تجربه های واقعی از شیرپوینت (بدون سانسور)

۸.۱ داشبوردهای مدیریتی یکپارچه و زنده برای تصمیم‌گیری سریع

پیش از این، مدیران ارشد برای بررسی عملکرد سازمان متکی بر گزارش‌های ماهانه یا فصلی بودند که توسط واحدهای مختلف تهیه و اغلب در قالب فایل‌های پی‌دی‌اف یا ارائه‌های ثابت تحویل می‌شد. این گزارش‌ها نه تنها با تأخیر آماده می‌شدند، بلکه تصویری تاریخی و ایستا ارائه می‌دادند و قابلیت کاوش یا تحلیل عمیق‌تر را از مدیر سلب می‌کردند. تصمیم‌گیری‌های کلان بر اساس داده‌های کهنه، ریسک بالایی برای سازمان به همراه داشت.

با استفاده از قابلیت‌های داشبوردسازی شیرپوینت و یکپارچه‌سازی آن با منابع داده مختلف (مانند سیستم مالی، فروش و منابع انسانی)، تحولی اساسی ایجاد شد. اکنون مدیران ارشد به یک «اتاق جنگ دیجیتال» یا پورتال اختصاصی دسترسی داشتند که در آن مهم‌ترین شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) سازمان به صورت زنده، مصور و در قالب نمودارها و گراف‌های تعاملی نمایش داده می‌شد. آنان می‌توانستند با کلیک بر روی بخشی از نمودار، به داده‌های جزئی‌تر دست یابند یا روندها را در بازه‌های زمانی مختلف مقایسه کنند. این دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات، سرعت و کیفیت تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را به شدت افزایش داد.

۸.۲ بهبود شفافیت و نظارت بر اجرای استراتژی و پروژه‌های کلان

یکی از اصلی‌ترین نگرانی‌های مدیران ارشد و اعضای هیئت مدیره، اطمینان از پیشرفت مطلوب پروژه‌های استراتژیک و حرکت سازمان در مسیر تحقق اهداف بلندمدت بوده است. در سیستم‌های پیشین، رصد این پروژه‌ها مستلزم برگزاری جلسات متعدد گزارش‌دهی بود که در آن هر مدیر، به صورت شفاهی یا با ارائه اسلایدهایی ثابت، وضعیت بخش خود را توضیح می‌داد. این روش علاوه بر اتلاف وقت ارزشمند مدیران ارشد، تنها تصویری لحظه‌ای و فاقد عمق ارائه می‌داد. داده‌ها غالباً قابلیت مقایسه آسان بین پروژه‌ها را نداشتند و نقاط ضعف یا انحراف از مسیر، تا زمان بروز بحران یا تأخیرهای چشمگیر، پنهان می‌ماندند. شفافیت واقعی وجود نداشت و نظارت مؤثر تبدیل به امری دشوار و مبتنی بر اعتماد صرف به گزارش‌های دریافتی می‌شد.

راه‌اندازی یک «پرتال یکپارچه استراتژی و پروژه‌های کلان» در شیرپوینت، تحولی بنیادین در نحوه حکمرانی و نظارت ارشد ایجاد نمود. در این پرتال، برای هر ابتکار استراتژیک یا پروژه حیاتی، یک صفحه اختصاصی و پویا طراحی شد که به جای متون طولانی، داده‌های کلیدی را در قالب بصری و گویا نمایش می‌داد. اهداف کمی، مدیر مسئول، نقاط عطف اصلی، درصد پیشرفت، وضعیت ریسک (با کدگذاری رنگی سبز، زرد و قرمز)، موانع پیش‌رو و پیوند اسناد مرتبط، به شکلی استاندارد و همسان برای همه پروژه‌ها درج می‌گردید. مدیران ارشد اکنون می‌توانستند در هر لحظه و از هر مکان، به این داشبورد زنده مراجعه کنند و بدون نیاز به برگزاری جلسه، سلامت کلی سبد پروژه‌های سازمان را زیر نظر بگیرند.

۸.۳ تسهیل ارتباطات امن و مدیریت اسناد محرمانه هیئت مدیره

مبادله اسناد حساسی مانند صورت‌جلسات هیئت مدیره، پیشنهادهای سرمایه‌گذاری، گزارش‌های حسابرسی داخلی و طرح‌های محرمانه، همواره با نگرانی‌های امنیتی همراه بود. ارسال این اسناد از طریق ایمیل‌های معمولی یا حتی سرویس‌های اشتراک فایل شخصی، خطر افشای اطلاعات را افزایش می‌داد. همچنین، مدیریت نسخه‌های مختلف یک سند و اطمینان از دسترسی همه اعضا به آخرین نسخه، کاری دشوار بود.

با ایجاد یک «سایت کاملاً امن و ایزوله هیئت مدیره» در شیرپوینت، یک فضای کاری اختصاصی و مطمئن ایجاد شد. دسترسی به این سایت فقط به اعضای هیئت مدیره و دبیرخانه آن محدود شد و حتی از دید مدیران ارشد اجرایی خارج از این حلقه نیز پنهان بود. تمامی اسناد، دستور جلسات، صورت‌جلسات پیشین و تصمیمات در کتابخانه‌های این سایت با تاریخچه نسخه‌گذاری کامل نگهداری می‌شد. امکان بحث و تبادل نظر امن روی هر سند از طریق قابلیت کامنت گذاری فراهم بود. این محیط، امنیت و نظم حاکم بر بالاترین سطح تصمیم‌گیری سازمان را تضمین کرد.

۸.۴ گردش کار دیجیتال برای تصویبات سطح بالا و تصمیم‌گیری جمعی

تصویب مواردی مانند بودجه سالانه، طرح‌های تجاری بزرگ یا انتصاب مدیران ارشد، نیازمند جمع‌آستی نظرها و تصویبات رسمی اعضای هیئت مدیره بود. فرآیند سنتی گردش کاغذ یا حتی ایمیل برای این منظور، کند بود و ردپای مشخصی از فرآیند تصمیم‌گیری (چه کسی، چه زمانی، با چه نظری) برجای نمی‌گذاشت. پیگیری وضعیت یک درخواست تصویب خاص نیز دشوار بود.

با طراحی جریان‌های کار دیجیتال در سایت هیئت مدیره، این فرآیندها به صورت کاملاً نظام‌مند و شفاف مدیریت شدند. به عنوان مثال، یک طرح تجاری پس از تکمیل توسط مدیریت اجرایی، به صورت خودکار و پی در پی برای بررسی و رأی به اعضای هیئت مدیره ارسال می‌شد. هر عضو می‌توانست سند را مطالعه کند، نظر خود را به صورت دیجیتال ثبت نماید و رأی «موافق»، «مخالف» یا «مشروط» خود را اعلام کند. نتیجه نهایی و خلاصه نظرات به طور خودکار ثبت و بایگانی می‌شد. این دیجیتالی‌سازی، سرعت تصویبات را افزایش داد و یک آرشیو قانونی مستند از تمام تصمیمات کلان ایجاد کرد.

۸.۵ دسترسی به گزارش‌های تحلیلی عمیق و پیش‌بینی روندها

مدیریت ارشد علاوه بر نظارت بر وضعیت کنونی، نیازمند درکی از روندهای آتی و تحلیل‌های عمیق‌تر برای شکل‌دهی به استراتژی‌ها بود. گزارش‌های تحلیلی که داده‌های بخش‌های مختلف را تلفیق و تفسیر می‌کرد (مانند تحلیل تأثیر آموزش بر بهره‌وری، یا رابطه بین رضایت کارکنان و حفظ مشتری)، معمولاً به صورت پروژه‌های خاص و پرهزینه تهیه می‌شدند و در دسترس نبودند.

با یکپارچه شدن داده‌های عملیاتی سازمان در پلتفرم شیرپوینت و با استفاده از ابزارهای تحلیل داده مانند Power BI که به طور seamless با آن ادغام است، امکان ایجاد چنین گزارش‌های تحلیلی پیچیده و تعاملی به صورت درون‌سازمانی فراهم آمد. مدیران ارشد اکنون می‌توانستند در داشبورد خود، نه تنها شاخص‌های لحظه‌ای، بلکه مدل‌های پیش‌بینی، تحلیل همبستگی بین متغیرها و گزارش‌های عمقی بخش‌های خاص را مشاهده کنند. این توانایی، مدیریت را از حالت واکنشی به حالت پیش‌کنشی و بینش‌محور سوق داد.