07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
گردش کار سفارشی در پراجکت سرور
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 25 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
گردش کار سفارشی در پراجکت سرور
با گردش کار سفارشی در پراجکت سرور، فرآیندهای مدیریت پروژه خود را هوشمند و خودکار کنید
در این مقاله جامع، به بررسی کامل مفهوم گردش کار سفارشی در پراجکت سرور میپردازیم. از تعریف اولیه و مزایای آن گرفته تا مراحل گامبهگام ایجاد، شخصیسازی اعلانها و مدیریت رویدادها را پوشش خواهیم داد. همچنین با مثالهای عملی، چگونگی تعریف گزینههای تأیید و بهبود فرآیندهای تصمیمگیری در سازمان را آموزش خواهیم داد.
فهرست مطالب
1. آشنایی با گردش کار سفارشی و اهمیت آن در پراجکت سرور
1.1 تعریف گردش کار سفارشی در پراجکت سرور
در دنیای پیچیده مدیریت پروژههای سازمانی، داشتن یک فرآیند مشخص و یکپارچه برای خلق، ارزیابی و اجرای پروژهها، یک ضرورت انکارناپذیر است. پراجکت سرور به عنوان یک راهکار قدرتمند در این حوزه، ابزاری به نام «گردش کار» را در اختیار سازمانها قرار میدهد. گردش کار در حقیقت، یک اتوماسیون از پیش تعریفشده از فرآیندهای کسبوکار است که نحوه حرکت یک ایده پروژه را از لحظه ثبت تا تکمیل نهایی آن مشخص میکند. اما قدرت واقعی زمانی آشکار میشود که این گردش کارها به صورت «سفارشی» طراحی شوند. گردش کار سفارشی به سازمان این امکان را میدهد که به جای استفاده از فرآیندهای عمومی و از پیش تنظیم شده، منطق و رویههای منحصربهفرد خود را به طور دقیق در نرمافزار پیادهسازی کند. این تطابق کامل با ساختار سازمانی و قوانین داخلی، باعث میشود تا مدیریت تقاضا و تصمیمگیری در مورد پروژهها با دقت و کارایی بسیار بیشتری انجام شود.
اهمیت این موضوع زمانی بیشتر درک میشود که بدانیم گردش کار در پراجکت سرور تنها یک مسیر خطی ساده نیست، بلکه یک سیستم هوشمند است که میتواند بر اساس مقادیر فیلدهای مختلف، شاخهبندی شود، وظایف تأیید را به افراد مشخصی ارجاع دهد و در هر مرحله، صفحات خاصی از اطلاعات پروژه (به نام صفحات جزئیات پروژه) را برای تکمیل یا ویرایش در اختیار کاربران قرار دهد. بنابراین، با استفاده از گردش کار سفارشی، سازمان میتواند اطمینان حاصل کند که هیچ پروژهای بدون طی کردن مراحل لازم و دریافت تأییدیههای مورد نیاز، به مرحله اجرا وارد نمیشود. این امر نه تنها از انحراف منابع و سرمایهها جلوگیری میکند، بلکه شفافیت و انضباط را در تمام سطوح مدیریت پروژه نهادینه میسازد.
1.2 مزایای استفاده از گردش کار سفارشی نسبت به حالت پیشفرض
استفاده از گردش کارهای پیشفرض پراجکت سرور ممکن است برای سازمانهای کوچک با فرآیندهای بسیار ساده پاسخگو باشد، اما به محض اینکه سازمان رشد کرده و پیچیدگیهای خاص خود را پیدا میکند، نیاز به شخصیسازی به شدت احساس میشود. نخستین و مهمترین مزیت گردش کار سفارشی، تطابق صددرصدی با فرآیندهای واقعی سازمان است. در این حالت، دیگر کاربران مجبور نیستند خود را با یک فرآیند تحمیلی نرمافزار وفق دهند، بلکه نرمافزار دقیقاً مطابق خواستهها و رویههای آنها عمل میکند. این تطابق، باعث افزایش پذیرش سیستم از سوی کاربران و کاهش خطاهای انسانی ناشی از بیاطلاعی از رویهها میشود. به عنوان مثال، میتوان تعریف کرد که اگر هزینه پیشنهادی یک پروژه از مرز مشخصی بالاتر رفت، گردش کار به جای مسیر عادی، به یک کمیته ویژه برای بررسی ارجاع داده شود .
دومین مزیت ارزشمند، افزایش بهرهوری و کاهش زمان چرخه فرآیندهاست. با خودکارسازی ارسال اعلانها، تعیین خودکار مسئولان تأیید و هدایت هوشمند پروژه بین مراحل مختلف، زمان مرده و توقفهای غیرضروری در فرآیند به حداقل میرسد. برای نمونه، میتوان اعلانهای ایمیل را به گونهای شخصیسازی کرد که شامل اطلاعات کلیدی پروژه مانند نام پیشنهاددهنده، بودجه درخواستی و تاریخ پیشنهادی شروع پروژه باشد . این کار به تأییدکننده اجازه میدهد بدون نیاز به باز کردن چندین صفحه و جستجوی اطلاعات، در یک نگاه تصمیم مقدماتی را اتخاذ کند. همچنین، انعطافپذیری در تعریف گزینههای تأیید فراتر از دو گزینه ساده «تأیید» و «رد»، مانند گزینه «بازبینی و ارسال مجدد»، به مشارکتکنندگان در فرآیند این امکان را میدهد تا بازخورد دقیقتری ارائه دهند و از بنبستهای اطلاعاتی جلوگیری کنند . این سطح از کنترل و شخصیسازی، گردش کار سفارشی را به یک مزیت رقابتی حیاتی برای سازمانهای پروژهمحور تبدیل میکند.
همچنین بخوانید: مدیریت هزینه پیشرفته در پراجکت سرور
2. اجزا و مفاهیم اصلی در طراحی گردش کار پراجکت سرور
2.1 فازها و مراحل گردش کار (Phases and Stages)
برای طراحی یک گردش کار مؤثر و قابل درک، ابتدا باید با دو مفهوم بنیادی آن آشنا شد: فازها و مراحل. فازها، بالاترین سطح انتزاع در فرآیند مدیریت تقاضا را تشکیل میدهند و نمایانگر وضعیت کلی یک ایده پروژه در چرخه عمر خود هستند. پراجکت سرور به طور پیشفرض دارای فازهایی مانند «ایجاد» (Create)، «انتخاب» (Select)، «برنامهریزی» (Plan) و «مدیریت» (Manage) است . این فازها، ایستگاههای اصلی مسیر پروژه را مشخص میکنند و دید کلانی از پیشرفت کار به مدیران ارشد میدهند. به عنوان مثال، تا زمانی که یک ایده پروژه در فاز «انتخاب» قرار دارد، به این معناست که هنوز در حال ارزیابی و مقایسه با سایر ایدهها برای ورود به پورتفوی سازمانی است.
در مقابل، مراحل (Stages) جزئیات بیشتری را در درون هر فاز نشان میدهند. هر فاز میتواند شامل یک یا چند مرحله باشد که هر کدام نمایانگر یک گام مشخص و عملی در مسیر پروژه هستند. برای مثال، در فاز «ایجاد» میتوان دو مرحله تعریف کرد: مرحله «ثبت ایده اولیه» و مرحله «تکمیل اطلاعات پروژه». هر مرحله با یک صفحه جزئیات پروژه (PDP) مرتبط است که کاربران باید در آن مرحله، اطلاعات خاصی را وارد یا ویرایش کنند. همچنین میتوان برای هر مرحله تعیین کرد که آیا کاربر باید به آن صفحه توجه ویژهای داشته باشد یا خیر . این ساختار سلسلهمراتبی (فازها شامل مراحل) به طراحان اجازه میدهد تا گردش کارهایی با هر درجه از پیچیدگی را به شیوهای منظم و ماژولار طراحی کنند، به طوری که هم برای کاربران نهایی ساده و قابل پیگیری باشد و هم نیازهای مدیریتی را به طور کامل پوشش دهد.
2.2 صفحات جزئیات پروژه (PDP) و فیلدهای سفارشی تحت کنترل گردش کار
صفحات جزئیات پروژه (PDP) و فیلدهای سفارشی، عناصر عملیاتی و دادگانی هستند که گردش کار را پویا و هدفمند میسازند. صفحات جزئیات پروژه در حقیقت فرمهای وبمانندی در محیط پروژه وب اپ هستند که برای نمایش و دریافت اطلاعات پروژه در مراحل مختلف گردش کار به کار میروند. هر مرحله از گردش کار میتواند به یک یا چند صفحه جزئیات پروژه خاص متصل باشد. این صفحات را میتوان با استفاده از ابزارهای ویرایش صفحه در شیرپوینت، شخصیسازی کرد. به عنوان مثال، میتوان یک فیلد جدید به نام «مزایای مورد انتظار پروژه» را به صفحه جزئیات پروژه اضافه کرد تا کاربر در مرحله «تکمیل اطلاعات پروژه» آن را پر کند . این انعطافپذیری بالا به سازمانها اجازه میدهد تا دقیقاً همان دادههایی را که برای تصمیمگیری نیاز دارند، در نقاط مناسب فرآیند جمعآوری کنند.
اما قلب تپنده این سیستم، فیلدهای سفارشی سازمانی هستند که تحت کنترل گردش کار قرار میگیرند. این فیلدها که میتوانند از انواع مختلف مانند عدد، هزینه، تاریخ یا متن باشند، این قابلیت را دارند که توسط گردش کار خوانده، مقایسه و甚至 بهروزرسانی شوند. برای این که یک فیلد سفارشی در یک مرحله از گردش کار قابل استفاده باشد، باید ویژگی «رفتار تحت کنترل گردش کار» (Behavior controlled by workflow) برای آن فعال شده باشد . قدرت اصلی این فیلدها در اینجاست که گردش کار میتواند بر اساس مقادیر آنها تصمیمگیری کند. برای مثال، در یک گردش کار انشعابی، میتوان شرطی گذاشت که اگر مقدار فیلد «هزینه پیشنهادی» بیشتر از یک حد مشخص بود، پروژه به مرحله «رد خودکار» هدایت شود و در غیر این صورت، به مرحله «تأیید و اجرا» برود . این تعامل هوشمندانه بین صفحات جزئیات پروژه، فیلدهای سفارشی و منطق گردش کار است که پراجکت سرور را به یک پلتفرم قدرتمند برای اجرای فرآیندهای پیچیده مدیریت پروژه تبدیل میکند.
3. مراحل ایجاد و پیکربندی گردش کار سفارشی
3.1 آمادهسازی محیط و ایجاد نهادهای اولیه در پروژه وب اپ
پیش از آن که حتی یک گام در نرمافزار طراحی گردش کار بردارید، باید زیرساختهای لازم را در محیط پروژه وب اپ (Project Web App) آماده کنید. این مرحله، پایه و اساس یک گردش کار موفق است و شامل ایجاد و پیکربندی عناصری میشود که گردش کار با آنها سروکار خواهد داشت. نخستین گام، بررسی و در صورت نیاز ایجاد فازهای گردش کار است. اگرچه فازهای پیشفرض ممکن است برای بسیاری از سازمانها کافی باشند، اما گاهی نیاز به فازهای سفارشی مانند «تحلیل تکمیلی» یا «بررسی راهبردی» احساس میشود. پس از آن، نوبت به تعریف فیلدهای سفارشی سازمانی میرسد که قرار است در گردش کار استفاده شوند. به عنوان مثال، برای یک گردش کار ساده تأیید پروژه، ممکن است به یک فیلد از نوع «هزینه» به نام «هزینه تخمینی پروژه» نیاز داشته باشید که حتماً باید ویژگی «تحت کنترل گردش کار» برای آن فعال شود .
در ادامه، باید صفحات جزئیات پروژه (PDP) را که در هر مرحله از گردش کار به کاربران نمایش داده میشوند، بررسی و ویرایش کنید. صفحات پیشفرض مانند «اطلاعات پروژه» (ProjectInformation) را میتوان با افزودن فیلدهای سفارشی جدید، شخصیسازی کرد. برای این کار، وارد تنظیمات سرور شده و به بخش «صفحات جزئیات پروژه» بروید. صفحه مورد نظر خود را برای ویرایش باز کنید و با استفاده از ابزارهای ویرایش وبپارت، فیلدهای سفارشی ساخته شده را به بخشهای مورد نظر اضافه کنید . آخرین گام در این مرحله، ایجاد خود مراحل گردش کار (Stages) است. در بخش «مراحل گردش کار» در تنظیمات سرور، میتوانید هر مرحله را با یک نام مشخص تعریف کنید، آن را به یک فاز خاص متصل کنید و صفحات جزئیات پروژه مرتبط با آن مرحله را تعیین نمایید. همچنین میتوانید مشخص کنید که در هر مرحله کدام فیلدهای سفارشی به صورت فقطخواندنی یا اجباری در دسترس باشند . با انجام این آمادهسازیها، بستر لازم برای طراحی منطق اصلی گردش کار در شیرپوینت دیزاینر فراهم میشود.
3.2 طراحی منطق گردش کار با استفاده از شیرپوینت دیزاینر
پس از آمادهسازی نهادهای مورد نیاز در پروژه وب اپ، حال نوبت به خلق روح گردش کار میرسد. برای این منظور، از نرمافزار شیرپوینت دیزاینر (SharePoint Designer) استفاده میشود که ابزاری بصری و قدرتمند برای طراحی گردش کارهای شیرپوینت و پراجکت سرور است. ابتدا شیرپوینت دیزاینر را باز کرده و به سایت پروژه وب اپ خود متصل شوید. سپس از بخش «گردش کارها» (Workflows)، یک «گردش کار سایت» (Site Workflow) جدید ایجاد کنید. در این مرحله، بسیار مهم است که در قسمت «نوع پلتفرم» (Platform Type)، گزینه «گردش کار شیرپوینت ۲۰۱۳ – پراجکت سرور» (SharePoint 2013 Workflow – Project Server) را انتخاب کنید تا از فعالیتها و قابلیتهای مخصوص پراجکت سرور بهرهمند شوید .
محیط طراحی شیرپوینت دیزاینر دو نما دارد: نمای متنی (Text-Based Designer) و نمای بصری (Visual Designer). نمای متنی، که با یک خط درج نارنجی رنگ مشخص میشود، امکان تایپ مستقیم منطق گردش کار را با تکمیل خودکار هوشمند فراهم میکند. برای شروع، باید مراحلی (Stages) را که در پروژه وب اپ ایجاد کردهاید، به گردش کار اضافه کنید. این کار با استفاده از گزینه «مرحله» (Stage) در نوار ابزار انجام میشود. پس از افزودن مراحل، باید جریان بین آنها را تعریف کنید. به عنوان مثال، میتوانید در بخش «انتقال به مرحله» (Transition to stage) مرحله اول، یک شرط (Condition) از نوع «اگر مقداری برابر با مقدار دیگر است» (If any value equals value) قرار دهید . در این شرط، میتوانید مقدار یک فیلد سفارشی (مثلاً «هزینه تخمینی پروژه») را با یک عدد ثابت مقایسه کنید. برای ارجاع به فیلدهای پروژه، از دکمه «افاکس» (Fx) استفاده میکنید که پنجره «جستجوی تعریف گردش کار» (Define Workflow Lookup) را باز میکند تا بتوانید منبع داده و فیلد مورد نظر را انتخاب کنید . بر اساس نتیجه این شرط، میتوانید گردش کار را به مرحله بعدی هدایت کنید. این روند طراحی گامبهگام، به شما امکان میدهد تا پیچیدهترین سناریوهای تصمیمگیری را به صورت دقیق و کارآمد پیادهسازی کنید. در نهایت، پس از اطمینان از صحت عملکرد، با کلیک بر روی دکمه «انتشار» (Publish)، گردش کار شما در پروژه وب اپ قابل استفاده خواهد بود.
4. شخصیسازی پیشرفته: اعلانها و مدیریتکنندههای رویداد
4.1 طراحی اعلانهای هوشمند و غنی از اطلاعات پروژه
یکی از جنبههای کلیدی که تجربه کاربری را در یک سیستم گردش کار بهبود میبخشد، اعلانهایی است که به کاربران ارسال میشود. پیکربندی پیشفرض اعلانها در پراجکت سرور اغلب بسیار کلی و بیروح است و اطلاعات مفیدی برای تصمیمگیری سریع در اختیار گیرنده قرار نمیدهد. برای مثال، یک تأییدکننده تنها یک ایمیل دریافت میکند که صرفاً او را از وجود یک وظیفه تأیید مطلع میسازد و برای دیدن جزئیات، مجبور است به صفحه اصلی پروژهها مراجعه کرده، پروژه را پیدا کرده و صفحات جزئیات آن را باز کند . این فرآیند، علاوه بر اتلاف وقت، احتمال خطا و تأخیر در تصمیمگیری را افزایش میدهد. شخصیسازی اعلانها، این مشکل را به طور کامل برطرف میکند و ایمیلها را به یک کارت اطلاعاتی کامل و کاربردی تبدیل مینماید.
برای طراحی چنین اعلانهای هوشمندی، روشی خلاقانه وجود دارد که محدودیت شیرپوینت دیزاینر در طراحی گرافیکی را دور میزند. از آنجایی که شیرپوینت دیزاینر به طور مستقیم از طراحی جداول و قالببندی پیشرفته متنی پشتیبانی نمیکند، میتوان از یک نرمافزار واژهپرداز مانند مایکروسافت ورد برای این کار کمک گرفت. ایده به این صورت است که قالب ایمیل خود را در ورد با هر سطح از پیچیدگی و با استفاده از جداول برای نظمبخشیدن به اطلاعات طراحی میکنید. پس از اتمام طراحی، تمام محتوای آن را کپی کرده و در بخش تنظیمات اعلان (اعلان) در شیرپوینت دیزاینر جایگذاری میکنید . در مرحله بعدی، باید مقادیر ثابت و نمونه (مانند “اینجا نام پروژه درج شود”) را با فیلدهای پویا و واقعی پروژه جایگزین کنید. این کار با استفاده از همان دکمه «افاکس» (Fx) انجام میشود و فیلدهایی مانند «نام پروژه»، «شخص ایجادکننده»، «هزینه پیشنهادی» و «تاریخ شروع» را به ایمیل اضافه میکند. نتیجه نهایی، ایمیلی خواهد بود که تأییدکننده با یک نگاه، تمام اطلاعات لازم برای ارزیابی اولیه را در اختیار دارد و میتواند تصمیم آگاهانهتری بگیرد یا حداقل با آمادگی بیشتری وارد محیط برنامه شود. این سطح از شخصیسازی، کارایی فرآیند تأیید را به طور چشمگیری افزایش میدهد.
4.2 بهرهگیری از مدیریتکنندههای رویداد برای منطقهای پیچیده
در حالی که شیرپوینت دیزاینر ابزاری فوقالعاده برای طراحی گردش کارهای مبتنی بر فرآیند است، گاهی اوقات نیاز به پیادهسازی منطقهایی پیدا میشود که فراتر از تواناییهای این ابزار است. برای مثال، ممکن است بخواهید همزمان با ذخیره شدن یک پروژه توسط کاربر، یک سری قوانای اعتبارسنجی پیچیده روی دادهها اعمال شود یا پس از انتشار یک پروژه، به طور خودکار یک وبسایت پروژهای با تنظیمات خاصی ساخته شود. در اینجاست که مفهوم «مدیریتکنندههای رویداد» (Event Handlers) وارد عمل میشود. مدیریتکنندههای رویداد، تکه کدهای برنامهنویسی شدهای هستند که در پاسخ به وقوع یک رویداد خاص در سرور، اجرا میشوند. پراجکت سرور رویدادهای عمومی متعددی را در اختیار توسعهدهندگان قرار میدهد که میتوان از آنها برای ایجاد فرآیندهای سفارشی استفاده کرد .
برای پیکربندی این قابلیت پیشرفته، باید از طریق مرکز مدیریت شیرپوینت (SharePoint Central Administration) وارد تنظیمات سرویس پراجکت سرور شوید. در بخش «خطمشی عملیاتی» (Operational Policy) گزینهای به نام «مدیریتکنندههای رویداد سمت سرور» (Server-side Event Handlers) وجود دارد . در این صفحه، میتوانید رویدادهای مختلفی را که پراجکت سرور از خود منتشر میکند (مانند «پروژه ایجاد شد»، «پروژه منتشر شد»، «وظیفه ایجاد شد») مشاهده کنید. برای اتصال یک مدیریتکننده رویداد سفارشی به یکی از این رویدادها، کافی است بر روی نام رویداد کلیک کرده و سپس گزینه «جدید» را انتخاب کنید. در فرم باز شده، باید اطلاعات اسمبلی و کلاس مربوط به کد مدیریتکننده رویداد خود را که توسط تیم برنامهنویسی توسعه داده شده است، وارد کنید . این قابلیت، درهایی از انعطافپذیری و قدرت را به روی سازمان میگشاید و امکان یکپارچهسازی عمیقتر پراجکت سرور با سایر سیستمها و همچنین اعمال دقیقترین قوانین تجاری را فراهم میآورد.
همچنین بخوانید: راهنمای جامع پیادهسازی امنیت پیشرفته در پراجکت سرور
5. مثال عملی: ایجاد گزینههای تأیید سفارشی
5.1 افزودن گزینههای جدید به وظایف تأیید گردش کار
در بسیاری از فرآیندهای تأیید دنیای واقعی، صرفاً دو گزینه «تأیید» و «رد» برای تصمیمگیرنده کافی نیست. سناریوهای زیادی وجود دارد که در آن، تأییدکننده ممکن است اطلاعات ارائه شده را ناقص یا نیازمند بازبینی تشخیص دهد، اما نمیخواهد پروژه را به طور کامل رد کند. در چنین مواردی، یک گزینه میانی مانند «نیازمند بازبینی و ارسال مجدد» میتواند بسیار مفید باشد و به جریان یافتن فرآیند کمک کند. خوشبختانه، پراجکت سرور این امکان را به ما میدهد که گزینههای سفارشی خود را به لیست گزینههای وظایف تأیید اضافه کنیم. این کار نه تنها انعطافپذیری فرآیند را افزایش میدهد، بلکه بازخورد دقیقتری را نیز به ثبتکننده ایده پروژه ارائه میکند .
برای انجام این شخصیسازی، باید به تنظیمات سایت (Site Settings) پروژه وب اپ خود بروید. در بخش «گالریهای طراح وب» (Web Designer Galleries)، گزینه «انواع محتوا» (Site content types) را انتخاب کنید. در میان انواع محتوا، به دنبال «وظیفه گردش کار (شیرپوینت ۲۰۱۳)» (Workflow Task (SharePoint 2013)) بگردید و روی آن کلیک کنید. سپس در صفحه بعدی، در بخش «ستونها» (Columns)، بر روی ستون «نتیجه وظیفه» (Task Outcome) کلیک کنید. با کلیک بر روی پیوند «ویرایش ستون سایت» (Edit site column)، به صفحه تنظیمات این ستون هدایت میشوید. در کادر «هر گزینه را در یک خط جداگانه تایپ کنید» (Type each choice on a separate line)، میتوانید گزینه جدید خود را اضافه کنید. برای مثال، اگر میخواهید گزینه «بازبینی و ارسال مجدد» (Revise and Resubmit) را اضافه کنید، کافی است آن را در یک خط جدید، بین گزینههای «تأیید شده» (Approved) و «رد شده» (Rejected) قرار دهید و سپس تنظیمات را ذخیره کنید . با این کار، از این پس در تمام وظایف تأیید این سایت، گزینه جدید در دسترس خواهد بود.
5.2 پیکربندی گردش کار برای واکنش به گزینههای سفارشی
افزودن گزینه جدید به وظیفه تأیید، تنها نیمی از راه است. برای اینکه این گزینه معنا پیدا کند، باید به گردش کار خود بیاموزید که در صورت انتخاب آن، چه عکسالعملی نشان دهد. فرض کنید میخواهیم گردش کاری طراحی کنیم که در مرحله «بررسی درخواست» (Request review)، یک وظیفه تأیید با سه گزینه «تأیید»، «رد» و «بازبینی و ارسال مجدد» به کاربر ارسال کند. منطق مورد نظر ما این است که اگر کاربر «تأیید» را انتخاب کرد، پروژه به مرحله «اجرا» برود. اگر «رد» را انتخاب کرد، پروژه به مرحله «لغو شده» برود. و اگر «بازبینی و ارسال مجدد» را انتخاب کرد، پروژه برای اعمال اصلاحات به مرحله «ایدهپردازی» بازگردد.
برای پیادهسازی این منطق در شیرپوینت دیزاینر، پس از افزودن فعالیت «شروع یک فرآیند وظیفه» (Start a task process) در مرحله «بررسی درخواست»، به بخش «انتقال به مرحله» (Transition to stage) همان مرحله میرویم. در اینجا باید یک ساختار شرطی «اگر/در غیر این صورت» (If/Else) ایجاد کنیم. اولین شرط را بر این اساس میگذاریم که اگر «متغیر: نتیجه» (Variable: Outcome) برابر با «تأیید شده» (Approved) بود، به مرحله «اجرا» برویم . در شاخه «در غیر این صورت» (Else)، یک شرط تودرتو دیگر ایجاد میکنیم و این بار بررسی میکنیم که اگر «متغیر: نتیجه» برابر با «بازبینی و ارسال مجدد» (Revise and Resubmit) بود، به مرحله «ایدهپردازی» برویم . در نهایت، در شاخه «در غیر این صورت» نهایی، که به معنی انتخاب هیچکدام از دو گزینه قبل است (یعنی انتخاب گزینه «رد شده»)، گردش کار را به مرحله «لغو شده» هدایت میکنیم . با این پیکربندی، گردش کار ما به طور هوشمندانهای به انتخاب کاربر واکنش نشان میدهد و فرآیندی پویا و منطبق بر سناریوهای واقعی کسبوکار ایجاد میکند. این مثال ساده، قدرت بالای شخصیسازی پراجکت سرور را نشان میدهد که میتواند نیازهای خاص هر سازمانی را پوشش دهد.
❓سوالات متداول
خیر، برای گردش کارهای ساده تا نسبتاً پیچیده، نیازی به برنامهنویسی نیست. شما میتوانید با استفاده از نرمافزار شیرپوینت دیزاینر و به صورت کاملاً بصری، مراحل، شرایط و اقدامات گردش کار خود را طراحی کنید. این ابزار محیطی گرافیکی و مبتنی بر فرم برای تعریف منطق گردش کار فراهم کرده است. تنها در مواردی که نیاز به عملکردهای بسیار خاص و پیشرفته داشته باشید، ممکن است به سراغ محیط برنامهنویسی مانند ویژوال استودیو بروید.
فازها، بالاترین سطح طبقهبندی در فرآیند مدیریت تقاضا هستند و نمایانگر وضعیت کلی یک ایده پروژه در چرخه عمر آن میباشند؛ مانند فاز “ایدهپردازی” یا فاز “اجرا”. هر فاز میتواند شامل چندین مرحله باشد. مراحل، گامهای مشخص و عملی درون هر فاز هستند که وظایف و فرمهای مشخصی را به کاربر ارائه میدهند. به عبارت دیگر، فازها، ایستگاههای اصلی و مراحل، توقفگاههای میانی در طول مسیر هستند.
شیرپوینت دیزاینر به تنهایی امکان طراحی گرافیکی پیشرفته برای ایمیلها را ندارد. اما یک راهکار ساده و مؤثر وجود دارد. شما میتوانید در نرمافزاری مانند ورد، قالب ایمیل خود را با هر طراحی و جدولی که میخواهید آماده کنید. سپس، کل محتوای آن را کپی کرده و در بخش تنظیمات اعلان (اعلان) در شیرپوینت دیزاینر جایگذاری کنید. در مرحله بعد، مقادیر ثابت را با فیلدهای پویای پروژه (مثلاً “نام پروژه” یا “هزینه پیشنهادی”) از طریق منوی “افاکس” (Fx) جایگزین میکنید تا ایمیلها به صورت خودکار با اطلاعات هر پروژه پر شوند .
مدیریتکنندههای رویداد، تکه کدهای برنامهنویسی شدهای هستند که به شما اجازه میدهند در لحظه وقوع یک رویداد خاص در سرور (مثلاً “پروژه ذخیره شد” یا “پروژه منتشر شد”)، عکسالعمل نشان دهید. کاربردهای آن شامل اعمال قوانین تجاری پیچیده، تأیید اعتبار دادهها، ثبت وقایع سفارشی در لاگها یا حتی آغاز یک گردش کار خاص است. این قابلیت، انعطافپذیری بسیار بالایی برای کنترل و گسترش عملکرد سرور فراهم میکند .
شما میتوانید گزینههای جدیدی مانند “بازبینی و ارسال مجدد” را به لیست انتخابهای وظایف تأیید اضافه کنید. این کار از طریق تنظیمات سایت شیرپوینت انجام میشود. ابتدا به تنظیمات سایت پروژه وب اپ رفته، از بخش “انواع محتوا”، نوع محتوای “وظیفه گردش کار (شیرپوینت ۲۰۱۳)” را انتخاب کنید. سپس با ویرایش ستون “نتیجه وظیفه” میتوانید گزینههای جدیدی را به لیست اضافه کنید. پس از آن، در طراحی گردش کار خود با شیرپوینت دیزاینر، میتوانید بر اساس این گزینههای جدید، شاخههای مختلفی تعریف کنید؛ مثلاً اگر گزینه “بازبینی و ارسال مجدد” انتخاب شد، گردش کار به مرحله اولیه بازگردد تا کاربر اطلاعات خود را اصلاح کند .
جمع بندی نهایی
در این مطلب، سفری جامع به دنیای گردش کار سفارشی در پراجکت سرور داشتیم. دیدیم که چگونه این ابزار قدرتمند، فراتر از یک قابلیت ساده، به هسته اصلی مدیریت تقاضا و کنترل فرآیندهای پروژهای تبدیل میشود. از مفاهیم بنیادی مانند فازها و مراحل شروع کردیم و سپس به سراغ پیادهسازی عملی با شیرپوینت دیزاینر رفتیم. یاد گرفتیم که چگونه با شخصیسازی اعلانها، تجربه کاربری را برای تأییدکنندگان بهبود بخشیم و با استفاده از مدیریتکنندههای رویداد، منطق پیچیدهتری را به گردش کار اضافه کنیم. همچنین با سفارشیسازی گزینههای تأیید، انعطافپذیری فرآیند تصمیمگیری را افزایش دادیم.
نکته مهمی که باید به خاطر داشت، ماهیت گامبهگام و تدریجی پیادهسازی این سیستم است. سازمانها میتوانند با شروع از یک گردش کار ساده و با الگوبرداری از مثالهای ارائه شده، به تدریج فرآیندهای خود را پیچیدهتر و هوشمندتر کنند. در نهایت، گردش کار سفارشی در پراجکت سرور، پلی است میان ایدههای خام پروژهای و اجرای موفق آنها، که با برنامهریزی دقیق و پیکربندی صحیح، میتواند به یکی از بزرگترین داراییهای راهبردی سازمان در حوزه مدیریت پروژه تبدیل شود.
برای آشنایی بیشتر با مفاهیم پایهای و زیرساختهای فنی مورد نیاز برای پیادهسازی گردش کار، به ویژه در نسخههای جدیدتر، مطالعه مقاله راهنمای توسعهدهندگان برای گردش کار در پراجکت سرور ۲۰۱۳ در وبسایت رسمی مایکروسافت را به شما پیشنهاد میکنیم. این منبع معتبر، اطلاعات ارزشمندی درباره پلتفرم گردش کار و نحوه شروع کار ارائه میدهد. برای مطالعه این راهنما، میتوانید اینجا کلیک کنید.
دیدگاه بگذارید