راهنمای مایکروسافت لیست

نویسنده : nivad
ارسال شده در: 5 فروردین 1404
ارسال دیدگاه: 0

راهنمای مایکروسافت لیست

Microsoft Lists یک ابزار هوشمند برای مدیریت داده‌های ساختاریافته در اکوسیستم Microsoft 365 است که به صورت پیشرفته‌تری از SharePoint Lists عمل می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی:

✅ رابط کاربری مدرن و واکنش‌گرا
✅ یکپارچه با Teams, Power Platform, Outlook
✅ قابلیت‌های پیشرفته نمایش و فیلتر داده‌ها
✅ پشتیبانی از قالب‌های آماده (Templates)

راه‌اندازی اولیه Microsoft Lists

1. روش‌های ایجاد لیست جدید

روش	توضیح
از صفر	ایجاد لیست خام با ستون‌های سفارشی
از اکسل	ایمپورت داده از فایل Excel
از تمپلیت	استفاده از 20+ قالب آماده مایکروسافت

2. دسترسی‌ها

در Teams: از تب “Lists” در هر تیم
در SharePoint: از بخش “Site Contents”
به صورت مستقل: از طریق lists.office.com

ویژگی‌های پیشرفته Microsoft Lists

1. انواع ستون‌های سفارشی

نوع ستون	کاربرد
Choice	گزینه‌های از پیش تعریف شده
Lookup	ارتباط با لیست دیگر
Person	انتخاب کاربران سازمان
Managed Metadata	استفاده از ترم‌ست
Calculated	فرمول‌های محاسباتی

2. نمای‌های هوشمند (Views)

graph LR
    A[لیست اصلی] --> B[نمای استاندارد]
    A --> C[نمای گالری]
    A --> D[نمای تقویمی]
    A --> E[نمای کانبان]

3. یکپارچه‌سازی‌ها

Power Automate: اتوماسیون گردش کار
Power Apps: ساخت فرم‌های سفارشی
Power BI: تحلیل و گزارش‌گیری

قالب‌های آماده پرکاربرد

1. Issue Tracker

ردیابی باگ‌ها و مشکلات
قابلیت اختصاص به اعضا
سیستم اولویت‌بندی

2. Event Itinerary

مدیریت رویدادها
زمان‌بندی جلسات
پیوست مدارک

3. Asset Management

ثبت دارایی‌های سازمان
تاریخچه بازرسی
مدیریت مکان‌ها

توسعه و سفارشی‌سازی

1. با Power Apps

// نمونه فرم سفارشی
Patch(
    'Custom List',
    Defaults('Custom List'),
    {
        Title: "آیتم جدید",
        Status: "در حال انجام",
        AssignedTo: User().Email
    }
)

2. با Power Automate

graph TD
    A[آیتم جدید ایجاد شد] --> B[ارسال ایمیل]
    B --> C[آپدیت فیلدها]
    C --> D[ایجاد کار در Planner]

3. با SPFx

توسعه وب‌پارت‌های سفارشی
اکستنشن‌های نوار فرمان
اینترفیس‌های پیشرفته

نکات کلیدی برای استفاده حرفه‌ای

بهینه‌سازی عملکرد

- - محدود کردن تعداد ستون‌ها به ≤ 30
  - استفاده از ایندکس برای ستون‌های جستجو
  - تقسیم لیست‌های بزرگ به زیرلیست‌ها

مدیریت دسترسی

- - تنظیم سطوح مجوز دقیق
  - استفاده از گروه‌های امنیتی
  - پیاده‌سازی تاییدیه‌های چندمرحله‌ای

نگهداری و پشتیبانی

- پشتیبان‌گیری منظم
- آرشیو داده‌های قدیمی

مقایسه با SharePoint Lists

ویژگی	Microsoft Lists	SharePoint Lists
رابط کاربری	مدرن و بهینه	کلاسیک
دسترسی	مستقل + تلفیق با Teams	وابسته به SharePoint
قالب‌ها	متنوع و حرفه‌ای	محدود
میزبان	Microsoft 365 Cloud	هم ابری هم On-Prem

منابع یادگیری بیشتر

مستندات رسمی مایکروسافت: Microsoft Lists documentation
دوره‌های رایگان: Microsoft Learn (مسیر “Manage data with Microsoft Lists”)
انجمن‌ها: Microsoft Tech Community – بخش Lists

کاربردهای سازمانی

1. مدیریت پروژه

ردیابی وظایف
مدیریت زمان‌بندی
گزارش‌گیری پیشرفته

2. سیستم‌های CRM ساده

مدیریت مشتریان
پیگیری تعاملات
تحلیل فروش

3. مدیریت محتوای سازمانی

ثبت درخواست‌ها
پیگیری مستندات
مدیریت تاییدیه‌ها

تکنیک‌های پیشرفته مدیریت داده‌ها

1. روابط بین لیست‌ها (Relationships)

Lookup Columns: ایجاد ارتباط بین لیست‌ها

graph LR
    A[لیست پروژه‌ها] -->|Lookup| B[لیست اعضا]
    A -->|Lookup| C[لیست مشتریان]

سلسله مراتبی (Hierarchical): با استفاده از ستون‌های Lookup به خود لیست

2. اعتبارسنجی داده‌ها (Data Validation)

// مثال: محدودیت‌های ستون عددی
{
  "ValidationFormula": "=AND([Amount]>0, [Amount]<10000)",
  "ValidationMessage": "مبلغ باید بین 0 تا 10,000 باشد"
}

اتوماسیون پیشرفته با Power Automate

1. گردش‌کارهای پیچیده

شرط‌های تودرتو:

graph TD
    A[آیتم جدید] --> B{وضعیت = فوری?}
    B -->|بله| C[ارسال پیام Teams]
    B -->|خیر| D{مهلت < 3 روز?}
    D -->|بله| E[ارسال ایمیل]
    D -->|خیر| F[ثبت در گزارش هفتگی]

2. نمونه‌های کاربردی

سیستم تاییدیه:
- ایجاد Task در Planner برای مدیر
- ارسال نوتیفیکیشن به موبایل
- آپدیت خودکار فیلد وضعیت

همگام‌سازی با SQL:

-- نمونه کوئری همگام‌سازی
MERGE dbo.Customers AS target
USING (SELECT * FROM {ListURL}) AS source
ON target.ID = source.CustomerID
WHEN MATCHED THEN UPDATE SET...

توسعه با SharePoint Framework (SPFx)

1. وب‌پارت‌های سفارشی برای Lists

// نمونه کد برای نمایش آیتم‌های لیست
public render(): void {
  this.context.list.getItems().then((items: any[]) => {
    this.domElement.innerHTML = items.map(item => `
      <div class='item'>
        <h3>${item.Title}</h3>
        <p>وضعیت: ${item.Status}</p>
      </div>
    `).join('');
  });
}

2. اکستنشن‌های فرم

Custom Footer: اضافه کردن بخش اطلاعات تکمیلی
Header Customizer: تغییر هدر فرم‌ها
Field Modifiers: تغییر رفتار فیلدها بر اساس شرایط

امنیت پیشرفته

1. الگوهای دسترسی پیچیده

سناریو	راه‌حل
دسترسی بر اساس موقعیت جغرافیایی	Conditional Access Policies + Azure AD
محدودیت‌های زمانی	SharePoint Information Barriers
دسترسی سلسله مراتبی	ترکیب SharePoint Groups + Permission Levels

2. رمزنگاری داده‌های حساس

Microsoft Purview: برچسب‌گذاری حساسیت
Azure Key Vault: مدیریت رمزهای عبور
Double Encryption: برای داده‌های مالی

جمع‌بندی نهایی

Microsoft Lists به یک پلتفرم کامل مدیریت داده‌های سازمانی تبدیل شده است که با ترکیب:

انعطاف‌پذیری بالا
یکپارچه‌سازی بی‌نظیر با Power Platform
قابلیت‌های توسعه‌پذیری پیشرفته

پیشنهاد نهایی: برای تسلط کامل:

شروع با قالب‌های آماده
یادگیری Power Automate برای اتوماسیون
توسعه راه‌حل‌های سفارشی با SPFx
پیاده‌سازی الگوهای امنیتی پیشرفته