سیستم منابع انسانی شیرپوینت

یک سامانه منابع انسانی موفق باید بتواند تمام فرآیندهای روزمره واحد HR را پوشش دهد. در پیاده‌سازی سیستم منابع انسانی شیرپوینت معمولاً چندین ماژول کلیدی طراحی می‌شوند که هر کدام مسئولیت بخشی از کار را بر عهده دارند. در ادامه هر یک از این ماژول‌ها را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.

مدیریت مرخصی

مدیریت مرخصی یکی از پرتکرارترین درخواست‌های کارکنان در هر سازمان است. در روش‌های سنتی، کارمند باید فرم کاغذی پر کند، آن را به سرپرست بدهد و بعد از تایید به واحد منابع انسانی برساند. این فرآیند زمان‌بر است و احتمال گم شدن فرم وجود دارد. با پیاده‌سازی ماژول مرخصی در سیستم منابع انسانی شیرپوینت، کل این چرخه دیجیتال می‌شود و همه مراحل قابل رصد هستند.

در این ماژول، کارمند از طریق یک فرم ساده وب می‌تواند نوع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و غیره)، تاریخ شروع و پایان، و دلیل درخواست را ثبت کند. سیستم به‌صورت خودکار موجودی مرخصی باقی‌مانده او را چک می‌کند و اگر موجودی کافی نباشد، هشدار می‌دهد. پس از ثبت درخواست، گردش‌کار تایید به‌صورت خودکار فعال می‌شود.

پس از تایید سرپرست، درخواست به واحد منابع انسانی می‌رود و پس از تایید نهایی، موجودی مرخصی کارمند به‌روز می‌شود. همه این مراحل در لیست‌های شیرپوینت ثبت می‌شوند و قابل پیگیری هستند. کارمند در هر لحظه می‌تواند وضعیت درخواست خود را مشاهده کند.

از مزایای دیگر این ماژول می‌توان به امکان تعریف قوانین پیچیده مرخصی اشاره کرد. مثلاً می‌توان تنظیم کرد که مرخصی استعلاجی بیش از سه روز نیاز به گواهی پزشکی داشته باشد. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود سامانه دقیقاً با سیاست‌های داخلی سازمان هماهنگ باشد.

علاوه بر این، امکان اتصال به سیستم حضور و غیاب نیز وجود دارد. در صورتی که سازمان از دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده می‌کند، می‌توان داده‌های واقعی حضور را با درخواست‌های مرخصی تطبیق داد.

مدیریت ماموریت

ماموریت‌های کاری، چه داخلی و چه خارجی، نیازمند هماهنگی بین واحدهای مختلف هستند. از تایید سرپرست گرفته تا صدور حکم ماموریت، رزرو بلیت و محل اقامت، و در نهایت تسویه هزینه‌ها. ماژول ماموریت در سیستم منابع انسانی شیرپوینت این فرآیند را یکپارچه می‌کند و از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می‌نماید.

کارمند یا مدیر پروژه می‌تواند درخواست ماموریت را با مشخص کردن مقصد، تاریخ، هدف ماموریت و برآورد هزینه‌ها ثبت کند. سیستم به‌صورت خودکار افراد مرتبط را مطلع می‌کند. پس از تایید سلسله‌مراتبی، حکم ماموریت به‌صورت الکترونیکی صادر می‌شود و در پرونده پرسنلی ذخیره می‌گردد.

یکی از چالش‌های رایج در ماموریت‌ها، پیگیری هزینه‌ها و تسویه حساب است. با تعریف فرم‌های هزینه در همین ماژول، کارمند می‌تواند فاکتورها را آپلود کند و درخواست تسویه را ثبت نماید. واحد مالی پس از بررسی، پرداخت را انجام می‌دهد.

در سازمان‌های پروژه‌محور، امکان تخصیص هزینه ماموریت به پروژه یا مرکز هزینه خاص نیز وجود دارد. این قابلیت به واحد مالی کمک می‌کند گزارش‌های دقیق‌تری از هزینه‌های پروژه‌ها تهیه کند.

استخدام و جذب نیرو

فرآیند استخدام از اعلام نیاز واحدها شروع می‌شود و تا عقد قرارداد و ورود فرد جدید ادامه دارد. در بسیاری از سازمان‌ها این فرآیند پراکنده و غیرشفاف است. ماژول استخدام در سیستم منابع انسانی شیرپوینت به مدیران واحدها امکان می‌دهد درخواست نیروی جدید را ثبت کنند و واحد منابع انسانی بتواند تمام مراحل را رصد کند.

پس از تایید نیاز، آگهی شغلی می‌تواند در پورتال داخلی یا حتی سایت عمومی سازمان منتشر شود. رزومه‌های دریافتی در یک کتابخانه اسناد متمرکز ذخیره می‌شوند و امکان امتیازدهی و فیلتر بر اساس معیارهای مختلف وجود دارد.

پس از انتخاب فرد، فرآیند آنبوردینگ آغاز می‌شود. چک‌لیست‌های ورود به سازمان، اختصاص تجهیزات، ایجاد حساب کاربری و معرفی به تیم همگی می‌توانند در قالب گردش‌کار تعریف شوند.

در سازمان‌هایی که استخدام‌های پرتکرار دارند، امکان تعریف قالب‌های آگهی و فرم‌های ارزیابی استاندارد نیز مفید است. این استانداردسازی کیفیت فرآیند جذب را بالا می‌برد.

پرونده پرسنلی الکترونیکی

پرونده فیزیکی پرسنل همیشه یکی از دردسرهای واحد منابع انسانی بوده است. گم شدن مدارک، فضای اشغال‌شده بایگانی، و دشواری دسترسی سریع به اطلاعات از مشکلات رایج هستند. با ایجاد پرونده الکترونیکی در سیستم منابع انسانی شیرپوینت، تمام مدارک فرد از جمله قرارداد، مدارک هویتی، گواهی‌های آموزشی، ارزیابی‌های عملکرد و سوابق مرخصی و ماموریت در یک مکان امن و قابل جستجو نگهداری می‌شوند.

سطح دسترسی به این پرونده‌ها به‌صورت دقیق قابل تعریف است. هر کارمند فقط به اطلاعات خودش دسترسی دارد، سرپرست به اطلاعات تیم خود، و واحد منابع انسانی به همه پرونده‌ها.

نسخه‌بندی اسناد نیز یکی از قابلیت‌های ارزشمند است. اگر قرارداد جدیدی امضا شود، نسخه قبلی حفظ می‌شود و تاریخچه تغییرات قابل مشاهده است. همچنین امکان تعریف هشدار برای مدارکی که تاریخ انقضا دارند وجود دارد.

جستجوی سریع در محتوای اسناد یکی دیگر از مزایای پرونده الکترونیکی است. به جای ورق زدن پوشه‌های فیزیکی، می‌توان با چند کلمه کلیدی به سند مورد نظر رسید.

ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد سالانه یا دوره‌ای یکی از ابزارهای مهم توسعه منابع انسانی است. اما اگر این فرآیند روی کاغذ انجام شود، معمولاً کیفیت پایینی دارد. با دیجیتال کردن ارزیابی در سیستم منابع انسانی شیرپوینت، می‌توان فرم‌های استاندارد تعریف کرد، اهداف فردی را ثبت نمود و بازخورد ۳۶۰ درجه را جمع‌آوری کرد.

مدیران می‌توانند در طول سال یادداشت‌های عملکردی برای اعضای تیم ثبت کنند تا در زمان ارزیابی نهایی به آن‌ها مراجعه کنند. پس از تکمیل ارزیابی، نتایج در پرونده پرسنلی ذخیره می‌شوند.

گزارش‌های تجمیعی از نتایج ارزیابی‌ها نیز به مدیران ارشد کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف کلی سازمان را شناسایی کنند و برنامه‌های آموزشی هدفمند طراحی نمایند.

در برخی سازمان‌ها ارزیابی عملکرد با سیستم پاداش و کارانه نیز پیوند خورده است. با دیجیتال کردن این فرآیند، محاسبه و توزیع پاداش‌ها شفاف‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.