شیرپوینت، قربانی تصمیم های عجیب سازمانی

1.1 تعریف نکردن هدف اصلی

بسیاری از سازمان‌ها تصمیم به راه‌اندازی شیرپوینت می‌گیرند، تنها به این دلیل که نام آن را شنیده‌اند یا رقبای آنها از آن استفاده می‌کنند. در این شرایط، هیچ پاسخ روشنی برای سوال “چرا شیرپوینت؟” وجود ندارد. آیا هدف جایگزینی درایوهای شبکه است؟ بهبود مدیریت اسناد پروژه‌ها است؟ یا خودکارسازی فرآیندهای اداری؟ وقتی هدف اصلی از ابتدا شفاف نباشد، تمام مراحل بعدی بر اساس حدس و گمان پیش می‌رود. در نهایت، سیستمی پیاده‌سازی می‌شود که با نیازهای واقعی سازمان همخوانی ندارد. این نبود چشم‌انداز، باعث سردرگمی مدیران و کاربران شده و سرمایه‌گذاری انجام شده را به خطر می‌اندازد. سازمان باید پیش از هر اقدامی، مشکلات فعلی خود را شناسایی و مشخص کند که انتظار دارد شیرپوینت چه گره‌هایی را بگشاید.

1.2 فقدان برنامه اجرایی و زمان‌بندی

پس از تعیین هدف، نوبت به طراحی نقشه راه می‌رسد. متأسفانه، در بسیاری از موارد، سازمان‌ها فکر می‌کنند با خرید مجوز و نصب شیرپوینت، کار به پایان رسیده است. آنها برنامه‌ای برای فازبندی اجرا، زمان‌بندی آموزش کاربران، تعیین معیارهای موفقیت و بررسی دوره‌ای نتایج ندارند. این عدم برنامه‌ریزی منجر به شتابزدگی در اجرا یا بلاتکلیفی می‌شود. ممکن است تمام بخش‌ها به یکباره به سیستم دسترسی پیدا کنند، بدون اینکه آمادگی لازم را داشته باشند. یا پروژه ماه‌ها نیمه‌کاره رها شود. یک برنامه اجرایی منسجم، گام‌های کوچک و قابل مدیریت را تعریف می‌کند و احتمال موفقیت را به شدت افزایش می‌دهد.

1.3 نادیده گرفتن تحلیل نیازهای ذینفعان

ذینفعان اصلی شیرپوینت، کاربران نهایی آن هستند؛ یعنی همان کارمندان بخش‌های مختلف. یک اشتباه رایج این است که فقط مدیران فناوری اطلاعات یا یک مشاور خارجی، در مورد ساختار و امکانات سیستم تصمیم‌گیری می‌کنند. آنها بدون گفتگو با تیم مالی، منابع انسانی، فروش یا عملیات، ساختاری را پیاده می‌کنند که ممکن است از نظر فنی بی‌نقص، اما از نظر کاربردی کاملاً نامربوط باشد. برای مثال، ممکن است نیاز اصلی بخش فروش، داشتن یک سایت برای مدیریت پیشنهادها باشد، اما سیستم پیاده‌شده بر روی مخزن اسناد عمومی متمرکز است. تحلیل نیازها، تضمین می‌کند که سیستم به حل واقعی‌ترین مشکلات کاربران می‌پردازد.

1.4 عدم تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد

چگونه متوجه شویم که پیاده‌سازی شیرپوینت موفق بوده است؟ اگر سازمان نتواند از ابتدا شاخص‌های قابل اندازه‌گیری برای موفقیت تعریف کند، هرگز نمی‌تواند نتیجه کار را ارزیابی نماید. این شاخص‌ها می‌توانند کیفی (مانند رضایت کاربران) یا کمی (مانند کاهش زمان تأیید یک فرم، کاهش حجم ایمیل‌های داخلی، یا افزایش دسترسی به آخرین نسخه اسناد) باشند. عدم وجود این معیارها باعث می‌شود پروژه در بلاتکلیفی ادامه یابد و نتوان نقاط قوت و ضعف آن را به درستی شناسایی و بهبود بخشید.

1.5 انتظارات غیرواقع‌بینانه و معجزه‌باوری

برخی از مدیران با دیدن قابلیت‌های تبلیغاتی شیرپوینت، تصور می‌کنند این سیستم به تنهایی و به طور خودکار، تمام مشکلات ارتباطی، مدیریتی و فرآیندی سازمان را حل خواهد کرد. آنها انتظار دارند بدون سرمایه‌گذاری کافی روی آموزش، تغییر فرآیندها و مدیریت تغییر، معجزه‌ای رخ دهد. این نگرش منجر به ناامیدی سریع می‌شود. وقتی سیستم به طور جادویی همه چیز را درست نمی‌کند، کل پروژه محکوم به شکست تلقی شده و کنار گذاشته می‌شود. درک این نکته ضروری است که شیرپوینت یک تقویت‌کننده است، نه یک جایگزین برای مدیریت خوب، فرآیندهای شفاف و فرهنگ همکاری.