راهنمای جامع 2025 برای شناخت این پلتفرم قدرتمند

نرم افزار شیرپوینت می‌تونه کمی intimidating به نظر بیاد، اما اگه بدونید دارید دنبال چی می‌گردید، کار باهاش خیلی راحت‌تر میشه. مراحل آموزش شیرپوینت معمولاً شامل این‌هاست:

1. ورود به سایت شیرپوینت

ورود به شیرپوینت اولین قدم برای شروع کاره و معمولاً خیلی ساده‌ست، ولی یه سری نکات مهم داره:

• آدرس سایت: هر سازمان یه آدرس اختصاصی برای سایت شیرپوینت خودش داره، مثلاً چیزی مثل https://companyname.sharepoint.com. این آدرس رو معمولاً مدیر IT یا مسئول سیستم بهت می‌ده. اگه شرکت از Microsoft 365 استفاده کنه، احتمالاً با همون حساب کاربری Office 365 (مثل ایمیل کاری) می‌تونی وارد بشی.
• ورود با SSO (Single Sign-On): اگه شرکتت از سیستم ورود یکپارچه استفاده کنه، فقط کافیه نام کاربری و رمز عبورت رو وارد کنی (یا حتی ممکنه به‌صورت خودکار لاگین بشی اگه قبلاً توی شبکه شرکت وارد شده باشی).
• نکته امنیتی: شیرپوینت معمولاً از احراز هویت چندمرحله‌ای (MFA) پشتیبانی می‌کنه، پس ممکنه لازم باشه کد تأیید از گوشی یا ایمیلت وارد کنی.
• دسترسی از راه دور: می‌تونی از هر دستگاهی (لپ‌تاپ، تبلت، یا موبایل) با مرورگر یا اپلیکیشن شیرپوینت وارد بشی. اپلیکیشن موبایل شیرپوینت برای iOS و Android هم خیلی کاربردی و ساده‌ست.

مثال عملی: فرض کن توی یه شرکت کار می‌کنی و آدرس شیرپوینتت اینه: https://mycompany.sharepoint.com/sites/TeamSite. با وارد کردن ایمیل کاری و رمز عبورت، وارد صفحه اصلی سایت می‌شی.

2. آشنایی با محیط سایت

وقتی وارد سایت شیرپوینت می‌شی، یه محیط پویا و قابل شخصی‌سازی می‌بینی که بسته به نیاز سازمان طراحی شده. بیایم بخش‌های اصلیش رو بررسی کنیم:

• صفحه اصلی (Home Page): این صفحه مثل یه داشبورد عمل می‌کنه. معمولاً شامل:
  • اخبار (News): اطلاعیه‌ها یا به‌روزرسانی‌های شرکت.
  • لینک‌های سریع (Quick Links): میانبرهایی به اسناد مهم، لیست‌ها، یا ابزارهای پراستفاده.
  • کتابخانه‌های اسناد (Document Libraries): جایی که فایل‌ها ذخیره می‌شن.
  • تقویم یا لیست وظایف: برای مدیریت رویدادها یا کارها.
• نوار ناوبری (Navigation Bar): معمولاً سمت چپ یا بالای صفحه‌ست و بهت کمک می‌کنه بین بخش‌های مختلف سایت جابه‌جا بشی. مثلاً می‌تونی به سایت‌های دیگه، لیست‌ها، یا کتابخانه‌ها بری.
• شخصی‌سازی محیط: هر سایت شیرپوینت می‌تونه ظاهر متفاوتی داشته باشه. مثلاً شرکت می‌تونه لوگوی خودش رو بذاره، رنگ‌ها رو تغییر بده، یا بخش‌های خاصی رو اضافه کنه.
• جستجوی پیشرفته: یه نوار جستجو توی صفحه هست که می‌تونی باهاش هر چیزی (فایل، لیست، یا حتی محتوا داخل اسناد) رو پیدا کنی.

نکته کاربردی: اگه تازه‌واردی، بهتره چند دقیقه وقت بذاری و بخش‌های مختلف صفحه اصلی رو بررسی کنی. معمولاً یه بخش “شروع سریع” (Getting Started) یا راهنما هم توی سایت هست که مدیر سایت درستش کرده.

مثال عملی: توی صفحه اصلی سایت تیمی‌تون، یه بخش اخبار می‌بینی که اطلاعیه جدید درباره جلسه بعدی رو نشون می‌ده، یه لینک به کتابخانه اسناد پروژه، و یه تقویم که ددلاین‌های مهم رو مشخص کرده.

3. کار با کتابخانه‌های اسناد (Document Libraries)

کتابخانه‌های اسناد قلب شیرپوینت هستن و جایی که بیشتر کارها باهاش انجام می‌شه. بیایم جزئیاتش رو ببینیم:

• آپلود فایل: می‌تونی فایل‌ها (مثل ورد، اکسل، پاورپوینت، PDF) رو با drag-and-drop یا دکمه “Upload” به کتابخانه اضافه کنی.
• ویرایش فایل‌ها: اگه دسترسی داشته باشی، می‌تونی فایل‌ها رو مستقیم توی شیرپوینت ویرایش کنی. مثلاً اگه Microsoft 365 داری، می‌تونی یه سند ورد رو توی مرورگر باز کنی و ویرایشش کنی.
• مدیریت نسخه‌ها (Version History): هر وقت فایلی تغییر می‌کنه، شیرپوینت نسخه جدیدش رو ذخیره می‌کنه. می‌تونی تاریخچه نسخه‌ها رو ببینی، نسخه‌های قبلی رو برگردونی، یا حتی تغییرات رو مقایسه کنی.
• همکاری تیمی: چند نفر می‌تونن همزمان روی یه فایل کار کنن (مثل Google Docs). تغییرات به‌صورت real-time ذخیره می‌شن.
• اشتراک‌گذاری: می‌تونی لینک یه فایل رو با همکارات به اشتراک بذاری. حتی می‌تونی مشخص کنی لینک فقط برای افراد خاصی کار کنه یا بعد از یه مدت منقضی بشه.
• همگام‌سازی با OneDrive: می‌تونی کتابخانه رو با OneDrive سینک کنی تا فایل‌ها روی کامپیوترت هم در دسترس باشن.

نکته امنیتی: همیشه حواست به تنظیمات دسترسی باشه. مثلاً اگه فایلی حساسه، مطمئن شو که فقط افراد مجاز بهش دسترسی دارن.

مثال عملی: توی یه پروژه، یه کتابخانه اسناد برای قراردادها درست کردی. یه قرارداد جدید آپلود می‌کنی، همکارت روش نظر می‌ده، و مدیر پروژه تغییرات رو بررسی می‌کنه. همه اینا توی همون کتابخانه اتفاق می‌افته و نسخه‌های قدیمی هم حفظ می‌شن.

4. کار با لیست‌ها (Lists)

لیست‌ها توی شیرپوینت مثل یه جدول اکسل ساده ولی خیلی انعطاف‌پذیرن. اینجا جزئیاتش:

• ساخت لیست: می‌تونی یه لیست جدید درست کنی و ستون‌های دلخواهت رو بهش اضافه کنی. مثلاً برای یه لیست مشتریان، ستون‌هایی مثل “نام مشتری”، “شماره تماس”، “وضعیت” (فعال/غیرفعال) تعریف می‌کنی.
• انواع داده‌ها: ستون‌ها می‌تونن نوع‌های مختلفی داشته باشن، مثل متن، عدد، تاریخ، گزینه‌های چندتایی (dropdown)، یا حتی فایل پیوست.
• نمایش‌های سفارشی (Views): می‌تونی داده‌ها رو به شکل‌های مختلف نمایش بدی. مثلاً فقط مشتری‌های فعال رو نشون بده یا داده‌ها رو بر اساس تاریخ مرتب کن.
• وارد کردن/صادر کردن داده‌ها: می‌تونی داده‌ها رو از اکسل به لیست وارد کنی یا برعکس، لیست رو به اکسل خروجی بگیری.
• اعلان‌ها: اگه بخوای وقتی یه مورد جدید به لیست اضافه شد یا چیزی تغییر کرد، بهت خبر بده، می‌تونی اعلان تنظیم کنی.

مثال عملی: یه تیم فروش یه لیست توی شیرپوینت درست می‌کنه برای پیگیری سرنخ‌های فروش (Leads). هر سرنخ یه ردیف تو لیست داره با ستون‌هایی مثل “اسم مشتری”، “تاریخ تماس”، و “وضعیت پیگیری”. فروشنده‌ها می‌تونن سریع وضعیت هر سرنخ رو ببینن و آپدیت کنن.

5. مدیریت دسترسی‌ها (Permissions)

مدیریت دسترسی‌ها یکی از مهم‌ترین بخش‌های شیرپوینت برای حفظ امنیت و نظمه:

• سطوح دسترسی: شیرپوینت چند سطح دسترسی داره:
  • فقط خواندن (Read): فقط می‌تونی محتوا رو ببینی.
  • مشارکت (Contribute): می‌تونی محتوا رو ویرایش کنی، فایل آپلود کنی، یا توی لیست‌ها تغییر ایجاد کنی.
  • کنترل کامل (Full Control): می‌تونی همه‌چیز رو مدیریت کنی، از جمله تنظیمات دسترسی.
• گروه‌های کاربری: معمولاً مدیر سایت گروه‌هایی مثل “اعضای تیم”، “بازدیدکنندگان”، یا “مدیران” درست می‌کنه و به هر گروه یه سطح دسترسی می‌ده.
• دسترسی‌های خاص: می‌تونی برای یه فایل یا لیست خاص، دسترسی متفاوتی تعریف کنی. مثلاً یه سند فقط برای مدیر پروژه قابل ویرایش باشه.
• مدیریت توسط مدیر: معمولاً مدیر IT یا مدیر سایت شیرپوینت تنظیمات دسترسی رو انجام می‌ده، ولی اگه خودت دسترسی کافی داشته باشی، می‌تونی این تنظیمات رو تغییر بدی.
• بررسی دسترسی: می‌تونی چک کنی که یه کاربر خاص به چه چیزهایی دسترسی داره، تا مطمئن شی همه‌چیز درست تنظیم شده.

نکته امنیتی: همیشه اصل “حداقل دسترسی” (Least Privilege) رو رعایت کن. یعنی فقط به افراد همون مقداری دسترسی بده که برای کارشون لازمه.

مثال عملی: توی یه سایت تیمی، مدیر پروژه تنظیم می‌کنه که فقط اعضای تیم بتونن اسناد پروژه رو ویرایش کنن، ولی کارمندای دیگه فقط بتونن فایل‌ها رو ببینن. یه فایل خاص هم فقط برای مدیرعامل قابل دسترسیه.