حالا که فهمیدیم Project Server چیه و چه کمکی می‌کنه، بریم سراغ اینکه چطور می‌تونیم ازش برای بهینه سازی فرآیند پروژه استفاده کنیم:

1. تعریف فرآیندهای پروژه: اولین قدم اینه که فرآیندهای پروژه رو به طور دقیق تعریف کنید. یعنی مشخص کنید که هر مرحله از پروژه چه مراحلی داره، چه وظایفی باید انجام بشه، چه کسانی مسئول انجام این وظایف هستند و چه منابعی مورد نیازه.

2. ایجاد برنامه زمانبندی پروژه: بعد از تعریف فرآیندها، باید یه برنامه زمانبندی دقیق برای پروژه ایجاد کنید. در این برنامه زمانبندی، باید تاریخ شروع و پایان هر وظیفه رو مشخص کنید، وابستگی بین وظایف رو تعیین کنید و منابع رو به وظایف تخصیص بدید. Project Server ابزارهای قدرتمندی برای ایجاد برنامه زمانبندی در اختیارتون قرار میده.

3. تخصیص وظایف به اعضای تیم: بعد از ایجاد برنامه زمانبندی، باید وظایف رو به اعضای تیم اختصاص بدید. مطمئن بشید که هر کس دقیقا میدونه چه کاری باید انجام بده و چه زمانی باید اون رو تموم کنه.

4. پیگیری پیشرفت کار: به طور مرتب پیشرفت کار رو پیگیری کنید و مطمئن بشید که همه چیز طبق برنامه پیش میره. Project Server به شما کمک می‌کنه تا وضعیت هر وظیفه رو به صورت لحظه ای ببینید و در صورت بروز مشکل، به موقع اقدام کنید.

5. ارتباط موثر با تیم پروژه: از طریق Project Server با اعضای تیم در ارتباط باشید، پیام ارسال کنید، فایل به اشتراک بگذارید و در مورد مشکلات پروژه بحث و تبادل نظر کنید.

6. استفاده از گزارش ها برای تصمیم گیری: گزارش های مختلفی از وضعیت پروژه تهیه کنید و از این گزارش ها برای تصمیم گیری های بهتر استفاده کنید. Project Server به شما کمک می‌کنه تا گزارش های جامعی از وضعیت پروژه، هزینه ها، پیشرفت کار و سایر موارد تهیه کنید.