کاربرد شیرپوینت در اکسل

نویسنده : nivad
ارسال شده در: 5 فروردین 1404
ارسال دیدگاه: 0

کاربرد شیرپوینت در اکسل

SharePoint و اکسل دو ابزار قدرتمند مایکروسافت هستند که وقتی با هم ترکیب شوند، قابلیتهای فوقالعادهای برای مدیریت دادهها، همکاری تیمی و تجزیه و تحلیل اطلاعات ارائه میدهند. در این راهنمای جامع، به بررسی کامل کاربردهای SharePoint در اکسل میپردازیم.

1. اتصال اکسل به لیست‌های SharePoint در کاربرد شیرپوینت در اکسل

1.1. وارد کردن داده از SharePoint به اکسل

مراحل انجام:
1. در اکسل به تب Data بروید
2. گزینه Get Data > From Azure > From SharePoint Online List را انتخاب کنید
3. آدرس سایت SharePoint را وارد کنید
4. لیست مورد نظر را انتخاب و دکمه Load را بزنید

1.2. مزایای این اتصال

داده‌ها به صورت زنده (Live) به روز می‌شوند
امکان فیلتر کردن و مرتب سازی داده‌ها قبل از وارد شدن به اکسل
حفظ ساختار ستون‌ها و انواع داده‌ها

2. همکاری مشترک روی فایل‌های اکسل ذخیره شده در SharePoint در کاربرد شیرپوینت در اکسل

2.1. ذخیره فایل اکسل در SharePoint

فایل‌های اکسل را می‌توان در کتابخانه‌های اسناد SharePoint آپلود کرد
امکان همزمان‌نویسی (Co-authoring) وجود دارد که چند کاربر بتوانند همزمان روی یک فایل کار کنند

2.2. قابلیت‌های همکاری

تغییرات لحظه‌ای: مشاهده تغییرات سایر کاربران به صورت بلادرنگ
تاریخچه نسخه‌ها: ردیابی تغییرات و بازگشت به نسخه‌های قبلی
قفل کردن سلول‌ها: جلوگیری از تداخل در ویرایش

3. ایجاد گزارش‌های پویا از داده‌های SharePoint در کاربرد شیرپوینت در اکسل

3.1. استفاده از Power Pivot

ایجاد مدل‌های داده پیچیده با استفاده از داده‌های SharePoint
رابطه‌گذاری بین چندین لیست SharePoint

3.2. ساخت داشبوردهای تعاملی

استفاده از PivotTable و PivotChart
فیلترهای متصل به داده‌های SharePoint

4. اتوماسیون فرآیندها با ترکیب SharePoint و اکسل

4.1. استفاده از Power Automate

ایجاد گردش کار خودکار بین SharePoint و اکسل
مثال: ارسال نوتیفیکیشن هنگام تغییر داده‌های خاص

4.2. ماکروهای اکسل برای SharePoint

نوشتن VBA برای تعامل با لیست‌های SharePoint
نمونه کد برای آپدیت خودکار لیست‌ها

5. مدیریت نسخه‌ها و امنیت

5.1. کنترل دسترسی

تنظیم سطوح دسترسی مختلف در SharePoint برای فایل‌های اکسل
محدود کردن کاربران خاص به فقط مشاهده یا امکان ویرایش

5.2. تاریخچه نسخه‌ها

بازیابی نسخه‌های قبلی فایل‌های اکسل
مشاهده چه کسی چه تغییراتی را انجام داده است

6. یکپارچه‌سازی با Power BI

استفاده از داده‌های SharePoint در اکسل برای ایجاد گزارش‌های Power BI
انتشار گزارش‌ها در SharePoint

7. سناریوهای کاربردی در کاربرد شیرپوینت در اکسل

7.1. مدیریت موجودی

لیست موجودی در SharePoint
گزارش‌گیری و تحلیل در اکسل
7.2. نظرسنجی و جمع‌آوری داده
- فرم‌های SharePoint برای جمع‌آوری داده
- تحلیل نتایج در اکسل
- 7.3. مدیریت پروژه
  - لیست وظایف در SharePoint
  - نمودارهای گانت و پیگیری پیشرفت در اکسل

8. مشکلات متداول و راهکارها

8.1. مشکلات اتصال

بررسی مجوزها
اطمینان از صحت آدرس سایت

8.2. محدودیت‌های داده

مدیریت محدودیت تعداد سطرها
بهینه‌سازی پرس‌وجوها

9. بهترین روش‌ها

طراحی ساختار مناسب لیست‌ها در SharePoint
بهینه‌سازی فایل‌های اکسل برای عملکرد بهتر
برنامه‌ریزی برای به روزرسانی‌های منظم داده

اتصال داده‌های پیشرفته بین SharePoint و اکسل

1. اتصال OData به لیست‌های SharePoint

مسیر: Data → Get Data → From Other Sources → From OData Feed
URL ساختار: https://[yoursite].sharepoint.com/sites/[sitename]/_api/web/lists/getbytitle('[listname]')/items

مزایا:

دسترسی به تمامی قابلیت‌های REST API SharePoint
امکان استفاده از پارامترهای $f i lt er و$ select برای پرس‌وجوهای سفارشی

2. Power Query برای تبدیل داده‌های SharePoint

let
    Source = SharePoint.Tables("https://[yoursite].sharepoint.com/sites/[sitename]", [ApiVersion = 15]),
    #"List Name" = Source{[Title="List Name"]}[Items],
    #"Filtered Rows" = Table.SelectRows(#"List Name", each [Status] = "Approved"),
    #"Removed Columns" = Table.RemoveColumns(#"Filtered Rows",{"Attachments", "Edit"})
in
    #"Removed Columns"

تکنیک‌های همکاری پیشرفته در کاربرد شیرپوینت در اکسل

1. Conflict Resolution در Co-Authoring

سیستم تشخیص تضادها: اکسل به صورت خودکار تغییرات متضاد را تشخیص می‌دهد
راهکارها:
- Highlight تغییرات متضاد
- امکان انتخاب نسخه نهایی توسط کاربر
- ذخیره هر دو نسخه به صورت موقت

2. استفاده از Comments در فایل‌های مشترک

@Mention کاربران برای هشدار مستقیم
Threaded Comments برای بحث‌های متمرکز
ادغام با Microsoft Teams برای اطلاع‌رسانی

اتوماسیون پیشرفته با VBA و Power Automate

1. نمونه کد VBA برای ارتباط با SharePoint:

Sub UpdateSharePointList()
    Dim spSite As String
    Dim spList As String
    Dim spListItem As Object
    
    spSite = "https://[yoursite].sharepoint.com/sites/[sitename]"
    spList = "ListName"
    
    Set ctx = CreateObject("Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext")
    ctx.Url = spSite
    
    Set list = ctx.Web.Lists.GetByTitle(spList)
    Set spListItem = list.AddItem(New ListItemCreationInformation)
    
    spListItem("Title") = Range("A2").Value
    spListItem("Amount") = Range("B2").Value
    spListItem.Update
    
    ctx.ExecuteQuery
End Sub

2. Flow نمونه در Power Automate:

Trigger: وقتی آیتمی در لیست SharePoint تغییر می‌کند
Action: آپدیت سلول‌های خاص در فایل اکسل ذخیره شده در OneDrive for Business
Condition: فقط اگر مقدار فیلد “Status” برابر “Approved” باشد
Notification: ارسال ایمیل به مدیر پروژه

تکنیک‌های گزارش‌گیری پیشرفته

1. پارامترهای URL برای فیلتر کردن داده‌ها

ساختار: https://[site].sharepoint.com/:x:/r/sites/[sitename]/_layouts/15/Doc.aspx?action=FilterField&FieldName=[fieldname]&FilterValue1=[value]
مثال عملی: فیلتر خودکار گزارش فروش بر اساس منطقه جغرافیایی
2. Power Pivot با داده‌های SharePoint

روابط چندگانه بین چند لیست SharePoint
محاسبات DAX سفارشی:

Sales Growth = 
VAR CurrentSales = SUM('SharePointList'[Sales])
VAR PreviousSales = CALCULATE(SUM('SharePointList'[Sales]), 
    DATEADD('Calendar'[Date], -1, YEAR))
RETURN
    DIVIDE((CurrentSales - PreviousSales), PreviousSales)

امنیت و مدیریت داده‌های حساس در کاربرد شیرپوینت در اکسل

1. Row-Level Security

پیاده‌سازی در SharePoint: استفاده از View فیلتر شده
پیاده‌سازی در اکسل:
- Power Pivot Security Filters
- VBA برای محدود کردن دسترسی بر اساس کاربر لاگین کرده

2. اطلاعات حساس (PII)

تکنیک‌های Masking داده:
- Power Query برای حذف/جایگزینی ستون‌های حساس
- Conditional Formatting برای پنهان کردن خودکار

یکپارچه‌سازی با Microsoft 365

1. Microsoft Graph API

دسترسی به داده‌های ترکیبی:
- SharePoint Lists
- Outlook Calendar
- Azure AD User Information

2. نمونه کد برای Graph API:

// در محیط Office Scripts
async function getSharePointData() {
  const response = await fetch(
    "https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/[site-id]/lists/[list-id]/items",
    {
      headers: {
        Authorization: "Bearer " + Office.context.mailbox.restUrl.accessToken
      }
    }
  );
  const data = await response.json();
  return data.value;
}

مدیریت حجم بزرگ داده

1. تکنیک‌های Pagination

در SharePoint: استفاده از $t o p و$ skip در OData
در اکسل: پارامترهای Power Query برای لود تدریجی داده

2. Incremental Refresh

تنظیمات در Power Query:

Table.SelectRows(#"PreviousStep", each [Modified] > DateTime.LocalNow() - #duration(30, 0, 0, 0))

نتیجه‌گیری نهایی

ادغام پیشرفته SharePoint و اکسل یک اکوسیستم قدرتمند برای تحول دیجیتال سازمان‌ها ایجاد می‌کند. با استفاده از این تکنیک‌های پیشرفته می‌توان:

فرآیندهای کسب‌وکار را به صورت end-to-end اتوماسیون کرد
هوش تجاری عمیق‌تری از داده‌های سازمان استخراج نمود
همکاری تیمی را به سطح جدیدی ارتقا داد
امنیت و کنترل نسخه‌ها را بهینه کرد

برای استقرار موفق این راهکارها، توصیه می‌شود:

برنامه‌ریزی دقیق برای ساختار داده‌ها
آموزش کاربران نهایی
پیاده‌سازی تدریجی و تست عملکرد
مستندسازی کامل فرآیندها

کاربرد شیرپوینت در اکسل

کاربرد شیرپوینت در اکسل

1. اتصال اکسل به لیست‌های SharePoint در کاربرد شیرپوینت در اکسل

1.1. وارد کردن داده از SharePoint به اکسل

1.2. مزایای این اتصال

2. همکاری مشترک روی فایل‌های اکسل ذخیره شده در SharePoint در کاربرد شیرپوینت در اکسل

2.1. ذخیره فایل اکسل در SharePoint

2.2. قابلیت‌های همکاری

3. ایجاد گزارش‌های پویا از داده‌های SharePoint در کاربرد شیرپوینت در اکسل

3.1. استفاده از Power Pivot

3.2. ساخت داشبوردهای تعاملی

4. اتوماسیون فرآیندها با ترکیب SharePoint و اکسل

4.1. استفاده از Power Automate

4.2. ماکروهای اکسل برای SharePoint

5. مدیریت نسخه‌ها و امنیت

5.1. کنترل دسترسی

5.2. تاریخچه نسخه‌ها

6. یکپارچه‌سازی با Power BI

7. سناریوهای کاربردی در کاربرد شیرپوینت در اکسل

7.1. مدیریت موجودی

7.2. نظرسنجی و جمع‌آوری داده

7.3. مدیریت پروژه

8. مشکلات متداول و راهکارها

8.1. مشکلات اتصال

8.2. محدودیت‌های داده

9. بهترین روش‌ها

اتصال داده‌های پیشرفته بین SharePoint و اکسل

1. اتصال OData به لیست‌های SharePoint

2. Power Query برای تبدیل داده‌های SharePoint

تکنیک‌های همکاری پیشرفته در کاربرد شیرپوینت در اکسل

1. Conflict Resolution در Co-Authoring

2. استفاده از Comments در فایل‌های مشترک

اتوماسیون پیشرفته با VBA و Power Automate

1. نمونه کد VBA برای ارتباط با SharePoint:

2. Flow نمونه در Power Automate:

تکنیک‌های گزارش‌گیری پیشرفته

1. پارامترهای URL برای فیلتر کردن داده‌ها

امنیت و مدیریت داده‌های حساس در کاربرد شیرپوینت در اکسل

1. Row-Level Security

2. اطلاعات حساس (PII)

یکپارچه‌سازی با Microsoft 365

1. Microsoft Graph API

2. نمونه کد برای Graph API:

مدیریت حجم بزرگ داده

1. تکنیک‌های Pagination

2. Incremental Refresh

نتیجه‌گیری نهایی

دیدگاه بگذارید لغو پاسخ

جستجو

دسته بندی ها

پست های محبوب

تنظیمات اولیه وردپرس

نسخه‌ های شیرپوینت

مزایای NET 5.

پروژه های ما

درباره شرکت

ابر برچسب

پست قبلی

کاربرد شیرپوینت در اکسل SharePoint و ...

پست بعدی

کاربرد شیرپوینت در اکسل SharePoint و ...

تماس با ما

محل دفتر

تماس سریع