ایجاد اسناد Word از آیتم‌های لیست SharePoint

. آماده‌سازی لیست SharePoint

ابتدا باید یک لیست SharePoint ایجاد کنید یا از یک لیست موجود استفاده کنید. این لیست باید شامل ستون‌هایی باشد که داده‌های موردنیاز برای سند Word را در بر داشته باشند. به‌عنوان مثال، اگر می‌خواهید یک نامه رسمی تولید کنید، ستون‌هایی مانند “نام گیرنده”، “موضوع”، “تاریخ”، و “متن پیام” را در نظر بگیرید.

مراحل:

1. به سایت SharePoint خود بروید.
2. به Site Contents بروید و روی New > List کلیک کنید.
3. یک نام برای لیست خود انتخاب کنید (مثلاً “نامه‌های رسمی”).
4. ستون‌های موردنیاز را اضافه کنید:
   • نام (تک‌خطی)
   • موضوع (تک‌خطی)
   • تاریخ (تاریخ و زمان)
   • متن پیام (چندخطی)
5. چند آیتم نمونه به لیست اضافه کنید تا برای آزمایش آماده باشید.

۲. ایجاد قالب Word

برای ایجاد اسناد Word استاندارد، بهتر است یک قالب (Template) در Microsoft Word طراحی کنید. این قالب می‌تواند شامل لوگو، سربرگ، و فیلدهای جای‌گذار (Placeholder) برای داده‌های لیست باشد.

مراحل:

1. Microsoft Word را باز کنید.
2. یک سند جدید ایجاد کنید و آن را به‌صورت یک قالب (.dotx) ذخیره کنید.
3. فیلدهای جای‌گذار را با استفاده از Quick Parts > Document Property یا به‌صورت دستی (مثلاً {Name}، {Subject}) درج کنید.
4. سند را در کتابخانه اسناد SharePoint آپلود کنید (مثلاً در کتابخانه “Documents”).
5. مسیر ذخیره‌سازی قالب را یادداشت کنید.

۳. استفاده از Power Automate برای خودکارسازی

Power Automate ابزار قدرتمندی برای خودکارسازی فرآیند ایجاد اسناد است. با استفاده از این ابزار، می‌توانید به‌محض افزودن یک آیتم جدید به لیست SharePoint، یک سند Word تولید کنید.

مراحل:

1. به Power Automate (flow.microsoft.com) بروید و یک Flow جدید از نوع Automated Cloud Flow ایجاد کنید.
2. تریگر (Trigger) را انتخاب کنید: When an item is created (وقتی یک آیتم ایجاد می‌شود) در SharePoint.
3. سایت SharePoint و لیست موردنظر خود را انتخاب کنید.
4. اقدامات (Actions) زیر را اضافه کنید:
   • Get file content: فایل قالب Word را از کتابخانه اسناد SharePoint دریافت کنید.
   • Populate a Microsoft Word template: داده‌های لیست را در فیلدهای جای‌گذار قالب جایگذاری کنید.
   • Create file: سند Word تولیدشده را در یک کتابخانه SharePoint ذخیره کنید.
5. در مرحله Populate a Microsoft Word template، فیلدهای جای‌گذار را با ستون‌های لیست مطابقت دهید (مثلاً {Name} با ستون “نام”).
6. Flow را ذخیره و آزمایش کنید.

۴. ذخیره و مدیریت اسناد

پس از تولید سند Word، می‌توانید آن را در یک کتابخانه اسناد SharePoint ذخیره کنید. این کار امکان استفاده از قابلیت‌های نسخه‌بندی، اشتراک‌گذاری، و مدیریت دسترسی را فراهم می‌کند.

مراحل:

1. در Flow خود، از اقدام Create file استفاده کنید و کتابخانه مقصد را مشخص کنید.
2. نام فایل را به‌صورت پویا تنظیم کنید (مثلاً Letter_{Name}_{Date}.docx).
3. تنظیمات نسخه‌بندی کتابخانه را فعال کنید تا تغییرات سند ردیابی شوند.

۵. آزمایش و اعتبارسنجی

قبل از استفاده گسترده، فرآیند را آزمایش کنید:

1. یک آیتم جدید به لیست SharePoint اضافه کنید.
2. بررسی کنید که آیا Flow به‌درستی اجرا می‌شود و سند Word در کتابخانه مقصد ایجاد شده است.
3. محتوای سند را باز کنید و مطمئن شوید که داده‌ها به‌درستی جایگذاری شده‌اند.