07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
هوش مصنوعی Copilot در Microsoft Dynamics 365
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 22 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
هوش مصنوعی Copilot در Microsoft Dynamics 365
در دنیای پرشتاب کسبوکار امروز، سرعت و دقت در انجام امور، رمز موفقیت سازمانهاست. مایکروسافت با معرفی هوش مصنوعی Copilot در Microsoft Dynamics 365، تحولی شگرف در نحوه کار تیمهای فروش، خدمات مشتریان و امور مالی ایجاد کرده است. این فناوری پیشرفته با بهرهگیری از هوش مصنوعی، وظایف تکراری و زمانبر را خودکار کرده و به کاربران امکان میدهد تا بر روی تصمیمگیریهای استراتژیک و تعامل مؤثر با مشتریان تمرکز کنند. در این مطلب از بلاگ، به بررسی دقیق قابلیتهای این دستیار هوشمند در بخشهای مختلف داینامیکس ۳۶۵ میپردازیم و نشان میدهیم که چگونه میتواند به یکپارچگی و ارتقای سطح عملکرد سازمان شما کمک کند.
فهرست مطالب
۱. تحول در فرآیندهای فروش با دستیار هوشمند داینامیکس ۳۶۵
تیمهای فروش همواره با چالشهای متعددی از جمله پیگیری مداوم مشتریان، مدیریت حجم بالای ایمیلها و تهیه پیشنهادات تجاری دستوپنجه نرم میکنند. دستیار هوشمند کوپایلوت در ماژول فروش داینامیکس ۳۶۵ به عنوان یک همکار همهفنحریف وارد عمل شده و بسیاری از این وظایف وقتگیر را به عهده میگیرد. این ابزار با تحلیل هوشمندانه اطلاعات موجود در سیستم، به کارشناسان فروش امکان میدهد تا به جای صرف زمان برای کارهای اداری، بر روی تعامل مؤثر با مشتری و بستن قراردادها تمرکز نمایند. کوپایلوت نه تنها فرآیندها را سرعت میبخشد، بلکه کیفیت ارتباطات را نیز با ارائه پیشنویسهای حرفهای و شخصیسازیشده ارتقا میدهد. در ادامه به بررسی مهمترین قابلیتهای این دستیار هوشمند در بخش فروش میپردازیم.
۱.۱. خلاصهسازی هوشمند ایمیلها
یکی از بزرگترین اتلافهای وقت در تیمهای فروش، مطالعه و پاسخگویی به انبوه ایمیلهای دریافتی است. کوپایلوت با قابلیت خلاصهسازی هوشمند خود، این فرآیند را متحول کرده است. این دستیار میتواند یک ایمیل طولانی و پیچیده را در چند ثانیه آنالیز کرده و نکات کلیدی، درخواستهای مهم و تصمیمات اتخاذشده را در قالب یک خلاصه کوتاه و مفید در اختیار کاربر قرار دهد. به این ترتیب، کارشناس فروش بدون نیاز به مطالعه خط به خط ایمیل، در کوتاهترین زمان ممکن از اصل مطلب آگاه میشود.
این ویژگی به خصوص زمانی که یک ایمیل در یک مکالمه طولانی قرار دارد و پیگیری آن دشوار است، بسیار کاربردی بوده و دید کاملی از تاریخچه تعامل با مشتری ارائه میدهد. با این قابلیت، کارشناسان میتوانند در زمان بسیار کمتری به ایمیلهای بیشتری رسیدگی کنند و بهرهوری خود را به شکل چشمگیری افزایش دهند. همچنین این خلاصهسازی هوشمند به کاهش خطاهای ناشی از نادیده گرفتن نکات مهم در ایمیلهای طولانی کمک شایانی میکند.
۱.۲. تهیه پیشنویس پیشنهادات تجاری
تهیه پیشنهادات فروش کاری زمانبر و نیازمند دقت بالا است. کوپایلوت در داینامیکس ۳۶۵ فروش، این فرآیند را با استفاده از اطلاعات موجود در سیستم، مانند مشخصات مشتری، تاریخچه خرید، محصولات مورد نظر و مکالمات ثبتشده، به طور چشمگیری تسریع میکند. کاربر کافی است موضوع پیشنهاد و نکات کلیدی را مشخص کند، آنگاه دستیار هوشمند یک پیشنویس اولیه کامل و ساختاریافته را آماده میکند.
این پیشنویس شامل مقدمه، شرح خدمات یا محصول، قیمتها و شرایط پیشنهادی است که کاربر میتواند آن را ویرایش و نهایی کند. این قابلیت نه تنها زمان تهیه پیشنهادات را از چند ساعت به چند دقیقه کاهش میدهد، بلکه از جامعیت و یکپارچگی اطلاعات نیز اطمینان حاصل میکند و احتمال بروز خطاهای انسانی را به حداقل میرساند. در نتیجه، تیم فروش میتواند در مدت زمان مشخص، پیشنهادات بیشتری را برای مشتریان مختلف آماده و ارسال کند.
۱.۳. آمادهسازی برای جلسات فروش
پیش از یک جلسه مهم فروش، کارشناسان نیاز به مرور اطلاعات مرتبط با مشتری دارند. دستیار هوشمند میتواند با جمعآوری دادههای پراکنده از بخشهای مختلف نرمافزار، یک خلاصه کامل و دقیق از فرصت فروش تهیه کند. این خلاصه شامل اطلاعاتی مانند ذینفعان کلیدی، نیازهای اصلی مشتری، ریسکهای احتمالی، پیشنهادات قبلی و آخرین تغییرات ایجاد شده در حساب مشتری است.
با داشتن این برگه خلاصه، کارشناس فروش با آمادگی کامل و دانش کافی پشت میز جلسه حاضر میشود و میتواند مکالمه را به طور مؤثرتری هدایت کند. این ویژگی اعتمادبهنفس تیم فروش را افزایش داده و شانس موفقیت در مذاکرات را به شکل قابل توجهی بالا میبرد. همچنین این خلاصهسازی هوشمند باعث میشود هیچ نکته مهمی درباره مشتری از قلم نیفتد و جلسه با کیفیت بالاتری برگزار شود.
۱.۴. مدیریت هوشمندانه فعالیتهای پیگیری
پس از یک جلسه یا ارسال یک پیشنهاد، مرحله حیاتی پیگیری آغاز میشود. کوپایلوت با پیشنهاد اقدامات بعدی به طور هوشمندانهای به تیم فروش در این مرحله کمک میکند. برای مثال، بر اساس محتوای جلسه، یک ایمیل پیگیری مناسب با ذکر نکات توافقشده را پیشنویس میکند. همچنین میتواند یادآوریهایی برای تماس مجدد با مشتری در زمان مناسب تنظیم نماید.
این هدایتگری هوشمند باعث میشود هیچ فرصت فروشی به دلیل غفلت در پیگیری از دست نرود و فرآیند فروش به صورت سیستماتیک و کارآمد پیش برود. در نتیجه، نرخ تبدیل فرصتها به قراردادهای نهایی افزایش یافته و چرخه فروش کوتاهتر میشود. همچنین این پیگیریهای هوشمند و بهموقع، تصویر حرفهای و قابل اعتمادی از سازمان در ذهن مشتری ایجاد میکند.
۱.۵. شخصیسازی ارتباط با مشتریان
کوپایلوت با تحلیل دادههای رفتاری و تاریخچه تعاملات هر مشتری، به تیم فروش در ایجاد ارتباطی شخصیسازیشده و مؤثر کمک میکند. این دستیار هوشمند میتواند پیشنهاد دهد که در تماس بعدی با مشتری، بر روی کدام محصولات یا خدمات تأکید بیشتری شود و یا چه نوع محتوایی برای او ارسال گردد.
این سطح از شخصیسازی که پیش از این نیازمند تحلیل دستی و زمانبر بود، اکنون در کسری از ثانیه توسط کوپایلوت انجام میشود و تجربه منحصربهفردی برای مشتری ایجاد میکند. همچنین با شناسایی الگوهای خرید و علایق مشتری، زمانهای مناسب برای تماس یا ارسال ایمیل را پیشنهاد میکند که این موضوع به افزایش نرخ پاسخگویی و موفقیت تعاملات منجر میشود.
همچنین بخوانید: قابلیتهای جدید در آخرین نسخه Microsoft Dynamics 365
۲. ارتقای خدمات مشتریان با پاسخگویی سریع و هوشمند
در دنیای رقابتی امروز، سرعت و دقت در پاسخگویی به مشتریان، نقشی حیاتی در حفظ و جذب آنها ایفا میکند. ماژول خدمات مشتریان در داینامیکس ۳۶۵ با بهرهگیری از دستیار هوشمند کوپایلوت، تحولی اساسی در نحوه تعامل اپراتورهای پشتیبانی با مشتریان ایجاد کرده است. این فناوری با خودکارسازی فرآیندهای زمانبر مانند خلاصهسازی درخواستها و پیشنهاد پاسخهای مناسب، به کارشناسان کمک میکند تا در کوتاهترین زمان ممکن، دقیقترین و مفیدترین پاسخ را به مشتری ارائه دهند و رضایت او را جلب نمایند. در ادامه به بررسی دقیقتر این قابلیتها میپردازیم.
۲.۱. خلاصهسازی موارد و درخواستهای پشتیبانی
هنگامی که یک درخواست جدید از سوی مشتری ثبت میشود، یا یک درخواست قدیمی نیاز به پیگیری مجدد دارد، کارشناس پشتیبانی باید زمان زیادی را صرف مطالعه تاریخچه تعاملات و درک اصل مشکل کند. دستیار هوشمند کوپایلوت این فرآیند را با خلاصهسازی موارد پشتیبانی متحول ساخته است. با باز کردن یک درخواست، کوپایلوت به طور خودکار یک خلاصه جامع و منظم از آن تهیه میکند.
این خلاصه شامل عنوان درخواست، اطلاعات مشتری، اولویت، نوع مشکل، محصول مرتبط و شرح کاملی از مسئله است. این خلاصه در قالب یک کارت اطلاعاتی در بالای صفحه نمایش داده میشود و به کارشناس امکان میدهد در یک نگاه، به عمق مطلب پی ببرد و فرآیند رسیدگی را سریعتر آغاز کند. این ویژگی به ویژه برای درخواستهای قدیمی که تاریخچه طولانی دارند، بسیار زمانساز و کارآمد است.
۲.۲. تهیه پیشنویس پاسخهای دقیق و سریع
یکی از مهمترین قابلیتهای کوپایلوت در خدمات مشتریان، توانایی تهیه پیشنویس پاسخهای دقیق و مرتبط با درخواست مشتری است. این دستیار هوشمند با جستجو در پایگاه دانش سازمانی، مقالات مرتبط، راهنماها و درخواستهای مشابه، بهترین محتوا را برای پاسخ پیدا کرده و یک پیشنویس اولیه را آماده میکند.
کارشناس پشتیبانی میتواند این پیشنویس را بررسی، در صورت نیاز ویرایش و سپس برای مشتری ارسال کند. این کار نه تنها سرعت پاسخگویی را به شدت افزایش میدهد، بلکه باعث میشود پاسخها همواره دقیق، مبتنی بر دانش سازمانی و با کیفیتی یکسان ارائه شوند. در نتیجه، مشتریان در کوتاهترین زمان ممکن پاسخ دقیق سوال خود را دریافت میکنند و رضایت آنها افزایش مییابد.
۲.۳. دسترسی فوری به اطلاعات مرتبط
اپراتورهای پشتیبانی معمولاً برای پاسخ به یک سؤال باید بین چندین پنجره و سیستم مختلف جابجا شوند تا اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. کوپایلوت این مشکل را با فراهم آوردن دسترسی سریع به اطلاعات مرتبط حل کرده است. کارشناس میتواند سوالات خود را به زبان ساده و طبیعی در پنجره دستیار هوشمند بپرسد.
برای مثال میتواند بپرسد “آخرین وضعیت سفارش این مشتری چیست؟” یا “آیا این محصول گارانتی سه ساله دارد؟”. کوپایلوت بلافاصله دادههای مربوطه را از بخشهای مختلف داینامیکس ۳۶۵ استخراج کرده و پاسخ دقیق را در اختیار او قرار میدهد. این یکپارچگی اطلاعاتی، زمان جستجو را به صفر رسانده و تمرکز کارشناس را بر روی حل مسئله اصلی حفظ میکند.
۲.۴. مدیریت هوشمندانه مکالمات در Outlook و Teams
امروزه بخش قابل توجهی از تعاملات پشتیبانی از طریق ایمیل در Outlook یا پیامرسان سازمانی Teams انجام میشود. قابلیت Copilot for Service این امکان را فراهم میکند که دستیار هوشمند دقیقاً در همان محیطهای کاری روزمره در کنار کارشناس باشد. او میتواند یک رشته ایمیل طولانی را خلاصه کرده، زمینه اصلی مشکل را شناسایی کند.
این ادغام عمیق با ابزارهای مایکروسافت ۳۶۵ باعث میشود کارشناسان بدون نیاز به ترک محیط کار خود، به تمام قدرت هوش مصنوعی دسترسی داشته باشند. همچنین میتواند یک پیشنویس پاسخ را بر اساس اطلاعات موجود در سیستم CRM پیشنهاد دهد که این موضوع بهرهوری آنها را به شکل چشمگیری افزایش میدهد و فرآیند پاسخگویی را تسریع میبخشد.
۲.۵. تحلیل احساسات مشتریان
کوپایلوت با تحلیل متن مکالمات و ایمیلهای دریافتی از مشتریان، میتواند احساسات آنها را نسبت به محصولات یا خدمات سازمان شناسایی کند. این تحلیل احساسات به کارشناس پشتیبانی کمک میکند تا پیش از شروع مکالمه، از وضعیت روحی و میزان رضایت مشتری آگاه شود و رویکرد مناسبی را برای تعامل با او انتخاب کند.
برای مثال اگر مشتری عصبانی یا ناراضی باشد، سیستم هشداری به کارشناس نشان میدهد تا با دقت و حوصله بیشتری به مشکل او رسیدگی کند. این قابلیت ارزشمند به تیم پشتیبانی امکان میدهد تا به صورت پیشگیرانه برای مدیریت بحرانها و بهبود تجربه مشتری اقدام کنند و از تشدید نارضایتی جلوگیری نمایند.
۳. هوشمندسازی مدیریت مالی و تحلیل سریع تراکنشها
واحدهای مالی سازمانها همواره با حجم انبوهی از دادهها، فاکتورها و تراکنشها سروکار دارند که بررسی دستی آنها بسیار زمانبر و مستعد خطاست. دستیار هوشمند کوپایلوت در ماژول مالی داینامیکس ۳۶۵ به عنوان یک تحلیلگر قدرتمند وارد عمل شده و فرآیندهای کلیدی مانند مدیریت دریافتیها، تطبیق بانکی و بستن حسابها را متحول میکند. این ابزار با خودکارسازی تحلیلهای تکراری و ارائه خلاصههای دقیق، به مدیران و کارشناسان مالی امکان میدهد تا سریعتر تصمیمگیری کرده و بر روی بهبود سلامت مالی سازمان تمرکز کنند. در ادامه به بررسی قابلیتهای این دستیار هوشمند در حوزه مالی میپردازیم.
۳.۱. تحلیل تراکنشها و اولویتبندی وصول مطالبات
یکی از دغدغههای اصلی تیمهای مالی، پیگیری و وصول مطالبات از مشتریان است. کوپایلوت با قابلیت خلاصه هماهنگکننده وصول مطالبات، دید جامعی از وضعیت بدهکاران به کارشناس مالی میدهد. این دستیار هوشمند میتواند برای هر مشتری، خلاصهای از فاکتورهای سررسیدشده، تاریخچه پرداخت، میزان اعتبار باقیمانده و ریسک نکول را به صورت خودکار تولید کند.
این تحلیل به تیم مالی کمک میکند تا به سرعت مشتریانی را که در اولویت پیگیری هستند، شناسایی کرده و زمان خود را به جای صرف کردن روی همه موارد، بر روی حسابهای پرمخاطره متمرکز کنند. در نتیجه، وصول مطالبات با سرعت بیشتری انجام شده و جریان نقدینگی سازمان بهبود مییابد. همچنین این اولویتبندی هوشمند از هدررفت زمان و انرژی تیم مالی جلوگیری میکند.
۳.۲. تهیه پیشنویس ایمیلهای یادآوری و پیگیری
پس از شناسایی بدهکاران، گام بعدی ارسال ایمیلهای یادآوری و پیگیری است. کوپایلوت در داینامیکس ۳۶۵ فایننس این فرآیند را نیز تسهیل کرده است. او میتواند با توجه به وضعیت هر مشتری و میزان تاخیر در پرداخت، یک ایمیل یادآوری مؤدبانه و حرفهای را به صورت پیشنویس آماده کند.
این پیشنویس شامل جزئیات فاکتورهای معوقه و لینکهای لازم برای پرداخت است. کارشناس مالی تنها کافی است محتوای ایمیل را مرور کرده و ارسال نماید. این کار نه تنها زمان تهیه ایمیلها را به شدت کاهش میدهد، بلکه باعث یکنواختی و حرفهایتر شدن ارتباطات با مشتریان میشود و احتمال پاسخگویی مثبت آنها را افزایش میدهد.
۳.۳. تسریع در فرآیند تطبیق بانکی
تطبیق بانکی یکی از وظایف تکراری و زمانبر در واحدهای مالی است که در آن کارشناس باید تراکنشهای بانکی را با ورودیهای دفتر کل تطبیق دهد. دستیار هوشمند با قابلیت کمک به تطبیق بانکی، این فرآیند را به شدت سرعت میبخشد. کوپایلوت به طور خودکار تراکنشهای بانکی را با اسناد و فاکتورهای موجود در سیستم تطبیق داده و موارد تطابقیافته را پیشنهاد میدهد.
در مواردی که تطابق به طور کامل صورت نمیگیرد، او پیشنهاداتی برای ثبتهای اصلاحی یا حسابهای کل مناسب ارائه میکند. این قابلیت زمان مورد نیاز برای بستن حسابها را از چندین روز به چند ساعت کاهش میدهد و دقت تطبیق را نیز به شکل قابل توجهی افزایش میدهد. همچنین از بروز خطاهای انسانی در این فرآیند جلوگیری میکند.
۳.۴. تحلیل هوشمندانه بودجه و پیشبینی مالی
کوپایلوت فراتر از وظایف روزمره عمل کرده و به مدیران مالی در تحلیلهای سطح بالا نیز کمک میکند. این دستیار هوشمند میتواند با تحلیل دادههای تاریخی، نوسانات فصلی و روندهای بازار، پیشبینیهای دقیقی از جریان نقدینگی و وضعیت آتی بودجه ارائه دهد.
برای مثال، مدیر مالی میتواند از کوپایلوت بپرسد: “وضعیت بودجه پروژه الف در مقایسه با سه ماهه گذشته چگونه است؟” و دستیار هوشمند بلافاصله یک گزارش تحلیلی با نمودارها و شاخصهای کلیدی عملکرد را آماده میکند. این دیدگاه پیشگیرانه به سازمان کمک میکند تا قبل از وقوع بحرانهای مالی، تمهیدات لازم را بیندیشد و تصمیمات آگاهانهتری اتخاذ کند.
۳.۵. شناسایی الگوهای هزینه و صرفهجویی
دستیار هوشمند کوپایلوت با تحلیل دقیق تراکنشهای مالی و هزینههای سازمان، میتواند الگوهای هزینهکرد را شناسایی کرده و فرصتهای صرفهجویی را به مدیران مالی پیشنهاد دهد. برای مثال، ممکن است نشان دهد که هزینههای یک دپارتمان خاص به طور غیرعادی افزایش یافته است.
این تحلیل هوشمند به مدیران مالی امکان میدهد تا ناهنجاریها و هزینههای اضافی را سریعتر شناسایی کرده و برای کنترل آنها اقدام کنند. همچنین میتواند پیشنهاد دهد که کدام تأمینکنندگان یا قراردادها نیاز به بازبینی دارند تا هزینهها بهینهسازی شوند. این قابلیت به سلامت مالی و سودآوری بیشتر سازمان کمک شایانی میکند.
۴. مزایای یکپارچگی کوپایلوت در سراسر سازمان
تا اینجا دیدیم که دستیار هوشمند کوپایلوت چگونه به صورت اختصاصی در هر یک از ماژولهای فروش، خدمات مشتریان و مالی عمل میکند. اما ارزش واقعی این فناوری زمانی نمایان میشود که به عنوان یک لایه هوشمند یکپارچه در سراسر سازمان عمل کرده و ارتباط بین بخشهای مختلف را تسهیل کند. کوپایلوت با اتصال به دادههای پراکنده در سیستمهای گوناگون و ایجاد یک دیدگاه واحد از هر مشتری یا فرآیند، به شکستن سیلوهای اطلاعاتی کمک کرده و همکاری بینبخشی را به سطح کاملاً جدیدی میبرد. در ادامه به بررسی این مزایای یکپارچگی میپردازیم.
۴.۱. تجربه یکپارچه کاربری در تمامی ماژولها
یکی از مهمترین مزایای کوپایلوت، ارائه یک تجربه کاربری ثابت و یکسان در تمامی بخشهای داینامیکس ۳۶۵ است. فرقی نمیکند کاربر در ماژول فروش مشغول تهیه یک پیشنهاد است یا در بخش خدمات مشتریان به یک درخواست پاسخ میدهد؛ نحوه تعامل با دستیار هوشمند در همه جا مشابه است.
این یکپارچگی منجر به کاهش منحنی یادگیری برای کارمندان جدید میشود و تیمهای مختلف را قادر میسازد تا بدون سردرگمی از قدرت هوش مصنوعی در کارهای روزمره خود بهرهمند شوند. کاربر به جای یادگیری ابزارهای متعدد، تنها با یک دستیار آشنا و کارآمد سروکار دارد که این موضوع به افزایش بهرهوری و رضایت شغلی کارکنان کمک میکند.
۴.۲. هدایت هوشمندانه فرآیندهای بینبخشی
فرآیندهای سازمانی معمولاً از چندین بخش عبور میکنند. برای مثال، یک فرصت فروش پس از نهایی شدن، باید در بخش مالی به سفارش تبدیل شده و سپس توسط واحد تدارکات پیگیری شود. کوپایلوت میتواند در این گذار بینبخشی نقش یک راهنما را ایفا کند.
او با داشتن دید کامل از وضعیت یک پرونده، میتواند به کاربر در بخش فروش یادآوری کند که برای تکمیل اطلاعات و ارسال آن به بخش مالی چه اقداماتی لازم است. همچنین در بخش مالی، هنگام باز شدن یک فرصت فروش جدید، خلاصهای از تعاملات قبلی با مشتری را که توسط تیم فروش ثبت شده است، به کارشناس مالی نمایش دهد. این هدایت هوشمندانه باعث روانتر شدن فرآیندها و کاهش خطاهای ناشی از انتقال ناقص اطلاعات میشود.
۴.۳. تقویت همکاری تیمی با ابزارهای آشنا
کوپایلوت پل ارتباطی محکمی بین داینامیکس ۳۶۵ و ابزارهای روزمره مایکروسافت مانند Teams و Outlook ایجاد کرده است. تیمها میتوانند بدون ترک محیط مکالمه در Teams، به اطلاعات مشتریان و فرصتهای فروش دسترسی پیدا کنند، خلاصه جلسات را مستقیماً در داینامیکس ۳۶۵ ذخیره کنند.
برای مثال، پس از یک جلسه در Teams، کوپایلوت میتواند خلاصه مباحث و وظایف تعیینشده را استخراج کرده و بهطور خودکار در پرونده مشتری در داینامیکس ۳۶۵ ثبت کند. این ادغام عمیق باعث میشود همکاری تیمی به بخشی طبیعی از گردش کار تبدیل شود و نیازی به ثبت دستی اطلاعات در سیستمهای مختلف نباشد. همچنین این یکپارچگی از دوبارهکاریهای وقتگیر جلوگیری میکند.
۴.۴. افزایش کیفیت دادهها و بهبود تصمیمگیری
کیفیت خروجی هر سیستم هوش مصنوعی به طور مستقیم به کیفیت دادههای ورودی آن وابسته است. استفاده گسترده از کوپایلوت در سراسر سازمان، کارمندان را تشویق میکند تا دادهها را با دقت و نظم بیشتری ثبت کنند، زیرا میدانند که همین دادهها پایه و اساس تحلیلها و پیشنهادات هوشمندانهای هستند که دریافت میکنند.
این چرخه مثبت منجر به پالایش و بهبود مستمر دادههای سازمانی میشود. در نهایت، مدیران سازمان میتوانند با اطمینان بیشتری به گزارشها و تحلیلهای تولیدشده توسط کوپایلوت تکیه کرده و تصمیمات استراتژیک خود را بر مبنای دادههای دقیق و بهروز اتخاذ کنند. این موضوع کیفیت تصمیمگیری را در تمام سطوح سازمان بهبود میبخشد.
۴.۵. کاهش هزینههای عملیاتی سازمان
یکپارچگی ایجاد شده توسط کوپایلوت و خودکارسازی فرآیندهای زمانبر، منجر به کاهش چشمگیر هزینههای عملیاتی سازمان میشود. با حذف کارهای تکراری و دستی، کارکنان میتوانند در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهند و نیازی به استخدام نیروی اضافی برای مدیریت حجم کار نخواهد بود.
همچنین کاهش خطاهای انسانی در فرآیندهای حساس مانند تطبیق بانکی یا تهیه پیشنهادات فروش، از هزینههای هنگفت ناشی از این خطاها جلوگیری میکند. علاوه بر این، سرعت بیشتر در انجام کارها به معنای استفاده بهینهتر از منابع سازمانی است که در نهایت به سودآوری بیشتر منجر میشود.
همچنین بخوانید: بازیابی اطلاعات و Backup در داینامیکس 365
۵. آینده کسبوکار با دستیار هوشمند: آمادگی برای تحول
همانطور که بررسی کردیم، دستیار هوشمند کوپایلوت در Microsoft Dynamics 365 نه فقط یک ابزار، بلکه یک تغییر پارادایم در نحوه انجام کارها و تعامل با سیستمهای سازمانی است. این فناوری در آستانه تبدیل شدن به بخش جداییناپذیر نرمافزارهای سازمانی قرار دارد و سازمانهایی که امروز برای پذیرش و بهرهبرداری از آن برنامهریزی میکنند، فردا در بازار رقابتی از مزیت قابل توجهی برخوردار خواهند بود. آینده کسبوکارها در گرو توانایی آنها در استفاده از چنین فناوریهایی برای افزایش چابکی، کارایی و هوشمندی خود است. در ادامه به بررسی ابعاد مختلف این آینده میپردازیم.
۵.۱. تکامل مداوم قابلیتهای هوش مصنوعی
مایکروسافت با سرمایهگذاری عظیم بر روی هوش مصنوعی، هر چند ماه یکبار قابلیتهای جدید و پیشرفتهتری را به کوپایلوت اضافه میکند. آنچه امروز یک ویژگی پیشرفته به نظر میرسد، ممکن است فردا به یک استاندارد عادی تبدیل شود. از تحلیلهای پیشبینانه پیشرفتهتر گرفته تا عوامل خودمختار که میتوانند فرآیندهای پیچیدهتری را بدون دخالت انسان مدیریت کنند.
سازمانها باید خود را برای این موج مداوم از تحول آماده کنند و نگاهشان به فناوری اطلاعات، نگاهی پویا و بهروز باشد. همگام شدن با این تغییرات مستلزم برنامهریزی مدون و سرمایهگذاری بر روی آموزش مداوم نیروی انسانی است. همچنین باید فرآیندهای داخلی سازمان به گونهای طراحی شوند که قابلیت پذیرش سریع این فناوریهای جدید را داشته باشند.
۵.۲. اهمیت کیفیت دادهها به عنوان سوخت هوش مصنوعی
همانطور که گفته شد، هوش مصنوعی بدون دادههای باکیفیت، بیاثر خواهد بود. در آینده، ارزش یک سازمان نه صرفاً به نرمافزارهایی که استفاده میکند، بلکه به کیفیت دادههایی که تولید و مدیریت میکند سنجیده خواهد شد. سازمانها برای بهرهبرداری حداکثری از قابلیتهای کوپایلوت، باید فرآیندهای مدیریت داده خود را بازبینی و ارتقا دهند.
این شامل پاکسازی دادههای قدیمی و ناقص، یکپارچهسازی منابع داده پراکنده و ایجاد رویههایی برای ثبت دقیق و بهموقع اطلاعات جدید است. سازمانی که دادههای تمیز، ساختاریافته و جامعی داشته باشد، میتواند از قدرت واقعی هوش مصنوعی برای دستیابی به بینشهای عمیقتر و مزیت رقابتی پایدار بهرهمند شود. در غیر این صورت، خروجی هوش مصنوعی نیز ناقص و گمراهکننده خواهد بود.
۵.۳. تغییر نقش نیروی انسانی و کسب مهارتهای جدید
با ورود هوش مصنوعی به محیط کار، نقش نیروی انسانی از انجام کارهای تکراری به سمت نظارت، خلاقیت، تفکر استراتژیک و تعامل با مشتری تغییر خواهد یافت. کارمندان دیگر وقت خود را صرف وارد کردن دادهها یا جستجوی اطلاعات نمیکنند، بلکه از دادهها و تحلیلهای ارائهشده توسط دستیار هوشمند برای حل مسائل پیچیدهتر استفاده میکنند.
این تغییر نیازمند کسب مهارتهای جدیدی است که از آن جمله میتوان به مهندسی پرامپت یا هنر درست سوال پرسیدن از هوش مصنوعی برای دریافت بهترین پاسخ اشاره کرد. همچنین مهارتهای تحلیلی و تفکر انتقادی اهمیت بیشتری پیدا میکند. کارمندانی که بتوانند به طور مؤثر با این دستیاران هوشمند تعامل کنند، به سرمایههای ارزشمندتری برای سازمان خود تبدیل خواهند شد و آینده شغلی بهتری خواهند داشت.
۵.۴. گامهای عملی برای شروع تحول
برای شروع این سفر تحولآفرین، نیازی به پیادهسازی یکباره تمام قابلیتها نیست. بهترین رویکرد، شناسایی یک یا دو فرآیند پرفشار و زمانبر در سازمان است که میتوانند اولین کاندیداهای مناسبی برای بهرهگیری از کوپایلوت باشند. برای مثال، میتوان با فعالسازی قابلیت خلاصهسازی ایمیلها در تیم فروش یا تهیه پیشنویس پاسخها در بخش پشتیبانی شروع کرد.
پس از اندازهگیری موفقیت و بازخوردگیری از کاربران در این پروژههای کوچک، میتوان دامنه استفاده را به تدریج گسترش داد. این رویکرد تدریجی و هدفمند، ریسک را کاهش داده و شانس پذیرش و موفقیت بلندمدت این فناوری دگرگونکننده را افزایش میدهد. همچنین بازخوردهای دریافتی از کاربران به بهبود فرآیند پیادهسازی در مراحل بعدی کمک شایانی میکند.
۵.۵. ایجاد فرهنگ سازمانی پذیرای تحول
موفقیت در بهرهگیری از فناوریهایی مانند کوپایلوت، بیش از آنکه به مسائل فنی وابسته باشد، به فرهنگ سازمانی مرتبط است. سازمانها باید فرهنگی ایجاد کنند که در آن کارکنان از تغییر استقبال کرده و نسبت به یادگیری مهارتهای جدید مشتاق باشند. ترس از جایگزینی توسط هوش مصنوعی باید به فرصتی برای رشد و پیشرفت تبدیل شود.
مدیران سازمان باید با شفافسازی مزایای این فناوری و ارائه آموزشهای لازم، کارکنان را در این مسیر همراه کنند. همچنین باید بستری فراهم شود که کارکنان بتوانند ایدهها و پیشنهادات خود را برای استفاده بهتر از کوپایلوت مطرح کنند. این مشارکت و همراهی، کلید موفقیت در تحول دیجیتال سازمان خواهد بود.
جدول جامع قابلیتهای دستیار هوشمند کوپایلوت در داینامیکس ۳۶۵
| ردیف | ماژول | قابلیت | شرح مختصر | مزایا | مخاطبان |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | فروش | خلاصهسازی ایمیلها | استخراج نکات کلیدی و تصمیمات مهم از ایمیلهای طولانی | صرفهجویی در زمان، کاهش خطا، رسیدگی به ایمیلهای بیشتر | کارشناسان فروش |
| ۲ | فروش | پیشنویس پیشنهادات | تهیه خودکار پیشنهادات فروش با اطلاعات موجود در سیستم | کاهش زمان از ساعت به دقیقه، یکپارچگی اطلاعات | تیم فروش |
| ۳ | فروش | آمادهسازی جلسات | جمعآوری اطلاعات مشتری شامل نیازها، ریسکها و پیشنهادات قبلی | افزایش آمادگی، هدایت بهتر مذاکرات، شانس موفقیت بیشتر | مدیران فروش |
| ۴ | فروش | مدیریت پیگیری | پیشنهاد اقدامات بعدی و تنظیم یادآوریهای هوشمند | جلوگیری از غفلت در پیگیری، افزایش نرخ تبدیل | کارشناسان فروش |
| ۵ | فروش | شخصیسازی ارتباط | پیشنهاد محصولات و زمان مناسب تماس براساس رفتار مشتری | تجربه منحصربهفرد، افزایش نرخ پاسخگویی | تیم فروش و بازاریابی |
| ۶ | خدمات مشتریان | خلاصهسازی درخواستها | تهیه خلاصه خودکار از درخواستهای جدید با اولویت و تاریخچه | آشنایی سریع با مشکل، شروع سریع رسیدگی | اپراتورهای پشتیبانی |
| ۷ | خدمات مشتریان | پیشنویس پاسخ | جستجو در پایگاه دانش و پیشنهاد بهترین پاسخ | سرعت پاسخگویی، دقت بالا، کیفیت یکسان | کارشناسان پشتیبانی |
| ۸ | خدمات مشتریان | دسترسی سریع به اطلاعات | پاسخ به سوالات کارشناسان با جستجوی هوشمند در سیستم | حذف زمان جستجو، تمرکز بر حل مسئله | تیم پشتیبانی |
| ۹ | خدمات مشتریان | مدیریت مکالمات | خلاصهسازی ایمیلها در Outlook و Teams و پیشنهاد پاسخ | بهرهوری بدون ترک محیط کار، تسریع پاسخگویی | تمامی کارکنان |
| ۱۰ | خدمات مشتریان | تحلیل احساسات | شناسایی احساسات مشتری از متن مکالمات | انتخاب رویکرد مناسب، جلوگیری از تشدید نارضایتی | اپراتورها و مدیران |
| ۱۱ | امور مالی | اولویتبندی وصول مطالبات | ارائه خلاصه بدهکاران شامل فاکتورها و ریسک نکول | شناسایی مشتریان اولویتدار، بهبود جریان نقدینگی | حسابداران، مدیران مالی |
| ۱۲ | امور مالی | ایمیلهای یادآوری | ایجاد خودکار ایمیلهای یادآوری برای بدهکاران با جزئیات فاکتور | کاهش زمان، ارتباط حرفهای، افزایش وصول | کارشناسان وصول |
| ۱۳ | امور مالی | تطبیق بانکی | تطبیق خودکار تراکنشها با اسناد و پیشنهاد اصلاح مغایرتها | کاهش زمان بستن حسابها، افزایش دقت | حسابداران، حسابرسان |
| ۱۴ | امور مالی | پیشبینی مالی | تحلیل دادههای تاریخی برای پیشبینی جریان نقدینگی و بودجه | تصمیمگیری آگاهانه، شناسایی زودهنگام بحرانها | مدیران مالی، تحلیلگران |
| ۱۵ | امور مالی | بهینهسازی هزینه | شناسایی ناهنجاریها و افزایش غیرعادی هزینهها | کنترل هزینهها، بهبود سودآوری | مدیران مالی |
| ۱۶ | زنجیره تأمین | پیشبینی تقاضا | تحلیل دادههای فروش برای پیشبینی میزان تقاضای آتی | کاهش هزینه انبار، جلوگیری از کمبود | برنامهریزان تولید |
| ۱۷ | زنجیره تأمین | بهینهسازی موجودی | پیشنهاد سطح بهینه موجودی با توجه به هزینهها | کاهش سرمایه بلوکهشده، بهبود گردش کالا | مدیران انبار |
| ۱۸ | زنجیره تأمین | مدیریت ریسک | شناسایی تأخیرها و پیشنهاد تأمینکنندگان جایگزین | افزایش تابآوری، کاهش ریسک تولید | مدیران تدارکات |
| ۱۹ | کل سازمان | تجربه یکپارچه | رابط کاربری مشابه در تمام ماژولها | کاهش منحنی یادگیری، سهولت استفاده | تمامی کارکنان |
| ۲۰ | کل سازمان | هدایت فرآیندها | راهنمایی کاربران در گذار بین بخشهای مختلف | روانشدن فرآیندها، کاهش خطا | تمامی کارکنان |
| ۲۱ | کل سازمان | همکاری تیمی | اتصال با Teams و Outlook برای دسترسی به اطلاعات | افزایش بهرهوری، کاهش ثبت دستی | تیمهای پروژه |
| ۲۲ | کل سازمان | کیفیت دادهها | تشویق به ثبت دقیق اطلاعات برای خروجی بهتر هوش مصنوعی | بهبود مستمر دادهها، گزارشهای دقیق | تمامی کارکنان |
| ۲۳ | کل سازمان | کاهش هزینهها | خودکارسازی فرآیندها و کاهش نیروی انسانی اضافی | افزایش سودآوری، تخصیص بهینه منابع | مدیران ارشد |
❓سوالات متداول
برخی از قابلیتهای پایهای کوپایلوت ممکن است در لایسنسهای استاندارد داینامیکس ۳۶۵ گنجانده شده باشند، اما برای دسترسی به مجموعه کامل ویژگیهای پیشرفته و قابلیتهای سفارشیسازی بیشتر، معمولاً نیاز به تهیه لایسنس افزودهشده (Add-on) خواهد بود. برای اطلاع دقیق از هزینهها و طرحهای موجود، بهتر است با ارائهدهنده خدمات مایکروسافت یا بخش فروش مایکروسافت مشورت کنید.
مایکروسافت تأکید ویژهای بر امنیت و حریم خصوصی دادهها دارد. دستیار هوشمند کوپایلوت با رعایت پروتکلهای امنیتی سطح سازمانی (Enterprise-Grade Security) کار میکند. این بدان معناست که دادههای شما بدون اجازه شما برای آموزش مدلهای هوش مصنوعی عمومی استفاده نمیشود و تنها در چارچوب مجوزهای دسترسی تعریفشده در سازمان شما قابل مشاهده و استفاده است.
بله، مدیران سیستم میتوانند با استفاده از ابزارهایی مانند Copilot Studio و AI Builder، عملکرد کوپایلوت را بر اساس فرآیندها و نیازهای خاص کسبوکار خود سفارشیسازی کنند. آنها میتوانند پرامپتها (دستورات) سفارشی تعریف کرده، منابع دانشی خاص سازمان را به آن معرفی کنند و نحوه تعامل آن با دادههای مختلف را تنظیم نمایند.
خیر، یکی از مهمترین مزایای کوپایلوت، رابط کاربری ساده و مکالمهمحور آن است. کاربران میتوانند خواستههای خود را به زبان ساده و طبیعی مطرح کنند و دستیار هوشمند نتیجه را در اختیارشان قرار میدهد. با این حال، آشنایی با اصول اولیه کار با نرمافزارهای داینامیکس ۳۶۵ و شرکت در کارگاههای آموزشی کوتاهمدت میتواند به کاربران کمک کند تا بهرهوری بسیار بیشتری از این ابزار داشته باشند.
مایکروسافت بهطور مداوم در حال گسترش دامنه پشتیبانی از کوپایلوت در مجموعه محصولات خود است. در حال حاضر، ماژولهای اصلی مانند فروش (Sales)، خدمات مشتریان (Customer Service)، امور مالی (Finance) و مدیریت زنجیره تأمین (Supply Chain Management) بهطور گسترده از این قابلیت بهرهمند شدهاند و هر فصل نیز قابلیتهای جدیدی به آنها اضافه میشود.
جمع بندی نهایی
دستیار هوشمند کوپایلوت در Microsoft Dynamics 365 فراتر از یک ابزار ساده است و به عنوان یک عضو مجازی و کارآمد در تیمهای فروش، پشتیبانی و مالی ایفای نقش میکند. همانطور که در این مطلب بررسی شد، این فناوری با خودکارسازی فرآیندهای خستهکننده و زمانبر مانند خلاصهسازی ایمیلها و مکالمات، پیشنویس پیشنهادات فروش، ارائه پاسخهای سریع به مشتریان و تحلیل تراکنشهای مالی، مسیر را برای تمرکز نیروی انسانی بر روی وظایف باارزشتر هموار میسازد. نتیجه این تغییر، افزایش بهرهوری، کاهش خطاهای انسانی و سرعت بخشیدن به چرخه تصمیمگیری در سازمان است.
با توجه به اینکه این قابلیتها بهطور مداوم توسط مایکروسافت بهروزرسانی و بهبود داده میشوند، سرمایهگذاری بر روی یادگیری و پیادهسازی آنها، سازمانها را برای آینده رقابتی بازار آمادهتر میکند. در نهایت، کلید موفقیت در استفاده از این دستیار هوشمند، کیفیت دادهها و فرآیندهای سازمانی است؛ زیرا خروجی هوش مصنوعی به طور مستقیم به ورودیهای دقیق و منظم وابسته است. سازمانهایی که امروز از این فناوری استقبال میکنند، فردا در بازار رقابتی از مزیت قابل توجهی برخوردار خواهند بود و میتوانند تجربه ممتازی برای مشتریان خود رقم بزنند.
برای درک عمیقتر از قابلیتهای فنی و بهروزرسانیهای اخیر این دستیار هوشمند، پیشنهاد میکنیم حتماً به وبسایت رسمی مایکروسافت لرن (Microsoft Learn) مراجعه کنید. این منبع معتبر، مستندات کامل و راهنماهای گامبهگام برای استفاده بهینه از Copilot در ماژولهای مختلف داینامیکس ۳۶۵ را ارائه میدهد و میتواند راهنمای بسیار مفیدی برای مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات باشد.
برای درک عمیقتر از قابلیتهای فنی و بهروزرسانیهای اخیر این دستیار هوشمند، پیشنهاد میکنیم حتماً به وبسایت رسمی مایکروسافت لرن (Microsoft Learn) مراجعه کنید. این منبع معتبر، مستندات کامل و راهنماهای گامبهگام برای استفاده بهینه از Copilot در ماژولهای مختلف داینامیکس ۳۶۵ را ارائه میدهد و میتواند راهنمای بسیار مفیدی برای مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات باشد: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/
دیدگاه بگذارید