یکپارچه‌سازی Dynamics 365 با Power Platform

نویسنده : آیسان بهرمند
ارسال شده در: 22 فوریه 2026
ارسال دیدگاه: 0

یکپارچه‌سازی Dynamics 365 با Power Platform

در این مقاله، با چگونگی یکپارچه‌سازی Dynamics 365 با Power Platform آشنا می‌شوید تا کسب‌وکار خود را متحول کنید.

1. اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار با Power Automate و داینامیکس ۳۶۵

1.1. خودکارسازی اعلان‌ها و هشدارهای هوشمند

در محیط پویای کسب‌وکار امروز، اطلاع یافتن به موقع از رویدادهای مهم می‌تواند تأثیر چشمگیری در کارایی تیم‌ها داشته باشد. Power Automate این امکان را فراهم می‌کند تا بر اساس رویدادهای تعریف شده در داینامیکس ۳۶۵، اعلان‌های هوشمند و خودکاری را برای افراد یا تیم‌های مربوطه ارسال کرد. برای مثال، می‌توان فرآیندی طراحی کرد که به محض ثبت یک فاکتور فروش جدید با مبلغی بالاتر از یک آستانه مشخص، یک پیام فوری در کانال تیمز تیم فروش ارسال شود . این اعلان می‌تواند شامل جزئیات کامل فاکتور مانند نام مشتری، مبلغ و لینک مستقیم به رکورد مربوطه در داینامیکس باشد تا همکاران بتوانند سریعاً اقدام لازم را انجام دهند. این نوع اتوماسیون نه تنها سرعت واکنش به رویدادها را افزایش می‌دهد، بلکه نیاز به چک کردن دستی و مداوم سیستم را از بین می‌برد و تمرکز کارکنان را بر روی وظایف با ارزش‌تر می‌گذارد.

علاوه بر اعلان‌های ساده، می‌توان هشدارهای شرطی و هوشمندانه‌تری تعریف کرد. به عنوان مثال، اگر وضعیت یک فرصت فروش برای مدت زمان طولانی بدون تغییر باقی بماند، Power Automate می‌تواند به مدیر فروش هشدار دهد تا پیگیری لازم را انجام دهد. یا در بخش خدمات، اگر یک درخواست پشتیبانی مشتری به سطح بحرانی برسد و زمان پاسخگویی به آن نزدیک شود، یک اعلان فوری برای تیم پشتیبانی و سرپرست آن‌ها ارسال می‌شود. این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از بروز مشکلات بزرگ جلوگیری کرده و سطح خدمات خود را به طور مداوم پایش و بهبود بخشند. این فرآیندها کاملاً قابل شخصی‌سازی هستند و می‌توانند با توجه به نیازهای خاص هر کسب‌وکار طراحی و پیاده‌سازی شوند.

1.2. مدیریت خودکار فرآیندهای تأیید (Approval Workflows)

یکی از رایج‌ترین و زمان‌برترین فرآیندها در هر سازمانی، فرآیندهای تأیید اسناد و درخواست‌ها است. با یکپارچه‌سازی Power Automate و داینامیکس ۳۶۵، می‌توان این فرآیندها را به طور کامل خودکارسازی کرد و از بروز گلوگاه‌های عملیاتی جلوگیری نمود. برای نمونه، هنگامی که یک پیش‌فاکتور فروش در داینامیکس توسط کارشناس فروش ایجاد می‌شود، پاور اتومیت می‌تواند به طور خودکار یک درخواست تأیید را از طریق ایمیل یا اپلیکیشن Power Automate برای مدیر فروش ارسال کند . مدیر مربوطه با مشاهده جزئیات پیش‌فاکتور، می‌تواند آن را تأیید، رد یا درخواست اصلاح کند. نتیجه این تصمیم به طور خودکار در داینامیکس ۳۶۵ ثبت شده و وضعیت پیش‌فاکتور به‌روزرسانی می‌شود و حتی می‌تواند منجر به انجام اقدام بعدی مانند چاپ پیش‌فاکتور یا ارسال آن برای مشتری شود.

این رویکرد مزایای متعددی به همراه دارد. اول اینکه، شفافیت فرآیند را به شدت افزایش می‌دهد، زیرا تمامی درخواست‌های تأیید و تصمیمات اتخاذ شده در یک مسیر قابل پیگیری ثبت می‌شوند. دوم اینکه، سرعت گردش کارها بالا می‌رود و دیگر نیازی به جستجوی فیزیکی مدیر برای گرفتن امضا نیست. سوم اینکه، خطاهای انسانی ناشی از فراموشی یا جابجایی مدارک به حداقل می‌رسد. این فرآیند خودکار را می‌توان برای انواع اسناد مانند درخواست‌های خرید، صورت‌جلسات، قراردادها و هر آیتم دیگری که نیاز به تأیید دارد، پیاده‌سازی کرد و بدین ترتیب کارایی کل سازمان را به طور چشمگیری ارتقا داد .

1.3. همگام‌سازی داده‌ها بین داینامیکس ۳۶۵ و سایر سامانه‌ها

در بسیاری از سازمان‌ها، داده‌ها در سامانه‌های مختلف و مجزایی نگهداری می‌شوند که این مسئله منجر به ایجاد اطلاعات تکراری، ناهماهنگ و ناقص می‌گردد. Power Automate به عنوان یکپارچه‌ساز قدرتمند می‌تواند این شکاف‌ها را پر کرده و جریان داده‌ها را بین داینامیکس ۳۶۵ و سایر برنامه‌ها و سرویس‌ها برقرار کند. به عنوان مثال، می‌توان فرآیندی تعریف کرد که به محض ثبت یک مشتری جدید در یک وب‌سایت یا یک سیستم شخص ثالث، اطلاعات او به طور خودکار در داینامیکس ۳۶۵ ایجاد یا به‌روزرسانی شود. این کار با استفاده از صدها کانکتور از پیش تعریف شده پاور اتومیت برای سرویس‌های محبوبی مانند شیرپوینت، اکسل، اوت‌لوک، و بسیاری از برنامه‌های دیگر به سادگی امکان‌پذیر است .

این همگام‌سازی می‌تواند دوطرفه نیز باشد. برای نمونه، تغییر یک فیلد خاص در داینامیکس ۳۶۵ می‌تواند باعث به‌روزرسانی همان فیلد در یک پایگاه داده خارجی یا یک فایل اکسل مدیریتی شود. نمونه عملی دیگر، ذخیره خودکار فایل‌های پیوست شده به ایمیل‌های تأمین‌کنندگان در یک کتابخانه شیرپوینت و سپس ثبت ارجاع آن فایل در رکورد مربوطه در داینامیکس ۳۶۵ است . این یکپارچگی عمیق، اطمینان می‌دهد که تمامی بخش‌های سازمان از یک منبع اطلاعاتی واحد و به‌روز بهره می‌برند و از انجام ورود داده‌های تکراری و زمان‌بر جلوگیری می‌کند. این رویکرد به ویژه در فرآیندهای پیچیده مالی و عملیاتی که نیاز به دقت و هماهنگی بالایی دارند، حیاتی است.

1.4. پردازش و استخراج هوشمند اطلاعات از اسناد

یکی از قابلیت‌های پیشرفته Power Automate که در ترکیب با داینامیکس ۳۶۵ بسیار کاربردی است، توانایی استخراج هوشمند اطلاعات از اسناد مختلف مانند فاکتورها، قراردادها و فرمت‌های پی‌دی‌اف است. با استفاده از هوش مصنوعی و مدل‌های از پیش ساخته شده در AI Builder که در پاور اتومیت قابل دسترسی است، می‌توان فرآیندهایی ایجاد کرد که به طور خودکار ایمیل‌های دریافتی از تأمین‌کنندگان را پایش کرده، فایل‌های پی‌دی‌اف فاکتور را باز کرده و اطلاعات کلیدی مانند شماره فاکتور، تاریخ، مبلغ کل و نام تأمین‌کننده را استخراج کنند . سپس این اطلاعات استخراج شده به طور خودکار در جدول مربوط به فاکتورهای خرید در داینامیکس ۳۶۵ ثبت می‌شوند.

این قابلیت تحولی عظیم در کارایی بخش‌های مالی و اداری ایجاد می‌کند. پیش از این، کارمندان مجبور بودند ساعات زیادی را صرف باز کردن ایمیل‌ها، دانلود پیوست‌ها و وارد کردن دستی اطلاعات به سیستم کنند، فرآیندی که هم زمان‌بر بود و هم خطاهای انسانی زیادی به همراه داشت . با اتوماسیون هوشمند، این زمان به چند دقیقه کاهش یافته و دقت اطلاعات ثبت شده به طور چشمگیری افزایش می‌یابد. علاوه بر فاکتورها، می‌توان از این قابلیت برای پردازش انواع دیگر اسناد مانند قراردادهای استخدامی، فرم‌های ثبت‌نام و مدارک هویتی استفاده کرد و بدین ترتیب گامی بلند در جهت دیجیتالی‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی برداشت.

1.5. جمع‌آوری و ثبت خودکار داده‌ها از منابع مختلف

فرآیندهای تجاری اغلب با جمع‌آوری داده‌ها از منابع متعدد آغاز می‌شوند. این منابع می‌توانند شامل فرم‌های وبسایت، پیام‌های دریافتی از شبکه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها و یا حتی داده‌های دریافتی از دستگاه‌های اینترنت اشیا باشند. Power Automate این امکان را فراهم می‌کند تا با اتصال به این منابع متنوع، داده‌ها را به طور خودکار جمع‌آوری کرده و بدون دخالت دستی، در ساختار داده‌ای داینامیکس ۳۶۵ ثبت کند. به عنوان مثال، می‌توان یک فرآیند ایجاد کرد که پر کردن یک فرم ساده در وبسایت شرکت توسط یک بازدیدکننده، به طور خودکار منجر به ایجاد یک “سرنخ” جدید در داینامیکس ۳۶۵ شود . این فرآیند می‌تواند شامل جمع‌آوری اطلاعات تماس، منبع آشنایی با شرکت و حتی محصول مورد نظر باشد.

این نوع اتوماسیون نه تنها سرعت ورود داده‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه از جاماندن هیچ‌کدام از فرصت‌های بالقوه نیز جلوگیری می‌کند. برای نمونه، اگر مشتری از طریق پیام‌رسانی مانند واتساپ یا فیسبوک مسنجر سوالی بپرسد، می‌توان یک فرآیند پاور اتومیت طراحی کرد که آن مکالمه را به یک “فعالیت” یا “تیکت پشتیبانی” در داینامیکس ۳۶۵ تبدیل کند تا تیم مربوطه بتواند پیگیری منظمی روی آن داشته باشد. این یکپارچگی جامع، داینامیکس ۳۶۵ را به مرکز فرماندهی واقعی تمام تعاملات و داده‌های مرتبط با کسب‌وکار تبدیل می‌کند و دیدی ۳۶۰ درجه از مشتریان و فرآیندها به مدیران ارائه می‌دهد.

همچنین بخوانید: راهنمای کامل توسعه افزونه در داینامیکس 365 از صفر تا صد

۲. توسعه برنامه‌های سفارشی متصل به داینامیکس ۳۶۵ با Power Apps

۲.۱. ساخت اپلیکیشن‌های میدانی (Field Apps) برای نیروهای فروش و خدمات

نیروهای فروش و خدمات که در میدان و در تماس مستقیم با مشتریان هستند، اغلب به داده‌های حیاتی نیاز دارند اما دسترسی به سیستم‌های پشت میزی برایشان دشوار است. Power Apps این امکان را فراهم می‌کند تا اپلیکیشن‌های ساده و کاربردی برای تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها طراحی کرد که به طور مستقیم به داده‌های داینامیکس ۳۶۵ متصل هستند . به عنوان مثال، می‌توان یک برنامه فروش سیار ساخت که نماینده فروش هنگام ملاقات با مشتری، بتواند به سرعت سبد خرید او را مشاهده کند، موجودی انبار را در لحظه چک نماید و سفارش جدیدی را ثبت کند. این برنامه می‌تواند شامل فرم‌هایی باشد که با داده‌های داینامیکس پر شده و هرگونه تغییر بلافاصله در سیستم مرکزی اعمال شود.

این برنامه‌های میدانی نه تنها برای فروش، که برای تیم‌های خدمات پس از فروش نیز بسیار حیاتی هستند. یک تکنسین خدماتی می‌تواند با در دست داشتن یک تبلت و اپلیکیشن ساخته شده با Power Apps، تاریخچه سرویس‌های انجام شده برای یک دستگاه را ببیند، قطعات یدکی مصرفی را ثبت کند و گزارش پایانی کار را به همراه امضای دیجیتال مشگیر در همان لحظه در داینامیکس ثبت نماید. این کار باعث حذف کاغذ، افزایش سرعت انجام کار و بهبود دقت اطلاعات ثبت شده می‌شود و تجربه‌ای حرفه‌ای و به‌روز برای مشتری به ارمغان می‌آورد.

۲.۲. طراحی داشبوردهای مدیریتی و ابزارهای تحلیلی تعاملی

مدیران و تصمیم‌گیرندگان سازمان نیازمند دسترسی سریع و آسان به داده‌های کلیدی و شاخص‌های عملکردی هستند. Power Apps این امکان را می‌دهد تا با اتصال به داده‌های داینامیکس ۳۶۵، داشبوردهای مدیریتی تعاملی و شخصی‌سازی شده‌ای طراحی کرد . این داشبوردها می‌توانند شامل نمودارها و ویجت‌هایی باشند که مهم‌ترین معیارها مانند میزان فروش ماهانه، وضعیت موجودی انبار، تعداد تیکت‌های پشتیبانی باز و یا نرخ تبدیل سرنخ‌ها را به صورت بصری و در یک نما نمایش دهند. برخلاف گزارش‌های ایستا، این داشبوردها تعاملی هستند و مدیر می‌تواند با کلیک روی هر بخش، به جزئیات بیشتری دست یابد.

علاوه بر این، می‌توان ابزارهای تحلیلی خاصی برای واحدهای مختلف سازمان ساخت. برای مثال، یک اپلیکیشن تحلیلی برای واحد بازاریابی طراحی کرد که عملکرد کمپین‌های مختلف را در جذب مشتری نشان می‌دهد و به طور خودکار داده‌ها را از داینامیکس دریافت می‌کند. یا برای واحد منابع انسانی، می‌توان برنامه‌ای ساخت که اطلاعات مربوط به عملکرد کارکنان را از ماژول مربوطه در داینامیکس استخراج کرده و به صورت گرافیکی نمایش دهد. این ابزارها به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات خود را بر اساس داده‌های دقیق، به‌روز و قابل اعتماد اتخاذ کنند.

۲.۳. ایجاد پورتال‌های سلف‌سرویس برای مشتریان و شرکا

با استفاده از قابلیت Power Pages (که بخشی از خانواده Power Apps است)، سازمان‌ها می‌توانند پورتال‌های وب امن و حرفه‌ای برای مشتریان و شرکای تجاری خود ایجاد کنند که به داده‌های داینامیکس ۳۶۵ متصل هستند . این پورتال‌ها به مشتریان اجازه می‌دهند تا بدون نیاز به تماس با پشتیبانی، وارد حساب کاربری خود شده، وضعیت سفارشاتشان را پیگیری کنند، فاکتورهای خود را مشاهده و پرداخت نمایند، درخواست پشتیبانی ثبت کرده و از پایگاه دانش مقالات استفاده کنند. این سطح از سلف‌سرویس، رضایت مشتری را به شدت افزایش داده و بار کاری تیم‌های پشتیبانی را کاهش می‌دهد.

برای شرکای تجاری نیز می‌توان پورتال‌های اختصاصی طراحی کرد. برای مثال، یک شرکت تولیدکننده می‌تواند پورتالی برای نمایندگان فروش خود ایجاد کند که در آن بتوانند موجودی انبار را مشاهده کرده، سفارشات عمده ثبت کنند و وضعیت محموله‌های ارسالی را رهگیری نمایند. این پورتال‌ها کاملاً امن هستند و دسترسی هر کاربر دقیقاً بر اساس مجوزهای تعریف شده در داینامیکس کنترل می‌شود. این رویکرد نه تنها همکاری با شرکا را تسهیل می‌کند، بلکه شفافیت اطلاعات را در کل زنجیره تأمین افزایش می‌دهد.

۲.۴. ساده‌سازی ورود داده‌ها با فرم‌های هوشمند و موبایل‌محور

یکی از چالش‌های رایج در سازمان‌ها، دشواری و زمان‌بر بودن ورود داده‌ها به سیستم است. Power Apps با ارائه امکان طراحی فرم‌های هوشمند و کاربرپسند برای موبایل، تبلت و وب، این مشکل را به طور کامل حل می‌کند . این فرم‌ها می‌توانند شامل قابلیت‌های پیشرفته‌ای مانند اعتبارسنجی خودکار داده‌ها، منوهای کشویی که از داینامیکس پر می‌شوند، آپلود عکس و فایل، و امضای دیجیتال باشند. برای مثال، می‌توان یک اپلیکیشن برای واحد دریافت کالا طراحی کرد که در آن اپراتور با اسکن بارکد کالا، اطلاعات آن را از داینامیکس فراخوانی کرده و تنها تعداد و تاریخ دریافت را وارد کند.

این رویکرد نه تنها سرعت ورود داده‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه کیفیت و دقت آن‌ها را نیز بهبود می‌بخشد. با کاهش چشمگیر خطاهای انسانی ناشی از تایپ دستی، داده‌های تمیزتر و قابل اعتمادتری وارد سیستم می‌شوند که پایه و اساس تحلیل‌های دقیق و تصمیم‌گیری‌های درست خواهد بود. همچنین، این فرم‌ها می‌توانند به صورت آفلاین نیز کار کنند و به محض اتصال دستگاه به اینترنت، داده‌ها را با سرور اصلی همگام‌سازی نمایند، که این ویژگی برای محیط‌های کاری با دسترسی محدود به اینترنت ایده‌آل است.

۲.۵. گسترش قابلیت‌های داینامیکس ۳۶۵ با قابلیت‌های سفارشی

اگرچه داینامیکس ۳۶۵ یک راهکار جامع است، اما ممکن است هر سازمانی نیازهای خاص و منحصر‌به‌فردی داشته باشد که در قالب استاندارد سیستم تعریف نشده باشد. Power Apps به عنوان یک پلتفرم توسعه، این امکان را فراهم می‌کند تا با ساخت برنامه‌های سفارشی، قابلیت‌های داینامیکس را دقیقاً مطابق با نیازهای خود گسترش داد . برای مثال، می‌توان یک اپلیکیشن ویژه برای مدیریت پروژه‌های داخلی ساخت که وظایف، زمان‌بندی و بودجه را ردیابی کند و این اطلاعات را با پروژه‌ها و قراردادهای ثبت شده در داینامیکس مرتبط سازد.

این اپلیکیشن‌های سفارشی می‌توانند به صورت یکپارچه در کنار ماژول‌های اصلی داینامیکس ۳۶۵ قرار گرفته و تجربه کاربری منسجمی را ارائه دهند. به این ترتیب، کاربران نهایی مجبور نیستند بین چندین سیستم مختلف جابجا شوند و تمام وظایف روزانه خود را می‌توانند در یک محیط واحد انجام دهند. این انعطاف‌پذیری، Power Platform را به ابزاری بی‌نظیر برای نوآوری و تطبیق سریع سیستم‌های سازمانی با تغییرات و الزامات جدید کسب‌وکار تبدیل می‌کند.

۳. ایجاد دستیارهای هوشمند با Power Virtual Agents برای داینامیکس ۳۶۵

۳.۱. طراحی چت‌بات‌های بدون کد برای پشتیبانی مشتریان

یکی از برجسته‌ترین کاربردهای Power Virtual Agents، توانایی ایجاد چت‌بات‌های هوشمند و تعاملی برای وب‌سایت‌ها و پورتال‌های مشتریان است، آن هم بدون نیاز به نوشتن حتی یک خط کد . این چت‌بات‌ها می‌توانند با استفاده از یک رابط گرافیکی ساده و کشیدن و رها کردن المان‌های مختلف، طراحی شوند. شما می‌توانید “مباحث” یا “موضوعات” مختلفی را برای بات تعریف کنید، مانند “پیگیری سفارش”، “بازگرداندن کالا”، “سوالات متداول درباره محصولات” و یا “ارتباط با پشتیبانی”. سپس برای هر موضوع، یک مکالمه نمونه طراحی می‌کنید و به بات می‌آموزید که در پاسخ به چه جملات و سوالاتی، چه پاسخی بدهد.

این چت‌بات‌ها می‌توانند به پایگاه دانش، مقالات و داده‌های ذخیره شده در داینامیکس ۳۶۵ متصل شوند تا پاسخ‌های دقیق و شخصی‌سازی شده‌ای به مشتریان بدهند. برای مثال، هنگامی که مشتری شماره سفارش خود را وارد می‌کند، بات می‌تواند به طور خودکار وضعیت آن سفارش را از داینامیکس دریافت کرده و به مشتری اعلام کند. این قابلیت، پشتیبانی مشتری را به یک تجربه ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته تبدیل می‌کند و رضایت مشتریان را به شدت افزایش می‌دهد، در حالی که تیم پشتیبانی انسانی را برای رسیدگی به مسائل پیچیده‌تر آزاد می‌گذارد.

۳.۲. اتصال چت‌بات به داده‌های داینامیکس برای پاسخگویی پویا

قدرت واقعی چت‌بات‌های ساخته شده با Power Virtual Agents زمانی نمایان می‌شود که آن‌ها را به داده‌های زنده و پویای داینامیکس ۳۶۵ متصل کنیم. این اتصال از طریق “موضوعات” و با استفاده از “اقدامات” (Actions) قابل پیاده‌سازی است. برای این کار، می‌توان از Power Automate برای ایجاد جریان‌های کاری استفاده کرد که توسط چت‌بات فراخوانی می‌شوند . برای مثال، وقتی مشتری از بات می‌پرسد: “آخرین فاکتور من چقدر است؟”، بات یک جریان پاور اتومیت را اجرا می‌کند. این جریان، با استفاده از اطلاعات شناسایی مشتری، به داینامیکس ۳۶۵ متصل شده، آخرین فاکتور را پیدا کرده و مبلغ آن را به بات برمی‌گرداند. سپس بات آن اطلاعات را به زبانی ساده و دوستانه برای مشتری بازگو می‌کند.

این قابلیت، تعامل با مشتری را از حالت ایستا و مبتنی بر پرسش و پاسخ‌های از پیش تعریف شده خارج کرده و به یک مکالمه پویا و هدفمند تبدیل می‌کند. بات نه تنها می‌تواند اطلاعات را بخواند، بلکه می‌تواند با راهنمایی کاربر، اقداماتی را نیز در داینامیکس انجام دهد، مانند ثبت یک درخواست پشتیبانی جدید، تغییر آدرس تحویل، یا درخواست صدور یک فاکتور مجدد. این سطح از تعامل، چت‌بات را به یک دستیار مجازی قدرتمند تبدیل می‌کند که می‌تواند بسیاری از نیازهای روزمره مشتریان را بدون دخالت انسان حل و فصل کند.

۳.۳. استفاده از هوش مصنوعی برای درک مفاهیم و نیات کاربران

نسل جدید Power Virtual Agents (که اکنون در Microsoft Copilot Studio ادغام شده) با بهره‌گیری از مدل‌های زبانی بزرگ مانند GPT-4، توانایی فوق‌العاده‌ای در درک مفاهیم و نیات کاربران پیدا کرده است . برخلاف چت‌بات‌های سنتی که برای درک هر جمله باید بارها آموزش ببینند و دقیقاً بدانند کاربر از چه کلماتی استفاده خواهد کرد، این بات‌های هوشمند می‌توانند مفهوم کلی یک سوال را حتی اگر با جمله‌بندی ناآشنا یا غلط املایی پرسیده شود، درک کنند. برای مثال، اگر مشتری بپرسد “سفارش من کجاست؟” یا “محصولی که خریدم کی میاد؟”، بات متوجه می‌شود که منظور او پیگیری سفارش است و پاسخ مناسب را ارائه می‌دهد.

این قابلیت که “پاسخ‌های مولد” (Generative Answers) نام دارد، تجربه کاربری را به طور چشمگیری بهبود می‌بخشد. کاربر احساس می‌کند با یک انسان صحبت می‌کند که منظور او را به خوبی می‌فهمد. این فناوری به ویژه برای پاسخ به سوالات پیچیده و چندلایه بسیار مؤثر است و نیاز به طراحی سناریوهای مکالمه‌ای بسیار زیاد و پیچیده را کاهش می‌دهد. بدین ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند خیلی سریع‌تر و با هزینه کمتر، دستیارهای هوشمندی را پیاده‌سازی کنند که واقعاً به کارکنان و مشتریانشان کمک می‌کنند.

۳.۴. انتشار چت‌بات در کانال‌های مختلف ارتباطی

چت‌بات‌هایی که با Power Virtual Agents ساخته می‌شوند، محدود به وب‌سایت شرکت نیستند و می‌توانند در طیف گسترده‌ای از کانال‌های ارتباطی منتشر شوند تا کاربران در هر کجا که هستند، بتوانند از آن استفاده کنند . از جمله این کانال‌ها می‌توان به مایکروسافت تیمز (به عنوان یک اپلیکیشن یا ربات درون تیمز)، تلگرام، فیسبوک مسنجر، واتساپ (از طریق اتصال به Azure Communication Services) و حتی وب‌سایت‌های شخص ثالث اشاره کرد. این قابلیت، دسترسی به خدمات پشتیبانی و اطلاعات را برای مشتریان و کارمندان بسیار آسان‌تر می‌کند.

برای مثال، یک شرکت می‌تواند چت‌بات پشتیبانی مشتریان خود را هم در وب‌سایت خود و هم در صفحه اینستاگرامش قرار دهد. یا می‌تواند یک چت‌بات داخلی برای کارمندان طراحی کند و آن را در مایکروسافت تیمز منتشر کند تا کارمندان بتوانند برای سوالات اداری خود مانند درخواست مرخصی یا استعلام فیش حقوقی، با آن مکالمه کنند. این یکپارچگی با کانال‌های مختلف، دستیار هوشمند شما را همیشه در دسترس مخاطبان هدف قرار می‌دهد و تعامل با سازمان را تسهیل می‌کند.

۳.۵. پایش و بهبود مستمر عملکرد چت‌بات با تحلیل گزارش‌ها

Power Virtual Agents ابزارهای تحلیلی قدرتمندی را در اختیار سازندگان قرار می‌دهد تا بتوانند عملکرد چت‌بات خود را به طور مداوم پایش و بهبود بخشند . این داشبوردهای تحلیلی، اطلاعات ارزشمندی را در اختیار شما می‌گذارند، از جمله: حجم مکالمات، میزان رضایت کاربران، موضوعات پربازدید، درصد مکالماتی که بات توانسته به تنهایی حل کند در مقابل مواردی که نیاز به ارجاع به اپراتور انسانی پیدا شده، و نقاطی که کاربران مکالمه را رها کرده‌اند.

با بررسی این گزارش‌ها، می‌توان نقاط ضعف و قوت چت‌بات را شناسایی کرد. برای مثال، اگر مشاهده شود که بسیاری از کاربران در یک موضوع خاص، مکالمه را نیمه‌کاره رها می‌کنند، می‌توان آن موضوع را بازبینی کرد و مکالمه‌ای روان‌تر و کامل‌تر برای آن طراحی نمود. یا اگر سوالات جدید و پرتکراری دیده شود که بات پاسخ مناسبی برای آن‌ها ندارد، می‌توان آن سوالات را به عنوان موضوع جدید به بات اضافه کرد. این چرخه مداوم پایش و بهبود، تضمین می‌کند که چت‌بات شما همیشه به‌روز، کارآمد و مفید باقی بماند و بتواند بالاترین سطح خدمات را به کاربران ارائه دهد.

۴. چالش‌ها و بهترین شیوه‌های پیاده‌سازی یکپارچگی

۴.۱. مدیریت امنیت و کنترل دسترسی در سطح داده‌ها

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های هر سازمان هنگام یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، حفظ امنیت داده‌ها و اطمینان از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس است. در یکپارچه‌سازی داینامیکس ۳۶۵ با Power Platform، این نگرانی با بهره‌گیری از معماری امنیتی مبتنی بر Microsoft Dataverse تا حد زیادی مرتفع می‌شود. Dataverse به عنوان لایه میانی ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها، از همان مدل امنیتی نقش‌محور (Role-Based Security) استفاده می‌کند که در داینامیکس ۳۶۵ به کار رفته است. این بدان معناست که شما می‌توانید برای هر کاربر یا تیمی که از طریق برنامه‌های Power Apps یا ربات‌های Power Virtual Agents به داده‌ها دسترسی پیدا می‌کند، سطوح دسترسی مشخصی تعریف کنید. برای مثال، می‌توان تعیین کرد که یک نماینده فروش فقط بتواند اطلاعات مشتریان خود را مشاهده و ویرایش کند، در حالی که یک مدیر فروش به داده‌های کل تیم دسترسی کامل داشته باشد. این سطح از کنترل دقیق، تضمین می‌کند که امنیت اطلاعات حتی پس از گسترش قابلیت‌های سیستم، در بالاترین سطح خود باقی می‌ماند.

علاوه بر مدیریت دسترسی، موضوع محافظت از داده‌ها در حین انتقال و ذخیره‌سازی نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. خوشبختانه، تمامی ارتباطات بین Power Platform و داینامیکس ۳۶۵ از طریق پروتکل‌های رمزنگاری شده مانند HTTPS انجام می‌شود که از شنود و دستکاری اطلاعات توسط اشخاص ثالث جلوگیری می‌کند. همچنین، مایکروسافت ابزارهای پیشرفته‌ای مانند Microsoft Purview Information Protection را برای طبقه‌بندی و برچسب‌گذاری داده‌های حساس در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. با استفاده از این ابزارها می‌توانید سیاست‌های پیشگیری از نشت داده (DLP) را در سطح محیط Power Platform خود اعمال کنید. برای مثال، می‌توانید یک خط‌مشی DLP ایجاد کنید که اتصال کانکتورهای داینامیکس ۳۶۵ را به کانکتورهای پرخطر مانند شبکه‌های اجتماعی عمومی ممنوع کند و بدین ترتیب از خروج داده‌های حیاتی سازمان به محیط‌های ناامن جلوگیری نمایید. این رویکرد چندلایه امنیتی، خیال مدیران فناوری اطلاعات را از بابت حفظ محرمانگی و یکپارچگی داده‌ها آسوده می‌کند.

۴.۲. بهینه‌سازی عملکرد و مدیریت محدودیت‌های سرویس

هنگام طراحی راهکارهای یکپارچه، یکی از نکات فنی که باید همواره مد نظر داشته باشید، محدودیت‌های سرویس (Service Limits) و تأثیر آن بر عملکرد برنامه‌ها و فرآیندها است. هر یک از اجزای Power Platform، از جمله Power Automate، Power Apps و Dataverse، دارای محدودیت‌هایی در تعداد فراخوانی‌های API در یک بازه زمانی مشخص، حجم داده‌های قابل انتقال و تعداد درخواست‌های همزمان هستند. به عنوان مثال، اگر یک جریان Power Automate را طوری طراحی کنید که در پاسخ به هر ثبت‌نام جدید در وبسایت، چندین عملیات سنگین مانند به‌روزرسانی چندین جدول و ارسال ایمیل با پیوست‌های حجیم را انجام دهد، ممکن است با خطای “محدودیت نرخ” (Rate Limit) مواجه شده و فرآیند با شکست روبرو شود. بنابراین، ضروری است که قبل از پیاده‌سازی، این محدودیت‌ها را به دقت مطالعه کرده و راهکار خود را متناسب با آن‌ها طراحی کنید.

برای بهینه‌سازی عملکرد و جلوگیری از بروز مشکلات ناشی از محدودیت‌ها، می‌توان از تکنیک‌های مختلفی بهره برد. یکی از این تکنیک‌ها، استفاده از عملیات دسته‌ای (Batch Operations) به جای انجام تکی و پشت‌سرهم عملیات است. برای مثال، به جای اینکه در یک حلقه، ۱۰۰ رکورد را یکی یکی در داینامیکس ایجاد کنید، بهتر است از یک عملیات دسته‌ای برای ایجاد همزمان آن‌ها استفاده کنید تا تعداد فراخوانی‌های API کاهش یابد. تکنیک دیگر، پیاده‌سازی صف‌های پردازش غیرهمزمان (Asynchronous Queues) برای عملیات سنگین است. در این روش، به جای اینکه کاربر منتظر پایان یافتن یک فرآیند طولانی بماند، درخواست او در یک صف قرار گرفته و توسط یک جریان پشتیبان در زمان مناسب پردازش می‌شود. همچنین، استفاده از کش (Caching) برای داده‌هایی که مکرراً فراخوانی می‌شوند اما به‌روزرسانی مکرر ندارند، می‌تواند به کاهش بار روی داینامیکس ۳۶۵ و افزایش سرعت پاسخ‌گویی برنامه‌های Power Apps کمک شایانی کند. با رعایت این نکات، می‌توانید راهکارهایی مقیاس‌پذیر و پایدار را تحویل دهید.

۴.۳. طراحی فرآیندهای خطاپذیر و مدیریت استثناها

در هر سیستم نرم‌افزاری، امکان بروز خطا و استثنا وجود دارد و یکپارچه‌سازی داینامیکس ۳۶۵ با Power Platform نیز از این قاعده مستثنی نیست. یک جریان Power Automate ممکن است به دلایل مختلفی مانند قطع موقت اینترنت، تغییر ساختار یک جدول در داینامیکس، یا ورود داده‌های نامعتبر از یک منبع خارجی با شکست مواجه شود. اگر این خطاها به درستی مدیریت نشوند، می‌توانند منجر به از دست رفتن داده‌ها، ناهماهنگی اطلاعات و نارضایتی کاربران گردند. بنابراین، طراحی فرآیندهایی که در برابر خطا مقاوم باشند و بتوانند خود را بازیابی کنند، از الزامات هر پروژه یکپارچه‌سازی موفق است. این مفهوم که به “طراحی خطاپذیر” معروف است، باید در هسته اصلی معماری راهکار شما قرار داشته باشد.

خوشبختانه، Power Automate ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت خطاها در اختیار سازندگان قرار می‌دهد. مهم‌ترین این ابزارها، قابلیت “اجرای هم‌زمان” (Parallel Branches) و “پیکربندی مجدد پس از شکست” (Configure Run After) است. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید برای هر مرحله از جریان، اقدامات جایگزینی تعریف کنید که فقط در صورت شکست آن مرحله اجرا شوند. برای مثال، اگر مرحله “ایجاد رکورد در داینامیکس” با خطا مواجه شد، می‌توانید یک شاخه موازی تعریف کنید که اطلاعات را در یک صف یا یک فایل اکسل موقت ذخیره کرده و یک ایمیل هشدار به مدیر سیستم ارسال کند. همچنین، استفاده از بلوک‌های “Scope” به شما امکان می‌دهد مجموعه‌ای از اقدامات را گروه‌بندی کرده و یک مکانیزم مدیریت خطای یکپارچه برای کل آن مجموعه تعریف کنید. علاوه بر این، ثبت وقایع (Logging) و پایش مستمر فرآیندها با استفاده از ابزارهایی مانند Application Insights به شما کمک می‌کند تا الگوهای خطا را شناسایی کرده و ریشه‌یابی کنید. با پیاده‌سازی این مکانیزم‌ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای حیاتی کسب‌وکار شما حتی در شرایط نامطلوب نیز به درستی اجرا شده و داده‌ها از مسیر صحیح خود منحرف نمی‌شوند.

۴.۴. مدیریت چرخه عمر برنامه‌ها و راهکارهای ALM

چرخه عمر توسعه نرم‌افزار (ALM) به مجموعه فرآیندهایی گفته می‌شود که برای مدیریت توسعه، تست، استقرار و نگهداری یک راهکار نرم‌افزاری به کار گرفته می‌شود. در پروژه‌های یکپارچه‌سازی داینامیکس ۳۶۵ با Power Platform، مدیریت صحیح این چرخه از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است، به ویژه زمانی که چندین تیم یا توسعه‌دهنده روی یک راهکار مشترک کار می‌کنند. بدون یک فرآیند ALM منسجم، خطر بروز مشکلاتی مانند تداخل تغییرات، از دست رفتن نسخه‌های قبلی، و استقرار راهکارهای ناقص یا پرخطا در محیط عملیاتی (Production) بسیار بالا خواهد بود. Power Platform ابزارها و قابلیت‌های متنوعی را برای مدیریت این چرخه فراهم کرده است که از جمله می‌توان به راهکارها (Solutions)، کنترل نسخه با استفاده از Azure DevOps یا GitHub، و استقرار خودکار با استفاده از پایپ‌لاین‌ها اشاره کرد.

مفهوم “راهکار” (Solution) در Power Platform، هسته اصلی مدیریت ALM محسوب می‌شود. یک راهکار در واقع محفظه‌ای است که تمامی اجزای یک پروژه شامل جداول Dataverse، جریان‌های Power Automate، برنامه‌های Power Apps، ربات‌های Power Virtual Agents و حتی متغیرهای محیطی و اتصالات مرجع را در خود جای می‌دهد. بهترین شیوه این است که تمامی توسعه‌ها در یک محیط توسعه (Development) آغاز شده و سپس راهکار حاوی این تغییرات به عنوان یک بسته (Package) به محیط تست (Test) منتقل شود. پس از انجام تست‌های لازم و تأیید کیفیت، همان بسته به محیط عملیاتی (Production) استقرار یابد. با استفاده از قابلیت “مدیریت چرخه عمر راهکارها” در Power Platform، می‌توانید این فرآیند انتقال را به صورت دستی یا خودکار انجام دهید. علاوه بر این، با اتصال محیط‌های Power Platform به مخازن کد مانند GitHub، می‌توانید از قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند کنترل نسخه، بررسی کد (Code Review) و استقرار خودکار بهره‌مند شوید. رعایت این اصول، تضمین می‌کند که تغییرات به صورت کنترل شده و با کمترین ریسک در محیط عملیاتی اعمال شوند.

۴.۵. آموزش و توانمندسازی تیم‌های داخلی برای استفاده حداکثری

پس از پیاده‌سازی موفق یکپارچه‌سازی فنی، مهم‌ترین گام برای کسب بازدهی مطلوب از این سرمایه‌گذاری، آموزش و توانمندسازی تیم‌های داخلی سازمان است. صرف‌نظر از اینکه راهکار طراحی شده چقدر قدرتمند و هوشمند باشد، اگر کاربران نهایی نحوه استفاده صحیح از آن را ندانند یا نسبت به آن مقاومت نشان دهند، دستیابی به اهداف مورد نظر دشوار خواهد بود. بنابراین، یک برنامه جامع آموزش و فرهنگ‌سازی باید در کنار پروژه فنی تعریف و اجرا شود. این آموزش‌ها باید متناسب با نقش‌های مختلف سازمانی طراحی شوند؛ برای مثال، کاربران عادی تنها نیاز به آشنایی با نحوه کار با اپلیکیشن‌های Power Apps یا تعامل با چت‌بات‌ها دارند، در حالی که تحلیلگران و توسعه‌دهندگان داخلی نیازمند دانش عمیق‌تری در زمینه طراحی جریان‌ها و ساخت برنامه‌ها هستند.

توانمندسازی تیم‌ها فراتر از یک دوره آموزشی مقطعی است و باید به یک فرآیند مستمر تبدیل شود. ایجاد یک مرکز تخصصی (Center of Excellence) برای Power Platform در سازمان می‌تواند گام مؤثری در این زمینه باشد. این مرکز می‌تواند متشکل از افرادی از واحدهای فناوری اطلاعات و کسب‌وکار باشد که وظیفه تدوین استانداردها، راهنمایی تیم‌های مختلف، اشتراک‌گذاری بهترین شیوه‌ها و پشتیبانی از توسعه‌دهندگان داخلی را بر عهده دارند. همچنین، برگزاری کارگاه‌های عملی، ایجاد مستندات کاربری ساده و روان، و معرفی “قهرمانان” (Champions) در هر واحد کسب‌وکار که بتوانند همکاران خود را راهنمایی کنند، از جمله اقداماتی است که به پذیرش و استفاده حداکثری از راهکارهای یکپارچه کمک می‌کند. وقتی کاربران درک کنند که این ابزارها چگونه می‌توانند کار روزمره آن‌ها را آسان‌تر، سریع‌تر و لذت‌بخش‌تر کنند، نه تنها از آن استقبال می‌کنند، بلکه خود به دنبال کشف راه‌های جدیدی برای استفاده از آن‌ها در بهبود فرآیندهای کاری‌شان خواهند بود.

همچنین بخوانید: هوش مصنوعی Copilot در Microsoft Dynamics 365

۵. آینده یکپارچگی: هوش مصنوعی و ظهور Copilot در داینامیکس ۳۶۵

۵.۱. تحول در تجربه کاربری با Microsoft Copilot

مایکروسافت با معرفی Microsoft Copilot، انقلابی بزرگ در نحوه تعامل کاربران با سیستم‌های خود از جمله داینامیکس ۳۶۵ و Power Platform ایجاد کرده است. Copilot در واقع یک دستیار هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی مولد است که در تمام لایه‌های این پلتفرم‌ها تنیده شده و تجربه کاربری را از “استفاده از یک سیستم” به “مکالمه با یک دستیار آگاه” تغییر می‌دهد. در داینامیکس ۳۶۵، Copilot می‌تواند به طور مستقیم در برنامه‌های فروش، خدمات مشتریان، بازاریابی و عملیات ظاهر شود و به کاربران در انجام وظایفشان یاری رساند. برای مثال، یک نماینده فروش می‌تواند از Copilot بخواهد “خلاصه‌ای از تعاملات اخیر با شرکت X را به من نشان بده” یا “ایمیلی برای پیگیری فرصت فروش Y با لحنی دوستانه بنویس” و Copilot بلافاصله این درخواست را با دسترسی به داده‌های مربوطه در داینامیکس اجرا می‌کند.

این یکپارچگی عمیق هوش مصنوعی، نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش می‌دهد، بلکه کیفیت خروجی‌ها را نیز بهبود می‌بخشد. Copilot می‌تواند با تحلیل داده‌های تاریخی و الگوهای رفتاری، پیشنهادهای هوشمندانه‌ای به کاربران ارائه دهد. به عنوان مثال، هنگام نوشتن یک ایمیل به مشتری، Copilot می‌تواند پیشنهاد دهد که با توجه به سابقه خرید مشتری، چه محصولاتی را به او معرفی کند. یا در بخش خدمات، هنگام ثبت یک درخواست پشتیبانی، می‌تواند راه‌حل‌های مشابه را از پایگاه دانش استخراج کرده و به کارشناس پیشنهاد دهد. این سطح از هوشمندی، داینامیکس ۳۶۵ را از یک سیستم ثبت رویداد به یک شریک فعال و هوشمند در کنار کاربران تبدیل می‌کند که به آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های بهتر و سریع‌تر کمک می‌کند.

۵.۲. ساخت خودکار برنامه‌ها و جریان‌ها با هوش مصنوعی مولد

یکی از هیجان‌انگیزترین قابلیت‌هایی که هوش مصنوعی مولد به Power Platform آورده است، توانایی ساخت خودکار برنامه‌ها، جریان‌ها و ربات‌ها با استفاده از زبان طبیعی است. دیگر نیازی نیست که برای طراحی یک فرم ساده یا یک فرآیند تأیید، زمان زیادی صرف کشیدن و رها کردن المان‌ها کنید. با قابلیت‌های جدید مبتنی بر Copilot در Power Apps و Power Automate، شما می‌توانید نیاز خود را به زبان ساده و روان به سیستم توضیح دهید و Copilot بر اساس آن توضیحات، یک برنامه یا جریان اولیه را برای شما طراحی کند. برای مثال، با تایپ جمله “یک اپلیکیشن برای ثبت هزینه‌های سفر کارمندان بساز که شامل فیلدهای تاریخ، مبلغ، نوع هزینه و آپلود تصویر رسید باشد”، Copilot می‌تواند یک برنامه کامل با فرم‌های مورد نظر و حتی یک جدول داده‌ای در Dataverse برای ذخیره اطلاعات ایجاد کند.

این قابلیت، فرآیند توسعه نرم‌افزار را به شدت دموکراتیزه کرده و سرعت آن را چندین برابر می‌کند. افرادی که دانش فنی کمی دارند یا اصلاً دانش فنی ندارند، یعنی همان “توسعه‌دهندگان شهروند” (Citizen Developers)، می‌توانند با استفاده از زبان طبیعی، راهکارهای دیجیتال مورد نیاز خود را خلق کنند. این امر باعث می‌شود تا ایده‌های نوآورانه سریع‌تر از گذشته به نمونه‌های اولیه قابل آزمایش تبدیل شوند و فشار کاری روی تیم‌های حرفه‌ای فناوری اطلاعات کاهش یابد. تیم‌های IT نیز می‌توانند با تمرکز بر پروژه‌های پیچیده‌تر و معماری کلان سیستم، از این نوآوری‌های توزیع شده پشتیبانی کرده و آن‌ها را به راهکارهای سازمانی پایدار تبدیل کنند. این هم‌آفرینی بین انسان و هوش مصنوعی، آینده توسعه نرم‌افزار در سازمان‌ها را شکل خواهد داد.

۵.۳. تحلیل پیش‌بینانه و هوشمندی داده‌ها با AI Builder

AI Builder یکی دیگر از قابلیت‌های قدرتمند Power Platform است که به کاربران اجازه می‌دهد بدون نیاز به دانش تخصصی علم داده، از قدرت مدل‌های هوش مصنوعی در برنامه‌ها و جریان‌های خود استفاده کنند. این ابزار مجموعه‌ای از مدل‌های از پیش ساخته شده مانند تشخیص اشیا در تصاویر، استخراج اطلاعات از اسناد، تحلیل احساسات متون و همچنین امکان ساخت مدل‌های سفارشی برای پیش‌بینی رویدادها را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با یکپارچه‌سازی داینامیکس ۳۶۵ و AI Builder، می‌توانید سطح جدیدی از هوشمندی را به فرآیندهای کسب‌وکار خود تزریق کنید. برای مثال، می‌توان یک مدل پیش‌بینی ساخت که بر اساس داده‌های تاریخی فروش، تعاملات با مشتری و ویژگی‌های یک فرصت فروش، احتمال موفقیت آن فرصت را پیش‌بینی کند.

این تحلیل‌های پیش‌بینانه، تصمیم‌گیری را در سازمان متحول می‌کنند. تیم فروش می‌تواند با آگاهی از اینکه کدام فرصت‌ها شانس موفقیت بالایی دارند، زمان و انرژی خود را بر روی آن‌ها متمرکز کند. در بخش بازاریابی، می‌توان پیش‌بینی کرد که کدام گروه از مشتریان به یک کمپین خاص واکنش مثبت نشان خواهند داد. در خدمات مشتریان، می‌توان با تحلیل احساسات متون تیکت‌های پشتیبانی، مشتریان ناراضی را زودتر شناسایی کرده و از ریزش آن‌ها جلوگیری کرد. ترکیب داده‌های غنی داینامیکس ۳۶۵ با قدرت تحلیل و پیش‌بینی AI Builder، سازمان را از حالت واکنشی خارج کرده و به نهادی پیش‌دستانه و آینده‌نگر تبدیل می‌کند که می‌تواند رویدادها را پیش‌بینی کرده و برای آن‌ها برنامه‌ریزی نماید.

۵.۴. چت‌بات‌های مکالمه‌ای نسل جدید با Copilot Studio

همانطور که پیشتر اشاره شد، Power Virtual Agents در مسیر تحول خود به Microsoft Copilot Studio تبدیل شده است. این پلتفرم نسل جدید، قابلیت‌های ساخت چت‌بات با رویکرد کم‌کد را با قدرت مدل‌های زبانی بزرگ و هوش مصنوعی مولد تلفیق کرده است. با Copilot Studio، دیگر محدود به طراحی سناریوهای مکالمه‌ای از پیش تعریف شده نیستید. شما می‌توانید یک دستیار مجازی بسازید که به طیف وسیعی از منابع داده در سازمان متصل است، از جمله داینامیکس ۳۶۵، شیرپوینت، وب‌سایت‌ها و فایل‌های داخلی. این دستیار با استفاده از هوش مصنوعی مولد، می‌تواند به سوالات پیچیده و پیش‌بینی‌نشده کاربران پاسخ دهد و اطلاعات را از منابع مختلف ترکیب کرده و پاسخی منسجم و دقیق ارائه دهد.

این تحول، مفهوم دستیارهای مجازی را از “پاسخ‌گوی سوالات متداول” به “همکار هوشمند و همه‌فن‌حریف” ارتقا می‌دهد. تصور کنید یک کارمند جدید سوالی درباره فرآیند درخواست مرخصی دارد. او می‌تواند از دستیار مجازی بپرسد “فرآیند درخواست مرخصی چگونه است و چه فرم‌هایی باید پر کنم؟” و دستیار نه تنها مراحل را توضیح می‌دهد، بلکه لینک مستقیم به فرم مربوطه را نیز ارائه می‌کند. یا یک مدیر فروش می‌پرسد “عملکرد تیم فروش در سه ماهه گذشته در مقایسه با هدف چگونه بوده است؟” و دستیار با اتصال به داینامیکس ۳۶۵، گزارشی تحلیلی را در قالب یک مکالمه طبیعی و حتی با نمایش نمودارهای ساده ارائه می‌دهد. این سطح از تعامل هوشمند، بهره‌وری کارکنان را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.

۵.۵. چشمانداز آینده: سازمانی خودکار و داده‌محور

با نگاهی به روند تحولات فناوری، می‌توان آینده یکپارچه‌سازی داینامیکس ۳۶۵ و Power Platform را در قالب “سازمانی خودکار و داده‌محور” تصور کرد. در این چشم‌انداز، هوش مصنوعی در همه جا حضور دارد و به صورت نامرئی در پشت صحنه، فرآیندها را بهینه می‌کند، داده‌ها را تحلیل می‌نماید و تجربه‌ای شخصی‌سازی شده برای هر کاربر فراهم می‌آورد. دیگر خبری از ورود دستی داده‌ها، جستجوی طاقت‌فرسا برای اطلاعات، یا انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده نخواهد بود. Copilot به عنوان یک لایه هوشمند، در تمام برنامه‌ها و سیستم‌ها حضور دارد و به کاربران در هر نقشی کمک می‌کند تا بهترین نسخه خود باشند.

در این سازمان آینده، مرز بین سیستم‌های مختلف کمرنگ‌تر و کمرنگ‌تر می‌شود. داده‌ها به نرمی بین داینامیکس ۳۶۵، برنامه‌های Power Apps، ربات‌های Copilot Studio و سایر سرویس‌های مایکروسافت ۳۶۵ جریان می‌یابند. تصمیم‌گیری‌ها نه بر اساس گزارش‌های ماهانه قدیمی، که بر پایه داشبوردهای لحظه‌ای و تحلیل‌های پیش‌بینانه‌ای اتخاذ می‌شوند که هوش مصنوعی در اختیار مدیران قرار می‌دهد. نوآوری نیز سرعت می‌گیرد، زیرا هر کارمندی با استفاده از ابزارهای کم‌کد و هوش مصنوعی مولد، می‌تواند ایده خود را به سرعت به یک راهکار عملی تبدیل کند. این یکپارچگی عمیق، سازمان‌ها را چابک، هوشمند و مقاوم در برابر تغییرات می‌سازد و آن‌ها را برای موفقیت در دنیای پررقابت امروز و فردا آماده می‌کند.

❓سوالات متداول

آیا برای یکپارچه‌سازی داینامیکس ۳۶۵ با Power Platform نیاز به دانش برنامه‌نویسی دارم؟

خیر، یکی از بزرگترین مزایای Power Platform رویکرد “کد کم” یا “بدون کد” آن است. ابزارهایی مانند Power Automate برای طراحی فرآیندهای خودکار، Power Apps برای ساخت برنامه‌های ساده و Power Virtual Agents برای ایجاد چت‌بات‌ها، همگی دارای محیط‌های گرافیکی کاربرپسندی هستند که به کاربران تجاری و تحلیلگران سیستم اجازه می‌دهد بدون نوشتن حتی یک خط کد، راهکارهای قدرتمندی خلق کنند. البته برای سناریوهای پیشرفته‌تر و پیچیده‌تر، امکان توسعه با کدنویسی نیز وجود دارد.

این یکپارچه‌سازی چه کمکی به بهبود فروش و خدمات مشتریان من می‌کند؟

این یکپارچه‌سازی تأثیر مستقیمی بر بهبود فروش و خدمات دارد. برای مثال، با Power Automate می‌توانید فرآیند ارسال ایمیل‌های پیگیری به مشتریان پس از خرید را خودکار کنید یا به محض ثبت یک سرنخ جدید در داینامیکس، آن را به تیم فروش در تیمز اطلاع دهید . با Power Apps می‌توانید یک برنامه سلف‌سرویس برای مشتریان بسازید تا وضعیت سفارش خود را پیگیری کنند. همچنین، چت‌بات‌های ساخته شده با Power Virtual Agents می‌توانند به سوالات متداول مشتریان در هر ساعت از شبانه‌روز پاسخ دهند و بار تیم پشتیبانی را کاهش دهند .

آیا داده‌های داینامیکس ۳۶۵ من پس از اتصال به Power Platform در امنیت کامل باقی می‌مانند؟

بله، امنیت داده‌ها یک اولویت اصلی در محصولات مایکروسافت است. یکپارچه‌سازی بین داینامیکس ۳۶۵ و Power Platform بر بستر Microsoft Dataverse انجام می‌شود که یک لایه امنیتی قدرتمند و یکپارچه را ارائه می‌دهد. سطح دسترسی کاربران به داده‌ها و عملکردها در برنامه‌های ساخته شده، دقیقاً بر اساس مجوزهایی که از قبل در داینامیکس ۳۶۵ دارند، تعیین می‌شود. بنابراین، امنیت اطلاعات در بالاترین سطح ممکن حفظ خواهد شد .

منظور از Power Virtual Agents چیست و چه تفاوتی با Copilot Studio دارد؟

Power Virtual Agents ابزاری برای ساخت چت‌بات‌های مجهز به هوش مصنوعی بدون نیاز به کدنویسی بود. اخیراً مایکروسافت قابلیت‌های این ابزار را توسعه داده و آن را در محصول جدید خود با نام Microsoft Copilot Studio ادغام کرده است. Copilot Studio علاوه بر امکانات قبلی، به شما اجازه می‌دهد دستیارهای هوشمند پیچیده‌تری با قابلیت اتصال به مدل‌های زبانی بزرگ (مانند GPT-4) بسازید که درک عمیق‌تری از مفاهیم و سوالات کاربران دارند و می‌توانند پاسخ‌های طبیعی‌تر و دقیق‌تری ارائه دهند .

آیا استفاده از Power Platform همراه با داینامیکس ۳۶۵ هزینه اضافی دارد؟

برخی از قابلیت‌های پایه Power Platform ممکن است بخشی از مجوز داینامیکس ۳۶۵ شما باشند، اما برای استفاده از بسیاری از امکانات پیشرفته‌تر، نیاز به تهیه مجوزهای جداگانه (مانند مجوزهای Premium برای Power Apps و Power Automate) خواهید داشت. مقدار مصرف منابعی مانند ظرفیت پایگاه داده Dataverse نیز می‌تواند بر هزینه‌ها تأثیر بگذارد . برای اطلاع دقیق از هزینه‌ها، بهتر است با مستندات مجوزدهی مایکروسافت یا یک شریک رسمی مایکروسافت مشورت کنید.

جمع بندی نهایی

یکپارچه‌سازی Microsoft Dynamics 365 با Power Platform، فرصتی استثنایی برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد تا از حداکثر پتانسیل سرمایه‌گذاری خود در محصولات مایکروسافت بهره‌مند شوند. همانطور که در این مقاله به تفصیل بیان شد، Power Automate با خودکارسازی فرآیندهای زمان‌بر و تکراری نظیر ارسال هشدارها، مدیریت تأییدیه‌ها و همگام‌سازی داده‌ها، تیم‌های سازمانی را از کارهای روزمره رها کرده و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بر روی وظایف تحلیلی و استراتژیک تمرکز کنند. این اتوماسیون نه تنها سرعت عملیات را به شدت افزایش می‌دهد، بلکه خطاهای انسانی را تا حد چشمگیری کاهش می‌دهد .

در کنار آن، Power Apps این امکان را به کسب‌وکارها می‌دهد تا بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی پیچیده، اپلیکیشن‌های کاربردی و کاملاً سفارشی‌سازی شده‌ای بسازند که مستقیماً با داده‌های داینامیکس ۳۶۵ تغذیه می‌شوند. این برنامه‌ها می‌توانند ابزارهای ساده و متمرکزی برای کارکنان خط مقدم باشند، مانند اپلیکیشن‌های ثبت سفارش در فروشگاه یا نرم‌افزارهای مدیریت موجودی در انبار، که دسترسی به اطلاعات حیاتی را در هر مکان و هر زمان ممکن می‌سازند . این انعطاف‌پذیری در طراحی، تضمین می‌کند که ابزارهای دیجیتال دقیقاً با فرآیندهای منحصر‌به‌فرد هر سازمان هماهنگ باشند.

نهایتاً، Power Virtual Agents (که اکنون بخشی از Microsoft Copilot Studio است) با ارائه چت‌بات‌های هوشمند و بدون نیاز به کدنویسی، تحولی اساسی در نحوه تعامل با مشتریان و کارمندان ایجاد می‌کند . این دستیارهای مجازی می‌توانند به طور شبانه‌روزی به سوالات متداول پاسخ دهند، وضعیت سفارشات را اطلاع‌رسانی کنند یا حتی فرآیندهای ساده‌ای مانند ثبت درخواست پشتیبانی را انجام دهند. نتیجه این یکپارچگی، کاهش فشار روی تیم‌های پشتیبانی، افزایش رضایت مشتریان و ارائه خدمات سریع‌تر و دقیق‌تر است. در مجموع، این سه ابزار در کنار هم، یک اکوسیستم دیجیتال منسجم و پویا خلق می‌کنند که در آن داده‌ها به نرمی جریان یافته، فرآیندها بهینه شده و تصمیم‌گیری‌ها بر مبنای اطلاعات دقیق و به‌روز صورت می‌گیرد.

برای آشنایی بیشتر با زیرساخت فنی و مراحل فعال‌سازی این یکپارچه‌سازی قدرتمند، می‌توانید به مستندات رسمی مایکروسافت در این زمینه مراجعه کنید. این منبع معتبر، جزئیات کاملی درباره نحوه اتصال محیط‌های داینامیکس ۳۶۵ به Power Platform و ملاحظات فنی آن ارائه می‌دهد. از شما دعوت می‌کنم با کلیک بر روی لینک زیر، دانش فنی خود را در این زمینه تکمیل کنید: [مستندات رسمی مایکروسافت برای فعال‌سازی یکپارچه‌سازی Power Platform] (https://learn.microsoft.com/zh-cn/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/power-platform/enable-power-platform-integration) .

آیسان بهرمند

بازدید: