10
دیبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید09121234567
لیست شیرپوینت
لیست‌های شیرپوینت ابزارهای قدرتمندی هستند که به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها و اطلاعات خود را به صورت سازمان‌یافته مدیریت کنید. در ادامه به برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای لیست‌های شیرپوینت می‌پردازیم:
قابلیت‌های لیست‌های شیرپوینت
سازمان‌دهی داده‌ها: لیست‌های شیرپوینت به شما امکان می‌دهند تا داده‌های خود را به صورت جداول سازمان‌دهی کنید. هر ستون در لیست نشان‌دهنده یک نوع خاص از اطلاعات است، مانند نام، تاریخ، وضعیت و غیره.
قابلیت سفارشی‌سازی: شما می‌توانید لیست‌های سفارشی با ستون‌های خاص خود ایجاد کنید. این انعطاف‌پذیری به شما امکان می‌دهد تا لیست‌ها را متناسب با نیازهای منحصر به فرد خود تنظیم کنید.
مدیریت وظایف: لیست‌های وظایف (Tasks List) برای مدیریت کارهای روزانه و اختصاص دادن آن‌ها به افراد خاص عالی هستند. شما می‌توانید وظایف را پیگیری و وضعیت پیشرفت آن‌ها را مشاهده کنید.
تقویم‌ها: با ایجاد یک نمای تقویم از لیست‌ها، می‌توانید جلسات، رویدادها و تعطیلات شرکت را سازمان‌دهی و پیگیری کنید.
اشتراک‌گذاری و همکاری: لیست‌های شیرپوینت به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید و به صورت همزمان روی آن‌ها کار کنید.
پیگیری مسائل: لیست‌های پیگیری مسائل (Issue Tracking) به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات مربوط به مسائل خاص را ذخیره و پیگیری کنید.
انواع لیست‌های شیرپوینت
شیرپوینت طیف وسیعی از لیست‌های پیش‌ساخته را ارائه می‌دهد که می‌توانید بر اساس نیاز خود از آن‌ها استفاده کنید. برخی از رایج‌ترین آن‌ها عبارتند از:
لیست وظایف (Tasks List): برای مدیریت وظایف و پیگیری پیشرفت کارها.
تقویم (Calendar): برای سازمان‌دهی و پیگیری رویدادها و جلسات.
فهرست مخاطبین (Contact List): برای ذخیره اطلاعات تماس افراد و شرکت‌ها.
نظرسنجی (Survey): برای جمع‌آوری بازخورد از همکاران یا مشتریان.
ایجاد لیست سفارشی در شیرپوینت
ایجاد یک لیست سفارشی در شیرپوینت بسیار ساده است. کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:
به سایتی که می‌خواهید لیست را در آن ایجاد کنید وارد شوید.
روی دکمه “+” در گوشه بالا سمت چپ کلیک کرده و گزینه “App” را انتخاب کنید.
در پنجره بازشو، بر روی “Custom List” کلیک کنید.
نامی برای لیست خود انتخاب کنید و یک توضیح کوتاه در مورد هدف آن بنویسید.
روی دکمه “Create” کلیک کنید.
با انجام این مراحل، لیست سفارشی شما ایجاد می‌شود و حالا می‌توانید ستون‌های مورد نظر خود را اضافه کرده و شروع به وارد کردن اطلاعات کنید.
این قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها و اطلاعات خود را به بهترین شکل ممکن سازمان‌دهی و مدیریت کنید
قابلیت‌های پیشرفته لیست‌های شیرپوینت
نمایش‌های مختلف (Views): شما می‌توانید نمایش‌های مختلفی برای لیست‌های خود ایجاد کنید تا داده‌ها را به صورت‌های مختلف مشاهده کنید. این نمایش‌ها می‌توانند شامل نمایش‌های جدول، تقویم، گانت چارت و غیره باشند.
فیلترها و مرتب‌سازی (Filters and Sorting): با استفاده از فیلترها و قابلیت مرتب‌سازی، می‌توانید داده‌های خود را به صورت دلخواه فیلتر و مرتب کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.
قوانین و هشدارها (Rules and Alerts): شما می‌توانید قوانین و هشدارهایی برای لیست‌های خود تعریف کنید تا در صورت وقوع شرایط خاص، به شما اطلاع داده شود. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا همیشه در جریان تغییرات مهم باشید.
فرم‌های سفارشی (Custom Forms): با استفاده از ابزارهایی مانند Power Apps، می‌توانید فرم‌های سفارشی برای لیست‌های خود ایجاد کنید. این فرم‌ها به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را به صورت دلخواه وارد و ویرایش کنید.
یکپارچگی با دیگر ابزارها (Integration with Other Tools): لیست‌های شیرپوینت به طور کامل با دیگر ابزارهای مایکروسافت 365 مانند Power Automate، Power BI و Teams یکپارچه شده‌اند. این یکپارچگی به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای خودکار ایجاد کنید، داده‌ها را تحلیل کنید و با تیم خود همکاری کنید.
مراحل ایجاد لیست در شیرپوینت
ورود به سایت شیرپوینت: ابتدا به سایت شیرپوینت خود وارد شوید. این سایت می‌تواند یک سایت تیمی یا یک سایت ارتباطی باشد.
رفتن به بخش محتوا: در نوار کناری سایت، به بخش “محتوا” (Content) بروید.
ایجاد لیست جدید: در بالای صفحه، روی دکمه “جدید” (New) کلیک کنید و گزینه “لیست” (List) را انتخاب کنید.
انتخاب نوع لیست: شما می‌توانید از بین لیست‌های پیش‌ساخته مانند لیست وظایف، لیست مخاطبین، لیست تقویم و غیره یکی را انتخاب کنید یا یک لیست سفارشی ایجاد کنید.
نام‌گذاری لیست: نامی برای لیست خود انتخاب کنید و در صورت نیاز توضیحی کوتاه در مورد هدف آن بنویسید.
افزودن ستون‌ها: پس از ایجاد لیست، می‌توانید ستون‌های مورد نظر خود را اضافه کنید. برای این کار، روی دکمه “افزودن ستون” (Add Column) کلیک کنید و نوع ستون مورد نظر خود را انتخاب کنید (مانند متن، عدد، تاریخ و غیره).
کاربردهای عملی لیست‌های شیرپوینت
مدیریت پروژه‌ها: با استفاده از لیست‌های وظایف و نمایش گانت چارت، می‌توانید پروژه‌های خود را به صورت سازمان‌یافته مدیریت کنید و پیشرفت آن‌ها را پیگیری کنید.
پیگیری مسائل و درخواست‌ها: لیست‌های پیگیری مسائل به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات مربوط به مسائل و درخواست‌های مختلف را ذخیره و پیگیری کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت به مشکلات پاسخ دهید و آن‌ها را حل کنید.
جمع‌آوری بازخورد: با استفاده از لیست‌های نظرسنجی، می‌توانید بازخوردهای همکاران یا مشتریان خود را جمع‌آوری و تحلیل کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را در فرآیندها و محصولات خود اعمال کنید.
مدیریت اطلاعات تماس: با استفاده از لیست‌های مخاطبین، می‌توانید اطلاعات تماس افراد و شرکت‌ها را ذخیره و مدیریت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت به اطلاعات تماس دسترسی داشته باشید و ارتباطات خود را بهبود بخشید.
نکات مهم در استفاده از لیست‌های شیرپوینت
امنیت و دسترسی: مطمئن شوید که دسترسی به لیست‌ها به درستی تنظیم شده است تا فقط افراد مجاز بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
پشتیبان‌گیری منظم: از لیست‌های خود به صورت منظم پشتیبان‌گیری کنید تا در صورت بروز مشکلات، بتوانید اطلاعات خود را بازیابی کنید.
آموزش کاربران: کاربران خود را در مورد نحوه استفاده از لیست‌های شیرپوینت آموزش دهید تا بتوانند به بهترین شکل از این ابزارها استفاده کنند.
این قابلیت‌ها و کاربردها به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها و اطلاعات خود را به بهترین شکل ممکن سازمان‌دهی و مدیریت کنید.
قابلیت‌های پیشرفته لیست‌های شیرپوینت
نمایش‌های مختلف (Views): شما می‌توانید نمایش‌های مختلفی برای لیست‌های خود ایجاد کنید تا داده‌ها را به صورت‌های مختلف مشاهده کنید. این نمایش‌ها می‌توانند شامل نمایش‌های جدول، تقویم، گانت چارت و غیره باشند.
فیلترها و مرتب‌سازی (Filters and Sorting): با استفاده از فیلترها و قابلیت مرتب‌سازی، می‌توانید داده‌های خود را به صورت دلخواه فیلتر و مرتب کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.
قوانین و هشدارها (Rules and Alerts): شما می‌توانید قوانین و هشدارهایی برای لیست‌های خود تعریف کنید تا در صورت وقوع شرایط خاص، به شما اطلاع داده شود. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا همیشه در جریان تغییرات مهم باشید.
فرم‌های سفارشی (Custom Forms): با استفاده از ابزارهایی مانند Power Apps، می‌توانید فرم‌های سفارشی برای لیست‌های خود ایجاد کنید. این فرم‌ها به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را به صورت دلخواه وارد و ویرایش کنید.
یکپارچگی با دیگر ابزارها (Integration with Other Tools): لیست‌های شیرپوینت به طور کامل با دیگر ابزارهای مایکروسافت 365 مانند Power Automate، Power BI و Teams یکپارچه شده‌اند. این یکپارچگی به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای خودکار ایجاد کنید، داده‌ها را تحلیل کنید و با تیم خود همکاری کنید.
کاربردهای عملی لیست‌های شیرپوینت
مدیریت پروژه‌ها: با استفاده از لیست‌های وظایف و نمایش گانت چارت، می‌توانید پروژه‌های خود را به صورت سازمان‌یافته مدیریت کنید و پیشرفت آن‌ها را پیگیری کنید.
پیگیری مسائل و درخواست‌ها: لیست‌های پیگیری مسائل به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات مربوط به مسائل و درخواست‌های مختلف را ذخیره و پیگیری کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت به مشکلات پاسخ دهید و آن‌ها را حل کنید.
جمع‌آوری بازخورد: با استفاده از لیست‌های نظرسنجی، می‌توانید بازخوردهای همکاران یا مشتریان خود را جمع‌آوری و تحلیل کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را در فرآیندها و محصولات خود اعمال کنید.
مدیریت اطلاعات تماس: با استفاده از لیست‌های مخاطبین، می‌توانید اطلاعات تماس افراد و شرکت‌ها را ذخیره و مدیریت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به سرعت به اطلاعات تماس دسترسی داشته باشید و ارتباطات خود را بهبود بخشید.
نکات مهم در استفاده از لیست‌های شیرپوینت
امنیت و دسترسی: مطمئن شوید که دسترسی به لیست‌ها به درستی تنظیم شده است تا فقط افراد مجاز بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
پشتیبان‌گیری منظم: از لیست‌های خود به صورت منظم پشتیبان‌گیری کنید تا در صورت بروز مشکلات، بتوانید اطلاعات خود را بازیابی کنید.
آموزش کاربران: کاربران خود را در مورد نحوه استفاده از لیست‌های شیرپوینت آموزش دهید تا بتوانند به بهترین شکل از این ابزارها استفاده کنند.
این قابلیت‌ها و کاربردها به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها و اطلاعات خود را به بهترین شکل ممکن سازمان‌دهی و مدیریت کنید.
دیدگاه بگذارید