07
مه
برای داشتن یک منوی ناوبری کارآمد، نخستین گام درک صحیح از رفتار کاربران است. شما به عنوان مدیر سیستم یا مسئول پیادهسازی، باید بدانید که هر گروه از کاربران سازمان بیشتر با کدام بخشها سروکار دارند. برای این منظور میتوانید از گزارشهای تحلیل ترافیک سایت یا حتی نظرسنجیهای ساده از کارمندان استفاده کنید. پس از جمعآوری این اطلاعات، متوجه خواهید شد که بسیاری از کاربران تنها به چند لینک و کتابخانه مشخص به صورت روزانه مراجعه میکنند و بقیه گزینههای موجود در منوها عملاً برایشان غیرضروری است. این آمار به شما نشان میدهد که طراحی منوهای فعلی تا چه اندازه با نیازهای واقعی فاصله دارد. با تکیه بر این دادهها میتوانید تصمیم بگیرید که کدام گزینهها باید در بالای منو و در دسترسترین نقطه قرار گیرند و کدام گزینهها را میتوان به کلی حذف یا به بخشهای فرعی منتقل کرد. این کار نه تنها باعث کاهش شلوغی بصری میشود، بلکه سرعت دسترسی کاربران به محتوای مورد نظرشان را به شکل چشمگیری افزایش میدهد. در نهایت، کاربر با دیدن یک منوی خلوت و هدفمند، احساس آرامش بیشتری خواهد کرد و سردرگمی اولیه او برای پیدا کردن مسیر درست از بین میرود.
پس از شناسایی نیازها، نوبت به طراحی ساختار منطقی برای منوها میرسد. یکی از بزرگترین اشتباهات در طراحی رابط کاربری شیرپوینت، قرار دادن تمام گزینهها در یک سطح و در کنار یکدیگر است که منجر به ایجاد لیستهای طولانی و طاقتفرسا میگردد. رویکرد صحیح، طراحی یک ساختار سلسلهمراتبی و پدر-فرزندی است که در آن، موضوعات کلی به عنوان منوی اصلی در نظر گرفته شده و هر کدام زیرشاخههای مرتبط با خود را در خود جای میدهند. برای مثال، به جای داشتن گزینههای “صورتجلسات”، “بخشنامهها” و “گزارشات مالی” در کنار هم، میتوانید یک منوی اصلی با عنوان “اسناد اداری” ایجاد کرده و این سه گزینه را به عنوان زیرمنوی آن تعریف کنید. این کار به کاربر دید کلی از ساختار اطلاعات سازمان میدهد و او را قادر میسازد تا با یک ذهنیت منظم، به جستجوی محتوای مورد نظر بپردازد. همچنین این شیوه طراحی، فضای صفحه را بسیار مرتبتر نشان میدهد و از شلوغی بصری جلوگیری میکند. توجه داشته باشید که عمق این سلسلهمراتب نباید زیاد باشد و بهتر است کاربر با نهایتاً دو یا سه کلیک به مقصد نهایی خود برسد.
با گذشت زمان و تغییر فرآیندهای سازمانی، بسیاری از بخشها و لینکهایی که در گذشته ایجاد شدهاند، ممکن است دیگر کاربردی نداشته باشند. متأسفانه در بسیاری از سازمانها، این گزینههای منسوخ همچنان در منوها باقی میمانند و تنها به پیچیدگی محیط دامن میزنند. وظیفه مدیر شیرپوینت این است که به طور دورهای، یک ممیزی کامل از تمام منوها و لینکهای موجود انجام دهد. در این بازبینی، باید مشخص شود که آیا واقعاً به همه این گزینهها نیاز است؟ آیا پروژهای که لینک آن در منو وجود دارد، هنوز فعال است؟ آیا آییننامهای که به آن ارجاع داده شده، همچنان معتبر و بهروز است؟ حذف این گزینههای اضافی، مانند تمیز کردن یک اتاق شلوغ است که پس از آن نفس کشیدن در فضا راحتتر میشود. کاربران نیز زمانی که با منویی مواجه میشوند که تنها گزینههای ضروری و فعال در آن وجود دارد، اعتماد بیشتری به سیستم پیدا کرده و با خیال راحت روی گزینههای باقیمانده کلیک میکنند، زیرا میدانند که هر لینک به یک مقصد معتبر و مفید ختم میشود.
مغز انسان تصاویر را بسیار سریعتر از متن پردازش میکند. به همین دلیل، استفاده از آیکونهای بصری در کنار عناوین منوها میتواند به شدت در افزایش سرعت درک کاربر مؤثر باشد. تصور کنید در کنار لینک “تقویم تیمی” یک آیکون کوچک از یک تقویم قرار دارد؛ کاربر بدون حتی خواندن متن، بلافاصله متوجه ماهیت آن لینک میشود. این موضوع به ویژه برای کاربرانی که با زبان فارسی آشنایی کامل ندارند یا آنهایی که به دنبال یافتن سریع یک بخش خاص هستند، بسیار کمککننده است. علاوه بر آیکون، میتوانید از راهنماهای متنی کوتاه یا “Tooltip” نیز استفاده کنید. زمانی که کاربر نشانگر ماوس را روی یک گزینه میبرد، یک توضیح کوتاه یک خطی ظاهر شود که کاربرد آن بخش را به زبان ساده توضیح دهد. این دو راهکار ساده، اگرچه کوچک به نظر میرسند، اما تأثیر بسزایی در کاهش نرخ خطا و افزایش سرعت یادگیری کاربران جدید دارند.
یکی از قدرتمندترین قابلیتهای شیرپوینت که اغلب نادیده گرفته میشود، امکان تعیین سطح دسترسی و نمایش محتوا بر اساس گروههای کاربری است. شما میتوانید منوها را طوری پیکربندی کنید که هر کاربر تنها گزینههای مرتبط با نقش سازمانی خود را ببیند. برای مثال، یک کارمند ساده در بخش منابع انسانی نیازی به دیدن منوی “تنظیمات سایت” یا “مدیریت کاربران” ندارد. با پنهان کردن این گزینهها از دید او، نه تنها محیط کارش خلوتتر میشود، بلکه احتمال بروز خطاهای امنیتی و تغییرات ناخواسته نیز به صفر میرسد. این رویکرد که به آن “ناوبری مبتنی بر نقش” گفته میشود، باعث میشود هر کاربر احساس کند شیرپوینت دقیقاً برای او ساخته شده و تنها ابزارهای مورد نیازش را در اختیارش قرار میدهد. این سطح از شخصیسازی، تجربه کاربری را به اوج خود میرساند و سردرگمی ناشی از دیدن گزینههای نامرتبط را کاملاً از بین میبرد.
همچنین بخوانید: هماهنگی شیرپوینت و آفیس آنلاین برای کار تیمی بیدردسر
وبپارتها قطعات سازنده صفحات شیرپوینت هستند که هر کدام وظیفه نمایش یک نوع خاص از محتوا را بر عهده دارند. وسوسه انگیز است که بخواهیم برای نمایش هرچه بیشتر اطلاعات، تعداد زیادی وبپارت را در یک صفحه بگنجانیم، اما نتیجه این کار چیزی جز یک صفحه شلوغ و غیرقابل تمرکز نخواهد بود. رویکرد صحیح، رویکردی مینیمالیستی و هدفمند است. پیش از افزودن هر وبپارتی به صفحه، از خود بپرسید: “آیا این قطعه برای مخاطبان این صفحه واقعاً ضروری است؟” و “آیا اطلاعاتی که نمایش میدهد، به انجام وظایف روزمره کاربر کمک میکند؟”. اگر پاسخ به این سوالات منفی است، بهتر است از افزودن آن صرفنظر کنید. یک صفحه ایدهآل باید شامل چند وبپارت کلیدی باشد که کاربر هر روز با آنها سروکار دارد، مانند لیست وظایف شخصی، اسناد اخیر تیم و اطلاعیههای مهم سازمان. این خلوت گزینی هدفمند، به کاربر اجازه میدهد تا تمرکز خود را بر روی کارهای اصلی معطوف کند.
پس از انتخاب وبپارتهای مورد نیاز، نوبت به چیدمان آنها در صفحه میرسد. نحوه قرارگیری این قطعات در کنار یکدیگر، تأثیر مستقیمی بر روی تجربه کاربری دارد. یک قانون طلایی در طراحی صفحات این است که مهمترین و پربازدیدترین محتوا همیشه باید در بالای صفحه و در محدوده دید اولیه کاربر (محل قرارگیری بدون نیاز به اسکرول کردن) قرار گیرد. برای مثال، اعلانهای فوری و هشدارهای سیستمی باید در بالاترین نقطه صفحه باشند. پس از آن، میتوانید وبپارتهای مربوط به کارهای روزانه مانند “وظایف من” را قرار دهید. وبپارتهای اطلاعاتی و گزارشهای تحلیلی که نیاز به بررسی روزانه ندارند، میتوانند در پایینتر و یا در ستونهای کناری صفحه جای گیرند. این سلسلهمراتب بصری، به کاربر میگوید که ابتدا به کجا نگاه کند و مسیر حرکت چشم او را در صفحه مشخص میکند.
همانطور که همه کارکنان یک سازمان وظایف یکسانی ندارند، همه آنها نیز نباید صفحه ورود یکسانی به شیرپوینت داشته باشند. شیرپوینت این امکان را به شما میدهد که صفحات فرود متفاوتی برای گروههای مختلف تعریف کنید. به عنوان مثال، صفحه فرود تیم فروش میتواند شامل وبپارتهایی مانند لیست مشتریان بالقوه، گزارشهای فروش روزانه و تقویم جلسات با مشتریان باشد. در مقابل، صفحه فرود تیم منابع انسانی میتواند شامل وبپارتهایی مانند درخواستهای مرخصی، لیست کارمندان جدید و آییننامههای داخلی باشد. با ایجاد این تنوع، هر کاربر بلافاصله پس از ورود به سیستم، در محیطی قرار میگیرد که کاملاً با نیازهای شغلی او تطابق دارد و میتواند بدون اتلاف وقت، کار خود را شروع کند. این رویکرد، شیرپوینت را از یک مخزن عمومی اسناد به یک دستیار دیجیتال شخصی برای هر کارمند تبدیل میکند.
فضای سفید یا فضای خالی بین عناصر مختلف یک صفحه، یکی از مهمترین عناصر طراحی است که اغلب نادیده گرفته میشود. برخی از مدیران تصور میکنند که باید تمام فضای صفحه را با محتوا پر کنند تا از حداکثر ظرفیت استفاده شده باشد، اما این تصور کاملاً اشتباه است. فضای سفید به چشم کاربر استراحت میدهد و به او کمک میکند تا راحتتر بتواند بخشهای مختلف صفحه را از یکدیگر تفکیک کند. وقتی وبپارتها بیش از حد به هم چسبیده باشند، صفحه ظاهری خستهکننده و به هم ریخته پیدا میکند. با افزودن حاشیه و فاصله مناسب بین وبپارتها، میتوانید تنفس را به صفحه خود بازگردانید. این کار باعث میشود کاربر هنگام نگاه کردن به صفحه، دچار سردرگمی نشود و به راحتی بتواند روی هر بخش به طور جداگانه تمرکز کند.
اگر کاربر مجبور باشد برای دیدن محتوای یک صفحه، بارها و بارها اسکرول کند، به تدریج حوصله خود را از دست داده و احتمالاً بسیاری از اطلاعات مهم پایین صفحه را از دست خواهد داد. صفحات بسیار بلند، تجربه کاربری ضعیفی ایجاد میکنند. سعی کنید محتوای هر صفحه را در یک یا نهایتاً دو صفحهنمایش (با یک بار اسکرول کوتاه) خلاصه کنید. اگر حس میکنید اطلاعات زیادی برای نمایش دارید، به جای طولانیتر کردن صفحه، آن اطلاعات را در صفحات فرعی و جداگانهای دستهبندی کنید و لینک دسترسی سریع به آنها را در صفحه اصلی قرار دهید. به یاد داشته باشید که صفحه اصلی باید یک داشبورد مدیریتی چابک باشد، نه یک بایگانی کامل از تمام اطلاعات سازمان. این رویکرد، دسترسی به اطلاعات را برای کاربران سریعتر و لذتبخشتر میکند.
یکی از قدرتمندترین ابزارهای شیرپوینت برای کاهش پیچیدگی، قابلیت ایجاد “نماها” یا Views است. یک کتابخانه اسناد ممکن است شامل صدها فایل با انواع مختلف باشد، اما یک کاربر خاص ممکن است تنها به فایلهای نوع Excel که در ماه جاری ایجاد شدهاند، نیاز داشته باشد. به جای اینکه او هر بار مجبور باشد در میان انبوهی از فایلها به جستجو بپردازد، میتواند یک نمای شخصی برای خود ایجاد کند. در این نمای شخصی، فیلترهایی اعمال میشود که تنها اسناد مورد نظر او را نشان دهد. همچنین میتواند ترتیب قرارگیری ستونها را تغییر داده و تنها ستونهای مهم برای خود (مانند تاریخ آخرین ویرایش و نام ویرایشگر) را نگه دارد. این نمای شخصی، یک فیلتر هوشمند است که هر بار با ورود کاربر به آن کتابخانه، فقط اطلاعات مرتبط با او را نمایش میدهد.
شیرپوینت مدرن این امکان را به کاربران میدهد که تا حد زیادی صفحه خانگی شخصی خود را سفارشیسازی کنند. کاربران میتوانند وبپارتهایی که بیشترین استفاده را برایشان دارد، مانند “اسنادی که روی آنها کار میکنم”، “وظایف تعیین شده به من” یا “سایتهای دنبال شده” را به صفحه خود اضافه کنند. این قابلیت به آنها اجازه میدهد تا یک داشبورد شخصی و کاملاً کاربردی برای خود بسازند که هر روز صبح با دیدن آن، یک دید کلی از کارهایی که باید انجام دهند و محتوایی که در انتظارشان است، به دست آورند. این سطح از شخصیسازی، احساس مالکیت و تعلق خاطر را در کاربران نسبت به فضای کاری دیجیتالشان افزایش میدهد.
در یک سازمان بزرگ، صدها سایت و زیرسایت مختلف وجود دارد. کاربران نمیتوانند و نباید در همه آنها عضو باشند. قابلیت “دنبال کردن” یا Follow به آنها اجازه میدهد تا سایتها، اسناد و حتی افراد مهم برای خود را نشانهگذاری کنند. پس از دنبال کردن یک سایت، محتوای جدید آن سایت در فید خبری کاربر و بخش “سایتهای دنبال شده” او ظاهر میشود. این کار باعث میشود کاربر بدون نیاز به جستجوی فعالانه و گشتوگذار در ساختار پیچیده سایتها، از آخرین تغییرات و بهروزرسانیهای بخشهای مورد علاقه خود مطلع گردد. این یک روش منفعلانه اما بسیار مؤثر برای کاهش حجم کاری و مدیریت هوشمندانه اطلاعات است.
گاهی اوقات پیچیدگی یک سیستم زمانی خود را نشان میدهد که کاربر برای اطلاع از یک تغییر، مجبور است مدام به بخشهای مختلف سر بزند و چک کند که آیا محتوای جدیدی اضافه شده است یا خیر. شیرپوینت با قابلیت ایجاد “هشدار” یا Alert، این مشکل را به طور کامل حل کرده است. کاربران میتوانند برای هر لیست، کتابخانه، پوشه یا حتی یک سند خاص، هشدار تعریف کنند. برای مثال، میتوانند تنظیم کنند که اگر فایل جدیدی به پوشه “پروژه الف” اضافه شد، یا اگر سند “استراتژی بازاریابی” ویرایش شد، یک ایمیل برایشان ارسال شود. با این کار، خود سیستم مسئولیت پایش و اطلاعرسانی را بر عهده میگیرد و کاربر بدون نیاز به ورود مداوم به شیرپوینت، از همه رویدادهای مهم مطلع میشود.
یکی از دلایل اصلی شلوغی رابط کاربری، استفاده نکردن از متادیتا یا فرادادهها است. وقتی کاربران مجبور باشند برای پیدا کردن یک فایل، ساختار پوشههای تو در تو را طی کنند، طبیعتاً شیرپوینت برایشان پیچیده و کند جلوه میکند. با استفاده از متادیتا (برچسبهایی مانند “نوع سند”، “واحد سازمانی”، “سال تولید”)، میتوانید ساختاری منعطف و پویا برای دستهبندی اطلاعات ایجاد کنید. کاربران میتوانند با فیلتر کردن بر اساس این برچسبها، در کسری از ثانیه به فایلهای مورد نظرشان دست یابند، بدون آنکه نیاز باشد بدانند فایل دقیقاً در کدام پوشه ذخیره شده است. آموزش کاربران برای تکمیل صحیح این متادیتاها هنگام بارگذاری فایل، سرمایهگذاری است که در بلندمدت، زمان جستجو و سردرگمی را به شدت کاهش میدهد.
یکی از عواملی که باعث سردرگمی کاربران در شیرپوینت میشود، ناهماهنگی ظاهری بین سایتهای مختلف است. هر تیم یا واحدی ممکن است سلیقه شخصی خود را در طراحی سایتش اعمال کند و نتیجه، مجموعهای از سایتهای به هم ریخته با ظاهری نامرتبط خواهد بود. استفاده از قالبهای از پیش طراحی شده (Templates) این مشکل را حل میکند. با تعریف یک یا چند قالب استاندارد سازمانی و الزام همه واحدها به استفاده از آنها، یکپارچگی بصری و ساختاری در کل شیرپوینت برقرار میشود. کاربر وقتی به یک سایت جدید وارد میشود، به دلیل آشنایی با ساختار و چیدمان آن، احساس غریبگی نمیکند و میداند که باید منوها را در کجا جستجو کند و اطلاعات اصلی را از کدام بخش پیدا کند. این یکنواختی، بار شناختی کاربر را به شدت کاهش میدهد.
در هر سازمانی، فرآیندهای تکراری وجود دارد که نیازمند ایجاد ساختارهای مشابه هستند. برای مثال، به ازای هر پروژه جدید، ممکن است نیاز به یک سایت پروژه با لیست وظایف، کتابخانه اسناد، تقویم زمانی و یک وبپارت برای معرفی اعضای تیم داشته باشیم. به جای اینکه مدیر هر پروژه مجبور باشد از صفر شروع کرده و تمام این اجزا را یکی یکی ایجاد کند، میتوان یک قالب از پیش طراحی شده برای “سایت پروژه” ایجاد کرد. این قالب شامل تمام ساختارها، وبپارتها و تنظیمات اولیه مورد نیاز یک پروژه است. با این کار، هم سرعت ایجاد سایتهای جدید به شدت افزایش مییابد و هم تضمین میشود که تمام پروژهها از یک ساختار استاندارد و بهینه پیروی کنند.
جزئیات بصری مانند نوع فونت، اندازه قلم، رنگهای به کار رفته در دکمهها و پسزمینه صفحات، همگی در تجربه کاربری نقش دارند. وقتی این عناصر در سایتهای مختلف تغییر میکنند، کاربر به طور ناخودآگاه احساس بینظمی میکند. در قالبهای سازمانی، شما میتوانید این موارد را به صورت کاملاً استاندارد و یکپارچه تعریف کنید. برای مثال، مشخص کنید که همه عناوین اصلی با فونت “ایرانسنس” و سایز ۱۶ نوشته شوند و رنگ اصلی دکمهها آبی باشد. رعایت این استانداردها در تمام سایتها، هویت بصری منسجمی برای سازمان شما ایجاد میکند و محیطی حرفهای و قابل اتکا را به کاربران القا مینماید.
اگر کاربر مجبور باشد با ده نوع چیدمان مختلف در ده سایت متفاوت کار کند، فرآیند یادگیری او بسیار طولانی و خستهکننده خواهد شد. اما اگر تنوع چیدمانها را به چند مدل محدود و استاندارد کاهش دهیم، کاربر خیلی زود با منطق حاکم بر هر نوع چیدمان آشنا میشود. برای مثال، میتوانید سه نوع چیدمان پایه تعریف کنید: چیدمان “داشبورد مدیریتی” با ستونهای متعدد، چیدمان “محتوای محور” با یک ستون اصلی عریض برای متن و چیدمان “گالری” برای نمایش تصاویر و فایلها. با این کار، کاربر با دیدن هر سایت جدید، سریعاً تشخیص میدهد که با کدام نوع چیدمان روبروست و انتظار دارد اطلاعات را در کدام بخشها پیدا کند.
ایجاد قالبهای استاندارد، یک فرآیند یکباره و تمامشده نیست. نیازهای سازمان در طول زمان تغییر میکند و ممکن است نواقصی در قالبهای اولیه وجود داشته باشد که پس از استفاده گسترده مشخص شود. بنابراین، لازم است که یک فرآیند بازخوردگیری منظم از کاربران داشته باشید و بر اساس نظرات و پیشنهادات آنها، قالبهای خود را بهروزرسانی و بهبود دهید. شاید کاربران پیشنهاد دهند که وبپارت خاصی به قالب “سایت پروژه” اضافه شود، یا شاید متوجه شوید که چیدمان فعلی برای نمایش یک نوع محتوای خاص مناسب نیست. توجه به این بازخوردها و اعمال تغییرات لازم در قالبهای اصلی، تضمین میکند که همیشه بهترین و بهروزترین ساختار در اختیار کاربران قرار گیرد.
همچنین بخوانید: اتصال مایکروسافت شیرپوینت و تیمز
یکی از اصلیترین دلایل ترس و مقاومت کاربران در برابر شیرپوینت، ناآشنایی آنها با قابلیتهای آن است. تهیه یک راهنمای کاربردی و ساده به زبان فارسی میتواند این ترس را از بین ببرد. این مستندات نباید مانند کتابهای راهنمای فنی، خشک و پیچیده باشند. بهتر است از تصاویر واضح، فلشهای راهنما و توضیحات گامبهگام استفاده کنید تا کاربر دقیقاً ببیند برای انجام یک کار مشخص، باید روی کدام دکمه کلیک کند. این راهنماها را میتوان به صورت فایلهای پیدیاف در یک کتابخانه مخصوص قرار داد یا حتی به صورت مجموعه ویدیوهای آموزشی کوتاه در دسترس همه کارکنان گذاشت. وجود چنین منبعی، اعتماد به نفس کاربران را برای کاوش در محیط و استفاده از امکانات مختلف افزایش میدهد.
به جای برگزاری دورههای طولانی و خستهکننده که در آن تمام قابلیتهای شیرپوینت به صورت تئوری توضیح داده میشود، بهتر است کارگاههای کوتاه و مسئلهمحور برگزار کنید. در این کارگاهها، یک مشکل واقعی که کاربران در کار روزانه با آن مواجه هستند (مثلاً “چطور یک فایل را با دیگران به اشتراک بگذارم؟”) را مطرح کرده و سپس راه حل آن را در شیرپوینت به صورت عملی نشان دهید. این روش یادگیری، بسیار مؤثرتر است زیرا کاربر مستقیماً راه حل مشکلی را که با آن درگیر است، فرا میگیرد. برگزاری جلسات پرسش و پاسخ منظم نیز میتواند به رفع ابهامات کاربران کمک کرده و آنها را با امنیت خاطر بیشتری به استفاده از سیستم ترغیب کند.
همانطور که در بخشهای قبلی اشاره شد، شیرپوینت ابزارهای قدرتمندی برای شخصیسازی در اختیار کاربران قرار میدهد. اما تا زمانی که کاربران از وجود این ابزارها و نحوه استفاده از آنها مطلع نباشند، این قابلیتها بیاستفاده میمانند. در جلسات آموزشی و مستندات، بخشی را به معرفی این قابلیتها اختصاص دهید و به کاربران نشان دهید که چطور میتوانند محیط کار خود را برای نیازهایشان بهینه کنند. وقتی کاربران ببینند که میتوانند نمای کتابخانه اسناد را شخصیسازی کنند یا صفحه خانگی خود را با وبپارتهای دلخواه بچینند، احساس کنترل بیشتری بر محیط پیدا کرده و تعاملشان با سیستم عمیقتر و لذتبخشتر خواهد شد.
در هر واحد یا تیمی، معمولاً افرادی هستند که نسبت به بقیه، اشتیاق و توانایی بیشتری برای یادگیری ابزارهای جدید دارند. این افراد میتوانند به عنوان “سفیران شیرپوینت” در سازمان شما نقش آفرینی کنند. شما میتوانید آموزشهای پیشرفتهتری به این افراد بدهید و آنها را به عنوان اولین نقطه تماس برای همکارانشان در نظر بگیرید. وقتی کاربری در تیم بازاریابی با مشکل کوچکی مواجه میشود، به جای اینکه بلافاصله یک تیکت پشتیبانی برای تیم فناوری اطلاعات ثبت کند، میتواند از سفیر تیم خود کمک بگیرد. این کار هم بار پشتیبانی را کاهش میدهد و هم به دلیل همزبان بودن، مشکلات سریعتر و دوستانهتر حل میشوند.
آموزش و توانمندسازی یک خیابان یکطرفه نیست. برای اینکه مطمئن شوید آموزشها مؤثر بودهاند و کاربران واقعاً با سیستم راحتتر کار میکنند، باید به طور مستمر از آنها بازخورد بگیرید. میتوانید نظرسنجیهای کوتاه مدت درباره رضایت از محیط شیرپوینت برگزار کنید یا از کاربران بپرسید که آیا هنوز بخشی از سیستم برایشان پیچیده و مبهم است؟ تحلیل این بازخوردها به شما نشان میدهد که کدام بخشهای آموزشی نیاز به تقویت دارند و آیا تغییرات اعمالشده در رابط کاربری توانستهاند مشکلات را حل کنند یا خیر. این چرخه بازخورد و بهبود، تضمین میکند که شیرپوینت همواره در مسیر سادهتر شدن و هماهنگی با نیازهای واقعی کاربران حرکت کند.
خیر، بسیاری از تغییراتی که برای سادهسازی محیط شیرپوینت انجام میدهید، مانند تنظیم منوهای ناوبری، افزودن وبپارتهای آماده یا شخصیسازی نماها، همگی از طریق خود محیط شیرپوینت و بدون نیاز به حتی یک خط کدنویسی قابل انجام هستند. این تنظیمات معمولاً توسط مدیر مجموعه یا کاربرانی که سطح دسترسی مدیریتی دارند، قابل پیادهسازی است.
وبپارتهای کاربردی آنهایی هستند که به طور مستقیم به کاربر در انجام وظایف روزمره کمک میکنند، مانند نمایش اسناد اخیر، تقویم تیمی یا لیست وظایف. وبپارتهای غیرضروری معمولاً اطلاعات تزئینی یا کماهمیت را نمایش میدهند که شاید برای یک گروه خاص مفید باشد اما برای همه کاربران یک صفحه، تنها باعث شلوغی و انحراف توجه میشود. هدف، نمایش اطلاعات مرتبط و پراستفاده است.
استفاده از قالبهای آماده به شما کمک میکند تا یک ساختار یکپارچه و حرفهای در تمام سایتهای سازمان خود ایجاد کنید. این کار از پراکندگی ظاهری و ساختاری جلوگیری کرده و به کاربران اجازه میدهد تا با ورود به هر سایت جدید، به سرعت با محیط آن ارتباط برقرار کنند، زیرا همه چیز در جای آشنا و مورد انتظاری قرار دارد. این یکپارچگی، زمان یادگیری و سردرگمی را به شدت کاهش میدهد.
سادهترین راه، ایجاد یک کانال ارتباطی مانند یک فرم نظرخواهی در خود شیرپوینت یا یک گروه ایمیل مخصوص است. میتوانید پس از اعمال هر تغییر بزرگ، از کاربران بخواهید تجربه خود را با شما به اشتراک بگذارند. جلسات حضوری کوتاه یا نظرسنجیهای آنلاین نیز روشهای مؤثری برای سنجش میزان رضایت و دریافت پیشنهادات بهبود هستند.
خیر، شخصیسازی که در این مطلب به آن اشاره شد، مربوط به تنظیم نماها و نمایش اطلاعات برای یک کاربر خاص است و بر ساختار اصلی سایت یا نحوه نمایش اطلاعات برای دیگران تأثیری نمیگذارد. هر کاربر میتواند داشبورد شخصی خود را طوری تنظیم کند که اولویتهای کاری خود را سریعتر ببیند، در حالی که سایر اعضای تیم همچنان ساختار اصلی و اطلاعات مشترک را به همان شکل مشاهده میکنند.
شیرپوینت به عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت محتوا و همکاری سازمانی، پتانسیل بالایی برای افزایش بهرهوری دارد، اما این پتانسیل زمانی شکوفا میشود که کاربران بتوانند به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند. پیچیدگی بیش از حد رابط کاربری، بزرگترین مانع در مسیر پذیرش و استفاده مؤثر از این سیستم توسط کارکنان است. همانطور که بررسی کردیم، این چالش با رویکردهایی اصولی و کاملاً عملی قابل حل است. از بازآرایی منوهای ناوبری که نقشه راه کاربران در محیط دیجیتال را شفاف میکند، گرفته تا استفاده هوشمندانه از وبپارتهای کاربردی که اطلاعات کلیدی را در دسترس قرار میدهند.
همچنین شخصیسازی محیط بر اساس نیازهای واقعی هر کاربر، استفاده از قالبهای از پیشطراحیشده برای ایجاد ساختاری یکپارچه و در نهایت آموزش و توانمندسازی کاربران، همگی در کنار هم تصویری روشن از آینده تعامل با شیرپوینت را ترسیم میکنند. نکته حائز اهمیت این است که این تغییرات نباید یکباره و ناگهانی اعمال شوند، بلکه بهتر است با برنامهریزی دقیق و در نظر گرفتن نیازها و بازخوردهای کاربران، گام به گام پیادهسازی گردند. نتیجه نهایی این تلاش، سازمانی خواهد بود که در آن فناوری به جای ایجاد مانع، به عنوان تسهیلگری توانمند در خدمت اهداف کسبوکار قرار میگیرد و کارمندان با رضایت و سرعت بیشتری وظایف روزانه خود را انجام میدهند.
برای آشنایی بیشتر با آخرین تغییرات و قابلیتهای جدید شیرپوینت که مایکروسافت برای بهبود تجربه کاربری در نظر گرفته است، پیشنهاد میکنیم حتماً سری به صفحه رسمی راهنمای شیرپوینت در وبسایت مایکروسافت بزنید. در این صفحه میتوانید مستندات فنی دقیق و راهنماهای تصویری جامعی را پیدا کنید که به شما در درک بهتر معماری و امکانات این پلتفرم کمک شایانی خواهد کرد. برای مشاهده این راهنما، این لینک را دنبال کنید:
https://support.microsoft.com/fa-ir/sharepoint
در خبرنامه ما مشترک شوید و آخرین اخبار و به روزرسانی های را در صندوق ورودی خود مستقیماً دریافت کنید.

دیدگاه بگذارید