07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
اتوماسیون فرآیندها با گردش کار در داینامیکس 365
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 18 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
اتوماسیون فرآیندها با گردش کار در داینامیکس 365
در دنیای پرشتاب کسبوکار امروز، اتوماسیون فرآیندها دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت است. گردش کار در داینامیکس 365 به عنوان یک راهکار قدرتمند مدیریت ارتباط با مشتری و برنامهریزی منابع سازمان، ابزارهای متنوعی را برای خودکارسازی گردش کارها در اختیار شما قرار میدهد. این مقاله به بررسی دو رویکرد اصلی در این زمینه میپردازد: گردشکارهای کلاسیک و نسل جدید اتوماسیون با Power Automate. با مطالعه این مطلب، درک دقیقی از تفاوتهای این دو روش به دست آورده و یاد میگیرید که چگونه میتوانید گردشکارهای مؤثر و کارآمدی را در محیط سازمانی خود طراحی و پیادهسازی کنید.
فهرست مطالب
1. گردش کار کلاسیک در برابر Power Automate: بررسی تفاوتهای اساسی
1.1. شناخت گردش کار کلاسیک (کلاسیک ورکفلو)
گردشکارهای کلاسیک مدتهاست که به عنوان یکی از ارکان اصلی اتوماسیون در داینامیکس ۳۶۵ شناخته میشوند. این نوع گردشکارها در حقیقت فرآیندهایی هستند که به طور کامل درون محیط داینامیکس تعریف و اجرا میشوند و نیازی به خروج از این پلتفرم ندارند. سادگی طراحی و استفاده از آنها باعث شده بود که مدیران سیستم بتوانند به راحتی و بدون نیاز به دانش برنامهنویسی، فرآیندهایی مانند ارسال ایمیل هشدار، بهروزرسانی خودکار فیلدها یا ایجاد رکوردهای جدید را بر اساس رویدادهای مشخصی تعریف کنند. برای مثال، میتوان یک گردش کار کلاسیک طراحی کرد که به محض ثبت یک سفارش جدید توسط مشتری، یک ایمیل تأیید برای او ارسال کند. این ابزار سالها پاسخگوی نیازهای اولیه اتوماسیون در سازمانها بوده است .
با این حال، دنیای فناوری اطلاعات به سرعت در حال تغییر است و نیازهای کسبوکارها نیز پیچیدهتر از قبل شده است. گردشکارهای کلاسیک عمدتاً به درون داینامیکس محدود میشوند و توانایی کمی برای تعامل با دنیای بیرون دارند. به عبارت دیگر، اگر بخواهید فرآیندی را طراحی کنید که نیاز به دریافت اطلاعات از یک وبسایت خارجی، ارسال اعلان به یک برنامه پیامرسان یا ثبت خودکار اطلاعات در یک فایل اکسل تحت وب داشته باشد، گردشکار کلاسیک به تنهایی قادر به انجام این کار نخواهد بود. این محدودیت، دلیل اصلی حرکت مایکروسافت به سمت ابزاری قدرتمندتر و منعطفتر به نام Power Automate بوده است .
1.2. معرفی Power Automate: نسل جدید اتوماسیون
Power Automate، که پیشتر با نام Microsoft Flow شناخته میشد، یک سرویس ابری قدرتمند است که توسط مایکروسافت برای اتوماسیون فرآیندها در سراسر برنامهها و سرویسها طراحی شده است. برخلاف گردشکار کلاسیک که محدود به داینامیکس است، Power Automate به عنوان یک پل ارتباطی بین داینامیکس ۳۶۵ و صدها برنامه و سرویس دیگر مانند آفیس ۳۶۵، شیرپوینت، تلگرام، توئیتر، گوگل درایو و بسیاری دیگر عمل میکند. این قابلیت یکپارچهسازی گسترده، دنیایی از امکانات جدید را برای طراحان فرآیند باز میکند. اکنون میتوانید سناریوهای پیچیدهای را تصور کنید که در آن، با ثبت یک فاکتور در داینامیکس، یک گردش کار در Power Automate شروع شده، اطلاعات فاکتور را به یک فایل اکسل در شیرپوینت اضافه کرده و سپس یک پیام تأیید را برای مدیر مالی در تلگرام ارسال کند .
از دیگر مزایای برجسته Power Automate، رابط کاربری مدرن و بصری آن است که طراحی گردشکارها را بسیار سادهتر و لذتبخشتر کرده است. مایکروسافت دائماً در حال بهروزرسانی این پلتفرم و افزودن قابلیتهای جدید به آن است، از جمله ایجاد حلقههای تکرار (loops)، شاخههای موازی (parallel branches) و حتی امکان استفاده از هوش مصنوعی برای طراحی هوشمندانهتر فرآیندها. با این حساب، میتوان Power Automate را نه تنها یک جایگزین، بلکه یک ارتقاء اساسی برای گردشکارهای کلاسیک در نظر گرفت که به سازمانها اجازه میدهد اتوماسیون را به سطحی کاملاً جدید ارتقا دهند .
همچنین بخوانید: ماژول زنجیره تامین در داینامیکس 365
2. ایجاد گردش کار پسزمینه در داینامیکس ۳۶۵
2.1. مفهوم گردش کار پسزمینه (Background Workflow)
گردشکار پسزمینه، که به آن گردشکار ناهمزمان (Asynchronous Workflow) نیز گفته میشود، به فرآیندی اطلاق میشود که در پشت صحنه و بدون دخالت و حتی آگاهی کاربر اجرا میگردد. زمانی که یک رویداد خاص، مانند ایجاد یک رکورد جدید یا تغییر یک فیلد، در سیستم رخ میدهد، این نوع گردش کار فعال شده و مجموعهای از اقدامات از پیش تعریفشده را به صورت خودکار انجام میدهد. مهمترین ویژگی این گردشکارها این است که کاربر میتواند به کار خود ادامه دهد و نیازی به انتظار برای تکمیل فرآیند ندارد. برای مثال، تصور کنید یک نماینده فروش در حال ثبت یک سرنخ جدید در سیستم است. به محض ذخیره کردن رکورد، یک گردش کار پسزمینه میتواند شروع به جستجوی اینترنت برای یافتن اطلاعات بیشتر درباره شرکت مربوطه کرده و آن اطلاعات را به رکورد سرنخ اضافه کند، در حالی که نماینده فروش بدون وقفه به کار خود ادامه میدهد. این نوع اتوماسیون، بهرهوری را به شدت افزایش داده و از اتلاف وقت کارکنان برای انجام کارهای تکراری جلوگیری میکند .
امروزه، با توجه به قدرت و انعطافپذیری بالای Power Automate، مایکروسافت به شدت توصیه میکند که برای ایجاد گردشکارهای پسزمینه جدید از این ابزار استفاده شود. گردشکارهای کلاسیک نیز قابلیت اجرای پسزمینه را داشتند، اما محدودیتهای ذاتی آنها، مانند عدم امکان ایجاد حلقههای تکرار، باعث میشد طراحی برخی سناریوها در آنها بسیار دشوار یا غیرممکن باشد. برای مثال، اگر بخواهید یک گردش کار پسزمینه طراحی کنید که تمام آیتمهای یک فاکتور فروش را بررسی کرده و برای آنهایی که قیمتشان از یک حد مشخص بالاتر است، یک تخفیف ویژه اعمال کند، انجام این کار با گردشکار کلاسیک نیازمند نوشتن کدهای پیچیده بود. اما در Power Automate، این کار به سادگی با استفاده از حلقه “اعمال برای هر” (Apply to each) قابل انجام است .
2.2. گامهای عملی برای ایجاد یک گردش کار پسزمینه با Power Automate
ایجاد یک گردش کار پسزمینه در Power Automate با رویکردی بصری و گامبهگام انجام میشود. ابتدا باید به پلتفرم Power Automate وارد شده و یک جریان جدید (New flow) از نوع “جریان ابری خودکار” (Automated cloud flow) ایجاد کنید. در این مرحله، شما باید محرک (trigger) جریان خود را انتخاب کنید. محرک، همان رویدادی است که باعث شروع گردش کار میشود. برای یک گردش کار پسزمینه در داینامیکس، محرک معمولاً از نوع “هنگامی که یک رکورد ایجاد، بهروزرسانی یا حذف میشود” (When a record is created, updated, or deleted) انتخاب میگردد. سپس شما محیط (Environment) و جدول (Table) مورد نظر خود را انتخاب میکنید. به عنوان مثال، میتوانید جدول “فرصتها” (Opportunities) را انتخاب کنید و نوع محرک را روی “ایجاد” (Created) بگذارید تا هر بار یک فرصت فروش جدید در سیستم ثبت شد، جریان شما آغاز شود .
پس از تعیین محرک، نوبت به طراحی اقدامات (Actions) میرسد. در این بخش، شما مشخص میکنید که پس از رخ دادن رویداد، چه عملیاتی به صورت خودکار انجام شود. فرض کنید میخواهید به محض ایجاد یک فرصت فروش جدید، یک وظیفه (Task) برای پیگیری آن فرصت به نماینده فروش مربوطه اختصاص داده شود. برای این کار، یک اقدام جدید از نوع “ایجاد یک رکورد جدید” (Create a new record) به جریان خود اضافه میکنید. سپس جدول “وظایف” (Tasks) را انتخاب کرده و فیلدهای مربوط به آن را با استفاده از دادههایی که از محرک به دست آمدهاند، پر میکنید. به عنوان مثال، میتوانید فیلد “موضوع” وظیفه را به صورت “پیگیری فرصت [نام فرصت]” تنظیم کنید و فیلد “مالک” را به مالک فرصت فروش متصل نمایید. این فرآیند ساده نشان میدهد که چگونه میتوان با چند کلیک، یک فرآیند پسزمینه کارآمد و زمانبر را طراحی و اجرا کرد .
3. طراحی گردش کار تعاملی (با تاییدیه) در داینامیکس ۳۶۵
3.1. چیستی و اهمیت گردش کار تعاملی
برخلاف گردشکارهای پسزمینه که به صورت کاملاً خودکار و بدون دخالت انسان اجرا میشوند، گردشکارهای تعاملی در نقطهای از فرآیند نیاز به تصمیمگیری یا اقدامی از سوی یک یا چند کاربر دارند. معروفترین و پرکاربردترین نوع این گردشکارها، فرآیندهای تاییدیه (Approval Workflows) هستند. این فرآیندها در سازمانها نقش حیاتی ایفا میکنند و به ایجاد یک نظم و کنترل دقیق بر روی عملیات حساس کمک میکنند. به عنوان مثال، درخواست یک خرید بالای یک میلیون تومان، تایید نهایی یک قرارداد با مشتری، یا تصویب مرخصی یک کارمند، همگی نمونههایی از فرآیندهایی هستند که نیاز به یک گردش کار تعاملی دارند. در این سناریوها، سیستم به طور خودکار درخواست را برای شخص یا اشخاص صاحباختیار ارسال کرده و منتظر پاسخ آنها میماند و سپس بر اساس آن پاسخ، اقدام بعدی را انجام میدهد. این مکانیزم نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش میدهد، بلکه شفافیت و مسئولیتپذیری را نیز در سازمان بالا میبرد .
قابلیتهای Power Automate در این حوزه، آن را به ابزاری بینظیر برای طراحی چنین فرآیندهایی تبدیل کرده است. شما میتوانید گردشکارهای تاییدیه را به گونهای طراحی کنید که درخواست تایید را از طریق کانالهای مختلفی مانند ایمیل، پورتال Power Automate، یا حتی اپلیکیشن موبایل تیمز (Teams) برای تاییدکننده ارسال کند. تاییدکننده نیز میتواند با یک کلیک ساده بر روی دکمه “تایید” یا “رد” در ایمیل دریافتی خود، نظر نهایی را اعمال کند و سیستم بلافاصله واکنش نشان دهد. این سطح از تعامل و یکپارچگی، تجربهای روان و کارآمد را برای همه افراد درگیر در فرآیند به ارمغان میآورد و گلوگاههای اداری را به حداقل میرساند .
3.2. سناریوی مثال: فرآیند تایید پیشفاکتور فروش
برای درک بهتر نحوه ایجاد یک گردش کار تعاملی، یک سناریوی رایج را در نظر میگیریم: “تایید پیشفاکتور فروش توسط مدیر فروش”. در این فرآیند، پس از اینکه یک کارشناس فروش یک پیشفاکتور (Quote) را در داینامیکس ۳۶۵ آماده میکند، باید قبل از ارسال برای مشتری، آن را به تایید مدیر خود برساند. با استفاده از Power Automate میتوان این فرآیند را به سادگی زیر طراحی کرد. ابتدا یک جریان ابری خودکار با محرک “هنگامی که یک رکورد ایجاد شد” (When a record is created) برای جدول “پیشفاکتور” (Quote) ایجاد میکنیم. اما برای اینکه جریان فقط برای پیشفاکتورهایی شروع شود که نیاز به تایید دارند، میتوانیم از یک شرط (Condition) استفاده کنیم، مثلاً اینکه فیلد “مبلغ کل” از یک مقدار مشخص بیشتر باشد. پس از این شرط، اقدام “شروع و منتظر ماندن برای تاییدیه” (Start and wait for an approval) را به جریان اضافه میکنیم. در این قسمت، نوع تاییدیه (مثلاً تایید یا رد توسط اولین پاسخدهنده)، عنوان درخواست (مثلاً “درخواست تایید پیشفاکتور شماره …”)، و آدرس ایمیل تاییدکننده (که میتواند از فیلد “مدیر” مربوط به کارشناس فروش استخراج شود) را مشخص میکنیم. همچنین میتوانیم جزئیات پیشفاکتور مانند مبلغ کل و نام مشتری را در قسمت “جزئیات” درج کنیم تا مدیر با دید کامل تصمیمگیری کند .
پس از مرحله تایید، جریان منتظر میماند تا مدیر یکی از گزینههای “تایید” یا “رد” را انتخاب کند. سپس با استفاده از یک اقدام شرطی (Condition)، نتیجه را بررسی میکنیم. اگر نتیجه “تایید” باشد، میتوانیم اقداماتی مانند بهروزرسانی وضعیت پیشفاکتور به “تایید شده” در داینامیکس، ارسال یک ایمیل به کارشناس فروش مبنی بر تایید و مجوز ارسال به مشتری، و حتی ایجاد خودکار یک فاکتور جدید از روی پیشفاکتور را تعریف کنیم. در مقابل، اگر نتیجه “رد” باشد، میتوانیم وضعیت پیشفاکتور را به “رد شده” تغییر داده و ایمیلی حاوی دلیل رد (که مدیر میتواند در فرم تاییدیه وارد کند) برای کارشناس فروش ارسال کنیم تا اصلاحات لازم را انجام دهد. این مثال نشان میدهد که چگونه Power Automate میتواند یک فرآیند دستی و زمانبر را به یک گردش کار خودکار، شفاف و کارآمد تبدیل کند .
4. نکات کلیدی در طراحی گردش کارهای کارآمد در داینامیکس ۳۶۵
4.1. شناسایی دقیق فرآیندها و نیازمندیها قبل از طراحی
پیش از هر اقدامی برای طراحی گردش کار در داینامیکس ۳۶۵، ضروری است که فرآیندهای کسبوکار خود را به دقت شناسایی و تحلیل کنید. این مرحله که اغلب نادیده گرفته میشود، نقش تعیینکنندهای در موفقیت پروژه اتوماسیون دارد. برای شروع، باید پرسشهای اساسی را مطرح سازید: چه فرآیندهایی در سازمان به صورت دستی انجام میشوند و زمان زیادی از کارکنان میگیرند؟ کدام عملیات تکراری هستند و پتانسیل بالایی برای خودکارسازی دارند؟ چه رویدادهایی باید محرک آغاز یک گردش کار باشند و چه اقداماتی باید در پاسخ به آن رویدادها انجام شود؟ برای مثال، اگر متوجه شدهاید که کارشناسان فروش روزانه زمان زیادی را صرف ارسال ایمیلهای خوشآمدگویی به مشتریان جدید میکنند، این فرآیند کاندیدای مناسبی برای اتوماسیون خواهد بود.
در این مرحله، بهتر است با افرادی که مستقیماً با آن فرآیند درگیر هستند مصاحبه کرده و جزئیات کامل کار را از زبان آنها بشنوید تا هیچ نکتهای از قلم نیفتد. پس از شناسایی فرآیندها، نوبت به مستندسازی دقیق آنها میرسد. در این مستندات باید مشخص شود که فرآیند از کجا شروع میشود، چه مراحلی دارد، چه کسانی در هر مرحله دخیل هستند، چه تصمیماتی باید گرفته شود و نتیجه نهایی فرآیند چیست. ترسیم نمودار جریان کار (Flowchart) میتواند در این زمینه بسیار کمککننده باشد. همچنین باید شرایط استثنا و خطاهای احتمالی را نیز پیشبینی کنید و مشخص نمایید که در هر یک از این شرایط چه واکنشی باید نشان داده شود.
به عنوان مثال، در فرآیند تایید پیشفاکتور، اگر مدیر فروش ظرف ۴۸ ساعت به درخواست تایید پاسخ ندهد، چه باید کرد؟ آیا باید به مدیر بالاتر هشدار داده شود یا فرآیند به طور خودکار به حالت تعلیق درآید؟ پاسخ به این پرسشها قبل از طراحی، از سردرگمی و نیاز به اصلاحات مکرر در مراحل بعدی جلوگیری میکند و تضمین مینماید که گردش کار طراحیشده، کاملاً منطبق با نیازهای واقعی سازمان عمل خواهد کرد.
4.2. رعایت اصول بهینهسازی و مدیریت خطا در گردش کار
طراحی یک گردش کار کارآمد، فراتر از صرفاً اتصال چند اقدام به یکدیگر است. برای اینکه گردش کار شما در طولانی مدت پایدار و قابل اعتماد باقی بماند، باید اصول بهینهسازی را رعایت کرده و مکانیزمهای مناسبی برای مدیریت خطاها در نظر بگیرید. یکی از مهمترین اصول بهینهسازی، پرهیز از ایجاد گردش کارهای بسیار بزرگ و پیچیده است. اگر یک فرآیند شامل مراحل متعدد و شاخههای تصمیمگیری فراوانی است، بهتر است آن را به چند گردش کار کوچکتر و مستقل تقسیم کنید. این کار نه تنها عیبیابی را آسانتر میکند، بلکه امکان استفاده مجدد از بخشهای مختلف گردش کار را در فرآیندهای دیگر نیز فراهم میسازد.
برای مثال، به جای طراحی یک گردش کار غولپیکر برای مدیریت تمام مراحل چرخه حیات یک سفارش، میتوانید گردش کارهای جداگانهای برای ثبت سفارش، تایید سفارش، تامین کالا و نهایتاً ارسال سفارش به انبار طراحی کنید. این رویکرد ماژولار، انعطافپذیری سیستم شما را به شدت افزایش میدهد و نگهداری آن را سادهتر میکند. مدیریت خطا یکی دیگر از جنبههای حیاتی در طراحی گردش کارهای حرفهای است. هیچ سیستمی خطاناپذیر نیست و گردش کارهای شما نیز ممکن است گاهی با مشکلاتی مواجه شوند؛ برای مثال، سرویسهای خارجی ممکن است در دسترس نباشند، اطلاعات ورودی ممکن است ناقص یا نامعتبر باشند، یا مجوزهای دسترسی ممکن است به درستی تعریف نشده باشند. یک طراح حرفهای باید تمام این سناریوها را پیشبینی کرده و برای هر یک راهکاری بیندیشد.
در پاور اتومیت، میتوانید از پیکربندی “اجرا پس از” (Configure run after) برای هر اقدام استفاده کنید تا مشخص نمایید در صورت موفقیتآمیز بودن، شکست خوردن، زمانگذشتن یا لغو شدن اقدام قبلی، چه عکسالعملی نشان داده شود. همچنین میتوانید با قراردادن کل گردش کار در یک بلوک “محدوده” (Scope) و تعریف اقدامات جداگانه برای شاخههای خطا، مدیریت خطا را به شکلی منظم و ساختاریافته پیادهسازی کنید. به عنوان مثال، اگر اتصال به یک وبسرویس خارجی برای استعلام قیمت با شکست مواجه شد، میتوانید گردش کار را طوری طراحی کنید که ابتدا چند بار دیگر تلاش مجدد انجام دهد و در نهایت اگر موفق نشد، یک ایمیل هشدار برای مدیر سیستم ارسال کرده و وضعیت سفارش را به “نیازمند بررسی دستی” تغییر دهد. این رویکرد تضمین میکند که حتی در شرایط خطا نیز فرآیندهای کسبوکار شما متوقف نمیشوند و همیشه مسیر جایگزینی برای ادامه کار وجود دارد.
4.3. مستندسازی و برچسبگذاری مناسب گردش کارها
مستندسازی گردش کارها یکی از مهمترین اقداماتی است که در نگاه اول ممکن است بیاهمیت به نظر برسد، اما در میانمدت و بلندمدت تأثیر شگرفی بر قابلیت نگهداری و توسعه سیستم شما خواهد داشت. زمانی که یک گردش کار طراحی میکنید، همه جزئیات آن برای خودتان روشن و واضح است. اما پس از گذشت چند ماه، یا زمانی که همکار دیگری مسئولیت نگهداری سیستم را بر عهده میگیرد، به خاطر آوردن این نکته که این گردش کار دقیقاً چه کاری انجام میدهد و چرا به شکل خاصی طراحی شده است، بسیار دشوار خواهد بود. بنابراین، عادت کنید که برای هر گردش کار یک نام توصیفی و گویا انتخاب کنید که هدف اصلی آن را به خوبی برساند.
به جای نامهای کلی مانند “گردش کار فروش ۱” از نامهایی مانند “تایید پیشفاکتورهای بالای ۱۰ میلیون تومان توسط مدیر فروش” استفاده کنید. همچنین از فیلد “توضیحات” (Description) که در تمام گردش کارهای پاور اتومیت وجود دارد، حتماً استفاده نمایید و در آن توضیح دهید که این گردش کار چه زمانی اجرا میشود، چه اقداماتی انجام میدهد، چه وابستگیهایی به سایر سیستمها دارد و نکات مهم در مورد نگهداری آن چیست. برچسبگذاری یا تگگذاری یکی دیگر از روشهای مؤثر برای سازماندهی گردش کارهاست. پاور اتومیت به شما امکان میدهد به هر گردش کار برچسبهایی اختصاص دهید. از این قابلیت برای دستهبندی گردش کارها بر اساس واحد سازمانی (مثلاً فروش، مالی، منابع انسانی)، بر اساس نوع فرآیند (مثلاً تاییدیه، اطلاعرسانی، همگامسازی داده) و یا بر اساس اولویت و حساسیت (مثلاً حیاتی، عادی، آزمایشی) استفاده کنید.
این برچسبها بعداً به شما کمک میکنند تا به سرعت گردش کارهای مرتبط با یک حوزه خاص را پیدا کرده، وضعیت آنها را بررسی کنید و گزارشهای مدیریتی مفیدی تهیه نمایید. برای مثال، اگر قرار است تغییری در ساختار دادههای جدول مشتریان ایجاد شود، با جستجوی برچسب “مرتبط با مشتری” میتوانید تمام گردش کارهایی را که از این جدول استفاده میکنند شناسایی کرده و تأثیر تغییر خود را بر آنها بررسی کنید. این سطح از سازماندهی، مدیریت سیستم اتوماسیون را در سازمانهای بزرگ با دهها یا صدها گردش کار فعال، به مراتب سادهتر و کمخطاتر میسازد.
4.4. آزمایش و اعتبارسنجی گردش کارها قبل از استقرار گسترده
پیش از آنکه یک گردش کار را در محیط عملیاتی و برای تمام کاربران فعال کنید، ضروری است که آن را به دقت آزمایش کرده و از صحت عملکرد آن اطمینان حاصل نمایید. محیط داینامیکس ۳۶۵ این امکان را فراهم میکند که بتوانید راهحلهای خود را ابتدا در یک محیط آزمایشی (Sandbox) پیادهسازی و تست کنید. این محیط کاملاً جدا از محیط عملیاتی (Production) است و بنابراین هرگونه خطا یا مشکل در گردش کار، تأثیری بر دادهها و فرآیندهای واقعی سازمان نخواهد داشت. در این محیط، میتوانید سناریوهای مختلف را شبیهسازی کرده و واکنش گردش کار خود را در شرایط گوناگون بسنجید.
برای مثال، اگر گردش کاری طراحی کردهاید که بر اساس مقدار یک فیلد تصمیمگیری میکند، چندین رکورد آزمایشی با مقادیر مختلف در آن فیلد ایجاد کنید و ببینید آیا گردش کار در هر حالت به درستی عمل میکند یا خیر. همچنین سناریوهای خطا را نیز آزمایش نمایید؛ برای مثال، اگر گردش کار شما نیاز به دریافت اطلاعات از یک وبسرویس خارجی دارد، اتصال اینترنت را قطع کنید و ببینید که آیا گردش کار خطا را به درستی مدیریت میکند و مسیر جایگزین را دنبال مینماید.
پس از اطمینان از عملکرد صحیح گردش کار در محیط آزمایشی، نوبت به استقرار تدریجی آن در محیط عملیاتی میرسد. به جای فعال کردن گردش کار برای تمام کاربران به صورت یکباره، بهتر است ابتدا آن را برای گروه کوچکی از کاربران یا برای نوع خاصی از رکوردها فعال کنید. این کار که به آن استقرار مرحلهای (Phased Rollout) میگویند، به شما امکان میدهد در صورت بروز هرگونه مشکل پیشبینینشده، دامنه تأثیر آن را محدود نگه دارید. در این مرحله، بازخورد کاربران را به دقت جمعآوری کرده و عملکرد گردش کار را زیر نظر بگیرید.
آیا گردش کار در زمان مناسب اجرا میشود؟ آیا ایمیلهای ارسالی به درستی به دست مخاطبان میرسند؟ آیا کاربران با نحوه تعامل با گردش کار (مثلاً در فرآیندهای تاییدیه) مشکلی ندارند؟ بر اساس این بازخوردها، ممکن است نیاز به اصلاح و بهبود گردش کار داشته باشید. تنها پس از اطمینان کامل از پایداری و کارآمدی گردش کار در این مرحله، میتوانید آن را برای تمام کاربران و در تمام شرایط فعال نمایید. این رویکرد محتاطانه، ریسک ایجاد اختلال در فرآیندهای حیاتی سازمان را به حداقل میرساند و تضمین میکند که اتوماسیون شما همواره به نفع کسبوکار عمل میکند، نه به ضرر آن.
همچنین بخوانید: ماژول مالی در داینامیکس 365
5. آینده اتوماسیون در داینامیکس ۳۶۵: حرکت به سمت هوشمندسازی
5.1. نقش هوش مصنوعی در اتوماسیون فرآیندها
آینده اتوماسیون فرآیندها در داینامیکس ۳۶۵، ارتباط تنگاتنگی با پیشرفتهای حوزه هوش مصنوعی و یادگیری ماشین دارد. مایکروسافت با سرمایهگذاری گسترده بر روی این فناوریها، در حال اضافه کردن قابلیتهای هوشمند به ابزارهای اتوماسیون خود است تا سازمانها بتوانند فراتر از خودکارسازی کارهای تکراری، به بهینهسازی هوشمند فرآیندها و حتی پیشبینی رویدادهای آینده دست یابند. یکی از مهمترین این قابلیتها، “پیشنهاددهنده فرآیند” (Process Advisor) در پاور اتومیت است که با استفاده از تکنیکهای تحلیل داده و یادگیری ماشین، فرآیندهای دستی کاربران را ثبت و تحلیل کرده و گلوگاهها و فرصتهای بهینهسازی را شناسایی میکند. به بیان ساده، این ابزار نحوه انجام کار توسط کاربران را زیر نظر گرفته و به آنها پیشنهاد میدهد که کدام بخش از کارشان قابلیت خودکارسازی دارد و چگونه میتوانند با طراحی یک گردش کار، زمان و انرژی خود را ذخیره کنند.
این سطح از هوشمندی، فرآیند اتوماسیون را از یک پروژه برنامهریزیشده به یک جریان مستمر و پویا تبدیل میکند که در آن سیستم خود به شناسایی نیازهای جدید کمک مینماید. علاوه بر این، قابلیتهای پردازش هوشمند اسناد (AI Builder) در پاور اتومیت انقلابی در خودکارسازی فرآیندهای مبتنی بر اسناد ایجاد کرده است. پیش از این، اگر سازمانی میخواست اطلاعات موجود در فاکتورهای دریافتی، قراردادها یا فرمهای دست نویس را وارد سیستم کند، یا باید این کار را به صورت دستی و زمانبر انجام میداد و یا از راهکارهای پیچیده و پرهزینه برنامهنویسی استفاده میکرد.
امروزه با استفاده از ماژولهای هوش مصنوعی از پیش ساخته شده در AI Builder، میتوانید گردش کارهایی طراحی کنید که به محض دریافت یک تصویر یا فایل پیدیاف از یک فاکتور، به طور خودکار اطلاعات کلیدی مانند شماره فاکتور، تاریخ، نام تأمینکننده و مبلغ کل را استخراج کرده و در جداول مربوطه در داینامیکس ثبت نمایند. این فناوری که مبتنی بر مدلهای پیشرفته تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و پردازش زبان طبیعی است، دقتی بسیار بالا داشته و میتواند با اندکی آموزش، انواع مختلف اسناد را تشخیص داده و پردازش کند. این بدان معناست که فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت تدارکات و بایگانی اسناد که زمانی بسیار پرهزینه و زمانبر بودند، اکنون میتوانند به صورت کاملاً خودکار و هوشمند انجام شوند.
5.2. یکپارچگی عمیقتر با اکوسیستم مایکروسافت
یکی از روندهای آشکار در آینده اتوماسیون با داینامیکس ۳۶۵، یکپارچگی هر چه عمیقتر با سایر محصولات اکوسیستم مایکروسافت است. این شرکت به خوبی دریافته است که سازمانها تمایل دارند از ابزارهای مختلف در کنار یکدیگر استفاده کنند و ایجاد یک تجربه یکپارچه و روان میان این ابزارها، ارزش افزوده عظیمی برای مشتریان ایجاد میکند. به همین دلیل، شاهد هستیم که پاور اتومیت به عنوان زبان مشترک اتوماسیون در تمام محصولات مایکروسافت عمل میکند. برای مثال، میتوانید گردش کاری طراحی کنید که با ثبت یک قرار ملاقات در اوتلوک (Outlook) به طور خودکار یک فرصت فروش مرتبط در داینامیکس ۳۶۵ ایجاد کند.
یا میتوانید فرآیندی تعریف کنید که با تکمیل یک فرم در مایکروسافت فرمز (Microsoft Forms)، یک رکورد جدید در داینامیکس ایجاد شده و همزمان یک کار در مایکروسافت پلنر (Microsoft Planner) برای پیگیری آن به یکی از اعضای تیم اختصاص یابد. این سطح از یکپارچگی، دیوارهای بین سیستمهای مختلف را فرو میریزد و به کاربران اجازه میدهد بدون ترک محیط کاری آشنا، تمام وظایف خود را انجام دهند. یکپارچگی با مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) نیز از این نظر حائز اهمیت ویژهای است. تیمز به عنوان مرکز همکاری تیمها در بسیاری از سازمانها تبدیل شده است و کاربران ساعات زیادی از روز را در این محیط سپری میکنند. پاور اتومیت به شما امکان میدهد گردش کارهایی طراحی کنید که مستقیماً در تیمز با کاربران تعامل داشته باشند.
برای مثال، میتوانید یک گردش کار تاییدیه طراحی کنید که درخواست تایید را به صورت یک کارت تعاملی در یک کانال تیمز یا در چت خصوصی تاییدکننده ارسال کند. تاییدکننده میتواند بدون خروج از تیمز و تنها با کلیک بر روی دکمههای “تایید” یا “رد” نظر خود را اعمال کند و گردش کار بلافاصله ادامه یابد. همچنین میتوانید رباتهای هوشمندی در تیمز ایجاد کنید که با پرسش و پاسخ ساده، اطلاعات لازم را از کاربران دریافت کرده و بر اساس آن، فرآیندهای مختلفی را در داینامیکس آغاز کنند. این رویکرد، اتوماسیون را به جایی میآورد که کاربران واقعاً حضور دارند و تجربهای طبیعی، بیدردسر و کارآمد را برای آنها به ارمغان میآورد.
5.3. اهمیت روزافزون امنیت و حاکمیت در اتوماسیون
با افزایش تعداد گردش کارهای خودکار و گسترش دامنه نفوذ آنها به بخشهای مختلف سازمان، موضوع امنیت و حاکمیت (Governance) به یکی از اولویتهای اصلی مدیران فناوری اطلاعات تبدیل میشود. یک گردش کار که به درستی محافظت نشود، میتواند به یک نقطه نفوذ برای دسترسیهای غیرمجاز به دادههای حساس تبدیل گردد. خوشبختانه، مایکروسافت ابزارهای قدرتمندی را برای مدیریت امنیت گردش کارها در اختیار سازمانها قرار داده است. مرکز مدیریت پاور پلتفرم (Power Platform Admin Center) به مدیران امکان میدهد تا خطمشیهای پیشگیری از دست دادن داده (Data Loss Prevention – DLP) را تعریف کنند. با استفاده از این خطمشیها، میتوانید مشخص کنید که کدام سرویسها و اتصالدهندهها مجاز به اشتراکگذاری داده با یکدیگر هستند و کدام یک هرگز نباید در یک گردش کار کنار هم قرار گیرند.
برای مثال، میتوانید خطمشیای تعریف کنید که هیچ گردش کاری اجازه نداشته باشد دادههای محرمانه مشتریان در داینامیکس ۳۶۵ را به یک سرویس عمومی و ناامن مانند یک وبسایت شخصی منتقل کند. این سطح از کنترل، تضمین میکند که اتوماسیون فرآیندها به قیمت به خطر افتادن امنیت دادهها تمام نشود. علاوه بر پیشگیری، نظارت و ممیزی مداوم نیز از ارکان اصلی حاکمیت بر سیستم اتوماسیون است. مرکز مدیریت پاور پلتفرم گزارشهای جامعی از وضعیت تمام گردش کارها، موفقیتها، خطاها و زمانهای اجرا در اختیار مدیران قرار میدهد. این گزارشها به شما کمک میکنند تا عملکرد کلی سیستم را زیر نظر داشته باشید، گردش کارهای پرمصرف و حیاتی را شناسایی کنید و در صورت بروز مشکل، سریعاً متوجه آن شوید.
همچنین امکان ثبت و پیگیری تمام رویدادهای مهم در لاگهای حسابرسی (Audit Logs) وجود دارد که برای انطباق با الزامات قانونی و استانداردهای مختلف بسیار حیاتی است. به عنوان مثال، میتوانید بررسی کنید که چه کسی یک گردش کار خاص را تغییر داده است، چه زمانی این تغییر اعمال شده و محتوای تغییر چه بوده است. این شفافیت کامل، مسئولیتپذیری را افزایش داده و به مدیران اطمینان میدهد که سیستم اتوماسیون تحت کنترل کامل آنها قرار دارد و هرگونه تغییر در آن قابل ردیابی و پیگیری است. با این رویکرد، سازمانها میتوانند با خیالی آسوده از مزایای بینظیر اتوماسیون هوشمند بهرهمند شوند، بدون آنکه نگرانیهای امنیتی و حاکمیتی مانع پیشرفت آنها گردد.
❓سوالات متداول
بله، absolutely. این دو ابزار منعی برای استفاده همزمان ندارند. بسیاری از سازمانها از هر دو بهره میبرند. میتوانید از گردشکارهای کلاسیک برای فرآیندهای ساده و قدیمی خود استفاده کنید و همزمان، Power Automate را برای اتوماسیونهای جدید و پیچیدهتر که نیاز به ارتباط با سیستمهای خارجی دارند، به کار بگیرید. هدف نهایی، بهرهوری بیشتر است و شما میتوانید از هر دو رویکرد در کنار هم به این هدف برسید .
این موضوع به نوع لایسنس داینامیکس ۳۶۵ شما بستگی دارد. بسیاری از طرحهای لایسنس داینامیکس ۳۶۵، قابلیتهای پایهای Power Automate را به صورت درونبرنامه ای (in-app) شامل میشوند که برای اتوماسیون فرآیندهای درون خود داینامیکس کافی است. با این حال، اگر نیاز به استفاده از اتصالدهندههای ممتاز (premium connectors) برای ارتباط با سیستمهای خارج از داینامیکس یا ایجاد جریانهای پیچیدهتر داشته باشید، ممکن است نیاز به تهیه لایسنس جداگانه Power Automate باشد .
مهمترین مزیت Power Automate، توانایی فوقالعاده آن در یکپارچهسازی است. برخلاف گردشکار کلاسیک که عمدتاً به درون محیط داینامیکس محدود میشود، Power Automate میتواند با بیش از هزار سرویس و برنامه دیگر مانند آفیس ۳۶۵، شِرپوینت، تلگرام، سرویسهای گوگل و … ارتباط برقرار کند. این ویژگی به شما اجازه میدهد فرآیندهایی طراحی کنید که از مرز سیستمهای مختلف عبور کرده و کل سازمان را یکپارچه سازند .
بله، مایکروسافت این انتقال را توصیه میکند و ابزارهایی نیز برای این کار در نظر گرفته شده است. البته این فرآیند به صورت کاملاً خودکار نیست و نیازمند بازطراحی فرآیند در محیط Power Automate است. مستندات مایکروسافت راهنماییهای کاملی برای این کار ارائه داده و الگوهای پیشنهادی برای جایگزینی سناریوهای مختلف گردشکار کلاسیک با جریانهای Power Automate را توضیح داده است .
خیر، یکی از تفاوتهای کلیدی این است که گردشکارهای کلاسیک میتوانند به صورت همزمان (synchronous) یا آنی اجرا شوند، اما Power Automate به صورت پیشفرض ناهمزمان (asynchronous) یا پسزمینه اجرا میگردد. این بدان معناست که جریان بلافاصله پس از رخ دادن رویداد شروع به کار میکند، اما منتظر نمیماند تا کاربر عملیاتش را تمام کند. این مدل اجرا، معمولاً تأثیر بهتری بر عملکرد و سرعت کار کاربران دارد .
جمع بندی نهایی
انتخاب ابزار مناسب برای اتوماسیون فرآیندها در داینامیکس ۳۶۵، تأثیر مستقیمی بر کارایی و انعطافپذیری سازمان شما دارد. در حالی که گردشکارهای کلاسیک همچنان برای اتوماسیونهای ساده و درونسازمانی گزینهای سریع و در دسترس هستند، Power Automate به عنوان آینده اتوماسیون مایکروسافت، امکانات بینظیری برای یکپارچهسازی با صدها سرویس دیگر، طراحی سناریوهای پیچیده و ایجاد گردشکارهای تعاملی و هوشمند فراهم میکند. همانطور که در این مقاله بررسی کردیم، ایجاد گردشکارهای پسزمینه با Power Automate نه تنها سادهتر است، بلکه قابلیتهای پیشرفتهتری مانند حلقهها و شاخههای موازی را نیز در اختیار شما قرار میدهد.
از سوی دیگر، طراحی گردشکارهای تعاملی با تاییدیه در Power Automate، تجربهای روان و یکپارچه را برای کاربران و مدیران به ارمغان میآورد و فرآیندهای تصمیمگیری را شفاف و سریع میسازد. با در نظر گرفتن نیازهای کنونی و چشمانداز آینده کسبوکار خود، میتوانید از این دو ابزار در کنار یکدیگر بهره ببرید تا یک اکوسیستم اتوماسیون قدرتمند و پویا در سازمان خود ایجاد کنید. پیشنهاد ما این است که برای فرآیندهای جدید، حتماً از Power Automate استفاده کنید و به تدریج گردشکارهای کلاسیک قدیمی خود را نیز با این ابزار مدرن جایگزین نمایید.
برای مطالعه عمیقتر و دریافت آخرین بهروزرسانیها در مورد جایگزینی گردشکارهای کلاسیک با Power Automate، میتوانید به مستندات رسمی مایکروسافت مراجعه کنید. این منبع معتبر، جدول مقایسه دقیقی از قابلیتها و راهنمای گامبهگام برای انتقال را ارائه میدهد. از شما دعوت میکنم حتماً این لینک را مشاهده کنید: Replace classic Microsoft Dataverse workflows with flows
دیدگاه بگذارید