تفاوت میان کتابخانه شیرپوینت و یک فولدر

کتابخانه SharePoint

• نسخه‌بندی (Versioning):

  • هر بار که یک فایل در کتابخانه SharePoint به‌روزرسانی می‌شود، یک نسخه جدید از آن ذخیره می‌شود.

  • کاربران می‌توانند به نسخه‌های قبلی فایل دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز آن‌ها را بازیابی کنند.

  • این قابلیت برای محیط‌های کاری که نیاز به ردیابی تغییرات دارند، بسیار مفید است.

• ردیابی تغییرات:

  • SharePoint تغییرات ایجاد شده در فایل‌ها را ردیابی می‌کند و اطلاعاتی مانند اینکه چه کسی فایل را تغییر داده و چه زمانی این تغییر انجام شده است را ثبت می‌کند.

  • این قابلیت برای حسابرسی و بررسی تاریخچه فایل‌ها بسیار مفید است.

• جریان‌های کاری (Workflows):

  • SharePoint از جریان‌های کاری پشتیبانی می‌کند که فرآیندهای خودکار مانند تأیید اسناد، بررسی‌های امنیتی یا اطلاع‌رسانی به کاربران را مدیریت می‌کنند.

  • برای مثال، می‌توان یک جریان کاری تنظیم کرد که هر بار که یک فایل جدید آپلود می‌شود، به مدیر تیم اطلاع‌رسانی شود.

• مدیریت دسترسی پیشرفته:

  • SharePoint اجازه می‌دهد دسترسی به فایل‌ها در سطح بسیار دقیقی مدیریت شود.

  • برای مثال، می‌توان دسترسی به یک فایل خاص را فقط به یک گروه خاص از کاربران محدود کرد یا دسترسی‌های خواندن/نوشتن را به‌صورت جداگانه تنظیم کرد.

فولدر معمولی

• عدم نسخه‌بندی: اگر یک فایل در فولدر تغییر کند، نسخه قبلی آن از دست می‌رود و قابل بازیابی نیست.

• عدم ردیابی تغییرات: فولدرها تغییرات ایجاد شده در فایل‌ها را ردیابی نمی‌کنند.

• عدم پشتیبانی از جریان‌های کاری: فولدرها از جریان‌های کاری پشتیبانی نمی‌کنند.

• مدیریت دسترسی محدود: در فولدرها، مدیریت دسترسی معمولاً در سطح فولدر انجام می‌شود و نمی‌توان دسترسی به فایل‌های خاص را به‌صورت جداگانه مدیریت کرد.