18
فروردینبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
جستجو و مدیریت پیشرفته شیرپوینت
- نویسنده : امیر رضا ابراهیمی
- ارسال شده در: 17 فروردین 1404
- ارسال دیدگاه: 0
جستجو و مدیریت پیشرفته در شیرپوینت
در عصر انفجار داده‌ها، صرفاً ذخیره‌سازی اطلاعات کافی نیست. امروز، موفقیت یک سازمان به توانایی آن در دسترسی سریع، دقیق و هوشمند به داده‌ها بستگی دارد. SharePoint Online به‌عنوان بخشی از اکوسیستم Microsoft 365، قابلیت‌های پیشرفته‌ای را در زمینه‌ی جستجو، فیلتر، مدیریت محتوا، و تحلیل داده‌ها ارائه می‌دهد؛ قابلیت‌هایی که از یک ابزار ساده‌ی بایگانی، پلتفرمی هوشمند برای مدیریت دانش می‌سازند.
در ادامه، به‌صورت مفصل به بررسی بخش‌های مختلف این قابلیت‌ها می‌پردازیم:
۱. معماری موتور جستجوی SharePoint
موتور جستجوی SharePoint Online بر پایه‌ی Microsoft Search و Office Graph طراحی شده و از فناوری‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی بهره می‌برد. ساختار اصلی آن بر اساس چند مؤلفه‌ی کلیدی است:
• Crawler (خزنده): محتوای موجود در سایت‌ها، لیست‌ها، کتابخانه‌ها و حتی فایل‌های Office را شناسایی می‌کند.
• Content Processing: اطلاعات را پردازش کرده، Metadata و Indexهای قابل‌جستجو تولید می‌کند.
• Index Store: محل ذخیره‌ی نتایج ایندکس‌شده.
• Query Processor: تجزیه‌وتحلیل کوئری کاربران و نمایش نتایج مرتبط با استفاده از رتبه‌بندی هوشمند.
این معماری باعث می‌شود که جستجوها بسیار دقیق، سریع و مطابق با رفتار کاربر باشند.
۲. Microsoft Search: جستجوی فراتر از SharePoint
در SharePoint Online، جستجو محدود به محتویات داخل یک سایت نیست. به‌واسطه‌ی Microsoft Search، کاربران می‌توانند از نوار جستجو در بالای Microsoft 365 به اطلاعات موجود در:
• Outlook
• Teams
• OneDrive
• SharePoint
• Yammer
• و حتی اپلیکیشن‌های شخص ثالث
دسترسی پیدا کنند. این یعنی یکپارچگی بی‌سابقه در تجربه‌ی کاربری.
۳. جستجوی معنایی (Semantic Search) و شخصی‌سازی نتایج
SharePoint از الگوریتم‌هایی استفاده می‌کند که نتایج جستجو را بر اساس نقش، رفتار، تعاملات و زمینه‌ی کاری کاربر شخصی‌سازی می‌کنند. یعنی اگر یک مدیر پروژه به دنبال کلمه “گزارش” باشد، احتمالاً فایل‌های Excel یا Power BI مرتبط با پروژه‌های تحت مدیریتش را می‌بیند، در حالی که یک کارمند منابع انسانی، مستندات استخدام را خواهد دید.
همچنین با استفاده از هوش مصنوعی و NLP، موتور جستجو مفهوم کلمات را می‌فهمد، نه صرفاً ظاهر آن‌ها را. مثلاً اگر کسی “meeting” را جستجو کند، ممکن است فایلی با عنوان “جلسه هفتگی” نیز نمایش داده شود.
۴. مدیریت Metadata و برچسب‌گذاری محتوا
یکی از ابزارهای بسیار مهم برای مدیریت پیشرفته محتوا، استفاده از metadata (اطلاعات توصیفی) و content types است. با تعریف ستون‌های سفارشی برای فایل‌ها و آیتم‌ها (مثلاً “دپارتمان”، “محرمانگی”، “نوع سند”) می‌توان:
• جستجو را بسیار هدفمندتر کرد
• فیلترها و مرتب‌سازی‌ها را قدرتمند ساخت
• نمایش محتوا را سفارشی‌سازی کرد
• سیاست‌های نگهداری و امنیتی را پیاده‌سازی نمود
هرچه برچسب‌گذاری بهتر انجام شود، جستجو دقیق‌تر و سریع‌تر خواهد بود.
۵. جستجو در میان فایل‌ها، محتوا و حتی داخل اسناد
یکی از نقاط قوت SharePoint Online، قابلیت جستجو داخل فایل‌ها است. این یعنی اگر یک کلمه در یک فایل Word، PowerPoint، PDF یا حتی ایمیل ذخیره‌شده وجود داشته باشد، موتور جستجو آن را پیدا خواهد کرد.
همچنین می‌توان نتایج را محدود به نوع خاصی از محتوا کرد؛ مثل فقط لیست‌ها، صفحات، افراد یا فایل‌های خاص.
۶. Search Vertical و Custom Result Types
در سازمان‌هایی با ساختارهای پیچیده، می‌توان بخش‌هایی از جستجو را جدا کرد. به این ویژگی‌ها می‌گوییم:
• Search Verticals: مثل زبانه‌های خاص در جستجو که فقط محتواهای خاص را نشان می‌دهند (مثلاً فقط اسناد مالی، یا فقط منابع انسانی)
• Result Types: نمایش نتایج به‌صورت خاص بسته به نوع محتوا (مثلاً نمایش خلاصه فایل PDF یا پیش‌نمایش تصویری فایل PowerPoint)
این امکان با کمک SharePoint Search Schema و PnP Search بسیار قابل‌سفارشی‌سازی است.
۷. پشتیبانی از زبان فارسی
خوشبختانه موتور جستجوی SharePoint از زبان فارسی نیز پشتیبانی می‌کند. اگرچه کیفیت NLP در زبان فارسی هنوز به اندازه‌ی انگلیسی قوی نیست، اما در موارد زیر عملکرد مناسبی دارد:
• جستجوی کلمات کلیدی فارسی
• نمایش صحیح نتایج راست‌به‌چپ
• پشتیبانی از فایل‌هایی با محتوای فارسی
• قابلیت استفاده از metadataهای فارسی
۸. ایجاد صفحات نتایج جستجوی سفارشی (Custom Search Page)
سازمان‌هایی که نیاز به تجربه‌ی کاملاً اختصاصی دارند، می‌توانند صفحات جستجوی سفارشی بسازند با امکانات:
• فیلترهای چندگانه
• مرتب‌سازی پویا
• نمایش گرافیکی نتایج
• تعامل با Power Automate و Power BI
برای این کار از Modern Search Web Parts یا PnP Modern Search استفاده می‌شود.
۹. Search Analytics و رفتار کاربران
از طریق Microsoft Search Insights، می‌توان تحلیل کرد که کاربران:
• بیشتر دنبال چه چیزی می‌گردند
• کدام کوئری‌ها بیشترین کلیک را داشته‌اند
• کدام نتایج دیده نشده‌اند
• چه خطاهایی در جستجو رخ داده است
این اطلاعات کمک می‌کند محتوای سازمان بهبود یابد و ساختار بهینه‌سازی شود.
۱۰. قابلیت‌های مدیریتی جستجو برای Adminها
Adminها می‌توانند:
• Query Rules تعریف کنند (مثلاً اگر کسی “HR Policy” جستجو کرد، یک لینک خاص همیشه بالا بیاید)
• Promoted Results بسازند (نمایش پاسخ‌های پیشنهادی)
• Synonyms و Redirects تعریف کنند
• Search Schema را تغییر دهند و فیلدهای جدید اضافه کنند
۱۱. جستجو میان چندین سایت (Cross-Site Search)
با استفاده از Hub Sites یا Microsoft Search، می‌توان میان چند سایت، تیم، پروژه یا حتی Tenant جستجو کرد. این برای سازمان‌های بزرگ یک مزیت حیاتی است.
جمع‌بندی: از جستجو تا کشف دانش
قابلیت جستجو و مدیریت محتوا در SharePoint Online، فقط یک ابزار ساده نیست؛ بلکه یک زیرساخت استراتژیک است که اگر درست طراحی و استفاده شود، می‌تواند بهره‌وری، شفافیت، و همکاری سازمانی را به سطح جدیدی برساند.
در دنیایی که زمان و اطلاعات باارزش‌ترین دارایی‌ها هستند، توانایی پیدا کردن اطلاعات درست، دقیق و سریع، تفاوت بین سازمان‌های سنتی و پیشروی آینده‌نگر را رقم می‌زند.
دیدگاه بگذارید