بستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
شیرپوینت به زبان ساده
بیایید نگاهی به شیرپوینت به زبان ساده بیندازیم:
شیرپوینت چیست؟ شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب است که توسط مایکروسافت توسعه داده شده و به شرکت‌ها و تیم‌ها کمک می‌کند تا با همدیگر همکاری کنند، مستندات را مدیریت کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک پورتال سازمانی، یک سیستم مدیریت مستندات و حتی به عنوان یک ابزار شبکه اجتماعی برای سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
ویژگی‌های کلیدی شیرپوینت
1.ذخیره‌سازی و مدیریت مستندات
شیرپوینت به کاربران اجازه می‌دهد تا مستندات خود را به‌صورت آنلاین ذخیره و مدیریت کنند و دسترسی به آنها را برای تیم‌ها و افراد مختلف فراهم می‌کند.
بیایید به طور دقیق‌تر به ذخیره‌سازی و مدیریت مستندات در شیرپوینت بپردازیم:
ذخیره‌سازی مستندات:
کتابخانه‌های مستندات: در شیرپوینت، مستندات شما در کتابخانه‌های مستندات ذخیره می‌شوند. کتابخانه‌ها پوشه‌های مجازی هستند که به شما اجازه می‌دهند مستندات را سازماندهی و دسته‌بندی کنید.
بارگذاری فایل‌ها: کاربران می‌توانند فایل‌های خود را به کتابخانه‌ها بارگذاری کنند. این کار به سادگی با کشیدن و رها کردن فایل‌ها یا استفاده از دکمه “بارگذاری” انجام می‌شود.
پشتیبانی از انواع فایل‌ها: شیرپوینت از انواع مختلف فایل‌ها شامل مستندات ورد، اکسل، پاورپوینت، PDF، تصاویر و ویدئوها پشتیبانی می‌کند.
مدیریت مستندات:
نسخه‌بندی: شیرپوینت قابلیت نسخه‌بندی مستندات را دارد. این بدین معناست که هر زمانی که تغییری در مستندات اعمال می‌شود، نسخه جدیدی از آن ذخیره می‌شود. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا تاریخچه تغییرات را ببینید و به نسخه‌های قبلی بازگردید.
متادیتا (اطلاعات درباره مستندات): شما می‌توانید متادیتا به مستندات خود اضافه کنید، مانند عنوان، تاریخ ایجاد، نویسنده و غیره. این اطلاعات اضافی به شما کمک می‌کنند تا به راحتی مستندات را جستجو و فیلتر کنید.
مجوزها و دسترسی: مدیران شیرپوینت می‌توانند مجوزهای دسترسی را تنظیم کنند و مشخص کنند که چه کسی می‌تواند مستندات را ببیند، ویرایش کند یا حذف کند.
جستجو: شیرپوینت دارای قابلیت جستجوی پیشرفته‌ای است که به شما اجازه می‌دهد تا با استفاده از کلمات کلیدی یا متادیتا مستندات مورد نظر خود را پیدا کنید.
اشتراک‌گذاری و همکاری: کاربران می‌توانند مستندات و اطلاعات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند و به‌طور همزمان روی پروژه‌ها و مستندات مشترک کار کنند.
بیایید به جنبه‌های اشتراک‌گذاری و همکاری در شیرپوینت بپردازیم:
اشتراک‌گذاری مستندات:
لینک‌های قابل اشتراک‌گذاری: شما می‌توانید لینک‌های قابل اشتراک‌گذاری برای مستندات و فایل‌های خود ایجاد کنید و آنها را از طریق ایمیل، پیام، یا هر پلتفرم دیگری به دیگران ارسال کنید. این لینک‌ها می‌توانند دسترسی ویرایش یا فقط مشاهده داشته باشند.
مجوزهای دسترسی: شما می‌توانید مجوزهای دسترسی مختلف برای کاربران مختلف تنظیم کنید. این بدین معناست که می‌توانید مشخص کنید چه کسی می‌تواند مستندات را ببیند، ویرایش کند یا حذف کند.
پوشه‌های مشترک: می‌توانید پوشه‌های مشترکی در شیرپوینت ایجاد کنید که تیم‌ها و افراد مختلف بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و مستندات خود را در آنها قرار دهند.
همکاری همزمان:
ویرایش همزمان مستندات: کاربران می‌توانند به طور همزمان روی یک مستند کار کنند و تغییرات یکدیگر را به صورت زنده ببینند. این قابلیت به ویژه در مستندات ورد، اکسل و پاورپوینت قابل استفاده است.
نظرات و بازخورد: کاربران می‌توانند نظرات خود را روی مستندات قرار دهند و بازخوردهای خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا به راحتی نظرات و پیشنهادات تیم خود را جمع‌آوری کنید.
وظایف و پیگیری‌ها: شما می‌توانید وظایف مختلف را به اعضای تیم اختصاص دهید و پیشرفت آنها را پیگیری کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را به صورت متمرکز مدیریت کنید.
ابزارهای ارتباطی و همکاری:
چت و پیام‌رسانی: شیرپوینت با ابزارهای ارتباطی مانند مایکروسافت تیمز ادغام شده است که به کاربران اجازه می‌دهد تا به راحتی با همدیگر چت کنند و پیام بفرستند.
تقویم‌های مشترک: شما می‌توانید تقویم‌های مشترکی ایجاد کنید تا رویدادها، جلسات و وظایف تیمی را مدیریت کنید و هماهنگی بیشتری داشته باشید.
جستجو و بازیابی: شیرپوینت دارای قابلیت جستجوی قدرتمندی است که به کاربران کمک می‌کند تا به سرعت مستندات و اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند.
بیایید به ویژگی‌های جستجو و بازیابی در شیرپوینت بپردازیم:
قابلیت‌های جستجو:
جستجوی متنی: شما می‌توانید با استفاده از کلمات کلیدی و عبارات متنی مستندات خود را جستجو کنید. شیرپوینت قابلیت جستجوی قوی‌ای دارد که به شما کمک می‌کند به سرعت مستندات مورد نظر خود را پیدا کنید.
جستجوی پیشرفته: شما می‌توانید از فیلترها و پارامترهای پیشرفته جستجو استفاده کنید تا نتایج دقیق‌تری بدست آورید. این فیلترها می‌توانند شامل تاریخ ایجاد، نویسنده، نوع مستند و دیگر متادیتاها باشند.
جستجوی محتوا: شیرپوینت نه تنها عنوان و متادیتاها را جستجو می‌کند، بلکه محتوای داخل مستندات را نیز برای یافتن نتایج مرتبط بررسی می‌کند.
نمایش نتایج جستجو: نتایج جستجو در شیرپوینت به صورت مرتب و قابل فهم نمایش داده می‌شوند و شما می‌توانید مستندات مرتبط را به سرعت باز کنید و مشاهده کنید.
قابلیت‌های بازیابی:
بازیابی نسخه‌ها: با قابلیت نسخه‌بندی شیرپوینت، شما می‌توانید به نسخه‌های قبلی مستندات بازگردید و آنها را بازیابی کنید. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا در صورت بروز مشکل یا خطا، نسخه سالم مستندات را بازیابی کنید.
سطل بازیابی: شیرپوینت دارای سطل بازیابی است که مستندات حذف شده به مدت مشخصی در آن نگهداری می‌شوند و شما می‌توانید آنها را به راحتی بازیابی کنید.
پشتیبان‌گیری خودکار: شیرپوینت به طور خودکار پشتیبان‌هایی از مستندات شما ایجاد می‌کند و در صورت نیاز می‌توانید این پشتیبان‌ها را بازیابی کنید.
سفارشی‌سازی و توسعه: کاربران می‌توانند شیرپوینت را با استفاده از ابزارها و افزونه‌های مختلف سفارشی‌سازی کنند و به نیازهای خاص سازمان خود تطبیق دهند.
بیایید به امکانات سفارشی‌سازی و توسعه در شیرپوینت بپردازیم:
سفارشی‌سازی:
صفحات و کتابخانه‌های سفارشی: شما می‌توانید صفحات و کتابخانه‌های شیرپوینت را با استفاده از قالب‌ها و ماژول‌های مختلف سفارشی کنید تا نیازهای خاص سازمان خود را برآورده کنید.
وب پارت‌ها (Web Parts): وب پارت‌ها عناصر کوچکی هستند که می‌توانید به صفحات شیرپوینت اضافه کنید. این عناصر می‌توانند شامل نمودارها، تقویم‌ها، فرم‌ها و دیگر ابزارهای مفید باشند.
تم‌ها و طراحی‌ها: شما می‌توانید ظاهر و حس و حال صفحات شیرپوینت را با استفاده از تم‌ها و طرح‌های مختلف سفارشی کنید تا با هویت بصری سازمان شما سازگار باشند.
توسعه:
SPFx (SharePoint Framework): SPFx یک چارچوب توسعه مدرن برای شیرپوینت است که به توسعه‌دهندگان اجازه می‌دهد تا وب پارت‌ها و افزونه‌های سفارشی برای شیرپوینت ایجاد کنند. SPFx بر اساس فناوری‌های مدرن وب مانند React و TypeScript ساخته شده است.
استفاده از APIها: شیرپوینت دارای APIهای قدرتمندی است که به توسعه‌دهندگان اجازه می‌دهد تا برنامه‌ها و سرویس‌های سفارشی برای شیرپوینت ایجاد کنند. این APIها شامل REST API، CSOM (Client-Side Object Model) و JSOM (JavaScript Object Model) هستند.
افزونه‌های مایکروسافت: شما می‌توانید افزونه‌های مایکروسافت مانند پاور اپس (Power Apps) و پاور اتومات (Power Automate) را به شیرپوینت اضافه کنید تا جریان کارها و فرآیندهای خودکار را ایجاد کنید.
مزایای سفارشی‌سازی و توسعه:
بهینه‌سازی فرآیندها: با سفارشی‌سازی و توسعه شیرپوینت، می‌توانید فرآیندهای کاری خود را بهینه‌سازی کنید و بهره‌وری تیم خود را افزایش دهید.
انطباق با نیازهای خاص: شما می‌توانید شیرپوینت را به گونه‌ای سفارشی کنید که با نیازها و الزامات خاص سازمان شما تطبیق داشته باشد.
توسعه‌پذیری و انعطاف‌پذیری: شیرپوینت به شما اجازه می‌دهد تا برنامه‌ها و افزونه‌های سفارشی را به راحتی توسعه دهید و به سیستم اضافه کنید.
2.همکاری تیمی
تیم‌ها می‌توانند به‌صورت آنلاین روی یک پروژه کار کنند، مستندات را ویرایش کنند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند.
برای توضیح بیشتر درباره همکاری تیمی در شیرپوینت:
ویرایش مشترک (Co-Authoring): شما و اعضای تیمتان می‌توانید به‌صورت همزمان بر روی یک سند کار کنید و تغییرات یکدیگر را در زمان واقعی مشاهده کنید.
لیست‌ها و کتابخانه‌ها: شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا لیست‌ها و کتابخانه‌هایی برای مستندات، وظایف، اطلاعات پروژه و… ایجاد کنید. این فضاها به تیم‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را به‌صورت منظم و دسترسی‌پذیر نگهداری کنند.
فضاهای کاری تیمی (Team Sites): با استفاده از سایت‌های تیمی، هر تیم می‌تواند فضایی اختصاصی برای همکاری داشته باشد. این سایت‌ها می‌توانند شامل صفحات، لیست‌ها، کتابخانه‌ها، تقویم‌ها و سایر ابزارهای مورد نیاز باشند.
جریان‌های کاری (Workflows): شما می‌توانید جریان‌های کاری تعریف کنید تا وظایف و فرآیندهای تکراری به‌صورت خودکار انجام شوند و تیم به‌جای تمرکز بر روی کارهای اداری، بر روی اهداف اصلی خود تمرکز کند.
یکپارچگی با ابزارهای دیگر: شیرپوینت با بسیاری از ابزارهای دیگر مایکروسافت یکپارچه می‌شود، از جمله مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) و آفیس 365، که همکاری و ارتباطات را بهبود می‌بخشد.
ویرایش مشترک یا Co-Authoring یکی از ویژگی‌های برجسته شیرپوینت است که به کاربران اجازه می‌دهد به‌صورت همزمان روی یک سند یا فایل کار کنند. این ویژگی باعث می‌شود همکاری تیمی و بهره‌وری افزایش یابد. در ادامه برخی از نکات مهم درباره ویرایش مشترک آورده شده است:
همزمانی (Real-time): اعضای تیم می‌توانند به‌صورت همزمان یک سند را ویرایش کنند و تغییرات یکدیگر را در زمان واقعی مشاهده کنند. این ویژگی برای اسناد متنی، صفحات اکسل و ارائه‌ها در پاورپوینت قابل استفاده است.
هماهنگی تغییرات: با استفاده از شیرپوینت، تمام تغییرات اعمال‌شده توسط کاربران مختلف در سند ثبت و هماهنگ می‌شود. شما می‌توانید ببینید چه کسی و کجا تغییرات ایجاد کرده است.
بررسی و تایید: کاربران می‌توانند نظرات خود را به سند اضافه کنند و درخواست‌های تایید یا بررسی را به همکاران خود ارسال کنند. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا بازخورد و پیشنهادات را به‌صورت مستقیم در سند دریافت کنید.
کنترل نسخه (Version Control): شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا نسخه‌های مختلف یک سند را نگهداری کنید و در صورت نیاز به نسخه‌های قبلی بازگردید. این ویژگی برای پیگیری تغییرات و بازگشت به حالت‌های قبلی بسیار مفید است.
اشتراک‌گذاری آسان: شما می‌توانید اسناد و فایل‌ها را به‌سادگی با اعضای تیم یا حتی افرادی خارج از سازمان به اشتراک بگذارید. این امکان باعث می‌شود که افراد مختلف بتوانند به‌راحتی به محتوا دسترسی داشته باشند و همکاری کنند.
این ویژگی‌ها باعث می‌شود ویرایش مشترک در شیرپوینت به یک ابزار قوی و کارآمد برای همکاری و بهبود بهره‌وری تیم‌ها تبدیل شود.
لیست‌ها و کتابخانه‌ها
لیست‌ها و کتابخانه‌ها در شیرپوینت دو ابزار کلیدی برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات هستند. در ادامه به توضیح هر کدام از این ابزارها می‌پردازیم:
لیست‌ها:
لیست‌ها به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات مختلف را به‌صورت ساختاریافته و سازمان‌یافته ذخیره کنید. هر لیست شامل ردیف‌ها (آیتم‌ها) و ستون‌ها (فیلدها) است که می‌توانید آنها را بر اساس نیازهای خود سفارشی‌سازی کنید. برخی از انواع لیست‌ها عبارتند از:
لیست وظایف (Tasks List): برای مدیریت و پیگیری وظایف و کارهای تیمی.
لیست مخاطبین (Contacts List): برای ذخیره و مدیریت اطلاعات تماس افراد.
لیست تقویم (Calendar List): برای مدیریت رویدادها و جلسات.
لیست سفارشی (Custom List): برای ذخیره اطلاعاتی که نیاز به ساختار خاصی دارند.
کتابخانه‌ها:
کتابخانه‌های مستندات به شما امکان می‌دهند تا فایل‌ها و مستندات خود را ذخیره، مدیریت و به اشتراک بگذارید. هر کتابخانه می‌تواند شامل انواع مختلفی از فایل‌ها باشد، از جمله اسناد متنی، تصاویر، ویدیوها و غیره. برخی از ویژگی‌های کتابخانه‌ها عبارتند از:
کتابخانه اسناد (Document Library): برای ذخیره و مدیریت مستندات سازمانی.
کتابخانه تصاویر (Picture Library): برای ذخیره و مدیریت تصاویر.
کتابخانه صفحات (Pages Library): برای ذخیره و مدیریت صفحات وب سایت‌های شیرپوینت.
امکانات مشترک:
جستجو و فیلتر کردن: می‌توانید اطلاعات موجود در لیست‌ها و کتابخانه‌ها را به‌راحتی جستجو و فیلتر کنید تا سریع‌تر به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
کنترل نسخه (Version Control): امکان نگهداری و بازگشت به نسخه‌های قبلی مستندات و آیتم‌ها.
مجوزها و امنیت: تعیین دسترسی‌های مختلف برای کاربران و گروه‌ها بر اساس نیازهای امنیتی.
سفارشی‌سازی: امکان افزودن ستون‌ها، نمایش‌ها و قالب‌بندی‌های سفارشی برای بهبود نمایش و دسترسی به اطلاعات.
3.سازماندهی اطلاعات
شیرپوینت به شما امکان می‌دهد اطلاعات و مستندات را به‌صورت دسته‌بندی‌شده و منظم نگهداری کنید.
سازماندهی اطلاعات در شیرپوینت به شما کمک می‌کند تا مستندات و داده‌های خود را به‌صورت منظم و قابل دسترسی نگهداری کنید. در زیر برخی از امکانات و ابزارهای موجود برای سازماندهی اطلاعات را مرور می‌کنیم:
کتابخانه‌های مستندات (Document Libraries): این کتابخانه‌ها محلی برای ذخیره‌سازی و مدیریت مستندات مختلف هستند. شما می‌توانید فایل‌ها را دسته‌بندی کنید، برچسب‌گذاری کنید و به‌راحتی به آنها دسترسی داشته باشید.
لیست‌ها: لیست‌ها به شما امکان می‌دهند اطلاعات مختلف مانند وظایف، مخاطبین، رویدادها و موارد دیگر را به‌صورت ساختاریافته ذخیره کنید. این لیست‌ها می‌توانند سفارشی‌سازی شوند و فیلدهای مورد نیاز شما را شامل شوند.
ابرمتن‌ها و ستون‌ها: با استفاده از ابرمتن‌ها و ستون‌ها، می‌توانید اطلاعات بیشتری به مستندات و موارد لیست اضافه کنید و آنها را بهتر دسته‌بندی کنید.
متادیتا (Metadata): استفاده از متادیتا به شما کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری درباره هر فایل و مستند ذخیره کنید. متادیتا شامل اطلاعاتی مانند نویسنده، تاریخ ایجاد، نوع فایل و سایر ویژگی‌ها است.
مشاهده‌ها (Views): شیرپوینت به شما امکان می‌دهد مشاهده‌های مختلفی از داده‌ها و مستندات ایجاد کنید. شما می‌توانید مشاهده‌های سفارشی برای نمایش اطلاعات بر اساس فیلترها و مرتب‌سازی‌های مختلف ایجاد کنید.
پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها: شما می‌توانید برای دسته‌بندی بهتر مستندات، از پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها استفاده کنید. این روش به شما کمک می‌کند تا ساختار سلسله‌مراتبی برای اطلاعات خود ایجاد کنید.
کتابخانه‌های مستندات (Document Libraries)
کتابخانه‌های مستندات (Document Libraries) در شیرپوینت یکی از مهم‌ترین ابزارها برای مدیریت و سازماندهی فایل‌ها و مستندات شما هستند. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و امکانات کتابخانه‌های مستندات می‌پردازیم:
ویژگی‌های کلیدی کتابخانه‌های مستندات:
ذخیره‌سازی و سازماندهی: شما می‌توانید انواع مختلف فایل‌ها از جمله اسناد متنی، تصاویر، ویدیوها و سایر فرمت‌های فایل را در کتابخانه‌های مستندات ذخیره و سازماندهی کنید.
کنترل نسخه (Version Control): این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا نسخه‌های مختلف یک مستند را نگهداری کنید و در صورت نیاز به نسخه‌های قبلی بازگردید. این امر به شما کمک می‌کند تا تغییرات را پیگیری کرده و تاریخچه مستندات را مدیریت کنید.
مجوزها و امنیت: شما می‌توانید دسترسی‌های مختلف برای کاربران و گروه‌ها تعریف کنید. این ویژگی اطمینان می‌دهد که تنها افراد مجاز به مستندات حساس دسترسی داشته باشند.
فراهم‌سازی امکان ویرایش مشترک (Co-Authoring): کاربران می‌توانند به‌صورت همزمان بر روی یک مستند کار کنند و تغییرات یکدیگر را در زمان واقعی مشاهده کنند.
جستجو و فیلتر کردن: شما می‌توانید مستندات موجود در کتابخانه را به‌راحتی جستجو و فیلتر کنید تا سریع‌تر به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
متادیتا و برچسب‌گذاری: با استفاده از متادیتا و برچسب‌ها، می‌توانید اطلاعات بیشتری درباره هر مستند ذخیره کنید و آنها را بهتر دسته‌بندی کنید.
جریان‌های کاری (Workflows): با استفاده از جریان‌های کاری، می‌توانید فرآیندهای سازمانی مانند تایید مستندات، ارسال اطلاعیه‌ها و سایر عملیات تکراری را به‌صورت خودکار انجام دهید.
ادغام با سایر ابزارها: کتابخانه‌های مستندات با سایر ابزارهای مایکروسافت مانند آفیس 365 و مایکروسافت تیمز به‌خوبی یکپارچه می‌شوند که این امر همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد.
این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند تا مستندات سازمانی خود را به‌صورت کارآمد مدیریت کنید و بهبود بهره‌وری و سازماندهی اطلاعات را تجربه کنید.
لیست‌ها
لیست‌ها در شیرپوینت ابزاری قدرتمند برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات به‌صورت ساختاریافته هستند. هر لیست شامل آیتم‌ها (ردیف‌ها) و ستون‌ها (فیلدها) است که می‌توانند براساس نیازهای شما سفارشی‌سازی شوند. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های لیست‌ها در شیرپوینت می‌پردازیم:
ویژگی‌های کلیدی لیست‌ها:
سفارشی‌سازی: شما می‌توانید ستون‌های مختلفی مانند متن، عدد، تاریخ، گزینه‌های انتخابی و موارد دیگر را به لیست خود اضافه کنید. همچنین می‌توانید قالب‌بندی‌های سفارشی برای نمایش بهتر اطلاعات ایجاد کنید.
فیلتر کردن و مرتب‌سازی: می‌توانید اطلاعات موجود در لیست‌ها را بر اساس فیلترها و مرتب‌سازی‌های مختلف مشاهده کنید تا سریع‌تر به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
نمایش‌ها (Views): شما می‌توانید نمایش‌های مختلفی از داده‌های لیست ایجاد کنید تا اطلاعات را به‌صورت‌های مختلف مشاهده کنید. این نمایش‌ها می‌توانند بر اساس فیلترها، مرتب‌سازی‌ها و ستون‌های انتخابی سفارشی‌سازی شوند.
قالب‌بندی شرطی: با استفاده از قالب‌بندی شرطی، می‌توانید اطلاعات را براساس شرایط مشخصی نمایش دهید. مثلاً می‌توانید آیتم‌هایی که وضعیت آنها “در حال انجام” است را با رنگ خاصی نمایش دهید.
جستجو: لیست‌ها به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات موجود را به‌سرعت جستجو و پیدا کنید.
ادغام با جریان‌های کاری (Workflows): شما می‌توانید فرآیندهای خودکار برای انجام عملیات تکراری مانند تایید آیتم‌ها، ارسال اطلاعیه‌ها و موارد دیگر ایجاد کنید.
مجوزها و امنیت: شما می‌توانید دسترسی‌های مختلف برای کاربران و گروه‌ها تعریف کنید تا اطمینان حاصل شود که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند.
انواع لیست‌ها:
لیست وظایف (Tasks List): برای مدیریت و پیگیری وظایف و کارهای تیمی.
لیست مخاطبین (Contacts List): برای ذخیره و مدیریت اطلاعات تماس افراد.
لیست تقویم (Calendar List): برای مدیریت رویدادها و جلسات.
لیست سفارشی (Custom List): برای ذخیره اطلاعاتی که نیاز به ساختار خاصی دارند.
این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات خود را به‌صورت کارآمد و سازمان‌یافته مدیریت کنید.
4.مدیریت محتوا
با کمک ابزارهای مختلف شیرپوینت، می‌توانید محتوای سازمانی‌تان را به بهترین نحو مدیریت کنید.
مدیریت محتوا در شیرپوینت به شما کمک می‌کند تا تمامی اطلاعات و مستندات سازمانی خود را به‌صورت کارآمد و سازمان‌یافته مدیریت کنید. این امر می‌تواند از مدیریت مستندات و ذخیره‌سازی اطلاعات تا کنترل دسترسی و اعمال سیاست‌های امنیتی را شامل شود. در ادامه برخی از ویژگی‌های مدیریت محتوا در شیرپوینت را مرور می‌کنیم:
کنترل نسخه (Version Control): شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا نسخه‌های مختلف مستندات را نگهداری کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا تغییرات مستندات را پیگیری کرده و در صورت نیاز به نسخه‌های قبلی بازگردید.
مجوزها و امنیت: شما می‌توانید مجوزهای دسترسی به مستندات و اطلاعات را تعیین کنید. این امر به شما اطمینان می‌دهد که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند.
جریان‌های کاری (Workflows): با استفاده از جریان‌های کاری، می‌توانید فرآیندهای سازمانی مانند تایید مستندات، ارسال اطلاعیه‌ها و سایر عملیات تکراری را به‌صورت خودکار انجام دهید.
مدیریت رکوردها (Records Management): این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا رکوردهای سازمانی را مدیریت و ذخیره کنید و به‌راحتی به آنها دسترسی داشته باشید.
برچسب‌گذاری و متادیتا: با استفاده از برچسب‌ها و متادیتا، می‌توانید اطلاعات بیشتری درباره هر مستند ذخیره کنید و آنها را بهتر دسته‌بندی کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا به‌سرعت مستندات مورد نظر خود را پیدا کنید.
پشتیبان‌گیری و بازیابی: شما می‌توانید اطلاعات و مستندات را به‌صورت منظم پشتیبان‌گیری کنید و در صورت نیاز به‌راحتی بازیابی کنید.
این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند تا محتوا و اطلاعات سازمانی خود را به بهترین شکل مدیریت کنید و از امکانات و ابزارهای پیشرفته شیرپوینت بهره‌مند شوید.
کنترل نسخه (Version Control)
کنترل نسخه (Version Control) یکی از ویژگی‌های مهم در شیرپوینت است که به کاربران اجازه می‌دهد تا تغییرات و نسخه‌های مختلف یک مستند را پیگیری و مدیریت کنند. این ویژگی مخصوصاً در مواقعی که چندین کاربر به‌صورت همزمان یا در زمان‌های مختلف روی یک مستند کار می‌کنند، بسیار مفید است. در ادامه برخی از جنبه‌های مهم کنترل نسخه را بررسی می‌کنیم:
ویژگی‌های کلیدی کنترل نسخه:
ایجاد نسخه‌های جدید: هر بار که یک کاربر تغییراتی در یک مستند ایجاد می‌کند و آن را ذخیره می‌کند، یک نسخه جدید از مستند ایجاد می‌شود. این امکان به شما اجازه می‌دهد تا تغییرات را به‌صورت تدریجی پیگیری کنید.
تاریخچه نسخه‌ها: شما می‌توانید تاریخچه نسخه‌های مختلف یک مستند را مشاهده کنید. این تاریخچه شامل اطلاعاتی مانند تاریخ و زمان ایجاد هر نسخه، نام کاربری که تغییرات را ایجاد کرده است و توضیحات مربوط به تغییرات است.
بازگشت به نسخه‌های قبلی: در صورت نیاز، می‌توانید به نسخه‌های قبلی یک مستند بازگردید. این ویژگی به‌ویژه در مواقعی که تغییرات نامطلوبی در مستند ایجاد شده است یا نیاز به بازیابی اطلاعات از دست رفته دارید، بسیار مفید است.
نسخه‌های اصلی و میانی: شیرپوینت از دو نوع نسخه پشتیبانی می‌کند:
نسخه‌های اصلی (Major Versions): نسخه‌های اصلی به‌طور معمول برای تغییرات مهم و نهایی مستند استفاده می‌شوند. این نسخه‌ها معمولاً به‌صورت 1.0، 2.0 و غیره شماره‌گذاری می‌شوند.
نسخه‌های میانی (Minor Versions): نسخه‌های میانی برای تغییرات جزئی و غیرنهایی مستند استفاده می‌شوند. این نسخه‌ها معمولاً به‌صورت 1.1، 1.2 و غیره شماره‌گذاری می‌شوند.
مجوزهای دسترسی: شما می‌توانید تعیین کنید که چه کسی مجاز به ایجاد نسخه‌های جدید، مشاهده و بازگشت به نسخه‌های قبلی است. این امر به امنیت و کنترل بهتر مستندات کمک می‌کند.
این ویژگی‌ها باعث می‌شوند که کنترل نسخه در شیرپوینت به یک ابزار قدرتمند و کارآمد برای مدیریت تغییرات و تاریخچه مستندات تبدیل شود.
جریان‌های کاری (Workflows)
جریان‌های کاری (Workflows) در شیرپوینت ابزاری قوی و کارآمد برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری و افزایش بهره‌وری سازمانی است. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا وظایف تکراری را به‌صورت خودکار انجام دهید، تأییدها را مدیریت کنید و اطلاعیه‌ها را ارسال کنید. در ادامه به توضیح برخی از ویژگی‌ها و کاربردهای جریان‌های کاری می‌پردازیم:
ویژگی‌های کلیدی جریان‌های کاری:
ایجاد جریان‌های کاری سفارشی: شما می‌توانید جریان‌های کاری مخصوص به خود را براساس نیازهای سازمانی طراحی و ایجاد کنید. این جریان‌ها می‌توانند شامل مراحل مختلف و عملیات‌های متنوع باشند.
خودکارسازی وظایف تکراری: با استفاده از جریان‌های کاری، می‌توانید وظایف تکراری و روزمره را به‌صورت خودکار انجام دهید. این امر به کاهش بار کاری کارکنان و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
مدیریت تأییدها: جریان‌های کاری به شما امکان می‌دهند تا فرآیندهای تأیید مستندات و اطلاعات را مدیریت کنید. می‌توانید مراحل تأیید را تعریف کرده و اطمینان حاصل کنید که مستندات فقط پس از تأییدهای لازم به مرحله بعدی منتقل شوند.
ارسال اطلاعیه‌ها: می‌توانید جریان‌های کاری را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که به‌صورت خودکار اطلاعیه‌هایی به کاربران ارسال کنند. این اطلاعیه‌ها می‌توانند شامل یادآوری‌ها، اعلان‌های تغییرات و سایر موارد باشند.
یکپارچگی با سایر ابزارها: جریان‌های کاری در شیرپوینت به‌خوبی با سایر ابزارها و سرویس‌های مایکروسافت مانند آفیس 365 و مایکروسافت تیمز یکپارچه می‌شوند. این امر به بهبود همکاری و هماهنگی بین تیم‌ها کمک می‌کند.
انواع جریان‌های کاری:
جریان‌های کاری پیش‌فرض: شیرپوینت چندین جریان کاری پیش‌فرض ارائه می‌دهد که شامل فرآیندهایی مانند تأیید مستندات، جمع‌آوری بازخورد و جمع‌آوری امضا است.
جریان‌های کاری سفارشی: شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای توسعه و طراحی مانند Power Automate (قبلاً Microsoft Flow) جریان‌های کاری سفارشی ایجاد کنید.
مزایای استفاده از جریان‌های کاری:
کاهش خطاها و افزایش دقت: خودکارسازی فرآیندها به کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در انجام وظایف کمک می‌کند.
صرفه‌جویی در زمان: با خودکارسازی وظایف تکراری، کارکنان می‌توانند زمان بیشتری را به وظایف اصلی و مهم‌تر اختصاص دهند.
بهبود هماهنگی و همکاری: جریان‌های کاری به بهبود هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم کمک می‌کنند و اطمینان می‌دهند که همه افراد در جریان تغییرات و وظایف قرار دارند.
این ویژگی‌ها جریان‌های کاری را به یک ابزار ضروری برای بهبود بهره‌وری و سازماندهی در محیط‌های تجاری تبدیل می‌کنند.
دیدگاه بگذارید