07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
شیرپوینت من چرا اینقدر اعصابخرده؟
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 3 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
چرا گاهی از سامانه شیرپوینت خسته و عصبانی میشویم؟
سامانه همکاری شیرپوینت، با وجود امکانات گسترده، گاهی به منبعی برای ناامیدی کاربران تبدیل میشود. کندی عملکرد، پیچیدگی در تنظیمات، مشکلات همزمانی در ویرایش اسناد و نیاز به یادگیری مداوم، از جمله عواملی هستند که میتوانند فشار روانی ایجاد کنند. درک این چالشها و آگاهی از راههای مقابله با آنها، میتواند تجربه کاری را بهبود بخشد. این مطلب به بررسی دقیق 10 دلیل اصلی که چرا شیرپوینت من موجب آزردگی میشود، میپردازد.
فهرست مطالب
1. کندی و تأخیر در انجام عملیات
1.1 انتظار طولانی برای بارگذاری صفحات و فایلها
هنگامی که برای دسترسی به یک سند یا مشاهده یک لیست ساده، باید زمانی طولانی را صرف دیدن نماد چرخش مرورگر کنید، احساس ناکارآمدی به شما دست میدهد. این تأخیرها جریان روان کار را قطع میکنند و تمرکز شما را از بین میبرند. تصور کنید در یک جلسه فوری هستید و نیاز دارید به سرعت یک گزارش را از شیرپوینت باز کنید، اما بارگذاری آن دقیقهها طول میکشد. این تأخیر نه تنها شما، بلکه تمام حضار جلسه را معطل میکند و ممکن است حرفهایگری شما را زیر سوال ببرد.
این کندی میتواند دلایل فنی متعددی داشته باشد. حجم بسیار زیاد دادهها در یک کتابخانه واحد، استفاده از ستونها و نمایهای پیچیده، یا وجود فایلهای حجیم مانند ویدیوها میتوانند سرعت بارگذاری را به شدت کاهش دهند. همچنین، پیکربندی سرور میزبان شیرپوینت و فاصله جغرافیایی شما از مرکز داده نیز نقش مهمی ایفا میکند. گاهی اوقات، افزودن قطعات وب (وب پارت) و فرمهای سفارشیسازی شده بیش از حد نیز دلیل این مشکل است.
از دید کاربر نهایی، تشخیص دلیل فنی این کندی ممکن نیست و تنها چیزی که درک میکند، اتلاف وقت و ایجاد مانع در مسیر انجام وظایف است. این تجربه منفی به مرور زمان انباشته شده و برداشت کلی از سامانه را به عنوان یک ابزار کُند و خستهکننده شکل میدهد. در نتیجه، کاربران ممکن است به جای استفاده از روشهای استاندارد، به دنبال راههای جایگزین و ناامن برای اشتراکگذاری اطلاعات بروند.
1.2 مشکلات همگامسازی و تاخیر در نمایش تغییرات
یکی از قابلیتهای اصلی شیرپوینت، امکان همکاری زنده و مشاهده تغییرات همکاران است. با این حال، وقتی تغییری در یک سند ایجاد میکنید و همکارتان حتی پس از رفرش صفحه نیز آن را نمیبیند، اعتماد به این سیستم از بین میرود. این تاخیر در همگامسازی میتواند منجر به کارهای تکراری، ورود دادههای متضاد و سردرگمی عمومی در تیم شود.
این مشکل اغلب در مواقعی که چندین نفر به طور همزمان روی یک لیست یا کتابخانه کار میکنند، مشهود است. ممکن است شما آیتمی را حذف کنید، اما فرد دیگری هنوز آن را ببیند و سعی کند روی آن کار کند. یا ممکن است ویرایشهای انجام شده روی یک سند ورد، با تاخیر برای سایرین ظاهر شود. این وضعیت در محیطهای کاری سریع و پویا که تصمیمگیریها بر اساس آخرین اطلاعات انجام میشود، میتواند فاجعهبار باشد.
علاوه بر فاکتورهای مرتبط با کش مرورگر و شبکه، گاهی تنظیمات کش خود شیرپوینت نیز باعث این تاخیر میشود. از دید کاربر، این رفتار غیرقابل پیشبینی و غیرمنطقی به نظر میرسد. آنها انتظار دارند یک سیستم مدرن ابری، اطلاعات را به صورت لحظهای بهروز کند. هر گونه نقص در این زمینه، حس قابلیت اطمینان سیستم را خدشهدار کرده و یک منبع دائمی اضطراب ایجاد میکند.
1.3 ناکارآمدی و عدم دقت در سامانه جستجو
ابزار جستجو، دریچه دسترسی سریع به اطلاعات در یک انبار بزرگ داده است. وقتی این ابزار به درستی عمل نکند، یافتن یک فایل یا اطلاعات خاص شبیه پیدا کردن سوزن در انبار کاه میشود. وارد کردن عبارت دقیق نام فایل و دریافت نتیجه «موردی یافت نشد»، تجربهای عمیقاً ناامیدکننده است. این ناکارآمدی شما را مجبور میکند به روشهای ابتدایی و زمانبر، مانند پیمایش دستی در ساختار پوشهها، بازگردید.
دلایل فنی این مشکل میتواند شامل ایندکسگذاری ناقص سامانه، پر نشدن فیلدهای متادیتا (مانند نام، توضیحات، برچسبها) برای فایلها، یا محدودیتهای جستجو در محتوای برخی فرمتهای فایل باشد. همچنین، اگر مجوزهای دسترسی (پرمیژن) به درستی تنظیم نشده باشد، ممکن است فایلی که به دنبال آن هستید از نظر شما پنهان باشد و در نتایج جستجو نیاید.
اتلاف وقت و انرژی ناشی از جستجوی بیثمر، به ویژه در شرایط اضطراری، میتواند خشم و ناامیدی شدیدی ایجاد کند. کاربر احساس میکند اطلاعات در سیستمی گم شده که قرار بود آنها را سازماندهی کند. این امر نه تنها بهرهوری را کاهش میدهد، بلکه انگیزه استفاده از سامانه به عنوان منبع اصلی اطلاعات را نیز از بین میبرد و افراد به اشتراکگذاری از طریق ایمیل یا پیامرسانها روی میآورند.
1.4 محدودیتهای سختافزاری کاربر و تاثیر آن بر تجربه کاری
تجربه کار با شیرپوینت به شدت تحت تأثیر سختافزار دستگاه کاربر است. اجرای این پلتفرم در مرورگرهای وب، نیازمند مقدار مناسبی از حافظه موقت (RAM) و قدرت پردازش است. اگر کاربر از یک لپتاپ قدیمی با رم کم استفاده کند، حتی با داشتن اینترنت پرسرعت، عملکرد شیرپوینت میتواند به شدت کند و همراه با تاخیر باشد. باز کردن چند تب حاوی صفحات مختلف شیرپوینت ممکن است باعث قفل کردن مرورگر یا کل سیستم شود.
این مشکل زمانی حادتر میشود که کاربران بخواهند با فایلهای حجیم مانند اسناد ورد با تصاویر فراوان یا فایلهای اکسل بزرگ به طور مستقیم در مرورگر کار کنند. پردازش این فایلها منابع زیادی مصرف میکند و بار اضافی بر روی سیستم کاربر تحمیل مینماید. در این شرایط، کاربر اغلب تفاوت بین مشکل از شیرپوینت یا از دستگاه خود را درک نمیکند و تمام ناکامیها را به حساب سامانه میگذارد.
نتیجه این وضعیت، نارضایتی گسترده در بین کاربرانی است که ممکن است به تجهیزات بهروز دسترسی نداشته باشند. آنها احساس میکنند برای انجام سادهترین کارها باید با سیستم خود کلنجار بروند. این موضوع نهتنها سرعت کار را کاهش میدهد، بلکه یک مانع روانی ایجاد میکند که باعث میشود کاربران تا حد امکان از کار با شیرپوینت اجتناب کنند.
1.5 وابستگی مطلق به کیفیت اتصال اینترنت
شیرپوینت به عنوان یک سامانه ابری، اساساً برای کار در محیط آنلاین طراحی شده است. این وابستگی میتواند در محیطهایی با زیرساخت اینترنتی ضعیف یا ناپایدار، به یک کابوس تبدیل شود. قطع و وصل شدن اینترنت در حین آپلود یک فایل مهم، که ممکن است فرآیندی طولانی باشد، میتواند تمام زحمات کاربر را بر باد دهد و نیاز به شروع مجدد داشته باشد.
حتی برای کارهای سادهای مانند کلیک روی یک منو یا فیلتر کردن یک لیست، در صورت کندی اینترنت، کاربر باید منتظر پاسخ سرور بماند. در موقعیتهای کاری حیاتی مانند ثبت اطلاعات در فرمهای مربوط به فرآیندهای مالی یا انسانی، این ناپایداری باعث استرس و نگرانی از ثبت نشدن اطلاعات میشود. کاربران مدام در حال رفرش صفحه و بررسی اتصال خود هستند که این خود بر آشفتگی ذهنی میافزاید.
اگرچه قابلیتهایی برای کار آفلاین در برخی بخشها وجود دارد، اما این ویژگی اغلب محدود و نیازمند تنظیمات قبلی است و برای عموم کاربران به صورت شفاف و ساده در دسترس نیست. بنابراین، تجربه غالب، تجربهای آنلاین و وابسته است. این وابستگی مطلق، احساس عدم کنترل و آسیبپذیری را در کاربران تقویت میکند، به خصوص برای نیروهای دورکار یا در سفر که همیشه به اینترنت پایدار شرکت دسترسی ندارند.
همچنین بخوانید: تجربه های واقعی از شیرپوینت (بدون سانسور)
2. پیچیدگی و سردرگمی در مدیریت دسترسی و مجوزها
2.1 درهم تنیدگی سطوح مختلف دسترسی (سایت، لیست، کتابخانه، آیتم)
شیرپوینت سطوح مختلفی برای تعیین مجوز دارد: سطح مجموعه سایت، سطح سایت، سطح لیست یا کتابخانه، سطح پوشه، و حتی سطح یک آیتم یا سند منفرد. این لایهبندی با وجود انعطاف، میتواند برای کاربران عادی و حتی سرپرستان بخشها بسیار پیچیده و گیجکننده باشد. وقتی یک همکار جدید به تیم اضافه میشود، مشخص کردن اینکه دقیقاً به کدام سایتها، کدام کتابخانههای داخل آن سایتها، و کدام پوشههای داخل آن کتابخانهها باید دسترسی داشته باشد، میتواند به یک معمای وقتگیر تبدیل شود.
ایجاد یک تغییر کوچک در ساختار تیم نیز میتواند کابوس مدیریت مجوزها را زنده کند. به عنوان مثال، اگر فردی از بخشی به بخش دیگر منتقل شود، باید دسترسیهای قبلی او به دقت حذف و دسترسیهای جدید اعطا شود. اگر این کار با دقت انجام نشود، یا فرد به اطلاعات حساس بخش قدیمی دسترسی پیدا میکند، یا از اطلاعات لازم در بخش جدید محروم میماند. ردیابی و بررسی اینکه “چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد” در یک مجموعه بزرگ، خود یک پروژه تماموقت است.
این پیچیدگی اغلب منجر به دو رویه اشتباه میشود: یا از ترس اشتباه، دسترسی عمومی بیش از حد لازم داده میشود (که امنیت اطلاعات را به خطر میاندازد)، یا به دلیل سردرگمی، دسترسیهای لازم داده نمیشود (که کارایی تیم را کاهش میدهد). در هر دو حالت، نتیجه نهایی نارضایتی کاربران و احساس ناکارآمدی سیستم است.
2.2 ارثبری مجوزها و شکستن آن: یک شمشیر دو لبه
به طور پیشفرض، مجوزها در سطوح پایینتر (مانند یک فایل داخل یک پوشه) از سطوح بالاتر (مانند خود پوشه) به ارث میرسند. این ویژگی برای یکنواختی و سادگی اولیه خوب است. اما زمانی که نیاز میشود مجوزهای یک فایل یا پوشه خاص را “متفاوت” از والدش کنید (عمل Break Inheritance)، مسئله آغاز میشود. پس از شکستن ارثبری، باید مجوزهای جدید را به طور کامل و دستی تعریف کنید.
مشکل اصلی زمانی رخ میدهد که این استثناها زیاد میشوند. پس از چند ماه، ممکن است دهها فایل و پوشه در سراسر سایت داشته باشید که ارثبری مجوزشان شکسته شده و هر کدام مجموعهای منحصر به فرد از کاربران مجاز دارند. مدیریت، پیگیری و بهروزرسانی این استثناها تقریباً غیرممکن میشود. اگر بخواهید مثلاً به یک نفر جدید در کل سایت دسترسی بدهید، باید به تک تک این مکانهای استثنا سر بزنید.
این وضعیت یک کابوس امنیتی و مدیریتی ایجاد میکند. کاربران گزارش میدهند که “دیروز میتوانستم این فایل را ببینم، اما امروز نه” یا برعکس، بدون دلیل مشخصی به اطلاعاتی دسترسی پیدا میکنند که نباید داشته باشند. رفع این خطاها زمانبر است و نیاز به بررسی تخصصی دارد، که این خود منبع جدیدی از عصبانیت و سردرگمی برای همه است.
2.3 تفاوت گروههای امنیتی شیرپوینت با گروههای فعالدایرکتوری
در محیطهای سازمانی که از سرویس دایرکتوری اکتیو (Active Directory) استفاده میکنند، معمولاً گروههایی مانند “همه کارمندان” یا “اعضای بخش مالی” از قبل تعریف شدهاند. کاربران اغلب تصور میکنند که میتوانند به سادگی از همین گروهها برای تعیین مجوز در شیرپوینت استفاده کنند. در حالی که اگر این گروهها به درستی با شیرپوینت همگامسازی نشده باشند، ممکن است عمل نکنند.
علاوه بر این، شیرپوینت گروههای امنیتی داخلی خود را دارد (مانند “مالکان سایت”، “اعضای سایت”، “بازدیدکنندگان سایت”). درک تفاوت این گروهها و تصمیمگیری درباره اینکه چه کسی را در کدام گروه قرار دهیم، نیاز به آموزش دارد. یک اشتباه رایج، اضافه کردن کاربران به صورت مستقیم (علیحساب) به لیست مجوزهاست، به جای استفاده از گروهها. این کار مدیریت را در آینده بسیار دشوار میکند.
وقتی کاربری به درستی اضافه نمیشود یا دسترسیهایش کار نمیکند، اغلب نمیداند دلیلش چیست. آیا مشکل از گروه اکتیو دایرکتوری است؟ آیا مدیر سایت او را به گروه درست شیرپوینت اضافه نکرده؟ یا شاید مجوز در سطح آیتم محدود شده است؟ این عدم شفافیت و نیاز به دخالت متخصص برای رفع یک مشکل ساده دسترسی، کاربران را خسته و عصبانی میکند.
2.4 ابزارهای مدیریت مجوز؛ قدرتمند اما غیردوستانه
صفحههای مدیریت مجوز در شیرپوینت، با وجود جامع بودن، برای کاربر معمولی ترسناک و پیچیده به نظر میرسند. نمایش لیست بلندبالای کاربران و گروهها با سطوح مختلف دسترسی (خواندن، مشارکت، طراحی، کنترل کامل) میتواند گیجکننده باشد. به ویژه وقتی برای یک آیتم منفرد، مجوز ارثبری شکسته شده و لیست مجوزها متفاوت از حالت عادی است.
یکی از بزرگترین چالشها، نبود پیشنمایش ساده و واضح از “دسترسی مؤثر” یک کاربر خاص است. به عبارت دیگر، به عنوان یک مدیر، نمیتوانید به راحتی ببینید که اگر کاربر “الف” را به یک گروه اضافه کنید، در نهایت به کدام فایلها و پوشهها دسترسی خواهد داشت. این امر مستلزم بررسی دستی و دانش از تمام استثناهای موجود در ساختار مجوزهاست.
این پیچیدگی باعث میشود بسیاری از مدیران سایتها (که اغلب مدیران فنی نیستند، بلکه سرپرستان بخشها هستند) از تنظیم مجوزها هراس داشته باشند. آنها یا از متخصصان فناوری اطلاعات درخواست کمک میکنند (که ممکن است پاسخگو نباشند) یا کار را به تعویق میاندازند که هر دو باعث ناامیدی کاربرانی میشود که منتظر دسترسیهای لازم هستند.
2.5 چالش دسترسی مهمانان و کاربران خارج از سازمان
در بسیاری از پروژهها، نیاز به همکاری با مشاوران، پیمانکاران یا مشتریان خارج از سازمان وجود دارد. شیرپوینت قابلیت اشتراکگذاری با کاربران خارجی (External Users) را فراهم میکند، اما تنظیم و مدیریت این دسترسیها خود چالشی جداگانه است. نگرانیهای امنیتی درباره اینکه آیا این کاربران میتوانند اطلاعات را دانلود کنند، به دیگران转发 کنند یا نه، همیشه وجود دارد.
روند ارسال دعوتنامه و تأیید عضویت کاربر خارجی میتواند کند و دارای مراحل اضافه باشد. اگر کاربر خارجی مشکل ورود داشته باشد یا دعوتنامه برایش ارسال نشود، رفع مشکل اغلب نیاز به دخالت فناوری اطلاعات سازمان دارد، زیرا ممکن است محدودیتهایی در سطح کلی مجموعه سایت اعمال شده باشد. این موضوع پروژهها را به تعویق میاندازد.
از طرف دیگر، کاربران خارجی نیز ممکن است با محیط ناآشنا و پروتکلهای امنیتی شیرپوینت (مانند احراز هویت دو مرحلهای) سردرگم شوند. نتیجه نهایی این است که همکاران داخلی، به جای طی کردن فرآیند رسمی، ترجیح میدهند فایلها را از طریق ایمیل یا پیامرسانهای ناامن برای همکاران خارجی بفرستند تا از “سردرد” تنظیم دسترسی در شیرپوینت جلوگیری کنند. این کار امنیت و نظارت بر اطلاعات را کاملاً از بین میبرد.
3. مشکلات همکاری و تداخل در ویرایش اسناد
3.1 قفل شدن اسناد و پیام “در حال ویرایش توسط دیگری”
این احتمالاً یکی از آزاردهندهترین تجربیات کاربران است: باز کردن یک سند ورد یا اکسل ذخیره شده در شیرپوینت و دیدن پیغامی مبنی بر قفل بودن فایل توسط کاربر دیگر. گاهی اوقات این قفل واقعی است، زیرا همکارتان در همان لحظه مشغول ویرایش است. اما در بسیاری موارد، این قفل یک “قفل سرگردان” است که به دلیل بسته نشدن صحیح برنامه توسط کاربر قبلی یا مشکل در ارتباط شبکه باقی مانده است.
رفع این قفل سرگردان برای کاربر عادی غیرممکن است. نیاز است که یک کاربر با دسترسی سطح طراح یا مدیر به تنظیمات کتابخانه مراجعه کند و فایل را از حالت قفل خارج نماید. در این فاصله، تمام افرادی که نیاز به ویرایش فایل دارند، متوقف میمانند. در محیطهای کاری سریع، این توقف حتی برای چند دقیقه هم میتواند هزینهزا باشد و فشار روانی ایجاد کند.
حتی وقتی قفل واقعی است و فردی مشغول کار روی سند است، عدم وجود یک سیستم ساده برای درخواست آزاد کردن فایل یا اطلاعرسانی به فرد قفلکننده، مشکل را تشدید میکند. کاربران مجبورند از راههای دیگر مانند چت یا تلفن با هم ارتباط بگیرند، که این خود باعث وقفه در کار هر دو طرف میشود. این فرآیند ناقص، حس روانی “مالکیت” بر فایلها را تقویت میکند، در حالی که فلسفه شیرپوینت، اشتراکگذاری و همکاری است.
3.2 محدودیتهای ویرایش همزمان در عمل
اگرچه شیرپوینت از ویرایش همزمان (Co-authoring) در برنامههای آفیس پشتیبانی میکند، اما این ویژگی همیشه بینقص عمل نمیکند. در عمل، ممکن است کاربران در مشاهده تغییرات یکدیگر با تاخیر مواجه شوند، یا تغییرات آنها با هم تداخل پیدا کند. به ویژه در اسناد اکسل پیچیده یا اسناد ورد با قالببندی سنگین، احتمال بروز خطا و ناسازگاری بیشتر است.
گاهی اوقات سیستم برای جلوگیری از تداخل، بخشهایی از سند را برای یک کاربر قفل میکند و به کاربر دیگر اجازه ویرایش آن بخش را نمیدهد. این میتواند سردرگمی ایجاد کند، زیرا کاربر دوم نمیداند چرا نمیتواند روی یک پاراگراف خاص تایپ کند. علاوه بر این، برخی از ویژگیهای پیشرفته ورد یا اکسل ممکن است در حالت ویرایش آنلاین در مرورگر غیرفعال باشند و کاربر مجبور شود برنامه دسکتاپ را باز کند که خود میتواند باعث ایجاد مشکلات قفل شود.
این عدم اطمینان به اینکه آیا ویرایش همزمان به درستی کار میکند یا خیر، باعث میشود کاربران استراتژیهای احتیاطی اتخاذ کنند. مثلاً قبل از شروع ویرایش، در چت گروهی اعلام میکنند که “من الان دارم روی فایل گزارش کار میکنم، لطفا وارد نشوید”. این کار اساساً مفهوم ویرایش همزمان را خنثی میکند و به یک نوبتبندی دستی تبدیل میشود که کارایی را کاهش میدهد.
3.3 سردرگمی در نسخهبندی و بازیابی نسخه قدیمی
شیرپوینت قابلیت قدرتمند نگهداری تاریخچه نسخهها (Version History) را دارد. با این حال، رابط کاربری مدیریت این تاریخچه و بازیابی نسخههای قدیمی برای کاربر عادی میتواند مبهم باشد. کاربران اغلب نمیدانند چند نسخه ذخیره میشود، یا چگونه میتوانند یک نسخه خاص را به عنوان نسخه اصلی علامتگذاری کنند.
وقتی اتفاقی میافتد، مانند ذخیره نادرست یک فایل یا حذف بخش مهمی از محتوا، وحشت کاربر برای بازیابی اطلاعات آغاز میشود. پیدا کردن گزینه تاریخچه نسخهها، درک لیست نسخهها (که ممکن است فقط با شماره و تاریخ نشان داده شوند) و در نهایت بازیابی صحیح، نیاز به آرامش و دانش دارد که در لحظه اضطراب فراهم نیست. اگر کاربر به اشتباه نسخه اشتباهی را بازیابی کند، ممکن است وضعیت را بدتر کند.
علاوه بر این، برای فایلهایی مانند پیدیاف یا تصاویر که مستقیماً در مرورگر ویرایش نمیشوند، ممکن است مفهوم نسخهبندی کمتر intuitive باشد. کاربر پس از آپلود فایل جدید با همان نام، ممکن است فکر کند فایل قدیمی کاملاً جایگزین شده و از بین رفته، در حالی که ممکن است در تاریخچه وجود داشته باشد. این عدم شفافیت میتواند منجر از دست رفتن اطلاعات و عصبانیت شدید شود.
3.4 دشواری در ردیابی تغییرات و نظرات در گفتگوها
ابزار نظرات (Comments) در شیرپوینت برای همکاری روی اسناد ضروری است. با این حال، مدیریت این نظرات میتواند دشوار باشد. وقتی روی یک سند بزرگ دهها نظر درج میشود، ردی کردن اینکه کدام نظر پاسخ داده شده، کدام حلشده و کدام هنوز باز است، چالشبرانگیز میشود. اعلانهای (Notifications) مربوط به نظرات نیز گاهی گم میشوند یا به درستی کار نمیکنند.
برای لیستها، قابلیت بحث (Discussion Board) یا ستونهای چندخطی میتواند برای گفتگو استفاده شود، اما این گفتگوها اغلب در هم میروند و ساختار خود را از دست میدهند. یافتن یک تصمیم خاص یا نتیجه یک بحث قدیمی در میان دهها آیتم و نظر، مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است. کاربران وقت زیادی را صرف پیمایش در تاریخچه میکنند تا زمینه (Context) یک موضوع را بفهمند.
این ناکارآمدی در ردیابی، باعث میشود مهمترین تصمیمات و بحثها از محیط شیرپوینت خارج شده و به ایمیل یا پیامرسانهایی مانند تلگرام و واتساپ منتقل شوند. در نتیجه، دانش سازمانی در چندین پلتفرم پراکنده میشود و شیرپوینت به یک انبار فایل مرده تبدیل میشود، نه مرکز زنده همکاری. این دور شدن از هدف اصلی، برای مدیرانی که برای راهاندازی شیرپوینت سرمایهگذاری کردهاند، بسیار ناامیدکننده است.
3.5 تفاوت رفتار برنامه دسکتاپ آفیس با نسخه مرورگر
کاربران اغلب بین برنامه دسکتاپ آفیس (مثلاً Word 2016/2019/Microsoft 365) و نسخه آنلاین آفیس که در مرورگر شیرپوینت باز میشود، در نوسان هستند. این دو محیط تفاوتهای ظاهری و عملکردی قابل توجهی دارند. بسیاری از کلیدهای میانبر، منوها و ویژگیهای پیشرفته در نسخه مرورگر وجود ندارند یا متفاوت عمل میکنند.
این تفاوت میتواند برای کاربران حرفهای که به محیط دسکتاپ عادت دارند، بسیار آزاردهنده باشد. آنها ممکن است برای انجام یک کار ساده در نسخه مرورگر به مشکل بخورند و مجبور شوند فایل را در برنامه دسکتاپ باز کنند، اما این کار خطر ایجاد قفل یا مشکلات همگامسازی را به همراه دارد. همچنین، قالببندی اسناد پیچیده ممکن است در نسخه مرورگر به درستی نمایش داده نشود.
این دوگانگی تجربه کاربری را مختل میکند. کاربر همیشه باید تصمیم بگیرد که از کدام محیط استفاده کند و عواقب هر تصمیم را بپذیرد. این انتخاب مداوم و نگرانی از ناسازگاری، یک لایه استرس اضافی به کار میافزاید. در حالی که کاربر انتظار دارد یک پلتفرم یکپارچه و سازگار داشته باشد که در همه دستگاهها و محیطها به یک شکل عمل کند.
4. نیاز مداوم به آموزش و پیچیدگی رابط کاربری
4.1 منحنی یادگیری شیبدار برای کاربران معمولی
شیرپوینت یک پلتفرم بسیار گسترده با صدها ویژگی و امکان است. برای یک کاربر اداری معمولی که تنها وظیفه دارد اسناد را آپلود کند، فرمها را پر کند یا تقویم تیمی را ببیند، این گستردگی میتواند ترسناک باشد. منوهای تو در تو، اصطلاحات فنی (مانند “لیست”، “کتابخانه”، “ویبپارت”، “گردش کار”) و صفحات تنظیمات پیچیده، یک منحنی یادگیری شیبدار ایجاد میکند. کاربران اغلب احساس میکنند برای انجام سادهترین کارها نیز نیاز دارند دورهای طولانی ببینند.
این مشکل زمانی حادتر میشود که سازمان، آموزش رسمی و جامعی ارائه نمیدهد و انتظار دارد کارمندان به صورت “خودآموز” با سیستم کار کنند. نتیجه این است که افراد تنها ۱۰٪ از امکانات را یاد میگیرند و از روشهای ناکارآمد و وقتگیر برای انجام وظایف خود استفاده میکنند. این عدم دانش، بهرهوری کلی را کاهش داده و باعث میشود کاربران شیرپوینت را یک سامانه “دشوار” و “غیرمنطقی” بدانند.
علاوه بر این، ترس از شکستن یا خراب کردن چیزی همیشه وجود دارد. کاربران از کلیک روی گزینههای ناآشنا میترسند، زیرا نمیدانند عواقب آن چیست. آیا با کلیک روی این دکمه، فایل برای همه حذف میشود؟ آیا تنظیمات سایت به هم میریزد؟ این ترس، خلاقیت و ابتکار عمل را از بین میبرد و افراد را به استفاده منفعلانه و محدود از سیستم سوق میدهد.
4.2 تفاوت فاحش بین نسخههای مختلف و محیطهای شیرپوینت
تجربه کاربری شیرپوینت میتواند به شدت بسته به نسخه مورد استفاده (SharePoint Server 2013, 2016, 2019, SharePoint Online/Microsoft 365) متفاوت باشد. منوها، گزینهها و حتی نام برخی ویژگیها ممکن است تغییر کرده باشد. کاربرانی که از یک نسخه قدیمی به نسخه جدید منتقل میشوند، اغلب سردرگم میشوند و نمیتوانند ابزارهای آشنا را پیدا کنند. این امر نیاز به آموزش مجدد دارد.
حتی در یک نسخه، ممکن است بین “رابط کاربری مدرن” (Modern UI) و “رابط کاربری کلاسیک” (Classic UI) تفاوتهای بزرگی وجود داشته باشد. برخی سایتها یا لیستها ممکن است هنوز از محیط کلاسیک استفاده کنند، در حالی که دیگران به مدرن مهاجرت کردهاند. کاربری که در طول روز با چندین سایت کار میکند، مجبور است خود را دائماً با دو محیط متفاوت تطبیق دهد که این امر خستهکننده و ناکارآمد است.
این ناسازگاری و تغییر مداوم، حس ثبات و اطمینان کاربر را از بین میبرد. آنها نمیتوانند یک روال کاری ثابت برای خود ایجاد کنند، زیرا ممکن است ماه بعد یک ویژگی جابهجا شده یا کاملاً تغییر شکل داده باشد. این حالت شبیه این است که هر چند ماه چیدمان آشپزخانه شما عوض شود و شما مجبور باشید دوباره محل قاشقچنگالها را یاد بگیرید.
4.3 کمبود راهنماییهای درونخطی واضح و کاربرپسند
زمانی که کاربر در حال انجام کاری است و به مشکلی برمیخورد، نیاز فوری به راهنمایی دارد. متأسفانه، راهنماییهای درونخطی (Inline Help) در شیرپوینت اغلب یا بسیار فنی هستند، یا بسیار کلی و غیرکاربردی. پیامهای خطا ممکن است پر از کدها و اصطلاحاتی باشد که برای کاربر عادی نامفهوم است، مانند “خطای همبستگی” یا “دسترسی رد شد”.
برای مثال، وقتی کاربر فایلی را آپلود نمیکند، ممکن است پیغام خطای مبهمی دریافت کند که هیچ راه حلی پیشنهاد نمیدهد. کاربر نمیداند مشکل از حجم فایل است، از نوع فایل است، از مجوزهاست یا از محدودیتهای فنی سرور. این عدم شفافیت، کاربر را در یک چرخه آزمون و خطای بیثمر و ناامیدکننده رها میکند.
در نهایت، کاربر مجبور میشود برای حل کوچکترین مشکلات، به همکاران فنی یا گوگل متوسل شود. جستجوی راهحل در اینترنت نیز خود چالشی دیگر است، زیرا پاسخها ممکن است برای نسخهها یا تنظیمات متفاوت باشد. این فرآیند وقتگیر، کار اصلی را متوقف کرده و باعث عصبانیت میشود.
4.4 نیاز به دانش پایه فنی برای سفارشیسازیهای ساده
شیرپوینت برای تطبیق با نیازهای کسبوکار، قابلیت سفارشیسازی بالایی دارد. اما حتی برای ایجاد تغییرات سادهای مانند اضافه کردن یک ستون محاسباتی به یک لیست، ساخت یک نمای فیلترشده یا ایجاد یک گردش کار ابتدایی، کاربر نیاز به درک مفاهیمی مانند انواع ستونها (متن، عدد، انتخاب)، فرمولنویسی و شرط دارد. این مفاهیم برای یک مدیر پروژه یا کارشناس فروش که تخصص فنی ندارد، میتواند مانع بزرگی باشد.
در نتیجه، یا این سفارشیسازیهای ساده هرگز انجام نمیشوند و تیم با ابزارهای ناکارآمد دست و پنجه نرم میکند، یا انجام آنها به بخش فناوری اطلاعات محول میشود. صف درخواستهای فناوری اطلاعات معمولاً طولانی است و اولویتبندی میشود. بنابراین، یک نیاز ساده که میتواند بهرهوری یک تیم را بالا ببرد، ممکن است هفتهها یا ماهها معطل بماند.
این وابستگی، احساس ناتوانی و ناکارآمدی در کاربران ایجاد میکند. آنها میبینند که یک سیستم به ظاهر قدرتمند نمیتواند نیاز ساده آنها را بدون دخالت یک متخصص برطرف کند. این حس، تمایل به بازگشت به روشهای قدیمی مانند فایلهای اکسل روی درایو شبکه یا حتی کاغذ و قلم را تقویت میکند.
4.5 فراموش کردن روش انجام کارها به دلیل استفاده نامنظم
بر خلاف نرمافزارهایی مانند ورد یا اکسل که کاربران تقریباً هر روز از آنها استفاده میکنند، برخی از امکانات شیرپوینت (مانند ایجاد یک نظرسنجی جدید، طراحی یک صفحه سایت یا تنظیم یک هشدار) ممکن است به صورت ماهانه یا حتی سالانه مورد استفاده قرار گیرند. ماهیت نامنظم این تعاملات باعث میشود کاربران روش انجام کارها را فراموش کنند.
هر بار که نیاز به انجام یک کار نسبتاً غیرمعمول پیش میآید، کاربر مجبور است دوباره یادگیری خود را آغاز کند. این ممکن است شامل پرسیدن از همکاران، تماشای دوباره یک آموزش ویدیویی یا جستجوی گوگل باشد. این چرخه مداوم “یادگیری-فراموشی-یادگیری مجدد” بسیار ناکارآمد و از نظر روانی خستهکننده است. کاربر احساس میکند پیشرفتی ندارد و همیشه در حال جنگ با سیستم است.
این مشکل به ویژه برای مدیران سایتها که وظایف متنوع اما با تناوب کم دارند، آزاردهنده است. آنها نمیتوانند در کار با شیرپوینت “حرفهای” شوند، زیرا تمرین مداوم ندارند. این حالت، شیرپوینت را به یک ابزار همیشه ناآشنا و دشوار تبدیل میکند، حتی برای کسانی که سالها با آن کار کردهاند.
5. انتظارات نادرست و عدم تطبیق با فرآیندهای واقعی کار
5.1 تصور غلط از “تنظیم در پنج دقیقه”
تبلیغات و ارائههای مرتبط با شیرپوینت اغلب بر روی سادگی و راهاندازی سریع تمرکز دارند. این ممکن است این تصور را ایجاد کند که یک تیم میتواند در عرض پنج دقیقه یک سایت تیمی کامل با تمام امکانات راهاندازی کند. در واقعیت، راهاندازی یک سایت تنها آغاز کار است. طراحی ساختار مناسب پوشهها یا لیستها، تعریف ستونهای اطلاعاتی مفید، تنظیم دقیق مجوزها و آموزش کاربران، فرآیندی زمانبر است.
وقتی تیمها با این واقعیت روبرو میشوند، احساس میکنند فریب خوردهاند. فشار برای راهاندازی سریع منجر میشود که از مراحل مهم طراحی و برنامهریزی صرفنظر شود. نتیجه، سایتی شلوغ، بیساختار و غیرکاربردی است که هیچکس از آن راضی نیست. کاربران به جای صرفهجویی در وقت، زمان بیشتری را صرف سازماندهی اطلاعات در یک سیستم آشفته میکنند.
این شکاف بین انتظار (سادگی و سرعت) و واقعیت (پیچیدگی و نیاز به برنامهریزی)، منبع اصلی ناامیدی در مراحل اولیه است. اگر کاربران و مدیران از ابتدا بدانند که شیرپوینت یک “پروژه” است نه یک “راهحل فوری”، احتمال موفقیت بسیار بیشتر میشود.
5.2 تلاش برای شبیهسازی دقیق فرآیندهای کاغذی قدیمی
یک اشتباه رایج در پیادهسازی شیرپوینت، تلاش برای کپی کردن دقیق فرآیندهای کاغذی یا فایلی قدیمی به فضای دیجیتال است. به عنوان مثال، اگر فرآیند درخواست مرخصی به صورت یک فرم فیزیکی بود که باید از چندین دفتر عبور میکرد، برخی سعی میکنند دقیقاً همان مسیر را در یک گردش کار الکترونیکی شیرپوینت بازسازی کنند. این کار قدرت پلتفرم را محدود میکند.
فرآیندهای قدیمی اغلب ناکارآمدیها و گلوگاههایی دارند که به دلیل محدودیتهای فیزیکی ایجاد شدهاند. شیرپوینت این فرصت را میدهد که فرآیندها بازطراحی و سادهسازی شوند. اما اگر کاربران اصرار بر روش قدیمی داشته باشند، سیستم پیچیده و دست و پا گیر میشود. سپس، خود شیرپوینت به دلیل این پیچیدگی غیرضروری مقصر شناخته میشود.
مقاومت در برابر تغییر و تمایل به روش آشنا، یک مانع بزرگ است. کاربران از سیستم جدید انتظار دارند دقیقاً مانند سیستم قدیمی، اما “دیجیتالی” عمل کند. وقتی میبینند که تفاوت دارد، آن را نقص میدانند، نه یک فرصت برای بهبود. این نگرش، پذیرش سیستم جدید را کند و پرتنش میکند.
5.3 عدم تعریف مالک و مسئول برای محتوا و نگهداری
در دنیای فیزیکی، مشخص است که چه کسی مسئول نگهداری از بایگانی پروندهها است. در شیرپوینت، این مسئولیت اغلب مبهم است. وقتی سایتی ایجاد میشود، ممکن است همه “اعضای سایت” حق آپلود و ایجاد محتوا را داشته باشند، اما هیچکس مسئولیت نظمدهی، حذف محتواهای تاریخ گذشته یا بررسی مجوزها را بر عهده ندارد.
نتیجه، سایتی است که به سرعت به انباری از فایلهای قدیمی، تکرارشونده و بینام و نشان تبدیل میشود. پیدا کردن فایل مورد نیاز سخت میشود، امنیت اطلاعات به خطر میافتد (زیرا ممکن است فایلهای حساس قدیمی در دسترس افرادی باشند که نباید باشند) و عملکرد سیستم کند میشود. کاربران از این بینظمی عصبانی میشوند و سیستم را مقصر میدانند.
در واقع، مشکل از نبود “حکمرانی محتوا” (Content Governance) است. شیرپوینت یک ابزار است و مانند هر ابزار دیگری، اگر طبق قواعد استفاده نشود، نتیجه مطلوبی نمیدهد. نیاز به تعیین واضح “مالکان محتوا” برای هر کتابخانه یا لیست و تعریف سیاستهای منظم برای بازبینی و نظافت وجود دارد. بدون این کار، هرج و مرج اجتنابناپذیر است.
5.4 باور به “یک نسخه واحد از حقیقت” بدون فرهنگسازی لازم
شیرپوینت میتواند به عنوان “منبع واحد حقیقت” برای اسناد و دادههای تیم عمل کند. اما این ویژگی فنی، تنها زمانی محقق میشود که تمام اعضای تیم به آن پایبند باشند. در عمل، اغلب شاهد این هستیم که فردی آخرین نسخه یک سند را از شیرپوینت دانلود میکند، تغییراتی روی نسخه محلی میدهد و سپس آن را از طریق ایمیل برای دیگران میفرستد یا روی یک درایو شبکه دیگر ذخیره میکند.
این رفتار، کل مفهوم متمرکزسازی را نقض میکند. حالا چندین نسخه مختلف از یک سند در گردش است و کسی نمیداند کدام یک آخرین و معتبرترین است. وقتی این آشفتگی پیش میآید، کاربران به شیرپوینت برمیگردند و آن را به دلیل سردرگمی سرزنش میکنند، در حالی که منشأ مشکل، عادت کاری غلط خود آنها است.
تغییر این عادات قدیمی، نیازمند رهبری و فرهنگسازی قوی است. مدیران باید به طور قاطع از استفاده از کانالهای موازی جلوگیری کنند و خود الگوی استفاده صحیح باشند. بدون این تعهد از بالا، شیرپوینت به یکی از چندین مکان پراکنده اطلاعات تبدیل میشود و ارزش اصلی خود را از دست میدهد.
5.5 انتظار هوش مصنوعی و خودکاری جادویی بدون پیکربندی
با معرفی قابلیتهایی مانند هوش مصنوعی در جستجو یا اتوماسیون ساده (Power Automate)، انتظارات کاربران افزایش یافته است. آنها تصور میکنند سیستم باید به طور جادویی بداند که آنها به چه چیزی نیاز دارند یا گردش کارهای پیچیده را خودبهخود ایجاد کند. در واقعیت، حتی سادهترین اتوماسیونها نیز نیاز به تعریف واضح شرایط، محرکها و اقدامات دارند.
برای مثال، کاربر ممکن است انتظار داشته باشد که وقتی فایلی با کلمه “فوری” در نامش آپلود میشود، به طور خودکار برای مدیر ایمیل شود. ایجاد این گردش کار نیاز به دانش اولیه در مورد ابزارهای اتوماسیون (مانند Power Automate) دارد. اگر کاربر این دانش را نداشته باشد، احساس میکند سیستم “هوشمند” نیست و وعدهها عملی نشدهاند.
این شکاف بین انتظارات پیشرفته (که توسط بازاریابی ایجاد شده) و واقعیت فنی (که نیازمند تنظیمات دستی است) میتواند منجر به ناامیدی شود. کاربران فکر میکنند سیستم ناتوان است، در حالی که مشکل از نبود دانش یا منابع برای پیکربندی صحیح آن است. این موضوع بار دیگر اهمیت آموزش و تخصیص متخصص را نشان میدهد.
6. مشکلات فنی و محدودیتهای پنهان سیستم
6.1 محدودیتهای عددی پنهان: آستانه مشاهده لیست، اندازه فایل و…
شیرپوینت محدودیتهای فنی زیادی دارد که برای کاربران عادی نامرئی است تا زمانی که به آن برخورد کنند. یکی از معروفترین آنها، “آستانه مشاهده لیست” (List View Threshold) است که معمولاً حدود 5000 آیتم است. وقتی یک لیست یا کتابخانه از این تعداد بیشتر شود، عملکرد جستجو، فیلتر و مرتبسازی به شدت کاهش یافته یا با خطا مواجه میشود. کاربری که نمیداند این محدودیت وجود دارد، به طور ناگهانی با پیغامهای خطای مبهم روبرو میشود و درک نمیکند چرا سیستم در حال کار کردن متوقف شده است.
محدودیت دیگر، اندازه فایل آپلودی است. هر چند این محدودیت قابل افزایش است، اما به طور پیشفرش یک سقف دارد (مثلاً 250 مگابایت در SharePoint Online). کاربری که سعی میکند یک فایل ویدیویی حجیم را آپلود کند، با شکست مواجه میشود. پیام خطا ممکن است واضح نباشد و کاربر تصور کند مشکل از اینترنت یا سیستم خودش است. این محدودیتها بدون اطلاع قبلی و در بدترین زمان ممکن (هنگام عجله) ظاهر میشوند.
وجود این محدودیتها منطقی و برای حفظ عملکرد کلی سرور است، اما از دید کاربر نهایی، اینها نقص طراحی به نظر میرسند. آنها انتظار دارند یک سیستم سازمانی مدرن بتواند با دهها هزار آیتم یا فایلهای بسیار بزرگ کار کند. مواجهه با این دیوارهای نامرئی، اعتماد به سیستم را خدشهدار کرده و کاربر را مجبور میکند تا برای دور زدن محدودیت، به راهحلهای نامناسب متوسل شود.
6.2 مشکلات همگامسازی با اپلیکیشن دسکتاپ (OneDrive Sync Client)
ابزار همگامسازی دسکتاپ (OneDrive for Business) که فایلهای شیرپوینت را در کامپیوتر کاربر آینه میکند، گاهی منبع مشکلات بزرگتری است. این همگامسازی ممکن است به دلایل مختلفی مانند مشکلات شبکه، تغییرات زیاد و پی در پی فایلها، یا تداخل با آنتیویروس متوقف شود. وقتی همگامسازی متوقف میشود، کاربر ممکن است متوجه نشود و به کار روی فایلهای محلی خود ادامه دهد، غافل از اینکه تغییراتش در سرور ثبت نمیشود.
بدتر از آن، وضعیت “همگامسازی конфликт” است. وقتی دو کاربر تقریباً همزمان روی یک فایل همگامشده کار کنند، کلاینت همگامسازی ممکن نتواند تغییرات را ادغام کند و یک “کپی конфликт” ایجاد نماید. حالا کاربر با دو یا چند نسخه از یک فایل با نامهای عجیب روبرو میشود و باید به صورت دستی تشخیص دهد کدام نسخه را نگه دارد. این فرآیند برای کاربران غیرفنی بسیار ترسناک و مستعد از دست رفتن اطلاعات است.
راهاندازی اولیه کلاینت همگامسازی برای کتابخانههای بزرگ با هزاران فایل نیز میتواند ساعتها یا روزها طول بکشد و در این مدت منابع سیستم کاربر را به شدت مصرف کند. این مشکلات، مزیت اصلی دسترسی آسان به فایلها را تحت الشعاع قرار داده و کاربران را به این فکر میاندازد که آیا واقعاً به این دردسر میارزد یا خیر.
6.3 وابستگی به مرورگرهای خاص و نیاز به بهروزرسانی مداوم
تجربه کار با شیرپوینت، به ویژه نسخه آنلاین (Microsoft 365)، میتواند در مرورگرهای مختلف بسیار متفاوت باشد. ممکن است یک ویژگی در مرورگر کروم به خوبی کار کند، اما در اج یا فایرفاکس دچار مشکل شود. برخی از قابلیتهای پیشرفته یا قسمتهای مدیریتی حتی ممکن است فقط در آخرین نسخههای کروم یا اج پشتیبانی شوند.
این وابستگی، برای سازمانهایی که به دلایل امنیتی یا نرمافزاری خاص مجبور به استفاده از یک مرورگر قدیمی یا خاص هستند، مشکلساز میشود. کاربران با پیغامهایی مانند “مرورگر شما پشتیبانی نمیشود” مواجه میشوند و مجبورند برای کارهای خاص، مرورگر خود را عوض کنند که این خود باعث سردرگمی و از دست رفتن زمان میشود. حتی افزونهها و اکسشتنشنهای مرورگر نیز میتوانند با عملکرد شیرپوینت تداخل داشته باشند.
نیاز مداوم به بهروزرسانی مرورگر و سیستم عامل برای حفظ سازگاری، یک بار فنی اضافی بر دوش کاربر و بخش فناوری اطلاعات است. کاربری که سیستم عامل قدیمی دارد، ممکن است به تدریج با مشکلات بیشتری در شیرپوینت روبرو شود، بیآنکه دلیل واقعی آن را بداند. این احساس که سیستم همیشه در حال حرکت است و او باید دائماً خود را تطبیق دهد، خستهکننده است.
6.4 عملکرد ضعیف در محیطهای با امنیت فوقسختگیرانه
در سازمانهای حساس مانند نهادهای دولتی یا مالی، اغلب سیاستهای امنیتی بسیار سختگیرانهای بر روی کامپیوترهای کاربران اعمال میشود. غیرفعال کردن اسکریپتها، کوکیها، افزونههای خاص مرورگر و محدودیتهای فایروال، میتواند عملکرد طبیعی شیرپوینت را به شدت مختل کند. ممکن است منوها بارگذاری نشوند، امکان آپلود فایل از کار بیفتد یا سامانه به طور مکرر از کاربر خروج (Logout) کند.
از دید کاربر، این مشکلات به عنوان نقص شیرپوینت تجربه میشود. آنها نمیدانند که مشکل از محدودیتهای امنیتی داخلی سازمان است. درخواست آنها برای رفع مشکل، به بخش فناوری اطلاعات ارجاع داده میشود که ممکن است نتواند یا نخواهد این محدودیتها را کاهش دهد، زیرا با سیاستهای کلان امنیتی در تضاد است. بنابراین، کاربر در یک بنبست گیر میکند.
این وضعیت باعث یک دوگانگی دردناک میشود: از یک سو سازمان به شیرپوینت به عنوان یک ابزار همکاری مدرن نیاز دارد، و از سوی دیگر سیاستهای امنیتی قدیمی یا بسیار سخت، مانع از استفاده صحیح از آن میشوند. کاربر در میانه این تنش قرار گرفته و مجبور است با یک سیستم نیمهکاره و پرخطا دست و پنجه نرم کند.
6.5 تأخیر در بارگذاری صفحات به دلیل وبپارتها و فرمهای سفارشی
یکی از قابلیتهای جذاب شیرپوینت، امکان شخصیسازی صفحات با استفاده از وبپارتهای مختلف (مانند نمایش اسناد اخیر، تقویم، تصاویر، لیستهای تعبیه شده) است. با این حال، اضافه کردن تعداد زیادی از این وبپارتها به یک صفحه، به خصوص اگر هر کدام دادههای زیادی را واکشی کنند، میتواند زمان بارگذاری صفحه را به شدت افزایش دهد. هر وبپارت یک درخواست جداگانه به سرور ارسال میکند.
همین موضوع در مورد فرمهای سفارشیسازی شده با ابزارهایی مانند Power Apps نیز صادق است. یک فرم پیچیده با کنترلهای زیاد و منطق شرطی، میتواند بسیار کند بارگذاری شود. کاربری که نیاز دارد سریعاً یک درخواست را ثبت کند، باید منتظر بارگذاری تمام المانهای فرم بماند. این تأخیر، تجربه کاربری را خراب میکند و کاربران را از استفاده از آن صفحه یا فرم دور میکند.
مشکل زمانی حادتر میشود که این صفحات و فرمهای سنگین روی دستگاههای ضعیفتر یا با اتصال اینترنت کندتر استفاده شوند. توسعهدهندگان یا مدیران سایت که این صفحات را میسازند (اغلب روی دستگاههای قدرتمند و با اینترنت سریع)، ممکن است متوجه مشکل عملکرد نشوند. در نتیجه، کاربر نهایی مجبور است تاوان طراحی ضعیف را پس دهد، که به طور قطع باعث عصبانیت او خواهد شد.
7. ضعف در پشتیبانی و ارتباط با تیم فناوری اطلاعات
7.1 پرتال درخواست خدمات ناکارآمد و زمان پاسخدهی طولانی
وقتی کاربر با مشکلی در شیرپوینت روبرو میشود، معمولاً اولین راه حل، ثبت یک “تیکت” یا درخواست در سامانه پشتیبانی فناوری اطلاعات است. با این حال، خود این فرآیند اغلب به یک مانع تبدیل میشود. پرتال درخواست خدمات ممکن است پیچیده باشد، دستهبندیهای گیجکننده داشته باشد یا فرمی طولانی برای پر کردن نیاز داشته باشد. کاربر باید مشکل فنی خود را به زبانی توصیف کند که برای پشتیبان قابل فهم باشد، که این خود یک چالش است.
پس از ثبت درخواست، کاربر در صف انتظار قرار میگیرد. زمان پاسخگویی ممکن است از چند ساعت تا چند روز متغیر باشد. در این فاصله، کار کاربر ممکن است کاملاً متوقف شده باشد. اگر مشکل کوچک و مربوط به یک کاربر خاص باشد، احتمالاً در اولویت پایین قرار میگیرد. این انتظار، بر استرس و ناامیدی کاربر میافزاید. او احساس میکند در یک سیستم بزرگ گم شده و مشکلش برای کسی اهمیت ندارد.
در نهایت، پاسخ دریافتی ممکن است کلی، از پیش نوشته شده یا حاوی پیشنهادی باشد که مشکل را حل نمیکند (مثلاً “مرورگر خود را رفرش کنید”). اگر کاربر مجبور شود چند بار با پشتیبانی مکاتبه کند، خستگی و یأس او دوچندان میشود. این تجربه منفی، تمایل کاربر برای گزارش مشکلات در آینده را کاهش میدهد و او ترجیح میدهد با مشکل کنار بیاید یا راهحلهای غیراستاندارد پیدا کند.
7.2 شکاف دانش بین پشتیبان فناوری اطلاعات و کاربر کسبوکار
پشتیبانان فناوری اطلاعات اغلب دید فنی به سیستم دارند. آنها ممکن است بر روی سلامت سرور، وصلههای امنیتی و پیکربندی کلی تمرکز کنند. در مقابل، کاربر نهایی، دید عملکردی و مرتبط با کار خود دارد. وقتی کاربر میگوید “سیستم کار نمیکند”، ممکن است منظورش این باشد که نمیتواند ستون جدیدی به لیست اضافه کند، در حالی که پشتیبان به دنبال قطعی سرویس یا خطاهای سرور میگردد.
این شکاف در درک و زبان مشترک، باعث سوءتفاهم میشود. پشتیبان ممکن است مشکل کاربر را “کماهمیت” یا “غیرفنی” ارزیابی کند، در حالی که برای کاربر، این مشکل به معنای توقف یک فرآیند حیاتی کسبوکار است. از طرفی، کاربر ممکن است اصطلاحات فنی را به درستی به کار نبرد و تشخیص مشکل را برای پشتیبان دشوار کند. این گفتگوی دو زبان مختلف، به ندرت به نتیجه رضایتبخش میرسد.
در مواردی، پشتیبان فناوری اطلاعات نیز ممکن است دانش تخصصی عمیق در مورد تمام جنبههای شیرپوینت نداشته باشد، به ویژه در مورد ویژگیهای سطح بالا مانند گردش کارهای پیچیده، فریمورکهای توسعه یا یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر. در این صورت، درخواست کاربر بین بخشهای مختلف پاسکاری شده یا برای همیشه بلاتکلیف میماند.
7.3 سیاستهای محدودکننده بخش فناوری اطلاعات برای حفظ امنیت
بخش فناوری اطلاعات موظف است امنیت و پایداری کل محیط را حفظ کند. این مسئولیت اغلب منجر به اعمال سیاستهای محدودکنندهای میشود که آزادی عمل کاربران در شیرپوینت را کاهش میدهد. به عنوان مثال، ممکن است کاربران اجازه ایجاد سایت جدید را نداشته باشند، نتوانند برخی انواع فایل را آپلود کنند، یا نتوانند از ویژگیهای خاصی مانند Power Automate استفاده کنند.
برای کاربری که سعی دارد کار خود را با خلاقیت و کارایی بیشتر انجام دهد، این محدودیتها خفهکننده و غیرمنطقی به نظر میرسد. آنها فناوری اطلاعات را به عنوان یک مانع میبینند، نه یک تسهیلگر. درخواستهای آنها برای برداشتن این محدودیتها ممکن است با بروکراسی طولانی، ارزیابی ریسک و احتمالاً رد درخواست مواجه شود. این فرآیند، شور و اشتیاق برای استفاده از سیستم را از بین میبرد.
این تنش ذاتی بین “امنیت” و “دسترسی/کارایی” در بسیاری سازمانها وجود دارد. شیرپوینت، به دلیل گستردگی و قابلیتهایش، اغلب در مرکز این تنش قرار میگیرد. کاربر نهایی که در خط مقدم این جنگ است، آسیب را مستقیماً میبیند و عصبانیت خود را هم متوجه سیستم و هم متوجه بخش فناوری اطلاعات میکند.
7.4 عدم حضور یک مدیر سایت اختصاصی و پاسخگو برای هر تیم
در مدل ایدهآل، هر سایت تیمی در شیرپوینت باید یک یا چند “مدیر سایت” (Site Owner) از بین اعضای همان تیم داشته باشد. این افراد مسئول نظمدهی محتوا، مدیریت مجوزهای اولیه و پاسخ به سوالات ساده همکاران هستند. در عمل، اغلب یا مدیر سایت تعیین نمیشود، یا فرد تعیین شده آموزش ندیده است، یا آنقدر مشغله دارد که نمیتواند به وظایفش رسیدگی کند.
وقتی کاربران سوال یا مشکلی دارند، به جای مراجعه به یک همکار آشنای تیم (مدیر سایت)، مجبورند به پشتیبانی مرکزی فناوری اطلاعات متوسل شوند. این باعث ایجاد ترافیک برای مسائل پیش پا افتاده میشود و زمان پاسخگویی را طولانی میکند. از طرفی، مدیران سایت بالقوه نیز ممکن است از پذیرش این مسئولیت بترسند، زیرا نگران هستند که مبادا با کاری پیچیده مواجه شوند که از عهده آن برنیایند و مقصر شناخته شوند.
عدم وجود این لایه مدیریتی غیرمتمرکز و نزدیک به کاربر، سیستم را خشک و غیرمنعطف میکند. کاربران احساس میکنند هیچ کنترلی بر فضای کاری خود ندارند و برای هر تغییر کوچکی نیاز به اجازه از “بالا” دارند. این احساس وابستگی و ناتوانی، رضایت شغلی و بهرهوری را کاهش میدهد.
7.5 نبود ارتباط شفاف درباره وضعیت مشکلات و قطعیها
هنگامی که یک مشکل عمومی در شیرپوینت رخ میدهد (مثلاً کندی کلی سرویس یا قطعی)، کاربران به سرعت متوجه میشوند که چیزی درست کار نمیکند. اگر سازمان یک کانال ارتباطی شفاف و فوری (مانند یک صفحه وضعیت داخلی، گروه در پیامرسان یا ایمیل اطلاعرسانی) برای آگاه کردن کاربران از مشکلات و زمان تقریبی رفع آن نداشته باشد، سیل تماسها و ایمیلهای نگرانکننده به سمت پشتیبانی سرازیر میشود.
در این شرایط، هر کاربر به تنهایی در تاریکی میماند و تصور میکند مشکل فقط برای او پیش آمده است. ممکن است وقت زیادی را صرف عیبیابی کامپیوتر یا اتصال اینترنت خود کند، در حالی که مشکل از سمت سرور است. این عدم اطلاعرسانی، باعث اتلاف وقت جمعی زیادی میشود و اعتماد کاربران به ثبات سیستم را از بین میبرد.
حتی پس از رفع مشکل، اگر توضیحی درباره علت وقوع آن داده نشود، کاربران ممکن است این قطعیها را نشانهای از بیکفایتی بخش فناوری اطلاعات یا ضعف ذاتی شیرپوینت بدانند. شفافیت در مورد مشکلات (تا حد امکان) نه تنها اعتماد را بازمیگرداند، بلکه به کاربران میفهماند که آنها نیز بخشی از اکوسیستم هستند و مشکلات سیستم، مشکلات همه است.
همچنین بخوانید: پشتیبانی و خدمات شیرپوینت
8. مسائل مربوط به طراحی کاربری و تجربه کاربری (UI/UX)
8.1 ناوبری پیچیده و گم شدن در ساختار سلسله مراتبی سایتها
ساختار ناوبری در شیرپوینت میتواند به سراهی بیپایان از سایتها، زیرسایتها، کتابخانهها و صفحات تبدیل شود. کاربری که به دنبال یک فایل خاص است، ممکن است مجبور شود از یک سایت شروع کند، به یک زیرسایت برود، سپس وارد یک کتابخانه شود و در نهایت در پوشههای تو در تو به دنبال فایل بگردد. در این مسیر، به راحتی میتوان جهت را گم کرد و فراموش کرد که از کجا شروع شده است.
منوی “سایتهای من” یا “پرش به” اگر به درستی تنظیم نشده باشد، کمکی به کاربر نمیکند. سایتهای مهم ممکن است در این منوها گم شوند. کاربران اغلب مجبورند از یک نقطه شروع ثابت (مثلاً صفحه اصلی مجموعه سایت) هر بار مسیر کامل را طی کنند. این فرآیند تکراری و خستهکننده، به ویژه برای کارهای روزمره، به شدت زمانبر است. کاربر احساس میکند به جای تمرکز بر کار، در حال جنگ با منوها و ساختارها است.
این مشکل زمانی حادتر میشود که ساختار سایتها بر اساس منطق فنی یا سازمانی طراحی شده باشد، نه بر اساس منطق کاری کاربران. مثلاً ممکن است تمام پروژهها در یک سایت مجزا باشند، اما کاربری که همزمان روی چند پروژه کار میکند، مجبور باشد دائماً بین سایتها جابهجا شود. این طراحی ناکارآمد، بازتابی از ساختار سازمان روی سیستم است، بدون در نظر گرفتن جریان واقعی کار افراد.
8.2 عدم یکپارچگی ظاهری و رفتاری در بخشهای مختلف
شیرپوینت از اجزای مختلفی تشکیل شده است: صفحات سایت، لیستها، کتابخانهها، محیط مدیریت و … . متأسفانه، طراحی ظاهری و رفتار این اجزا همیشه یکسان نیست. یک لیست در رابط کاربری مدرن ظاهری کاملاً متفاوت با یک لیست در رابط کلاسیک دارد. حتی نحوه فیلتر کردن، مرتبسازی و جستجو در آنها میتواند متفاوت باشد.
این عدم یکپارچگی باعث میشود کاربر نتواند یک الگوی ذهنی ثابت از سیستم تشکیل دهد. هر بار که وارد یک بخش جدید میشود، باید دوباره بیاموزد که چگونه با آن تعامل کند. به عنوان مثال، دکمه “جدید” برای افزودن یک آیتم ممکن است در یک لیست در بالای صفحه و در لیستی دیگر در منوی … (نقطهچین) قرار گرفته باشد. این ناسازگاری جزئی اما فراگیر، سرعت کار را کاهش داده و باعث اشتباهات مکرر میشود.
از دید کاربر، این سیستم به نظر ناتمام و عجولانه میرسد، انگار که قطعات مختلفی از پازل بدون هماهنگی کنار هم چیده شدهاند. این حس، حرفهایگرایی سیستم را زیر سوال میبرد. کاربران ممکن است این سردرگمی را به پای پیچیدگی ذاتی سیستم بگذارند، در حالی که ریشه آن در طراحی ناسازگار تجربه کاربری است.
8.3 استفاده بیش از حد از آیکونهای مبهم و فقدان برچسب متنی واضح
طراحی مدرن شیرپوینت بر استفاده از آیکونها تأکید زیادی دارد. در حالی که آیکونها میتوانند مفید باشند، بسیاری از آنها بدون متن همراه، مبهم و غیرقابل فهم هستند. کاربر باید نشانگر موس را روی هر آیکون نگه دارد تا متن راهنما (Tooltip) ظاهر شود و بفهمد عملکرد آن چیست. این کار برای انجام سریع کارها مانع ایجاد میکند.
مشکل دیگر، تنوع آیکونها برای عملکردهای مشابه در جاهای مختلف است. یک آیکون “تنظیمات” ممکن است در یک جا به شکل چرخ دنده و در جای دیگر به شکل نقطهچین (…) باشد. این عدم استانداردسازی، حافظه بصری کاربر را به چالش میکشد. کاربرانی که بینایی ضعیفتری دارند یا با فرهنگ آیکونهای غربی آشنا نیستند، به طور ویژهای آسیب میبینند.
این رویکرد “حداقلگرایانه” در طراحی، که اغلب فضا را برای محتوا خالی میکند، در عمل میتواند باعث افزایش خطا و کاهش کارایی شود. کاربران محافظهکار میشوند و فقط از گزینههایی استفاده میکنند که به طور کامل میشناسند و از کشف ویژگیهای جدید به دلیل ترس از کلیک روی آیکونهای ناشناخته خودداری میکنند. این امر، سیستم را از رسیدن به پتانسیل کامل خود بازمیدارد.
8.4 فضای غیربهینه و اسراف در صفحهنمایش به دلیل حاشیهها و فضاهای خالی
طراحی مدرن شیرپوینت بر روی “کارتها” و “فضای سفید” زیاد تأکید دارد. در حالی که این طراحی میتواند در تبلتها و گوشیها خوشایند باشد، در مانیتورهای دسکتاپ بزرگ که کاربران حرفهای از آنها استفاده میکنند، ممکن است غیربهینه باشد. فضای زیادی از صفحه به حاشیهها، فاصلهها و عناصر تزئینی اختصاص مییابد و فضای کمی برای نمایش محتوای واقعی باقی میماند.
برای مثال، در یک کتابخانه اسناد، ممکن است در یک صفحه تنها ۷ یا ۸ ردیف فایل قابل مشاهده باشد. کاربر برای دیدن فایلهای بیشتر مجبور است مدام اسکرول کند. این امر بررسی و مقایسه سریع فایلها را دشوار میسازد. در لیستهای داده، همین مشکل وجود دارد و کاربر نمیتواند دادههای زیادی را به صورت یکجا ببیند که برای کارهای تحلیلی ضروری است.
کاربران قدیمی که به نمای فشرده و پراطلاعات محیطهای کلاسیک عادت داشتند، این طراحی جدید را “بچهگانه” و ناکارآمد میدانند. آنها احساس میکنند سیستم برای نمایش اطلاعات مهم، فضای صفحه را هدر میدهد. این ناکارآمدی ادراک شده، زمانی که کاربر تحت فشار کاری است، به منبعی برای رنجش تبدیل میشود.
8.5 عدم سفارشیسازی شخصی برای کاربران (Personalization)
شیرپوینت امکانات محدودی برای شخصیسازی تجربه کاربر بر اساس ترجیحات فردی فراهم میکند. به عنوان مثال، کاربر نمیتواند به سادگی ترتیب ستونهای یک لیست را به شکلی که دوست دارد ذخیره کند (مگر اینکه مدیر سایت یک View اختصاصی برای او ایجاد کند). یا نمیتواند چیدمان یک صفحه سایت اصلی را مطابق با نیازهای کاری خود تغییر دهد.
هر کاربر الگوهای کاری منحصر به فردی دارد. یکی ممکن است بیشتر با تقویم تیمی کار کند، دیگری با اسناد پروژه. اگر هر دو مجبور باشند از یک صفحه یکسان استفاده کنند، هر کدام بخشی از آن برایشان بیفایده است. این عدم انعطاف، سیستم را سخت و یکاندازه میکند. کاربر احساس میکند سیستم برای او ساخته نشده، بلکه او باید خود را با سیستم تطبیق دهد.
این موضوع در تضاد با تجربه کاربری بسیاری از اپلیکیشنهای مدرن است که به کاربران اجازه میدهند محیط کار خود را شخصیسازی کنند. در شیرپوینت، این سطح از کنترل معمولاً فقط در دست مدیران سایت است. نتیجه، احساس بیگانگی با ابزار کاری است. کاربر نمیتواند محیط دیجیتال خود را “مال خود” کند، که این امر تعلق خاطر و راحتی کار با سیستم را کاهش میدهد.
9. چالشهای مهاجرت، یکپارچهسازی و بهروزرسانی
9.1 دردسرهای مهاجرت از نسخه سرور قدیمی به شیرپوینت آنلاین (Microsoft 365)
فرآیند مهاجرت از یک نسخه سرور قدیمی (مثلاً 2013 یا 2016) به شیرپوینت آنلاین میتواند طولانی، پرهزینه و پرریسک باشد. کاربران در طول این فرآیند با بیثباتی مواجه میشوند: ممکن است برخی سایتها به محیط جدید منتقل شده باشند و برخی دیگر نه. ممکن است لینکهای قدیمی که سالها استفاده میشدند، دیگر کار نکنند و کاربران نتوانند به فایلهای مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
حتی پس از مهاجرت فنی موفق، مشکلات کاربردی آغاز میشود. برخی ویژگیهایی که در نسخه قدیمی وجود داشتند، ممکن است در محیط جدید پشتیبانی نشوند یا رفتار متفاوتی داشته باشند. قالبهای سفارشی سایت ممکن است به درستی کار نکنند و سایتها ظاهر زشتی پیدا کنند. کاربران مجبور میشوند خود را با محیط جدید وفق دهند، در حالی که هنوز به روش قدیمی عادت دارند.
این دوره گذار، که ممکن است ماهها طول بکشد، برای کاربران بسیار استرسزا است. آنها باید همزمان با کار روزمره، با یک سیستم نیمهآشنا و احتمالاً پر از خطا دست و پنجه نرم کنند. این تجربه میتواند تأثیر منفی ماندگاری بر برداشت آنها از شیرپوینت به طور کلی بگذارد، حتی اگر محیط جدید در نهایت بهتر باشد.
9.2 مشکلات یکپارچهسازی با سیستمهای نرمافزاری دیگر سازمان
شیرپوینت به ندرت تنها سیستم مورد استفاده یک سازمان است. معمولاً نیاز به یکپارچهسازی با سیستمهای منابع انسانی، مالی، CRM یا نرمافزارهای تخصصی دیگر وجود دارد. انجام این یکپارچهسازیها اغلب پیچیده، فنی و نیازمند توسعه اختصاصی است. در نتیجه، یا اصلاً انجام نمیشود یا به صورت ناقص اجرا میگردد.
کاربران از این عدم یکپارچگی رنج میبرند. به عنوان مثال، ممکن است مجبور باشند اطلاعات کارمند را یک بار در سیستم منابع انسانی و بار دیگر در یک لیست شیرپوینت وارد کنند. یا ممکن است نتوانند مستندات پروژه را که در شیرپوینت است، به طور مستقیم به رکورد مشتری در نرمافزار CRM لینک کنند. این ناهماهنگی، منجر به دوبارهکاری، ناسازگاری دادهها و اتلاف وقت میشود.
کاربران انتظار دارند سیستمهای مدرن به راحتی با هم “حرف بزنند”. وقتی شیرپوینت به صورت یک جزیره جداافتاده عمل میکند، ارزش آن کاهش مییابد. کاربران مجبورند به طور دستی پل بین سیستمها بزنند، که این کار خستهکننده و مستعد خطاست. آنها سیستم را به دلیل این انزوا سرزنش میکنند، در حالی که مشکل ممکن است از معماری کلی فناوری اطلاعات سازمان نشأت بگیرد.
9.3 اختلال در کار به دلیل بهروزرسانیهای خودکار و ناگهانی مایکروسافت
در محیط شیرپوینت آنلاین (Microsoft 365)، مایکروسافت بهروزرسانیها را به طور خودکار و گاهی با اطلاع قبلی کم اعمال میکند. این بهروزرسانیها میتوانند شامل تغییرات ظاهری، جابهجایی منوها، اضافه یا حذف شدن ویژگیها باشد. برای کاربرانی که به یک روال عادت کردهاند، این تغییرات ناگهانی میتواند بسیار آزاردهنده باشد.
یک روز کاربر وارد سیستم میشود و میبیند دکمهای که همیشه از آن استفاده میکرده ناپدید شده یا به جای دیگری رفته است. این باعث توقف کار و شروع جستجو برای یافتن گزینه جدید میشود. حتی تغییرات کوچک در رنگ یا فونت نیز میتواند احساس ناآشنایی و سردرگمی ایجاد کند. کاربران احساس میکنند کنترل محیط کاری خود را از دست دادهاند.
اگرچه این بهروزرسانیها در بلندمدت معمولاً مفید هستند، اما مدیریت تغییر ضعیف میتواند آسیب زیادی به پذیرش کاربر وارد کند. عدم اطلاعرسانی مناسب، نبود آموزش برای تغییرات اساسی، و ناتوانی در به تعویق انداختن بهروزرسانیها برای زمان مناسب، همگی به تجربه منفی کاربر دامن میزنند. کاربران میپرسند: “چرا چیزی که خوب کار میکرد را عوض کردند؟”
9.4 از دست رفتن یا خراب شدن محتوای قدیمی پس از ارتقا
در طول بهروزرسانیهای عمده یا مهاجرت، همیشه این خطر وجود دارد که محتوای قدیمی، به ویژه محتوای سفارشیسازی شده یا ایجاد شده با روشهای قدیمی، آسیب ببیند. صفحات وبپارتی که با تکنولوژیهای منسوخ (مثل Silverlight) ساخته شدهاند، ممکن است پس از ارتقا به کلی از کار بیفتند. برخی فرمهای پیچیده InfoPath ممکن است دیگر قابل استفاده نباشند.
برای کاربرانی که سالها از این محتواها استفاده کردهاند و ممکن است فرآیندهای کاری حیاتی به آنها وابسته باشد، این یک فاجعه است. ریکاوری یا بازسازی این محتواها میتواند بسیار زمانبر و پرهزینه باشد. در این فاصله، کارها متوقف میشوند. این تجربه، یک ترس دائمی در کاربران ایجاد میکند: “اگر امروز روی این پلتفرم سرمایهگذاری کنم، آیا فردا با یک بهروزرسانی همه چیز از بین نخواهد رفت؟”
این عدم اطمینان به پایداری بلندمدت، سازمانها و کاربران را محافظهکار میکند. آنها ممکن است از استفاده از ویژگیهای جدید و قدرتمند خودداری کنند، فقط به این خاطر که میترسند در آینده پشتیبانی نشوند. این امر باعث میشود سازمانها نتوانند از مزایای کامل پلتفرم بهره ببرند.
9.5 دشواری در خروج از شیرپوینت و وابستگی به پلتفرم (Vendor Lock-in)
با گذشت زمان، سازمانها حجم عظیمی از دادهها، فرآیندها و دانش را در شیرپوینت ذخیره و مستقر میکنند. این سیستم به شریان اصلی اطلاعاتی شرکت تبدیل میشود. اما این یک پیامد دارد: وابستگی شدید به پلتفرم مایکروسافت. اگر سازمانی به هر دلیلی (مثلاً هزینه، نارضایتی یا تغییر استراتژی) بخواهد به پلتفرم دیگری منتقل شود، با چالشی عظیم روبرو خواهد شد.
استخراج دادهها به صورت ساختاریافته و با حفظ روابط و فرادادهها کار سادهای نیست. فرآیندهای کسبوکار ساخته شده در گردش کارهای شیرپوینت یا Power Automate باید از نو در سیستم جدید نوشته شوند. کاربران نیز به محیط و روال کار عادت کردهاند و مقاومت زیادی در برابر تغییر مجدد خواهند داشت.
این احساس “اسارت” میتواند به طور غیرمستقیم بر تجربه کاربر تأثیر بگذارد. مدیران و کاربران ممکن است با این دانش که راه بازگشتی نیست و باید با مشکلات سیستم کنار بیایند، با ناامیدی بیشتری با نقصها روبرو شوند. این وابستگی، قدرت چانهزنی سازمان را در برابر ارائهدهنده کاهش داده و میتواند حس بیپناهی ایجاد کند.
10. عوامل انسانی و فرهنگی مؤثر بر تجربه کاربری
10.1 مقاومت در برابر تغییر و نوستالژی روشهای قدیمی
یکی از بزرگترین موانع، مقاومت ذاتی انسان در برابر تغییر است. بسیاری از کاربران سالها با روشهای قدیمی مانند اشتراکگذاری فایل از طریق ایمیل، استفاده از درایو شبکه مشترک یا حتی چاپ و کاغذ کار کردهاند. این روشها با وجود تمام ناکارآمدیها، برای آنها آشنا و راحت هستند. شیرپوینت با تمام پیچیدگیاش، یک تغییر بزرگ محسوب میشود.
این مقاومت میتواند به شکل منفعلانه (استفاده حداقلی از سیستم) یا فعال (شکایت مداوم و تلاش برای بازگشت به روش قدیمی) ظاهر شود. کاربران به محض روبرو شدن با کوچکترین مشکل در شیرپوینت، بلافاصله آن را با روش قدیمی مقایسه میکنند و نتیجه میگیرند که “روش قبلی بهتر بود”. این نوستالژی، اغلب مشکلات روش قدیمی را نادیده میگیرد.
غلبه بر این مقاومت نیازمند صبر، آموزش و نشان دادن ملموس مزایای سیستم جدید است. اگر کاربران نتوانند به سرعت ارزش افزوده شیرپوینت را در زندگی کاری خود ببینند، به آن به عنوان یک مانع اضافی نگاه خواهند کرد. این نگرش منفی، حتی قبل از شروع کار، شانس موفقیت را کاهش میدهد.
10.2 نبود رهبری و الگوسازی توسط مدیران ارشد
تغییر موفق، از بالا شروع میشود. اگر مدیران ارشد و میانی یک سازمان شخصاً از شیرپوینت استفاده نکنند، پیامی قوی به کارکنان میفرستند: “این سیستم آنقدرها هم مهم نیست.” وقتی کارمندی میبیند که مدیرش برای به اشتراک گذاشتن یک سند، همچنان از ایمیل استفاده میکند یا گزارشات را به صورت چاپی درخواست میکند، انگیزهای برای یادگیری و استفاده از شیرپوینت پیدا نمیکند.
مدیران همچنین باید با تعریف فرآیندهای رسمی که مستلزم استفاده از شیرپوینت است (مثلاً “همه درخواستهای مرخصی باید از طریق فرم در شیرپوینت ثبت شود”)، استفاده از سیستم را اجباری کنند. بدون این اجبار، بسیاری از کاربران به روش آسانتر و آشناتر بازمیگردند. مدیران باید حامی و مشوق تغییر باشند و منابع لازم (زمان، آموزش) را در اختیار تیم قرار دهند.
وقتی این رهبری وجود نداشته باشد، شیرپوینت تبدیل به یک ابتکار عمل منزوی در بخش فناوری اطلاعات میشود که سایر بخشها احساس میکنند به آنها تحمیل شده است. در این شرایط، هر مشکلی در سیستم بزرگنمایی شده و بهانهای برای عدم استفاده از آن میشود. فرهنگ سازمانی، قدرتمندتر از هر نرمافزاری است.
10.3 احساس ترس از اشتباه و نگرانی از نظارت بیشتر
شیرپوینت محیطی شفاف ایجاد میکند. مشخص است که چه کسی، چه فایلی را ایجاد کرده، چه تغییراتی داده و چه زمانی آن را باز کرده است. برای برخی مدیران، این یک مزیت بزرگ برای نظارت بر پیشرفت کار است. اما برای بسیاری از کارمندان، این شفافیت میتواند ترسناک باشد. آنها احساس میکنند زیر ذرهبین هستند و هر اشتباه یا تأخیری ثبت و ضبط میشود.
این ترس میتواند رفتارهای اجتنابی ایجاد کند. مثلاً کاربران ممکن است به جای آپلود پیشنویس اولیه یک گزارش که ممکن است پر از اشکال باشد، صبر کنند تا نسخه نهایی و بیعیب را بارگذاری کنند. این کار، مزیت همکاری زودهنگام و دریافت بازخورد را از بین میبرد. یا ممکن است از قابلیت “بررسی” (Check-Out) فایل به شدت استفاده کنند تا دیگران نتوانند پیشرفت کندِشان را ببینند.
ایجاد یک فرهنگ اعتماد به جای فرهنگ نظارت و سرزنش، برای غلبه بر این ترس حیاتی است. مدیران باید تأکید کنند که هدف از شفافیت، کمک به همکاری و یادگیری است، نه پیدا کردن مقصر. بدون این فرهنگ، شیرپوینت میتواند به ابزاری برای ایجاد اضطراب تبدیل شود، نه تسهیل کار.
10.4 کمبود زمان و منابع برای یادگیری عمیق و تمرین
کارمندان امروزی معمولاً با حجم بالایی از کار روبرو هستند. زمانی که برای یادگیری یک سیستم جدید به آنها داده میشود، اغلب ناکافی است یا به صورت غیررسمی (“خودت یاد بگیر”) ابلاغ میشود. یک آموزش یک یا دو ساعته نمیتواند عمق شیرپوینت را پوشش دهد. در نتیجه، کاربران فقط مبانی را یاد میگیرند و هرگز به سطح تسلط نمیرسند.
نداشتن زمان برای تمرین و کشف ویژگیهای سیستم، باعث میشود کاربران در یک سطح ابتدایی باقی بمانند. آنها از روشهای ناکارآمدی استفاده میکنند که بلد هستند، چون وقت ندارند روش بهینه را جستجو کنند یا بیاموزند. وقتی تحت فشار deadline هستند، آخرین چیزی که میخواهند این است که با یک ویژگی ناشناخته در شیرپوینت کلنجار بروند.
این چرخه معیوب ادامه پیدا میکند: عدم دانش منجر به ناکارآمدی میشود، ناکارآمدی منجر به اتلاف وقت میشود، و اتلاف وقت فرصتی برای کسب دانش باقی نمیگذارد. سازمانها باید یادگیری را به عنوان یک بخش ضروری از کار به رسمیت بشناسند و زمان و فضای امنی برای آزمایش و خطا در اختیار کارمندان قرار دهند.
10.5 انتظار برای کامل بودن و عدم تحمل هیچ گونه ایراد
در نهایت، یک عامل روانشناختی مهم وجود دارد: وقتی سازمانی پول و زمان زیادی را صرف پیادهسازی یک سیستم مانند شیرپوینت میکند، کاربران انتظار یک تجربه بینقص و فوری دارند. آنها تحمل کمی برای خطاها، کندی یا پیچیدگی دارند. هر مشکلی، هر چند کوچک، به عنوان شکست کل سیستم تلقی میشود.
این انتظار غیرواقعی از یک نرمافزار بسیار پیچیده، خود منشأ ناامیدی است. در دنیای واقعی، هیچ سیستم بزرگی بدون مشکل نیست. اپلیکیشنهای موبایل مورد علاقه افراد نیز باگها و بهروزرسانیهای مکرر دارند، اما تحمل کاربران بیشتر است، زیرا انتظارات پایینتر و رابطه شخصیتری با آن ابزارها دارند.
شیرپوینت به عنوان یک ابزار کاری اجباری، تحت ذرهبین دقیقتری قرار دارد. کاربران آن را نه یک انتخاب، بلکه یک اجبار میبینند. این نگرش منفی از ابتدا، باعث میشود که تمرکز آنها بیشتر بر نقاط ضعف باشد تا نقاط قوت. تغییر این نگرش، نیازمند مدیریت ارتباطات، مدیریت انتظارات و نشان دادن مداوم ارزشی است که سیستم در بلندمدت ایجاد میکند، علیرغم همه مشکلات روزمره.
❓سوالات متداول
خیر، نه همیشه. عوامل زیادی مانند سرعت اینترنت کاربر، قدرت سختافزار دستگاه (کامپیوتر شخصی)، حجم زیاد اسناد و کتابخانهها در یک سایت، و حتی افزونهها و اسکریپتهای سفارشی میتوانند عملکرد را کند کنند. پیش از نتیجهگیری، بررسی این عوامل جانبی ضروری است.
کلید کار، «سادهسازی» و «مستندسازی» است. به جای دادن دسترسی انفرادی به تکتک افراد، از گروههای امنیتی (مثلاً «اعضای تیم مالی»، «مدیران پروژه») استفاده کنید. همچنین، یک سند راهنما ایجاد کنید که مشخص کند هر گروه به کدام سایتها و کتابخانهها دسترسی دارد.
سعی کنید فرهنگ تیمی را نهادینه کنید که افراد قبل از ویرایش یک سند مهم، در قسمت نظرات یا در یک چت گروهی اعلام کنند که قصد ویرایش دارند. همچنین، از ویژگی «تاریخچه نسخه» به طور منظم استفاده کنید تا در صورت بروز مشکل، به نسخه قبلی برگردید.
قطعاً بله. بسیاری از احساسات ناخوشایند از «نادانی» یا «بلد نبودن» ناشی میشود. یک آموزش ساختاریافته (حتی از طریق ویدیوهای رایگان موجود) میتواند شما را با راهکارهای سریع، کلیدهای میانبر و منطق عملکرد سامانه آشنا کند و حس کنترل شما را افزایش دهد.وقتی مدیران از شیرپوینت استفاده نمیکنند، چه واکنشی مناسب است؟
به جای عصبانیت، سعی کنید مزایای عملی استفاده برای آنها را شفاف کنید. مثلاً یک گزارش مدیریتی جذاب و خودکار در شیرپوینت طراحی کنید که با یک کلیک به روز شود. وقتی ببینند این ابزار چطور زندگی را سادهتر میکند، احتمال همراهی بیشتر میشود.
جمع بندی نهایی
در نهایت، باید پذیرفت که سامانه شیرپوینت یک ابزار قدرتمند برای مدیریت محتوا و همکاری تیمی است، اما مانند هر نرمافزار پیچیده دیگری، بدون درک صحیح از منطق حاکم بر آن، میتواند چالشبرانگیز باشد. بسیاری از مشکلات ذکر شده، ریشه در انتظارات نادرست، پیکربندی ضعیف، یا نبود دانش کافی دارد. عصبانیت از این سامانه، اغلب سیگنالی است که نشان میدهد یا نیاز به آموزش بیشتر داریم، یا فرآیندهای تیم نیاز به بازنگری دارند، یا زیرساخت فنی باید ارتقا یابد. به جای مقصر دانستن ابزار، بهتر است نگاهی سیستمی به مسئله داشته باشیم.
سرمایهگذاری روی آموزش کاربران، تعریف دقیق فرآیندها و مسئولیتها، مشورت با متخصصان برای پیکربندی بهینه، و در نهایت، تطبیق انتظارات با واقعیتهای فنی، میتواند تنش را کاهش دهد و شیرپوینت را به همان ابزار مفید و کارآمدی تبدیل کند که برای آن طراحی شده است. یادآوری این نکته ضروری است که هدف نهایی، تسهیل کار است، نه دشوارتر کردن آن. بنابراین، با صبر، برنامهریزی و همکاری، میتوان از بسیاری از این موانع عبور کرد.
برای مطالعه بیشتر در مورد بهترین روشهای مدیریت و بهینهسازی استفاده از سامانههای همکاری مانند شیرپوینت، پیشنهاد میکنیم مطلب جامع «راهنمای مدیریت پروژه و همکاری تیمی» منتشر شده توسط دانشگاه هاروارد را از طریق این لینک مطالعه بفرمایید. این منبع معتبر، اصولی را آموزش میدهد که میتواند دیدگاه شما را نسبت به استفاده از هر ابزار همکاری، از جمله شیرپوینت، متحول کند.
دیدگاه بگذارید