07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
اتصال مایکروسافت شیرپوینت و تیمز
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 10 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
ادغام پلتفرمهای همکاری: بهرهوری بیشتر با اتصال شیرپوینت و تیمز
در دنیای مدرن کسبوکار، ابزارهای دیجیتال نقش حیاتی در تسهیل کار تیمی و مدیریت اطلاعات دارند. مایکروسافت شیرپوینت بهعنوان یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت اسناد و فرآیندها، و مایکروسافت تیمز بهعنوان یک مرکز ارتباطی و همکاری تیمی شناخته میشوند. اتصال مایکروسافت شیرپوینت و تیمز، یک محیط کاری یکپارچه و روان ایجاد میکند که در آن دسترسی به اطلاعات، ارتباطات و مدیریت پروژهها در یک فضای متمرکز و قابل دسترس اتفاق میافتد. این ادغام، موانع سنتی بین ذخیرهسازی اطلاعات و گفتوگوهای تیمی را از بین برده و بهرهوری را بهطور چشمگیری افزایش میدهد.
فهرست مطالب
1. چرا ادغام شیرپوینت و تیمز یک ضرورت است؟
1.1 پایان پراکندگی اطلاعات و ارتباطات
در بسیاری از سازمانها، اطلاعات و اسناد مهم در پلتفرمهایی مانند شیرپوینت ذخیره میشوند، در حالی که گفتوگوها، تصمیمگیریها و هماهنگیهای فوری در برنامهای مانند تیمز انجام میگیرد. این جداسازی منجر به سردرگمی، هدررفت زمان برای یافتن اسناد مرتبط با بحثها و حتی استفاده از نسخههای قدیمی مدارک میشود. اتصال این دو پلتفرم، این شکاف را پر میکند. وقتی یک تیم در حال بحث درباره یک پروژه در کانال تیمز است، میتواند بهطور مستقیم و بدون ترک محیط گفتوگو، به کتابخانه اسناد همان پروژه در شیرپوینت دسترسی داشته باشد. این یکپارچگی به معنای تمرکز کامل بر کار، بدون نیاز به جابهجایی بین پنجرههای مختلف و نرمافزارهای متعدد است.
تصور کنید جلسهای فوری در یک کانال تیمز تشکیل شده است. به جای آنکه هر فرد برای پیدا کردن سند مورد نظر به ایمیلها یا درایوهای جداگانه مراجعه کند، به سادگی و با چند کلیک، فایل مربوطه که از قبل در سایت شیرپوینت تیم بارگذاری شده، در همان محیط گفتوگو در دسترس همه قرار میگیرد. این کار نه تنها سرعت تصمیمگیری را بالا میبرد، بلکه اطمینان حاصل میکند که همه افراد روی آخرین نسخه از یک سند واحد کار و نظر میدهند. این پایان عصر پراکندگی و شروع دورهای از نظم و دسترسی متمرکز است.
1.2 ایجاد مرکزی واحد برای زندگی پروژه
هر پروژه نیازمند مجموعهای از ابزارها شامل فضای ذخیرهسازی اسناد، تقویم، وظایف محول شده، و البته یک کانال ارتباطی است. اتصال شیرپوینت و تیمز دقیقاً چنین فضای جامعی را ایجاد میکند. شما میتوانید یک “تیم” در برنامه تیمز ایجاد کنید و به طور خودکار یک “سایت تیمی” متناظر برای آن در شیرپوینت ساخته شود. این سایت، مخزن اصلی تمام اسناد، صفحات ویکی، لیستهای اطلاعاتی و دادههای پروژه خواهد بود. همه این محتواها بهطور یکپارچه در تبهای داخل کانال تیمز قابل دسترسی و مدیریت هستند.
این یکپارچگی به این معناست که دیگر نیازی به اطلاعرسانی جداگانه درباره آپلود یک سند جدید یا بهروزرسانی یک فایل نیست. هر تغییری که در اسناد سایت شیرپوینت اتفاق بیفتد، بلافاصله در لینک آن سند در کانال تیمز قابل مشاهده است. همچنین، قابلیتهای گردش کار و تأییدیه در شیرپوینت میتوانند مستقیماً از داخل تیمز راهاندازی و پیگیری شوند. در واقع، این ادغام یک اکوسیستم کامل برای پروژه میسازد که در آن هر قطعه اطلاعاتی جایگاه مشخص و قابل دسترسی دارد و تمام فعالیتها حول یک محور واحد یعنی کانال تیمز سازماندهی میشوند. این رویکرد، شفافیت را به حداکثر میرساند و مدیریت پروژه را سادهتر میکند.
همچنین بخوانید: هماهنگی شیرپوینت و آفیس آنلاین برای کار تیمی بیدردسر
2. نقش شیرپوینت به عنوان مخزن امن و هوشمند اسناد در تیمز
2.1 ذخیرهسازی متمرکز و سازمانیافته، فراتر از یک درایو مشترک
هنگامی که شیرپوینت به تیمز متصل میشود، دیگر صرفاً یک فضای ذخیرهسازی ابری جداگانه نیست، بلکه به قلب کتابخانه اسناد هر تیم تبدیل میگردد. هر کانال در تیمز میتواند یک پوشه جداگانه در کتابخانه اسناد سایت شیرپوینت داشته باشد. این ساختار، سازماندهی اسناد را به صورت خودکار و منطقی ممکن میسازد. به جای آنکه تمام فایلها در یک جای بزرگ و درهم ریخته جمع شوند، اسناد هر موضوع یا پروژه خاص، در کانال مربوطه و در نتیجه در پوشه مرتبط در شیرپوینت قرار میگیرند. این امر یافتن اسناد را بسیار آسانتر میکند.
علاوه بر این، شیرپوینت قابلیتهای مدیریتی پیشرفتهای را ارائه میدهد که در یک درایو ساده وجود ندارد. شما میتوانید برای اسناد، “متادیتا” یا اطلاعات اضافی (مانند شماره پروژه، نام مشتری، وضعیت، تاریخ تحویل) تعریف کنید. سپس میتوانید بر اساس این اطلاعات، اسناد را فیلتر، مرتبسازی و یا نمایهای خاصی ایجاد کنید. این به معنای آن است که تیم شما میتواند بهجای جستجو در نام فایلها، بر اساس ویژگیهای محتوای آنها به سرعت آنچه را نیاز دارد بیابد. این سطح از سازمانیافتگی، به ویژه برای تیمهایی که با حجم بالایی از اسناد و قراردادها سروکار دارند، حیاتی است.
2.2 کنترل نسخهها، تاریخچه و بازیابی اطلاعات
یکی از بزرگترین چالشها در کار تیمی، پیگیری تغییرات ایجاد شده در اسناد و اطمینان از کار بر روی آخرین نسخه است. اتصال شیرپوینت و تیمز این مشکل را به طور ریشهای حل میکند. تمام فایلهای به اشتراک گذاشته شده در تیمز، در واقع در شیرپوینت ذخیره میشوند و از قابلیت قدرتمند “کنترل نسخه” آن بهره میبرند. این سیستم به صورت خودکار از هر تغییر در سند یک نسخه پشتیبان ایجاد میکند. بنابراین، اگر فردی تغییرات ناخواستهای اعمال کند یا نیاز باشد به نسخهای از دو هفته قبل بازگردید، این کار به سادگی و با چند کلیک امکانپذیر است.
هر نسخه، همراه با نام فرد ویرایشگر و تاریخ و ساعت تغییرات ذخیره میشود که شفافیت کامل را ایجاد میکند. همچنین، ویژگی “تاریخچه فعالیت” در شیرپوینت نشان میدهد که چه کسی، چه زمانی و در کجای سند تغییراتی را انجام داده است. این قابلیت نه تنها برای بازیابی اطلاعات، بلکه برای ردیابی پیشرفت کار و درک فرآیند تدوین یک سند بسیار مفید است. در محیط تیمز، هنگامی که یک فایل بهروز میشود، به کاربران مربوطه اطلاعرسانی میشود و همیشه لینک مستقیم به آخرین نسخه در دسترس است. این هماهنگی کامل، خطرات ناشی از کار روی نسخههای قدیمی یا متعارض را از بین میبرد.
3. تقویت همکاری زنده و تعاملی در قلب ارتباطات تیمی
3.1 همکاری مستقیم روی اسناد بدون نیاز به خروج از محیط مکالمه
قبل از این ادغام، روند معمول بدین صورت بود که یک فایل در جایی آپلود میشد، سپس برای اطلاع دیگران لینک آن در چت ارسال میشد و افراد برای مشاهده یا ویرایش آن مجبور بودند برنامهای را باز کنند. اتصال شیرپوینت و تیمز این زنجیره طولانی را کوتاه میکند. با استفاده از قابلیت “تبها” در کانالهای تیمز، شما میتوانید یک سند، صفحه یا حتی یک لیست از شیرپوینت را مستقیماً به عنوان یک تب ثابت در بالای کانال اضافه کنید. این سند یا ابزار، همیشه و به طور دائم در دسترس همه اعضای تیم است.
اما جذابتر از آن، امکان همکاری همزمان و زنده روی اسناد است. وقتی یک فایل Word، Excel یا PowerPoint که در شیرپوینت ذخیره شده است، در گفتوگوی تیمز باز میشود، کاربران میتوانند به صورت همزمان و در همان پنجره تیمز شروع به ویرایش آن کنند. تغییرات هر فرد به صورت بلادرنگ برای دیگران قابل مشاهده است. دیگر نیازی به ارسال پیامهایی مانند “من الآن در حال کار روی فایل هستم، لطفا آن را باز نکنید” نیست. این ویژگی، جلسات طوفان فکری، ویرایش جمعی گزارشها یا بهروزرسانی سریع یک داشبورد را به تجربهای سیال و پربازده تبدیل میکند.
3.2 تبدیل گفتوگو به اقدام: پیوند عمیق نظرها و اسناد
در تیمز، مکالمات حول یک موضوع خاص در “رشتهها” سازماندهی میشوند. قدرت واقعی زمانی آشکار میشود که این مکالمات مستقیماً به محتوای شیرپوینت گره بخورند. شما میتوانید هنگام اشتراکگذاری یک فایل از شیرپوینت در یک گفتوگو، یک بحث متمرکز را حول همان فایل شروع کنید. نظرات، سؤالات و بازخوردها دقیقاً در کنار لینک سند قرار میگیرند و زمینه کامل بحث حفظ میشود.
برعکس این موضوع نیز صادق است. در خود محیط شیرپوینت، مثلاً وقتی یک سند Word را باز میکنید، میتوانید بخشی از متن را انتخاب کرده و مستقیماً درباره آن یک کامنت بگذارید و آن کامنت را به یک پیام در تیمز تبدیل کنید. این کار به صورت خودکار یک پیام در کانال مربوطه در تیمز ایجاد میکند و بحث را به جایی میبرد که افراد بیشتر حضور دارند. این پیوند دوطرفه، فاصله بین سند ایستا و گفتوگوی پویا را از بین میبرد. تصمیمات گرفته شده در مکالمات تیمز، بلافاصله میتوانند در اسناد شیرپوینت اعمال شوند و تغییرات در اسناد، میتواند به سرعت در تیمز به بحث گذاشته شود. این چرخه سریع، سرعت اجرای کارها را به طور قابل توجهی افزایش میدهد.
4. خودکارسازی فرآیندها و ایجاد جریانهای کاری هوشمند
4.1 یکپارچهسازی فرمها و گردش کارها با محیط ارتباطی
شیرپوینت تنها یک مخزن اسناد نیست، بلکه یک پلتفرم قدرتمند برای ساخت برنامههای کسبوکار ساده و فرمها است. شما میتوانید در شیرپوینت فرمهایی برای درخواست مرخصی، ثبت گزارش فروش، گزارش مشکل فنی یا هر فرآیند اداری دیگری ایجاد کنید. اتصال شیرپوینت و تیمز باعث میشود این فرمها و گردش کارهای مرتبط با آنها به طور مستقیم در محیطی که افراد در آن فعالیت دارند، یعنی تیمز، قابل دسترس و اجرا باشند.
به عنوان مثال، میتوانید یک فرم “درخواست خرید” را به عنوان یک تب در کانال بخش مالی تیمز قرار دهید. هر کارمندی که نیاز به ثبت درخواست داشته باشد، بدون ترک محیط تیمز میتواند فرم را پر کند. پس از ثبت، یک گردش کار از پیش تعریف شده در شیرپوینت (با استفاده از Power Automate) به طور خودکار آغاز میشود. این گردش کار میتواند یک اعلان به مدیر مربوطه در تیمز ارسال کند، یک کار را در پلنر تیم ایجاد نماید و یا اطلاعات را در یک لیست شیرپوینت بهروزرسانی کند. این سطح از یکپارچهسازی، فرآیندهای دستی و پرخطای کاغذی یا مبتنی بر ایمیل را حذف میکند و سرعت و دقت عملیات را بالا میبرد.
4.2 اعلانهای هوشمند و جلوگیری از غفلت از اقدامات مهم
در فضای شلوغ و پر از پیام امروزی، ممکن است اعلانهای مهم در بین سایر اطلاعیهها گم شوند. ادغام شیرپوینت و تیمز، امکان ایجاد “اعلانهای زمینهای هوشمند” را فراهم میآورد. به جای دریافت یک ایمیل عمومی از سیستم شیرپوینت، افراد میتوانند اعلانهای مربوط به فعالیتهای شیرپوینت را مستقیماً در تیمز و در کانال یا گفتوگوی مرتبط دریافت کنند.
برای نمونه، هنگامی که سندی که شما مسئول آن هستید، توسط شخص دیگری ویرایش میشود، یا درخواستی که شما ثبت کردهاید به مرحله بعدی میرود، یا نظری روی صفحهای که شما ایجاد کردهاید گذاشته میشود، میتوانید یک پیام مستقیم در کانال تیم مربوطه دریافت کنید. این اعلانها حتی میتوانند دکمههای عملی سریع داشته باشند، مانند “تأیید” یا “مشاهده سند”. این امر باعث میشود کارها متوقف نمانند و افراد بدون نیاز به چک کردن مداوم ایمیل یا ورود به پورتالهای مختلف، از رویدادهای مهم در شیرپوینت مطلع شده و بلافاصله واکنش نشان دهند. این هوشمندسازی، گردش کار را روان و پیوسته نگه میدارد.
همچنین بخوانید: یکپارچگی SharePoint و OutLook چگونه است؟
5. مدیریت دانش سازمانی و تسهیل انتقال اطلاعات
5.1 ایجاد یک ویکی تیم پویا و همیشه در دسترس
یکی از قابلیتهای ارزشمند شیرپوینت، امکان ایجاد صفحات ویکی یا دانش است. این صفحات برای مستندسازی روشهای کاری، راهنماهای داخلی، پروتکلها، گزارشهای تجربی و هر گونه دانش ضمنی تیم بسیار مناسب هستند. با اتصال به تیمز، این دانش دیگر در گوشهای دور از دسترس نیست. شما میتوانید صفحه ویکی تیم خود در شیرپوینت را به عنوان یک تب در کانال اصلی تیم اضافه کنید.
وقتی یک عضو جدید به تیم ملحق میشود، به جای آنکه زیر بار سؤالهای مکرر قرار بگیرید، میتوانید او را به صفحه ویکی تیم راهنمایی کنید. این صفحه میتواند حاوی اطلاعات اولیه پروژه، مسئولیتها، لینکهای مهم، نکات کلیدی و هر آنچه برای شروع کار لازم است باشد. همچنین، اعضای تیم میتوانند به راحتی و از داخل تیمز، این صفحات دانش را در هنگام نیاز جستجو کنند، مطالعه نمایند و در صورت لزوم، با همکاری هم آنها را بهروزرسانی کنند. این کار، دانش را از انحصار افراد خاص خارج کرده و آن را به دارایی مشترک و ماندگار تیم تبدیل میکند.
5.2 تسهیل جستجو و کشف اطلاعات در سطح سازمان
یکی از قویترین مزایای اکوسیستم مایکروسافت ۳۶۵، قدرت جستجوی یکپارچه آن است. وقتی شیرپوینت و تیمز به هم متصل هستند، جستجوی شما در نوار جستجوی تیمز، تنها به پیامها و فایلهای آپلود شده محدود نمیشود، بلکه تمام محتوای سایتهای شیرپوینت که شما مجوز دسترسی به آنها را دارید نیز در نتایج جستجو ظاهر میشوند.
این بدان معناست که اگر به دنبال گزارشی درباره یک مشتری خاص هستید، میتوانید نام مشتری را در تیمز جستجو کنید و نتایج ممکن است شامل: ۱) پیامهای رد و بدل شده در کانالها درباره آن مشتری، ۲) فایل Word قرارداد ذخیره شده در شیرپوینت، ۳) یک صفحه ویکی از جلسات گذشته با آن مشتری در شیرپوینت، و ۴) یک آیتم در لیست “تماسهای فروش” شیرپوینت باشد. این قابلیت، مرزهای اطلاعاتی بین تیمها را تا حد زیادی شفاف میکند (با رعایت سطوح امنیتی) و از دوبارهکاری جلوگیری مینماید. افراد میتوانند به راحتی دانش و تجربیات گذشته سازمان را کشف و از آن استفاده کنند، که این امر به تصمیمگیریهای آگاهانهتر و نوآوری بیشتر کمک شایانی میکند.
❓سوالات متداول
پاسخ: خیر. اگر سازمان شما اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ را دارد که شامل هر دو سرویس تیمز و شیرپوینت میشود، این قابلیتهای ادغام بهطور پیشفرض و بدون هیچ هزینه اضافی در دسترس هستند. این دو پلتفرم به طور عمیقی برای کار با یکدیگر طراحی شدهاند.
پاسخ: بله، کاملاً. اتصال تیمز و شیرپوینت، ساختار امنیتی و سطحبندی دسترسی شیرپوینت را نقض نمیکند. وقتی سایتی از شیرپوینت به یک تیم متصل میشود، اعضای تیم بر اساس نقشهایی که در سایت شیرپوینت دارند (مثل مالک، عضو، میهمان) به اسناد دسترسی پیدا میکنند. بنابراین، تنها افرادی که مجوز دارند میتوانند اسناد را در کانال تیمز مشاهده یا ویرایش کنند.
پاسخ: بله. زمانی که یک تیم جدید در تیمز ایجاد میکنید، یک سایت تیمی جدید در شیرپوینت نیز به طور خودکار ساخته میشود. هر فایلی که در بخش “فایل” هر کانال آن تیم آپلود شود، در واقع در کتابخانه اسناد سایت شیرپوینت متناظر ذخیره میگردد. این امر مدیریت متمرکز و امکان استفاده از قابلیتهای پیشرفته شیرپوینت روی آن اسناد را ممکن میسازد.
پاسخ: بله، این امکان وجود دارد. شما میتوانید یک سایت شیرپوینت از پیش ایجاد شده را به یک تیم جدید یا موجود در تیمز “متصل” کنید. این کار باعث میشود محتوا و اسناد آن سایت به صورت تب در کانالهای تیمز نمایش داده شود و دسترسی به آنها آسانتر گردد.
پاسخ: برای سازمانهای کوچک، این ادغام میتواند به معنای یک سیستم مدیریت دانش و ارتباطات حرفهای و مقرون بهصرفه باشد. آنها بدون نیاز به سرمایهگذاری بر روی پلتفرمهای پیچیده و جداگانه، میتوانند از همان ابتدا کار خود را بر بستری یکپارچه و مقیاسپذیر آغاز کنند، پروژهها را مدیریت نمایند و اسناد را به شیوهای منظم و قابل جستجو نگهداری کنند، که به رشد منظم کسبوکار کمک شایانی میکند.
جمع بندی نهایی
در جمعبندی نهایی باید تأکید کرد که اتصال مایکروسافت شیرپوینت و تیمز، یک تصمیم تاکتیکی برای بهبود کارایی نیست، بلکه یک تحول استراتژیک در فرهنگ کاری سازمانها محسوب میشود. این ادغام قدرتمند، مرزهای مصنوعی بین “ذخیرهسازی اطلاعات” و “همکاری” را از بین میبرد و محیطی خلق میکند که در آن، اطلاعات درست، در زمان درست و در بستر مکالمه درست، در اختیار افراد قرار میگیرد. نتیجه این یکپارچگی، کاهش قابل توجه زمان تلفشده برای جستجو، جلوگیری از اشتباهات ناشی از استفاده از نسخههای قدیمی اسناد، تقویت مشارکت تیمی و نهایتاً تسریع چشمگیر در اجرای پروژهها و فرآیندهای کسبوکار است.
این پلتفرم ادغامشده نه تنها برای تیمهای پروژه، بلکه برای کل سازمان به عنوان یک زیرساخت ارتباطی و دانشی یکپارچه عمل میکند. از اتاقهای هیئت مدیره گرفته تا بخشهای عملیاتی، همه میتوانند از مزایای داشتن یک منبع واحد حقیقت بهرهمند شوند. سرمایهگذاری بر روی این اتصال، در حقیقت سرمایهگذاری بر روی کاهش پیچیدگی، افزایش شفافیت و توانمندسازی کارکنان برای انجام کارهای با ارزشتر و خلاقانهتر است. در دنیای رقابتی امروز، سازمانهایی پیشتاز خواهند بود که بتوانند دانش و ارتباطات خود را به صورت مؤثرتری مدیریت کنند، و ادغام شیرپوینت و تیمز، سنگ بنای محکمی برای رسیدن به این هدف است.
برای مطالعه راهنمای رسمی و جامع مایکروسافت در مورد نحوه استفاده همزمان از این دو پلتفرم و جزئیات فنی این ادغام، پیشنهاد میکنیم مطلب آموزشی “همکاری با استفاده از Microsoft Teams و SharePoint” در وبسایت رسمی مایکروسافت را از این لینک مشاهده نمایید.
دیدگاه بگذارید