معرفی پراجکت سرور

مایکروسافت پراجکت سرور (Microsoft Project Server) یک راهکار مدیریت پروژه تحت سرور است که از سال 2000 توسط شرکت مایکروسافت ساخته شده است. این نرم‌افزار برای مدیریت تمامی پروژه‌ها و منابع سازمان کاربرد دارد. راهکار بسیار انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیری می‌باشد که از مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) به عنوان پایه و اساس استفاده می‌کند. این راهکار همه جا قابل دسترس است و شامل ابزارهای آشنایی است که کارایی و سرعت کار را بالا می‌برد. پشتیبانی آن از طریق دو نوع رابط کاربری می‌باشد: نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت (MSP) و مرورگر وب که به مولف Project Web App (PWA) متصل است.

پراجکت سرور از ارتباطات الکترونیکی تحت وب از طریق PWA پشتیبانی می‌کند. علاوه بر این، اطلاعات پروژه را در یک پایگاه داده مرکزی SQL Server ذخیره می‌کند و از دسترسی‌های غیرمجاز محافظت می‌کند. یک مدیر پروژه می‌تواند امنیت تعریف کاربران و دسترسی‌ها را کنترل کند و وظایف اعضای تیم را در این سامانه تعریف کند که هر شخص می‌تواند وظایف تعیین شده را در کارتابل شخصی اش مشاهده نماید. همچنین امکان پرداخت حقوق پرسنل از طریق اطلاعات این سامانه وجود دارد. پراجکت سرور یک ماژول برنامه‌ریزی منابع نیز می‌باشد که برنامه‌ریزی در سطح کلان منابع، برای پروژه‌ها را تسهیل می‌کند. همچنین حجم کار منابع را می‌توان تجزیه و تحلیل کرد، این امر به سازمان‌ها امکان پیش‌بینی نیازهای منابع آتی و استفاده بهینه‌تر از منابع موجود، را می‌دهد.

پراجکت سرور تقویم‌ها، نمایش‌ها، جداول، فیلتر و زمینه‌های سفارشی را در یک منطقه تجارت جهانی (Enterprise Global area) ذخیره می‌کند. جایی که کاربران با هر بار Restart کردن مایکروسافت پراجکت به آخرین ورژن آن دسترسی پیدا می‌کنند.

تاریخچه پراجکت سرور

کمپانی مایکروسافت از سال 2000 تا کنون هشت نسخه از محصول خود را روانه بازار کرده است. آخرین ورژن آن تا به حال مربوط به سال 2016 می‌باشد که تحت عنوان پراجکت سرور 2016 یا پراجکت آنلاین (Project Online) معرفی شد.

2000 – Project Central
2002 – Project Server 2002
2003 – Office Project Server 2003
2007 – Office Project Server 2007
2010 – Project Server 2010
2013 – Project Server 2013
2013 – Project Online (cloud Version)
2016 – Project Server 2016 / Project Online

راهکار EPM

راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM)، پلتفرم انعطاف‌پذیری است که توسط سازمان‌ها برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پورتفولیو (PPM) مورد استفاده قرار می‌گیرد. در طول یک صد سال گذشته، روند شکل‌گیری مدیریت پروژه به منظور برطرف کردن نیازهای سازمانی صنایع مختلف و بهره‌گیری از مزایای تکنولوژی‌های جدید تکامل پیدا کرده است. امروزه، مدیریت پروژه و پورتفولیو به سازمان‌ها در به دست آوردن دید شفاف و کنترلی نسبت به پورتفولیوهای متنوع، همسو سازی آن‌ها با اهداف استراتژیک، و ایجاد همکاری تیمی به منظور اتمام پروژه‌ها در زمان مقرر و بودجه مصوب کمک خواهد کرد.

در شرایط اقتصادی امروز، سازمان‌ها با بودجه‌های در حال کاهش مواجه هستند؛ آن‌ها باید در مورد اینکه چه موقع دارایی خود را هزینه کرده و چطور از منابع شان استفاده کنند، تصمیم‌گیری صحیحی انجام دهند. سازمان‌ها به دنبال ابزارهای مدیریت پورتفولیو هستند تا بتوانند به کمک آن‌ها هزینه‌های خود را کاهش دهند، با بهره‌وری بالاتری به پیش بروند، و نهایتاً کسب و کارشان را گسترش دهند.

قابلیت‌های EPM در پراجکت سرور

مدیریت تقاضا:

تمامی درخواست‌ها را به‌طور مستقیم در یک مخزن ضبط کرده و آن‌ها را بر اساس گردش کاری اداری مدیریت می‌کند.

مراحل مدیریت تقاضا

شناسایی تقاضاها:

ابتدا تقاضاهای موجود را شناسایی کنید و آن‌ها را در یک لیست ثبت کنید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور برای شناسایی و ثبت تقاضاها استفاده کنید.

ارزیابی تقاضاها:

تقاضاها را بر اساس اولویت و اهمیت آن‌ها ارزیابی کنید.

از ماتریس اولویت‌بندی برای ارزیابی و اولویت‌بندی تقاضاها استفاده کنید.

برنامه‌ریزی پاسخ به تقاضاها:

برای هر تقاضا، یک برنامه پاسخ مناسب تهیه کنید.

برنامه‌های پاسخ باید شامل جزئیات مربوط به اقدامات، مسئولیت‌ها، زمانبندی و منابع مورد نیاز باشند.

اجرای برنامه‌های پاسخ به تقاضاها:

برنامه‌های پاسخ را به‌طور دقیق اجرا کنید و اقدامات لازم را انجام دهید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور برای پیگیری و نظارت بر اجرای برنامه‌های پاسخ استفاده کنید.

نظارت و کنترل تقاضاها:

تقاضاها را به‌طور منظم نظارت کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهید.

از گزارش‌ها و داشبوردهای پراجکت سرور برای نظارت بر تقاضاها استفاده کنید.

نکات کلیدی

مشارکت تیمی: اطمینان حاصل کنید که تمامی اعضای تیم در فرآیند مدیریت تقاضاها مشارکت دارند.

مستندسازی: تمامی تقاضاهای شناسایی شده و اقدامات پاسخ را مستندسازی کنید و اطلاعات مربوط به آن‌ها را به‌روزرسانی کنید.

نظارت مستمر: تقاضاها را به‌طور منظم نظارت کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهید

انتخاب پورتفولیو و تحلیل آن:

اولویت‌گذاری، بهینه‌سازی و انتخاب پورتفولیوهایی که بیشترین همسویی را با اهداف استراتژیک سازمان دارند.

مدیریت منابع: منابع را به‌طور مستمر در تمام طول پروژه مدیریت می‌کند.

مراحل انتخاب پورتفولیو

شناسایی پروژه‌ها و برنامه‌ها:

ابتدا پروژه‌ها و برنامه‌های موجود را شناسایی کنید و آن‌ها را در یک لیست ثبت کنید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور برای شناسایی و ثبت پروژه‌ها استفاده کنید.

ارزیابی پروژه‌ها و برنامه‌ها:

پروژه‌ها و برنامه‌ها را بر اساس معیارهای مختلف مانند هزینه، زمانبندی، منابع و ریسک ارزیابی کنید.

از ماتریس ارزیابی برای ارزیابی و اولویت‌بندی پروژه‌ها استفاده کنید.

انتخاب پروژه‌ها برای پورتفولیو:

بر اساس ارزیابی‌های انجام شده، پروژه‌های مناسب را برای پورتفولیو انتخاب کنید.

اطمینان حاصل کنید که پروژه‌های انتخاب شده با اهداف و استراتژی‌های سازمان همخوانی دارند.

مراحل تحلیل پورتفولیو

تحلیل عملکرد پورتفولیو:

عملکرد پورتفولیو را بر اساس معیارهای مختلف مانند هزینه، زمانبندی، منابع و ریسک تحلیل کنید.

از گزارش‌ها و داشبوردهای پراجکت سرور برای تحلیل عملکرد پورتفولیو استفاده کنید.

شناسایی نقاط قوت و ضعف:

نقاط قوت و ضعف پورتفولیو را شناسایی کنید و آن‌ها را در یک لیست ثبت کنید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور برای شناسایی و ثبت نقاط قوت و ضعف استفاده کنید.

برنامه‌ریزی اقدامات اصلاحی:

برای بهبود عملکرد پورتفولیو، برنامه‌های اقدامات اصلاحی تهیه کنید.

برنامه‌های اصلاحی باید شامل جزئیات مربوط به اقدامات، مسئولیت‌ها، زمانبندی و منابع مورد نیاز باشند.

اجرای اقدامات اصلاحی:

برنامه‌های اصلاحی را به‌طور دقیق اجرا کنید و اقدامات لازم را انجام دهید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور برای پیگیری و نظارت بر اجرای اقدامات اصلاحی استفاده کنید.

مدیریت زمانبندی:

زمانبندی پروژه‌ها از ساده تا پیچیده را به‌آسانی ایجاد می‌کند.

مراحل مدیریت زمانبندی

تعریف وظایف و فعالیت‌ها:

ابتدا وظایف و فعالیت‌های پروژه را تعریف کنید.

برای این کار، به تب “Tasks” بروید و وظایف جدید را اضافه کنید. می‌توانید زمانبندی، منابع و وابستگی‌های هر وظیفه را نیز مشخص کنید.

تخصیص منابع:

منابع مورد نیاز برای هر وظیفه را تخصیص دهید.

برای این کار، به تب “Resource” بروید و منابع مورد نظر را به وظایف اختصاص دهید.

تنظیم وابستگی‌ها:

وابستگی‌های بین وظایف و فعالیت‌ها را تنظیم کنید تا زمانبندی دقیق‌تری داشته باشید.

برای این کار، وظیفه یا فعالیت مورد نظر را انتخاب کنید و وابستگی‌های آن را مشخص کنید.

ایجاد نمودار گانت (Gantt Chart):

از نمودار گانت برای نمایش زمانبندی پروژه استفاده کنید.

نمودار گانت به شما کمک می‌کند تا زمانبندی وظایف و فعالیت‌ها را به‌طور بصری مشاهده کنید و تغییرات لازم را اعمال کنید.

پیگیری پیشرفت پروژه:

پیشرفت پروژه را به‌طور منظم پیگیری کنید و وضعیت وظایف را به‌روزرسانی کنید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور مانند گزارش‌ها و داشبوردها برای پیگیری پیشرفت استفاده کنید.

مدیریت تغییرات در زمانبندی:

تغییرات در زمانبندی پروژه را مدیریت کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهید.

مدیریت مالی:

شاخص مالی پورتفولیو و پروژه را اندازه‌گیری و کنترل می‌کند

مراحل مدیریت مالی

تعریف بودجه پروژه:

ابتدا بودجه کلی پروژه را تعریف کنید.

برای این کار، به تب “Project” بروید و بودجه مورد نظر را وارد کنید.

تخصیص هزینه‌ها به وظایف و فعالیت‌ها:

هزینه‌های مربوط به هر وظیفه و فعالیت را تخصیص دهید.

برای این کار، به تب “Tasks” بروید و هزینه‌های مربوط به هر وظیفه را وارد کنید.

پیگیری هزینه‌ها:

هزینه‌های پروژه را به‌طور منظم پیگیری کنید و وضعیت هزینه‌ها را به‌روزرسانی کنید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور مانند گزارش‌ها و داشبوردها برای پیگیری هزینه‌ها استفاده کنید.

مدیریت تغییرات در بودجه:

تغییرات در بودجه پروژه را مدیریت کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهید.

از ابزارهای مختلف پراجکت سرور برای مدیریت تغییرات در بودجه استفاده کنید.

گزارش‌دهی مالی:

گزارش‌های مالی منظم از وضعیت هزینه‌ها و بودجه پروژه تهیه کنید.

از گزارش‌ها و داشبوردهای پراجکت سرور برای مشاهده و تحلیل وضعیت مالی پروژه استفاده کنید.

مدیریت زمان و وظیفه:

جمع‌آوری اطلاعات، بروزرسانی زمان و وظایف اعضای تیم پروژه را آسان می‌کند

مراحل مدیریت زمان و وظیفه