07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 21 جولای 2025
- ارسال دیدگاه: 0
فهرست مطالب
مدیریت یه پلتفرم مثل SharePoint می‌تونه مثل راه رفتن روی طناب تو سیرک باشه؛ یه لحظه حواست پرت بشه، همه‌چیز به‌هم می‌ریزه! حالا اگه بخوام خودمونی بگم، SharePoint یه ابزار قدرتمنده که برای مدیریت اسناد، همکاری تیمی و حتی ساخت سایت‌های داخلی شرکت‌ها استفاده می‌شه، ولی بدون مدیریت درست، می‌تونه تبدیل به یه کابوس بشه. تو این مقاله قراره با زبون خودمونی و ساده درباره 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint صحبت کنیم که بهت کمک می‌کنه این ابزار رو مثل یه حرفه‌ای مدیریت کنی. این نکات برای کساییه که تازه دارن با SharePoint کار می‌کنن یا حتی اونایی که مدتیه دارن باهاش کلنجار می‌رن و دنبال راهی برای ساده‌تر کردن کارها هستن.
ما قراره اینجا حسابی عمیق بشیم و درباره هر چیزی که برای مدیریت درست SharePoint لازمه حرف بزنیم. از تنظیمات اولیه و امنیت گرفته تا بهینه‌سازی عملکرد و حتی جلب رضایت کاربرها. پس خودتو آماده کن برای یه سفر طولانی و پر از نکته‌های کاربردی! هدف اینه که با خوندن این مقاله، حس کنی یه نقشه راه کامل داری برای اینکه SharePoint رو به یه ابزار کارآمد و دوست‌داشتنی برای تیمت تبدیل کنی.
نکته اول: تنظیمات اولیه رو درست انجام بده
اولین چیزی که باید بدونی اینه که SharePoint مثل یه خونه‌ست؛ اگه پایه‌هاشو درست نذاری، بعداً هرچقدر هم دیوار و سقف درست کنی، ممکنه یه روزی همه‌چیز خراب بشه. یکی از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint اینه که تنظیمات اولیه رو با دقت انجام بدی. حالا این یعنی چی؟ یعنی وقتی داری SharePoint رو راه‌اندازی می‌کنی، باید یه برنامه‌ریزی درست و حسابی داشته باشی. مثلاً، باید بدونی که قراره از کدوم نسخه استفاده کنی (SharePoint Online یا On-Premises)، چه نوع سایت‌هایی نیاز داری (سایت تیمی، سایت ارتباطی یا شاید یه هاب) و کاربرات چه نقش‌هایی قراره داشته باشن.
یه نکته خودمونی: خیلی از مدیرای SharePoint فکر می‌کنن که می‌تونن بدون برنامه‌ریزی شروع کنن و بعداً درستش کنن. ولی باور کن، این روش فقط وقت و اعصابتو هدر می‌ده. یه برنامه‌ریزی خوب شامل اینه که بدونی چه تعداد سایت می‌خوای بسازی، چه کسایی قراره ادمین باشن، و چه نوع محتوایی قراره تو SharePoint ذخیره بشه. مثلاً، اگه تیمی داری که مدام اسناد Word و Excel آپلود می‌کنه، باید یه کتابخونه (Document Library) درست کنی که دسته‌بندی‌هاش مشخص باشه. یا اگه برای یه پروژه خاصه، باید یه سایت تیمی بسازی که همه بتونن توش با هم کار کنن.
یه بخش مهم دیگه از تنظیمات اولیه، مدیریت دسترسی‌هاست. SharePoint یه سیستم قوی برای مدیریت دسترسی داره که می‌تونی گروه‌های کاربری بسازی و برای هر گروه سطح دسترسی خاصی تعریف کنی. مثلاً، یه گروه می‌تونه فقط بتونه اسناد رو بخونه، یه گروه دیگه می‌تونه ویرایش کنه، و یه گروه دیگه ادمین کامل باشه. اگه از همون اول این دسترسی‌ها رو درست تنظیم نکنی، بعداً ممکنه کاربرا به جاهایی دسترسی پیدا کنن که نباید، یا برعکس، نتونن به چیزی که لازم دارن دسترسی داشته باشن. این موضوع می‌تونه حسابی اعصاب‌خوردکن باشه!
یه چیز دیگه که تو تنظیمات اولیه باید حواست بهش باشه، انتخاب قالب (Template) مناسب برای سایته. SharePoint کلی قالب آماده داره که می‌تونی ازشون استفاده کنی. مثلاً، اگه یه سایت برای تیم بازاریابی می‌خوای، شاید یه قالب ارتباطی (Communication Site) بهتر باشه که تمرکز بیشتر روی انتشار محتواست. ولی اگه برای یه پروژه خاصه، یه قالب تیمی (Team Site) بهتر جواب می‌ده. انتخاب درست قالب از همون اول می‌تونه کلی از دردسرهای بعدی کم کنه.
یه نکته دیگه هم هست: همیشه یه محیط تستی (Sandbox) داشته باش. قبل از اینکه هر تغییری تو SharePoint اصلی بدی، اول تو یه محیط تستی امتحانش کن. اینجوری اگه چیزی خراب شد، کل سیستم به‌هم نمی‌ریزه. این یکی از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint هست که خیلی‌ها یادشون می‌ره و بعداً حسرت می‌خورن.
یه موضوع تکمیلی تو این بخش، استفاده از Governance Plan یا همون برنامه حاکمیتیه. این برنامه مثل یه قانون اساسی برای SharePoint شماست. توش باید مشخص کنی که چه کسایی مسئول چی هستن، چه نوع محتوایی می‌تونه تو SharePoint آپلود بشه، و حتی چه موقع باید محتوا آرشیو بشه. مثلاً، می‌تونی تو این برنامه بنویسی که اسناد بیشتر از 5 سال باید آرشیو بشن یا کاربرایی که بیشتر از 6 ماه غیرفعال بودن، دسترسی‌شون لغو بشه. این برنامه باعث می‌شه همه‌چیز منظم پیش بره و بعداً سردرگم نشی.
نکته دوم: امنیت رو جدی بگیر
حالا که تنظیمات اولیه رو درست کردی، وقتشه که یه کم جدی‌تر بشیم و درباره امنیت حرف بزنیم. یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint اینه که امنیت پلتفرمت رو مثل گنج خودت محافظت کنی. SharePoint پر از داده‌های حساسه، از اسناد محرمانه شرکت گرفته تا اطلاعات شخصی کارمندا. اگه امنیتش درست تنظیم نشده باشه، ممکنه اطلاعات به دست آدمای اشتباه بیفته یا حتی گم و گور بشه.
اولین چیزی که باید بکنی، اینه که یه سیاست (Policy) قوی برای دسترسی‌ها درست کنی. یه کم بالاتر درباره گروه‌های کاربری حرف زدم، ولی اینجا می‌خوام یه کم عمیق‌تر برم. تو SharePoint می‌تونی از قابلیت‌های Azure Active Directory (AAD) استفاده کنی تا دسترسی‌ها رو مدیریت کنی. مثلاً، می‌تونی Multi-Factor Authentication (MFA) رو فعال کنی که کاربرا برای ورود به SharePoint نیاز به یه کد تأیید دوم داشته باشن. این کار باعث می‌شه حتی اگه رمز عبور یه نفر لو بره، بازم کسی نتونه به‌راحتی وارد سیستم بشه.
یه موضوع دیگه که تو امنیت خیلی مهمه، مدیریت اشتراک‌گذاری (Sharing) هست. SharePoint بهت اجازه می‌ده اسناد رو با افراد داخل یا حتی خارج از سازمانت به اشتراک بذاری. ولی اگه حواست نباشه، ممکنه یکی یه سند حساس رو با یه نفر غریبه به اشتراک بذاره. برای همین، باید تنظیمات اشتراک‌گذاری رو درست کنی. مثلاً، می‌تونی مشخص کنی که فقط افراد داخل سازمان بتونن اسناد رو ببینن، یا حتی لینک‌های اشتراکی رو محدود کنی به کسایی که دعوت شدن. یه قابلیت باحال دیگه تو SharePoint اینه که می‌تونی برای لینک‌های اشتراکی تاریخ انقضا بذاری. اینجوری اگه یه لینک به اشتباه جایی پخش شد، بعد از یه مدت خود به خود غیرفعال می‌شه.
یه چیز دیگه که نباید فراموش کنی، بکاپ گرفتنه. حالا شاید بگی SharePoint Online خودش بکاپ داره، ولی باور کن، این بکاپ‌ها همیشه کافی نیستن. مثلاً، اگه یه کاربر به اشتباه یه سند مهم رو پاک کنه، ممکنه تا وقتی بفهمی چی شده، از بازه زمانی بازیابی SharePoint گذشته باشه. برای همین، بهتره یه سیستم بکاپ جداگونه داشته باشی که بتونی داده‌ها رو تا مدت طولانی‌تری نگه داری. این یکی از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint هست که می‌تونه ناجی کسب‌وکارت باشه.
یه نکته تکمیلی تو بحث امنیت، استفاده از Data Loss Prevention (DLP) هست. SharePoint قابلیت‌های DLP داره که می‌تونی باهاشون جلوی نشت اطلاعات حساس رو بگیری. مثلاً، می‌تونی یه سیاست بذاری که اگه کسی بخواد یه سند با اطلاعات حساس (مثل شماره کارت اعتباری) به خارج از سازمان بفرسته، سیستم به‌صورت خودکار جلوی این کار رو بگیره و بهت هشدار بده. این ابزار حسابی می‌تونه خیالت رو راحت کنه.
آخرین نکته تو بحث امنیت، آموزش کاربراست. خیلی وقتا مشکل از خود سیستم نیست، بلکه کاربرا هستن که با اشتباهاشون امنیت رو به خطر می‌ندازن. مثلاً، ممکنه یکی یه رمز عبور ضعیف انتخاب کنه یا یه سند مهم رو تو یه جای عمومی آپلود کنه. برای همین، باید این 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint رو به کاربرات آموزش بدی که چطور از SharePoint درست استفاده کنن. یه جلسه آموزشی کوتاه یا حتی یه ویدیو ساده می‌تونه کلی تفاوت ایجاد کنه.
نکته سوم: عملکرد سیستم رو بهینه کن
حالا که خیالت از تنظیمات اولیه و امنیت راحت شد، وقتشه بریم سراغ یه موضوع دیگه که خیلی مهمه: بهینه‌سازی عملکرد. یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint اینه که مطمئن بشی سیستم همیشه سریع و روان کار می‌کنه. اگه SharePointت کُند باشه، کاربرا کم‌کم ازش زده می‌شن و ممکنه کلاً بی‌خیالش بشن. حالا چطور می‌تونی عملکردش رو بهینه کنی؟
اولین چیزی که باید چک کنی، ساختار سایتته. اگه سایتت پر از لیست‌ها و کتابخونه‌های شلوغ باشه، سرعتش حسابی میاد پایین. یه قانون کلی تو SharePoint اینه که هر لیست یا کتابخونه نباید بیشتر از 5000 آیتم داشته باشه، چون بعد از این تعداد، عملکرد سیستم افت می‌کنه. برای همین، باید داده‌ها رو دسته‌بندی کنی. مثلاً، به جای اینکه همه اسناد یه پروژه رو تو یه کتابخونه بریزی، می‌تونی برای هر بخش از پروژه یه کتابخونه جدا بسازی.
یه نکته خودمونی دیگه: از قابلیت‌های نمایه‌سازی (Indexing) و فیلتر کردن درست استفاده کن. مثلاً، اگه تو یه کتابخونه کلی سند داری، می‌تونی ستون‌ها رو نمایه کنی تا جستجو و فیلتر کردن سریع‌تر بشه. یا مثلاً، می‌تونی از Metadata (داده‌های توصیفی) استفاده کنی تا کاربرا بتونن اسناد رو راحت‌تر پیدا کنن. این کار نه‌تنها سرعت سیستم رو بالا می‌بره، بلکه تجربه کاربری رو هم بهتر می‌کنه.
یه موضوع دیگه که تو بهینه‌سازی عملکرد مهمه، مدیریت منابع تصویریه. اگه کاربرات عادت دارن عکس‌های سنگین یا فایل‌های ویدیویی بزرگ آپلود کنن، این می‌تونه سرعت SharePoint رو کم کنه. برای همین، بهتره یه سیاست برای آپلود فایل‌ها بذاری. مثلاً، می‌تونی از کاربرا بخوای که عکس‌ها رو قبل از آپلود فشرده کنن یا ویدیوها رو تو یه پلتفرم جداگونه مثل Microsoft Stream آپلود کنن و فقط لینکش رو تو SharePoint بذارن.
یه نکته تکمیلی تو این بخش، استفاده از Content Delivery Network (CDN) برای SharePoint Onlineه. اگه از نسخه آنلاین استفاده می‌کنی، مایکروسافت یه CDN داخلی داره که می‌تونه سرعت بارگذاری فایل‌ها و صفحات رو حسابی بالا ببره. فقط کافیه تو تنظیمات SharePoint Admin Center این قابلیت رو فعال کنی. این کار می‌تونه تجربه کاربری رو خیلی بهتر کنه، مخصوصاً اگه تیم‌های پراکنده تو نقاط مختلف دنیا داری.
یه چیز دیگه که نباید فراموش کنی، به‌روزرسانی‌های منظمه. اگه از SharePoint Online استفاده می‌کنی، مایکروسافت خودش به‌روزرسانی‌ها رو انجام می‌ده، ولی اگه از نسخه On-Premises استفاده می‌کنی، باید خودت حواست به آپدیت‌ها باشه. این آپدیت‌ها معمولاً مشکلات عملکردی رو برطرف می‌کنن و قابلیت‌های جدید اضافه می‌کنن. اینم یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint که نباید دست‌کم بگیری.
نکته چهارم: تجربه کاربری رو اولویت قرار بده
تا حالا درباره تنظیمات، امنیت و عملکرد حرف زدیم، ولی یه چیز دیگه که خیلی وقتا نادیده گرفته می‌شه، تجربه کاربریه (User Experience). یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint اینه که مطمئن بشی کاربرات از کار کردن با سیستم لذت می‌برن. اگه SharePointت پیچیده و گیج‌کننده باشه، حتی اگه بهترین تنظیمات و امنیت رو داشته باشی، کاربرا ازش استفاده نمی‌کنن.
اولین چیزی که باید بکنی، اینه که رابط کاربری (UI) رو ساده و تمیز نگه داری. مثلاً، از یه قالب ساده و جذاب برای سایتت استفاده کن. SharePoint کلی قالب آماده داره که می‌تونی ازشون استفاده کنی، ولی اگه بخوای یه کم خلاقیت به خرج بدی، می‌تونی با Power Apps یا Power Automate یه رابط کاربری سفارشی درست کنی که دقیقاً نیازهای تیمت رو برآورده کنه.
یه نکته خودمونی: کاربرا معمولاً از سیستم‌های شلوغ و پر از منوهای پیچیده بدشون میاد. برای همین، سعی کن منوهای ناوبری (Navigation) رو ساده نگه داری. مثلاً، اگه یه سایت تیمی داری، می‌تونی منوی اصلی رو به چند بخش کلیدی مثل “اسناد”، “وظایف” و “تقویم” محدود کنی. اینجوری کاربرا راحت‌تر می‌تونن چیزی که می‌خوان رو پیدا کنن.
یه چیز دیگه که تو تجربه کاربری خیلی مهمه، آموزش و پشتیبانیه. همون‌طور که تو بحث امنیت گفتم، کاربرا نیاز به آموزش دارن. ولی این آموزش فقط برای امنیت نیست؛ باید بهشون یاد بدی که چطور از قابلیت‌های SharePoint بهترین استفاده رو بکنن. مثلاً، می‌تونی یه راهنمای کوتاه درست کنی که نشون بده چطور سند آپلود کنن، چطور یه وظیفه (Task) جدید بسازن، یا چطور با همکاراشون تو یه سند به‌صورت همزمان کار کنن.
یه قابلیت باحال SharePoint که می‌تونه تجربه کاربری رو بهتر کنه، ادغامش با Microsoft Teamsه. حالا که خیلی از تیم‌ها از Teams برای چت و جلسات استفاده می‌کنن، می‌تونی SharePoint رو طوری تنظیم کنی که اسناد و محتواش مستقیماً تو Teams قابل دسترس باشه. این کار باعث می‌شه کاربرا لازم نباشه مدام بین SharePoint و Teams جابه‌جا بشن، و همه‌چیز تو یه جا جمع بشه.
یه نکته تکمیلی تو این بخش، استفاده از Personalization یا شخصی‌سازی برای کاربراست. SharePoint بهت اجازه می‌ده که برای هر کاربر یه تجربه اختصاصی درست کنی. مثلاً، می‌تونی یه داشبورد شخصی‌سازی‌شده بسازی که هر کاربر وقتی وارد سیستم می‌شه، فقط چیزایی که به کارش میاد رو ببینه. این کار می‌تونه حسابی حس خوب به کاربرا بده و باعث بشه بیشتر از SharePoint استفاده کنن.
آخرین نکته تو این بخش، گرفتن فیدبک از کاربراست. هر چند وقت یه بار از تیمت بپرس که نظرشون درباره SharePoint چیه. مثلاً، می‌تونی یه فرم ساده با Microsoft Forms درست کنی و ازشون بخوای که بگن کجای سیستم براشون سخت بوده یا چی دوست دارن بهتر بشه. این فیدبک‌ها می‌تونه بهت کمک کنه که SharePoint رو دقیقاً همون چیزی کنی که تیمت نیاز داره. اینم یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint که می‌تونه سیستم رو برای همه دوست‌داشتنی‌تر کنه.
نکته پنجم: نظارت و نگهداری مداوم
آخرین اما نه کم اهمیت، یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint اینه که همیشه حواست به سیستم باشه. فکر نکن که چون یه بار همه‌چیز رو درست کردی، دیگه کار تمومه. SharePoint مثل یه باغچه‌ست؛ اگه بهش نرسی، پر از علف هرز می‌شه! نظارت و نگهداری مداوم باعث می‌شه که سیستم همیشه تمیز، امن و کارآمد بمونه.
اولین چیزی که باید بکنی، اینه که یه برنامه منظم برای چک کردن سیستم داشته باشی. مثلاً، هر ماه یه بار برو و لیست‌ها و کتابخونه‌ها رو چک کن که چیزی به‌هم‌ریخته نباشه. یا مثلاً، گزارش‌های دسترسی (Access Reports) رو نگاه کن که مطمئن بشی هیچ‌کس دسترسی غیرمجاز نداره. SharePoint ابزارهای گزارش‌دهی خوبی داره که می‌تونی ازشون برای این کار استفاده کنی.
یه موضوع دیگه که تو نگهداری مهمه، به‌روزرسانی محتواست. مثلاً، اگه یه پروژه تموم شده، اسنادش رو آرشیو کن که فضای سیستم شلوغ نشه. یا اگه یه تیم جدید به سازمان اضافه شده، براشون یه سایت جدید بساز و مطمئن شو که درست تنظیم شده. این کارها باعث می‌شه SharePointت همیشه مرتب و منظم بمونه.
یه نکته خودمونی: خیلی وقتا مدیرای SharePoint فراموش می‌کنن که کاربرا هم ممکنه تغییر کنن. مثلاً، یکی از شرکت می‌ره یا یه نفر جدید میاد. برای همین، باید یه فرآیند مشخص برای اضافه کردن یا حذف کاربرا داشته باشی. مثلاً، می‌تونی از Power Automate یه جریان کاری (Workflow) درست کنی که وقتی یه کارمند جدید به سازمان اضافه می‌شه، به‌صورت خودکار به گروه‌های کاربری SharePoint اضافه بشه.
یه نکته تکمیلی تو این بخش، استفاده از ابزارهای تحلیل پیشرفته‌ست. مثلاً، می‌تونی از Microsoft 365 Admin Center استفاده کنی تا گزارش‌های دقیق‌تری درباره استفاده کاربرا از SharePoint بگیری. این گزارش‌ها بهت نشون می‌دن که کدوم سایت‌ها بیشتر استفاده می‌شن، کدوم اسناد پرطرفدارن، یا حتی کدوم کاربرا غیرفعالن. با این اطلاعات می‌تونی تصمیم‌های بهتری برای بهینه‌سازی سیستم بگیری.
یه چیز دیگه که تو نظارت مهمه، بررسی لاگ‌ها (Logs) و گزارش‌های سیستمه. SharePoint کلی اطلاعات درباره عملکرد و فعالیت‌های کاربرا جمع می‌کنه که می‌تونی ازشون برای پیدا کردن مشکلات استفاده کنی. مثلاً، اگه ببینی یه کتابخونه خاص خیلی کُنده، می‌تونی بری و ببینی شاید تعداد آیتم‌هاش زیادی شده یا نمایه‌سازی درست انجام نشده.
آخرین نکته تو این بخش، اینه که همیشه آماده تغییرات باشی. مایکروسافت مدام SharePoint رو آپدیت می‌کنه و قابلیت‌های جدید اضافه می‌کنه. برای همین، باید خودتو به‌روز نگه داری و ببینی چه قابلیت‌های جدیدی می‌تونه به تیمت کمک کنه. مثلاً، اگه مایکروسافت یه ابزار جدید برای مدیریت اسناد معرفی کرد، می‌تونی امتحانش کنی و ببینی چطور می‌تونه کارتو راحت‌تر کنه. اینم یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint که باعث می‌شه همیشه یه قدم جلوتر باشی.
نکات بیشتر
از ابزارهای مکمل به‌درستی استفاده کن
حالا که درباره 5 نکته اصلی حرف زدیم، وقتشه یه کم فراتر بریم و درباره ابزارهای مکملی که می‌تونن SharePoint رو قوی‌تر کنن صحبت کنیم. یکی از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint (که حالا داره 6 تا می‌شه!) اینه که از ابزارهای مکمل مثل Power Apps، Power Automate و Power BI به‌درستی استفاده کنی. این ابزارها بخشی از اکوسیستم Microsoft 365 هستن و می‌تونن SharePoint رو به یه ماشین قدرتمند تبدیل کنن.
اول بریم سراغ Power Apps. این ابزار بهت اجازه می‌ده که اپلیکیشن‌های ساده و سفارشی برای SharePoint بسازی بدون اینکه نیاز به کدنویسی پیچیده داشته باشی. مثلاً، فرض کن تیمت نیاز به یه فرم داره که کارمندا بتونن باهاش درخواست مرخصی بدن. به جای اینکه یه فرم پیچیده تو SharePoint درست کنی، می‌تونی با Power Apps یه اپلیکیشن ساده بسازی که مستقیماً به لیست SharePoint وصل بشه. این کار نه‌تنها تجربه کاربری رو بهتر می‌کنه، بلکه باعث می‌شه کارای تکراری کمتر بشه.
بعدش نوبت Power Automateه. این ابزار برای خودکارسازی فرآیندها عالیه. مثلاً، می‌تونی یه جریان کاری (Workflow) درست کنی که هر وقت یه سند جدید تو SharePoint آپلود شد، یه ایمیل به مدیر تیم بفرسته. یا مثلاً، می‌تونی یه فرآیند تأیید (Approval Process) درست کنی که اسناد حساس قبل از انتشار باید توسط یه نفر تأیید بشن. این کار باعث می‌شه هم وقتت صرفه‌جویی بشه، هم احتمال خطا کم بشه.
Power BI هم یه ابزار دیگه‌ست که می‌تونه داده‌های SharePoint رو به نمودارها و گزارش‌های بصری تبدیل کنه. مثلاً، اگه بخوای ببینی کدوم اسناد تو SharePoint بیشتر دیده شدن یا کدوم تیم‌ها فعال‌ترن، می‌تونی با Power BI یه داشبورد بسازی که همه این اطلاعات رو به‌صورت گرافیکی نشون بده. این داشبورد می‌تونه بهت کمک کنه که تصمیم‌های بهتری برای مدیریت SharePoint بگیری.
یه نکته خودمونی: این ابزارها خیلی قدرتمندن، ولی نباید زیاده‌روی کنی. اگه بیش از حد فرآیندها و اپلیکیشن‌ها درست کنی، ممکنه سیستم پیچیده بشه و کاربرا گیج بشن. برای همین، همیشه با یه پروژه کوچیک شروع کن و کم‌کم قابلیت‌های جدید اضافه کن. این یکی از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint هست که می‌تونه کارتو حسابی راحت‌تر کنه.
فرهنگ‌سازی و جلب مشارکت کاربرها
یه موضوع دیگه که خیلی وقتا نادیده گرفته می‌شه، فرهنگ‌سازی برای استفاده از SharePointه. یکی دیگه از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint اینه که کاربراتو تشویق کنی که واقعاً از سیستم استفاده کنن. اگه تیمت حس کنه که SharePoint فقط یه ابزار اضافیه که شرکت بهشون تحمیل کرده، هیچ‌وقت به‌صورت کامل ازش استفاده نمی‌کنن.
اولین قدم برای فرهنگ‌سازی، اینه که نشون بدی SharePoint چطور می‌تونه کارشون رو راحت‌تر کنه. مثلاً، می‌تونی یه جلسه دمو برگزار کنی و توش نشون بدی که چطور می‌تونن اسنادشون رو سریع پیدا کنن یا چطور می‌تونن با همکاراشون تو یه سند به‌صورت همزمان کار کنن. اگه کاربرا ببینن که SharePoint واقعاً بهشون کمک می‌کنه، بیشتر باهاش همراه می‌شن.
یه ایده باحال دیگه، اینه که یه برنامه تشویقی راه بندازی. مثلاً، می‌تونی به کارمندایی که بیشترین فعالیت رو تو SharePoint دارن (مثلاً بیشترین سند آپلود کردن یا بیشترین مشارکت تو سایت‌های تیمی) یه جایزه کوچیک بدی. این کار می‌تونه حسابی انگیزه‌بخش باشه و باعث بشه بقیه هم ترغیب بشن از سیستم استفاده کنن.
یه نکته تکمیلی، استفاده از Champion Program یا برنامه قهرمانانه. تو این برنامه، می‌تونی چند نفر از کارمندای فعال و علاقه‌مند رو انتخاب کنی که به‌عنوان “قهرمان SharePoint” تو تیم‌ها عمل کنن. این افراد می‌تونن به بقیه آموزش بدن، مشکلات ساده رو برطرف کنن و حتی فیدبک‌های کاربرا رو بهت برسونن. این کار باعث می‌شه حس مالکیت نسبت به SharePoint تو تیم‌ها بیشتر بشه.
آخرین نکته تو این بخش، اینه که همیشه بازخورد کاربرا رو جدی بگیری. اگه کاربرا ببینن که نظراتشون واقعاً روی سیستم تأثیر داره، بیشتر باهاش همراه می‌شن. مثلاً، اگه یکی پیشنهاد بده که یه قابلیت جدید به SharePoint اضافه بشه و تو بتونی اونو پیاده کنی، حتماً بهشون نشون بده که این تغییر به خاطر پیشنهادشون بوده. این یکی از 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint هست که می‌تونه حس همکاری رو تو تیمت تقویت کنه.
جمع‌بندی
خب، حالا که تا اینجا اومدی، احتمالاً حسابی با 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint (و دو تا نکته اضافی!) آشنا شدی. بیایم یه مرور سریع کنیم: اول، تنظیمات اولیه رو درست انجام بده که پایه سیستم محکم باشه. دوم، امنیت رو جدی بگیر که داده‌هات به خطر نیفتن. سوم، عملکرد سیستم رو بهینه کن که کاربرا از سرعتش لذت ببرن. چهارم، تجربه کاربری رو اولویت قرار بده که همه با خوشحالی از SharePoint استفاده کنن. پنجم، همیشه حواست به نظارت و نگهداری باشه که سیستم مثل ساعت کار کنه. ششم، از ابزارهای مکمل مثل Power Apps و Power Automate استفاده کن تا SharePoint رو قوی‌تر کنی. و هفتم، فرهنگ‌سازی کن و کاربراتو تشویق کن که از سیستم استفاده کنن.
مدیریت شیرپوینت کار ساده‌ای نیست، ولی با این 5 نکته ضروری برای مدیریت عامل SharePoint می‌تونی مطمئن باشی که داری بهترین نتیجه رو از این ابزار قدرتمند می‌گیری. حالا وقتشه که دست به کار بشی، این نکات رو پیاده کنی و SharePointت رو به یه ابزار کارآمد و دوست‌داشتنی برای تیمت تبدیل کنی. اگه سوالی داری یا نیاز به راهنمایی بیشتر داشتی، تو کامنت‌ها بگو تا باهم گپ بزنیم!
دیدگاه بگذارید