مدیریت کاربران و نقش‌های امنیتی در Microsoft Dynamics 365

۲.۱. تعریف نقش امنیتی و اهمیت آن در داینامیکس ۳۶۵

نقش‌های امنیتی (Security Roles) در قلب سیستم مدیریت دسترسی داینامیکس ۳۶۵ قرار دارند. می‌توان آن‌ها را به عنوان مجموعه‌ای از مجوزها تعریف کرد که به یک کاربر یا تیم اعطا می‌شود و مشخص می‌کند که آن‌ها به کدام یک از داده‌ها و قابلیت‌های سیستم دسترسی داشته باشند و چه نوع عملیاتی (مانند مشاهده، ایجاد، ویرایش یا حذف) را مجاز هستند انجام دهند. هر نقشی مانند یک کلید عمل می‌کند که درب اتاق‌های مختلفی از اطلاعات را باز می‌کند. برای مثال، نقش “نماینده فروش” ممکن است اجازه مشاهده و ویرایش فرصت‌های فروش خود را بدهد، در حالی که نقش “مدیر فروش” اجازه مشاهده تمام فرصت‌های فروش در کل سازمان را دارد. طراحی صحیح نقش‌های امنیتی، تضمین‌کننده اصلی اصل “کمترین دسترسی” (Principle of Least Privilege) است، بدین معنا که هر فرد تنها به حداقل اطلاعات و قابلیت‌هایی که برای انجام وظایف شغلی خود نیاز دارد، دسترسی پیدا کند.

۲.۲. نقش‌های سیستمی: نقش‌های از پیش تعریف‌شده مایکروسافت

مایکروسافت برای سهولت کار، مجموعه‌ای از نقش‌های امنیتی از پیش تعریف‌شده را در داینامیکس ۳۶۵ قرار داده است که به آن‌ها نقش‌های سیستمی می‌گویند. این نقش‌ها بر اساس وظایف رایج و استاندارد در کسب‌وکارها طراحی شده‌اند و می‌توانند نقطه شروعی عالی برای بسیاری از سازمان‌ها باشند. از جمله این نقش‌ها می‌توان به “مدیر سیستم” (System Administrator) که دسترسی کامل به تمام بخش‌های سیستم را دارد، “مسئول تنظیمات سیستم” (System Customizer) که مجوز شخصی‌سازی و تغییر تنظیمات سیستم را دارد، “مدیر فروش” (Sales Manager)، “نماینده فروش” (Salesperson) و “مسئول خدمات مشتریان” (Customer Service Representative) اشاره کرد. استفاده از این نقش‌ها زمان پیاده‌سازی اولیه را کاهش می‌دهد، زیرا نیازی به تعریف تمام مجوزها از صفر نیست. با این حال، ممکن است این نقش‌ها برای پوشش نیازهای دقیق و خاص هر سازمانی، انعطاف‌پذیری کافی را نداشته باشند .

۲.۳. نقش‌های سفارشی: طراحی دسترسی متناسب با نیازهای خاص سازمان

در بسیاری از موارد، نقش‌های سیستمی از پیش تعریف‌شده نمی‌توانند به طور کامل منطبق بر ساختار و فرآیندهای منحصربه‌فرد یک سازمان باشند. برای مثال، ممکن است سازمانی نیاز داشته باشد که گروهی از کاربران تنها به مشاهده گزارش‌های مالی یک واحد تجاری خاص دسترسی داشته باشند، بدون آنکه بتوانند آن گزارش‌ها را ویرایش کنند یا به داده‌های سایر واحدها دسترسی پیدا کنند. در چنین شرایطی، مدیران سیستم قادر خواهند بود نقش‌های امنیتی سفارشی (Custom Security Roles) ایجاد کنند. این قابلیت فوق‌العاده قدرتمند، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا دسترسی‌ها را با بالاترین دقت ممکن و کاملاً منطبق بر نیازهای خود طراحی کنند. با ایجاد نقش‌های سفارشی، می‌توان یک نقش با عنوان “کارشناس تحلیل فروش منطقه مرکزی” تعریف کرد که فقط مجوز مشاهده (Read) داده‌های فروش مربوط به یک واحد تجاری خاص را داشته باشد و هیچ‌گونه مجوزی برای ویرایش آن‌ها نداشته باشد.

۲.۴. مدیریت و ویرایش نقش‌ها و ترکیب چند نقش برای یک کاربر

یکی از ویژگی‌های کلیدی در مدیریت نقش‌ها، امکان ویرایش آن‌ها و همچنین تخصیص چندین نقش به یک کاربر است. نقش‌های سفارشی پس از ایجاد، در طول زمان و با تغییر نیازهای سازمان قابل ویرایش و به‌روزرسانی هستند. همچنین، اگر یک کاربر نیاز به ایفای همزمان چند مسئولیت شغلی داشته باشد، مدیر سیستم می‌تواند چندین نقش امنیتی را به او تخصیص دهد. برای نمونه، فردی که هم به عنوان نماینده فروش فعالیت می‌کند و هم وظایف پشتیبانی مشتریان را بر عهده دارد، می‌تواند هم نقش “نماینده فروش” و هم نقش “مسئول خدمات مشتریان” را دریافت کند. در این حالت، سطح دسترسی نهایی کاربر، حاصل جمع مجوزهای تمام نقش‌هایی است که به او اعطا شده است. این روش به مدیران اجازه می‌دهد تا با ترکیب نقش‌های استاندارد و سفارشی، دسترسی‌های بسیار دقیق و پویایی را ایجاد کنند.

۲.۵. تفاوت‌های کلیدی و استراتژی انتخاب بین نقش‌های سیستمی و سفارشی

انتخاب بین استفاده از نقش‌های سیستمی یا ایجاد نقش‌های سفارشی، یک تصمیم استراتژیک در پروژه پیاده‌سازی داینامیکس ۳۶۵ است. نقش‌های سیستمی برای شروع کار و پوشش نیازهای عمومی و پرکاربرد مناسب هستند. آن‌ها سریع و آسان قابل اعمال هستند و توسط مایکروسافت پشتیبانی می‌شوند. در مقابل، نقش‌های سفارشی برای سازمان‌هایی که فرآیندهای خاص و منحصربه‌فردی دارند، یا نیاز به کنترل دقیق و سطح بالایی از امنیت و تفکیک وظایف دارند، حیاتی هستند. مزیت اصلی نقش‌های سفارشی، انعطاف‌پذیری و تطابق کامل با ساختار سازمانی است. استراتژی بهینه اغلب رویکردی ترکیبی است: شروع با نقش‌های سیستمی به عنوان پایه و سپس در صورت نیاز، آن‌ها را کپی کرده و با توجه به نیازهای خاص، شخصی‌سازی کرد، یا نقش‌های سفارشی کاملاً جدیدی برای مسئولیت‌های بسیار تخصصی طراحی نمود. این رویکرد هم از سرعت پیاده‌سازی اولیه می‌کاهد و هم امنیت و کارایی لازم را در بلندمدت تضمین می‌کند.