فعال سازی ویرایش چند کاربره اسناد در شیرپوینت

نویسنده : nivad
ارسال شده در: 8 فوریه 2026
ارسال دیدگاه: 0

فعال سازی ویرایش چند کاربره اسناد در شیرپوینت

در محیط‌های کاری امروزی، زمان‌برترین و خسته‌کننده‌ترین فرآیند، انتظار برای باز شدن قفل یک سند Word یا Excel توسط همکار دیگر است. ویرایش همزمان (Co-Authoring) این دردسر را برای همیشه از بین می‌برد. این فناوری به چندین کاربر اجازه می‌دهد به صورت همزمان بر روی یک سند در کتابخانه SharePoint کار کنند، تغییرات را به صورت زنده ببینند و بهره‌وری تیم را به شکلی چشمگیر افزایش دهند. در این مطلب، به صورت عمیق به چگونگی فعال‌سازی، پیکربندی و عیب‌یابی این قابلیت حیاتی در محیط SharePoint On-Premises می‌پردازیم.

عنوان اصلی: راهنمای کامل فعال‌سازی و مدیریت ویرایش همزمان (Co-Authoring) اسناد در SharePoint On-Premises

مقدمه: تحول در همکاری تیمی با ویرایش همزمان

در محیط‌های کاری امروزی، زمان‌برترین و خسته‌کننده‌ترین فرآیند، انتظار برای باز شدن قفل یک سند Word یا Excel توسط همکار دیگر است. ویرایش همزمان (Co-Authoring) این دردسر را برای همیشه از بین می‌برد. این فناوری به چندین کاربر اجازه می‌دهد به صورت همزمان بر روی یک سند در کتابخانه شیرپوینت کار کنند، تغییرات را به صورت زنده ببینند و بهره‌وری تیم را به شکلی چشمگیر افزایش دهند. در این مطلب، به صورت عمیق به چگونگی فعال‌سازی، پیکربندی و عیب‌یابی این قابلیت حیاتی در محیط SharePoint On-Premises می‌پردازیم.

بخش ۱: پیش‌نیازهای اساسی و معماری ویرایش همزمان در On-Premises

برخل SharePoint Online که این قابلیت به طور پیش‌فرض و کامل فعال است، در نسخه سروری نیاز به بررسی و پیکربندی دقیق داریم.

۱. الزامات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری:

نسخه SharePoint: ویرایش همزمان کامل از SharePoint Server 2013 به بعد به طور native پشتیبانی می‌شود. (در 2010 پشتیبانی محدود و اولیه بود).
نرم‌افزارهای کلاینت: کاربران باید از نسخه‌های زیر استفاده کنند:
- Microsoft Word 2013 / Excel 2013 یا جدیدتر (ترجیحاً Microsoft 365 Apps).
- Office Web Apps Server 2013 یا Office Online Server 2016/2019 – این جزء، حیاتی‌ترین بخش معماری است. این سرور جداگانه، سرویس‌های ویرایش مبتنی بر مرورگر را فراهم می‌کند و هسته مرکزی Co-Authoring است.
ویژگی‌های Farm: سرویس User Profile Service Application باید راه‌اندازی شده باشد تا نام کاربران به درستی نمایش داده شود.

۲. معماری جریان داده:
وقتی دو کاربر (User A و User B) یک سند Word را در کتابخانه SharePoint باز می‌کنند:

کلاینت Word با سرور SharePoint (WOPI – Web Application Open Platform Interface) ارتباط برقرار می‌کند.
SharePoint درخواست را به Office Online Server (OOS) ارسال می‌کند.
OOS محتوای سند را از SharePoint می‌خواند و یک جلسه ویرایش همزمان ایجاد می‌کند.
تغییرات هر کاربر از طریق OOS به SharePoint بازگردانده و بلافاصله برای کاربر دیگر قابل مشاهده می‌شود.

بخش ۲: مراحل گام‌به‌گام نصب و پیکربندی Office Online Server (OOS)

این قلب تپنده ویرایش همزمان است.

مرحله ۱: آماده‌سازی سرور (جدا از سرور SharePoint)

یک سرور Windows Server 2016/2019/2022 کاملاً به‌روز تهیه کنید.
آن را به دامنه (Domain) اضافه کنید.
.NET Framework 4.7.2 یا بالاتر را نصب کنید.

مرحله ۲: نصب نقش Office Online Server

فایل نصبی OOS (از VLSC دریافت می‌شود) را اجرا کنید.
دستورات PowerShell زیر را برای ایجاد مزرعه OOS اجرا کنید:

				
					New-OfficeWebAppsFarm -InternalURL "https://oos.internal.com" -AllowHttp:$false -EditingEnabled:$true

(تغییر https://oos.internal.com به آدرس داخلی سرور OOS)

مرحله ۳: اتصال SharePoint به Office Online Server

روی سرور SharePoint (یا هر سروری که مدیریت پوسته را دارد) PowerShell را با دسترسی مدیر باز کنید.
با استفاده از دستور زیر، وب اپلیکیشن SharePoint را به OOS متصل کنید:

				
					New-SPWOPIBinding -ServerName "oos.internal.com"

حالت‌های پیش‌فرض را تنظیم کنید تا اسناد در مرورگر باز شوند:

				
					Set-SPWopiZone -Zone "internal-https"
Get-SPWOPIBinding | Set-SPWOPIBinding -Action "view" -Defaults -ProgId "Excel.Sheet" -Application "Excel"
Get-SPWOPIBinding | Set-SPWOPIBinding -Action "view" -Defaults -ProgId "Word.Document" -Application "Word"

تنظیمات را بررسی کنید:

				
					Get-SPWOPIBinding
Get-SPWOPIZone

بخش ۳: فعال‌سازی و پیکربندی Co-Authoring در سطح کتابخانه و مجموعه سایت
۱. تنظیمات سطح مجموعه سایت (Site Collection):
- به تنظیمات مجموعه سایت → تنظیمات مجموعه سایت بروید.
- زیر بخش Site Collection Features، از فعال بودن ویژگی “SharePoint Server Publishing Infrastructure” اطمینان حاصل کنید (برای سایت‌های حرفه‌تر).
۲. تنظیمات سطح کتابخانه (Document Library):
- به کتابخانه مورد نظر بروید.
- به تنظیمات کتابخانه → تنظیمات پیشرفته بروید.
- بخش “Document Version History”:
  - حتماً Create major versions را فعال کنید. ویرایش همزمان بدون نسخه‌بندی کار نمی‌کند.
- بخش “Opening Documents in the Browser”:
  - گزینه “Open in the client application” را انتخاب نکنید. بگذارید روی حالت پیش‌فرض (Use the server default (Open in the browser)) باشد تا ابتدا در ویرایشگر مرورگر (از OOS) باز شود و قابلیت Co-Authoring فعال گردد.
۳. تنظیمات سطح Farm (اختیاری – برای کنترل کلی):
- از PowerShell می‌توانید سیاست‌هایی را اعمال کنید:

				
					# غیرفعال کردن Co-Authoring برای یک کتابخانه خاص (به ندرت نیاز می‌شود)
$web = Get-SPWeb "https://site-url"
$list = $web.Lists["DocumentLibraryName"]
$list.ForceCheckout = $true # این کار، ویرایش همزمان را غیرفعال و بازکردن با قفل اجباری را فعال می‌کند.
$list.Update()

بخش ۴: بهترین روش‌ها و نکات کاربردی برای استفاده بهینه

آموزش کاربران: به کاربران نشان دهید چگونه نوار وضعیت همکاری (Collaboration Status Bar) در پایین Word/Excel را مشاهده کنند (شماره ویرایش‌گران فعلی، ذخیره خودکار تغییرات).
بخش‌های در حال ویرایش: در Word، هر پاراگراف یا بخشی که کاربری در حال ویرایش آن است، با یک براکت رنگی در حاشیه مشخص می‌شود.
کنترل تداخل: معمولاً تداخل در سطح پاراگراف (Word) یا سلول (Excel) مدیریت می‌شود. اگر دو کاربر همزمان یک پاراگراف را تغییر دهند، SharePoint از کاربر دوم می‌خواهد که تغییرات خود را با نسخه جدید ادغام (Merge) کند.
حذف قفل‌های قدیمی: گاهی به دلیل Crash برنامه، قفل (Lock) روی سند باقی می‌ماند. از دستور Get-SPFileLock در PowerShell برای مشاهده و رفع این قفل‌ها استفاده کنید.

بخش ۵: عیب‌یابی مشکلات رایج در محیط On-Premises

مشکل	علت احتمالی	راه حل
گزینه ویرایش همزمان فعال نیست و کاربران پشت سر هم منتظر می‌مانند.	۱. OOS نصب/پیکربندی نشده. ۲. Binding بین SharePoint و OOS برقرار نیست. ۳. Versioning در کتابخانه غیرفعال است.	۱. سلامت OOS را بررسی کنید (`https://oos.internal.com/hosting/discovery`). ۲. دستورات `Get-SPWOPIBinding` و `Get-SPWOPIZone` را اجرا کنید. ۳. تنظیمات نسخه‌بندی کتابخانه را چک کنید.
تغییرات کاربران به صورت زنده نمایش داده نمی‌شود.	تأخیر در ارتباط شبکه یا مشکلات Performance سرور OOS.	پهنای باند شبکه و منابع سرور OOS (CPU/RAM) را مانیتور کنید.
کاربران قدیمی Office (مثلاً 2010) نمی‌توانند همزمان ویرایش کنند.	پشتیبانی ناکافی کلاینت.	کاربران را به حداقل Office 2013 ارتقا دهید.
پیغام خطای “سند قفل شده است” بدون وجود کاربر فعال.	وجود قفل معیوب (Orphaned Lock) روی سند.	از دستورات PowerShell مخصوص مدیران برای رفع قفل استفاده کنید یا از طریق تنظیمات کتابخانه → مدیریت فایل‌های در حال بررسی قفل را بردارید.
ویرایش همزمان فقط در مرورگر کار می‌کند نه در برنامه دسکتاپ.	تنظیمات پیش‌فرض بازکردن اسناد در کتابخانه یا کل Farm به اشتباه روی Client Application تنظیم شده.	در تنظیمات پیشرفته کتابخانه، گزینه مربوطه را به حالت سرور تغییر دهید.

نتیجه‌گیری: عبور از دیوار همکاری‌های سنتی

فعال‌سازی و پیکربندی صحیح ویرایش همزمان در SharePoint On-Premises، اگرچه نیازمند دانش فنی و پیاده‌سازی دقیق است، اما یکی از مهم‌ترین سرمایه‌گذاری‌ها برای تبدیل SharePoint از یک مخزن ساده اسناد به یک پلتفرم همکاری زنده و پویا است. این قابلیت نه تنها زمان تکمیل پروژه‌ها را کوتاه می‌کند، بلکه کیفیت خروجی را با جمع‌آوری همزمان نظرات همه اعضا افزایش می‌دهد. با دنبال کردن این راهنمای جامع، می‌توانید این تحول بزرگ را در سازمان خود ایجاد کنید.

پیشنهاد نهایی: پس از پیاده‌سازی، یک جلسه عملی و کارگاهی با یک تیم پرشور (مانند تیم بازاریابی یا توسعه محصول) برگزار کنید و قدرت ویرایش همزمان بر روی یک سند واقعی (مثلاً یک طرح تجاری یا گزارش) را به آنها نشان دهید. دیدن این قابلیت در عمل، بهترین محرک برای پذیرش گسترده آن در سازمان خواهد بود.

nivad

بازدید: