subscription شیرپوینت

شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت اطلاعات و تعاملات درون سازمانی است. نسخه شیرپوینت سرور Subscription Edition، ویژگی‌های جدیدی مانند احراز هویت و مدیریت بهبود یافته‌ای ارائه می‌دهد.

ویژگی های شیرپوینت سرور Subscription Edition

شیرپوینت سرور Subscription Edition از ویژگی‌های بسیار متنوعی بهره می‌برد. در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنم:

مدیریت محتوا و همکاری: ایجاد و مدیریت سایت‌ها و صفحات وب برای به اشتراک گذاری اسناد و همکاری درون تیمی.
یکپارچه‌سازی با مایکروسافت 365: استفاده از ابزارهای مایکروسافت 365 مانند Word، Excel و Outlook به صورت یکپارچه.
احراز هویت چند عاملی: افزایش امنیت با استفاده از احراز هویت چند عاملی.
مدیریت اسناد پیشرفته: امکان نسخه‌بندی، جستجوی پیشرفته و مدیریت متاداده‌ها.
پشتیبانی و به‌روزرسانی: به‌روزرسانی‌های منظم و پشتیبانی از سوی مایکروسافت.

مدیریت پروژه‌ها

مدیریت پروژه‌ها با شیرپوینت سرور Subscription Edition می‌تواند بهبود چشمگیری در کارایی و هماهنگی تیمی ایجاد کند. در ادامه برخی از ابزارها و ویژگی‌های شیرپوینت برای مدیریت پروژه‌ها را توضیح می‌دهم:

1. سایت‌های پروژه‌ای

ایجاد سایت‌های پروژه: می‌توانید سایت‌های مخصوص پروژه‌ها ایجاد کنید که به عنوان مرکز اصلی اطلاعات و اسناد پروژه عمل کنند.
تقسیم‌بندی وظایف: وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید و از وضعیت انجام آن‌ها مطلع شوید.

2. لیست‌ها و کتابخانه‌های اسناد

لیست‌های سفارشی: ایجاد لیست‌های سفارشی برای پیگیری وظایف، منابع و دیگر اطلاعات پروژه.
کتابخانه‌های اسناد: ذخیره و مدیریت اسناد پروژه به صورت سازمان‌دهی‌شده و قابل جستجو.

3. هماهنگی و همکاری تیمی

اشتراک گذاری اسناد: امکان به اشتراک گذاری و ویرایش همزمان اسناد توسط اعضای تیم.
گفتگوهای تیمی: استفاده از تالارهای گفتگو و چت‌های درون سایتی برای ارتباط موثرتر.

4. گزارش‌ها و داشبوردها

داشبوردهای پروژه: ایجاد داشبوردهای سفارشی برای مشاهده وضعیت پیشرفت پروژه و نمای کلی از وظایف و اهداف.
گزارش‌گیری: تولید گزارش‌های متنوع از پیشرفت وظایف، منابع مصرف شده و دیگر معیارهای مهم.

5. تکمیل فرآیندها

الگوهای فرآیند کاری: استفاده از الگوهای فرآیند کاری برای خودکارسازی مراحلی از پروژه.
Power Automate: خودکارسازی فرآیندهای تکراری مانند تایید اسناد، ارسال اعلان‌ها و غیره.

سایت‌های پروژه‌ای

سایت‌های پروژه‌ای در شیرپوینت به شما امکان می‌دهند تا تمامی اطلاعات، اسناد، وظایف و منابع مربوط به یک پروژه را در یک مکان متمرکز کنید. در ادامه به مراحل ایجاد یک سایت پروژه‌ای و برخی از بهترین روش‌ها برای مدیریت آن می‌پردازم:

مراحل ایجاد سایت پروژه‌ای:

تحلیل نیازها و برنامه‌ریزی:
- شناسایی نیازها: نیازهای پروژه و تیم را شناسایی کنید. این شامل نوع اسناد، وظایف و منابع مورد نیاز است.
- تعریف ساختار سایت: ساختار سایت پروژه‌ای را برنامه‌ریزی کنید. تعیین کنید که چه بخش‌هایی نیاز به زیرسایت دارند و چگونه باید سازمان‌دهی شوند.
ایجاد سایت پروژه‌ای:
- ورود به شیرپوینت: به سایت شیرپوینت خود وارد شوید و به صفحه‌ای بروید که می‌خواهید سایت پروژه‌ای را در آن ایجاد کنید.
- افزودن سایت جدید: بر روی گزینه “افزودن سایت جدید” کلیک کنید و یک سایت پروژه‌ای جدید ایجاد کنید.
- انتخاب الگو: یک الگوی مناسب برای سایت پروژه‌ای انتخاب کنید. شیرپوینت الگوهای متنوعی ارائه می‌دهد که می‌توانید بر اساس نیازهای خود انتخاب کنید.
سفارشی‌سازی سایت پروژه‌ای:
- افزودن صفحات و کتابخانه‌ها: صفحات و کتابخانه‌های اسناد مختلفی برای سازمان‌دهی اطلاعات پروژه ایجاد کنید.
- ایجاد لیست وظایف: لیستی از وظایف و فعالیت‌های پروژه ایجاد کنید و وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید.
- اضافه کردن ابزارهای همکاری: ابزارهای همکاری مانند تالارهای گفتگو، تقویم‌های تیمی و ویرایش همزمان اسناد را به سایت اضافه کنید.
تنظیم دسترسی‌ها و مجوزها:
- مجوزهای دسترسی: مجوزهای دسترسی را برای کاربران مختلف تنظیم کنید. مطمئن شوید که هر عضو تیم دسترسی‌های لازم برای انجام وظایف خود را دارد.
- کنترل امنیت: از ابزارهای امنیتی مانند احراز هویت چند عاملی و رمزگذاری برای حفاظت از اطلاعات حساس استفاده کنید.
مدیریت و نگهداری سایت پروژه‌ای:
- بروزرسانی منظم: سایت پروژه‌ای را به صورت منظم بروزرسانی کنید و اطلاعات جدید را اضافه کنید.
- نظارت بر استفاده: استفاده از سایت را نظارت کنید و بازخوردهای اعضای تیم را جمع‌آوری کنید تا بتوانید بهبودهای لازم را اعمال کنید.

بهترین روش‌ها برای مدیریت سایت پروژه‌ای:

ارتباطات منظم: از ابزارهای ارتباطی مانند تالارهای گفتگو و چت‌های درون سایتی برای ارتباط موثرتر بین اعضای تیم استفاده کنید.
تنظیم دسترسی‌ها به دقت: مجوزهای دسترسی را به دقت تنظیم کنید تا اطلاعات حساس محافظت شوند و کاربران فقط به فایل‌های مورد نیازشان دسترسی داشته باشند.
استفاده از جستجوی پیشرفته: قابلیت جستجوی پیشرفته را فعال کنید تا اعضای تیم بتوانند به سرعت اطلاعات مورد نظرشان را پیدا کنند.
ویرایش و همکاری همزمان: از قابلیت ویرایش همزمان اسناد استفاده کنید تا اعضای تیم بتوانند به صورت همزمان بر روی یک سند کار کنند.
نسخه‌بندی و پیگیری تغییرات: از قابلیت نسخه‌بندی و پیگیری تغییرات استفاده کنید تا تاریخچه تغییرات اسناد را ذخیره و مدیریت کنید.

ایجاد و مدیریت سایت‌های پروژه‌ای به این روش می‌تواند به بهبود بهره‌وری و هماهنگی تیمی کمک کند

اشتراک گذاری اسناد

اشتراک گذاری اسناد با استفاده از شیرپوینت می‌تواند به شدت فرآیند همکاری درون تیمی را بهبود بخشد. در اینجا به برخی از قابلیت‌های اشتراک گذاری اسناد در شیرپوینت سرور Subscription Edition می‌پردازیم:

ایجاد کتابخانه‌های اسناد

کتابخانه‌های تیمی: ایجاد کتابخانه‌های اسناد برای تیم‌ها و پروژه‌های مختلف که به اعضای تیم امکان دسترسی به اسناد مورد نیاز را می‌دهد.
سازماندهی اسناد: دسته‌بندی اسناد بر اساس پوشه‌ها، متاداده‌ها و برچسب‌ها برای دسترسی سریع و آسان.

ویرایش همزمان

ویرایش همزمان اسناد: امکان ویرایش همزمان یک سند توسط چندین عضو تیم، که تغییرات بلافاصله قابل مشاهده هستند.
ردیابی تغییرات: مشاهده تاریخچه تغییرات و نسخه‌های مختلف سند برای پیگیری تغییرات و بازگرداندن به نسخه‌های قبلی در صورت نیاز.

دسترسی و مجوزها

کنترل دسترسی: تنظیم مجوزهای دسترسی به اسناد برای اعضای مختلف تیم، از جمله خواندن، ویرایش و مدیریت.
اشتراک گذاری با لینک: ایجاد لینک‌های اشتراک گذاری برای دسترسی سریع به اسناد بدون نیاز به ورود به سیستم.

همگام‌سازی با دستگاه‌های مختلف

همگام‌سازی با دستگاه‌های محلی: امکان همگام‌سازی کتابخانه‌های اسناد با دستگاه‌های محلی برای دسترسی آفلاین به اسناد.
دسترسی از طریق موبایل: دسترسی به اسناد و انجام ویرایش‌ها از طریق برنامه‌های موبایل شیرپوینت.

امنیت و انطباق

رمزگذاری اسناد: استفاده از رمزگذاری برای حفاظت از اطلاعات حساس.
احراز هویت چند عاملی: افزایش امنیت با استفاده از احراز هویت چند عاملی برای دسترسی به اسناد.

این ویژگی‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا به راحتی و با اطمینان بیشتری اسناد را به اشتراک بگذارند و به صورت همزمان بر روی پروژه‌ها کار کنند.

ایجاد کتابخانه‌های اسناد

ایجاد کتابخانه‌های اسناد در شیرپوینت می‌تواند به شما کمک کند تا اسناد و فایل‌ها را به شکل سازمان‌دهی‌شده و کارآمد مدیریت کنید. در ادامه به مراحل ایجاد کتابخانه‌های اسناد و برخی از بهترین روش‌ها برای بهره‌برداری از آن‌ها اشاره می‌کنم:

مراحل ایجاد کتابخانه‌های اسناد:

ایجاد یک کتابخانه سند جدید:
- ورود به شیرپوینت: به سایت شیرپوینت خود وارد شوید و به صفحه‌ای بروید که می‌خواهید کتابخانه سند را در آن ایجاد کنید.
- افزودن برنامه: بر روی گزینه “افزودن یک برنامه” کلیک کنید و سپس “کتابخانه اسناد” را انتخاب کنید.
- نام‌گذاری کتابخانه: نامی برای کتابخانه سند خود انتخاب کنید که به وضوح نشان‌دهنده محتوا یا کاربرد آن باشد.
تنظیمات کتابخانه سند:
- پیکربندی مجوزها: مجوزهای دسترسی را برای کتابخانه تنظیم کنید. می‌توانید مجوزهای خاصی برای کاربران یا گروه‌های مختلف تعیین کنید.
- ایجاد پوشه‌ها و ساختارها: پوشه‌ها و ساختارهای مناسبی را برای سازمان‌دهی اسناد ایجاد کنید. این کار به کاربران کمک می‌کند تا به راحتی به فایل‌های مورد نیازشان دسترسی پیدا کنند.
افزودن متاداده‌ها و ستون‌ها:
- افزودن ستون‌های سفارشی: ستون‌های سفارشی برای ذخیره اطلاعات اضافی درباره اسناد ایجاد کنید. مثلاً ستون‌هایی برای نویسنده، تاریخ ایجاد، وضعیت و غیره.
- تنظیمات متاداده‌ها: متاداده‌های مرتبط با اسناد را تنظیم کنید تا جستجو و سازمان‌دهی اسناد بهینه‌تر شود.
بارگذاری اسناد:
- افزودن اسناد: اسناد را به کتابخانه بارگذاری کنید. می‌توانید به صورت دستی اسناد را اضافه کنید یا از قابلیت درگ و دراپ استفاده کنید.
- ویرایش و مدیریت اسناد: اسناد بارگذاری شده را ویرایش و مدیریت کنید. می‌توانید مجوزها، متاداده‌ها و نسخه‌های مختلف اسناد را تنظیم کنید.

بهترین روش‌ها برای بهره‌برداری از کتابخانه‌های اسناد:

سازمان‌دهی منطقی: اسناد را به صورت منطقی و سازمان‌دهی‌شده دسته‌بندی کنید. استفاده از پوشه‌ها و متاداده‌ها به کاربران کمک می‌کند تا به راحتی به فایل‌های مورد نیازشان دسترسی پیدا کنند.
تنظیمات دسترسی مناسب: مجوزهای دسترسی را به دقت تنظیم کنید تا اطلاعات حساس محافظت شوند و کاربران فقط به فایل‌های مورد نیازشان دسترسی داشته باشند.
استفاده از جستجوی پیشرفته: قابلیت جستجوی پیشرفته را فعال کنید تا کاربران بتوانند به سرعت اسناد مورد نظرشان را پیدا کنند.
ویرایش و همکاری همزمان: از قابلیت ویرایش همزمان اسناد استفاده کنید تا اعضای تیم بتوانند به صورت همزمان بر روی یک سند کار کنند.
نسخه‌بندی و پیگیری تغییرات: از قابلیت نسخه‌بندی و پیگیری تغییرات استفاده کنید تا تاریخچه تغییرات اسناد را ذخیره و مدیریت کنید.

ایجاد و مدیریت اینترانت

ایجاد و مدیریت یک اینترانت با استفاده از شیرپوینت سرور Subscription Edition می‌تواند اطلاعات و منابع سازمانی را به صورت کارآمد و سازمان‌دهی‌شده در دسترس کارکنان قرار دهد. در ادامه به برخی از مراحل و امکانات ایجاد و مدیریت اینترانت اشاره می‌کنم:

1. ایجاد سایت‌های اینترانت

سایت اصلی اینترانت: ایجاد سایت اصلی اینترانت به عنوان صفحه ورود مرکزی که شامل اطلاعات و منابع کلیدی سازمان می‌شود.
زیرسایت‌ها: ایجاد زیرسایت‌های مختلف برای بخش‌ها یا پروژه‌های خاص، که می‌تواند شامل اطلاعات مخصوص به آن بخش‌ها باشد.

2. مدیریت محتوا

انتشار اخبار و اعلان‌ها: انتشار اخبار، اطلاعیه‌ها و به‌روزرسانی‌های مهم سازمانی به صورت منظم.
صفحات اطلاعات: ایجاد صفحات مختلف برای اطلاعات مربوط به سیاست‌ها، رویه‌ها، فرم‌ها و دیگر منابع مورد نیاز کارکنان.

3. دسترسی و مجوزها

کنترل دسترسی: تنظیم مجوزهای دسترسی برای کاربران مختلف بر اساس نقش‌ها و نیازهایشان.
امنیت و انطباق: استفاده از قابلیت‌های امنیتی شیرپوینت مانند احراز هویت چند عاملی و رمزگذاری برای حفاظت از اطلاعات حساس.

4. مدیریت اسناد و منابع

کتابخانه‌های اسناد: ایجاد کتابخانه‌های اسناد برای ذخیره و سازمان‌دهی اسناد و منابع مهم.
جستجوی پیشرفته: استفاده از قابلیت‌های جستجوی پیشرفته برای دسترسی سریع به اطلاعات و اسناد مورد نیاز.

5. همکاری و ارتباطات

تالارهای گفتگو: ایجاد تالارهای گفتگو و انجمن‌های آنلاین برای بحث و تبادل نظر بین کارکنان.
ابزارهای همکاری: استفاده از ابزارهای همکاری مانند ویرایش همزمان اسناد و تقویم‌های تیمی.

6. استفاده از قابلیت‌های مایکروسافت 365

یکپارچه‌سازی با ابزارهای مایکروسافت 365: استفاده از ابزارهای مانند Word، Excel، Teams و Outlook به صورت یکپارچه در اینترانت.
Power Automate: خودکارسازی فرآیندهای کاری و هماهنگ‌سازی بین ابزارهای مختلف.

ایجاد یک اینترانت با استفاده از شیرپوینت می‌تواند به بهبود ارتباطات درون سازمانی و دسترسی به اطلاعات حیاتی کمک کند.

ایجاد سایت‌های اینترانت

ایجاد سایت‌های اینترانت با استفاده از شیرپوینت می‌تواند به شما کمک کند تا اطلاعات و منابع سازمانی را به شکل سازمان‌دهی‌شده و موثر در دسترس کارکنان قرار دهید. در ادامه به مراحل ایجاد سایت‌های اینترانت و برخی از بهترین روش‌ها اشاره می‌کنم:

مراحل ایجاد سایت‌های اینترانت:

تحلیل نیازها و برنامه‌ریزی:
- شناسایی نیازها: نیازهای سازمان و کاربران را شناسایی کنید. مثلاً، ممکن است نیاز به بخش‌های مختلفی مانند اخبار، فرم‌ها، منابع آموزشی و غیره داشته باشید.
- تعریف ساختار: ساختار سایت اینترانت را برنامه‌ریزی کنید. تعیین کنید که چه بخش‌هایی نیاز به زیرسایت دارند و چگونه باید سازمان‌دهی شوند.
ایجاد سایت اصلی اینترانت:
- انتخاب الگو: یک الگوی مناسب برای سایت اینترانت انتخاب کنید. شیرپوینت الگوهای متنوعی ارائه می‌دهد که می‌توانید بر اساس نیازهای خود انتخاب کنید.
- سفارشی‌سازی صفحات: صفحات سایت را سفارشی‌سازی کنید. می‌توانید صفحات مختلفی مانند صفحه اصلی، اخبار، منابع و غیره ایجاد کنید.
ایجاد زیرسایت‌ها:
- زیرسایت‌های بخش‌ها: برای بخش‌ها و تیم‌های مختلف زیرسایت‌های جداگانه ایجاد کنید. این زیرسایت‌ها می‌توانند شامل اطلاعات، اسناد و منابع خاص هر بخش باشند.
- دسترسی و مجوزها: تنظیم دسترسی‌ها و مجوزهای کاربران برای زیرسایت‌ها بر اساس نقش‌هایشان.
اضافه کردن محتوای سایت:
- انتشار اخبار و اعلان‌ها: اخبار و اعلان‌های سازمانی را در سایت منتشر کنید.
- اضافه کردن اسناد و منابع: اسناد و منابع مهم را در کتابخانه‌های اسناد ذخیره و سازمان‌دهی کنید.
مدیریت و نگهداری:
- بروزرسانی منظم: سایت اینترانت را به صورت منظم بروزرسانی کنید و اطلاعات جدید را اضافه کنید.
- نظارت بر استفاده: استفاده از سایت را نظارت کنید و بازخوردهای کاربران را جمع‌آوری کنید تا بتوانید بهبودهای لازم را اعمال کنید.

بهترین روش‌ها برای ایجاد اینترانت:

رابط کاربری ساده و قابل دسترسی: از یک رابط کاربری ساده و قابل دسترسی استفاده کنید تا کاربران به راحتی بتوانند به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی پیدا کنند.
تنظیم دسترسی‌ها و مجوزها: مجوزهای دسترسی را به دقت تنظیم کنید تا اطلاعات حساس محافظت شوند.
استفاده از جستجوی پیشرفته: قابلیت جستجوی پیشرفته را فعال کنید تا کاربران بتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیازشان را پیدا کنند.
تعامل با کاربران: با کاربران تعامل داشته باشید و بازخوردهای آن‌ها را جمع‌آوری کنید تا سایت اینترانت بهبود یابد.

خودکارسازی فرآیندها

خودکارسازی فرآیندها با استفاده از شیرپوینت سرور Subscription Edition می‌تواند بهره‌وری و کارایی سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد. در ادامه به برخی از ابزارها و روش‌های خودکارسازی فرآیندها در شیرپوینت می‌پردازم:

1. Power Automate

جریان‌های کاری: ایجاد جریان‌های کاری برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری مانند تأییدیه‌ها، اعلان‌ها و انتقال داده‌ها بین سیستم‌های مختلف.
الگوهای آماده: استفاده از الگوهای آماده برای شروع سریع در خودکارسازی فرآیندهای رایج.

2. ایجاد فرم‌ها و جریان‌های کاری

Microsoft Forms: استفاده از Microsoft Forms برای ایجاد فرم‌های سفارشی و جمع‌آوری اطلاعات به صورت خودکار.
نصب جریان‌های کاری: تنظیم جریان‌های کاری برای پردازش خودکار اطلاعات جمع‌آوری شده از فرم‌ها.

3. خودکارسازی فرآیندهای اسنادی

تاییدیه‌های اسنادی: ایجاد جریان‌های کاری برای فرآیندهای تایید و بررسی اسناد، که به صورت خودکار از مراحل مختلف عبور می‌کنند.
نسخه‌بندی اسناد: خودکارسازی فرآیندهای نسخه‌بندی و ثبت تغییرات در اسناد.

4. مدیریت موارد و درخواست‌ها

فهرست‌های سفارشی: ایجاد فهرست‌های سفارشی برای پیگیری و مدیریت موارد و درخواست‌ها به صورت خودکار.
اعلان‌ها و یادآوری‌ها: تنظیم اعلان‌ها و یادآوری‌ها برای اعضای تیم به منظور پیگیری و تکمیل موارد.

5. همگام‌سازی با سیستم‌های دیگر

یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر: استفاده از Power Automate برای همگام‌سازی و انتقال داده‌ها بین شیرپوینت و نرم‌افزارهای دیگر مانند Dynamics 365، Outlook و غیره.
APIهای سفارشی: ایجاد و استفاده از APIهای سفارشی برای تبادل داده‌ها با سیستم‌های خارجی.

6. گزارش‌گیری و نظارت

داشبوردهای نظارتی: ایجاد داشبوردهای سفارشی برای نظارت بر جریان‌های کاری و فرآیندهای خودکار.
گزارش‌های خودکار: تولید گزارش‌های دوره‌ای به صورت خودکار و ارسال آن‌ها به کاربران مرتبط.

این ابزارها و روش‌ها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کاری خود را خودکارسازی کنید و بهره‌وری سازمانی را افزایش دهید.

Power Automate

Power Automate یک ابزار قدرتمند برای خودکارسازی فرآیندهای کاری است که به شما این امکان را می‌دهد تا کارهای تکراری را خودکار کنید و بهره‌وری سازمانی را افزایش دهید. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و کاربردهای Power Automate می‌پردازم:

ویژگی‌ها و کاربردهای Power Automate

ایجاد جریان‌های کاری (Flows)
- جریان‌های کاری ابری: ایجاد جریان‌های کاری که بین سرویس‌های ابری مختلف ارتباط برقرار می‌کنند. برای مثال، می‌توانید تنظیم کنید که به محض دریافت یک ایمیل در Outlook، پیامی در Teams ارسال شود.
- جریان‌های کاری دسکتاپ: خودکارسازی کارهای روزمره روی کامپیوتر شما، مانند کپی و انتقال فایل‌ها یا استخراج داده‌ها از یک برنامه و وارد کردن آن‌ها به دیگری.
استفاده از الگوهای آماده
- Power Automate الگوهای آماده متنوعی برای خودکارسازی فرآیندهای رایج ارائه می‌دهد که می‌توانید به سرعت از آن‌ها استفاده کنید و آن‌ها را بر اساس نیازهای خود سفارشی کنید.
یکپارچه‌سازی با برنامه‌ها و سرویس‌های مختلف
- Power Automate می‌تواند با بیش از 300 برنامه و سرویس مختلف یکپارچه شود. این شامل سرویس‌های مایکروسافت مانند SharePoint، Teams، Outlook و Dynamics 365، و همچنین سرویس‌های شخص ثالث مانند Google Drive، Dropbox و Slack می‌شود.
کاهش خطاهای انسانی
- با خودکارسازی فرآیندهای تکراری و دستی، می‌توانید خطاهای انسانی را کاهش داده و دقت و کیفیت فرآیندها را افزایش دهید.
گزارش‌گیری و نظارت
- می‌توانید جریان‌های کاری خود را نظارت کرده و گزارش‌هایی از فعالیت‌ها و عملکرد آن‌ها ایجاد کنید تا از کارایی و بهره‌وری فرآیندها مطلع شوید.

نمونه‌ای از جریان کاری ساده

فرض کنید می‌خواهید به محض اینکه فایلی در یک پوشه خاص در OneDrive اضافه شد، یک پیام در Microsoft Teams ارسال شود:

ایجاد جریان کاری جدید: به Power Automate رفته و یک جریان کاری جدید ایجاد کنید.
تنظیمات Trigger: تنظیم کنید که Trigger زمانی فعال شود که یک فایل جدید به پوشه مشخصی در OneDrive اضافه شود.
تنظیمات Action: یک Action اضافه کنید که یک پیام در کانال مشخصی در Microsoft Teams ارسال کند.
ذخیره و اجرای جریان کاری: جریان کاری را ذخیره کرده و آن را فعال کنید.

این جریان کاری به شما اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به بررسی دستی پوشه، از اضافه شدن فایل‌های جدید مطلع شوید.

امنیت و انطباق

امنیت و انطباق در شیرپوینت سرور Subscription Edition اهمیت بسیاری دارد و ابزارها و ویژگی‌های متنوعی برای اطمینان از حفاظت از داده‌ها و رعایت مقررات ارائه می‌دهد. در ادامه به برخی از این ابزارها و ویژگی‌ها اشاره می‌کنم:

1. احراز هویت چند عاملی

افزایش امنیت: استفاده از احراز هویت چند عاملی (MFA) برای افزایش امنیت دسترسی به اطلاعات و منابع شیرپوینت.
تنظیمات قابل پیکربندی: امکان تنظیم MFA بر اساس نیازهای سازمان و کاربران.

2. رمزگذاری داده‌ها

حفاظت از داده‌ها: استفاده از رمزگذاری برای حفاظت از اطلاعات حساس در زمان انتقال و ذخیره‌سازی.
رمزگذاری انتها به انتها: رمزگذاری از مبدا تا مقصد برای اطمینان از عدم دسترسی غیرمجاز به داده‌ها.

3. کنترل دسترسی و مجوزها

مجوزهای دسترسی: تنظیم مجوزهای دقیق برای کاربران و گروه‌ها بر اساس نقش‌ها و نیازهای سازمانی.
مجوزهای پویا: اعمال مجوزهای پویا بر اساس شرایط و متغیرهای مختلف.

4. نظارت و گزارش‌گیری

داشبوردهای نظارتی: ایجاد داشبوردهای سفارشی برای نظارت بر فعالیت‌ها و دسترسی‌ها به اطلاعات و منابع شیرپوینت.
گزارش‌های امنیتی: تولید گزارش‌های منظم از فعالیت‌ها و دسترسی‌ها برای شناسایی و رفع تهدیدات احتمالی.

5. مدیریت اطلاعات و انطباق

خط‌مشی‌های انطباق: اعمال خط‌مشی‌های انطباق با قوانین و مقررات محلی و بین‌المللی برای مدیریت اطلاعات.
بایگانی و نگهداری: تنظیم بایگانی و نگهداری اطلاعات به صورت خودکار بر اساس قوانین و مقررات انطباق.

6. حفاظت از تهدیدات

محافظت از اطلاعات: استفاده از ابزارهای پیشرفته برای شناسایی و دفع تهدیدات امنیتی مانند ویروس‌ها و حملات سایبری.
پیشگیری از از دست رفتن اطلاعات: تنظیم سیاست‌های پیشگیری از از دست رفتن اطلاعات (DLP) برای حفاظت از اطلاعات حساس.

این ابزارها و ویژگی‌ها می‌توانند به شما در حفظ امنیت داده‌ها و رعایت مقررات انطباق کمک کنند.

احراز هویت چند عاملی

احراز هویت چند عاملی (MFA) یکی از روش‌های موثر برای افزایش امنیت دسترسی به شیرپوینت است. با استفاده از MFA، کاربر باید چندین فاکتور مختلف را برای اثبات هویت خود ارائه دهد، که این فاکتورها ممکن است شامل چیزی که کاربر می‌داند (مانند رمز عبور)، چیزی که کاربر دارد (مانند گوشی هوشمند) و چیزی که کاربر است (مانند اثر انگشت یا شناسایی چهره) باشد.

فواید احراز هویت چند عاملی:

افزایش امنیت: ترکیب چندین فاکتور مختلف باعث می‌شود که حتی اگر یک فاکتور (مانند رمز عبور) به خطر بیافتد، دسترسی غیرمجاز به سیستم ممکن نباشد.
کاهش خطرات: MFA می‌تواند از دسترسی‌های غیرمجاز و حملات سایبری جلوگیری کند و خطرات مرتبط با هک شدن حساب‌های کاربری را کاهش دهد.
اعتماد بیشتر: استفاده از MFA اعتماد کاربران را به امنیت سیستم افزایش می‌دهد و حس امنیت بیشتری را فراهم می‌کند.

چگونگی پیاده‌سازی MFA در شیرپوینت:

تنظیمات سرور: ابتدا باید تنظیمات MFA را در سرور شیرپوینت پیکربندی کنید. این تنظیمات شامل انتخاب روش‌های احراز هویت چند عاملی (مانند استفاده از پیامک، برنامه‌های تأیید هویت یا شناسایی بیومتریک) می‌شود.
مدیریت کاربران: کاربران را به استفاده از MFA تشویق کنید و دستورالعمل‌های لازم را برای تنظیم و استفاده از MFA فراهم کنید.
پیاده‌سازی سیاست‌ها: سیاست‌های امنیتی مربوط به MFA را در سازمان خود اعمال کنید و مطمئن شوید که همه کاربران به درستی از این روش استفاده می‌کنند.

نحوه تنظیم MFA برای کاربران:

فعال‌سازی MFA: کاربران باید به حساب کاربری خود وارد شده و MFA را فعال کنند. این فرآیند معمولاً شامل اسکن کد QR یا وارد کردن کدی که از طریق پیامک یا برنامه‌های تأیید هویت ارسال می‌شود.
تایید فاکتورها: کاربران باید فاکتورهای مختلف احراز هویت را تایید کنند، مثلاً تایید یک کد که به گوشی هوشمندشان ارسال شده یا استفاده از شناسایی بیومتریک.
ورود به سیستم: پس از فعال‌سازی، کاربران هر بار که به شیرپوینت وارد می‌شوند باید از تمامی فاکتورهای احراز هویت استفاده کنند.

نتیجه‌گیری:

با پیاده‌سازی احراز هویت چند عاملی در شیرپوینت، می‌توانید امنیت دسترسی به اطلاعات حساس سازمانی را به شکل قابل توجهی افزایش دهید و از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری کنید.

nivad

بازدید:

دیدگاه

S.omidi,

26 مه 2025

پست کاربردی‌ای بود، برای کسایی که تازه با Subscription شیرپوینت آشنا می‌شن واقعاً مفیده

پاسخ

شکیبا,

26 مه 2025

خیلی خوب توضیح دادین. شیرپوینت اشتراکی امکاناتش با نسخه سرور فرق داره و این مقایسه برای تصمیم‌گیری واقعا کمک‌کننده بود

پاسخ

یاسمن قادری,

26 مه 2025

توضیحات بسیار جامع و کامل و مفید بودند ممنون از مطالب خوبتون‌ 🌻

پاسخ

سعیده,

01 ژوئن 2025

خیلی جالب بود، ممنون بابت اشتراک‌گذاری

پاسخ