امنیت شیرپوینت: ۵ لایه دفاعی برای حفاظت از اطلاعات حیاتی سازمان شما

2.1. رمزنگاری داده‌ها: زبان رمز در حالت سکون و انتقال

داده‌های شما در شیرپوینت همواره تحت محافظت رمزنگاری قرار دارند. این حفاظت در دو حالت حیاتی اعمال می‌شود: اول، رمزنگاری در حالت سکون، یعنی زمانی که داده‌های شما روی دیسک‌های سرورهای مایکروسوت ذخیره شده‌اند. این کار با استفاده از کلیدهای رمزنگاری پیشرفته انجام می‌شود و حتی اگر کسی به صورت فیزیکی به آن دیسک‌ها دسترسی پیدا کند، قادر به خواندن اطلاعات نخواهد بود. دوم، رمزنگاری در حال انتقال، یعنی زمانی که داده‌ها بین مرورگر یا دستگاه شما و سرورهای شیرپوینت در حرکت هستند. این ارتباط از طریق پروتکل امن HTTPS برقرار می‌شود که مانند ایجاد یک تونل رمزگذاری‌شده بین شما و سرور است. این لایه محافظتی، استراق سمع و سرقت اطلاعات در میانه مسیر را غیرممکن می‌سازد و اطمینان می‌دهد محرمانه‌ترین اسناد کسب‌وکار شما تنها برای افراد مجاز قابل خواندن است.

2.2. برچسب‌گذاری حساسیت و طبقه‌بندی اطلاعات: شناسایی گنجینه‌ها

همه داده‌ها ارزش یکسانی ندارند. یک اطلاعیه داخلی با یک قرارداد محرمانه مشتری یا طرح ثبت اختراع کاملاً متفاوت است. قابلیت برچسب‌گذاری حساسیت در شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا سیاست‌های امنیتی متفاوتی را بر اساس حساسیت محتوا اعمال کنید. شما می‌توانید برچسب‌هایی مانند «عمومی»، «محرمانه داخلی»، یا «به شدت محرمانه» ایجاد نمایید. وقتی یک سند یا سایت با برچسب «به شدت محرمانه» علامت‌گذاری شود، می‌توان به طور خودکار رمزنگاری اضافه‌تری روی آن اعمال کرد، از چاپ یا اشتراک گذاری آن جلوگیری نمود، یا حتی واترمارک (نوشته زمینه) «محرمانه» را روی صفحات آن نمایش داد. این کار به کاربران نیز کمک می‌کند تا بلافاصله درک کنند با چه نوع اطلاعاتی سر و کار دارند و بر اساس آن رفتار امنیتی مناسب را پیش بگیرند. طبقه‌بندی، اولین گام برای اعمال محافظت‌های هوشمند و متناسب است.

2.3. سیاست‌های نگهداری و حذف: مدیریت چرخه حیات داده

نگهداری بی‌رویه داده‌های قدیمی، یک ریسک امنیتی و قانونی محسوب می‌شود. سیاست‌های نگهداری در شیرپوینت به شما اجازه می‌دهد قوانینی تعریف کنید که بر اساس آنها، محتوای مختلف پس از یک دوره مشخص به طور خودکار حذف یا برای بایگانی علامت‌گذاری شوند. مثلاً می‌توانید قانونی وضع کنید که تمام ایمیل‌های کاندیداهای کار پس از ۲ سال به صورت خودکار حذف شوند. این کار هم انباره داده‌ها را پاکسازی می‌کند و هم به انطباق با مقرراتی مانند قانون حریم‌خصوصی عمومی اروپا کمک می‌نماید. همچنین می‌توانید با سیاست‌های حذف، از پاک شدن اتفاقی یا عمدی اطلاعات مهم جلوگیری کنید. مثلاً می‌توانید تنظیم کنید که تمام محتواهای حذف‌شده به مدت ۹۳ روز در سطل بازیافت سایت یا مجموعه‌ای اختصاصی نگهداری شوند تا در صورت نیاز، امکان بازیابی آنها فراهم باشد. این سیاست‌ها، مدیریت منظم و امن داده‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.

2.4. جلوگیری از نشت داده: کنترل جریان اطلاعات

یکی از بزرگ‌ترین نگرانی‌ها، اشتراک‌گذاری ناخواسته یا غیرمجاز اطلاعات حساس با افراد خارج از سازمان است. سیاست‌های جلوگیری از نشت داده در شیرپوینت و مایکروسوت ۳۶۵، مانند نگهبانان هوشمندی عمل می‌کنند که محتوای در حال خروج را بررسی می‌کنند. شما می‌توانید قوانینی تعریف کنید که مثلاً اگر سندی حاوی شماره‌های ملی یا کارت اعتباری، به صورت لینک قابل دسترسی توسط افراد خارجی به اشتراک گذاشته شد، بلافاصله این عمل مسدود شده و به مدیر اطلاع‌رسانی شود. یا می‌توانید تنظیم کنید که کاربران نتوانند فایل‌های دارای برچسب «محرمانه» را دانلود کنند. این سیاست‌ها بر اساس شناسایی الگوهای از پیش تعریف‌شده یا محتوای حساس عمل کرده و از بروز حوادث نشت اطلاعات، چه از روی عمد و چه از روی سهل‌انگاری، به شکل مؤثری جلوگیری می‌کنند.

2.5. نسخه‌های پشتیبان و بازیابی فاجعه: طرح بیمه دیجیتال

با وجود تمام لایه‌های دفاعی، همیشه باید برای بدترین سناریوها آماده بود. حوادثی مانند حذف گسترده تصادفی، بدافزارهای باج‌افزار، یا خرابی‌های فنی می‌توانند دسترسی به داده‌ها را مختل کنند. درک سیاست‌های بازیابی و حفظ داده خود شیرپوینت و همچنین داشتن یک استراتژی پشتیبان‌گیری مستقل حیاتی است. مایکروسوت زیرساخت‌هایی برای بازیابی داده در حوادث گسترده دارد، اما مسئولیت نهایی داده‌های شما با خود سازمان است. استفاده از راه‌حل‌های پشتیبان‌گیری شخص ثالث مخصوص شیرپوینت، که نسخه‌های نقطه‌ای زمانی از همه سایت‌ها، فهرست‌ها و کتابخانه‌های شما را در مکانی جداگانه ذخیره می‌کند، یک لایه اطمینان اضافه ایجاد می‌نماید. این کار به شما امکان می‌دهد در صورت هرگونه حذف، تخریب یا آلودگی داده‌ها، آنها را به حالت پایدار و سالم قبلی بازگردانید و تداوم کسب‌وکار خود را تضمین کنید.