویکرد هوشمندانه، انبار را برای عملیات آتی بهینهسازی میکند.
قوانین قراردهی در این سیستم بسیار منعطف و قابل شخصیسازی هستند. مدیران انبار میتوانند قوانین مختلفی بر اساس ویژگیهای کالاها تعریف کنند، برای مثال کالاهای سنگین باید در طبقات پایینتر قفسهها قرار گیرند، یا کالاهای قابل اشتعال باید در مکانهای خاصی با تهویه مناسب ذخیره شوند. همچنین، سیستم امکان تعریف اولویت برای مکانها را فراهم میکند، به این معنا که برخی مکانها (مثلاً نزدیک به درب خروجی) برای کالاهای خاصی اولویت بالاتری دارند. این انعطافپذیری به سازمانها کمک میکند تا از فضای انبار خود حداکثر استفاده را ببرند و در عین حال ایمنی و کارایی را تضمین کنند.
هسته اصلی عملیات مدرن انبارداری، استفاده از دستگاههای همراه و اسکنرهای بارکد است. ماژول مدیریت زنجیره تامین دارای یک برنامه کاربردی قدرتمند برای دستگاههای موبایل است که به کارکنان انبار اجازه میدهد تمام وظایف خود را در محیط انبار با اسکن بارکد کالاها، مکانها و پالتها انجام دهند. این برنامه به صورت بصری کارکنان را در انجام وظایفی مانند دریافت کالا، جابجایی، شمارش دورهای و چیدن کالا راهنمایی میکند. این رویکرد نه تنها سرعت عمل را افزایش میدهد، بلکه احتمال خطاهای انسانی را به شدت کاهش میدهد، چرا که دیگر نیازی به ثبت دستی اطلاعات روی کاغذ و سپس ورود آن به سیستم نیست.
این برنامه موبایل به صورت آفلاین نیز قابل استفاده است، به این معنا که حتی در مناطقی از انبار که پوشش اینترنت ضعیف است، کارکنان میتوانند وظایف خود را انجام دهند و پس از اتصال مجدد به شبکه، اطلاعات به طور خودکار با سیستم مرکزی همگامسازی میشود. همچنین، این برنامه از انواع مختلف اسکنرها و تکنولوژیهای شناسایی مانند بارکد، QR کد و RFID پشتیبانی میکند. مدیران انبار میتوانند عملکرد کارکنان را از طریق داشبوردهای مدیریتی پایش کرده و زمینههای بهبود بهرهوری را شناسایی کنند.
برای کسبوکارهایی که با کالاهای دارای تاریخ انقضا یا شماره سریال سروکار دارند (مانند مواد غذایی، دارویی یا قطعات الکترونیکی)، این ماژول ابزارهای کنترلی پیشرفتهای ارائه میدهد. سیستم به طور خودکار کالاها را بر اساس تاریخ انقضا مدیریت میکند و در فرآیند چیدن، ابتدا کالاهایی که زودتر منقضی میشوند را برای خروج انتخاب میکند (روش انقضا اول – FEFO). همچنین، ردیابی کامل کالاها بر اساس شماره سریال یا شماره بچ امکانپذیر است. این بدان معناست که در صورت بروز مشکل کیفی برای یک محصول خاص، میتوان به سرعت تمام مشتریانی را که آن محصول را دریافت کردهاند شناسایی و فرآیند فراخوان (Recall) را با دقت بالایی اجرا نمود.
مدیریت تاریخ انقضا در این سیستم به سازمانها کمک میکند تا از زیان ناشی از انقضای کالاها جلوگیری کنند. سیستم میتواند هشدارهای خودکاری درباره نزدیک شدن تاریخ انقضای کالاها صادر کند تا مدیران بتوانند برای فروش ویژه یا استفاده سریعتر از آنها اقدام کنند. همچنین، در فرآیند تخصیص موجودی به سفارشها، سیستم ابتدا کالاهایی با تاریخ انقضای نزدیکتر را برای ارسال انتخاب میکند، مگر اینکه مشتری مشخصاً درخواست کالا با تاریخ انقضای دورتر را داده باشد. این قابلیتها به سازمانها کمک میکند تا از هدررفت سرمایه جلوگیری کرده و مسئولیت اجتماعی خود را در قبال ارائه محصولات تازه و با کیفیت به مشتریان ایفا کنند.
فرآیند تدارکات، حلقه اول و یکی از حیاتیترین بخشهای زنجیره تامین است. هرگونه تاخیر یا خطا در این مرحله میتواند کل فرآیند تولید و توزیع را با اختلال مواجه کند. ماژول مدیریت زنجیره تامین داینامیکس ۳۶۵ با ارائه یک گردش کار کامل و شفاف برای تدارکات، از لحظه ثبت نیاز توسط متقاضی تا زمان دریافت کالا و تایید نهایی فاکتور، کنترل و دید کاملی را در اختیار مدیران خرید و تیم تدارکات قرار میدهد. این یکپارچگی باعث کاهش هزینهها، افزایش سرعت و دقت در فرآیند خرید و در نهایت بهبود روابط با تامینکنندگان میشود.
فرآیند تدارکات معمولاً با یک درخواست خرید از سوی واحد متقاضی (مثلاً واحد تولید یا واحد اداری) آغاز میشود. در این سیستم، افراد متقاضی میتوانند به راحتی نیاز خود را به همراه مشخصات کامل کالا یا خدمت مورد نظر، تعداد مورد نیاز و تاریخ تحویل مطلوب، در قالب یک فرم درخواست خرید ثبت کنند. این درخواستها سپس وارد یک گردش کار تایید هوشمند میشوند تا بر اساس سطوح اختیار تعریف شده (مثلاً تایید مدیر واحد و سپس مدیر مالی)، مراحل تایید را طی کنند. شفافیت در این مرحله باعث میشود تا از خریدهای بدون مجوز و خارج از بودجه جلوگیری شده و کلیه درخواستها به صورت سیستماتیک ثبت و پیگیری شوند.
یکی از ویژگیهای پیشرفته این سیستم، امکان تعریف سطوح مختلف اختیار تایید بر اساس مبلغ درخواست خرید است. برای مثال، درخواستهای خرید زیر یک میلیون تومان فقط با تایید مدیر واحد قابل انجام است، در حالی که درخواستهای بالای ده میلیون تومان نیاز به تایید مدیر مالی و حتی مدیر عامل دارند. این سطوح اختیار به صورت کاملاً شفاف در سیستم تعریف میشوند و از دور زدن سلسله مراتب تایید جلوگیری میکند. همچنین، مدیران میتوانند در هر لحظه از وضعیت درخواستهای خرید واحد خود مطلع شوند و در صورت تاخیر در هر مرحله، به مسئول مربوطه تذکر دهند.
پس از تایید درخواست خرید، نوبت به ایجاد سفارش خرید میرسد. در این مرحله، واحد تدارکات میتواند با توجه به نوع کالا و تامینکنندگان قبلی، بهترین گزینه را انتخاب کرده و درخواست تایید شده را به یک سفارش خرید رسمی تبدیل کند. سیستم به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز از جمله مشخصات کالا، تعداد و قیمتهای توافقی با تامینکننده را از قراردادهای موجود یا سابقه خرید، به سفارش جدید منتقل مینماید. این فرآیند نه تنها از ورود مجدد دادهها و خطاهای انسانی جلوگیری میکند، بلکه سرعت تبدیل نیاز به سفارش نهایی را نیز به شدت افزایش میدهد.
در فرآیند تبدیل درخواست به سفارش خرید، مدیران تدارکات میتوانند از ابزارهای مناقصه و استعلام قیمت موجود در سیستم استفاده کنند. برای کالاهایی که تامینکننده ثابتی ندارند، سیستم میتواند به طور خودکار درخواست استعلام قیمت برای چند تامینکننده ارسال کرده و پس از دریافت قیمتها، آنها را به صورت مقایسهای نمایش دهد. این قابلیت به تیم تدارکات کمک میکند تا شفافترین و رقابتیترین فرآیند انتخاب تامینکننده را داشته باشند و از بهترین قیمت و شرایط ممکن بهرهمند شوند.
یکی از نقاط عطف فرآیند تدارکات، لحظه دریافت کالا از تامینکننده است. در این سیستم، کارکنان انبار هنگام ورود محموله، با استفاده از دستگاههای موبایل، کالاها را اسکن کرده و دریافت خود را در سیستم ثبت میکنند. این ثبت دریافت، با سفارش خرید مربوطه تطبیق داده میشود تا از صحت تعداد و نوع کالاهای دریافتی اطمینان حاصل گردد. در صورت مغایرت، سیستم هشدارهای لازم را صادر کرده و فرآیند رسیدگی به مغایرتها آغاز میشود. همچنین، سیستم میتواند بر اساس سفارش خرید، فرآیند بازرسی کیفی کالاهای دریافتی را آغاز کرده و تا تایید نهایی کیفیت، کالا را در انبار بازرسی (قرنطینه) نگه دارد.
فرآیند بازرسی کیفی در این سیستم بسیار دقیق و قابل تنظیم است. میتوان برای هر کالا یا گروه کالایی، یک یا چند معیار کیفی تعریف کرد و نمونهگیریهای تصادفی یا صددرصدی را مشخص نمود. کارکنان واحد کنترل کیفیت با استفاده از دستگاههای موبایل، نتایج بازرسی را ثبت میکنند و در صورت تایید نهایی، کالا به موجودی قابل استفاده اضافه میشود. در صورت رد کیفیت، سیستم به طور خودکار فرآیند عودت کالا به تامینکننده را آغاز کرده و حتی میتواند جریمههای توافق شده در قرارداد را به صورت خودکار محاسبه و اعمال کند.
داشتن اطلاعات جامع و بهروز از تامینکنندگان، نقش کلیدی در موفقیت فرآیند تدارکات دارد. این ماژول یک پایگاه داده متمرکز برای مدیریت اطلاعات تمام تامینکنندگان فراهم میآورد که شامل اطلاعات تماس، قراردادها، قیمتهای توافقی، سابقه خرید، امتیازات کیفی و حتی گواهینامههای آنها میشود. مدیران تدارکات میتوانند با تحلیل عملکرد گذشته تامینکنندگان (مانند درصد تحویل به موقع، کیفیت کالاها)، تصمیمات بهتری برای انتخاب آنها در سفارشهای آینده بگیرند. این دید جامع به ایجاد یک زنجیره تامین قوی و کاهش ریسکهای ناشی از وابستگی به تامینکنندگان ضعیف کمک میکند.
سیستم امکان ارزیابی دورهای تامینکنندگان را بر اساس شاخصهای کمی و کیفی فراهم میکند. برای مثال، میتوان به هر تامینکننده بر اساس معیارهایی مانند درصد تحویل به موقع، درصد کالاهای مردودی، انعطافپذیری در تغییرات سفارش و قیمتهای رقابتی، امتیاز داد و آنها را رتبهبندی کرد. این رتبهبندیها در تصمیمگیری برای تخصیص سفارشهای آتی بسیار موثر هستند. همچنین، سیستم میتواند در صورت افت عملکرد یک تامینکننده، هشدارهای لازم را صادر کرده و حتی به طور موقت او را از لیست تامینکنندگان مورد تایید خارج کند.
ارتباط تنگاتنگ بین تدارکات و امور مالی از دیگر ویژگیهای برجسته این ماژول است. پس از دریافت کالا و تایید نهایی، اطلاعات مربوط به فاکتور دریافتی از تامینکننده در سیستم ثبت شده و به صورت خودکار با سفارش خرید و رسید انبار تطبیق داده میشود (تطبیق سهگانه). پس از تایید این تطابق، اسناد لازم برای پرداخت به تامینکننده در ماژول مالی ایجاد میشود. این یکپارچگی عمیق، از بروز اختلافات بین واحدهای تدارکات و مالی جلوگیری کرده، فرآیند پرداخت به تامینکنندگان را تسریع میبخشد و دید دقیقی از بدهیهای جاری سازمان در مقابل تامینکنندگان ارائه میدهد.
علاوه بر تطبیق سهگانه، سیستم امکان مدیریت قراردادهای بلندمدت با تامینکنندگان و اعمال تخفیفات حجمی یا دورهای را نیز فراهم میکند. برای مثال، اگر قراردادی با یک تامینکننده داشته باشید که بر اساس آن در صورت خرید بیش از یک مقدار مشخص در سال، درصدی تخفیف به شما تعلق گیرد، سیستم به طور خودکار این تخفیفات را محاسبه و در فاکتورهای نهایی اعمال میکند. همچنین، سیستم میتواند گزارشهای دقیقی از میزان خرید از هر تامینکننده و هزینههای مرتبط با آن ارائه دهد که برای مذاکرات قراردادی آتی بسیار مفید است.
همچنین بخوانید: ماژول خدمات مشتریان در داینامیکس 365
ماژول مدیریت زنجیره تامین، بخش تولید را نیز به عنوان یکی از ارکان اصلی خود در بر میگیرد و ابزارهای قدرتمندی برای برنامهریزی، اجرا و کنترل عملیات تولیدی در اختیار کارخانهها قرار میدهد. این قابلیتها به تولیدکنندگان کمک میکند تا با دیدی باز و اطلاعاتی دقیق، فرآیندهای تولیدی خود را بهینهسازی کرده، ضایعات را کاهش دهند و به تعهدات خود در قبال مشتریان در موعد مقرر عمل نمایند. یکپارچگی این بخش با سایر قسمتهای زنجیره تامین، مانند موجودی مواد اولیه و تدارکات، یک جریان روان و بدون وقفه را در کارخانه ایجاد میکند.
قلب تپنده هر فرآیند تولیدی، صورتحساب مواد یا BOM است. این لیست، تمام مواد اولیه، قطعات و زیرمجموعههایی را که برای ساخت یک محصول نهایی مورد نیاز است، به همراه مقدار دقیق هر یک، مشخص میکند. داینامیکس ۳۶۵ امکان تعریف صورتحسابهای مواد چندسطحی و پیچیده را فراهم میآورد. برای مثال، برای تولید یک خودرو، BOM سطح اول شامل قطعات اصلی مانند موتور و گیربکس است و هر یک از این قطعات خود دارای BOM جداگانهای هستند. مدیریت دقیق BOM در سیستم، تضمین میکند که مواد اولیه مورد نیاز برای تولید به موقع تامین شده و هزینههای تولید به درستی محاسبه شود.
سیستم امکان تعریف نسخههای مختلف برای یک BOM را فراهم میکند. برای مثال، ممکن است یک محصول با دو نوع ماده اولیه مختلف قابل تولید باشد، یا ممکن است به مرور زمان و با بهبود فرآیندها، BOM محصول تغییر کند. در این موارد، میتوان برای هر محصول چندین نسخه BOM تعریف کرد و مشخص نمود که هر نسخه در چه بازه زمانی معتبر است. همچنین، سیستم امکان تعریف ضایعات مجاز در هر سطح از تولید را فراهم میکند، به این معنا که میتوان تعیین کرد برای تولید هر واحد محصول، به دلیل ضایعات طبیعی فرآیند، چه مقدار اضافی از مواد اولیه مورد نیاز است.
علاوه بر مواد اولیه، برای تولید یک محصول به فرآیند و عملیات مشخصی نیاز است. “مسیر تولید” یا Routing، توالی مراحل و عملیاتی را که باید روی قطعات و مواد اولیه انجام شود تا به محصول نهایی تبدیل شوند، تعریف میکند. در این مسیر، مشخص میشود که هر عملیات در کدام مرکز کاری (مثلاً خط مونتاژ، دستگاه تراشکاری) و با چه نیروی انسانی و با چه مدت زمانی استاندارد انجام شود. تعریف دقیق مسیر تولید، به مدیران تولید امکان میدهد تا بار کاری ماشینآلات را به طور متوازن برنامهریزی کرده و زمانبندی دقیقی برای تکمیل سفارشها داشته باشند.
در تعریف مسیر تولید، میتوان زمانهای آمادهسازی (Setup)، زمان اجرا (Run time) و زمانهای انتظار (Queue time) را به صورت جداگانه مشخص کرد. این تفکیک زمانی برای برنامهریزی دقیق تولید و محاسبه هزینهها بسیار مهم است. همچنین، سیستم امکان تعریف همپوشانی عملیات را فراهم میکند، به این معنا که میتوان مشخص کرد یک عملیات پس از اتمام بخشی از عملیات قبلی آغاز شود، بدون اینکه نیاز به اتمام کامل عملیات قبلی باشد. این قابلیت به کاهش زمان کلی تولید و افزایش بهرهوری کمک میکند.
یکی از قدرتمندترین ابزارهای این ماژول، قابلیت برنامهریزی نیازمندیهای مواد یا MRP است. این ابزار با در نظر گرفتن همزمان پیشبینی فروش، سفارشهای قطعی مشتریان، موجودی فعلی مواد اولیه و کالاهای نیمهساخته، و همچنین صورتحساب مواد و مسیرهای تولید، یک برنامه جامع و دقیق برای تامین مواد اولیه و برنامه تولید ارائه میدهد. به زبان ساده، MRP به این سوالات پاسخ میدهد: برای تولید محصول X به چه موادی نیاز داریم؟ چه مقداری از این مواد در انبار موجود است؟ چه مقدار باید از تامینکننده سفارش دهیم؟ و تولید هر محصول را چه زمانی باید آغاز کنیم تا در تاریخ مقرر تحویل داده شود؟
الگوریتم MRP در داینامیکس ۳۶۵ بسیار هوشمند و قدرتمند است و میتواند سناریوهای مختلف “چه میشود اگر” را شبیهسازی کند. برای مثال، مدیران میتوانند بررسی کنند که اگر یک سفارش فوری جدید دریافت کنند، چه تاثیری بر برنامه تولید و تامین مواد خواهد داشت و آیا میتوانند این سفارش را در موعد مقرر تحویل دهند. همچنین، سیستم امکان تعریف افق برنامهریزی و بازههای زمانی مختلف را فراهم میکند، به این معنا که میتوان برنامهریزی را برای کوتاهمدت (روزانه)، میانمدت (هفتگی) و بلندمدت (ماهانه) به صورت جداگانه انجام داد.
پس از برنامهریزی، نوبت به اجرای تولید در کارخانه میرسد. در این مرحله، کارگران تولید میتوانند با استفاده از ترمینالهای موجود در خط تولید یا دستگاههای موبایل، پیشرفت کار خود را گزارش دهند. آنها میتوانند ثبت کنند که تولید یک سفارش کار را آغاز کردهاند، چه مقدار مواد اولیه مصرف کردهاند، چه مقدار محصول سالم و چه مقدار ضایعات داشتهاند و در نهایت، چه زمانی تولید را به پایان رساندهاند. این اطلاعات لحظهای به مدیران تولید دید کاملی از وضعیت کارگاه میدهد و آنها را قادر میسازد تا در صورت بروز مشکل، سریعاً مداخله کرده و تصمیمات اصلاحی اتخاذ کنند.
سیستم اجرای تولید با ماژولهای دیگر مانند مدیریت کیفیت و نگهداری و تعمیرات نیز یکپارچه است. برای مثال، در حین تولید، اگر کارگر متوجه مشکل کیفی در مواد اولیه یا محصول نیمهساخته شود، میتواند درخواست بازرسی کیفی ثبت کند. همچنین، اگر دستگاهی در خط تولید دچار مشکل شود، کارگر میتواند درخواست تعمیر ثبت کرده و حتی قطعه یدکی مورد نیاز را از انبار درخواست دهد. این یکپارچگیها به کاهش زمان توقف خط تولید و افزایش بهرهوری کلی کمک میکند.
آخرین و شاید مهمترین بخش مدیریت تولید، رصد دقیق هزینهها است. این ماژول به طور خودکار هزینههای مواد اولیه مصرفشده، دستمزد نیروی انسانی و سربار کارخانه را برای هر سفارش کار یا هر محصول جمعآوری کرده و بهای تمام شده واقعی آن را محاسبه میکند. مدیران میتوانند این هزینه واقعی را با هزینه استاندارد یا بودجهشده مقایسه کرده و انحرافات را تحلیل کنند. برای مثال، اگر هزینه واقعی مواد مصرفشده برای یک محصول بیش از مقدار استاندارد باشد، میتوان به دنبال علت آن (مانند ضایعات بالا یا استفاده از مواد اولیه گرانتر) گشت. این تحلیلها، بینش عمیقی برای بهبود مستمر فرآیندهای تولید و افزایش سودآوری فراهم میآورند.
سیستم گزارشگیری تحلیلی این ماژول بسیار قدرتمند و منعطف است. مدیران میتوانند داشبوردهای مدیریتی سفارشی ایجاد کرده و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) مانند نسبت محصول سالم به ضایعات، کارایی کلی تجهیزات (OEE)، زمان تحویل به موقع و هزینه تولید هر واحد را به صورت لحظهای پایش کنند. همچنین، امکان مشاهده گزارشها در سطوح مختلف تجمیع وجود دارد، از سطح کلی کارخانه گرفته تا سطح یک دستگاه خاص. این دیدگاههای چندسطحی به مدیران کمک میکند تا نقاط قوت و ضعف فرآیند تولید خود را به دقت شناسایی کرده و برای بهبود مستمر برنامهریزی کنند.
ماژول مدیریت زنجیره تامین داینامیکس ۳۶۵ یک راهکار یکپارچه و جامع (ERP) است، در حالی که بسیاری از نرمافزارهای دیگر تنها بر یک بخش خاص مانند انبارداری (WMS) تمرکز دارند. تفاوت اصلی در یکپارچگی عمیق این ماژول با سایر بخشهای سازمان مانند امور مالی، فروش و تولید است. برای مثال، هنگامی که یک سفارش فروش در سیستم ثبت میشود، این ماژول به طور خودکار موجودی کالا را بررسی کرده، در صورت نیاز برنامه تولید را بهروزرسانی میکند و حتی فرآیند تامین مواد اولیه را از طریق ایجاد درخواست خرید آغاز مینماید. این سطح از هماهنگی و دید کامل در سراسر زنجیره تامین، چیزی است که یک نرمافزار تخصصی اما منزوی قادر به ارائه آن نیست.
اگرچه این راهکار اغلب در شرکتهای بزرگ و پیچیده مورد استفاده قرار میگیرد، اما مایکروسافت آن را با مدلهای استقرار و قیمتگذاری متفاوتی ارائه میدهد که میتواند برای شرکتهای کوچک و متوسط با رشد بالا نیز مناسب باشد. انعطافپذیری این سیستم به کسبوکارها اجازه میدهد تا فرآیندهای خود را به تدریج و متناسب با نیازها و اندازه خود پیادهسازی کنند. یک شرکت کوچک میتواند ابتدا با ماژولهای اصلی مانند مدیریت موجودی و تدارکات شروع کرده و در آینده با رشد خود، قابلیتهای پیشرفتهتری مانند مدیریت انبار یا تولید را به سیستم اضافه نماید.
داینامیکس ۳۶۵ با ارائه ابزارهای قدرتمندی مانند برنامهریزی دقیق تقاضا (Demand Forecasting) و بهینهسازی موجودی (Inventory Optimization)، به سازمانها کمک میکند تا سطح موجودی خود را در حد بهینه نگه دارند و از سرمایه در جریان خود به بهترین شکل استفاده کنند . همچنین، قابلیتهای پیشرفته مدیریت انبار مانند استفاده از امواج (Wave) برای چیدن کالا و بهینهسازی مسیرهای حرکتی در انبار، باعث افزایش بهرهوری کارکنان، کاهش خطاهای انسانی و در نهایت کاهش هزینههای عملیاتی میشود. تحلیل دادههای لحظهای نیز به مدیران کمک میکند تا نقاط اتلاف را شناسایی و برطرف کنند.
برنامهریزی تولید در داینامیکس ۳۶۵ فرآیندی هوشمند است که با در نظر گرفتن همزمان عواملی مانند پیشبینی تقاضای فروش، سفارشهای قطعی مشتریان، موجودی مواد اولیه موجود، ظرفیت ماشینآلات و خطوط تولید، و حتی تقویم تعطیلات کارخانه، دقیقترین و بهینهترین برنامه را برای تولید محصولات ارائه میدهد . این سیستم به کارخانهها کمک میکند تا بدانند دقیقاً چه زمانی باید تولید هر محصول را آغاز کنند، چه موادی را به چه میزان نیاز دارند و چگونه از ظرفیت تولید خود حداکثر استفاده را ببرند تا بتوانند سفارشها را در موعد مقرر و با کمترین هزینه تحویل دهند.
بله، یکی از نقاط قوت این ماژول، قابلیت بالای آن در یکپارچهسازی با تجهیزات فیزیکی است. برنامه کاربردی مدیریت انبار (Warehouse Management Mobile App) این امکان را به کارکنان انبار میدهد تا با استفاده از اسکنرهای بارکد موبایلی، کلیه عملیات انبارداری از دریافت کالا تا چیدن و ارسال را با سرعت و دقت بالا انجام دهند . همچنین در بخش تولید، این سیستم میتواند به حسگرهای اینترنت اشیا متصل شده و دادههای مربوط به عملکرد ماشینآلات را به صورت لحظهای دریافت کند. این قابلیت، امکان نگهداری و تعمیرات پیشبینانه را فراهم میآورد، به این معنی که سیستم میتواند قبل از خرابی یک دستگاه، هشدارهای لازم را صادر کرده و حتی به صورت خودکار دستور تعمیر یا توقف خط تولید را صادر نماید.
ماژول مدیریت زنجیره تامین در داینامیکس ۳۶۵ فراتر از یک نرمافزار ساده مدیریت انبار یا تولید است. این راهکار یک پلتفرم جامع و هوشمند است که تمامی اجزای زنجیره تامین را از مرحله شناسایی نیاز به خرید مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی به دست مشتری، در یک بستر واحد و یکپارچه به هم متصل میکند.
همانطور که در این مطلب بررسی کردیم، این ماژول با ارائه ابزارهای پیشرفته برای مدیریت دقیق موجودی و انبار، خودکارسازی فرآیندهای تدارکات، بهینهسازی عملیات انبارداری، بستری را فراهم میآورد که سازمانها بتوانند با چابکی بیشتر و هزینههای کمتر به نیازهای بازار پاسخ دهند. استفاده از این سیستم، مدیران را قادر میسازد تا به جای درگیری با مسائل عملیاتی روزمره، با دیدی باز و مبتنی بر دادههای دقیق و لحظهای، برای آینده کسبوکار خود برنامهریزی استراتژیک داشته باشند و زنجیره تامینی تابآور و کارآمد را برای مقابله با نوسانات بازار ایجاد کنند.
برای درک عمیقتر قابلیتها و بهروزرسانیهای جدید این ماژول، میتوانید به مستندات رسمی مایکروسافت در این زمینه مراجعه کنید. این منبع معتبر، کاملترین و دقیقترین اطلاعات را در اختیار شما قرار میدهد و میتواند به عنوان یک راهنمای فنی برای تیمهای اجرایی شما مورد استفاده قرار گیرد. از شما دعوت میکنم با کلیک روی لینک زیر، از این مرجع ارزشمند دیدن فرمایید: مشاهده برنامه انتشار و قابلیتهای مدیریت زنجیره تامین داینامیکس ۳۶۵ در وبسایت رسمی مایکروسافت
در خبرنامه ما مشترک شوید و آخرین اخبار و به روزرسانی های را در صندوق ورودی خود مستقیماً دریافت کنید.

دیدگاه بگذارید