ساده‌سازی محیط کار دیجیتال؛ ۵ روش برای کاهش پیچیدگی کاربری شیرپوینت

1.1 شناسایی مسیرهای پرکاربرد کاربران

برای داشتن یک منوی ناوبری کارآمد، نخستین گام درک صحیح از رفتار کاربران است. شما به عنوان مدیر سیستم یا مسئول پیاده‌سازی، باید بدانید که هر گروه از کاربران سازمان بیشتر با کدام بخش‌ها سروکار دارند. برای این منظور می‌توانید از گزارش‌های تحلیل ترافیک سایت یا حتی نظرسنجی‌های ساده از کارمندان استفاده کنید. پس از جمع‌آوری این اطلاعات، متوجه خواهید شد که بسیاری از کاربران تنها به چند لینک و کتابخانه مشخص به صورت روزانه مراجعه می‌کنند و بقیه گزینه‌های موجود در منوها عملاً برایشان غیرضروری است. این آمار به شما نشان می‌دهد که طراحی منوهای فعلی تا چه اندازه با نیازهای واقعی فاصله دارد. با تکیه بر این داده‌ها می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام گزینه‌ها باید در بالای منو و در دسترس‌ترین نقطه قرار گیرند و کدام گزینه‌ها را می‌توان به کلی حذف یا به بخش‌های فرعی منتقل کرد. این کار نه تنها باعث کاهش شلوغی بصری می‌شود، بلکه سرعت دسترسی کاربران به محتوای مورد نظرشان را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد. در نهایت، کاربر با دیدن یک منوی خلوت و هدفمند، احساس آرامش بیشتری خواهد کرد و سردرگمی اولیه او برای پیدا کردن مسیر درست از بین می‌رود.

1.2 طراحی منوهای اصلی و فرعی به صورت سلسله‌مراتبی

پس از شناسایی نیازها، نوبت به طراحی ساختار منطقی برای منوها می‌رسد. یکی از بزرگترین اشتباهات در طراحی رابط کاربری شیرپوینت، قرار دادن تمام گزینه‌ها در یک سطح و در کنار یکدیگر است که منجر به ایجاد لیست‌های طولانی و طاقت‌فرسا می‌گردد. رویکرد صحیح، طراحی یک ساختار سلسله‌مراتبی و پدر-فرزندی است که در آن، موضوعات کلی به عنوان منوی اصلی در نظر گرفته شده و هر کدام زیرشاخه‌های مرتبط با خود را در خود جای می‌دهند. برای مثال، به جای داشتن گزینه‌های “صورت‌جلسات”، “بخشنامه‌ها” و “گزارشات مالی” در کنار هم، می‌توانید یک منوی اصلی با عنوان “اسناد اداری” ایجاد کرده و این سه گزینه را به عنوان زیرمنوی آن تعریف کنید. این کار به کاربر دید کلی از ساختار اطلاعات سازمان می‌دهد و او را قادر می‌سازد تا با یک ذهنیت منظم، به جستجوی محتوای مورد نظر بپردازد. همچنین این شیوه طراحی، فضای صفحه را بسیار مرتب‌تر نشان می‌دهد و از شلوغی بصری جلوگیری می‌کند. توجه داشته باشید که عمق این سلسله‌مراتب نباید زیاد باشد و بهتر است کاربر با نهایتاً دو یا سه کلیک به مقصد نهایی خود برسد.

1.3 حذف گزینه‌های تکراری و منسوخ‌شده

با گذشت زمان و تغییر فرآیندهای سازمانی، بسیاری از بخش‌ها و لینک‌هایی که در گذشته ایجاد شده‌اند، ممکن است دیگر کاربردی نداشته باشند. متأسفانه در بسیاری از سازمان‌ها، این گزینه‌های منسوخ همچنان در منوها باقی می‌مانند و تنها به پیچیدگی محیط دامن می‌زنند. وظیفه مدیر شیرپوینت این است که به طور دوره‌ای، یک ممیزی کامل از تمام منوها و لینک‌های موجود انجام دهد. در این بازبینی، باید مشخص شود که آیا واقعاً به همه این گزینه‌ها نیاز است؟ آیا پروژه‌ای که لینک آن در منو وجود دارد، هنوز فعال است؟ آیا آیین‌نامه‌ای که به آن ارجاع داده شده، همچنان معتبر و به‌روز است؟ حذف این گزینه‌های اضافی، مانند تمیز کردن یک اتاق شلوغ است که پس از آن نفس کشیدن در فضا راحت‌تر می‌شود. کاربران نیز زمانی که با منویی مواجه می‌شوند که تنها گزینه‌های ضروری و فعال در آن وجود دارد، اعتماد بیشتری به سیستم پیدا کرده و با خیال راحت روی گزینه‌های باقی‌مانده کلیک می‌کنند، زیرا می‌دانند که هر لینک به یک مقصد معتبر و مفید ختم می‌شود.

1.4 استفاده از آیکون‌های بصری و راهنماهای متنی کوتاه

مغز انسان تصاویر را بسیار سریع‌تر از متن پردازش می‌کند. به همین دلیل، استفاده از آیکون‌های بصری در کنار عناوین منوها می‌تواند به شدت در افزایش سرعت درک کاربر مؤثر باشد. تصور کنید در کنار لینک “تقویم تیمی” یک آیکون کوچک از یک تقویم قرار دارد؛ کاربر بدون حتی خواندن متن، بلافاصله متوجه ماهیت آن لینک می‌شود. این موضوع به ویژه برای کاربرانی که با زبان فارسی آشنایی کامل ندارند یا آنهایی که به دنبال یافتن سریع یک بخش خاص هستند، بسیار کمک‌کننده است. علاوه بر آیکون، می‌توانید از راهنماهای متنی کوتاه یا “Tooltip” نیز استفاده کنید. زمانی که کاربر نشانگر ماوس را روی یک گزینه می‌برد، یک توضیح کوتاه یک خطی ظاهر شود که کاربرد آن بخش را به زبان ساده توضیح دهد. این دو راهکار ساده، اگرچه کوچک به نظر می‌رسند، اما تأثیر بسزایی در کاهش نرخ خطا و افزایش سرعت یادگیری کاربران جدید دارند.

1.5 ایجاد منوهای هوشمند بر اساس گروه‌های کاربری

یکی از قدرتمندترین قابلیت‌های شیرپوینت که اغلب نادیده گرفته می‌شود، امکان تعیین سطح دسترسی و نمایش محتوا بر اساس گروه‌های کاربری است. شما می‌توانید منوها را طوری پیکربندی کنید که هر کاربر تنها گزینه‌های مرتبط با نقش سازمانی خود را ببیند. برای مثال، یک کارمند ساده در بخش منابع انسانی نیازی به دیدن منوی “تنظیمات سایت” یا “مدیریت کاربران” ندارد. با پنهان کردن این گزینه‌ها از دید او، نه تنها محیط کارش خلوت‌تر می‌شود، بلکه احتمال بروز خطاهای امنیتی و تغییرات ناخواسته نیز به صفر می‌رسد. این رویکرد که به آن “ناوبری مبتنی بر نقش” گفته می‌شود، باعث می‌شود هر کاربر احساس کند شیرپوینت دقیقاً برای او ساخته شده و تنها ابزارهای مورد نیازش را در اختیارش قرار می‌دهد. این سطح از شخصی‌سازی، تجربه کاربری را به اوج خود می‌رساند و سردرگمی ناشی از دیدن گزینه‌های نامرتبط را کاملاً از بین می‌برد.