اتصال و هماهنگی: بررسی پیوند بین SharePoint و OutLook برای کار تیمی بهتر

1.1 نمایش یکپارچه رویدادهای تیمی

یکی از بارزترین مزایای وصل کردن این دو سامانه، همگام‌سازی تقویم است. کاربران می‌توانند تقویم مربوط به یک سایت تیم خاص در شیرپوینت را به نرم‌افزار اوت‌لوک خود متصل کنند. پس از انجام این کار، تمامی قرارهای ملاقات، جلسات و رویدادهایی که همکاران در آن سایت ثبت می‌کنند، به صورت خودکار در بخش تقویم اوت‌لوک شما نیز ظاهر خواهد شد. این امر باعث می‌شود شما یک نمای کلی و متمرکز از همه برنامه‌های شخصی و گروهی خود در یک مکان داشته باشید. دیگر نیازی نیست برای اطلاع از زمان جلسه تیم، حتماً به صفحه سایت در مرورگر بروید. کافی است همانند همیشه تقویم اوت‌لوک خود را که احتمالاً هر روز با آن کار می‌کنید، بررسی نمایید. این هماهنگی، احتمال دیرکرد یا فراموشی حضور در جلسات مهم تیمی را به شدت کاهش می‌دهد و برنامه‌ریزی زمانی را برای مدیران و اعضای تیم آسان‌تر می‌سازد.

1.2 ایجاد و دعوت به جلسه از یک مکان مرکزی

وقتی قرار است جلسه‌ای جدید برنامه‌ریزی شود، این یکپارچگی کار را بسیار راحت می‌کند. شما می‌توانید مستقیماً از درون نرم‌افزار اوت‌لوک، یک جلسه جدید ایجاد کنید و محل برگزاری آن را نه یک اتاق فیزیکی، بلکه “سایت تیم” مربوطه در شیرپوینت قرار دهید. به این ترتیب، تمامی محتوای مرتبط با آن جلسه، مانند دستور جلسه، اسناد پیش‌نیاز و صورت‌جلسه‌های قبلی، در همان سایت متمرکز خواهد بود. هنگامی که برای اعضای تیم دعوتنامه می‌فرستید، لینک دسترسی به سایت تیم و همچنین ممکن است لینک تماس تصویری به طور خودکار در دعوتنامه قرار گیرد. این رویه، استانداردی برای همه جلسات تیم ایجاد کرده و باعث می‌شود همه افراد دقیقاً بدانند اطلاعات هر جلسه کجا نگهداری می‌شود. دیگر نیازی به جستجوی ایمیل‌های قدیمی برای یافتن فایل پیوست شده نیست؛ چرا که همه چیز در سایت تیم، به‌صورت منظم و دائمی در دسترس است.

1.3 به‌روزرسانی خودکار و جلوگیری از تداخل

فرض کنید زمان یک جلسه به دلیلی تغییر کند. اگر این تغییر در تقویم سایت تیم در شیرپوینت اعمال شود، به لطف این اتصال، به‌طور خودکار در تقویم اوت‌لوک تمامی افرادی که آن تقویم تیم را دنبال می‌کنند نیز به‌روز می‌شود. این ویژگی از بروز مشکلاتی مانند مراجعه افراد در زمان قدیم و جدید به طور همزمان جلوگیری می‌کند. همه افراد همیشه آخرین نسخه برنامه را مشاهده می‌کنند. همچنین، اگر شما در اوت‌لوک خود برای ساعتی که قبلاً برای یک جلسه تیمی رزرو شده، قرار شخصی بگذارید، نرم‌افزار به شما هشدار تداخل می‌دهد. این قابلیت به برنامه‌ریزی دقیق‌تر کمک شایانی می‌کند. در واقع، این یکپارچگی، یک منبع حقیقی واحد برای اطلاعات زمانی ایجاد می‌کند که اعتمادپذیری آن بسیار بالا است و از سردرگمی‌های متداول در هماهنگی جلسات می‌کاهد.

1.4 دسترسی آفلاین به اطلاعات جلسات

یکی دیگر از نکات مثبت این است که پس از همگام‌سازی، اطلاعات تقویم تیم شما حتی در زمانی که به اینترنت دسترسی ندارید نیز در نرم‌افزار اوت‌لوک دسکتاپ قابل مشاهده است. شما می‌توانید زمان و مکان (سایت) جلسات آینده را چک کنید. البته برای مشاهده جزئیات کامل و اسناد داخل سایت، نیاز به اتصال اینترنت خواهد بود، اما حداقل اطلاعات اولیه در دسترس است. این موضوع برای افرادی که زیاد در سفر هستند یا در مکان‌هایی با دسترسی ناپایدار به شبکه کار می‌کنند، مفید است. آنها می‌توانند برنامه کلی خود را حتی در حالت آفلاین مدیریت کنند و در اولین فرصت اتصال، جزئیات را به‌روزرسانی نمایند. این قابلیت، انعطاف‌پذیری کار با ابزارهای گروهی را افزایش می‌دهد.

1.5 تسهیل در ثبت و انتشار صورت جلسه

پس از پایان یک جلسه، معمولاً نیاز به ثبت و توزیع نتیجه بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها وجود دارد. با استفاده از این محیط یکپارچه، می‌توانید صورت جلسه را مستقیماً در سایت تیم مربوطه در شیرپوینت تهیه و ذخیره کنید. سپس، به راحتی و تنها با چند کلیک از درون اوت‌لوک، لینک این سند را برای افرادی که در جلسه حضور نداشتند یا سایر ذینفعان ایمیل کنید. از آنجایی که سند در شیرپوینت ذخیره شده، هرگونه تغییر یا به‌روزرسانی بعدی بر روی همان فایل اصلی اعمال می‌شود و همه افراد با باز کردن لینک، آخرین نسخه را می‌بینند. این روش، از تولید چندین نسخه مختلف از یک صورت جلسه و سردرگمی ناشی از آن جلوگیری می‌کند و یک رکورد رسمی و قابل اتکا از تصمیمات تیم ایجاد می‌نماید.