راه‌اندازی پورتال سازمانی با شیرپوینت: تحول در ارتباطات و مدیریت اطلاعات شرکت

5.1 حرکت به سمت هوش مصنوعی و تجربه کاربری شخصی‌سازی شده

نسل بعدی پورتال‌های سازمانی، دیگر فقط مخزنی منفعل برای اطلاعات نیستند، بلکه به دستیاران هوشمند و فعال برای کارکنان تبدیل خواهند شد. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در حال تغییر شکل این پلتفرم‌ها هستند. در آینده نزدیک، پورتال‌ها قادر خواهند بود تا بر اساس نقش، وظایف جاری و رفتار گذشته هر کاربر، محتوای شخصی‌سازی شده را به طور پیش‌دستانه پیشنهاد دهند.

تصور کنید پورتالی که به طور خودکار گزارش‌ها و اسناد مرتبط با پروژه‌ای که شما بر روی آن کار می‌کنید را در داشبورد شما نمایش می‌دهد، یا پیشنهاد می‌کند که با کدام همکاران به دلیل موضوع کاری مشترک ارتباط برقرار کنید. چت‌بات‌های هوشمند مجهز به هوش مصنوعی که در پورتال تعبیه شده‌اند، می‌توانند به سوالات متداول کارکنان درباره خط‌مشی‌ها، مرخصی‌ها یا فرآیندها به صورت طبیعی و فوری پاسخ دهند و بار حجم سوالات تکراری را از دوش بخش پشتیبانی بردارند.

این سطح از شخصی‌سازی، بهره‌وری را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد، زیرا کاربران وقت کمتری را برای جستجو و گردش در منوها صرف می‌کنند و اطلاعات مرتبط مستقیماً به سمت آن‌ها می‌آید. برای سازمان‌ها، این به معنای تبدیل پورتال از یک ابزار ارتباطی به یک محرک هوشمند برای کارایی است. البته، این تحول نیازمند توجه جدی به اخلاق‌مندی هوش مصنوعی، شفافیت در الگوریتم‌ها و حفظ حریم خصوصی داده‌های کاربران خواهد بود.

5.2 ادغام کامل با فضای کار دیجیتال یکپارچه

پورتال سازمانی آینده، به عنوان دروازه اصلی یا رابط اولیه یک فضای کار دیجیتال جامع عمل خواهد کرد. مفهوم فضای کار دیجیتال فراتر از یک پورتال است و کلیه ابزارها، برنامه‌ها و خدمات مورد نیاز یک کارمند برای انجام کارش را در یک تجربه یکپارچه و امن ادغام می‌کند. پورتال هسته مرکزی این فضا خواهد بود که دسترسی به همه چیز را مدیریت می‌کند.

در این مدل، کاربر پس از ورود به پورتال، نه تنها به اسناد و اخبار دسترسی دارد، بلکه می‌تواند مستقیم از طریق همان رابط، به ایمیل سازمانی، نرم‌افزارهای تخصصی مهندسی، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، ابزارهای تحلیل داده و حتی دستگاه‌های اینترنت اشیاء در کارخانه متصل شود. مرز بین پورتال و سایر سیستم‌های کاری کاملاً محو می‌شود. یکپارچه‌سازی بی‌درز و احراز هویت واحد در تمام این سرویس‌ها، تجربه‌ای روان و بدون وقفه ایجاد می‌کند.

این ادغام عمیق، مدیریت فناوری اطلاعات را نیز ساده‌تر می‌کند، زیرا کنترل دسترسی‌ها، سیاست‌های امنیتی و نظارت بر فعالیت‌ها از یک مرکز واحد انجام می‌پذیرد. برای سازمان، این به معنای کاهش پیچیدگی زیرساخت، افزایش امنیت و توانمندسازی واقعی کارکنان برای تمرکز بر کار اصلی، به جای مبارزه با چندین نام کاربری و رمز عبور و رابط‌های ناهمگون است.

5.3 تمرکز بر تجربه کارکنان و رفاه دیجیتال

همان‌طور که جذب و حفظ استعدادها به یکی از اولویت‌های اصلی سازمان‌ها تبدیل شده است، تجربه کارکنان به عاملی کلیدی در موفقیت هر ابزار داخلی بدل می‌شود. پورتال‌های آینده باید نه فقط کاربردی، بلکه لذت‌بخش، بصری و کم‌تنش باشند. طراحی آنها بر مبنای اصول تجربه کاربری و رفاه دیجیتال صورت خواهد گرفت تا از خستگی دیجیتال کارکنان جلوگیری کند.

این به معنای طراحی واکنش‌گرا و بی‌عیب برای استفاده در موبایل و تبلت، به گونه‌ای که کارکنان دورکار یا در حرکت نیز تجربه کاملی داشته باشند، خواهد بود. همچنین، ممکن است ویژگی‌هایی برای مدیریت حجم اطلاعات و جلوگیری از هجوم اطلاعیه‌ها گنجانده شود، مانند امکان تنظیم ساعات آرام یا اولویت‌بندی اعلان‌ها. پورتال می‌تواند شامل بخش‌هایی برای سلامتی، رویدادهای اجتماعی شرکت یا شناسایی و قدردانی از دستاوردهای همکاران نیز باشد.

هدف نهایی، ایجاد محیطی دیجیتال است که کارکنان نه از روی اجبار، بلکه از روی تمایل به آن مراجعه کنند؛ محیطی که کار را ساده می‌کند، ارتباطات انسانی را تقویت می‌نماید و به حس تعلق سازمانی می‌افزاید. پورتالی که تجربه مثبتی ایجاد کند، به ابزاری قدرتمند در افزایش مشارکت و حفظ کارکنان تبدیل خواهد شد و سرمایه انسانی سازمان را تقویت می‌کند.

5.4 توسعه مبتنی بر داده و تحلیل‌های پیش‌بینانه

پورتال‌های سازمانی به یک منبع غنی از داده‌های رفتاری تبدیل شده‌اند. هر جستجو، هر کلیک، هر مشارکت در انجمن و هر تکمیل فرآیند، داده‌ای ایجاد می‌کند. آینده متعلق به پورتال‌هایی است که بتوانند از این داده‌ها نه فقط برای گزارش‌گیری گذشته‌نگر، بلکه برای تحلیل‌های پیش‌بینانه و تجویزی استفاده کنند. این تحلیلها می‌توانند بینش عمیقی درباره سلامت سازمان ارائه دهند.

به عنوان مثال، پورتال می‌تواند با تحلیل الگوهای جستجو، حوزه‌هایی که اطلاعات در آنها گیج‌کننده یا کم‌یاب است را شناسایی کند و به مدیران محتوا هشدار دهد. یا می‌تواند با رصد کاهش ناگهانی فعالیت یک تیم پرکار، نشانه‌ای از وجود مشکل بالقوه را به مدیر مربوطه اطلاع دهد. حتی می‌تواند با تحلیل مهارت‌های ابراز شده در پروفایل‌ها و پروژه‌ها، به طور خودکار تیم‌های بهینه برای پروژه‌های جدید پیشنهاد دهد.

این قابلیت، پورتال را از یک پلتفرم پشتیبانی به یک منبع راهبردی برای تصمیم‌گیری مدیریتی ارتقا می‌دهد. مدیران می‌توانند بر اساس داده‌های عینی درباره جریان کار، مشارکت و دانش سازمان، تصمیمات بهتری برای بهبود فرآیندها، تخصیص منابع و توسعه نیروی انسانی بگیرند. البته، این امر مستلزم رعایت دقیق حریم خصوصی و قوانین حفاظت از داده به صورت شفاف است.

5.5 انعطاف‌پذیری و پشتیبانی از مدل‌های کاری ترکیبی و مستقل

دنیای کار به سرعت در حال تغییر به سمت مدل‌های ترکیبی (ادغام حضور در دفتر و دورکاری) و حتی افزایش تعداد کارکنان مستقل و پیمانی است. پورتال سازمانی آینده باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا نه تنها کارکنان تمام‌وقت، بلکه این گروه‌های متنوع را نیز در خود جای دهد و یک تجربه یکسان و حرفه‌ای برای همه فراهم کند.

این بدان معناست که دسترسی امن از هر مکان و دستگاهی، مدیریت هویت برای کاربران خارج از دامنه سازمانی سنتی، و ایجاد فضای کاری مجازی برای تیم‌های پروژه موقت که شامل کارکنان داخلی و خارجی هستند، باید به سادگی ممکن باشد. پورتال باید بتواند مرزهای سازمانی را در هم بشکند و همکاری امن با شرکا، پیمانکاران و مشاوران خارجی را تسهیل نماید.

چنین پورتالی، هسته سازمان گسترده و چابک آینده خواهد بود. سازمانی که می‌تواند به سرعت با استعدادهای متنوع در سراسر جهان همکاری کند، بدون اینکه پیچیدگی‌های فناوری مانع آن شود. پورتال در این نقش، به عنوان پل ارتباطی و مرکز هماهنگی، ثبات و کارایی را در عین انعطاف‌پذیری بالا برای سازمان به ارمغان می‌آورد و آن را برای چالش‌های دنیای متغیر آماده می‌سازد.