07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
مشکل آپلود فایل حجیم در شیرپوینت: رفع خطای insufficient space
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 15 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
رفع خطای insufficient space در شیرپوینت: مشکل آپلود فایل حجیم
آیا تا به حال با مشکل آپلود فایل حجیم در شیرپوینت یا خطای insufficient space مواجه شدهاید؟ این مشکل یکی از رایجترین دغدغههای کاربران این سامانه است. اگرچه ممکن در نگاه اول اینطور به نظر برسد که فضای کلی سازمان شما به اتمام رسیده است، اما همیشه اینطور نیست و ریشه مشکل میتواند جای دیگری باشد. در این مطلب بلاگ، قصد داریم به زبان ساده و بدون استفاده از کلمات تخصصی، به بررسی دقیق دلایل بروز این خطا بپردازیم و راهکارهای عملی و گامبهگامی را برای رفع آن ارائه دهیم تا بتوانید بدون دردسر، فایلهای خود را در شیرپوینت آپلود کنید.
فهرست مطالب
1. بررسی علت اصلی خطای "فضای ناکافی" در شیرپوینت
1.1. تفاوت بین فضای کلی سازمان و محدودیت فایل
بسیاری از کاربران هنگامی که با خطای عدم وجود فضای کافی مواجه میشوند، بلافاصله تصور میکنند که حافظه کل سازمان یا سایت شیرپوینت آنها به پایان رسیده است. این تصور اگرچه میتواند در برخی موارد درست باشد، اما همیشه علت اصلی نیست. شیرپوینت دو نوع محدودیت دارد: یکی محدودیت کلی فضای ذخیرهسازی که برای تمام سایتهای سازمان در نظر گرفته شده است و دیگری محدودیت حجمی است که برای آپلود یک فایل به صورت تکی تعیین میشود.
برای مثال، ممکن است سازمان شما یک ترابایت فضای خالی داشته باشد، اما اگر مدیر سیستم، سقف آپلود فایل را روی ۱۰۰ مگابایت تنظیم کرده باشد، شما نمیتوانید فایلی با حجم ۵۰۰ مگابایت را بارگذاری کنید و با خطای مشابه کمبود فضا مواجه خواهید شد .
1.2. نقش فضای موقت سرور در خطای آپلود
یکی دیگر از دلایل فنی و کمتر شناخته شده برای بروز خطای insufficient space، به فضای دیسک محلی خود سرور شیرپوینت بازمیگردد. زمانی که شما یک فایل را آپلود میکنید، شیرپوینت آن را مستقیماً در پایگاه داده اصلی ذخیره نمیکند. در عوض، فایل ابتدا در یک پوشه موقت روی دیسک سرور (معمولاً دیسک C) قرار میگیرد و پس از پردازش نهایی، به مخزن اصلی منتقل میشود.
اگر این فضای موقت روی سرور پر باشد، حتی اگر فضای اصلی مخزن شما کاملاً خالی باشد، فرآیند آپلود با شکست مواجه شده و پیغام خطای عدم فضای کافی نمایش داده میشود. این مشکل به ویژه در شیرپوینتهایی که روی سرورهای داخلی سازمان نصب شدهاند، بیشتر دیده میشود .
همچنین بخوانید: چرا بعضی از فایل ها در شیرپوینت باز نمی شوند؟
2. راهکارهای افزایش محدودیت حجم آپلود در شیرپوینت
2.1. تغییر تنظیمات از طریق کنسول مدیریت مرکزی (برای مدیران)
اگر شما مدیر سیستم شیرپوینت سازمان هستید، میتوانید به راحتی محدودیت حجم فایل را افزایش دهید. برای این کار، ابتدا باید وارد کنسول مدیریت مرکزی شیرپوینت یا SharePoint Central Administration شوید. پس از ورود، به بخش مدیریت برنامهها یا Application Management بروید و سپس گزینه مدیریت برنامههای وب یا Manage web applications را انتخاب کنید.
در این قسمت، وب اپلیکیشنی را که کاربران از آن گزارش مشکل دادهاند، انتخاب کرده و روی دکمه تنظیمات عمومی یا General Settings کلیک کنید. در پنجره باز شده، گزینه حداکثر حجم آپلود یا Maximum Upload Size را مشاهده خواهید کرد که میتوانید آن را بر حسب مگابایت به میزان دلخواه افزایش دهید .
2.2. تنظیم محدودیت در شیرپوینت آنلاین (آفیس ۳۶۵)
در شیرپوینت آنلاین که بخشی از آفیس ۳۶۵ است، فرآیند مدیریت محدودیتها کمی متفاوت است. اگر از نسخه آنلاین استفاده میکنید، باید بدانید که به صورت پیشفرض، امکان آپلود فایلهایی با حجم تا ۱۵ گیگابایت وجود دارد. با این حال، ممکن است مدیر سازمان برای مدیریت بهینه پهنای باند یا فضای ذخیرهسازی، این عدد را کاهش داده باشد.
برای تغییر آن، مدیر میتواند از طریق مرکز مدیریت شیرپوینت (SharePoint Admin Center) وارد تنظیمات سایت مورد نظر شده و در بخش محدودیتهای سایت (Site Collection Limits)، گزینه “حداکثر اندازه فایل برای آپلود” (Maximum file upload size) را پیدا و آن را تنظیم کند. توجه داشته باشید که این عدد در شیرپوینت آنلاین نمیتواند از ۱۵ گیگابایت بیشتر شود .
3. مدیریت و پاکسازی فضا برای جلوگیری از خطا
3.1. بررسی معیارهای فضای ذخیرهسازی و یافتن فایلهای حجیم
پیش از هر اقدامی برای افزایش فضا، بهتر است ابتدا بررسی کنید که چه محتوایی بیشترین حجم را اشغال کرده است. شیرپوینت ابزاری داخلی به نام “معیارهای فضای ذخیرهسازی” (Storage Metrics) دارد که به شما نمای دقیقی از میزان مصرف حافظه توسط هر سایت، کتابخانه و حتی پوشه میدهد.
برای دسترسی به این ابزار، به سایت مورد نظر بروید، روی آیکون چرخدنده (تنظیمات) کلیک کنید، گزینه “اطلاعات سایت” (Site information) و سپس “مشاهده تمام تنظیمات سایت” (View all site settings) را انتخاب کنید. در بخش “مدیریت مجموعه سایت” (Site Collection Administration)، گزینه “معیارهای فضای ذخیرهسازی” (Storage Metrics) را خواهید دید. با کمک این گزارش میتوانید فایلهای حجیم و غیرضروری را شناسایی و نسبت به حذف یا بایگانی آنها اقدام کنید .
3.2. مدیریت نسخههای فایل (Versioning) و تأثیر آن بر فضا
قابلیت “مدیریت نسخهها” یا Versioning یکی از مفیدترین ویژگیهای شیرپوینت است که به شما اجازه میدهد تاریخچه تغییرات یک فایل را نگه دارید. اما این ویژگی میتواند به یک مشکل بزرگ برای فضای ذخیرهسازی تبدیل شود. هر بار که یک فایل را ویرایش و دوباره آپلود میکنید، شیرپوینت یک نسخه جدید از آن را ذخیره میکند.
اگر این فرآیند برای فایلهای حجیم بارها تکرار شود، تعداد زیادی نسخه پشتیبان روی هم انباشته شده و حجم عظیمی از فضا را اشغال میکنند. برای کنترل این وضعیت، در تنظیمات هر کتابخانه میتوانید تعیین کنید که شیرپوینت فقط تعداد مشخصی از آخرین نسخهها را نگه دارد و نسخههای قدیمیتر را به صورت خودکار حذف کند .
4. روشهای جایگزین برای آپلود فایلهای حجیم و حجیم
4.1. استفاده از قابلیت همگامسازی با واندرایو (OneDrive Sync)
یکی از بهترین و پایدارترین روشها برای انتقال حجم بالای داده به شیرپوینت، استفاده از قابلیت همگامسازی است. با فعال کردن این قابلیت، یک پوشه از کتابخانه شیرپوینت شما روی رایانه شخصیتان ایجاد میشود. شما میتوانید فایلهای حجیم خود را داخل این پوشه کپی کنید و برنامه واندرایو در پسزمینه، عملیات آپلود را به صورت هوشمندانه و بدون ایجاد اختلال در کار شما انجام میدهد. مزیت این روش در این است که اگر اینترنت شما قطع شود یا سیستم خاموش شود، آپلود از همان جایی که متوقف شده بود ادامه پیدا میکند و نیازی به آپلود مجدد کل فایل نیست. این روش برای جابجایی مجموعه دادههای بزرگ بسیار توصیه میشود .
4.2. آپلود از طریق پنجره اکسپلورر (Open with Explorer)
روش سنتی و همچنان محبوب دیگر، استفاده از گزینه “باز کردن با اکسپلورر” است. این گزینه به شما اجازه میدهد کتابخانه شیرپوینت خود را در قالب یک پنجره ویندوز اکسپلورر باز کنید. در این حالت، شما میتوانید فایلها و پوشههای خود را دقیقاً مانند جابجایی فایل در هارد دیسک داخلی، با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) یا کپی و پیست کردن به شیرپوینت منتقل کنید. این روش برای آپلود همزمان تعداد زیادی فایل با ساختار پوشهبندی پیچیده بسیار مناسب است. البته توجه داشته باشید که این قابلیت در مرورگرهایی غیر از اینترنت اکسپلورر یا اج (در حالت IE) ممکن است در دسترس نباشد .
همچنین بخوانید: فعال سازی ویرایش چند کاربره اسناد در شیرپوینت
5. نقش مدیر سیستم و سیاستهای سازمانی در رفع خطا
5.1. تخصیص و مدیریت صحیح فضای ذخیرهسازی توسط مدیر
مسئولیت اصلی مدیریت فضای شیرپوینت بر عهده مدیر سیستم است. مدیر سازمان باید به طور دورهای میزان فضای مصرفی را پایش کند و بر اساس نیازهای در حال رشد سازمان، فضای اضافی خریداری یا تخصیص دهد. در شیرپوینت آنلاین، فضای پایه سازمان یک ترابایت است و به ازای هر کاربر با مجوز مناسب، ۱۰ گیگابایت فضای اضافی به این مقدار افزوده میشود . مدیر میتواند با مراجعه به مرکز مدیریت مایکروسافت ۳۶۵، از میزان دقیق فضای مصرفی و باقیمانده مطلع شود و در صورت نیاز، اقدام به خرید افزودنی فضای ذخیرهسازی (Extra File Storage) نماید تا از بروز خطاهای ناشی از کمبود فضا برای تمام کاربران جلوگیری کند .
5.2. تدوین سیاستهای آرشیو و پاکسازی دورهای
علاوه بر مدیریت فنی، مدیران میتوانند با تدوین یک سری قوانین و سیاستهای سازمانی، از بروز مشکل کمبود فضا در آینده پیشگیری کنند. برای مثال، میتوان یک سیاست حفظ اطلاعات (Retention Policy) تعریف کرد که بر اساس آن، فایلهای قدیمی و غیرفعال پس از مدتی به طور خودکار به یک فضای آرشیوی ارزانقیمتتر منتقل شوند یا حذف گردند. همچنین میتوان کاربران را ملزم کرد که هر چند وقت یکبار، فایلهای غیرضروری و موقت خود را از کتابخانهها پاک کنند. چنین رویکردی باعث میشود فضای شیرپوینت همیشه برای ذخیرهسازی اسناد جاری و مهم به اندازه کافی در دسترس باشد و کاربران هنگام آپلود فایلهای حجیم خود با خطای ناخوشایند insufficient space روبرو نشوند .
❓سوالات متداول
جواب: این مشکل میتواند دو دلیل اصلی داشته باشد. اول، ممکن است محدودیت حجم فایل برای آپلود در تنظیمات کتابخانه شما پایین تنظیم شده باشد که باید توسط مدیر سیستم افزایش یابد . دوم، در شیرپوینتهای سرور داخلی، ممکن است فضای موقت روی دیسک C سرور برای پردازش فایل شما کافی نباشد، حتی اگر کل فضای مخزن خالی باشد .
جواب: این مقدار بستگی به نوع شیرپوینت شما دارد. در شیرپوینت آنلاین (آفیس ۳۶۵)، سقف مجاز آپلود فایل ۱۵ گیگابایت است. در شیرپوینتهای سرور داخلی (نسخههای On-Premises)، این مقدار به صورت پیشفرض ۲۵۰ مگابایت است اما مدیر سیستم میتواند آن را تا ۱۰ گیگابایت افزایش دهد .
جواب: بهترین روش برای این کار، استفاده از قابلیت همگامسازی (Sync) شیرپوینت با برنامه واندرایو (OneDrive for Business) روی رایانه شخصی است . همچنین میتوانید از گزینه “باز کردن با اکسپلورر” (Open with Explorer) استفاده کنید که کتابخانه شما را به صورت یک پوشه ویندوز باز کرده و کپی کردن فایلها را آسانتر و پایدارتر میکند .
جواب: مدیر سایت میتواند به بخش “تنظیمات سایت” (Site Settings) برود و سپس گزینه “معیارهای فضای ذخیرهسازی” (Storage Metrics) را انتخاب کند. در این بخش به تفکیک، مشخص میشود که هر کتابخانه و پوشه چقدر فضا اشغال کرده است .
جواب: بله، قطعاً. اگر مدیریت نسخهها فعال باشد، با هر بار ویرایش یک فایل، یک نسخه جدید از آن در شیرپوینت ذخیره میشود. انباشته شدن این نسخههای قدیمی، به مرور زمان حجم زیادی از فضای شما را اشغال میکند. توصیه میشود تعداد نسخههایی که سیستم باید نگه دارد را محدود کنید .
جمع بندی نهایی
خطای “عدم فضای کافی” یا همان insufficient space هنگام آپلود فایل در شیرپوینت، مشکلی است که میتواند دلایل متعددی از ساده تا پیچیده داشته باشد. همانطور که در این مطلب بررسی کردیم، این خطا لزوماً به معنای پر بودن کامل فضای ذخیرهسازی سازمان شما نیست. گاهی اوقات، محدودیت حجم فایل در تنظیمات خود شیرپوینت علت اصلی است و با افزایش عدد پیشفرض ۲۵۰ مگابایت میتوان مشکل را حل کرد . در موارد دیگر، ممکن است مشکل از سختافزار سرور باشد، جایی که فضای موقتی برای پردازش فایلها روی دیسک C پر میشود و راهکاری جز پاک کردن فضای آن سرور یا افزایش حافظه وجود ندارد .
همچنین نباید فراموش کرد که گاهی مشکل از روش آپلود است؛ استفاده از روشهای جایگزین مانند قابلیت همگامسازی با برنامه واندرایو یا اتصال از طریق پنجره اکسپلورر ویندوز میتواند بسیار کارآمدتر و پایدارتر باشد . در سطح مدیریت کلان سازمان نیز، بررسی و مدیریت هوشمندانه فضای ذخیرهسازی، پاکسازی نسخههای اضافی فایلها و حذف محتوای غیرضروری، از بروز مجدد این مشکل جلوگیری میکند. با اتخاذ این راهکارها، میتوانید از محیط شیرپوینت خود نهایت استفاده را برده و فرآیند آپلود فایلهای حجیم را بدون مواجهه با خطا به انجام برسانید.
برای مطالعه بیشتر در مورد محدودیتهای شیرپوینت آنلاین و مدیریت دقیق فضای ذخیرهسازی، میتوانید به صفحه رسمی پشتیبانی مایکروسافت به آدرس زیر مراجعه کنید. این منبع معتبر، اطلاعات جامعی را درباره تمام محدودیتهای نرمافزاری شیرپوینت در اختیار شما قرار میدهد. از شما دعوت میکنم حتماً این لینک را مطالعه کنید تا دید بازتری نسبت به ظرفیتهای این سامانه پیدا کنید:
مدیریت محدودیتهای فضای ذخیرهسازی در شیرپوینت (مایکروسافت)
دیدگاه بگذارید