حالا بریم سراغ اینکه برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online چطور کار می‌کنن و چه مراحلی برای استفاده ازشون نیازه. به زبون خودمونی، این برچسب‌ها مثل یه نگهبان دیجیتال عمل می‌کنن که همیشه مراقب داده‌هاتونن. برای اینکه بتونی از برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online استفاده کنی، باید چند تا قدم اساسی رو طی کنی. بیایم این مراحل رو با هم مرور کنیم:

1. تعریف برچسب‌ های حساسیت در Microsoft Purview

اولین قدم اینه که بری تو Microsoft Purview Compliance Center و برچسب‌های حساسیتت رو تعریف کنی. اینجا می‌تونی برچسب‌هایی مثل “عمومی”، “داخلی”، “محرمانه” یا “فوق محرمانه” بسازی. هر برچسب می‌تونه یه سری تنظیمات خاص داشته باشه، مثلاً اینکه فایل‌های برچسب‌خورده رمزنگاری بشن، فقط گروه خاصی بتونن بهشون دسترسی داشته باشن یا حتی یه واترمارک روشون اضافه بشه.

مثلاً فرض کن می‌خوای یه برچسب به اسم “محرمانه” بسازی. تو تنظیماتش می‌تونی مشخص کنی که فقط اعضای تیم مالی بتونن این فایل‌ها رو باز کنن و کسایی که خارج از این تیم هستن، حتی اگه فایل رو داشته باشن، نتونن چیزی ازش ببینن. این تنظیمات بهت این امکان رو می‌ده که کنترل خیلی دقیقی روی داده‌هات داشته باشی.

2. اعمال برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online

بعد از اینکه برچسب‌ها رو تعریف کردی، می‌تونی اونا رو تو SharePoint Online روی اسناد، کتابخونه‌ها یا حتی کل سایت‌ها اعمال کنی. دو روش اصلی برای این کار وجود داره: دستی و خودکار.

• اعمال دستی: کاربرا می‌تونن موقع آپلود یا ویرایش یه سند تو SharePoint، خودشن یه برچسب حساسیت انتخاب کنن. مثلاً وقتی یه فایل Word رو تو کتابخونه اسناد آپلود می‌کنی، یه گزینه می‌بینی که می‌تونی برچسب “محرمانه” یا “داخلی” رو روش بزنی.

• اعمال خودکار: اینجاست که جادوی تکنولوژی خودشو نشون می‌ده! با استفاده از قابلیت‌های Microsoft Purview، می‌تونی قوانینی تعریف کنی که برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online به‌صورت خودکار بر اساس محتوای سند اعمال بشن. مثلاً اگه تو یه سند شماره کارت اعتباری یا کد ملی وجود داشته باشه، سیستم به‌صورت خودکار برچسب “محرمانه” رو روش می‌ذاره.

3. مدیریت دسترسی‌ها با برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online

یکی از بهترین ویژگی‌های برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online اینه که می‌تونی باهاشون دسترسی‌ها رو خیلی دقیق مدیریت کنی. مثلاً می‌تونی تنظیم کنی که فایل‌هایی با برچسب “محرمانه” فقط برای یه گروه خاص از کاربرا قابل مشاهده باشن یا حتی فقط تو دستگاه‌های امن باز بشن. این قابلیت به‌خصوص برای سازمان‌هایی که با داده‌های حساس کار می‌کنن خیلی مهمه.

یه مثال دیگه: فرض کن یه قرارداد تجاری تو SharePoint داری که فقط مدیرعامل و تیم حقوقی باید ببیننش. می‌تونی یه برچسب “فوق محرمانه” روش بزنی و تنظیم کنی که فقط این افراد بتونن فایل رو باز کنن و حتی کپی یا پرینت کردنش رو غیرفعال کنی. اینجوری خیالت راحته که اطلاعات حساس به جایی درز نمی‌کنه.

4. ادغام با ابزارهای دیگه

برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online فقط به خود SharePoint محدود نیستن. این برچسب‌ها با ابزارهای دیگه Microsoft 365 مثل Microsoft Teams، Outlook و Power Apps هم کار می‌کنن. مثلاً اگه یه فایل با برچسب “محرمانه” تو SharePoint آپلود کنی و بخوای تو Teams به اشتراک بذاری، این برچسب همچنان همراه فایل می‌مونه و سیاست‌های امنیتی مرتبطش اعمال می‌شن. این ادغام باعث می‌شه که مدیریت داده‌های حساس تو کل اکوسیستم Microsoft 365 خیلی ساده‌تر بشه.

5. گزارش‌گیری و نظارت

یکی دیگه از قابلیت‌های جذاب برچسب‌ های حساسیت در SharePoint Online اینه که می‌تونی گزارش‌های دقیق از نحوه استفاده از داده‌های حساس بگیری. مثلاً می‌تونی ببینی چه کسایی به فایل‌های برچسب‌خورده دسترسی پیدا کردن، چه تغییراتی روشون دادن یا حتی اگه کسی سعی کرده یه فایل حساس رو دانلود کنه، یه هشدار دریافت کنی. این گزارش‌ها بهت کمک می‌کنن که همیشه یه قدم جلوتر از تهدیدات احتمالی باشی.