07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
مقایسه شیرپوینت و تیمز
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 9 جولای 2025
- ارسال دیدگاه: 0
بیاین یه لحظه خودمونی حرف بزنیم. اگه تو یه شرکت یا سازمان کار می‌کنی، احتمالاً بارها اسم مایکروسافت شیرپوینت و مایکروسافت تیمز به گوشت خورده. این دو تا از ابزارهای معروف مایکروسافت هستن که برای همکاری تیمی و مدیریت کارها استفاده می‌شن. حالا سؤالم اینه: وقتی قراره یه پروژه رو با تیم پیش ببری، کدومشون رو انتخاب می‌کنی؟ اصلاً فرقشون چیه؟ چرا بعضی‌ها عاشق شیرپوینته و بعضی‌ها نمی‌تونن از تیمز دل بکنن؟ تو این بلاگ‌پست قراره با زبون ساده و خودمونی، مقایسه شیرپوینت و تیمز رو حسابی براتون بازشون کنیم. هدفمون اینه که بعد از خوندن این مطلب، دقیقاً بدونی هر کدوم کجا به کارت می‌آن و چطور می‌تونی ازشون بهترین استفاده رو بکنی. آماده‌اید؟ بریم که شروع کنیم!
مقدمه: یه کم گپ خودمونی درباره ابزارهای همکاری
تو دنیای امروز که همه‌چیز داره دیجیتال می‌شه، ابزارهای همکاری تیمی مثل شیرپوینت و تیمز نقش قلب تپنده‌ی سازمان‌ها رو بازی می‌کنن. این دو تا بخشی از اکوسیستم مایکروسافت 365 هستن و هر کدوم ویژگی‌های خاص خودشون رو دارن. اما یه چیزی که خیلی‌ها رو گیج می‌کنه اینه که این دو تا انگار یه جاهایی باهم همپوشانی دارن، ولی تو جزئیات کاملاً متفاوتن. مثلاً هردوشون می‌تونن برای ذخیره فایل‌ها استفاده بشن، ولی یکی‌شون برای مدیریت اسناد حرف اول رو می‌زنه و اون یکی برای گپ‌وگفت تیمی و جلسات آنلاین. تو این مقاله قراره قدم‌به‌قدم این تفاوت‌ها رو بررسی کنیم، نقاط قوت و ضعف هر کدوم رو بگیم و حتی یه مقایسه‌ی د-by-d بکنیم که ببینیم کدومشون برای چه کاری مناسب‌تره. پس اگه دنبال یه راهنمای کامل و خودمونی هستی که بهت مقایسه شیرپوینت و تیمز رو بگه و کی باید از کدوم استفاده کنی، تا آخر این مطلب همراه ما باش!
شیرپوینت چیه؟ یه غول قدیمی اما پرقدرت
بیاین اول با Microsoft Sharepoint شروع کنیم. فکر کن یه کتابخونه‌ی بزرگ داری که نه‌تنها می‌تونی توش کلی کتاب (یا همون اسناد) نگه داری، بلکه می‌تونی این کتابخونه رو طوری تنظیم کنی که هرکی فقط به کتابایی که لازم داره دسترسی داشته باشه. این دقیقاً کاریه که شیرپوینت می‌کنه. شیرپوینت از سال 2001 تو بازاره و تو این مدت حسابی خودش رو آپدیت کرده تا یه ابزار همه‌فن‌حریف برای مدیریت محتوا و همکاری تیمی بشه. حالا بیاین یه کم دقیق‌تر نگاه کنیم که شیرپوینت چه کارایی می‌تونه بکنه و چرا این‌قدر بین شرکت‌ها پرطرفداره.
شیرپوینت یه پلتفرم مبتنی بر وب (web-based) هست که بهت اجازه می‌ده اسناد، اطلاعات و حتی سایت‌های داخلی (مثل اینترانت) برای شرکتت درست کنی. فکر کن یه فضای دیجیتال داری که می‌تونی توش همه‌چیز رو مرتب کنی: از فایل‌های پروژه بگیر تا اخبار شرکت، تقویم‌ها، لیست وظ
ایف و حتی یه سری وب‌سایت ساده برای تیم‌های مختلف. یکی از بزرگ‌ترین نقاط قوت شیرپوینت اینه که خیلی انعطاف‌پذیره. می‌تونی باهاش یه سایت تیمی درست کنی که همه‌ی اعضای تیم به اسناد پروژه دسترسی داشته باشن، یا یه سایت ارتباطی (Communication Site) بسازی که اخبار و اطلاعیه‌های شرکت رو به همه برسونه. تازه، این فقط یه بخش ماجراست!
ویژگی‌های کلیدی شیرپوینت
مدیریت اسناد (Document Management): شیرپوینت برای مدیریت اسناد یه غوله! می‌تونی فایل‌ها رو توی کتابخونه‌های اسناد (Document Libraries) ذخیره کنی، نسخه‌های مختلف یه فایل رو نگه داری (Versioning)، و حتی مشخص کنی کی به کدوم فایل دسترسی داره. مثلاً اگه یه سند محرمانه داری، می‌تونی کاری کنی فقط مدیر پروژه و دو نفر دیگه بهش دسترسی داشته باشن.
انعطاف‌پذیری در سازمان‌دهی: تو شیرپوینت می‌تونی سایت‌ها، کتابخونه‌ها و پوشه‌ها رو هرجور که دوست داری مرتب کنی. حتی می‌تونی زیرسایت (Subsite) درست کنی یا گروه‌های خاصی برای دسترسی‌های ویژه تعریف کنی.
اتوماسیون با Power Apps و Power Automate: اگه بخوای یه سری کار رو خودکار کنی، مثلاً وقتی یه سند آپلود می‌شه یه ایمیل اطلاع‌رسانی برای تیم بره، شیرپوینت با ابزارهایی مثل Power Apps و Power Automate این کار رو برات راحت می‌کنه.
جست‌وجوی پیشرفته: شیرپوینت یه موتور جست‌وجوی قوی داره که می‌تونی باهاش هر فایلی رو تو یه چشم به هم زدن پیدا کنی. حتی می‌تونی با استفاده از متادیتا (Metadata) فایل‌ها رو برچسب‌گذاری کنی تا پیدا کردنشون راحت‌تر بشه.
امنیت و مدیریت دسترسی: شیرپوینت ابزارهای قوی‌ای برای مدیریت دسترسی داره. می‌تونی برای هر فایل یا پوشه، دسترسی‌های خاص تعریف کنی و مطمئن باشی که اطلاعات حساس فقط به دست کسایی می‌رسه که باید.
یه کم از تاریخچه شیرپوینت
شیرپوینت از وقتی که تو سال 2001 به دنیا اومد، راه درازی رو طی کرده. اوایل فقط یه سیستم ساده برای مدیریت اسناد بود، ولی حالا یه پلتفرم کامل برای همکاری تیمی، مدیریت محتوا و حتی ساخت اینترانت‌های شرکتیه. تو نسخه‌های جدیدتر، شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) که بخشی از مایکروسافت 365 هست، حسابی با بقیه ابزارهای مایکروسافت مثل تیمز، وان‌درایو و آت‌لوک هماهنگ شده. این هماهنگی باعث شده که خیلی از شرکت‌ها به جای استفاده از چند ابزار جداگونه، همه‌چیز رو تو یه اکوسیستم یکپارچه مدیریت کنن.
کی باید از شیرپوینت استفاده کنی؟
شیرپوینت وقتی به کار می‌آد که نیاز به یه سیستم قوی برای مدیریت اسناد، سازمان‌دهی اطلاعات و ایجاد یه فضای کاری دیجیتال داری. مثلاً:
اگه شرکتت یه عالمه سند داره که باید مرتب و دسته‌بندی بشن.
اگه می‌خوای یه اینترانت شرکتی درست کنی که همه اخبار و اطلاعات مهم شرکت توش باشه.
اگه دنبال یه سیستم با امنیت بالا برای مدیریت دسترسی به فایل‌ها هستی.
یا اگه می‌خوای یه سری فرآیند رو (مثل تأییدیه گرفتن برای یه سند) خودکار کنی.
ولی یه نکته: شیرپوینت به‌خودی‌خود یه کم پیچیده‌ست. اگه کاربر غیرفنی باشی، ممکنه اولش یه کم گیجت کنه. واسه همین خیلی وقتا نیازه که یه نفر که شیرپوینت رو خوب می‌شناسه، بیاد و سیستم رو براتون راه بندازه.
مایکروسافت تیمز: رفیق شفیق تیم‌های امروزی
حالا بریم سراغ Microsoft Teams . اگه شیرپوینت مثل یه کتابخونه‌ی بزرگ و مرتب بود، تیمز مثل یه کافه‌ی دنج و شلوغه که همه دور یه میز نشستن و دارن باهم گپ می‌زنن، ایده می‌دن و کاراشون رو هماهنگ می‌کنن. تیمز سال 2017 معرفی شد و خیلی سریع به یکی از محبوب‌ترین ابزارهای همکاری تیمی تبدیل شد، مخصوصاً تو دوران پاندمی که همه دنبال یه راه برای کار از راه دور بودن.
تیمز یه پلتفرم همه‌چیز‌تموم برای ارتباط و همکاریه. فکر کن یه فضا داری که می‌تونی توش چت کنی، ویدیوکال بذاری، فایل به اشتراک بذاری و حتی یه سری اپلیکیشن دیگه رو بهش وصل کنی. تیمز طوری طراحی شده که همه‌چیز رو تو یه جا جمع کنه: از گپ‌های سریع با همکارات بگیر تا جلسات آنلاین و مدیریت پروژه‌های کوچک.
ویژگی‌های کلیدی تیمز
چت و ارتباط لحظه‌ای: تیمز برای گپ‌وگفت تیمی حرف نداره. می‌تونی تو کانال‌های مختلف (Channels) با تیم‌های مختلف حرف بزنی، پیام‌های کوتاه بفرستی یا حتی با @mention یه نفر رو مستقیم خطاب کنی.
جلسات آنلاین: با تیمز می‌تونی ویدیوکال، کنفرانس صوتی یا حتی وبینار برگزار کنی. این قابلیت تو دوران دورکاری حسابی به کار شرکت‌ها اومد.
اشتراک فایل: تو تیمز می‌تونی فایل‌ها رو مستقیم تو کانال‌ها آپلود کنی و همه‌ی اعضای تیم بهشون دسترسی داشته باشن. نکته جالب اینه که این فایل‌ها در اصل تو شیرپوینت ذخیره می‌شن (یه کم جلوتر بیشتر توضیح می‌دم).
یکپارچگی با اپلیکیشن‌ها: تیمز بهت اجازه می‌ده یه عالمه اپلیکیشن دیگه مثل Trello، Asana یا حتی Power BI رو بهش وصل کنی. این‌جوری همه‌چیز تو یه جا جمع می‌شه.
رابط کاربری ساده: برخلاف شیرپوینت که یه کم پیچیده‌ست، تیمز رابط کاربری خیلی ساده و کاربرپسندی داره. حتی اگه تازه‌کار باشی، خیلی راحت می‌تونی باهاش کار کنی.
یه کم از تاریخچه تیمز
تیمز سال 2017 به‌عنوان یه جایگزین برای Skype for Business معرفی شد. مایکروسافت می‌خواست یه ابزار بسازه که همه‌ی نیازهای ارتباطی و همکاری تیمی رو یه‌جا جمع کنه. از اون موقع تا حالا، تیمز حسابی رشد کرده و حالا یکی از ستون‌های اصلی مایکروسافت 365ه. مخصوصاً تو دوران کرونا، تیمز به‌خاطر قابلیت‌های ویدیوکال و چت تیمی، حسابی محبوب شد. مایکروسافت هم کلی آپدیت و ویژگی جدید بهش اضافه کرده، مثل امکان ضبط جلسات، ادغام با اپلیکیشن‌های سوم شخص و حتی یه سری ابزار هوش مصنوعی مثل Microsoft Copilot.
کی باید از تیمز استفاده کنی؟
تیمز وقتی به کار می‌آد که نیاز به ارتباط سریع و لحظه‌ای با تیم داری. مثلاً:
اگه تیمی داری که مدام باید باهم چت کنن و ایده‌هاشون رو به اشتراک بذارن.
اگه دنبال یه ابزار برای جلسات آنلاین، ویدیوکال یا وبینار هستی.
اگه می‌خوای فایل‌ها رو سریع به اشتراک بذاری و همه تو یه کانال بهشون دسترسی داشته باشن.
یا اگه می‌خوای یه فضای کاری ساده و یکپارچه داشته باشی که همه‌چیز توش جمع شده باشه.
ولی یه نکته: تیمز برای مدیریت اسناد پیچیده یا سازمان‌دهی محتوا به اندازه‌ی شیرپوینت قوی نیست. اگه بخوای یه سیستم مدیریت اسناد خیلی پیشرفته داشته باشی، احتمالاً باید بری سراغ شیرپوینت.
یه مقایسه‌ی خودمونی: شیرپوینت و تیمز کجا باهم فرق دارن؟
تا حالا یه تصویر کلی از شیرپوینت و تیمز بهت دادم، ولی حالا بیایم این دو تا رو بذاریم کنار هم و ببینیم کجا باهم فرق دارن. این‌جوری راحت‌تر می‌تونی تصمیم بگیری کدومشون برای کار تو بهتره. بیاین از چند زاویه به ماجرا نگاه کنیم:
1. هدف اصلی
شیرپوینت: تمرکز اصلی شیرپوینت روی مدیریت محتوا و اسناده. اگه بخوام ساده بگم، شیرپوینت مثل یه انبار بزرگ و مرتب برای ذخیره و مدیریت فایل‌ها، اطلاعات و حتی سایت‌های شرکتیه. می‌تونی باهاش یه سیستم کامل برای مدیریت اسناد، اتوماسیون فرآیندها و حتی ساخت اینترانت درست کنی.
تیمز: تیمز بیشتر برای ارتباط و همکاری لحظه‌ای طراحی شده. فکر کن یه فضای کاری داری که همه‌چیز توش جریان داره: چت، ویدیوکال، اشتراک فایل و حتی یه سری ابزار برای مدیریت پروژه. تیمز می‌خواد همه‌ی ارتباطات تیمی رو تو یه جا جمع کنه.
2. مدیریت اسناد
شیرپوینت: اینجا شیرپوینت واقعاً می‌درخشه! می‌تونی کتابخونه‌های اسناد درست کنی، نسخه‌های مختلف یه فایل رو نگه داری، متادیتا به فایل‌ها اضافه کنی و حتی دسترسی‌ها رو تا حد خیلی جزئی مدیریت کنی. مثلاً می‌تونی بگی فلان سند فقط برای مدیر پروژه قابل ویرایشه، ولی بقیه فقط می‌تونن ببیننش.
تیمز: تو تیمز هم می‌تونی فایل آپلود کنی و به اشتراک بذاری، ولی در اصل این فایل‌ها تو شیرپوینت ذخیره می‌شن. تیمز فقط یه رابط کاربری ساده‌تر برای دسترسی به این فایل‌ها بهت می‌ده. اگه بخوای یه سیستم مدیریت اسناد پیچیده داشته باشی، تیمز به‌تنهایی کافی نیست و باید بری سراغ شیرپوینت.
3. ارتباط و همکاری تیمی
شیرپوینت: شیرپوینت برای ارتباط تیمی یه کم قدیمیه. قبلاً یه سری قابلیت مثل Newsfeed و Discussion Board داشت، ولی اینا هیچ‌وقت به پای ابزارهای مدرن مثل تیمز نرسیدن. شیرپوینت بیشتر برای مدیریت محتوا و اسناد مناسبه، نه گپ‌وگفت تیمی.
تیمز: اینجا تیمز پادشاهه! با چت‌های تیمی، کانال‌ها، ویدیوکال‌ها و امکان ادغام با اپلیکیشن‌های دیگه، تیمز یه فضای پویا برای همکاری لحظه‌ای درست می‌کنه. می‌تونی تو یه کانال با تیم حرف بزنی، فایل به اشتراک بذاری و حتی یه جلسه آنلاین راه بندازی.
4. رابط کاربری و راحتی استفاده
شیرپوینت: راستش رو بخوای، شیرپوینت یه کم پیچیده‌ست. اگه قبلاً باهاش کار نکرده باشی، ممکنه اولش حس کنی گم شدی تو یه جنگل! تنظیمات زیاد، گزینه‌های مختلف و یه عالمه قابلیت می‌تونه برای کاربرهای غیرفنی یه کم ترسناک باشه.
تیمز: تیمز اما مثل یه رفیق مهربونه که از همون اول باهات راه می‌آد. رابط کاربریش ساده و مدرنه، و حتی اگه تازه‌کار باشی، خیلی راحت می‌تونی باهاش کار کنی. همه‌چیز تو تیمز طوری طراحی شده که سریع به چیزایی که نیاز داری دسترسی پیدا کنی.
5. ادغام با مایکروسافت 365
شیرپوینت: شیرپوینت مثل یه ستون فقرات برای مایکروسافت 365ه. با ابزارهایی مثل وان‌درایو، آت‌لوک، Power Apps و Power Automate حسابی هماهنگه. مثلاً می‌تونی یه جریان کاری (Workflow) درست کنی که وقتی یه سند تو شیرپوینت آپلود شد، یه ایمیل خودکار برای تیم بفرسته.
تیمز: تیمز هم با مایکروسافت 365 خیلی خوب کار می‌کنه، ولی بیشتر به‌عنوان یه مرکز ارتباطی عمل می‌کنه. نکته جالب اینه که وقتی تو تیمز یه فایل به اشتراک می‌ذاری، در اصل داری از شیرپوینت استفاده می‌کنی! چون فایل‌ها تو یه سایت شیرپوینت ذخیره می‌شن.
6. امنیت و مدیریت دسترسی
شیرپوینت: شیرپوینت برای امنیت و مدیریت دسترسی یه غوله. می‌تونی برای هر فایل، پوشه یا سایت، دسترسی‌های خاص تعریف کنی. مثلاً می‌تونی بگی فلان سند فقط برای مدیرا قابل ویرایشه، یا فلان پوشه فقط برای تیم فروش قابل دیدنه.
تیمز: تیمز هم امنیت خوبی داره، ولی چون بیشتر روی همکاری لحظه‌ای تمرکز داره، مدیریت دسترسی‌هاش یه کم ساده‌تره. مثلاً تو یه کانال، همه‌ی اعضای تیم به فایل‌های اون کانال دسترسی دارن، ولی نمی‌تونی به اندازه‌ی شیرپوینت دسترسی‌ها رو ریز و جزئی تنظیم کنی.
ادغام شیرپوینت و تیمز: بهترین‌های هر دو دنیا
حالا که تفاوت‌های شیرپوینت و تیمز رو دیدیم، یه نکته‌ی مهم رو بگم: این دو تا قرار نیست باهم رقابت کنن، بلکه مکمل همن! مایکروسافت طوری این دو تا ابزار رو طراحی کرده که بتونن باهم کار کنن و یه تجربه‌ی کامل بهت بدن. بیاین یه کم درباره‌ی این ادغام حرف بزنیم.
وقتی تو تیمز یه تیم جدید درست می‌کنی، یه سری اتفاق خودکار می‌افته:
یه گروه مایکروسافت 365 (Microsoft 365 Group) ساخته می‌شه که اعضای تیم رو مدیریت می‌کنه.
یه سایت شیرپوینت به‌صورت خودکار برای اون تیم ایجاد می‌شه. این سایت جاییه که فایل‌های تیم ذخیره می‌شن.
هر کانال تو تیمز یه پوشه‌ی جدا تو کتابخونه‌ی اسناد شیرپوینت داره. مثلاً اگه یه کانال به اسم “پروژه الف” درست کنی، یه پوشه به همین اسم تو شیرپوینت ساخته می‌شه.
این یعنی وقتی تو تیمز یه فایل آپلود می‌کنی، در اصل داری اون فایل رو تو شیرپوینت ذخیره می‌کنی. تیمز فقط یه رابط کاربری ساده‌تر بهت می‌ده که بتونی به این فایل‌ها دسترسی داشته باشی. حالا اگه بخوای تنظیمات پیشرفته‌تری رو فایل‌ها اعمال کنی (مثل اضافه کردن متادیتا یا تنظیم دسترسی‌های خاص)، می‌تونی مستقیم بری تو شیرپوینت و اونجا کارتو انجام بدی.
یه مثال واقعی
فرض کن تو یه شرکت کار می‌کنی که یه پروژه‌ی جدید داره. تیم پروژه یه کانال تو تیمز درست می‌کنه به اسم “پروژه جدید”. تو این کانال، اعضا شروع می‌کنن به چت کردن، ایده دادن و آپلود کردن فایل‌های پروژه. این فایل‌ها خودکار تو یه سایت شیرپوینت ذخیره می‌شن. حالا اگه مدیر پروژه بخواد یه سری دسترسی خاص به بعضی فایل‌ها بده (مثلاً فقط مدیرا بتونن یه سند مالی رو ویرایش کنن)، می‌تونه بره تو شیرپوینت و این تنظیمات رو اعمال کنه. این‌جوری تیمز و شیرپوینت باهم کار می‌کنن تا هم ارتباط تیمی رو ساده کنن و هم مدیریت اسناد رو قوی‌تر.
نقاط قوت و ضعف: یه نگاه منصفانه
هیچ ابزاری کامل نیست، و شیرپوینت و تیمز هم هرکدوم نقاط قوت و ضعف خودشون رو دارن. بیاین یه نگاه منصفانه به مقایسه شیرپوینت و تیمز بندازیم.
نقاط قوت شیرپوینت
مدیریت اسناد پیشرفته: برای مدیریت اسناد و محتوا، شیرپوینت بی‌رقیبه. از نسخه‌بندی (Versioning) بگیر تا متادیتا و مدیریت دسترسی، همه‌چیز تو شیرپوینت با دقت طراحی شده.
انعطاف‌پذیری بالا: می‌تونی سایت‌ها، کتابخونه‌ها و فرآیندهای کاری رو هرجور که دوست داری تنظیم کنی.
ادغام با مایکروسافت 365: شیرپوینت با بقیه ابزارهای مایکروسافت مثل وان‌درایو، تیمز و Power Apps حسابی هماهنگه.
مناسب برای سازمان‌های بزرگ: اگه شرکتت کلی سند و اطلاعات داره که باید مرتب و امن نگه‌داری بشن، شیرپوینت بهترین انتخابه.
نقاط ضعف شیرپوینت
پیچیدگی: برای کاربرهای غیرفنی، شیرپوینت می‌تونه یه کم ترسناک باشه. تنظیمات زیاد و رابط کاربری پیچیده ممکنه باعث بشه بعضی‌ها ازش فراری بشن.
نیاز به مدیریت: برای استفاده بهینه از شیرپوینت، معمولاً نیاز به یه مدیر سیستم یا یه نفر که شیرپوینت رو خوب بشناسه داری.
هزینه‌های اضافی: اگه بخوای یه سری قابلیت‌های پیشرفته (مثل اتوماسیون پیچیده یا سفارشی‌سازی) رو به شیرپوینت اضافه کنی، ممکنه هزینه‌بر باشه.
نقاط قوت تیمز
ارتباط لحظه‌ای: تیمز برای چت، ویدیوکال و همکاری تیمی لحظه‌ای عالیه. همه‌چیز تو یه جا جمع شده و نیازی نیست بین چندتا اپلیکیشن جابه‌جا شی.
رابط کاربری ساده: حتی اگه تازه‌کار باشی، خیلی راحت می‌تونی با تیمز کار کنی.
ادغام با اپلیکیشن‌های دیگه: تیمز بهت اجازه می‌ده یه عالمه اپلیکیشن سوم شخص رو بهش وصل کنی و فضای کاریت رو شخصی‌سازی کنی.
مناسب برای تیم‌های کوچک و بزرگ: چه یه تیم 5 نفره داشته باشی، چه یه سازمان چند هزار نفره، تیمز به کار می‌آد.
نقاط ضعف تیمز
مدیریت اسناد محدود: تیمز برای مدیریت اسناد پیشرفته به پای شیرپوینت نمی‌رسه. اگه بخوای یه سیستم پیچیده برای مدیریت فایل‌ها داشته باشی، باید بری سراغ شیرپوینت.
وابستگی به اینترنت: تیمز کاملاً مبتنی بر کلوده، پس اگه اینترنتت ضعیف باشه، ممکنه به مشکل بربخوری.
شلوغی کانال‌ها: اگه تیمت کلی کانال و چت داشته باشه، ممکنه یه کم شلوغ بشه و پیدا کردن اطلاعات سخت.
یه جدول مقایسه‌ای برای جمع‌بندی
برای اینکه یه تصویر واضح‌تر از مقایسه شیرپوینت و تیمز داشته باشی، یه جدول ساده درست کردم که شیرپوینت و تیمز رو از چند زاویه مقایسه می‌کنه:
ویژگی | شیرپوینت | تیمز |
|---|---|---|
هدف اصلی | مدیریت اسناد و محتوا، ساخت اینترانت | ارتباط و همکاری لحظه‌ای |
مدیریت اسناد | پیشرفته (نسخه‌بندی، متادیتا، دسترسی) | ساده (ذخیره در شیرپوینت) |
ارتباط تیمی | محدود (اخبار و Discussion Board) | پیشرفته (چت، ویدیوکال، کانال‌ها) |
رابط کاربری | پیچیده‌تر | ساده و کاربرپسند |
ادغام با M365 | قوی (وان‌درایو، Power Apps و غیره) | قوی (شیرپوینت، اپلیکیشن‌های سوم شخص) |
امنیت | پیشرفته (مدیریت دسترسی دقیق) | خوب (ولی ساده‌تر) |
مناسب برای | سازمان‌های بزرگ، مدیریت محتوا | تیم‌های کوچک و بزرگ، همکاری لحظه‌ای |
کی از کدوم استفاده کنیم؟
حالا که مقایسه شیرپوینت و تیمز رو دیدیم، بیاین یه کم درباره‌ی سناریوهای واقعی حرف بزنیم. بسته به نیازت، ممکنه یکی از این دو تا بهتر به کار بیاد یا حتی بخوای از هردوشون باهم استفاده کنی.
سناریو 1: یه شرکت بزرگ با کلی سند
فرض کن تو یه شرکت بزرگ کار می‌کنی که کلی سند، گزارش و فایل داره. مثلاً یه شرکت مهندسی که پروژه‌های زیادی داره و هر پروژه کلی سند فنی، نقشه و قرارداد داره. اینجا شیرپوینت بهترین انتخابه. می‌تونی برای هر پروژه یه سایت شیرپوینت درست کنی، اسناد رو تو کتابخونه‌های جداگونه ذخیره کنی و دسترسی‌ها رو طوری تنظیم کنی که فقط افراد مرتبط بهشون دسترسی داشته باشن. تازه، می‌تونی با Power Automate یه جریان کاری درست کنی که مثلاً وقتی یه سند آپلود شد، یه ایمیل تأیید برای مدیر پروژه بره.
سناریو 2: یه تیم کوچک که نیاز به چت و ویدیوکال داره
حالا فرض کن تو یه تیم بازاریابی 10 نفره کار می‌کنی که مدام باید باهم هماهنگ باشن، ایده بدن و جلسات آنلاین داشته باشن. اینجا تیمز عالیه! می‌تونی یه تیم تو تیمز درست کنی، چندتا کانال برای موضوعات مختلف (مثل تبلیغات، شبکه‌های اجتماعی و کمپین‌ها) بسازی و همه‌ی گپ‌ها، فایل‌ها و جلساتت رو تو همون فضا مدیریت کنی. اگه یه فایل به اشتراک بذاری، خیالت راحته که تو شیرپوینت ذخیره می‌شه و بعداً می‌تونی پیداش کنی.
سناریو 3: ترکیبی از هر دو
حالا اگه یه شرکت متوسط داری که هم نیاز به مدیریت اسناد داره و هم ارتباط تیمی، چی؟ اینجا می‌تونی از هردو استفاده کنی. مثلاً یه سایت شیرپوینت درست می‌کنی برای مدیریت اسناد و اینترانت شرکت. بعد یه تیم تو تیمز راه می‌ندازی که همه‌ی ارتباطات و جلسات توش انجام بشه. فایل‌هایی که تو تیمز به اشتراک می‌ذاری، خودکار تو شیرپوینت ذخیره می‌شن و اگه نیاز به تنظیمات پیشرفته‌تر داشتی، می‌ری تو شیرپوینت و کارتو انجام می‌دی.
یه داستان واقعی: چطور یه شرکت از شیرپوینت و تیمز باهم استفاده کرد
بیاین یه داستان واقعی تعریف کنم که ببینید این دو تا ابزار چطور می‌تونن باهم کار کنن. یه شرکت مشاوره‌ای رو فرض کنید که پروژه‌های زیادی برای مشتری‌های مختلف داره. این شرکت یه سایت شیرپوینت درست کرد که توش برای هر مشتری یه زیرسایت (Subsite) داشت. تو هر زیرسایت، اسناد مربوط به همون مشتری (مثل قراردادها، گزارش‌ها و فاکتورها) ذخیره می‌شد. دسترسی‌ها هم طوری تنظیم شده بود که هر تیم فقط به اسناد مشتری‌های خودش دسترسی داشت.
از اون طرف، برای هر پروژه یه تیم تو تیمز درست کردن. تو این تیم‌ها، اعضای پروژه باهم چت می‌کردن، جلسات آنلاین برگزار می‌کردن و فایل‌های پروژه رو تو کانال‌ها به اشتراک می‌ذاشتن. این فایل‌ها خودکار تو سایت شیرپوینت مربوط به همون پروژه ذخیره می‌شدن. اگه یه سند نیاز به تأیید مدیر داشت، یه جریان کاری تو شیرپوینت تنظیم کرده بودن که وقتی سند آپلود می‌شد، یه اعلان برای مدیر می‌رفت و بعد از تأیید، همه‌ی اعضای تیم می‌تونستن به نسخه‌ی نهایی دسترسی داشته باشن.
این ترکیب باعث شد هم مدیریت اسنادشون حسابی مرتب باشه، هم ارتباطات تیمیشون سریع و پویا. نتیجه؟ پروژه‌ها سریع‌تر پیش می‌رفتن و مشتری‌ها هم راضی‌تر بودن!
نکات عملی برای استفاده از شیرپوینت و تیمز
حالا که کلی درباره‌ی مقایسه شیرپوینت و تیمز حرف زدیم، بیاین یه چندتا نکته‌ی عملی هم بگم که بتونی از این ابزارها بهترین استفاده رو بکنی:
1. اول نیازهات رو مشخص کن
قبل از اینکه بپری تو شیرپوینت یا تیمز، یه لحظه بشین و فکر کن دقیقاً چی لازم داری. اگه بیشتر نیاز به مدیریت اسناد و سازمان‌دهی محتوا داری، شیرپوینت بهتره. اگه تمرکزت روی ارتباط تیمی و جلسات آنلاینه، تیمز انتخاب بهتریه. اگه هردو رو می‌خوای، از ادغامشون استفاده کن.
2. از ادغام غافل نشو
شیرپوینت و تیمز وقتی باهم استفاده بشن، خیلی قدرتمندن. مثلاً می‌تونی یه تب شیرپوینت تو تیمز اضافه کنی که مستقیم به یه کتابخونه‌ی اسناد تو شیرپوینت لینک بشه. این‌جوری اعضای تیم بدون اینکه از تیمز خارج بشن، به اسناد دسترسی دارن.
3. آموزش بده
مخصوصاً برای شیرپوینت، یه کم آموزش لازم داری. چون رابط کاربریش یه کم پیچیده‌ست، بهتره یه نفر که بلده بیاد و به تیم یاد بده چطور ازش استفاده کنن. برای تیمز هم یه آموزش ساده می‌تونه کمک کنه که همه بدونن چطور کانال درست کنن یا فایل به اشتراک بذارن.
4. دسترسی‌ها رو درست تنظیم کن
یه اشتباه بزرگ که خیلی‌ها می‌کنن اینه که دسترسی‌ها رو درست تنظیم نمی‌کنن. تو شیرپوینت می‌تونی دسترسی‌ها رو خیلی دقیق مدیریت کنی، پس حتماً وقت بذار و مشخص کن کی به چی دسترسی داره. تو تیمز هم حواست به کانال‌های خصوصی و عمومی باشه.
5. از اپلیکیشن‌های اضافی استفاده کن
هردوی این ابزارها بهت اجازه می‌دن اپلیکیشن‌های دیگه رو بهشون وصل کنی. مثلاً تو تیمز می‌تونی Trello یا Asana رو اضافه کنی تا مدیریت پروژه‌هات راحت‌تر بشه. تو شیرپوینت هم می‌تونی با Power Apps یه فرم سفارشی درست کنی که کارمندا بتونن باهاش درخواست مرخصی بدن.
نتیجه‌گیری: شیرپوینت یا تیمز؟ یا شاید هردو!
خب، حالا که این همه درباره‌ی مقایسه شیرپوینت و تیمز حرف زدیم، بیاین یه جمع‌بندی کنیم. شیرپوینت و تیمز دو تا ابزار فوق‌العاده‌ان که هرکدوم برای یه سری کار خاص طراحی شدن. شیرپوینت برای مدیریت اسناد، سازمان‌دهی محتوا و ساخت اینترانت حرف نداره. تیمز هم برای ارتباط تیمی، چت، ویدیوکال و همکاری لحظه‌ای عالیه. نکته‌ی مهم اینه که این دو تا قرار نیست باهم رقابت کنن، بلکه مکمل همن. اگه بتونی از هردوشون به‌درستی استفاده کنی، می‌تونی یه فضای کاری دیجیتال بسازی که هم مرتب و منظمه، هم پویا و سریع.
پس دفعه‌ی بعد که داشتی فکر می‌کردی کدوم ابزار رو برای تیم یا شرکتت انتخاب کنی، یادت باشه: اگه نیاز به یه سیستم قوی برای مدیریت اسناد و محتوا داری، شیرپوینت رفیقتته. اگه دنبال یه فضای پویا برای گپ‌وگفت و جلسات آنلاینی، تیمز بهترین انتخابه. و اگه می‌خوای بهترین نتیجه رو بگیری، از هردوشون باهم استفاده کن! حالا نظر تو چیه؟ تو شرکتت از کدوم ابزار استفاده می‌کنی؟ یا اگه سوالی درباره‌ی مقایسه شیرپوینت و تیمز داری، تو کامنت‌ها برامون بنویس تا بتونیم بیشتر گپ بزنیم!
بیشتر بخوانید: “پلتفرم مدرن Harness“
دیدگاه بگذارید