07
مهبستن
پروژه خود را از امروز شروع کنید91307930-021
هزینه و مجوزهای شیرپوینت
- نویسنده : آیسان بهرمند
- ارسال شده در: 15 فوریه 2026
- ارسال دیدگاه: 0
هزینه و مجوزهای شیرپوینت: آیا معمای پیچیده مجوزها ارزش خرید دارد؟
شیرپوینت به عنوان یکی از قدرتمندترین پلتفرمهای مدیریت محتوا و همکاری سازمانی شناخته میشود، اما ورود به دنیای آن بدون آگاهی از هزینهها و ساختار پیچیده مجوزهایش میتواند به یک چالش بزرگ برای سازمانها تبدیل شود. در این مطلب، به بررسی دقیق لایههای پنهان هزینه و مجوزهای شیرپوینت میپردازیم و این پرسش اساسی را مطرح میکنیم که آیا با وجود این همه دشواری و هزینه، باز هم سرمایهگذاری روی این محصول مایکروسافت تصمیمی هوشمندانه است یا باید به فکر راههای دیگری بود.
فهرست مطالب
1. هزینههای پنهان شیرپوینت: فقط نوک کوه یخ را میبینید؟
1.1. هزینه خرید اولیه مجوزها
وقتی صحبت از خرید شیرپوینت میشود، اولین چیزی که به ذهن میرسد، هزینه خرید مجوزها است. شیرپوینت در نسخههای مختلفی مانند شیرپوینت سرور و شیرپوینت آنلاین عرضه میشود که هر کدام مدل قیمتگذاری مخصوص به خود را دارند. در نسخه سرور که بر روی کامپیوترهای سازمان نصب میشود، شما باید برای هر سرور و همچنین برای هر کاربری که به آن دسترسی دارد، مجوز جداگانهای تهیه کنید. این هزینه اولیه میتواند برای یک سازمان با تعداد کاربران متوسط تا زیاد، به رقم بسیار بالایی برسد و بخش قابل توجهی از بودجه فناوری اطلاعات را به خود اختصاص دهد. بسیاری از مدیران تصور میکنند با پرداخت این مبلغ، همه چیز تمام شده است، اما این تنها آغاز ماجراست.
1.2. هزینه پیادهسازی و پیکربندی اولیه
پس از خرید مجوزها، نوبت به پیادهسازی و پیکربندی شیرپوینت میرسد که خود نیازمند صرف هزینه و زمان قابل توجهی است. شیرپوینت یک پلتفرم بسیار انعطافپذیر و قدرتمند است، اما به همان اندازه نیز پیچیده میباشد. برای راهاندازی صحیح آن و تنظیم بخشهای مختلف مانند سایتها، مجموعه سایتها، و سطح دسترسیها، معمولاً به کمک یک متخصص یا یک شرکت مشاور نیاز خواهید داشت. دستمزد این متخصصان و زمانی که صرف پیادهسازی میشود، یک هزینه پنهان دیگر است که در بسیاری از محاسبات اولیه نادیده گرفته میشود و میتواند بسیار بیشتر از هزینه خود مجوزها باشد.
1.3. هزینه آموزش کارکنان
یکی دیگر از هزینههای مهم که اغلب فراموش میشود، هزینه آموزش کارکنان برای کار با شیرپوینت است. همانطور که گفته شد، شیرپوینت یک نرمافزار ساده نیست و کار با آن برای کاربران عادی، مدیران محتوا و توسعهدهندگان نیازمند یادگیری مفاهیم و روشهای خاص خود است. اگر سازمان شما نتواند آموزش مناسبی برای کارکنان خود فراهم کند، یا از شیرپوینت استفاده چندانی نخواهد شد و سرمایهگذاری شما هدر میرود، یا کاربران به دلیل ناآشنایی، باعث ایجاد بینظمی در اطلاعات و کاهش بهرهوری میشوند. برگزاری دورههای آموزشی یا استخدام افراد آموزشدیده، هزینهای مستمر و قابل توجه است که باید در بودجهبندی لحاظ شود.
1.4. هزینه نگهداری و پشتیبانی مداوم
پس از راهاندازی شیرپوینت و آموزش کارکنان، چرخه هزینهها متوقف نمیشود. برای نسخههای نصبشده روی سرورهای داخلی، شما مسئول نگهداری سرورها، تهیه نسخه پشتیبان، بروزرسانیهای امنیتی و رفع مشکلات احتمالی هستید. این کارها نیازمند یک تیم فنی متخصص است که به طور مداوم بر روی سیستم کار کند و هزینه حقوق و دستمزد آنها یک هزینه ثابت و دائمی برای سازمان خواهد بود. در نسخه ابری شیرپوینت آنلاین نیز، شما به جای این هزینهها، مبلغ اشتراک ماهانه یا سالانه پرداخت میکنید که با گذشت زمان و افزایش تعداد کاربران، این مبلغ نیز افزایش یافته و به یک هزینه جاری تبدیل میشود.
1.5. هزینه توسعه و سفارشیسازی
هر سازمانی نیازهای منحصر به فرد خود را دارد و شیرپوینت پایه ممکن است نتواند به طور کامل همه آن نیازها را پوشش دهد. برای رفع این مشکل، شما مجبور به سفارشیسازی شیرپوینت و توسعه برنامهها و قابلیتهای جدید برای آن خواهید بود. این کار نیز به متخصصان توسعهدهنده نیاز دارد که دستمزد بالایی دریافت میکنند. هرچه سازمان بزرگتر و نیازهای آن پیچیدهتر باشد، هزینه توسعه و سفارشیسازی نیز بیشتر شده و میتواند به مرور زمان به یکی از بزرگترین بخشهای هزینهای شیرپوینت تبدیل شود. به روز نگه داشتن این برنامههای سفارشی با نسخههای جدید شیرپوینت نیز هزینه جداگانهای را طلب میکند.
همچنین بخوانید: مشکل آپلود فایل حجیم در شیرپوینت: رفع خطای insufficient space
2. ساختار پیچیده مجوزها: سردرگمی در انتخاب نوع مناسب
2.1. انواع مختلف مجوزها برای کاربران مختلف
یکی از بزرگترین چالشهایی که سازمانها با آن روبرو هستند، تنوع بالای مجوزهای شیرپوینت است. مایکروسافت مدلهای مختلفی را برای دستهبندی کاربران ارائه داده است که هر کدام سطح دسترسی و قابلیتهای متفاوتی را شامل میشوند. برای مثال، مجوزهایی مانند شیرپوینت سرور استاندارد یا شیرپوینت سرور اینترپرایز وجود دارند که هر کدام برای کاربرانی با نیازهای متفاوت طراحی شدهاند. مجوز استاندارد معمولاً نیازهای اولیه مانند مدیریت اسناد و ایجاد سایتهای تیمی را پوشش میدهد، در حالی که مجوز اینترپرایز قابلیتهای پیشرفتهتری مانند مدیریت محتوای سازمانی و هوش تجاری را در اختیار کاربران قرار میدهد. این تنوع، انتخاب نوع مجوز مناسب برای هر فرد یا گروه در سازمان را به یک فرآیند پیچیده و زمانبر تبدیل میکند.
2.2. تفاوت مجوزهای مبتنی بر سرور و مبتنی بر کاربر
در نسخههای نصبشده روی سرور، شیرپوینت از دو مدل اصلی مجوزدهی پیروی میکند: مجوز سرور و مجوز دسترسی کاربر یا دستگاه. شما ابتدا باید برای هر سروری که شیرپوینت روی آن نصب میشود، یک مجوز جداگانه خریداری کنید. سپس، برای هر کاربر یا دستگاهی که به آن سرور متصل میشود و از خدمات شیرپوینت استفاده میکند، نیاز به تهیه مجوز جداگانه خواهید داشت. این یعنی با افزایش تعداد کاربران یا دستگاهها، هزینههای شما به صورت خطی افزایش مییابد. این مدل دوگانه، برخلاف بسیاری از نرمافزارهای دیگر که تنها یک بار برای نرمافزار هزینه میکنید، باعث میشود که پیشبینی هزینهها در بلندمدت با پیچیدگی و عدم قطعیت همراه باشد.
2.3. مدل مجوزدهی در شیرپوینت آنلاین (ابر)
شیرپوینت آنلاین که به عنوان یک سرویس ابری ارائه میشود، مدل مجوزدهی متفاوت و نسبتاً سادهتری دارد. در اینجا، شما به جای خرید مجوز سرور، هزینه را به صورت اشتراک ماهانه یا سالانه به ازای هر کاربر پرداخت میکنید. طرحهای مختلفی مانند طرح ۱ و طرح ۲ شیرپوینت آنلاین وجود دارد که هر کدام ویژگیها و محدودیتهای خاص خود را دارند. طرح ۱ برای کاربرانی با نیازهای پایه مناسب است، در حالی که طرح ۲ قابلیتهای پیشرفتهتری مانند حفاظت از اطلاعات و انطباق با مقررات را فراهم میکند. با وجود سادگی نسبی، انتخاب بین این طرحها و تطبیق آنها با نیازهای واقعی کاربران، همچنان نیازمند بررسی دقیق و آگاهی از جزئیات فنی است.
2.4. پیچیدگی در ترکیب مجوزها با سایر محصولات مایکروسافت
بسیاری از سازمانها شیرپوینت را به عنوان بخشی از مجموعه بزرگتری از محصولات مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵ خریداری میکنند. در این بستهها، شیرپوینت آنلاین به همراه محصولات دیگری مانند اکسل، ورد، اوتلوک و تیمز ارائه میشود. این موضوع اگرچه از نظر اقتصادی ممکن است به صرفهتر باشد، اما بر پیچیدگی مجوزها نیز میافزاید. شما باید بدانید که در هر طرح از آفیس ۳۶۵، دقیقاً کدام قابلیتهای شیرپوینت گنجانده شده است و اگر نیاز به قابلیتهای پیشرفتهتری داشته باشید، باید به سراغ طرحهای گرانتر بروید یا مجوزهای مکمل تهیه کنید. تشخیص این مرزهای باریک میان طرحها، خود یک چالش مدیریتی و تخصصی است.
2.5. خطرات ناشی از عدم تطابق مجوز با نیاز واقعی
یکی از بزرگترین مشکلاتی که ساختار پیچیده مجوزها ایجاد میکند، احتمال خرید مجوزهای نامناسب یا بیش از نیاز است. بسیاری از سازمانها برای جلوگیری از کمبود قابلیت برای کاربران کلیدی، به سراغ خرید مجوزهای گرانتر و سطح بالا برای همه میروند. این کار باعث میشود هزینههای هنگفتی صرف قابلیتهایی شود که هرگز از آنها استفاده نخواهد شد. در مقابل، اگر در خرید مجوزها صرفهجویی کرده و مجوزهای پایهتر تهیه کنید، ممکن است کاربران کلیدی شما به امکانات مورد نیازشان دسترسی نداشته باشند و مجبور به انجام کارها به روشهای ناکارآمد شوند. این تعادل ظریف، انتخاب را بسیار دشوار و پرمخاطره میسازد.
3. آیا قابلیتهای شیرپوینت ارزش این هزینه و پیچیدگی را دارد؟
3.1. یکپارچگی با اکوسیستم مایکروسافت
یکی از بزرگترین نقاط قوت شیرپوینت، یکپارچگی عمیق آن با سایر محصولات مایکروسافت است. اگر سازمان شما به طور گسترده از ویندوز، آفیس، اوتلوک و سایر سرویسهای مایکروسافت استفاده میکند، شیرپوینت میتواند یک انتخاب طبیعی و هوشمندانه باشد. کاربران میتوانند به راحتی اسناد را در شیرپوینت ذخیره کرده و مستقیماً از داخل ورد یا اکسل روی آنها کار کنند. ایمیلهای گروهی، تقویمها و مخاطبان نیز به خوبی با شیرپوینت همگام میشوند. این یکپارچگی، نرمی یادگیری را کاهش داده و بهرهوری را افزایش میدهد، چرا که کاربران نیازی به ترک محیط کاری آشنا و یادگیری نرمافزاری کاملاً جدید ندارند. برای سازمانهایی که به این اکوسیستم وفادار هستند، این مزیت میتواند تا حد زیادی هزینهها و پیچیدگیها را توجیه کند.
3.2. مقیاسپذیری برای سازمانهای بزرگ
شیرپوینت برای سازمانهای بزرگ و پیچیده با هزاران کاربر و میلیونها سند طراحی شده است. این پلتفرم قادر است حجم عظیمی از دادهها را مدیریت کرده و همزمان تعداد بسیار زیادی از کاربران را پشتیبانی کند. قابلیتهای مدیریت محتوای سازمانی آن، مانند تعیین هویت اسناد، مدیریت نسخهها، و سیاستهای حفظ و بایگانی اطلاعات، برای سازمانهایی که با حجم بالایی از اطلاعات رسمی و قانونی سروکار دارند، حیاتی است. بسیاری از رقبای شیرپوینت ممکن است در این مقیاس بزرگ با مشکل افت کارایی یا کمبود امکانات مواجه شوند. بنابراین، اگر نیاز شما در سطح یک سازمان بسیار بزرگ و با فرآیندهای پیچیده تعریف میشود، مقیاسپذیری شیرپوینت میتواند یک مزیت رقابتی غیرقابل انکار باشد.
3.3. قابلیتهای امنیتی و انطباق با مقررات
در دنیای امروز که امنیت اطلاعات و رعایت مقررات مختلف (مانند قوانین حریم خصوصی) به یک دغدغه اصلی تبدیل شده، شیرپوینت ابزارهای قدرتمندی را در این زمینه ارائه میدهد. شما میتوانید سطح دسترسی افراد را به اسناد و اطلاعات با دقت بسیار بالایی تعیین کنید و کنترل کنید که چه کسی چه کاری میتواند انجام دهد. قابلیتهایی مانند جلوگیری از نشت اطلاعات و رمزنگاری دادهها، امنیت اطلاعات سازمانی را تضمین میکنند. همچنین، ابزارهای گزارشگیری و ممیزی به شما کمک میکند تا نشان دهید سازمان شما مطابق با قوانین و مقررات عمل میکند. برای صنایع حساس مانند بانکداری، بیمه و بهداشت و درمان، این سطح از امنیت و انطباق میتواند ارزش بسیار بالایی داشته باشد.
3.4. امکان شخصیسازی و توسعه پذیری
شیرپوینت یک پلتفرم است، نه یک نرمافزار از پیش تعیین شده. این بدان معناست که شما میتوانید آن را دقیقاً مطابق با نیازها و فرآیندهای کاری خود شخصیسازی کنید. توسعهدهندگان میتوانند با استفاده از زبانهای برنامهنویسی استاندارد مایکروسافت، برنامههای کاربردی اختصاصی، گردش کارهای خودکار و وبسایتهای پیچیده را بر بستر شیرپوینت ایجاد کنند. این انعطافپذیری به سازمانها اجازه میدهد تا با رشد و تغییر نیازهایشان، شیرپوینت را نیز همراه با خود توسعه دهند و مجبور به خرید و مهاجرت به سیستمهای دیگر نباشند. این ویژگی، شیرپوینت را به یک سرمایهگذاری بلندمدت تبدیل میکند که میتواند سالها پاسخگوی نیازهای در حال تحول سازمان باشد.
3.5. جامعه کاربری و پشتیبانی گسترده
به دلیل قدمت و محبوبیت بالای شیرپوینت، یک جامعه کاربری بسیار بزرگ و فعال در سراسر جهان برای آن شکل گرفته است. این جامعه شامل متخصصان، توسعهدهندگان، مشاوران و شرکتهای پشتیبانی است که در صورت بروز مشکل یا نیاز به مشاوره، میتوانید از دانش و تجربه آنها بهرهمند شوید. تعداد بیشمار وبلاگها، انجمنهای گفتگو، دورههای آموزشی و کتابهای منتشر شده درباره شیرپوینت، یافتن راه حل برای مشکلات را آسانتر کرده است. این پشتیبانی گسترده، ریسک سرمایهگذاری روی شیرپوینت را کاهش داده و به سازمانها اطمینان میدهد که در صورت نیاز، منابع لازم برای حل مسائل و پیشرفت کار را در اختیار خواهند داشت.
4. چالشهای مدیریت و نگهداری پس از پیادهسازی
4.1. نیاز به تیم فنی متخصص و مجرب
پس از راهاندازی شیرپوینت، مدیریت روزانه آن به دانش و مهارت فنی بالایی نیاز دارد. شما نمیتوانید انتظار داشته باشید که یک کارشناس آیتی عمومی بتواند از عهده تمام وظایف مدیریتی شیرپوینت برآید. مدیریت کاربران، سطح دسترسیها، مجموعه سایتها، نظارت بر عملکرد، رفع خطاها و اعمال بروزرسانیهای امنیتی، همگی نیازمند افرادی با تخصص خاص در شیرپوینت است. استخدام یا آموزش چنین نیروهایی هزینه قابل توجهی دارد و اگر سازمان شما نتواند این تیم متخصص را حفظ کند، با چالش بزرگی در نگهداری از سیستم مواجه خواهد شد. وابستگی به دانش فنی این افراد، یکی از ریسکهای همیشگی شیرپوینت محسوب میشود.
4.2. دشواری مدیریت تغییرات و پذیرش توسط کاربران
یکی از چالشهای رایج در پروژههای شیرپوینت که اغلب نادیده گرفته میشود، مقاومت کاربران در برابر تغییر است. کاربران معمولاً به روشهای قدیمی کار خود عادت دارند و ممکن است تمایلی به یادگیری و استفاده از یک سیستم جدید نشان ندهند. اگر شیرپوینت به درستی معرفی نشود و کاربران متوجه مزایای آن در کار روزمره خود نگردند، پروژه با شکست مواجه شده و سیستم به یک انبار اطلاعات بلااستفاده تبدیل میشود. مدیریت این تغییر، نیازمند صرف زمان و منابع برای فرهنگسازی، تشویق کاربران و نشان دادن ارزشهای عملی شیرپوینت در کارشان است. این چالش، یک هزینه پنهان دیگر است که موفقیت نهایی پروژه به آن گره خورده است.
4.3. هزینههای بروزرسانی و مهاجرت به نسخههای جدید
مایکروسافت به طور منظم نسخههای جدیدی از شیرپوینت را با قابلیتهای بیشتر و بهبودهای امنیتی منتشر میکند. اگر از نسخه نصبشده روی سرور استفاده میکنید، برای بهرهمندی از این قابلیتها و پشتیبانی امنیتی، باید برنامه مهاجرت به نسخه جدید را در نظر بگیرید. مهاجرت از یک نسخه به نسخه دیگر، به خصوص اگر شیرپوینت شما سفارشیسازیهای زیادی داشته باشد، پروژهای پیچیده، زمانبر و پرهزینه است. شما باید برنامههای سفارشی خود را با نسخه جدید تطبیق دهید، دادهها را منتقل کنید و دوباره همه چیز را آزمایش کنید. این چرخه هزینهبر هر چند سال یک بار تکرار میشود و باید در برنامهریزی بلندمدت مالی سازمان لحاظ شود.
4.4. خطر هرج و مرج اطلاعاتی در صورت عدم مدیریت صحیح
شیرپوینت یک ابزار قدرتمند است، اما اگر قوانین و ساختار مناسبی برای استفاده از آن تعریف نشود، میتواند به سرعت به فضایی شلوغ و بینظم تبدیل شود. تصور کنید هر تیم یا واحدی بدون هیچ نظارتی، تعداد بیشماری سایت، کتابخانه و لیست ایجاد کند. در این حالت، پیدا کردن اطلاعات به جای آسان شدن، دشوارتر میشود. وجود چندین نسخه از یک فایل در مکانهای مختلف، سردرگمی کاربران و کاهش بهرهوری را به دنبال خواهد داشت. برای جلوگیری از این هرج و مرج اطلاعاتی، نیاز به تدوین یک استراتژی مشخص برای مدیریت اطلاعات، تعریف ساختارهای استاندارد و اعمال حاکمیت بر نحوه استفاده از شیرپوینت است که خود نیازمند صرف زمان و تخصص مدیریتی است.
4.5. مشکلات کارایی و سرعت در صورت پیکربندی نادرست
کارایی و سرعت شیرپوینت به شدت به نحوه پیکربندی و معماری آن بستگی دارد. اگر سرورها به درستی تنظیم نشده باشند، یا اگر ساختار سایتها و اطلاعات بهینه طراحی نشده باشد، کاربران با کندی سیستم و گاهی از کار افتادن آن مواجه خواهند شد. این مشکل به خصوص در سازمانهای بزرگ با تعداد کاربران و حجم داده بالا، بیشتر خود را نشان میدهد. رفع این مشکلات نیازمند دانش فنی عمیق و عیبیابیهای پیچیده است. یک شیرپوینت کند، نه تنها باعث نارضایتی کاربران میشود، بلکه بهرهوری را کاهش داده و هدف اصلی از خرید آن را زیر سوال میبرد. تضمین کارایی مطلوب، یک چالش دائمی در طول عمر شیرپوینت است.
5. جایگزینهای شیرپوینت: آیا راههای سادهتر و کمهزینهتری وجود دارد؟
5.1. راهکارهای مدیریت محتوای متنباز
برای سازمانهایی که به دنبال کاهش هزینهها و استقلال بیشتر از یک فروشنده خاص هستند، سیستمهای مدیریت محتوای متنباز گزینههای جذابی محسوب میشوند. نرمافزارهایی مانند الفرسکو (Alfresco) یا نکستکلاد (Nextcloud) قابلیتهای قدرتمندی در زمینه مدیریت اسناد، همکاری تیمی و گردش کار ارائه میدهند. هزینه اولیه این راهکارها معمولاً بسیار پایینتر است، زیرا نیازی به پرداخت هزینه مجوز ندارید و تنها باید هزینه پیادهسازی، پشتیبانی و زیرساخت را بپردازید. با این حال، باید توجه داشت که این راهکارها نیز نیازمند تیم فنی متخصص برای نصب و نگهداری هستند و ممکن است به اندازه شیرپوینت با سایر ابزارهای رایج یکپارچه نباشند. انتخاب این مسیر نیازمند ارزیابی دقیق توانمندیهای فنی تیم داخلی و نیازهای واقعی سازمان است.
5.2. سرویسهای ابری ساده و تخصصی
اگر نیازهای شما به مدیریت اسناد و همکاری تیمی محدود میشود و نیازی به قابلیتهای پیچیده سازمانی ندارید، سرویسهای ابری سادهتر میتوانند گزینههای بسیار مناسبی باشند. سرویسهایی مانند گوگل درایو (Google Drive) با مجموعه ابزارهای اداری گوگل داکس، دراپباکس (Dropbox) برای اشتراکگذاری فایل، یا باکس (Box) که بر روی مدیریت محتوای سازمانی تمرکز دارد، هر کدام مدلهای قیمتگذاری ساده و کاربرپسندی دارند. این سرویسها نصب و نگهداری نمیخواهند، به راحتی مقیاسپذیر هستند و از هر دستگاهی قابل دسترسی میباشند. هزینه این سرویسها نیز به مراتب شفافتر و پیشبینیپذیرتر از شیرپوینت است و معمولاً به صورت اشتراک ماهانه به ازای هر کاربر پرداخت میشود.
5.3. استفاده از تیمهای مایکروسافت به عنوان یک راهحل یکپارچه
برای سازمانهایی که در اکوسیستم مایکروسافت فعالیت میکنند اما پیچیدگی شیرپوینت آنلاین برایشان زیاد است، تیمهای مایکروسافت (Microsoft Teams) میتواند یک جایگزین بسیار کارآمد باشد. تیمز در حقیقت یک پلتفرم همکاری تیمی است که از پشت صحنه از شیرپوینت برای مدیریت فایلها استفاده میکند، اما تجربه کاربری بسیار سادهتری ارائه میدهد. کاربران میتوانند در تیمز گفتگو کنند، جلسه بگذارند و فایلهای خود را به اشتراک بگذارند، بدون آنکه مستقیماً با پیچیدگیهای شیرپوینت روبرو شوند. تیمز بخشی از بسیاری از طرحهای آفیس ۳۶۵ است و میتواند نقطه شروع خوبی برای سازمانهایی باشد که میخواهند از مزایای شیرپوینت بدون درگیر شدن با پیچیدگیهای آن بهرهمند شوند.
5.4. نرمافزارهای مدیریت پروژه و همکاری تیمی
بسیاری از نیازهای همکاری تیمی و مدیریت کارها را میتوان با نرمافزارهای تخصصی مدیریت پروژه پوشش داد. ابزارهایی مانند تریلو (Trello) با روش کار ساده و مبتنی بر کارت، آسنا (Asana) برای پیگیری وظایف و پروژهها، یا جاجیت (Jira) که بیشتر برای تیمهای فنی و توسعه نرمافزار طراحی شده است، هر کدام رویکرد خاص خود را برای سازماندهی کار گروهی دارند. این ابزارها معمولاً بسیار سادهتر از شیرپوینت هستند، به سرعت قابل راهاندازی میباشند و هزینه اشتراک ماهانه پایینی دارند. البته دامنه عملکرد این ابزارها محدودتر از شیرپوینت است و بیشتر بر روی مدیریت کارها و پروژهها متمرکز هستند تا مدیریت جامع اطلاعات سازمانی.
5.5. ترکیب چند ابزار ساده به جای یک ابزار پیچیده
یک رویکرد مدرن و رو به رشد در مدیریت کارهای سازمانی، استفاده از ترکیبی از ابزارهای ساده و تخصصی به جای یک ابزار غولپیکر و جامع است. به عنوان مثال، میتوانید از تیمز برای گفتگو و جلسات، از گوگل درایو برای ذخیرهسازی فایلها، از تریلو برای مدیریت وظایف تیمی و از یک نرمافزار حسابداری ساده برای امور مالی استفاده کنید. این رویکرد که به «معماری انتخاب» معروف است، به شما اجازه میدهد بهترین ابزار را برای هر نیاز خاص انتخاب کنید و از پیچیدگی یکپارچهسازی همه چیز در یک پلتفرم جلوگیری نمایید. هزینه این ابزارها در مجموع ممکن است از شیرپوینت کمتر باشد و انعطافپذیری بسیار بیشتری به شما بدهد، اما چالش اصلی آن، مدیریت ارتباط بین این ابزارها و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات است.
❓سوالات متداول
جواب: اگرچه شیرپوینت به دلیل مقیاسپذیری بالا و قابلیتهای پیشرفته، بسیار مورد توجه سازمانهای بزرگ است، اما نسخههای سادهتر و مبتنی بر ابر آن مانند شیرپوینت آنلاین، میتواند برای کسبوکارهای کوچک و متوسط نیز مفید باشد. با این حال، باید توجه داشت که حتی این نسخهها نیز نیازمند درک ساختار مجوزها و هزینههای مربوط به خود هستند.
جواب: مجوزهای مبتنی بر کاربر برای سازمانهایی مناسب است که تعداد کاربران مشخص و محدودی دارند و هر کاربر به طور مستقیم از شیرپوینت استفاده میکند. در مقابل، مدل مبتنی بر هسته پردازنده برای دسترسی نامحدود کاربران طراحی شده و بیشتر برای سناریوهایی مناسب است که شیرپوینت در معرض کاربران زیادی (مثل اینترنت) قرار میگیرد و شمارش تعداد کاربران ممکن نیست. انتخاب بین این دو تأثیر زیادی بر هزینه نهایی دارد.
جواب: هزینه خرید مجوز تنها بخش کوچکی از کل هزینه مالکیت شیرپوینت است. بخش عمده هزینهها به مواردی مانند پیادهسازی و پیکربندی اولیه، سفارشیسازی، آموزش کارکنان، پشتیبانی فنی، نگهداری سرورها (در نسخههای داخلی) و هزینههای اشتراک ماهانه (در نسخه ابری) مربوط میشود. برنامهریزی نکردن برای این هزینههای جانبی، باعث میشود بودجه اولیه کفاف ندهد.
جواب: خیر، کاربران عادی میتوانند برای انجام کارهای روزمره مانند مشاهده اسناد، شرکت در بحثها و ویرایش جزئی محتوا، با کمی آموزش، از شیرپوینت استفاده کنند. اما مدیریت، پیادهسازی، سفارشیسازی و عیبیابی آن نیاز به تخصص فنی بالایی دارد و معمولاً به تیم آیتی سازمان یا مشاوران خارجی سپرده میشود. پیچیدگی ساختار مجوزها نیز خود یکی از حوزههایی است که نیازمند دانش فنی است.
جواب: گزینههای متنوعی با سطوح مختلف قیمت و پیچیدگی وجود دارد. برای کارهای گروهی ساده میتوان از ابزارهایی مانند تیمهای مایکروسافت (Microsoft Teams) یا سایر پلتفرمهای همکاری ابری استفاده کرد. برای مدیریت اسناد، سرویسهایی مانند گوگل درایو (Google Drive) یا دراپباکس (Dropbox) راهحلهای سادهتری هستند. همچنین سیستمهای مدیریت محتوای متنباز نیز وجود دارند که هزینه کمتری داشته و کنترل بیشتری در اختیار سازمان میگذارند.
جمع بندی نهایی
در پایان این بررسی، میتوان نتیجه گرفت که شیرپوینت یک محصول دو لبه است. از یک سو، قابلیتهای یکپارچهسازی، مقیاسپذیری و امنیت آن در سطح سازمانی، آن را به گزینهای جذاب برای کسبوکارهای بزرگ تبدیل کرده است. از سوی دیگر، ساختار پیچیده و لایهلایه هزینههای آن، از خرید مجوزهای اولیه گرفته تا هزینههای پیادهسازی، آموزش، نگهداری و توسعه، میتواند بودجههای پیشبینی شده را به میزان قابل توجهی افزایش دهد و حتی گاهی سازمان را با غافلگیری مالی مواجه کند. پیچیدگی مجوزها نیز خود معضلی جداگانه است که تشخیص نوع مجوز مناسب برای هر کاربر و هر نیاز را به یک فرآیند تخصصی و زمانبر تبدیل کرده است. بنابراین، پاسخ به پرسش «آیا میارزد؟» کاملاً به شرایط و نیازهای خاص هر سازمان بستگی دارد.
برای شرکتهای کوچک و متوسط با نیازهای نسبتاً ساده، احتمالاً گزینههای سادهتر و کمهزینهتری وجود دارد که ارزش شیرپوینت را زیر سوال میبرند. اما برای سازمانهای بزرگ و پیچیده که به دنبال یک پلتفرم جامع و قدرتمند برای مدیریت کلان دادهها و فرآیندها هستند، شیرپوینت میتواند یک سرمایهگذاری بلندمدت و استراتژیک باشد، مشروط بر آن که پیش از هر اقدامی، مطالعات دقیق هزینهها و برنامهریزی جامعی برای تمام جنبههای آن انجام شده باشد و سازمان آمادگی پذیرش این پیچیدگیها را داشته باشد.
برای درک بهتر این که چگونه مایکروسافت با ارائه نسخههای متنوعی مانند شیرپوینت پایه، شیرپوینت مدیریت پیشرفته و شیرپوینت پریمیوم، بر پیچیدگی و لایههای هزینهای این پلتفرم افزوده است، به تحلیل دقیق وبسایت شرکت مشاوره ویتوم (Withum) مراجعه کنید. این مقاله معتبر با عنوان “SharePoint, SharePoint Advanced Management and SharePoint Premium (Oh my!) Offerings Breakdown” به خوبی نشان میدهد که برای دستیابی به برخی قابلیتهای خاص، باید منتظر هزینههای افزوده و مدلهای مجوزدهی جدید بود.
مطالعه این منبع به شما دیدگاه روشنتری از پیچیدگیهای پشت پرده مجوزدهی شیرپوینت خواهد داد. برای مشاهده مقاله، میتوانید از لینک زیر استفاده کنید:
https://www.withum.com/resources/sharepoint-sharepoint-advanced-management-and-sharepoint-premium-oh-my-offerings-breakdown/
دیدگاه بگذارید