17
اردیبهشتبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
الگو های پروژه در پراجکت سرور
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 3 اردیبهشت 1404
- ارسال دیدگاه: 1
مقدمه
در محیط‌های سازمانی با حجم زیاد پروژه‌های تکراری یا مشابه، استفاده از الگو های پروژه در پراجکت سرور می‌تواند به میزان قابل توجهی در زمان و منابع صرفه‌جویی کند. Project Server امکان ایجاد، ذخیره و استفاده مجدد از الگوها را فراهم می‌کند که حاوی ساختارهای از پیش تعریف شده، وظایف، منابع، زمان‌بندی‌ها و سایر عناصر پروژه هستند.
بخش اول: مفهوم الگوهای پروژه
1.1 تعریف الگوی پروژه
الگو های پروژه در پراجکت سرور یک فایل پروژه از پیش تعریف شده است که شامل:
- ساختار شکست کار (WBS) استاندارد
- وظایف تکراری
- روابط بین وظایف
- منابع عمومی
- زمان‌بندی‌های پایه
- اطلاعات هزینه‌ای
- فیلدهای سفارشی
- مقادیر پیش‌فرض
1.2 مزایای استفاده از الگوها
- کاهش زمان راه‌اندازی پروژه‌های جدید: تا ۷۰٪ کاهش زمان
- استاندارد‌سازی فرآیندها: اطمینان از سازگاری بین پروژه‌ها
- کاهش خطاها: حذف اشتباهات تکراری در تنظیمات اولیه
- تسهیل آموزش: کارکنان جدید سریع‌تر با فرآیندها آشنا می‌شوند
- بهبود گزارش‌دهی: داده‌های سازگار برای تحلیل بهتر
بخش دوم: انواع الگوها در Project Server
2.1 الگوهای پروژه پایه
- شامل حداقل عناصر ضروری برای یک نوع پروژه خاص
- مثال: الگوی پایه برای پروژه‌های نرم‌افزاری
2.2 الگوهای صنعت‌محور
- طراحی شده برای صنایع خاص (ساخت‌وساز، IT، تولید)
- شامل استانداردهای صنعتی و مقررات مربوطه
2.3 الگوهای فرآیند‌محور
- تمرکز بر فرآیندهای خاص مانند چابک، آبfall یا ترکیبی
2.4 الگوهای سازمانی سفارشی
- توسعه یافته برای نیازهای خاص سازمان
- اغلب شامل فیلدهای سفارشی و ماژول‌های منحصر به فرد
بخش سوم: ایجاد الگوهای پروژه
3.1 مراحل ساخت یک الگوی پروژه (گام به گام)
- تعیین ساختار وظایف (WBS)
استفاده از Outline Structure برای سلسله مراتب وظایف.
مثال:
- تعیین روابط وظایف (Task Dependencies)
استفاده از FS (Finish-to-Start), SS (Start-to-Start), etc.
مثال:
افزودن منابع عمومی
مثال: توسعه‌دهنده نرم‌افزار, مدیر پروژه, تست‌کننده.
- تعیین فیلدهای سفارشی
Enterprise Custom Fields در Project Server.
مثال:
ذخیره به عنوان الگو (File → Save As → Project Template)
3.2 تنظیمات پیشرفته در الگوها
فیلدهای سفارشی (Enterprise Custom Fields)
انواع فیلدها:
- متن (
Text) - عدد (
Number) - لیست (
Dropdown) - تاریخ (
Date) مثال:
ماکروها و خودکارسازی
نمونه ماکرو برای ایجاد تسک‌های تکراری:
خطوط پایه (Baselines)
چرا خط پایه مهم است؟
- مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه اولیه.
نحوه ذخیره خط پایه:
3.3 مدیریت الگوها در Project Server
- ذخیره‌سازی مرکزی در کتابخانه الگوها
- کنترل نسخه و تاریخچه تغییرات
- مدیریت دسترسی و مجوزها
بخش چهارم: استفاده از الگوها در عمل
4.1 ایجاد پروژه جدید از الگو
- انتخاب الگو از کتابخانه
- تطبیق با نیازهای پروژه خاص
- اضافه کردن وظایف و منابع خاص
- به‌روزرسانی زمان‌بندی و بودجه
4.2 به‌روزرسانی الگوهای موجود
- فرآیند بازبینی دوره‌ای
- جمع‌آوری بازخورد از کاربران
- تست تغییرات قبل از اجرا
4.3 مدیریت نسخه‌های الگو
- سیستم نام‌گذاری استاندارد
- مستندسازی تغییرات
- نگهداری نسخه‌های قبلی برای سازگاری
بخش پنجم: بهترین روش‌های استفاده از الگوها
5.1 طراحی الگوهای پروژه
الف) سادگی و انعطاف‌پذیری
الگوها باید ساده و قابل تطبیق باشند تا برای پروژه‌های مختلف قابل استفاده شوند.
از اضافه کردن جزئیات غیرضروری خودداری کنید تا کاربران بتوانند به راحتی الگو را برای نیازهای خاص خود سفارشی کنند 7.
ساختار ماژولار (Modular) داشته باشند تا اجزای مختلف (مانند وظایف، منابع، فیلدهای سفارشی) به راحتی قابل اضافه یا حذف باشند.
ب) مستندسازی الگوها
هر الگو باید شامل راهنمای کاربری باشد که توضیح دهد:
هدف الگو
نحوه استفاده از آن
فیلدهای سفارشی و مقادیر پیش‌فرض
محدودیت‌ها و نکات مهم 9.
مستندسازی به کاهش خطاهای کاربران و تسریع فرآیند یادگیری کمک می‌کند.
ج) استفاده از فیلدهای سفارشی (Enterprise Custom Fields)
فیلدهای سفارشی مانند اولویت، ریسک، هزینه، واحد سازمانی و … باید در الگوها تعریف شوند تا گزارش‌دهی یکپارچه باشد.
از مقادیر پیش‌فرض (Defaults) برای فیلدهای پرتکرار استفاده کنید تا زمان راه‌اندازی پروژه کاهش یابد 9.
5.2 مدیریت الگوها در Project Server
الف) کنترل نسخه (Version Control)
هر بار که الگو به‌روزرسانی می‌شود، یک نسخه جدید با تاریخ و توضیحات تغییرات ذخیره شود.
نام‌گذاری استاندارد، مثلاً:
Template_Software_v2.1.mptTemplate_Construction_2025.mpt14.
ب) مدیریت دسترسی (Permissions)
تعیین سطح دسترسی برای کاربران:
مدیران پروژه: اجازه ایجاد و ویرایش الگوها
تیم اجرایی: فقط اجازه استفاده از الگوها
مدیران سیستم: کنترل کامل بر کتابخانه الگوها 14.
ج) ذخیره‌سازی مرکزی
الگوها باید در یک کتابخانه متمرکز در Project Server ذخیره شوند تا همه کاربران به آخرین نسخه دسترسی داشته باشند.
از محیط Sandbox برای تست تغییرات قبل از اعمال در الگوهای اصلی استفاده شود 9.
5.3 استفاده عملی از الگوها
الف) ایجاد پروژه جدید از الگو
انتخاب الگوی مناسب از کتابخانه.
تطبیق الگو با نیازهای پروژه (اضافه/حذف وظایف، منابع، زمان‌بندی).
بررسی خطوط پایه (Baselines) برای اطمینان از هماهنگی با برنامه اولیه 9.
ب) به‌روزرسانی دوره‌ای الگوها
هر ۶ تا ۱۲ ماه الگوها را بازبینی کنید تا با تغییرات فرآیندهای سازمانی هماهنگ شوند.
از بازخورد کاربران برای بهبود الگوها استفاده کنید 7.
5.4 یکپارچه‌سازی با سایر ابزارها
الگوها را با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (مانند Microsoft Teams, SharePoint) یکپارچه کنید تا تیم‌ها به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
از ماکروها و اسکریپت‌های خودکار برای تسریع فرآیندها استفاده شود، مثلاً:
ایجاد خودکار وظایف تکراری
ارسال هشدار برای مهلت‌های بحرانی 9.
5.5 آموزش و پشتیبانی کاربران
جلسات آموزشی منظم برای کاربران جدید برگزار شود.
راهنماهای سریع (Quick Guides) و ویدیوهای آموزشی تهیه شود.
پشتیبانی فنی اختصاصی برای رفع مشکلات کاربران در نظر گرفته شود 7.
بخش ششم: مدیریت الگوها در Project Server
6.1 کنترل نسخه (Version Control)
استراتژی نام‌گذاری:
Template_Software_v2.1.mptذخیره نسخه‌های قدیمی برای امکان Rollback.
6.2 مدیریت دسترسی (Permissions)
سطح دسترسی پیشنهادی:
نقش دسترسی مدیر پروژه ویرایش، ایجاد، حذف تیم اجرایی فقط مشاهده و استفاده مدیر سیستم کنترل کامل
نتیجه‌گیری
الگو های پروژه در پراجکت سرور ابزار قدرتمندی برای بهبود کارایی و اثربخشی مدیریت پروژه سازمانی هستند. با طراحی و پیاده‌سازی مناسب، سازمان‌ها می‌توانند به مزایای قابل توجهی در استاندارد‌سازی، صرفه‌جویی در زمان و بهبود کیفیت دست یابند. موفقیت در استفاده از الگوها نیازمند تعهد مداوم به به‌روزرسانی، آموزش و بهبود مستمر است.
دیدگاه
Soheil Jalili,
30 اردیبهشت 1404هر بار که پروژه‌ای با الگوی از پیش‌طراحی‌شده شروع کردم، بهره‌وری تیم به‌طرز چشمگیری بالا رفت. پراجکت سرور، واقعاً نظم میاره