چرا سازمان‌های ایرانی باید از شیرپوینت استفاده کنند؟

۱. تحول در مدیریت اسناد و اطلاعات

ساماندهی جامع اسناد: دیگر نیاز به روش‌های پراکنده و غیر استاندارد بایگانی نیست. با شیرپوینت، تمام اسناد و داده‌های شما در فضایی متمرکز و قابل جستجو ذخیره می‌شود.

امکانات جستجوی پیشرفته: جستجوی سریع و فیلترگذاری بر اساس تاریخ، نوع فایل، مالک سند و … با موتور جستجوی داخلی شیرپوینت، بهره‌وری کاربران را به طرز محسوسی افزایش می‌دهد.

نسخه‌بندی و کنترل تغییرات: هر بار تغییری روی سند ایجاد شود، نسخه‌ای جدید ایجاد می‌شود؛ بنابراین امکان بازگشت به نسخه‌های قبلی در هر زمان وجود دارد.

۲. همکاری تیمی پیشرفته و ارتباطات گسترده

فضای کاری مشترک: هر تیم می‌تواند سایت اختصاصی خود را در شیرپوینت راه‌اندازی کند، فایل‌ها را به اشتراک بگذارد، یادداشت بگذارد و روند پروژه‌ها را مدیریت کند.

اعلان‌ها و اطلاع‌رسانی خودکار: با تنظیم هشدارها، اعضا از تغییرات، به‌روزرسانی‌ها یا وظایف جدید در سریع‌ترین زمان باخبر می‌شوند.

ادغام یکپارچه با ایمیل و تقویم: هماهنگی کارها، جلسات و رویدادها به کمک تقویم مشترک شیرپوینت و همگام‌سازی با Outlook یا Microsoft Teams.

۳. امنیت بالا و کنترل دسترسی انعطاف‌پذیر

تعیین سطوح دسترسی: مدیریت کامل این‌که چه کسی به چه داده‌ای یا چه فرآیندی دسترسی داشته باشد.

حفاظت اطلاعات حیاتی: پیاده‌سازی سیاست‌های امنیتی (مانند MFA و SSO)، لاگ‌گیری دقیق رویدادها و رمزنگاری داده‌ها.

ایمنی در برابر تهدیدات داخلی و خارجی: جلوگیری از هرگونه دسترسی غیرمجاز و کاهش ریسک نشت اطلاعات.

۴. اتوماسیون و بهبود فرآیندها

طراحی گردش کار بدون کدنویسی: امکان ساخت فرآیندهای تایید، ارجاع، اطلاع‌رسانی و … با ابزارهای Power Automate یا Flow.

افزایش سرعت و دقت: حذف گردش سنتی اسناد کاغذی و کاهش زمان انجام فرآیندها.

پایش و گزارش‌گیری: داشبوردهای پویا جهت پایش شاخص‌ها (KPI) و تهیه گزارش‌های مدیریتی حرفه‌ای برای تصمیم‌گیری بهتر.

۵. مقیاس‌پذیری، انعطاف و یکپارچگی سیستمی

سازگاری با رشد سازمان: چه یک شرکت کوچک و متوسط باشید، چه مجموعه‌ای بزرگ و چندملیتی، شیرپوینت مطابق رشد کسب‌وکار شما می‌تواند توسعه یابد.

یکپارچگی با سایر ابزارها: پیوند بدون اشکال با آفیس ۳۶۵ (Word، Excel، PowerPoint)، ایمیل سازمانی و حتی سیستم‌های مالی و منابع انسانی از مزایای مهم است.