سفارشی‌سازی شیرپوینت با Power Platform

نویسنده : امیر رضا ابراهیمی
ارسال شده در: 17 فروردین 1404
ارسال دیدگاه: 0

سفارشی‌سازی شیرپوینت با Power Platform

خلق تجربه‌ای پویا، هوشمند و متصل برای کاربران سازمانی

در دنیای مدرن سازمانی، صرفاً ذخیره‌سازی اطلاعات یا مدیریت محتوای ایستا پاسخگوی نیازهای پیچیده امروزی نیست. نیاز به تعامل، هوشمندی، و خودکارسازی فرآیندها باعث شده است که سازمان‌ها به دنبال راهکارهایی انعطاف‌پذیر و قابل توسعه باشند.

اینجاست که ترکیب SharePoint Online و Power Platform به‌عنوان یک بستر فوق‌العاده برای ساخت راهکارهای سفارشی، خودکارسازی فرآیندها و ایجاد اپلیکیشن‌های سازمانی بدون کدنویسی، درخشان ظاهر می‌شود.

معرفی اجمالی Power Platform

Power Platform مجموعه‌ای از ابزارهای مدرن و Low-Code است که توسط Microsoft توسعه داده شده‌است. این پلتفرم شامل چهار جزء اصلی می‌باشد:

ابزار عملکرد یکپارچگی با SharePoint

Power Apps ساخت اپلیکیشن‌های موبایل و تحت وب بدون نیاز به کدنویسی ساخت فرم‌های سفارشی برای لیست‌ها و کتابخانه‌ها

Power Automate طراحی جریان‌های کاری (Workflow) برای خودکارسازی فرآیندها ایجاد فرآیندهای تأیید، هشدار، انتقال فایل و…

Power BI تحلیل و مصورسازی داده‌ها با داشبوردهای تعاملی نمایش داده‌های SharePoint در قالب نمودارهای هوشمند

Power Virtual Agents ساخت چت‌بات‌های هوشمند بدون برنامه‌نویسی پاسخگویی خودکار به سوالات کاربران در پورتال سازمانی

۱. Power Apps: طراحی فرم‌ها و اپلیکیشن‌های تعاملی

در SharePoint، فرم‌های پیش‌فرض محدود و فاقد امکانات بصری هستند. اما با Power Apps، می‌توان فرم‌های حرفه‌ای، زیبا و منطبق با فرآیندهای سازمانی طراحی کرد.

مزایا:

• طراحی فرم‌های پویا برای افزودن/ویرایش داده‌ها

• ایجاد App مستقل از SharePoint یا嵌 داخل صفحات آن

• استفاده از فرمول‌های شبه Excel برای کنترل منطق رفتار فرم

• اتصال به منابع داده مختلف (SQL، OneDrive، Dataverse و…)

نمونه سناریو:

ساخت فرم ثبت مرخصی که:

• اطلاعات کاربر را به‌طور خودکار از Microsoft Graph دریافت کند

• مرخصی‌های باقی‌مانده را از لیست HR دریافت کند

• در صورت تأیید مدیر، یک نوتیفیکیشن به کارمند ارسال کند

۲. Power Automate: خودکارسازی هوشمند فرایندها

Power Automate، ستون فقرات Workflowهای مدرن است. در گذشته SharePoint Designer برای اینکار استفاده می‌شد، اما امروزه Power Automate جایگزینی بسیار قدرتمند و منعطف محسوب می‌شود.

قابلیت‌ها:

• تریگرهای متنوع (هنگام افزودن آیتم، در یک ساعت خاص، یا از طریق Power App)

• ارتباط با بیش از 1000 سرویس (Outlook، Teams، Adobe Sign، DocuSign، Dropbox و…)

• ایجاد فرآیندهای تأیید (Approval Flows)

• اجرای شرطی، حلقه‌ها و اعمال پیچیده منطقی

سناریوهای کاربردی:

فرآیند شرح

ثبت مرخصی پس از ثبت فرم، ارسال به مدیر برای تأیید و ذخیره در آرشیو

هشدار اسناد منقضی‌شده ارسال ایمیل خودکار برای اسناد با تاریخ انقضا نزدیک

انتقال فایل‌ها بعد از تأیید، انتقال فایل از یک کتابخانه به کتابخانه‌ی آرشیو

مدیریت تیکت‌ها در صورت ثبت تیکت جدید، ایجاد Task در Planner و ارسال ایمیل به تیم فنی

۳. Power BI: مصورسازی و تحلیل داده‌های SharePoint

SharePoint، اگرچه در ذخیره‌سازی اطلاعات قدرتمند است، اما برای تحلیل‌های حرفه‌ای به Power BI نیاز دارد.

امکانات Power BI:

• اتصال مستقیم به لیست‌ها و کتابخانه‌های SharePoint

• طراحی داشبوردهای تعاملی برای داده‌های حجیم

• امکان فیلتر، Drill-Down، ترکیب داده‌ها از منابع مختلف

• اشتراک‌گذاری داشبوردها در Teams، SharePoint، یا Web

مثال کاربردی:

• تحلیل درخواست‌های پشتیبانی IT

• نمایش نرخ تأیید مرخصی‌ها در بازه‌های مختلف زمانی

• بررسی اسناد منقضی‌شده بر اساس دپارتمان‌ها

۴. Power Virtual Agents: چت‌بات‌های هوشمند در محیط SharePoint

با استفاده از Power Virtual Agents می‌توان چت‌بات‌هایی طراحی کرد که به‌صورت خودکار پاسخ سوالات رایج کارکنان را بدهند.

کاربردها:

• پاسخ به سوالات متداول مثل “چگونه رمز عبور را تغییر دهم؟”

• راهنمای ثبت مرخصی یا استفاده از پلتفرم‌های سازمانی

• اتصال به Power Automate برای انجام اقدامات خودکار می‌توان این چت‌بات‌ها را در صفحات SharePoint تعبیه کرد تا تجربه‌ای کاملاً تعاملی و هوشمند برای کاربران ایجاد شود.

جدول مقایسه‌ای ابزارهای Power Platform برای SharePoint

ابزار هدف اصلی سطح سفارشی‌سازی میزان دانش فنی مورد نیاز

Power Apps طراحی فرم و اپلیکیشن بالا متوسط

Power Automate خودکارسازی فرآیندها بسیار بالا متوسط تا پیشرفته

Power BI تحلیل و مصورسازی داده‌ها متوسط پیشرفته (در تحلیل)

Power Virtual Agents چت‌بات هوشمند متوسط کم

نتیجه‌گیری:

ترکیب SharePoint Online با Power Platform، دریچه‌ای تازه به دنیای سفارشی‌سازی و هوشمندسازی فرآیندها باز می‌کند. این بستر قدرتمند به سازمان‌ها اجازه می‌دهد بدون نیاز به برنامه‌نویسی‌های پیچیده، راهکارهایی طراحی کنند که دقیقاً منطبق با نیازها، فرهنگ کاری و الزامات داده‌ای آن‌ها باشد.

در این مسیر، هر فرم یک اپلیکیشن است، هر کلیک می‌تواند ماشه‌ای برای یک جریان خودکار باشد، و هر داده‌ای فرصتی برای تحلیل عمیق‌تر.