شیرپوینت چیست ؟

سلام به همگی! امروز می‌خوام در مورد یه ابزار خیلی قدرتمند و البته گاهی اوقات کمی پیچیده صحبت کنم: شیرپوینت (SharePoint). اگه اسمش رو شنیدید و فکر کردید “وای این دیگه چیه؟!” یا شاید هم تو محیط کارتون باهاش سروکار داشتید ولی هنوز کامل دستتون نیومده چی به چیه، نگران نباشید. قراره تو این مطلب با یه زبان خیلی خودمونی و دور از اصطلاحات عجیب غریب، قدم به قدم با شیرپوینت آشنا بشیم.

تصور کنید: شما یه تیم هستید، یه شرکت یا حتی یه گروه دوستانه که می‌خواید اطلاعاتتون رو یه جا جمع کنید، روی پروژه‌ها با هم کار کنید، اسناد رو به اشتراک بذارید و یه جورایی یه “مرکز فرماندهی” دیجیتال داشته باشید. خب، شیرپوینت دقیقاً همین کار رو براتون انجام می‌ده. یه جورایی مثل یه دفتر مجازی می‌مونه که هر کسی با اجازه می‌تونه واردش بشه، به اطلاعات مورد نیازش دسترسی پیدا کنه و حتی تو بخش‌های مختلف مشارکت کنه.

خب، شیرپوینت دقیقاً چه کارهایی برامون می‌کنه؟

اگه بخوایم خیلی ساده بگیم، شیرپوینت یه پلتفرم برای همکاری تیمی (Collaboration) و مدیریت محتوا (Content Management) هست. یعنی چی؟ یعنی:

• به اشتراک گذاشتن اسناد و فایل‌ها: دیگه لازم نیست فایل‌هاتون رو با ایمیل بفرستید و نسخه‌های مختلف داشته باشید. همه‌چی می‌تونه تو یه جای مشخص قرار بگیره و همه به آخرین نسخه دسترسی داشته باشن.
• مدیریت پروژه‌ها: می‌تونید لیست وظایف، تقویم پروژه، و اطلاعات مربوط به هر پروژه رو تو شیرپوینت نگهداری کنید و وضعیت پیشرفت رو ببینید.
• ساخت سایت‌های تیمی: می‌تونید برای هر تیم یا پروژه یه سایت اختصاصی درست کنید که اطلاعات مربوط به اونجا جمع‌آوری بشه.
• ایجاد لیست‌ها و پایگاه‌های داده ساده: می‌تونید لیست‌هایی از اطلاعات مختلف (مثلاً لیست مشتریان، لیست محصولات، یا هر چیز دیگه‌ای) رو تو شیرپوینت بسازید و مدیریتشون کنید.
• مدیریت گردش کار (Workflows): می‌تونید فرآیندهای تایید یا پردازش اطلاعات رو تو شیرپوینت اتوماتیک کنید. مثلاً وقتی یه سندی آپلود میشه، به صورت خودکار برای تایید به شخص مسئول ارسال بشه.

حالا بریم سر اصل مطلب: چطور باهاش کار کنیم؟

نرم افزار شیرپوینت می‌تونه کمی intimidating به نظر بیاد، اما اگه بدونید دارید دنبال چی می‌گردید، کار باهاش خیلی راحت‌تر میشه. مراحل آموزش شیرپوینت معمولاً شامل این‌هاست:

2. ورود به سایت شیرپوینت: معمولاً آدرس سایت شیرپوینت شرکت یا سازمان شما یه چیز مشخصه که مدیر IT بهتون میگه. با وارد کردن نام کاربری و رمز عبورتون می‌تونید وارد بشید.
3. آشنایی با محیط سایت: وقتی وارد شدید، احتمالاً یه صفحه اصلی می‌بینید که شامل بخش‌های مختلفیه. این بخش‌ها می‌تونن شامل لیست اسناد، لیست وظایف، تقویم، و بخش‌های خبری باشن. هر سایت شیرپوینت می‌تونه ظاهر و محتوای متفاوتی داشته باشه، چون قابل شخصی‌سازیه.

5. کار با کتابخانه‌های اسناد (Document Libraries): این یکی از پرکاربردترین بخش‌های شیرپوینت هست. اینجا جاییه که فایل‌های شما نگهداری میشن. می‌تونید فایل آپلود کنید، دانلود کنید، ویرایش کنید (اگه دسترسی داشته باشید)، و نسخه‌های مختلف فایل رو ببینید.
6. کار با لیست‌ها (Lists): لیست‌ها مثل جدول‌های ساده‌ای هستند که می‌تونید اطلاعات رو توشون ذخیره کنید. می‌تونید ستون‌های مختلف تعریف کنید و برای هر ردیف اطلاعات وارد کنید.
7. مدیریت دسترسی‌ها (Permissions): یکی از نکات مهم تو شیرپوینت، مدیریت دسترسی‌هاست. مدیر سایت مشخص می‌کنه که هر کسی چه کارهایی می‌تونه انجام بده. مثلاً چه کسی می‌تونه فایل آپلود کنه، چه کسی می‌تونه ویرایش کنه، و چه کسی فقط می‌تونه ببینه.

شیرپوینت: عصای دست یا دردسر؟ مزایا و معایب

حتماً در دنیای کسب‌وکار اسم شیرپوینت (SharePoint) را شنیده‌اید. این نرم‌افزار قدرتمند مایکروسافت، خودش را به‌عنوان یک راه حل جامع برای مدیریت اسناد، همکاری تیمی، و اتوماسیون فرآیندها معرفی می‌کند. خیلی‌ها عاشقش هستند و خیلی‌ها هم از دستش کلافه‌اند. خب راستش را بخواهید، شیرپوینت هم مثل هر ابزار دیگری، مزایا و معایب خودش را دارد. بیایید با هم کمی خودمانی‌تر به این موضوع نگاه کنیم.

تصور کنید یک تیم کاری هستید که باید روی پروژه‌ای کار کنید. کلی سند و مدرک دارید، ایمیل‌های رد و بدل شده زیاد است، و نیاز به همکاری و همفکری دارید. اینجا شیرپوینت وارد میدان می‌شود و ادعا می‌کند می‌تواند این کارها را مرتب و منظم کند. اما آیا واقعاً همیشه اینطور است؟ بیایید با هم ببینیم.

مزایای شیرپوینت: وقتی که همه چیز خوب پیش می‌رود

وقتی شیرپوینت به درستی پیاده‌سازی و استفاده شود، واقعاً می‌تواند “عصای دست” باشد. مزایای اصلی آن بیشتر حول محور نظم، همکاری، و امنیت می‌چرخند.

1. مدیریت اسناد منظم و مرتب:
   تصویر کنید تمام اسناد پروژه شما در یک جای امن و منظم نگهداری می‌شود. نه نیازی به گشتن در فولدرهای تو در تو در کامپیوترهای مختلف است و نه نگران گم شدن فایل‌ها هستید. شیرپوینت با کتابخانه‌های اسناد (Document Libraries) این امکان را به شما می‌دهد که اسناد را دسته‌بندی کنید، برچسب بزنید، و حتی نسخه‌های مختلف یک سند را نگهداری کنید. این یعنی خداحافظی با “فایل نهایی_اصلاحی_نسخه 2_واقعا نهایی.docx”!
2. همکاری تیمی آسان‌تر و مؤثرتر:
   کار تیمی در شیرپوینت راحت‌تر می‌شود. اعضای تیم می‌توانند روی یک سند به صورت همزمان کار کنند (البته با محدودیت‌هایی که باید در نظر گرفت)، نظرات خود را اضافه کنند، و از تغییرات مطلع شوند. بخش‌های مختلف سایت شیرپوینت (مثل Site Pages یا Newsfeeds) به شما امکان می‌دهند اطلاعات را به اشتراک بگذارید، اخبار را منتشر کنید، و ارتباطات تیمی را تقویت کنید. این یعنی کمتر نیاز به ایمیل‌های زنجیره‌ای طولانی و گم شدن اطلاعات در میان آنها.
3. امنیت اطلاعات:
   امنیت در شیرپوینت جدی گرفته می‌شود. شما می‌توانید سطوح دسترسی مختلفی را برای کاربران تعیین کنید. مثلاً چه کسی می‌تواند سندی را ببیند، چه کسی می‌تواند آن را ویرایش کند، و چه کسی می‌تواند آن را حذف کند. این برای شرکت‌هایی که با اطلاعات حساس کار می‌کنند بسیار مهم است. همچنین امکان پشتیبان‌گیری از اطلاعات وجود دارد که خیال شما را از بابت از دست رفتن داده‌ها راحت می‌کند.
4. قابلیت اتوماسیون فرآیندها:
   شیرپوینت به شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کاری را اتوماتیک کنید. مثلاً یک فرآیند تأیید سند یا یک فرم درخواست را می‌توانید در شیرپوینت تعریف کنید تا به‌طور خودکار مراحل مختلف را طی کند و به دست افراد مربوطه برسد. این کار باعث افزایش سرعت و کاهش خطاهای انسانی می‌شود. دیگر لازم نیست به‌طور دستی اسناد را برای تأیید به افراد مختلف ارسال کنید.
5. مرکزیت اطلاعات:
   شیرپوینت می‌تواند نقش یک “مرکز فرماندهی” برای اطلاعات سازمان شما را بازی کند. اطلاعات مختلف از بخش‌های گوناگون می‌توانند در شیرپوینت جمع‌آوری و دسته‌بندی شوند. این کار باعث می‌شود که کارکنان به‌راحتی بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند و از “سیل” اطلاعات پراکنده نجات پیدا کنند.

معایب شیرپوینت: وقتی که “عصای دست” شما را به دردسر می‌اندازد!

همانطور که گفتیم، شیرپوینت هم نقاط ضعف خودش را دارد. گاهی اوقات استفاده از آن می‌تواند چالش‌برانگیز، پیچیده، و حتی “دردسر ساز” باشد.

1. پیچیدگی و منحنی یادگیری:
   شیرپوینت یک نرم‌افزار ساده نیست. پر از امکانات مختلف است که هر کدام پیچیدگی‌های خودشان را دارند. برای اینکه بتوانید از تمام قابلیت‌های شیرپوینت به درستی استفاده کنید، نیاز به آموزش و زمان دارید. برای کاربرانی که با تکنولوژی میانه خوبی ندارند یا با این محیط آشنا نیستند، ممکن است در ابتدا گیج‌کننده و حتی ترسناک به نظر برسد. یادگیری استفاده از شیرپوینت به تنهایی یک پروژه است!
2. هزینه:
   چه از نسخه On-Premises (نصب شده در محل شرکت) استفاده کنید و چه از نسخه SharePoint Online که بخشی از Microsoft 365 است، هزینه دارد. نصب و نگهداری نسخه On-Premises نیاز به سخت‌افزار، نرم‌افزار، و نیروی متخصص دارد که هزینه بالایی را به شرکت تحمیل می‌کند. نسخه Online هم نیاز به پرداخت ماهانه یا سالانه دارد که برای کسب‌وکارهای کوچک ممکن است سنگین باشد. این فقط هزینه لایسنس نیست، گاهی هزینه آموزش، پیکربندی، و پشتیبانی هم اضافه می‌شود.
3. نیاز به مدیریت قوی و نگهداری:
   شیرپوینت نیاز به یک “مدیر” یا تیمی از مدیران دارد که آن را پیکربندی کنند، سطوح دسترسی را مدیریت کنند، فضای ذخیره‌سازی را کنترل کنند، و مشکلات فنی را برطرف کنند. بدون مدیریت قوی، شیرپوینت می‌تواند به سرعت به یک محیط درهم ریخته و غیرقابل استفاده تبدیل شود. نگهداری شیرپوینت کار آسانی نیست و نیاز به دانش تخصصی دارد.
4. مشکلات عملکرد (در برخی موارد):
   گاهی اوقات، به خصوص در نسخه‌های قدیمی‌تر یا در صورت پیکربندی نامناسب، شیرپوینت می‌تواند کند باشد. لود شدن صفحات، باز کردن اسناد، یا انجام جستجو ممکن است زمان‌بر باشد که این برای کاربران آزاردهنده است. این موضوع می‌تواند به خصوص زمانی که تعداد کاربران زیاد است یا حجم اطلاعات بالا است، بیشتر خود را نشان دهد.
5. انعطاف‌پذیری محدود در برخی زمینه‌ها:
   درست است که شیرپوینت قابلیت‌های زیادی برای سفارشی‌سازی دارد، اما در برخی موارد، برای انجام کارهای خاص یا اتصال به سیستم‌های دیگر ممکن است با محدودیت‌هایی روبرو شوید. انجام تغییرات بزرگ یا ایجاد قابلیت‌های کاملاً جدید ممکن است نیاز به توسعه‌دهندگان تخصصی داشته باشد که هزینه و زمان زیادی می‌برد.

چرا شیرپوینت برای پرتال سازمانی شما گزینه مناسبی است؟

حال که با بخش‌های اصلی شیرپوینت آشنا شدیم، بیایید به مزایای کلیدی استفاده از آن برای ساخت پرتال سازمانی بپردازیم:

1. افزایش همکاری و ارتباطات (Collaborate Better): شیرپوینت به صورت بنیادین برای تسهیل همکاری طراحی شده است. امکان ویرایش همزمان اسناد، اشتراک‌گذاری آسان اطلاعات و فضاهای کاری اختصاصی برای تیم‌ها، باعث می‌شود ارتباطات درون سازمانی بهبود یافته و کار تیمی مؤثرتر شود. دیگر نیازی به ارسال فایل‌ها به صورت پیوست در ایمیل و نگرانی از نسخه‌های مختلف نیست.

2. مدیریت اسناد پیشرفته (Advanced Document Management): همانطور که اشاره شد، کتابخانه‌های اسناد شیرپوینت فراتر از یک محل ذخیره‌سازی ساده هستند. امکان کنترل نسخه، تعیین سطح دسترسی، جستجوی قوی و بازیابی آسان، مدیریت اسناد را به یک فرآیند ساده و منظم تبدیل می‌کند.

3. سازماندهی اطلاعات (Information Organization): با استفاده از لیست‌ها و سایت‌های مختلف، می‌توانید اطلاعات پراکنده در بخش‌های مختلف شرکت را سازماندهی کرده و دسترسی به آن‌ها را برای کاربران آسان‌تر کنید. این امر باعث می‌شود کارکنان وقت کمتری را صرف جستجو برای اطلاعات مورد نیاز خود کنند.

4. بهبود فرآیندهای کاری (Streamline Workflows): شیرپوینت امکان ایجاد فرآیندهای خودکار (Workflows) را فراهم می‌کند. مثلاً می‌توانید یک فرآیند برای تایید درخواست‌ها، ارسال اسناد به بخش مربوطه یا اطلاع‌رسانی به کاربران تعریف کنید. این امر باعث می‌شود فرآیندهای تکراری به صورت خودکار انجام شده و بهره‌وری افزایش یابد.

5. جستجوی قدرتمند (Powerful Search): یکی از بزرگترین نقاط قوت شیرپوینت، موتور جستجوی قدرتمند آن است. شما می‌توانید به سرعت اسناد، اطلاعات و حتی افرادی را که به دنبالشان هستید، در سرتاسر پرتال سازمانی خود پیدا کنید. تصور کنید دیگر نیازی به زیر و رو کردن پوشه‌ها و ایمیل‌های قدیمی نباشد!

6. امنیت اطلاعات (Information Security): شیرپوینت امکان تعیین سطوح دسترسی دقیق را فراهم می‌کند. می‌توانید مشخص کنید که چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد، چه کسی می‌تواند فایل‌ها را ویرایش کند و چه کسی فقط می‌تواند آن‌ها را مشاهده کند. این امر امنیت اطلاعات حساس شرکت شما را تضمین می‌کند.

7. قابلیت سفارشی‌سازی (Customizable): شیرپوینت یک پلتفرم انعطاف‌پذیر است و می‌توانید آن را مطابق با نیازها و ساختار شرکت خود سفارشی‌سازی کنید. می‌توانید ظاهر سایت‌ها را تغییر دهید، ابزارهای مورد نیاز خود را اضافه کنید و فرآیندهای کاری خاص خود را تعریف کنید.

8. یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت (Integration with Microsoft Products): اگر از سایر محصولات مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵ (Outlook, Word, Excel, Teams) استفاده می‌کنید، شیرپوینت به راحتی با آن‌ها یکپارچه می‌شود و تجربه کاربری یکپارچه‌ای را برای شما فراهم می‌کند. مثلاً می‌توانید فایل‌های اکسل یا ورد را مستقیماً در شیرپوینت ویرایش کنید یا جلسات تیمز را در فضای کاری مربوطه برگزار کنید.

   نتیجه‌گیری: شیرپوینت برای چه کسی مناسب است؟

   با توجه به مزایا و معایبی که گفتیم، شیرپوینت برای هر شرکتی مناسب نیست. اگر یک کسب‌وکار کوچک با نیازهای ساده برای مدیریت اسناد هستید، شاید راه حل‌های ساده‌تر و ارزان‌تری برای شما وجود داشته باشد. اما اگر یک سازمان متوسط یا بزرگ هستید که نیاز به مدیریت متمرکز اسناد، همکاری تیمی گسترده، اتوماسیون فرآیندها، و امنیت بالا دارید، شیرپوینت می‌تواند یک ابزار بسیار قدرتمند باشد.

   نکته کلیدی این است که قبل از پیاده‌سازی شیرپوینت، نیازهای واقعی سازمان خود را به دقت بررسی کنید. آیا آمادگی پرداخت هزینه و سرمایه‌گذاری روی آموزش و مدیریت آن را دارید؟ آیا تیم شما آمادگی پذیرش و استفاده از این ابزار پیچیده را دارد؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است، شیرپوینت می‌تواند واقعاً یک “عصای دست” برای شما باشد و بهره‌وری سازمان شما را به طور قابل توجهی افزایش دهد. اما اگر این آمادگی وجود نداشته باشد، ممکن است به سرعت به یک “دردسر” تبدیل شود که بیشتر از اینکه مشکل حل کند، مشکل ساز می‌شود.